Аналітичний процес як складова бухгалтерського обліку

Вступ.

1. Організаційна побудова аналітичного процесу.

2. Організація матеріальних носіїв аналітичного процесу.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Аналітичний процес як технологічна сукупність складається з кількох видів самостійних робіт, кожний із яких в свою чергу , поділяються на самостійні операції.

Операції, що використовуються в аналітичному процесі, поділяються на три типи: механічні, переробні та творчі.

Типи операцій дають змогу визначити три види організаційних місць роботи-виконавчі пости: для висококваліфікованих спеціалістів, для спеціалістів середнього рівня і для технічних виконавців.

Співвідношення різних операцій формує аналітичну інформаційну базу, кілька аналітичних фах формують етап аналітичного процесу.

Організаційно аналітичний процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: підготовчого, аналітичної обробки та заключного.

На кожному етапі об’єктами організації аналітичного процесу є аналітичні номенклатури, носії аналітичних номенклатур, рух носіїв аналітичної номенклатури у процесі обробки та формування показників, забезпечення аналітичного процесу.

Метою аналізу є одержання узагальнюючих висновків, які можуть бути використані для прийняття управлінського рішення у господарській діяльності.

Важливим елементом є перевірка якості джерел аналізу.

При узагальнені аналітичної інформації дають оцінку результатів діяльності господарства, його рентабельності, платоспроможності, виявляють резерви виробництва, упущення, розробляють рекомендації. Основне в узагальнені — висновки та пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи господарства.

1. Організаційна побудова аналітичного процесу

Аналітичний процес як технологічна сукупність складається з кількох видів самостійних робіт, кожний з яких, у свою чергу, поділяють на самостійні операції.

Аналітична операція — це дія над економічними даними (або економічною інформацією) з метою одержання різних проміжних або кінцевих показників аналітичного характеру, які можуть бути використані для розробки та прийняття управлінського рішення.

Операції, що використовуються в аналітичному процесі, поділяють на три типи (категорії): механічні, переробні та творчі.

До операцій першого типу відносять пошук і одержання різних звітних, планових, нормативних та інших таблиць, переміщення їх у просторі (передача), зберігання, запис у аналітичні таблиці.

Операції другого типу — це виконання різних математичних розрахунків, упорядкування якоїсь сукупності даних тощо.

До операцій третього типу належать складання і формування аналітичних висновків, розробка рекомендацій, пропозицій тощо.

Типи операцій дають змогу визначити три види організаційних місць роботи — виконавчі пости: для висококваліфікованих спеціалістів (головний бухгалтер, головний економіст, начальники планових, фінансових відділів); для спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи); для технічних виконавців (оператор, обліковець, рахівник).

Співвідношення різних операцій формує аналітичну інформаційну фазу, кілька аналітичних фаз формують етап аналітичного процесу[4, c. 65-67].

Організаційно аналітичний процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: підготовчого, аналітичної обробки та заключного (узагальнення результатів аналізу).

Підготовчий етап аналітичного процесу передбачає комплекс робіт, під час яких здійснюється підготовка різної інформації до аналітичної обробки. У свою чергу, цей етап поділяють на кілька самостійних робіт.

Другим етапом аналітичного процесу є аналітична обробка даних за допомогою різних методичних і технічних прийомів. На цьому етапі здійснюють комплекс розрахунків (арифметичних, логічних і т. ін.) і процедур, які дають змогу добути підсумкові дані для використання у підготовці управлінських рішень.

Заключним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають оцінку результату діяльності підприємства, об’єднання або їх підрозділів, готують висновки, пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи.

На кожному етапі об’єктами організації аналітичного процесу є аналітичні номенклатури, носії аналітичних номенклатур, рух носіїв аналітичної номенклатури у процесі обробки та формування показників, забезпечення аналітичного процесу.

Структуру аналітичного процесу як об’єкта організації подано на рис. 1. Незалежно від технічних засобів та організаційної техніки технологія аналітичного процесу завжди складається з таких об’єктів організації: аналітичної номенклатури; форм відображення та носіїв аналітичних номенклатур і технології аналітичного процесу[6, c. 187-189].

2. Організація матеріальних носіїв аналітичного процесу

Склад, зміст та формування показників аналітичної інформації для організації аналітичного процесу визначаються проектом аналізу господарської діяльності.

Як уже зазначалося, аналіз господарської діяльності виник і розвивався як аналіз за даними бухгалтерського обліку та звітності. Тепер він вийшов далеко за межі матеріалів, що їх подає бухгалтерія. Тому в процесі аналізу господарської діяльності, поряд з бухгалтерською, використовується вся сукупність як економічної, так і технічної інформації. Першим видом носіїв аналітичної номенклатури є форми відображення нормативних, планових, кошторисних, облікових, звітних, технічних, технологічних, конструкторських даних та показників.

Такими формами нормативної, планової інформації є бізнес-план і аналогічні плани різних видів діяльності та галузей: сільського господарства, будівництва, транспорту — різного роду розрахункові таблиці, — облікових показників — звітні форми, облікові реєстри, первинні документи тощо. Носії цих форм можуть бути паперові або технічні.

Вибір форм та носіїв аналітичних номенклатур має виняткове значення для організації аналітичного процесу. Основу вибору становлять аналітичні номенклатури, визначені за допомогою аналітичного завдання.

Методика та техніка вибору форм носіїв аналітичної інформації мають багато специфічних особливостей.

Перша особливість вибору полягає в тому, що носії зовнішньої аналітичної інформації формуються за межами аналітичного процесу і практично в процес вступають готовими. Наприклад, у готовому вигляді використовують облікові реєстри, звітні форми. Томувибір носіїв аналітичної інформації, що беруть для аналітичного процесу з інших ділянок економічної роботи, потрібно починати з вивчення змісту цих форм.

Друга особливість — це внутрішні форми та носії аналітичної інформації: таблиці, розрахункові таблиці, форми аналітичних записок тощо, які розробляютьсамостійно з урахуванням умов конкретного господарства.

Крім зазначених, до форм та носіїв аналітичної інформації відносять також протоколи різних виробничих нарад, господарських активів, акти перевірок і ревізій і т. ін.[1, c. 172-174]

Залежно від поставленої мети в процесі аналізу нормативних, планових, фактичних даних може постати потреба в перевірці тотожності, взаємної погодженості показників, відображених у різних формах. Цю роботу виконують за допомогою спеціальних таблиць. Таблиці перевірок готовності даних та показників відносять до носіїв аналітичної інформації, які формуються безпосередньо в аналітичному процесі.

Для виконання різних методичних та технічних прийомів — порівняння, зведення, групування, визначення абсолютних і відносних величин, індексів елімінування, методу ланцюгових підстановок тощо — необхідно скласти велику кількість різноманітних розрахункових таблиць. Усі ці таблиці належать до групи носіїв аналітичної інформації, які формуються в самому процесі аналізу.

Результати аналізу оформлюють по-різному, залежно від поставленої мети, масштабу об’єкта та інших характеристик, проте найчастіше у вигляді висновків, пояснювальних і аналітичних записок до різних форм звітності, доповідей тощо. Усі ці види носіїв містять аналітичні таблиці, діаграми, графіки. Отже, за місцем виникнення носії аналітичної інформації поділяють на зовнішні і внутрішні.

В аналітичному процесі на кожному етапі з’являється своя особлива форма носіїв інформації, яка найбільш характерна для цього етапу: на підготовчому етапі — таблиці перевірок готовності зовнішньої інформації; на етапі аналітичної обробки — розрахункові таблиці; на завершальному етапі — аналітичні записки, висновки тощо. Це означає, що внутрішні носії аналітичної інформації можуть бути трьох видів: таблиці перевірок готовності, розрахункові аналітичні таблиці та аналітичні записки, висновки.

Основна мета аналітичної обробки — виявити причинний зв’язок і визначити вплив різних факторів на той чи інший показник діяльності. Це потребує не тільки вибору аналітичних номенклатур, а й розроблення системи форм та носіїв аналітичної інформації. Основними видами форм носіїв аналітичного процесу на цьому етапі є аналітичні таблиці, які відрізняються від облікових реєстрів побудовою: в одній таблиці поєднано нормативні, планові, фактичні дані, а також їхні числові різниці та інші характеристики. Крім того, у цих таблицях поєднано багато технічних і логічних процедур розрахункового характеру.

Аналітичні таблиці дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результатів роботи, від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану і т. ін.).

В окремих випадках розроблення та монтаж аналітичних таблиць доцільно здійснювати з урахуванням майбутнього використання їх не лише для аналітичної роботи, а і як ілюстративного матеріалу до висновків та пропозицій. Тому форма і зміст аналітичних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення, правильного групування показників та іншим вимогам до інформації.

Під час складання аналітичних таблиць не рекомендується в одній таблиці відображувати всі показники, їх логічний поділ в окремих таблицях сприяє більшій наочності.

Найчастіше в аналітичних таблицях відображують дані (норми, плани, кошториси або інші дані прогнозного порядку) тафактичні дані показників, які аналізують, а також виявляють відхилення між ними. При цьому в підметі таблиці перелічують відібрані для аналізу показники, а в присудку — значення цих показників за різні періоди.

Розроблені форми таблиць об’єднують в альбом аналогічно до формування альбомів носіїв облікового процесу і процесу контролю[3, c. 164-165].

Форми носіїв результативної аналітичної інформації формуються на завершальному етапі аналітичного процесу. Залежно від мети і місця проведення аналізу результати оформлюють у різних носіях, основними з яких є такі:

· текстові описового характеру — аналітичні записки, висновки, доповідні записки, звіти;

· безтекстові — таблиці, графіки, діаграми тощо.

Якщо аналіз здійснюється сторонніми організаціями або особами, то такий результат оформлюють у вигляді висновку.

Результати аналізу, який здійснюють господарства, можуть оформлятися по-різному, що залежить від багатьох факторів: часу, обсягу тощо. За відносно короткий час — день, зміну, декаду — результати аналізу оформлюють у звітах-рапортах, аналітичних записках; за більш тривалий час — у пояснювальній записці. Найчастіше ці звіти-рапорти є таблицями або спеціальними відомостями, які містять здебільшого один-два, рідко три показники роботи господарського підрозділу — цеху, зміни, бригади, дільниці. Така відомість не потребує спеціального оформлення і додаткових пояснень. Її легко сприймати візуально. Вона дає змогу орієнтуватися в результатах роботи виробничого підрозділу.

Результати аналізу роботи окремих служб — постачання, збуту тощо — оформлюють за відносно тривалий час — місяць, квартал. Основною формою оформлення аналізу є аналітична записка, де відображують характеристики стану ресурсів, причини порушень, а також ужиті щодо відповідних порушень (недоліків) заходи.

Структурно така аналітична записка містить:

· загальні дані про об’єкт, який аналізують;

· характеристику виконання програми доручень, плану, договору;

· характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.

Розділ «Загальні дані» містить відомості про назву господарства, його структурні підрозділи, основні види продукції тощо. Якщо результати аналізу в майбутньому використовуватимуться за межами господарства, то додають деякі дані про майбутній розвиток. Щоразу вказують на час, за який зроблено аналіз, які питання було розглянуто, основні результати.

У розділі, що характеризує виконання роботи, відображують дані про ступінь виконання, відхилення від завдань, темпи зростання і приросту за відповідний період порівняно з минулими періодами. Обов’язково аналізують фактори, які впливали на результати роботи, їхній взаємозв’язок, взаємодію, причини відхилення. При цьому особливу увагу звертають на тенденції, що виникають у роботі господарства або його структурного підрозділу.

Виклад у пояснювальній записці супроводять таблицями, графіками та іншими ілюстраціями, які підтверджують текст. Крім того, додають розрахункові таблиці, що дають змогу зробити висновки і пропозиції. Особливу увагу в цьому розділі приділяють питанням формування показників, які є критеріями оцінки ефективної роботи господарства або його підрозділу.

У завершальній частині пояснювальної записки дають оцінку діяльності господарства або його структурного підрозділу, вміщують висновки, пропозиції та заходи, спрямовані на усунення недоліків[5, c. 149-151].

Альбом форм носіїв аналітичної інформації містить усі відібрані для аналітичної роботи форми. Їх компонують аналогічно до носіїв облікової інформації, проте з деякими особливостями.

Альбоми носіїв аналітичної інформації формують за топологічними ознаками: основні засоби, матеріали, праця та її оплата, виробництво тощо. Кожний альбом має два розділи: для внутрішніх і зовнішніхкористувачів.

Кожний альбом структурно поділяють на чотири складові: титульний лист, перелік форм, методичні вказівки щодо заповнення форм, зразки форм.

У разі застосування ПК альбом форм є одним з найважливіших елементів забезпечення роботи.

При формуванні альбомів для зовнішніх користувачів аналітичної інформації потрібно враховувати такі особливості. Носії аналітичної інформації, які формуються в межах нормативних, планових, кошторисних служб, включають у перелік альбомів носіїв інформації, але самі форми не додають, оскільки їхній опис та форми є в інших альбомах. В альбомах аналітичної інформації роблять лише посилання, де їх можна знайти.

Особливу увагу приділяють формуванню альбомів проміжної та підсумкової аналітичної інформації. Ці два види носіїв розробляють у кожному конкретному випадку для кожного господарства окремо.

Альбом доцільно формувати як за топологічними ознаками, так і в розрізі етапів аналітичного процесу[7, c. 216-218].

Висновки

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів підготовчого етапу організації і технології аналітичного процесу. При цьому визначають склад, зміст та напрями використання джерел аналізу. Розрізняють такі види джерел аналітичної інформації:

· нормативні, кошторисні, планові тощо. Ця група включає матеріали оперативно-виробничих і техніко-економічних даних, плани-графіки виробництва;

· облікові дані бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку;

· внутрішньогосподарська звітність;

· позапланові та позаоблікові дані й показники різних джерел.

Важливим елементом підготовчого етапу робіт є перевірка якості джерел аналізу, оскільки від якості джерел інформації залежить вірогідність результатів аналізу. Зокрема мають бути перевірені:

· повнота складу аналізованих показників;

· правильність оформлення джерел аналізу;

· погодженість показників;

· наступність показників;

· методична єдність формування показників;

· взаємна погодженість величин у різних джерелах.

Основне завдання організації технології аналітичного процесу полягає в тому, щоб визначити канали руху та передавання інформації від одного виконавця до іншого за технологічною схемою та в найкоротший час.

При створенні раціонального руху потоку інформації в аналітичному процесі слід додержувати таких принципів:

· виявлення інформаційної потреби;

· визначення найбільш ефективного задоволення інформаційної потреби;

· об’єктивності відображення господарських фактів — явищ і процесів;

· єдності інформації різних джерел;

· усунення дублювання;

· обробки на ПК.

Обробка даних як етап аналітичного процесу полягає в перетворенні вхідної інформації у вихідну за допомогою логічних та обчислювальних операцій і може виконуватися вручну або за допомогою різних типів обчислювальних машин. За будь-якого варіанта поділ етапу на фази залежатиме від масштабів робіт та наявності технічних засобів.

Список використаної літератури

1. Бутинець Ф. Організація бухгалтерського обліку: Навч. посіб. для студ. вищих навч. закл., що навч. за освітньо- професійною програмою підготовки бакалавра з економіки зі спец. "Облік і аудит". — 2.вид., доп. і перероб. — Житомир : ПП "Рута", 2001. — 576с.

2. Войналович О. Організація бухгалтерського обліку: теоретико-методичні засади/ Національний аграрний ун-т. — К., 2006. — 309 с.

3. Дерій В. Організація бухгалтерського обліку в підприємстві: Курс лекцій. — 2.вид., випр. і доп. — Т. : Джура, 2004. — 92с.

4. Ловінська Л. Організація бухгалтерського обліку та фінансового контролю в сучасних умовах господарювання в Україні / Науково-дослідний фінансовий ін-т при Міністерстві фінансів України. — К. : НДФІ, 2006. — 240с.

5. Пархоменко В. Бухгалтерський облік в Україні: Нормативи. Коментарі. — Луганськ. — Ч. 2 : Організація бухгалтерського обліку. — 368с.

6. Сопко В. В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. — К.: КНЕУ, 2004. — 411 с.

7. Стельмащук А. М. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник для студ. вищих навч. закладів/ А. М. Стельмащук, П. С. Смоленюк; Мін-во освіти і науки України, Хмельницький економічний ун-т. — К.: Центр навчальної літератури, 2007. — 527 с.

8. Чебанова Н. Бухгалтерський облік: Посібник/ Наталія Чебанова, Юрій Василенко. — К.: Академія, 2002. — 671 с.