Архівне описування як основний інструмент архівної евристики

Вступ.

1. Поняття, види і принципи архівного описування.

2. Основні методи архівного описування.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Вміння описувати архівні документи, обліковувати їх та складати архівні довідники є головним професійним обов'язком архівіста і показником його фахової компетенції. Існує думка, що не меншу користь історії, науці приносять ті, хто виконує описи фондів, як і ті, хто готує публікації на основі невідомих документів.

Правила і прийоми описування архівних матеріалів виробляли багато поколінь архівістів, усвідомлюючи, що саме від цього значною мірою залежить виявлення складу і змісту документальних матеріалів та використання їх інформації. В описуванні архівних матеріалів фактично пройдено шлях від складання архівістами довідникових засобів для внутрішнього вжитку, які слугували їм самим орієнтиром в архівному матеріалі як у переданому їм на зберігання майні, до створення системи наукових довідників, що полегшують умови доступу дослідників не тільки до документів, але також до інформації, яка міститься в них. У теорії і практиці описувальних робіт помітний слід залишили українські історики і архівісти: І.,Новицький, К.Козловський, В.Антонович, І.Каманін, О.Левицький, М.Ясинський, М.Владимирський-Буданов, О.Грушевський, К.Лазаревська, В.Абрамович, В.Веретенников, В.Романовський, П.Федоренко та інші. Значний внесок у розробку систем описування та правил публікації стародавніх українських рукописних пам'яток зробили історики-археографи В.Лімчук, М.Лещак, В.Русанівський, у методику і правила архівного описування –Г.Боряк, Л.Дубровіна, О.Купчинський, Л.Проценко, В. Страшко. Українські архівісти працюють над створенням єдиної системи узгоджених з міжнародними правилами стандартів описання, кодування та індексації архівної інформації.

Відтворення архівних документів у науково-довідковому апараті (НДА) архівів ще й нині, як і століття тому, залишається недостатньо розробленою проблемою. За підрахунками вчених, лише близько третини архівної інформації, що міститься у документальних матеріалах НАФ, представлено в системі НДА державних архівів України.

1. Поняття, види і принципи архівного описування

Серед процесів архівної діяльності описуванню належать дуже важливі функції. Послідовність описувальних робіт можна простежити по наведеній схемі, яка окреслює місце архівного описування у системі архівних технологій.

Описування є важливою ланкою у технологічному циклі організації архівних документів для їхнього зберігання і користування ними. Описування завершує стадію систематизації документів, створює основу для їх науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання і починає новий етап – організації НДА архіву.

Таким чином, описування є серцевиною архівної роботи, в якій сфокусовано закріплення організованих систем документів та їх ідентифікація; проведення облікових робіт і забезпечення контрольно-охоронних завдань (функцій); створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них. Описування архівних документів – не технічна робота, якою вона може здаватися на перший погляд. Це важлива наукова робота, від якості якої залежить і надійність охорони документів, і ефективність використання їхньої інформації.

Описування документів є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія виробляє правила описування для друкованих видань, археографія – для публікації писемних пам'яток, кодикографія – для рукописної книги, а архівознавство розробляє теорію та методику описування документальних матеріалів, відкладених внаслідок діяльності організацій, установ або окремих осіб і призначених для архівного зберігання. Результатом описування різних видів документів відповідно стають бібліографічне, археографічне, кодикографічне та архівне описання.

Архівне описування є процесом відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описування для його адекватного відтворення в описовій статті (моделі) з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх [2, c. 59-60].

Для характеристики архівного описування можна виділити такі головні аспекти, що визначають суть цього процесу, а саме:

1) метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їхній зміст і визначити місцезнаходження;

2) для ідентифікації об'єкта описування необхідно відібрати найголовніші його характеристики, щоб з їх допомогою розкрити зміст документів;

3) характеристики документів мають бути викладеними в описовій статті, яка і буде представляти (презентувати) документну інформацію.

Розглянемо докладніше зміст термінів, які складають дефініцію “архівного описування”, зокрема таких як “інформаційні характеристики”, “об'єкт описування”, “описова стаття”. Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування. Основними одиницями описування є архівний фонд і впорядковані у справи архівні документи. Водночас об'єктом, тобто одиницею описування, можуть бути окремий документ, група документів, група справ, декілька архівних фондів, архівосховище в цілому і навіть їхня група.

Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації та ідентифікації, називають інформаційними характеристиками, або елементами описання (наприклад, заголовок, порядковий номер фонду /справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг та розміри тощо). Інформаційні характеристики мають завдання полегшити пошук і віднайдення необхідного матеріалу.

Практика архівного описування виробила багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівний матеріал. Так, у міжнародному стандарті архівного описання їх названо 26, у Структурі стислого автоматизованого кодикологічного описання (АІС “Кодекс”) визначено 105 елементів описання для східнослов'янської рукописної книги. Елементи описання, що містять у собі характеристику складу і змісту одиниці описування, у сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотацію, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке мусить виконати при цьому архівіст (див. наведену схему). Функції визначають вид описування. Основним видом можна вважати описування архівних документів на першому етапі, коли визначають найменування фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їхні просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для ідентифікації описуваного архівного матеріалу, надання йому таких інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших матеріалів. Цьому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи-одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду – основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівного матеріалу на наступних етапах його відтворення спочатку в облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках [1, c. 96-97].

Робота по створенню основного базового описання є найвідповідальнішою і найскладнішою, від якості якої залежать усі інші види описань і описувальних робіт архіву, якість НДА, успіх використання документної інформації.

Таким чином, на етапі описування архівного матеріалу в облікових документах він отримує дуже важливий елемент описання – архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.

Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їх у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може бути здійснена через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовку, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним, або презентаційним.

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їхнього впорядкування, то третій (спеціальний) вид описування починає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію системи НДА.

У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхом описування документальних архівних систем двох рівнів: фондової – первинного рівня, представленої самими документами, та інформаційної – вторинного, репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи.

Описування забезпечує доступ до архівних документів або уможливлює використання матеріалів з фондів згідно з певними правилами і умовами. Для цього первинна інформація, що міститься в документах, за спеціальною методикою перероблюється, спрощується, згортається. Так утворюється вторинний рівень інформації, немов би даючи змісту документів друге життя і становлячи підґрунтя для укладання архівних довідників [2, c. 133-134].

2. Основні методи архівного описування

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає “хорошої” чи “поганої” інформації, а архівне описання – не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання – орієнтувати у складі і змісті реально існуючого матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ або група документів. Складовими цього правила є поєднання принципів повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

• багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених при базовому первинному описуванні інформаційних характеристик (при відтворенні в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках тощо);

• іерархічності, або багаторівневого описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип (“поваги до фонду”, неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації системи НДА, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

При створенні і розвитку системи НДА застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів залежно від їхньої інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації [1, c. 146-148].

Значна кількість архівного матеріалу не може відтворити всю первинну документну інформацію в НДА з однаковим ступенем повноти. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визначення доцільності певного складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості і обсягів робіт по розкриттю фондів залежно від їхньої значимості, а також характеру документів, що входять до його складу. Архівні фонди залежно від їхньої інформативності та особливостей використання можна умовно поділити на три категорії. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого НДА, інформаційний рівень якого забезпечить інтенсивне використання документів. До них відносять фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад. Друга категорія: фонди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності НДА яких обмеженіший. Наприклад, фонди галузевих відділів облвиконкомів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій. Третя категорія: документи малої інформативності обмежені рамками однієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських міщанських управ) як правило, використовують зрідка, а тому вони не потребують складного довідкового апарату. Таким чином, диференціація за ступенем інформативної значимості архівних документів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформаційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників).

Серед головних методів описування виділяють: класичний або метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 30-х років з урахуванням попереднього досвіду, і номенклатурний, поширений у архівній практиці в 60-і роки. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму заведення майбутніх справ на кожний рік. На базі “номенклатурних заголовків” працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або “життєвого циклу документа”, метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від діловодства до історичного джерела, від створення документа до його передання на архівне зберігання. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету [4, c. 83-84].

Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико – синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, що суттєво відрізняються від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії):

аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкту, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

1. Джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

2. Зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).

3. Часові координати (дати створення документів).

4. Просторові координати (географічна локалізація документа).

5. Форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

6. Евристична зона – координати зберігання та історії документів.

Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідентифікації комплексів документів, а також обліково-охоронні. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації архівного матеріалу в довіднику (каталозі, путівнику тощо) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описання і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, співставленню і узагальненню документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують по декілька елементів.

Наприклад, Загальний міжнародний стандарт архівного описання подає структуру з шести інформаційних зон описання:

1. Зона ідентифікації даних включає найважливішу інформацію для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення матеріалів, рівень описування, обсяг).

2. Зона контексту – інформацію про походження і зберігання одиниці описування (назву фондоутворювача, його історію, крайні дати накопичення матеріалів. історію зберігання, основне джерело комплектування).

3. Зона змісту та структури – інформацію про тему і систему організації матеріалу (анотацію, оцінку інформації; її систематизацію).

4. Зона умов доступу та використання – інформацію про можливості використання об'єкта описування (правовий статус матеріалів, умови доступу та копіювання, мову матеріалів, фізичний стан документів).

5. Зона інформації про споріднені матеріали – відомості про матеріали, які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даного матеріалу).

6. Зона приміток – інформацію, яка не може бути представлена в жодній з інших зон.

У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення матеріалу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу або розміру).

Під час описування архівного матеріалу в облікових документах архіву використовують головні елементи з них, скажімо, порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Хоча деякі з елементів можуть опускатися, але при цьому обов'язковими для відтворення є такі: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру і жоден не може бути опущений [2, c. 67-69].

Висновки

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування, місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими користуються архівісти або однієї країни (національні стандарти) або багатьох (міжнародні стандарти). Архівісти України все ще працюють за правилами описування архівних документів, успадкованими від старої системи, створюючи водночас нові методики стандартизації архівного описання з врахуванням вітчизняної практики та світового досвіду.

Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню, поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних (комп'ютерних) баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприятиме комп'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні. Будуть створені й перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію.

Список використаної літератури

1. Боряк Г. В. Архівознавство: Підручник для студ. іст. ф-тів вищ. навч. закладів / Державний комітет архівів України ; Український НДІ архівної справи та документознавства / Ярослав Калакура (ред.), Ірина Матяш (ред.) — 2-ге вид;, випр. і доп. — К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2002. — 254 с.

2. Калакура Я. С., Боряк Г. С., Дубровіна Л. А., Климова К. І., Ляхоцький В. П. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вузів — К., 1998. — 314с.

3. Олійник С. Архівознавство України: Метод. рек. для студ. іст. ф-ту / Кам'янець- Подільський держ. ун-т — Кам'янець-Подільський : РВВ Кам'янець-Подільського держ. ун-ту, 2006. — 34с.

4. Трач Ю. Архівознавство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун- т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 362с.

5. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 380с. — Ч. 1 — К. — 380с.