Вплив внутрішнього середовища на діяльність організації

Середовище організації – це сукупність певних обставин і факторів як у середині організації, так і навколо неї, що впливають на прийняття рішень. Організація постійно перебуває під постійним тиском окремих ланок зовнішнього та внутрішнього середовища. Під внутрішнім середовищем розуміється весь господарський механізм підприємства, тобто його фінансовий потенціал, матеріально-технічна база, торговельні, виробничі, управлінські та інші структури.

Внутрішнє середовище організації – це сукупність компонентів, пов’язаних між собою за допомогою певних структур у межах організації. До основних змінних внутрішнього середовища організації належать: цілі, завдання, структури, технології, люди.

Цілі організації – це конкретний кінцевий стан або бажаний результат, якого намагається досягти група працюючи разом.

Завдання організації – це передбачена робота, серія робіт або частина її, яка повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом у заздалегідь обумовлені строки.

Структури організації – це логічні взаємовідносини взаємодії організаційних форм протікання технологічних процесів переробки вхідних ресурсів, побудовані в такому вигляді, який дозволяє найбільш ефективно досягати цілей організації.

Схема структури організації завжди розробляється зверху до низу. Спочатку розділяють її на широкі сфери дій, потім на менші команди і на функціональні завдання конкретним виконавцям.

Технології – це процес перетворення в системі, який складається з відпрацювання програм і здійснення порядку виконання операцій над ресурсами та інформацією з метою перевтілення їх у бажану продукцію.

Люди організації – це персонал зі своїми попитами, характерами та переживаннями, або центральний фактор будь-якої організації.

Тісний зв’язок внутрішнього і зовнішнього середовищ дає змогу організації зменшити негативний вплив їх елементів на себе, а також збільшити свої можливості[2, c. 56-57].

Внутрішнє середовище організації формується керівниками відповідно до їх уявлень про те, які саме елементи забезпечать її ефективне функціонування і розвиток. Цим зумовлене існування різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій.

Організація, як відкрита система, забезпечує свою життєздатність перетворенням ресурсів, які отримує із зовнішнього середовища, на готовий продукт (вироби, послуги, ідеї) для суб’єктів зовнішнього середовища. Проектує процес перетворення ресурсів на готовий продукт і забезпечує його функціонування система менеджменту, яка зорієнтована на виконання таких ключових завдань:

— визначення цілей організації;

— формування під обрані цілі організаційної структури, що уможливить ефективну взаємодію всіх членів організації згідно з тими функціями, які вони виконуватимуть;

— залучення у процес перетворення тієї технології, яка гарантуватиме оптимальне співвідношення витрат ресурсів і результату;

— підбір персоналу і створення для нього дієвих мотиваційних переваг, які б поєднували прагнення людей досягати власних цілей з необхідністю працювати з належною віддачею задля досягнення мети організації.

Незалежно від сфери діяльності, складу і структури зовнішнього середовища, ці завдання є обов’язковими для керуючої системи будь-якої організації, оскільки їх вирішення формує її внутрішнє середовище.

Звідси, основними елементами внутрішнього середовища є: 1) цілі організації; 2) структура організації; 3) система технологій; 4) персонал (людські ресурси); 5) організаційна культура.

Отже, внутрішнє середовище організації – це складна система елементів і зв’язків між ними, що є об’єктом контролювання та регулювання керівництвом.

Внутрішнє середовище підприємства або мікросередовище організації містить п'ять складових: цілі, структуру, завдання, технологію та персонал організації, тобто те, що характеризує виробничий цикл і потребує уваги керівництва.

Розглянемо їх основні характеристики та взаємозв'язок.

Ціль — це конкретний кінцевий стан, або бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом. Під час процесу планування керівництво розробляє цілі і доводить їх до відома членів організації.

Організація може мати різноманітні цілі. Бізнесова організація зосереджена на створенні певних товарів в рамках специфічних обмежень — за витратами і отриманим прибутком. Відповідно, цілі — рентабельність (прибутковість) і продуктивність. Для цього необхідна координація зусиль у таких галузях, як частка ринку, розробка нової продукції, якість послуг тощо. Державні органи не мають на меті отримання прибутку, але витрати їх хвилюють. Звідси, їх цілі — надання конкретних послуг в межах певних бюджетних обмежень. При виконанні більшу увагу будуть приділяти соціальній відповідальності.

Цілі підрозділів повинні робити внесок у цілі організації і не суперечити їм.

Як вже зазначалось, формальна організація складається з декількох рівнів управління і підрозділів (функціональних областей), таких як маркетинг, виробництво, навчання персоналу чи планування фінансів[5, c. 67-69].

Структура організації — це логічні взаємовідносини рівнів управління та функціональних областей, побудовані у формі, яка дозволяє ефективно досягати цілей організації.

Існує дві основні концепції відносно до структури: спеціалізований розподіл праці та сфера контролю.

Майже у всіх організаціях має місце розподіл праці по спеціалізованих лініях — по горизонталі. Спеціалістів групують разом в межах функціональної області.

Вертикальний розподіл праці, тобто відокремлення роботи по координації від безпосереднього виконання завдань, дає ієрархію управлінських рівнів. Кількість осіб, підлеглих одному керівнику, є сферою контролю.

Завдання — це предписана робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом у визначений термін. З технічного боку, завдання адресовані посаді, а не працівнику, що її займає.

Характеристики завдань полягають у тому, Ідо вони традиційно поділяються на три категорії. Це робота з людьми, предметами (машинами, сировиною, інструментами) та інформацією.

Всі внутрішні зміні взаємозв'язані. У своїй сукупності вони розглядаються як соціотехнічні підсистеми. Зміни однієї з них певною мірою впливають на всі інші.

Порівняльна характеристика дає змогу виявити ключові, внутрішні фактори конкурентоспроможності, які допомагають підприємству забезпечувати досить тривале своє функціонування та розвиток в умовах несталого, динамічного, нерідко ворожого оточення[4, c. 79-81].

Підбиваючи підсумок, треба навести показники, які можна використати для аналізу внутрішнього середовища підприємства чи організації.

1. Загальні характеристики підприємства:

¨ імідж підприємства, наявність чітко визначених цілей та стратегій;

¨ рівень самостійності підприємства (форма власності);

¨ конкурентоспроможність підприємства, можливість конкуренції з вітчизняними та зарубіжними організаціями;

¨ «оптимальність розмірів» підприємства (рівень концентрації);

¨ складність і гнучкість виробничої системи (рівень спеціалізації та можливості виробничої диверсифікації);

¨ профіль виробничого потенціалу (цільова оцінка);

¨ фаза «життєвого циклу» підприємства та його окремих частин;

¨ капітало-, науко-, трудомісткість та ін. продукції;

¨ додана вартість продукту.

Наведений як приклад перелік факторів, що використовуються для стратегічного аналізу, не вичерпує їхньої кількості, однак на практиці навіть ці показники не використовуються всі разом через великий обсяг робіт, пов’язаних зі збиранням і обробкою інформації для їхніх розрахунків. Кожне підприємство має розробляти свої методичні засади для аналізу власного внутрішнього середовища, які б відбивали його особливості, розширюючи чи звужуючи в разі потреби відповідні групи факторів. Головна мета при цьому — визначення «критичних точок» у функціонуванні та управлінні підприємством, які стають основою для встановлення пріоритетів у розв’язанні стратегічних проблем.

Отже, до основних змінних внутрішнього середовища організації належать: цілі, завдання, структури, технології, люди.

Внутрішнє середовище – це сукупність взаємопов’язаних елементів. Зміна в одній складовій обов’язково спричинить зміни в інших, причому не завжди в бажаному руслі. Зовнішнє середовище – зовнішні сили, фактори, які чинять значний вплив на діяльність фірми та працю менеджера.

Завдання менеджера полягає у формуванні організаційного потенціалу у такий спосіб, щоб забезпечити відповідність між його складовими. Це створить умови для найраціональнішого використання ресурсів підприємства і його спроможності своєчасно реагувати на вимоги зовнішнього середовища, вносити необхідні зміни в міру появи нових обставин, що супроводжують діяльність кожної фірми.

Складові частини внутрішнього та зовнішнього середовища мають позитивний або ж негативний вплив на діяльність менеджера. Коли ним виявляються, систематизуються, вивчаються та вчасно попереджуються різні негативні фактори впливу середовищ, то тоді функціонування його фірми або підприємства відбуватиметься без перешкод. А коли менеджер не виконуватиме даних дії, то на його підприємстві весь час траплятимуться негаразди. Фактори цих середовищ змушують менеджера весь час перебувати у повній “бойовій” готовності[3, c. 46-47].

Список використаної літератури

1. Кузьмін О. Основи менеджменту: Підручник/ Олег Кузьмін, Ольга Мельник,. — К.: Академвидав, 2003. — 414 с.

2. Мартиненко М. Основи менеджменту: Підручник/ Микола Мартиненко,. — К.: Каравела, 2005. — 494 с.

3. Осовська Г. Основи менеджменту: Підручник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. — 3-е вид., перероб. и доп.. — К.: Кондор, 2006. — 661 с.

4. Робінс С. Основи менеджменту: учбовий посібник/ Стефан П. Робінс, Девід А. ДеЧенцо,; Пер. с англ. А. Олійник, М. Корчинська, Р. Ткачук,. — К.: Вид-во Соломії Павличко "Основи", 2002. — 671 с.

5. Рудінська О. Менеджмент: Посібник/ Олена Рудінська, Світлана Яроміч, Ірина Молоткова, ; М-во освіти і науки України, Одеський нац. ун-т ім. І.І.Мечникова. Економіко-правовий фак-т, Регіональний ін-т держ. управління. — К.: Ельга Ніка-Центр, 2002. — 334 с.

6. Скібіцька Л. І. Менеджмент: Навчальний посібник для вищих навч. закладів/ Л. І. Скібіцька, О. М. Скібіцький; Мін-во освіти і науки України. — К.: Центр навчальної літератури, 2007. — 415 с.

7. Стадник В. Менеджмент: Посібник/ Валентина Стадник, Микола Йохна,. — К.: Академія, 2003. — 463 с.