Презентація на тему «Вимоги до тексту документа»

Вимоги до тексту документа

Документи на паперових носіях укладають відповідно до ГОСТ 9327-60 на аркушах форматом А-4 та А-5 . Додатки (таблиці, графіки, схеми тощо) можуть виконуватися на папері форматом А-3
Найчастіше користуються розмірами полів відповідно до ГОСТ 6.39-72
Ліворуч – 35 мм (13 пробілів)
Праворуч – не менше 8 мм (3-4 пробіли)
Згори – 20 мм (4-5 інтервалів)
Знизу – не менше 19 мм (для формату А-5 – не менше 16 мм)

На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні – на стандартних аркушах.
Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).
У рукописних документах назва документа пишеться з великої
( розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна записка тощо).

Текст документа завжди починається з абзацу. Абзаци всередині пунктів не нумерують.
Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 – через 1 інтервал.
Реквізити документа (зокрема назву документа) відокремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжрядковими інтервалами.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 28 знаків.

Членування тексту документа може здійснюватися так:
1. Назва розділу. Розділ 1.
1.1. Назва підрозділу Частина 1.
1.1.1. Назва пункту. Пункт 1.
1.1.1.1. Назва підпункту § 1.

Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:
Якщо після позначення рубрики стоїть крапка, словосполучення чи речення рубрики починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка.
Якщо після позначення рубрики крапки немає, словосполучення чи речення рубрики починається з малої літери, в кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього в переліку – крапка.
Якщо позначення рубрики здійснюється значками, в кінці рубрики може ставитися крапка з комою, тоді наступна рубрика повинна починатися з малої літери, або крапка, тоді наступна рубрика повинна починатися з великої літери (особливо, якщо рубрика складається з кількох речень).

У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:
КМ – Кабінет Міністрів; ДАІ – Державтоінспекція; ЗАО – закрите акціонерне товариство; СП – спільне підприємство; КБ – конструкторське бюро; Облдержадміністрація, рибгосп, автопарк.
Млн – мільйон; с. г. – сільське господарство, арк. – аркуш, ін-т – інститут, укр. – український, в. о. - виконувач обов'язків, заст. – заступник, сб. – субота, вул. – вулиця.
Усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю ( у листах – при першому згадуванні).

У внутрішніх документах можуть вживатися абревіатури і скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі:
ЧДТУ – Черкаський державний технічний університет;
ФЕТ – факультет електронних технологій;
ХНУ – Харківський національний університет;
ММФ – механіко-математичний факультет.

Підписування документа.
Підпис укладача чи відповідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту.
У розшифруванні підпису другий ініціал ( по батькові) може не ставитися.
Розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
Підпис ставиться під текстом документа після 2-3 пропущених рядків починаючи від лівого поля.
Якщо в попередніх реквізитах документа вказувалося, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка написала документ (заяву, автобіографію тощо), цей документ може підписуватися нею без розшифрування підпису.

Адресат (службова особа):
Керівнику установи:
Директорові Харківського заводу
транспортного обладнання
Шведову М.Г.
61078, м. Харків, вул. Заводська, 5
Конкретній посадовій особі:
Харківський завод металоконструкцій
Начальникові відділу кадрів
Опаленик Т.К.
62135, м. Харків, вул. Оркестрова, 8
Кільком посадовим особам:
Президентові ЗАТ «Трансгаз»
Директорові з комерційних питань
Керівникам груп маркетингових досліджень

Способи датування документа
25. 01. 2013 р.; 24 – 28. 01. 2013 р.;
25. 01. 2013; 24. 01. 2013 – 25. 01. 2013;
25 січня 2013 р. ( у фінансових документах)

Взаємне розміщення ініціалів і прізвища
На адресуванні, на резолюціях ініціали ставляться після прізвища:
Стасевичу О. М.
Проскуріній В. Г.
При підписуванні документа, його затвердженні ініціали ставляться перед прізвищем:
Н. І. Малишева
Д. С. Сафонов
У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали ставляться після прізвища:
«… зарахувати Петренка М. Ю на посаду…»

Візи на документі ставляться в лівій частині аркуша від поля
Затвердження документа розташовують праворуч вгорі.
Погодження документа розташовують під підписом або візами.

Позначка про виконавця розташовується на лицевому боці або (якщо немає місця) на звороті останнього аркуша в лівому нижньому кутку ( прізвище, телефон): Мещерський, 4307475
Позначка про виконання документа й направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, де його підготовлено. Виконується від руки внизу документа, як правило, ліворуч.
Позначка про надходження документа розміщується в правому нижньому кутку першого аркуша документа ( від руки або з використанням відповідного штемпеля) – скорочена назва установи-одержувача, внутрішній індекс, дата надходження:
ВАТ «Скіф»
Вх. № 48
07. 11. 2013
(підпис)

Індексація документів (створених чи одержаних) проставляється на першій сторінці документа ліворуч вгорі: № 07 – 12/76;де: 07 – індекс структурного підрозділу; 12 – номер справи, в якій зберігатиметься документ; 76 – реєстраційний (вхідний чи вихідний) номер.
Посилання на індекс і дату вхідного документа, який виконується чи на який дається відповідь:
На 07 – 12 /76 від 12. 03. 2013

Розміщення печатки документа
Кутові штампи на документах ставляться за необхідністю праворуч вгорі.
Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3-4 літери найменування посади особи, яка підписала документ.
На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться.
Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках нп обладнання, винаходи тощо.

Ретельність і акуратність у веденні документів – запорука успіху.
«Краще сім разів покритися потом, ніж один раз інієм»