Актуальні напрями наукових досліджень керування документаційними

Категорія (предмет): Документознавство, діловодство

Arial

-A A A+

Вступ

Актуальність теми. Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення керування документаційними процесами для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері керування документаційними процесами , спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Сьогодні в управлінських структурах недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і контролю за їх роботою з боку держави. Вимагають регламентації питання, зв’язані з інформатизацією керування, застосуванням нових інформаційних технологій, комп’ютеризацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Знизилася увага до підготовки і підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення, бракує сучасної учбово-методичної літератури з цих питань. Спостерігається визначений застій у наукових дослідженнях з питань документоведення.

Застаріли раніше прийняті організаційно-методичні документи: Державна система документаційного забезпечення управління й інші нормативи, що були розроблені вченими і фахівцями в 70-80-і роки.

У чималому ступені на ситуацію уплинули відновлення складу державних службовців і відхід бюрократичних традицій, втрата досягнутого рівня культури роботи з документами. Внаслідок проникнення нової техніки і нових технологій в управлінській діяльності, відбувається зміна структури документообігу, а через зміну економічних основ життя суспільства спостерігається трансформація цінності окремих видів документів і їхньої ролі в процесі управління. Однак ці зміни слабко враховуються при практичній реалізації систем документаційного забезпечення управління в державних організаціях, де в більшості випадків продовжують діяти застарілі правила і стандарти.

Необхідність визначення концепції управління документацією, його місця в менеджменті підприємства складає актуальність досліджень у даній роботі. У зв’язку з ускладненням інформаційних ресурсів і зростанням їхнього обсягу виникає найважливіша задача раціоналізації й автоматизації управління документацією, що по своїй актуальності співставляється із задачею модернізації виробництва промислової продукції. Великого значення набувають комп’ютерні технології і засоби, що забезпечують оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, відокремлений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, що враховують психологічні і ергономічні вимоги.

Метою даної роботи є вивчення особливостей організації сучасного діловодства та управління документацією, дослідження ефективності організації документопотоків та надання рекомендацій щодо підвищення ефективності організації корпоративних систем документообігу.

Для досягнення мети роботи були поставлені наступні завдання:

— дослідити поняття та сутність документаційного процесу;

— навести загальну характеристику ґенези та основні етапи еволюції документаційного процесу;

— розглянути проблеми управління документаційними процесами в організації;

— дослідити перспективні напрями досліджень управління документаційними процесами.

Об’єктом роботи виступає система керування документацією.

Предметом дослідження виступає напрями досліджень управління документаційними процесами.

Методологічну основу роботи склали принципи історизму, об’єктивності, всебічності та сукупність загальнонаукових, спеціально-наукових методів і методів окремих наук, застосування яких дозволило розкрити основні тенденції розвитку документознавства в Україні, встановити універсальні та специфічні риси еволюції науки, з’ясувати перспективи новітніх студій.

Розділ 1. Теоретичний аналіз керування документацій ним процесом

1.1. Поняття та сутність документаційного процесу

Термін «документаційне забезпечення управління» наголошує на інформаційно-технічній складовій сучасної організації діловодства. Оскільки беззаперечним є те, що остання складова є невід’ємним атрибутом сучасного діловодства, російськими стандартами ці терміни визнано синонімічними.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін «керування документацією», який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів (ДСТУ 2732-2004).

Керування документацією доктор історичних наук, професор, директор ВНІІДАД М. В. Ларін визначає як «універсальний термін, що має міжнародне визнання і поширення. Він позначає управління створенням, користуванням і зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу на принципах економічності і ефективності з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент відносно документації як повноцінного ресурсу управління».

У світі діє Міжнародна федерація з керування документацією, підґрунтям для створення якої було вирішення завдань у сфері уніфікації документів та розуміння змісту діяльності в системі управління документацією. Проте предмет розгляду такого управління передбачає організацію роботи з усією документацією установ, діловодство ж передусім забезпечує документування організаційної та розпорядчої функцій управління та організацію роботи зі службовими документами, а отже, є складовою системи керування документацією.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

— формування нормативно-правової бази;

— становлення термінології;

— розвиток принципів керування управлінською документацією;

— класифікація, уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої Документації;

— напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.

Основу будь-якої дисципліни становлять поняття, що позначають об’єкти, процеси та явища, які вивчає ця дисципліна. Поняття виражаються словами чи словосполученнями, які називаються термінами.

Як і кожна дисципліна, діловодство оперує комплексом понять, що становлять його терміносистему. Як уже зазначалося, діловодство зосереджує свою увагу на процесах створення та функціонування документів, що містять управлінську інформацію. Отже, документування управлінської інформації (в установі) — це створювання документів, змістом яких є управлінська інформація. Відповідно документ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її у часі та просторі (ДСТУ 2732-2004).

Зрозуміла річ, що у результаті діяльності установи в ній нагро-маджується певна сукупність службових документів. А службовим документом, як правило, називають документ, який створила або отримала в процесі своєї діяльності установа (чи інший суб’єкт господарювання) (ДСТУ 2732-2004). Однак серед отриманих документів службовими слід вважати тільки ті, які підлягають реєстрації й були зареєстровані в установі. Сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу, називається документацією (ДСТУ 2732-2004).

Утім, документація установи — це загальна назва сукупності всіх її службових документів. У результаті упорядкування та групування службових документів у справи в підрозділах установи організується її документаційний фонд. Цей термін можна визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад та процес формування якого визначають нормативні документи (інструкція з діловодства, номенклатура справ і перелік документів зі строками зберігання). Більшу частину або навіть увесь документаційний фонд установи становить її управлінська Документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління. У системі управлінської документації виокремлюють підсистеми організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської, фінансової, звітно-статистичної, планової, зовнішньоторговельної та інших видів документацїї.

Діловодство ж особливу увагу приділяє саме організаційно-розпорядчій документації — підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Крім того, діловодство урегульовує організацію роботи зі службовими документами (в установі), а саме: організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи. До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, опрацювання та надсилання вихідних документів, контроль виконання документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до зберігання та користування. Технологічні процеси організації діловодства, як уже зазначалося, є предметом розгляду окремої навчальної дисципліни «Організація роботи з документами», питання ж документування організаційної та розпорядчої функцій управління будуть розглянуті у наступних модулях. Зв’язок діловодства з іншими галузями знань

Діловодство, як і інші види інформаційної діяльності (зокрема, архівна та бібліотечна), має свою технологію, яка спирається не тільки на емпіричні прийоми, а й на спеціально розроблені наукові засади. У СРСР наукової дисципліною, що розробляє такі наукові засади і зорієнтована на впровадження їх у практику, вважалося так зване традиційне документознавство, яке у сучасний період в Україні здебільшого називають управлінським документознавством.

Цікавим є той факт, що документознавство як наукова дисципліна започатковано у 40-х pp. XX ст. у межах радянського архівознавства саме з теорії діловодства. Адже у 1940-х pp. у Московському історико-архівному інституті викладався навчальний курс «Теорія і практика архівної справи», розділом якого було «Загальне документознавство». Проблемна орієнтація цього розділу визначалася як вивчення історії документальних матеріалів й норм, що належать до них, а у змісті розділу подавалася історія діловодства та характеристика видів документації різних історичних періодів. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою «документознавство». І вже сьогодні визначається як наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й побудови систем документації.

Проте неодмінним залишається зв’язок управлінського документознавства та архівознавства, який, передусім, вбачається у спільності об’єкта дослідження, причому в тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства — архівна справа. Ці практичні сфери, у свою чергу, є взаємозумовленими на підставі наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві. Насамперед, це пов’язано з тим, що база поповнення Національного архівного фонду України формується саме на стадії діловодства. Від організації і стану діловодства в установах у подальшому залежить стан архівних документів: якщо справи у поточному діловодстві формуються правильно, згідно зі структурою установи і тими завданнями, які вона вирішує, а документи групуються у справи відповідно до встановлених строків зберігання і правильно систематизуються, то передавання їх до архіву не викликає ніяких ускладнень і такими документами зручно користуватися в архіві. Отже, одним із важливих завдань архівних установ є організаційно-методичне керівництво організацією діловодства в установах. У зв’язку з цим у змінах до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» позначено посилення впливу державних архівних установ на сферу діловодства.

Оскільки пріоритетними процесами, що вивчаються в управлінському документознавстві, є процеси створення та обігу управлінської документації, то діловодство — головна сфера застосування результатів науково-практичних розробок документознавства. Проте не всі наукові засади технології діловодства обґрунтовуються документознавством, а розробляються іншими науковими дисциплінами.

Сьогодні все більшого поширення набуває так зване електронне (комп’ютерне) діловодство, яке певним чином пов’язане з такою сферою діяльності, як електронне документування та електронний документообіг, тобто є відгалуженням інформатики.

Спільним об’єктом дослідження діловодства та документної лінгвістики обумовлюється прагнення дослідників до оптимального конструювання тексту, уніфікації мовних зворотів для забезпечення реалізації основної соціальної функції управлінської документації.

Пріоритетність у сучасному розумінні документа його «інформаційної складової та її правового забезпечення» продукує зв’язки діловодства з теорією і практикою менеджменту, зокрема інформаційного менеджменту, забезпечуючи поступове трансформування діловодства в керування документацією.

Функціонування документа як «правового акта чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів» обумовлює зв’язок діловодства з правознавством.

1.2. Генеза та основні етапи еволюції документаційного процесу

Особливим етапом розвитку українського документознавства стали 1990-2000-і роки. Розпад Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти. У наукових виданнях, дисертаційних дослідженнях, залах конференцій відбувається обговорення об’єктно-предметної сфери, умовних меж проблемного поля документознавства, методики галузевих досліджень, певних зразків розв’язання дослідницьких завдань тощо.

З’ясування ґенези дисципліни дозволить розкриття її початковий зміст й закономірності еволюції. Лише останнім часом у вітчизняній науці з’явилися перші історіографічні праці (В. В. Бездрабко, О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, С. В. Сельченкова, Г. М. Швецова-Водка), які висвітлюють історію документознавства, залежності його розвитку від лона народження, зокрема діловодства [1-3, 5-10, 13-18, 21-25, 40]. Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери документознавства, виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки. Відтак метою даної розвідки є висвітлення змісту термінів «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «керування документаційними процесами» у другій половині ХХ ст. як віддзеркалення стану прикладного шляху накопичення знань про документ у документознавчому контексті.

Активне розроблення у досліджуваний проміжок часу актуальних завдань діловодства, що знайшло відображення у масовій появі тематичних практичних посібників, публікаціях на шпальтах наукових видань, збірників конференцій, постановах органів виконавської влади, зосереджених на поліпшенні стану архівної справи в країні та розробленні Єдиної державної системи діловодства (19651974) (далі — ЄДСД). Серед причин актуалізації діловодної проблематики у другій половині ХХ ст. називаються: 1) ускладнення управлінських функцій; 2) упровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 3) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень; 4) успішне комбінування різних напрямів роботи з документами [35, 6-18]. Багатоплановість виявів діловодства провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки діловодства тощо [35, 18-22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення.

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну «діловодство», збагачується двома іншими -«документаційне забезпечення управління», «керування документаційними процесами». Загалом у 1960-1970-х рр. склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий — допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [35, 37]. При цьому під «документуванням» розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а «організацією документів» — створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [35]. Власне, таке визначення «діловодства» було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а пізніше — у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала комплекс вимог до документування, документа як «першопричини усіх … діловодних операцій» [35, 38]. Окрім звичного загального терміна «діловодство», до мовного обігу входить термін-словосполучення «діловодство в державному апараті», що змістовно окреслювало сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

Згодом, у 1970-1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну «діловодства» на «документаційне забезпечення». На думку прихильників термінологічних змін подібна заміна виглядала виправданою. Це пояснювалося: 1) автоматизацією й механізацією процесів, пов’язаних із документуванням і документообігом; 2) стереотипністю сприйняття діловодства як суто канцелярської, технічної праці, що не відповідало дійсності; 3) необхідністю вживання терміну еквівалентного зарубіжному досвіду. Оскільки ні «records management», ні «documentation» адекватно не відповідали вітчизняному терміну «діловодство» фаховій спільноті було запропоновано підтримати термін «документаційне забезпечення». Практичні студіювання поняття «документаційне забезпечення» згодом знайшло суттєве іменникове уточнення — управління як сфери його провадження, що призвело до розширення терміну-словосполучення і утворення у прикінцевому варіанті «документаційного забезпечення управління».

Початково термін «документаційне забезпечення» означав: «1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів» [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» і «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні і використанні.

Активізація досліджень у сфері документаційного забезпечення управління, формування ЄДСД сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства. Спроби по-новому витлумачити феномен документа на тлі автоматизації систем управління привернули увагу до інформації не лише в вузькому утилітарному значенні (як-от складання уніфікованих систем документації), але й загалом, тим самим опосередковано підтримавши розвій документологічних сюжетів. Характерно, що це безпосередньо й опосередковано вплинуло на розвиток книгознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства. Саме у цьому фаховому колі відбувається розширення аргументації на користь підміни поняття «книга» іншим — «документ». Ця пропозиція стала породженням не лише розширення змісту документаційних фондів бібліотечних, архівних установ чи інших суб’єктів інформаційної діяльності, але й відмовою від вузького значення документа, акцентуацією уваги на інформації як найширшого його тлумачення.

Як зазначає С. Г. Кулешов, «тематичне поле, полишене інформатиками, все більше заповнюється публікаціями бібліографознавців та бібліотекознавців, а пізніше книгознавців», що сприяло формуванню у їхньому середовищі новітнього розуміння документознавства [22, 36]. Відтоді дискусія про зміст документознавства, значеннєві межі документа як основи його досліджень одягається у «багато убрань»: «традиційне документознавство» І «спеціальне документознавство», «загальне документознавст-во» І «документологія» тощо. Кожне з них прагне до часткових чи всеохопних узагальнень. Представлене ними документознавство як парадигма новітніх можливостей вивчення документа, з урахуванням усієї актуальної праці суспільства, накопичень культури, пов’язаних контекстом практичної доцільності, прагне до конституювання, яке вони не можуть забезпечити емпірично, а тому активно потребують при цьому апелювань до практики інших наукових дисциплін. «Заземлення» на вибіркових дисциплінах документально-комунікаційного циклу від початку носило обмежений характер. Тому дискусії про розвиток документознавства останніх десятиліть ХХ ст., його зміст, місце і роль у системі наук про документ, народжені у колі певних фахівців, не вільні від однобічного представлення теми, що, зрештою, є закономірним явищем, а претензії на загальність вимагають додаткових студіювань.

У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структурований процес, що полягає в «організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією» [37, 11]. Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням [32, б]. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (1991) [12], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами» [12, 25], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [12].

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1960-рр. — на початку 1990-рр. у сфері управління документаційними процесами, А. М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність «єдиного координаційного центра» управління документацією [37, 9].

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду — основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний «життєвий цикл документа»). Помітніше входження до наукового обігу терміну «керування документацією», «управління документацією», а згодом — «керування документаційними процесами» засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність «життєвого циклу документа», пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем [2], навчальну літературу [9, 119-136; 21, 44-49], науково-дослідні програми провідних галузевих інституцій [29, 10-11], обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики [36-39] і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 154б9 «Інформація та документація. Керування документацією» — ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування до-кументаційними процесами» [33, 34].

Тлумачення поняття «керування документаційними процесами», подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного «керування документацією» маємо модифіковану версію — «керування документаційними процесами». Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [33, 3].

Висновок до розділу 1. Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів «документаційне забезпечення управління», «керування (управління) документацією» / «керування документаційними процесами» стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

Розділ 2. ПРОБЛЕМИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ В КЕРУВАННІ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

2.1. Процес управління документаційними процесами в організації

Результатом документування управлінської інформації є документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого — зберігати та передавати її у часі і просторі. Поширеною серед науковців є версія походження слова «документ» (documentum — зразок, доказ, свідчення) від латинського дієслова «docere» — учити, навчати. У значенні письмового свідчення слово «документ» уживалося від середньовіччя до XIX ст., згодом із латинської мови запозичено в усі європейські мови.

Документ як складний матеріальний об’єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення тощо групуватися на підсистеми і т. д. Поділ системи документів як сукупності на класи, підкласи і є класифікацією документів.

Питання класифікації документів, як і їх пізнання, має давнє походження. У наукових колах вченими зініційовано не одну дискусію з питань тлумачень терміна «документ», його пояснень (дефініцій), групування. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, визначення терміна «документ» й донині зазначають серед перспективних питань, що потребують нагального розв’язання загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

Сучасний тлумачний словник української мови дає двояке визначення терміна «класифікація». У першому випадку — класифікування, у другому — система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями. У такий спосіб упорядники словника ставлять знак рівності між поняттями «класифікувати» і «групувати».

Усе ж деякі вчені розмежовують ці терміни, визначаючи типологізацію як процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями, систематизацією зведених груп, типів, групування — за їх зовнішніми ознаками та класифікування — як процес поділу документів, що розкриває змістові властивості та якості документів.

С. Г. Кулешов визначає: «Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками — характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо — є процесом класифікування документів»5. Учений наголошує, що більшість чинних нині класифікацій документів базується на їх тематичних, предметних чи поглиблених семантичних (значеннєвих) характеристиках, а отже, на думку дослідника, йдеться не про «документну класифікацію», а про «класифікацію документної інформації».

Класифікація документної інформації дозволяє встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу і виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою й іншими властивостями.

Як було з’ясовано раніше, діловодство, будучи сферою практичного застосування документознавства, послуговується його теоретичною базою. Не є винятком і питання класифікації документів. Саме тому, опановуючи теорію діловодства, за мету поставлено розглянути лише окремі аспекти систематизації документів.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

Основним документом, який визначає систему документації як сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються У певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98). Саме цей нормативно-правовий документ представляє уніфіковану систему документації як систему документації, в якій усі документи створено за однаковими правилами.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) вийшов на заміну «Общесоюзного классификатора управленческой документации» (ОКУД) у першій редакції ДК 010-96, згодом, У 1999 році, у зв’язку зі змінами та змістом ряду класів документації, був доопрацьований і виданий повторно як ДК 010-98.

ДКУД є складовою частиною державної системи класифікацій і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розроблення спричинено змінами у складі та змісті організаційно, розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

2.2. Перспективні напрями досліджень керування документаційними процесами

Можливість виникнення загального документознавства, причому з назвою «документологія», прогнозували ще радянські документознавстві та архівознавці (Б. І. Ілізаров, А. М. Сокова). Основні структурні підрозділи і водночас проблемні питання загального документознавства вперше виклав у навчальній програмі вузівського курсу «Документознавство» російський вчений Ю. М. Столяров. Нині цей автор є промотором ідеї щодо назви цієї галузі знань як «документологія» з метою відокремлення її від традиційного документознавства.

В Україні у середині 1990-х років документологія як узагальнююча, синтетична наука про документ згадувалася в деяких публікаціях. Спорідненість проблематики дисциплін документально-комунікативного циклу відзначалася також у фундаментальних монографіях Л. А. Дубровіної та Г. В. Боряка. Ідею документології, як нової версії документознавства, підтримала Н. М. Кушнаренко, яка є автором першого в Україні вузівського підручника з документознавства, що містить характеристику структури загального документознавства як комплексної дисципліни Теоретичні основи загального документознавства (документології) та традиційного документознавства викладено в монографії С. Г. Кулешова, хоча комплексний характер загального документознавства ним було розкритиковано. Автором оригінальної концепції щодо структури загального документознавства є Г. М. Швецова-Водка. У низці публікацій власну точку зору щодо сутності та завдань документознавства висловив М. С. Слободяник46. Загальне документознавство є теоретичною галуззю знань. Воно фактично має представляти узагальнену теорію документа та сукупностей документів. Більшість питань, пов’язаних з визначенням базових понять документознавства, різні концепції документа, склад і зміст його функцій, проблеми типології документів висвітлено в фундаментальній монографії Г. В. Швецової-Водки.

Важливими для розвитку загального документознавства слід вважати сучасні дискусії «нових» та «традиційних» документознавців на наукових форумах та сторінках спеціальних часописів. Особливо гострими виявилися питання щодо сутності поняття «документ» і похідного від нього змісту документознавства як наукової дисципліни. «Традиційні» документознавці або заперечують існування нової версії документознавства, або доводять, що для її визнання має пройти певний час. З іншого боку, публікації деяких нових документознавців свідчать, що вони також ігнорують або не розуміють змісту традиційного документознавства та архівознавства, окремих спеціальних історичних дисциплін. З іншого боку, присвячуючи низку наукових розвідок та навчальних видань аналітико-синтетичному опрацюванню (при цьому часто використовується термін «обробка») документів, розгляд зазначених процесів здійснюється виключно з позицій бібліотечно-бібліографічної та науково-інформаційної діяльності (тобто йдеться про публікації!), не враховуючи специфіку здійснення таких процесів, наприклад, у діловодстві, архівній справі, археографічній діяльності.

Перспективність розвитку проблематики загального документознавства — документології є безсумнівною. Водночас він буде продуктивним за умови розгляду документології не як комплексу наук або навіть наукової дисципліни, а певної сукупності знань. Інакше документологія буде підмінена книгознавством, бібліографознавством, інформатикою або журналістикою, особливо коли не враховується проблематика традиційного документознавства, архівознавства та циклу спеціальних історичних дисциплін, що вивчають окремі характеристики історичних документів. Однобічний підхід до розгляду документознавчих питань тільки з точки зору бібліотекознавства, бібліографознавства чи книгознавства навряд чи створює можливість зарахування таких робіт до документознавчих (документологічних).

Загальне документознавство переважно має теоретичний характер і незначну кількість отриманих в його межах практичних результатів для застосування. Цінність і значущість загального документознавства полягає в можливостях порівняння шляхів вирішення певних концептуальних питань з теорії документа в різних наукових дисциплінах, які декларують, що їхнім об’ єктом дослідження є документ або окремі його характеристики. Особливо це важливо тоді, коли зазначені узагальнення можуть стати основою для вироблення концептуальних методик у певних сферах практичної роботи з документами. Йдеться про розроблення класифікаційних схем, аналізування ознак (характеристик), властивостей, особливостей інформації та матеріального носія окремих видів документів (зокрема, аудіовізуальних документів чи документів з електронним носієм). Наприклад, підготовка вітчизняної методики грошової оцінки документів НАФ (розробники С. Г. Кулешов, Н. М. Христова, Н. П. Кравцова) здійснювалося на підставі узагальнення досвіду грошового оцінювання пам’яток культури, музейних предметів, рідкісних та цінних видань. Перспективною є також продовження таких досліджень щодо диференціації ціннісних характеристик зазначених об’єктів, зокрема в контексті визначення змісту ознак для поділу унікальних, особливо цінних та цінних архівних документів.

Водночас підготовка у межах загального документознавства універсальних методик організації створення документів чи роботи з ними не є доцільною. Такі спроби вже мали місце у 1920-х роках, коли у практику роботи служб діловодства, архівів і навіть музеїв намагалися впровадити методики, застосовувані в бібліотеках та бібліографічних центрах. Нереальними є виконувані ідеї щодо створення єдиних методик описування видань та службових й архівних документів, а також документів як музейних предметів. Це ж стосується єдиних методик щодо організації фондів (бібліотечних, служб діловодства, архівних, музейних). Відмінності зазначених процесів у кожній сфері практичної роботи є надто суттєвими.

Разом з тим, може виявитися певна спільність в практичних способах роботи з електронними носіями інформації і узагальнення цього досвіду може стати корисним у наукових пошуках раціональних методик для служб діловодства, архівів, бібліотек та музеїв. Зокрема, під час створення універсальних баз даних історичних об’єктів (видань, архівних документів, рукописних книг тощо) у межах вирішення завдань проектів «документальної пам’яті» («Пам’ять світу», «Пам’ять Америки», «Документальна пам’ять України» тощо). Особливої значущості набувають дослідження феномену Інтернет-документа — своєрідного засобу соціальної комунікації та інформаційного ресурсу суспільства.

Слід відзначити високий теоретичний потенціал досліджень, спрямованих на вивчення зовнішньообігових та внутрішньообігових функцій документів, зокрема з точки зору «міграції» їхньої документної інформації. Особливу теоретичну значущість це набуло в археографії — науковій дисципліні, що розробляє теорію й досліджує практику публікації документів. Однак, називаючи публікацію нормативно-правового акта в офіційних виданнях (наприклад, закону, постанови, наказу в «Офіційному віснику України») офіційним документом, ми створюємо прецедент «опублікованого документа». Втім зрозуміло, що опублікувати документ не можна, оскільки він складається як з інформації, так і з її носія. Носій опублікувати неможливо. Можна відтворити в факсимільній друкованій копії офіційного документа, певні зовнішні ознаки її матеріального носія — колір, місця пошкоджень, перегинів, плями чи інші забруднення тощо. Таким чином йдеться про публікацію змісту або всієї інформації документа.

Між тим, процес оприлюднення інформації неопублікованого документа можна вважати одним із заключних етапів її освоєння суспільством і набуття цим документом (архівного службового чи особистого документа, рукописної книги) статусу «історичного джерела». Дослідження співвідношення сутності таких понять як «доджерело» та «історичне джерело» стосовно історичного документа має вивчатися з позицій історичного джерелознавства, археографії, книгознавства, традиційного документознавства.

Висновок до розділу 2. Можна відзначити, що кожний з видів традиційного документознавства (і якоюсь мірою загальне документознавство) структурно поділяється на певні розділи («Основні етапи розвитку документа», «Функції документа», «Концепції документа», «Типологія документа», «Проблеми створення, функціонування і зберігання документа» тощо), зміст яких відповідає специфіці об’єкта дослідження (тобто певного виду документа, його характеристик чи сукупностей документів). Типологія, дослідження функцій, поняттєвого апарату відповідного виду документознавства, визначення історичних етапів розвитку документів і закономірностей цього процесу створює передумови для розроблення теорії певних видів документів чи класу (класів) документації. Слід зауважити, що за радянських часів у традиційному документознавстві на відміну від архівознавства, теорія документа (незважаючи на наявність низки теоретичних статей) цілісно не розглядалася. Нині привертають увагу публікації російського дослідника Є. А. Плешкевича, в яких викладено основи теорії документа з позицій традиційного документознавства. В працях С. Г. Кулешова зроблено спробу окреслити теоретичні основи традиційного документознавства. Деталізованіше їх розглянуто на прикладі управлінського документознавства в навчальному посібнику В. В. Бездрабко. Свій погляд на галузеве документознавство виклав М. С. Слободяник. Можна відзначити активізацію розроблення проблем аудіовізуального документознавства, обґрунтування щодо формування музичного документознавства, феноменології документа як окремої дисципліни.

Висновки

Отже, у зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення понять «система», «документ», «документація», «система документації» суттєво підвищується. Постає проблема комплексності раціоналізації документообігу, поєднання уніфікованих та стандартних систем і підсистем у галузевому та територіальному розрізах. Для упорядкування інформаційних та документаційних процесів необхідна системність.

Якщо керування документаційними процесами є невід’ємною умовою успішного функціонування установи, то для забезпечення його протікання стандартом пред’являються певні вимоги до «регуляторного середовища» — правового поля, котре впливає на діяльність установ і документування їх діяльності.

Особи, задіяні в реалізації політики керування документаційними процесами, виступають не лише її провідниками, зобов’язаними безперервно займатися підвищенням освітнього рівня, але й організаторами, гарантами достовірності, точності фіксації і розповсюдження документальної інформації. Діагностований перелік обов’язків службовців керування документаційними процесами характеризується загальністю й достатньою для окреслення усіх напрямів керування документаційними процесами лаконічністю, яка породжує не невизначеність, а легкість сприйняття констатованих аналізованим документом норм.

Сучасний стан та перспективи розроблення проблематики документознавства доцільно розглянути в контексті головних його завдань та основних напрямів досліджень.

Головними завданнями документознавства як наукової дисципліни є:

1) Визначення ролі документації в житті держави, суспільства, особи.

2) Формування державної політики у сфері створення, зберігання та функціонування документації та розроблення методик, спрямованих на оптимізацію цих процесів.

3) Вирішення проблем обігу та зберігання електронних службових документів в установі.

4) Уніфікація документознавчої термінології.

5) Розроблення досконалих типологічних схем документації.

6) Вивчення загальносвітових здобутків у дослідженні документації, гармонізація вітчизняних методик роботи з документацією з міжнародними стандартами зокрема, щодо керування документаційними процесами.

7) Дослідження історії документації, виявлення закономірностей у процесах її розвитку.

Вказані вище головні завдання, на нашу думку, мають вирішуватись і в подальшому. Вони конкретизуються в основних напрямах наукових досліджень, серед яких можна виокремити такі групи: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, науково-технологічні, історичні.

Список використаної літератури

Антоненко І.Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією / І. Є. Антоненко // Наукові праці НБУВ. — Вип. 14. — К., 2005. — С. 537-547.
Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство, теоретичні основи та технології : автореф. дис. … к.і.н. 07.00.10 / Держкомархів України. УНДІАСД. — К., 2005. — 20 с.
Антоненко І.Є. Стандартизація процесів управління документацією : досвід Австралії // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-26 трав. 2004 р. — К., 2004. — С. 60-62.
Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / А.Н. Сокова // Отеч. архивы. — 1992. — №2. — С. 100-106.
Бездрабко В. В. Діловодство у переддень народження документознавства : особливості побутування та вплив на еволюцію науки про документ / В. В. Бездрабко // Наукові праці. Т. 88. Вип. 75. Історичні науки. — Миколаїв, 2008. — С. 156-165.
Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККІМ. — 2008. — № 1. С. 78-83.
Бездрабко В. В. К.Г. Мітяєв і становлення документознавства / В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2008. — № 1. — С. 8-22.
Бездрабко В. В. Традиційне документознавство і діловодство : компаративний аналіз визначення понять // Спеціальні історичні дисципліни : питання теорії і методики. Збірка наук. праць. — К., 2007. -Ч. 14. — С. 190-206.
Бездрабко В. В. Управлінське документознавство : навч. посіб. / В. В. Бездрабко. — К., 2006. — С. 119-136.
Бездрабко В. В. Формування Єдиної державної системи діловодства і розвиток управлінського доку-ментознавства : залежності й інвазії / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. — 2008. — № 2. — С. 80-86.
Берк Ф. Г. Национальный архив и управление документацией в США / Ф. Г. Берк // Сов. архивы. -1988. — №3. — С. 92-101.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения/ ГАУ СССР. ВНИИДАД. — М., 1991. — 99 с.
Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу «Архіви України» / О. Загорецька // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. праць. — К., 2002. -Вип. 5. — С. 348-355.
Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950-1980-х роках / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 2004. — Т. 11. — С. 177-182.
Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 1999. — Т. 5. — С. 113-115.
Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 1998. — Т. 3. — С. 80-81.
Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 2002. — Т. 8. — С. 139-141.
Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації як об’єкт дослідження інформатики / С. Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 1996. — Т. 1. — С. 72-76.
Кулешов С. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 2006. — Т. 14. — С. 58-61.
Кулешов С. З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920-1930-х роках / С. Г.Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 2004. — Т. 11. — С. 164-167.
Кулешов С. Г. Управлінське документознавство : навч. посіб. / С. Г. Кулешов. — К. : ДАКККіМ, 2003. — 57 с.
Кулешов С.Г. Документознавство : історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. — К. : ДАКККіМ, 2000. — 167 с.
Кулешов С.Г. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві / С. Г . Ку¬лешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 2004. — Т.12. — С. 115-119.
Кулешов С.Г. Про базові поняття документознавства (нотатки з приводу змісту розділу «Загальні поняття» ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення») / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 1997. — Т. 2. — С. 72-75.
Кулешов С.Г. Українське документознавство : сучасний стан і перспективи розвитку / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 1999. — Т. 4. — С. 95-98.
Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. — М. : Науч. книга, 1998. — 187 с.
Ларин М.В. Управление документацией : теория и практика (тезисы доклада) / М. В.Ларин // Делопроизводство. — 2001. — № 1. — С. 7-10.
Ларин М.В. Форум по электронным документам / М. В. Ларин // Отеч. архивы. — 1997. — №2. — С. 100-101.
Матяш І. Б. Галузева наукова установа : до підсумку 10 років діяльності УНДІАСД / І. Б. Матяш // Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. До 10-річчя заснування (1994-2004) : бібліогр. покажчик. — К., 2004. — С. 10-11. — (Архівні та бібліографічні джерела української історичної думки ; Вип. 10).
Митченко О. Ю., Рысков О. И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001 / О. Ю. Митченко, О. И. Рысков // Делопроизводство. — 2003. — № 3. — С. 62-66.
Митченко О. Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования Международного стандарта ISO 15489-2001) // Делопроизводство. — 2001. — № 3. -С. 17-19.
Національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визна-чення понять». — Чинний від 01.07.2005. — К. : Держспоживстандарт, 2005. — 32 с.
Національний стандарт України ДСТУ 4423-1 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». — Чинний із 01.04.2005. — К. : Держспоживстандарт України, 2007. — 28 с.
Національний стандарт України ДСТУ 4423-2 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2. Настанови. — Чинний із 01.04.2005. — К. : Держспоживстандарт України, 2007. — 44 с.
Новосёлов В. И., Сокова А. Н. Делопроизводство в госаппарате / В. И. Новосёлов. — Саратов : Изд-во Саратов. ун-та, 1977. — 208 с.
Рысков О.И. Управление документацией в Австралии / О. И. Рысков // Отеч. архивы. — 2005. — № 2. — С. 82-87.
Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления / А. Н. Сокова. — М. : Знание, 1985. — 64 с.
Храмцовская Н. А. Международные стандарты делопроизводства и документооборота / Н. А. Храм-цовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2004. — № 8. — С. 6-12.
Храмцовская Н. А. Международные стандарты, информационная безопасность и управление документацией // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2005. — № 3. -С. 30-36.
Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с.