Вступ.

Розділ 1. Теоретичні основи архівного зберігання документів.

1.1. Підготовка документів до зберігання.

1.2. Складання номенклатур та формування справ.

1.3. Передавання справ до архіву та на зберігання.

Розділ 2. Зразки документів.

Розділ 3. Техніка безпеки секретаря на робочому місці.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність теми. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Мета і задачі дослідження. Метою дослідження є розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

· дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо документування фактів господарського життя в нових умовах господарювання;

· обґрунтувати місце і роль, значення і функції документування;

· оцінити сучасний стан документування ну господарських товариствах.

Предметом дослідженнябули принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об’єкт дослідження– порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

Методи дослідження. У процесі дослідження використані різні наукові методи. Теоретичні основи документування досліджувались методом індукції та дедукції. За допомогою цього методу визначено загальний напрям розвитку теорії і практики документування. Шляхом використання методу причинно-наслідкового зв’язку та абстрактно-логічного методу виявлено причини відсутності окремих класифікаційних ознак документування та обґрунтовано необхідність в їх побудові.

Розділ 1. Теоретичні основи архівного зберігання документів

1.1. Підготовка документів до зберігання

Документи з моменту створення (надходження) і до передання їх в архів організації зберігаються за місцем формування справ.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи у шафах розташовують відповідно до номенклатури справ, за присвоєним у ній індексом, який зазначають на корінці обкладинки справи.

Збереження документів і справ у структурних підрозділах забезпечують керівники цих підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Магнітні стрічки і фонограми засідань колегіальних органів зберігаються у відповідального секретаря, який несе відповідальність за їх збереження. На стрічці та коробці робиться позначка про дату засідання і час запису.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування іншим підрозділам організації або іншим організаціям здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводиться картка-замінник справи, в якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видачі, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.

Вилучення документів постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені в діловодстві справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання" підлягають здаванню до архіву організації для зберігання і наступного користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву організації за погодженням з її керівником[15, c. 215-216].

Архів — це установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання, користування ними. Неправильно застосовувати термін «архів» до архівосховища — спеціально обладнаного приміщення, призначеного для зберігання архівних документів.

"Правилами роботи архівних підрозділів для документів тимчасового зберігання (понад 10 років) використовується термін «документи довготривалого (понад 10 років) зберігання», проте стандартом ДСТУ 2732 його не закріплено.

Підготовка документів до передання до архіву організації включає:

— експертизу цінності документів;

— оформлення справ;

— складання описів справ.

Експертиза цінності документів — це визначання на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів.

Цінність документа — інформаційні та інші характерне тики документа, що зумовлюють його значущість для особи, суспільства, держави.

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення строків зберігання документів.

Принципи, за якими здійснюється експертиза цінності документів, це:

— принцип об'єктивності — коли в основу оцінки документів беруться об'єктивно існуючі фактори змісту, значущості фондоутворювачів (далі авторів), юридичної сили документів, їх оригінальності, часу створення, повторюваності інформації в інших документах;

— принцип історизму, який передбачає вивчення відомостей про авторів і змісту документів, які вони склали, виходячи з особливостей того часу, коли виникли ці документи;

— принцип всебічності та комплексності, який полягає у вивченні відомостей про авторів і документи, які вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів (архівних фондів, колекцій), з урахуванням їх місця серед документів інших авторів [13, c. 5-7].

Основними критеріями при визначенні цінності документів є:

— критерій походження — вивчення ролі та значення авторів у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця їх виникнення;

— критерій змісту — установлення значення інформації,, що міститься в документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів і різновидів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

— критерій зовнішніх особливостей — урахування оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, поміток, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні, фізичному стані документів.

Експертиза цінності документів в організації здійснюється:

— у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи та перевірки правильності віднесення документів до справ;

— під час підготовки справ до подальшого зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів, їх відбір для подальшого зберігання здійснюються експертною комісією організації, діючої на підставі Положення про таку комісію, яке розробляють на основі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.

Основними завданнями експертної комісії є:

— розгляд питань та прийняття рішень про схвалення і подання на затвердження у встановленому Держкомархівом0 порядку: описів документів; зведеної номенклатури справ поточного діловодства організації; актів про вилучення документів організації, не віднесених експертизою цінності документів до складу Національного архівного фонду;

— організація і проведення спільно з службою документаційного забезпечення управління і архівом організації щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю діловодства в організації;

— участь у підготовці та розгляді номенклатури справ установи, методичних посібників з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів;

Державний комітет архівів України (Держкомархів України).

— розгляд пропозицій структурних підрозділів про встановлення строків зберігання окремих видів документів, не передбачених діючими переліками, і подання рішень щодо цих питань на затвердження до експертно-перевірочної комісії (ЕГІК) відповідного державного архіву;

— проведення консультацій та інструктажу працівників з питаньорганізації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та їх підготовки до передання на подальше зберігання [8, c. 316-317].

До складу ЕК, який затверджується наказом керівника організації, включаються керівники служби документаційного забезпечення управління і архіву організації, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника організації, а секретарем — завідувач архіву організації.

У своїй роботі ЕК керується законами України, нормативно-правовими актами, правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву. Комісія працює відповідно до затвердженого керівником організації планом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії. Рішення приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник і секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу керівником організації.

Секретар ЕК забезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до відома структурних підрозділів, окремих посадових осіб організації рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК та забезпечує її зберігання.

При проведенні експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передання до архіву організації, визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) у структурних підрозділах організації, виділяються до знищення документи і справи минулих років, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність ви значення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ [3, c. 285-286].

Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі номенклатури справ організації шляхом перегляду кожного аркуша документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, які підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності нестачі документів або справ, що значаться за номенклатурою, проводиться їх розшук. Якщо документи не знайдено, складається акт про нестачу архівних справ (документів), який затверджує керівник організації, призначається службове розслідування і видається наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, подається до архіву організації.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і окремо описи щодо особового складу. Складається також акт про виділення до знищення справ, за якими закінчився термін зберігання з урахуванням таких приміток, як «Доки не мине потреба», «До заміни новими», «Після закінчення строку договору» тощо. Відбір документів і складання акта про виділеннях цих документів до знищення здійснюються після створення зведених описів справ організації за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією одночасно. Схвалені ЕК акти затверджуються керівником організації тільки після погодження та затвердження в установленому порядку описів справ постійного зберігання і щодо особового складу. Знищення документів здійснюється після погодження акта з державним архівом, після чого організація-фондоутворювач має право знищити документи.

Справи, відібрані для знищення, здаються до господарської служби організації або підприємствам із заготівлі вторсировини за накладними, в яких зазначається вага макулатури, зданої на переробку. Дата здавання документів, їх вага і номер накладної зазначаються в актах про виділення документів до знищення [7, c. 156-158].

Акти поміщаються до справи архівного фонду і зберігаються в архіві організації. Якщо обсяг справ, виділених до знищення, невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

Порядок знищення документів і справ з грифом «Для службового користування» визначається спеціальною інструкцією.

Оформлювання справи — це комплекс процесів, спрямованих па підготовлення справи до зберігання та користування

Оформлювання справи передбачає:

— перекладання документів у справі з розташуванням їх у прямому порядку, тобто зверху повинні знаходитися документи, датовані раніше, а знизу — датовані пізніше;

— нумерацію аркушів у справі;

— складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

— складання засвідчу вального напису справи;

— підшивання або оправлення справи;

— оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Примітка. Документи тимчасового (до 10 років) зберігання, сформовані у справи, не оправляють, листи не нумерують, обкладинку не оформлюють.

Усі аркуші у справі, крім аркушів засвідчувального напису і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільною нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Чорнило, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації листів не дозволяється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, які є окремими аркушами у справі, нумеруються зі зворотного боку в лівому верхньому куті. Аркуш із щільно наклеєними документами (фотографіями, вирізками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади і т. ін.), то кожний документ нумерується окремо.

Конверти з вкладеннями, підшиті в справу, нумеруються суцільною нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Аркуші більшого формату, ніж А4, підшиваються за одну сторону і нумеруються як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюються на формат А4 [1, c. 10-13].

Підшиті в справу документи, що мають власну нумерацію аркушів, зберігають цю нумерацію, якщо вона відповідає послідовності аркушів у справі.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів допускається використовувати літерні позначення аркушів. При великій кількості помилок аркуші перенумеровують шляхом закреслення однією похилою рискою старого номера і проставляння поряд нового номера.

Внутрішній опис (документів) справи — це обліковий документ, що містить перелік заголовків до текстів документів у справі із зазначенням порядкових номерів документів, їхніх індексів, дат, номерів аркушів.

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, які містять унікальні документальні пам'ятки, до документів з грифом «Для службового користування», особових справ, судово-слідчих справ тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією з діловодства в організації.

Таку групу справ постійного зберігання, які повинні мати внутрішній опис документів, становлять справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо, назви яких не повністю розкривають зміст. Внутрішній опис складається на окремому аркуші.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість документів, включених в опис, та кількість аркушів внутрішнього опису. Якщо справу оправлено раніше без внутрішнього опису, то її бланк підклеюють з внутрішнього боку обкладинки справи.

Зміни складу документів у справі (включення додаткових або виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдувальні документи (акти, накази тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Внутрішній опис підписує особа, яка його склала.

Засвідчувальний напис справи — це запис, який містить відомості про кількість аркушів, особливості їх нумерації та фізичний стан документів у справі.

Засвідчувальний напис складають на окремому аркуші, який поміщають у кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на звороті чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначають цифрами і словами кількість аркушів у справі і окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

— наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

— номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

— номери великоформатних аркушів;

— номери конвертів з вкладеннями та кількість аркушів вкладень.

Усі подальші зміни в складі та стані справи (заміна оригіналів документів копіями, долучення нових документів, пошкодження аркушів) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ). У разі великої кількості перенумерованих аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Засвідчувальний напис підписує її укладач [2, c. 358-360].

Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу оправляють у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Металеві скріпки при цьому видаляються.

Під час оправлення або підшивання документів не можна торкатися тексту. Якщо текст документа надруковано надто близько до лівого краю аркуша, потрібно наростити цей край аркуша папером тієї самої якості, що й документ.

Обкладинки справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу оформляються за встановленою формою.

Перед передаванням справ до архіву організації в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення і додаткові відомості: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках до змісту підшитих документів; проставляються номери наказів, протоколів, форм звітності, робляться вказівки на копійність документів тощо.

На обкладинці справи проставляються:

— дата документів (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат зазначають число, місяць і рік (місяць словами);

— номер за описом і, за погодженням з архівом організації, номер опису та номер архівного фонду;

— у разі зміни назви організації (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справ до іншої організації (структурного підрозділу) зазначається нова назва організації (структурного підрозділу), а попередня береться в дужки.

У разі вміщення до справи титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо, чорним світлостійким чорнилом або пастою [12, c. 12-14].

1.2. Складання номенклатур та формування справ

Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства підприємства. На невеликих підприємствах функції такої служби виконує особа (як правило, секретар), відповідальна за ведення діловодства. Добре, якщо на новому підприємстві ці функції доручають виконувати кваліфікованому працівникові, який набув досвіду документування і роботи з документами на попередньому місці своєї професійної діяльності. Проте всім колись доводиться починати. А молодому спеціалістові, котрий поки що не має достатнього досвіду на деяких ділянках роботи, іноді навіть страшно підійти до розроблення такого важливого документа, як номенклатура справ. Враховуючи це, ми намагатимемося якомога докладніше й послідовніше розкрити всі етапи цієї роботи.

Слід підкреслити, що номенклатура справ є обов'язковим документом для кожного підприємства. Якщо на новоутвореному підприємстві вчасно не розробити номенклатуру, то дуже складним буде групування документів у справи, не забезпечуватиметься їх облік і розшук та неможливим стане відбір документів на подальше зберігання.

Існують три види номенклатур справ: типова, примірка та індивідуальна. Ми, звичайно, зупинимося на підготовці саме індивідуальної номенклатури справ. Проте зазначимо, що типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для підприємств, які належать до сфери їх управління. За наявності одного з таких видів номенклатури її можна використати під час складання індивідуальної номенклатури справ як методичний посібник. Тому, якщо підприємство є дочірнім, галузевим або філією чи відділенням іншого підприємства, то слід обов'язково поцікавитися: чи не було розроблено підприємством вищого рівня для підвідомчих й однорідних за характером діяльності підприємств типової або примірної номенклатури справ. Добре, коли така номенклатура віднайдеться. Що ж робити, якщо індивідуальну номенклатуру справ доведеться розробляти самостійно й уперше? У цьому разі можуть виникнути деякі складності [17, c. 63-64].

Для початку все ж таки радимо віднайти яку-не-будь кваліфіковано підготовлену номенклатуру справ, аби побачити, що вона собою являє. Слід бути досить уважними й вимогливими. Адже, як свідчить практика, дуже великий відсоток номенклатур справ підприємств складено на неналежному рівні. Це стосується не тільки приватних підприємств, номенклатури справ яких часто взагалі відсутні, а насамперед державних, що подекуди ігнорують нормативні документи і не дотримуються відповідних вимог щодо розроблення та застосування номенклатур справ. Проте ми не ставимо за мету розгляд особливих і типових помилок, що їх припускаються підприємства під час складання номенклатур та формування справ. Можемо лише рекомендувати використовувати для ознайомлення ті номенклатури справ, що були погоджені з Центральною експертно-перевірною комісією Державного комітету архівів України, який є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Однією з останніх кваліфіковано підготовлених номенклатур є «Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій», розроблена Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства у 2003 році й затверджена наказом Державного комітету архівів України № 24 від 18 лютого 2003 р.

Секретарям комерційних підприємств радимо скористатися «Номенклатурою справ комерційних підприємств і організацій», що була підготовлена начальником відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світланою Сельченковою.

Зауважимо, що під час складання номенклатур справ також можна використовувати переліки типових документів із зазначенням строків зберігання документів і/або відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання. На сьогодні в Україні основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів є «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій із зазначенням строків зберігання документів», затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20 липня 1998 р. і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 (далі — Перелік типових документів), а також «Зміни до Переліку типових документів», затверджені наказом Державного комітету архівів України № 82 від 23 жовтня 2001 р. і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 6 листопада 2001 р. за № 938/6129, та «Доповнення до Переліку типових документів», затверджені наказом Державного комітету архівів України № 93 від 26 листопада 2001 р. і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. за № 1023/6214.

Коли працівник, на якого покладено розроблення номенклатури справ, вже отримав загальне уявлення про цей документ, він може, нарешті, починати виконання свого завдання. При цьому враховуючи те, що номенклатура справ звичайно вводиться в дію з 1 січня нового року, доречно розпочинати роботу над нею не пізніше листопада попереднього року. Упродовж місяця номенклатура справ має бути не лише складена і оформлена належним чином, а й погоджена з експертною комісією (далі — ЕК) підприємства та експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву, в зоні комплектування якого розташоване підприємство, а також затверджена керівником підприємства. Отже, зважте, чи вистачить вам одного місяця, щоб якісно виконати це завдання [11, c. 56-58].

Також слід зауважити, що складанню номенклатури справ має передувати серйозна підготовча робота, під час якої слід проаналізувати діяльність підприємства в цілому, дослідити напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчити склад, зміст та кількість документів, що утворюються у процесі діяльності підприємства. При виконанні підготовчої роботи радимо використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що їх має здійснювати підприємство. Такими джерелами передусім є статут підприємства, положення про структурні підрозділи, штатні розписи, посадові інструкції, плани та звіти, а також діючі переліки (класифікатори) документів зі строками зберігання (за їх наявності на підприємстві).

Нарешті ми підійшли до того етапу, коли треба зазначити, що на підприємстві мають бути розроблені, погоджені та затверджені так звана зведена номенклатура справ та номенклатури справ усіх структурних підрозділів та первинних громадських організацій (профспілок), що діють на підприємстві. Для виконання цього завдання може бути обраний один з двох шляхів:

1. Розроблення номенклатур справ структурних підрозділів покладається на посадових осіб, відповідальних за діловодство в цих підрозділах. Кожну з підготовлених номенклатур підписує керівник відповідного структурного підрозділу і погоджує з ЕК структурного підрозділу (за наявності такої комісії у підрозділі) та з керівником архівного підрозділу підприємства. Після чого номенклатури справ усіх структурних підрозділів та первинних громадських організацій зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства.

2. Працівник (секретар, завідувач канцелярії, керівник служби діловодства тощо), відповідальний за підготовку номенклатури справ підприємства, зібравши пропозиції та вивчивши напрями діяльності, а також склад і зміст документів усіх без винятку структурних підрозділів, може самостійно підготувати проект зведеної номенклатури справ, а після затвердження розподілити її за розділами між структурними підрозділами [11, c. 59].

Відзначимо, що перший шлях справді відповідає вимогам щодо розроблення номенклатур, але він може бути реалізований лише за наявності в структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру справ. Другий шлях не є унормованим, проте саме він найчастіше обирається на практиці. Отже, вирішуйте самостійно, який шлях з підготовки номенклатур справ доцільніше обрати.

Під час складання номенклатури справ застосовується структурний або функціональний принцип побудови її змісту.

Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах, які мають визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, будуть назви структурних підрозділів підприємства, наприклад: «Загальний відділ. Планово-економічний відділ. Відділ маркетингу і продажу. Відділ інформаційних систем. Відділ кадрів. Юридичний відділ. Фінансовий відділ. Господарський відділ. Транспортний відділ. Профспілковий комітет». При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім усі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації, що діють на підприємстві.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури, найчастіше тих, які є суб'єктами підприємницької діяльності недержавної власності. Розділи такої номенклатури справ відображають функції і/або напрями діяльності підприємства, наприклад: «Керівництво. Планування та прогнозування. Організація виробничої діяльності. Облік та звітність. Робота з кадрами. Адміністративно-господарське обслуговування…» [10, c. 13-15].

Текст номенклатури є систематизованим переліком назв справ й оформлюється у табличній формі.

При заповненні граф номенклатури справ необхідно дотримуватись такого порядку:

• у першій графі проставляється індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу підприємства і порядкового номера справи, наприклад: 04-02, де 04 — індекс структурного підрозділу;

02 — номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу;

• у другій графі наводиться заголовок справи. Він має відтворювати вид справи або види документів і розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справу заведено. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. В заголовку на початку вказується вид справи (журнал, книга), наприклад: «Журнал реєстрації внутрішніх документів підприємства», «Книга обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату працівників підприємства» або вид документів (розпорядження, накази, протоколи, плани, звіти тощо), наприклад: «Розпорядження генерального директора з основної діяльності підприємства», «Протоколи засідань правління підприємства». У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи» (у значенні «вид справи»). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, зазначаються в дужках, наприклад: «Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів». У заголовках справ, що містять листування, зазначається кореспондент та питання, з якого воно ведеться, наприклад: «Листування з державними органами про постачання і збут продукції підприємства», «Листування з Державним комітетом архівів України про вдосконалення діловодства та архівної справи на підприємстві». Якщо у справі групується планово-звітна документація, то у заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Квартальні плани основних заходів підприємства», «Оперативні (щотижневі) звіти про роботу підприємства»;

• третя графа (кількість справ) заповнюється по закінченні діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому записі, який обов'язково оформлюється після закінчення діловодного року.

• у четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказуються строки зберігання і посилання на статті Переліку типових документів. В окремих випадках, коли у справах передбачається формування документів з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюється максимальний строк зберігання, наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, матиме строк зберігання 5 років. До строку зберігання може бути додано відмітку «ЕПК», яка означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року [21, c. 9-12].

При формуванні документів з грифом «Для службового користування» в одну справу, незалежно від їх змісту, строк зберігання справи не встановлюється, а у четвертій графі ставиться відмітка «ЕК». Із закінченням діловодного року ця справа переглядається ЕК по аркушах і визначається строк її зберігання. За необхідності приймається рішення про переформування документів такої справи (документи постійного зберігання групуються в окрему справу, котрій надається самостійний заголовок, і її додатково вносять до номенклатури справ);

• у п'ятій графі номенклатури справ проставляються відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення справ.

Індивідуальна зведена номенклатура справ підприємства складається в чотирьох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зберігається у справах служби діловодства підприємства. Другий — передається до архівного підрозділу підприємства для контролю за формуванням справ. Третій — надсилається до державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ. І нарешті, четвертий примірник є робочим документом й розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ підприємства та номенклатури справ його структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за ведення діловодства у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (а за відсутності такої служби особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві), у свою чергу, зводить всі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Як зведена номенклатура справ підприємства, так і номенклатури справ його структурних підрозділів щороку (в кінці кожного діловодного року) переглядаються й уточнюються. Після внесення до них змін та доповнень вони передруковуються, затверджуються відповідно керівником підприємства й керівниками структурних підрозділів і вводяться в дію з 1 січня нового року.

Один раз на п'ять років або ж за наявності суттєвих змін у структурі чи напрямах діяльності підприємства зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідним державним архівом [22, c. 35-36].

Тепер, коли ми повністю з'ясували всі етапи складання номенклатури справ, саме час перейти до роз'яснення вимог щодо формування справ, тобто групування завершених у діловодстві документів у справи відповідно до затверджених номенклатур справ.

Отже, існують такі вимоги до групування документів у справи:

• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);

• документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;

• документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися впродовж року в одну справу. Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої — тимчасового;

• до справи вміщуються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;

• документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи разом з документами, надрукованими на друкарській машинці, та рукописними документами на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа, назва якої та строк зберігання обов'язково вносяться до діючої у певному році номенклатури справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм) [20, c. 20-21].

Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), вміщуються в справи разом з ними.

В різні справи групуються такі накази (розпорядження):

• з основної діяльності підприємства;

• про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, про надання їм матеріальної допомоги;

• про надання відпусток працівникам;

• про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань.

Документи засідань колегіальних органів (дирекції, правління, колегії тощо) підприємства групуються в дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступили).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документів їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом [19, c. 17-18].

В особових справах працівників документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

• внутрішній опис документів справи;

• заява про прийняття на роботу (контракт);

• направлення або подання;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв тощо);

• витяги з розпорядчих документів (наказів, роз-поряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників підприємства, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ підприємства здійснює його служба діловодства або посадова особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві [14, c. 176-177].

1.3. Передавання справ до архіву та на зберігання

До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів у справи та відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазначаються цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами-здавальниками.

Національний архівний фонд України (НАФ України) — це сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідно до експертизи і зареєстровані в передбаченому законом порядку.

Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення термінів їх зберігання в архіві організації згідно з графіком, затвердженим керівниками організації та відповідного державного архіву.

В організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах термінів скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз на 3 — 5 років або після закінчення термінів скликання [11, c. 64-65].

Документи організацій передаються на державне зберігання у впорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. Надходження документів оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного архіву, а другий залишається у справі фонду архіву організації.

Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ до державного архіву. Четвертий примірник опису разом з примірником акта залишається в архіві організації.

Випадки відсутності окремих справ застерігаються в акті приймання-передавання документів, а причини відсутності справ — у довідці, що додається до акта.

Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про організацію та її документи або доповнення до неї.

Державній реєстрації підлягають усі документи організації, віднесені експертизою цінності до складу Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду здійснюється відповідним державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву організації, де зберігаються ці документи.

Після затвердження рішення ЕПК про віднесення документів організації до складу Національного архівного фонду відповідний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво, яке видається організації-власнику документів разом із примірником затвердженого опису документів.

Питання видачі, переоформлення й анулювання реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року № 853 [23, c. 425-427].

Розділ 2. Зразки документів

ДОРУЧЕННЯ

м. Київ 25.04.09

Видане Колісніченко Володимиру Миколайовичу, м. Київ, вул.. Лісова, б. 36, зав. відділу обробки та інформатизації у тому, що йому доручається представляти інтереси Центральний відділ НАН в державних, кооперативних і суспільних установах з усіх питань, пов'язаних ізнаукової діяльності та розробки нових впроваджень у сфері інформатизації.

Для виконання представницьких функцій надаються такі права: отримувати документи, подавати заяви, вести справи в усіх судових, арбітражних та адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві і третім особам;

укладати всі дозволені законом угоди, одержувати належне довірителю майно, розписуватися і здійснювати всі інші законні дії, пов'язані з виконанням цього доручення.

Повноваження з цього доручення не можуть бути передані іншим особам.

Доручення видане терміном на 1 рік

Доручення зареєстроване за № 544

Начальник (підпис) Бойко Т.В.

Печатка

Головний бухгалтер (підпис) Холодна К.О.

Відкрите акціонерне товариство «Харківський механічний завод»

НАКАЗ

05.09.2007 м. Харків № 407-ос

Про прийняття на роботу Сокола В. В.

ПРИЙНЯТИ:

СОКОЛА Валентина Вікторовича малярем 3 розряду ремонтно-будівельної дільниці цеху благоустрою і господарського забезпечення з окладом 500 грн на місяць, установивши строк випробування один місяць, з 06.09.2007.

Підстава: заява Сокола В. В. від 05.09.2007.

Директор Підпис І. П. Сидоров

З наказом ознайомлений: Підпис В. В. Сокіл

06.09.2007

Алчевський металургійний комбінат

НАКАЗ

16.11.06 № 84 м. Алчевськ

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Петрова М. В., інженера відділу праці та заробітної плати, на посаду старшого інженера з 01.12.06 з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: доповідна записка зав. відділу Сироти М. А.

ПЕРЕВЕСТИ:

Іваненка І. П., слюсаря електроцеху, на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 01.12.06.

Підстава: заява Іваненка І. П.

Ткаченко Ю. П., прибиральницю, на посаду гардеробниці з 18.12.06. Підстава: заява Ткаченко Ю. П.

Директор заводу (підпис) О. І. Зайченко

Інститут хімії поверхні ім. О.О. Чуйка НАН України

“Затверджую”

Директор ІХП ім. О.О.Чуйка

НАН України

чл.-кор. НАН України

_____________М.Т.Картель

«___»___________2008 р.

ПОЛОЖЕННЯ

про науково-організаційний відділ Інститута хімії поверхні ім. О.О.Чуйка НАН України

м. Київ

1. Науково-організаційний відділ (НОВ) є структурним підрозділом Інститута і складовою частиною служби вченого секретаря Інститута. НОВ організовує роботу та бере участь у формуванні і реалізації єдиної наукової та науково-технічної політики Інститута.

2. НОВ у своїй діяльності керується чинним законодавством, рішеннями Президії та Відділення хімії НАН України, Статутом Інститута, наказами директора Інститута, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями НОВ є аналіз інформації, планування та координація дій дирекції з метою:

— удосконалення організаційних форм і методів управління науковим процесом;

— планування та ефективного контролю виконання завдань, пов’язаних з науково-організаційною роботою Інститута;

— підготовка та реалізація пропозицій щодо розвитку та поглиблення міжнародних наукових зв’язків Інститута;

— забезпечення співробітників Інститута науковою та науково-технічною інформацією щодо основних напрямів діяльності Інститута;

— ефективного функціонування аспірантури та докторантури в Інституті;

— підготовки пропозицій та представлення наукових розробок Інститута у вигляді реклами, стендів тощо на виставках та інших подібних заходах.

4. НОВ відповідно до покладених на нього завдань:

— готує перспективні та щорічні плани науково-організаційних заходів в Інституті і створює умови для їх реалізації;

— бере участь у щорічному аналізі результатів наукової та науково-технічної діяльності Інститута;

— бере участь в о рганізації та проведенні наукових конференцій, симпозіумів, семінарів, шкіл;

— інформує науковців Інститута щодо наукових та науково-технічних заходів в Україні та за її межами;

— відповідає за функціонування та р озвиток комп’ютерної мережі Інститута;

— готує пропозиції щодо поліпшення роботи наукової бібліотеки Інститута;

— бере у часть у розвитку міжнародної співпраці Інститута (надання допомоги співробітникам Інститута у створенні міжнародних лабораторій, участі в міжнародних наукових конкурсах, прийомі закордонних вчених тощо).

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1. Загальні положення

При складанні розділу правил внутрішнього трудового розпорядку для свого підприємства слід керуватися ст. 43 — 46 Конституції України, ст. 2 КЗпП, оскільки цей розділ Типових правил суперечить Конституції України. Він може бути такого змісту.

Ці Правила внутрішнього трудового розпорядку розроблені відповідно до Конституції України, чинного трудового законодавства, а також законів України "Про підприємства", "Про господарські товариства" та інших нормативно-правових актів. Мета правил внутрішнього трудового розпорядку полягає в регулюванні трудових відносин усіх працівників, а також у забезпеченні продуктивної праці, поліпшенні якості роботи, зміцненні трудової дисципліни, раціональному використанні робочого часу.

Дія правил внутрішнього трудового розпорядку поширюється на всіх працівників, які працюють на підприємстві за трудовим договором.

2. Порядок приймання і звільнення робітників та службовців

Цей розділ Типових правил суперечить чинному трудовому законодавству тільки в п. 9. Так, згідно з ст. 38 КЗпП працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений термін, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово за два тижні,а не за два місяці, як це вказано в Типових правилах. Звільнення працівника з поважних причин проводиться в термін, указаний працівником, а не через місяць, як це вказано в Типових правилах. Нагадаємо, що у ст. 38 КЗпП наведений перелік поважних причин для звільнення працівника в термін, про який він попросить. До таких причин належать: переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання в цій місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною-інвалідом; догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом 1 групи; вихід на пенсію; приймання на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин.

Крім того, у чинному трудовому законодавстві немає такого дисциплінарного стягнення,як переведення на нижчеоплачувану роботу.

При розробці цього розділу використовуються норми глави ІІІ КЗпП. Цей розділ містить такі відомості.

1. Робітники і службовці реалізують своє право на працю шляхом укладення трудового договору (контракту) про роботу на підприємстві.

2. Право приймання працівників на роботу має виконавчий директор відповідно до статуту товариства.

3. Прийманняна роботу працівників здійснюється на конкурсній основі.

4. Працівник, який приймається на роботу, проходить співбесіду з начальником відділу, у якому є вакансія, і працівниками управління персоналом.

5. При прийманні працівників на посади директора, виконавчого директора, керівника структурного підрозділу кандидатура затверджується зборами засновників.

6. Новий працівник в обов'язковому порядку приймається з випробувальним терміном до З місяців, для робітників — 1 місяць.

7. При укладенні трудового договору працівник зобов'язаний подати такі документи:

— паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

— трудову книжку, а якщо громадянин влаштовується на роботу вперше, — диплом або інший документ про освіту, військовослужбовець, звільнений зі Збройних сил, —: військовий квиток:

— документ про освіту або професійну підготовку;

— довідку про стан здоров'я у випадках, передбачених законодавством (особи до 21 року; на роботи зі шкідливими і небезпечними умовами праці).

8. Заява працівника про приймання на роботу розглядається виконавчим директором протягом 2 днів.

9. Укладення трудового договору оформляється наказом і оголошується працівнику під розпис.

10. При прийманні на роботу працівник повинен бути ознайомлений:

— з правилами внутрішнього трудового розпорядку;

— колективним договором;

правилами дотримання комерційної таємниці;

умовами оплати праці:

— посадовою інструкцією;

— інструкцією з охорони праці та протипожежної безпеки.

11. На всіх робітників і службовців, які пропрацювали на підприємстві більше ніж п'ять днів, ведуться трудові книжки в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінсоцзахисту України від 29.07.93 p. N 58 (у редакції наказу Мінпраці і Мін'юсту України від 08.06.01 p. N 259/34/5).

12. Припинення трудового договору може мати місце тільки з підстав, передбачених законодавством.

13. Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений термін, попередивши про це письмовою заявою за два тижні.

14. Після закінчення вказаних термінів попередження працівник має право припинити роботу, а адміністрація підприємства зобов'язана видати працівнику трудову книжку і провести з ним розрахунок.

15. За наявності у працівника поважних причин, передбачених чинним законодавством, трудовий договір повинен бути розірваний у термін, про який просить працівник.

16. Припинення трудового договору оформляється наказом.

3. Основні обов'язки робітників і службовців

У ст. 139 КЗпП перелічені лише основні трудові обов'язки працівників.

До Типових правил включені юридичні обов'язки працівників, що мають як правовий, так і етичний зміст, і в основному не суперечать чинному трудовому законодавству, і тому їх можна включати при розробці цього розділу.

Працівники підприємства зобов'язані:

— працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження свого безпосереднього начальника, виконавчого директора і рішення зборів засновників товариства;

— дотримувати трудову дисципліну, стримуватися від дій, що заважають іншим працівникам виконувати їхтрудові обов'язки;

— дотримувати комерційну таємницю підприємства;

— поліпшувати якість роботи і продукції, що випускається, не допускати упущень і браку в роботі, дотримувати технологічну дисципліну:

— дотримувати вимоги нормативних актів про охорону праці, техніку безпеки і протипожежнуохорону;

— уживати заходів до негайного усунення причин і умов, що перешкоджають або утруднюють нормальне виробництво роботи, і негайно повідомляти про те, що сталося, виконавчому директору;

— утримувати своє робоче місце, обладнання і пристосування в порядку, чистоті і в справному стані;

— дбайливо ставитися до майна підприємства.

4. Основні обов'язки адміністрації

У ст. 141 КЗпП перелічені основні обов'язки власника або уповноваженого ним органу. У п. 12 Типових правил ці обов'язки більш конкретизовані. Цей розділ може виглядати таким чином.

Адміністрація підприємства зобов'язана:

— правильно організувати працю робітників і службовців, щоб кожний працював за своєю спеціальністю і кваліфікацією, мав закріплене за ним робоче місце, своєчасно до початку отримуваної роботи був ознайомлений з установленим завданням і забезпечений роботою протягом усього робочого дня;

— забезпечити здорові і безпечні умови праці, справний стан обладнання і пристосування, а також нормативні запаси сировини, видаткових матеріалів, канцелярського приладдя, необхідних для безперебійної і ритмічної роботи;

— створити умови для зростання продуктивності праці шляхом упровадження новітніх досягнень науки, техніки і наукової організації праці;

— удосконалювати організацію оплати праці, забезпечуючи матеріальну зацікавленість працівників у результатах їх особистої праці і в загальних підсумках роботи. Видавати заробітну плату в установлені умовами колективного договору терміни;

— забезпечувати суворе дотримання трудової і виробничої дисципліни, застосовувати заходи впливу до порушників трудової дисципліни;

— дотримувати законодавство про працю і правила охорони праці;

— поліпшувати умови праці, забезпечувати належне технічне обладнання всіх робочих місць і створювати на них умови роботи, що відповідають правилам з охорони праці;

— уживати необхідних заходів щодо профілактики травматизму, професійних та інших захворювань працівників підприємства;

— забезпечувати систематичне підвищення ділової (виробничої) кваліфікації працівників, їх економічних і правових знань. Створювати необхідні умови для поєднання роботи з навчанням.

5. Робочий час і його використання

Режим робочого часу підприємства — це розподіл роботи протягом конкретного календарного періоду. Режимом робочого часу визначається кількість робочих днів на тиждень або інший період, час початку і закінчення роботи, час і тривалість перерв, тривалість і правила чергування змін та ін. Конкретні режими робочого часу встановлюються підприємствами самостійно з урахуванням вимог гл. ІV, V, а також Закону про відпустки і фіксуються у правилах внутрішнього трудового розпорядку і графіках змінності.

Час початку і закінчення роботи та перервидлявідпочинку і харчування встановлюється такий:

— початок роботи — 8.30;

— обідня перерва — 12.00 — 13.00;

— закінчення роботи — 17.30.

2. Відповідно до ст. 52 КЗпП на підприємстві для всіх працівників установлюється п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями: суботою і неділею.

3. Відповідно до ст. 53 КЗпП напередодні святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП) тривалість роботи працівників скорочується на одну годину.

4. Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень (ст. 50 КЗпП).

5. Працівники можуть залучатися до понаднормової роботи тільки у виняткових випадках, перелічених у ст. 62 КЗпП.

6. Перед початком роботи кожний працівник зобов'язаний відмітити свій прихід на роботу, а після закінчення робочого дня — залишення роботи в порядку, установленому на підприємстві.

7. Облік явки на роботу і залишення роботи ведеться в табелі обліку використання робочого часу.

6. Заохочення за успіхи в роботі

Згідно з ст. 143 КЗпП до працівників підприємств/установ та організацій можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку. Таким чином, у правилах внутрішнього трудового розпорядку можуть установлюватися будь-які види заохочень, які колектив уважає доцільними. Відповідно до п. 2.23 Інструкції N 58 до трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" уносяться відомості про заохочення за успіхи у праці. До трудової книжки не заносяться премії, які передбачені системою заробітної плати або виплата яких носить регулярний характер.

1. За зразкове виконання трудових обов'язків, підвищення продуктивності праці, поліпшення якості продукції, тривалу і бездоганну роботу та інші досягнення в роботі до працівників підприємства застосовуються такі заохочення:

— оголошення подяки;

— нагородження почесною грамотою;

— нагородження цінним подарунком;

— видача премії.

2. Заохочення оголошуються наказом, доводяться до відома всього колективу та заносяться до трудової книжки працівника.

7. Відповідальність за порушення трудової дисципліни

Оскільки п. 25 Типових правил суперечить чинному трудовому законодавству України, при складанні цього розділу слід керуватися ст. 147-152 КЗпП.

1. Порушення трудової дисципліни,тобто невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов'язків спричиняє застосування таких дисциплінарних стягнень:

— догана;

— звільнення.

2. Звільнення як дисциплінарне стягнення може бути застосоване:

— за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника застосовувалися заходи дисциплінарного або громадського впливу (п. З ст. 40 КЗпП);

— за прогул (у тому числі відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП);

— за появу на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння (п. 7 ст. 40 КЗпП).

3. Дисциплінарні стягнення застосовуються виконавчим директором підприємства.

4. До застосування дисциплінарного стягнення від порушника трудової дисципліни слід зажадати пояснення в письмовій формі. Відмова працівника дати пояснення не може служити перешкодою для застосування стягнення. Про відмову від надання письмового пояснення складається акт за підписом кількох осіб.

5. Дисциплінарні стягнення застосовуються до порушника дисципліни безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця від дня його виявлення, не рахуючи часу хвороби або перебування працівника у відпустці.

6. Дисциплінарне стягнення не може бути застосоване пізніше шести місяців із дня здійснення проступку.

7. За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосоване тільки одне дисциплінарне стягнення.

8. Наказ про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розписку у триденний термін.

ПРОТОКОЛ № 10

12.12.2005 р. м. Київ

Зборів орендного швейного об'єднання

«Каштан» Укршвейпрому

Голова С. М. Руденко Секретар А. М. Токарева. Присутні: Відсутні:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2005 р. (повідомлення головного бухгалтера С В. Марченка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (повідомлення заст. директора С. М. Руденка).

І. СЛУХАЛИ:

С. В. Марченко — доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л. Я. Грищенко — вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г. М. Коваль — запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2006 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за 2006 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2006 р.

ІІ. СЛУХАЛИ:

С. М. Руденка — пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2006 р. створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова (підпис) С. М. Руденко

Секретар (підпис) А. М. Токарчук

РЕЗЮМЕ

вул. С. Петлюри, 48, кв.31, м. Львів,

79052

тел. 67-50-42

e-maіl: [email protected]

ОЛЕКСІЙ КИРИЛЮК

Мета: заміщення вакантної посади керівника рекламного відділу з умовою професійного вдосконалення і росту.

Освіта: 1997—2002 pp. — Львівський національний університет ім. Івана Франка, економічний факультет, спеціальність «Менеджмент організацій».

Досвід: серпень 2002 р. — дотепер — менеджер з реклами ТзОВ «Атлант».

Особисті відомості: українець, 1980 року народження, неодружений,

Додаткова інформація: вільно володію англійською, російською мовами, польською — на розмовному рівні; маю навички роботи з комп'ютером — Word, Іnternet, Excel, Power Poіnt; є права водія категорії В і С; зацікавлення — автомобіль, комп'ютер. Рекомендації будуть надані на вимогу.

Розписка

Я, студент фізико-математичного факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова Маковецький М. Й., отримав від завідувача бібліотеки К.П. Шустрого для тимчасового користування на час канікул 1 (один) підручник з фізики, 1 (один) підручник з математики, 1 (один) підручник з філософії.

Підпис

08.06.03 Підпис студента Маковецького М. Й. засвідчую

Декан фізико-математичного

факультету (підпис) О. В. Марусяк

Україна

Державний комітет з медичної та

мікробіологічної промисловості

«ДЕРЖКОММЕДБІОПРОМ»

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

12.02.06 № 13 м. Київ

Про роботу з проектами документів длязаконодавчої та виконавчої влади

При підготовці проектів документів, якими вносяться зміни до діючих законодавчих або нормативних актів (проекти постанов Кабінету Міністрів України, положень, наказів і т. п.), встановити такий порядок роботи:

Управління справами готує наказ (розпорядження) по Комітету, в якому визначаються персональний склад групи спеціалістів, голова групи і його заступник у роботі над проектом документа.

Голова робочої групи та його заступник несуть персональну відповідальність за вчасну підготовку й узгодження проекту документа з органами законодавчої та виконавчої влади.

Управління справами спільно з управліннями Комітету, які готують документ, здійснює контроль за вчасною підготовкою проекту документа, його представленням адресату й рішенням щодо нього.

Працівники Комітету, причетні до підготовки необхідного документа, постійно стежать за вчасним представленням проекту документа владним структурам, сприяють прискореному його розгляду і, за необхідності, удосконалюють.

Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Перший заступник

Голови Комітету (підпис) В. Т. Чумак

Телефонограма № 348

від 6 листопада 2001 року

Від кого: Український державний університет харчових технологій

Телефон 261-57-94

Кому Віннику В. А. Передав Собко О. В.

Прийняв Зюбрецький В. М.

год. 12 хв. 45

Просимо професора Вінника В. А. взяти участь у конференції 14—18 листопада. Запрошення висилаємо поштою.

Оргкомітет

Проректор В. С. БойкоТернопільський завод «Ватра» «Затверджую»

Директор заводу

В. М. Симиренко

19.05.06

АКТ № 78

м. Тернопіль 14.09.2008

Про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора заводу від «18» серпня 2008 р. №35

Складено комісією в складі:

Голова — заст. головного бухгалтера заводу Я. В. Гончар;

Члени комісії: бухгалтер О. І. Кулик, ст. економіст Н. Д. Величко.

Присутні: касир заводу Г. І. Бондарчук.

У результаті проведення ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі станом на 12.10.06 згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку 446 грн. 15 коп. (чотириста сорок шість гривень 15 коп.).

2. Фактичний залишок готівки 406 грн. 00 коп. (чотириста шість гривень 00 коп.).

Нестача готівки, що утворилася з провини касира,— 40 грн. 15 коп.

Комісія пропонує повернути суму, що її не вистачає, касирові заводу Г. І. Бондарчук.

Складено у трьох примірниках: 1-й примірник — директорові заводу; 2-й — до бухгалтерії заводу; 3-й — касирові заводу.

Голова комісії Я. В. Гончар

Члени комісії О. І. Кулик

Н.Д. Величко

ВИТЯГ З НАКАЗУ

від 26 квітня 2000 року № 128

ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДЕРЖАВНОЇ СТАТИСТИЧНОЇ ЗВІТНОСТІ ПРО ДІЯЛЬНІСТЬ ПІДПРИЄМСТВ ОПТОВОЇ ТОРГІВЛІ

На виконання Плану статистичних робіт на 2000 рік та з метою запровадження поточної статистичної звітності щодо розвитку і функціонування сфери оптової торгівлі наказую:

1. Затвердити форму державної статистичної звітності № 1-опт «Звіт про діяльність підприємства оптової торгівлі», квартальну, що додається, і ввести її в дію, починаючи зі звіту за січень — вересень 2000 року.

2. Розповсюдити зазначену форму державної статистичної звітності на всі юридичні особи, основним видом економічної діяльності яких є оптова торгівля.

3. Управлінню статистики торгівлі (Пепелова Г.С.):

3.1. Визначити необхідний тираж бланків та у п’ятиденний термін передати фінансово-економічному управлінню Держкомстату оригінал бланка затвердженої форми державної статистичної звітності № 1-опт (квартальна) для тиражування.

3.2. Забезпечити розробку постановки задачі по КЕОІ статистичної звітності № 1-опт (квартальна) в терміни, що передбачені планом розробки нових та удосконалення діючих КЕОІ у 2000 році.

3.3. Здійснювати методологічне та організаційне керівництво збором та розробкою державної статистичної звітності за формою № 1-опт (квартальна).

4. Фінансово-економічному управлінню (Сорокіна Т.В.) забезпечити фінансування робіт, пов’язаних із запровадженням державної статистичної звітності за формою № 1-опт (квартальна), тиражуванням і розсилкою бланків, розробкою програмного забезпечення КЕОІ, виконанням робіт з обробки статистичної інформації в ДП ГМІЦ Держкомстату.

5. ДП ГМІЦ Держкомстату (Сидоренко М.М.) забезпечити:

5.1. Розробку програмного забезпечення КЕОІ за формою № 1-опт (квартальна) в терміни, що передбачені планом розробки нових та удосконалення діючих КЕОІ у 2000 році.

5.2. Розробку даних, одержаних від територіальних органів державної статистики, за затвердженою формою.

6. Голові Держкомстату Автономної Республіки Крим, начальникам обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь статистики довести наказ до відома підприємств та організацій, організувати своєчасне збирання інформації про діяльність підприємств оптової торгівлі, подання її на адресу ДП ГМІЦ Держкомстату у встановлені терміни.

7. Скасувати наказ Мінстату від 09.07.97 № 173 — в частині затвердження форми № 1-зб (опт-бакалія); наказ Держкомстату від 10.08.98 № 280 — в частині затвердження форм — №№ 1-зб (споживчі товари), 1-зб (опт-споживчі товари).

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови комітету Остапчука Ю.М.

Голова Комітету О.Г. Осауленко

Витяг

з протоколу №2

засідання Ради регіонів

Федерації футболу України

м. Київ 4 листопада 2003 р.

Головуючий: Дяченко А.М. – голова Ради регіонів

Секретар:Овчаренко О.М.

Присутні:24 голів та заступників голів регіональних федерацій футболу

Запрошені: Стороженко С.М., Харченко С.В., Безносенко П.І.

Всього присутніхна засіданні: 28 чоловік.

Порядок денний:

1. Про поточний стан розвитку футболу в регіональних федераціях футболу.

Доповідачі: голови регіональних федерацій футболу

2. Про проведення ІІ-го чемпіонату України з пляжного футболу та співробітництво Асоціації пляжного футболу України з регіональними федераціями футболу.

Доповідач: Харченко С.В.

3. Різне.

4. Про відвідання головами регіональних федерацій футболу 4 листопада 2003 р. о 16-30 відкриття футбольного майданчика у школі-інтернаті №3 (вул. Саратовська, 20, Нивки).

1. СЛУХАЛИ:Про поточний стан розвитку футболу в регіональних федераціях футболу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Доручити Голові Ради регіонів сформувати бригаду для перевірки роботи та наданню практичної допомоги Запорізькій, Кіровоградській та Херсонській РФФ.

2. Провести у листопаді-грудні поточного року підведення річних підсумків на засіданнях Виконкомів або Рад ОФФ.

3. Звернутися до адміністрації ФФУ щодо винесення питання на Виконком ФФУ щодо рейтингу ОФФ

2. СЛУХАЛИ: Про проведення ІІ-го чемпіонату України з пляжного футболу та співробітництво Асоціації пляжного футболу України з регіональними федераціями футболу.

ПОСТАНОВИЛИ: Інформацію прийняти до відома.

3. СЛУХАЛИ: Різне.

Про виділення окремої статті витрат регіональних бюджетів під спортивні заходи на 2003 рік.

ПОСТАНОВИЛИ: звернутися до адміністрації ФФУ щодо направлення листа до Держкомспорту України щодо виділення окремої статті витрат у регіональних бюджетах на проведення змагань обласного рівня.

4. СЛУХАЛИ: Про відвідання головами регіональних федерацій футболу 4 листопада 2003 року о 16-30 відкриття футбольного майданчика у школі-інтернаті №3 (вул. Саратовська, 20, Нивки).

ПОСТАНОВИЛИ:Інформацію прийняти до відома.

Голова Дяченко А.М.

Секретар Овчаренко О.М.

НАКАЗ

по дошкільному навчальному закладу №43 «Горобинка»

Кіровоградської міської ради

від 23.07.2008 р. №25

«Про проведення атестації робочих місць за умовами праці для підтвердження права працівників на пільги та компенсації»

Відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 1 серпня 1992 року № 442 «Про порядок проведення атестації робочих місць за умовами праці», наказу управління освіти від 16.04.08 №98/3-01-15

Наказую:

1. Створити постійно діючу комісію з проведення атестації робочих місць за умовами праці для підтвердження права на пільги та компенсації за роботу в шкідливих виробничих умовах у складі:

Голова комісії – Харченко Р.Ю. – вихователь

Секретар – Ткаченко В.В. – вихователь

Члени комісії – Дяченко Г.М. – профгрупорг

Галій Л.М. – медсестра

Антонова Н.І. – завгосп

Провести з 23.07.08 р. по 31.08.08 р. атестацію робочих місць.

2. Голові атестаційної комісії розробити і подати на затвердження план заходів щодо проведення атестації робочих місць, забезпечити підготовки та їх проведення у відповідності з встановленими термінами.

3. Завідуючій господарством – Антоновій Н.І.

3.1. Сприяти атестаційній комісії у проведенні заходів з атестації робочих місць, забезпечувати своєчасне виконання протокольних рішень комісії.

3.2. Привести приміщення та устаткування на робочих місцях, що підлягають атестації, у відповідність з нормативно-технічною документацією.

3.3. Переглянути посадові інструкції працівників, які підлягають атестації та привести їх у відповідність з фактично виконуваною роботою.

4. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.

Завідувач ДНЗ №43 (Н.Чубченко)

ПРОТОКОЛ № 10

12.12.2005 р. м. Київ

Зборів орендного швейного об'єднання

«Каштан» Укршвейпрому

Голова С. М. Руденко Секретар А. М. Токарева. Присутні: Відсутні:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2005 р. (повідомлення головного бухгалтера С В. Марченка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (повідомлення заст. директора С. М. Руденка).

І. СЛУХАЛИ:

С. В. Марченко — доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л. Я. Грищенко — вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г. М. Коваль — запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2006 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за 2006 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2006 р.

ІІ. СЛУХАЛИ:

С. М. Руденка — пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2006 р. створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

Мовна культура — один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності. Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з. орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови.

Розділ 3. Техніка безпеки секретаря на робочому місці

Секретар-референт має легку фізичну роботу з постійним робочим місцем, так як він знаходиться більшу частину робочого часу (більше 50% або більше двох годин) на одному робочому місці, не докладаючи при цьому тяжких фізичних зусиль.

В холодну пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря 24 0С, що становить допустимого значення, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима температура повітря знаходиться в діапазоні від 20 до 24 0С (оптимальна становить 21-23 0С). Це не має шкідливих наслідків для організму.

В теплу пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря 27 0С, що становить допустиму ступінь шкідливості, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима температура повітря знаходиться в діапазоні від 21 до 28 0С (оптимальна становить 22-24 0С).

В холодну пору року в приміщенні де працює секретар-референт відносна вологість повітря 65 %, що становить допустиму ступінь, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима відносна вологість повітря на постійних робочих місцях в холодну пору року не більша 75 % (оптимальна становить 40-60 %).

В теплу пору року в приміщенні де працює секретар-референт відносна вологість повітря 65 %, що становить 1 ступінь, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима відносна вологість повітря на постійних робочих місцях в теплу пору року не більша 60 % (оптимальна становить 40-60 %). Це сприяє погіршенню умов праці, але значних шкідливих наслідків організму не несе.

В холодну пору року в приміщенні де працює секретар-референт швидкість руху повітря 1 м/с, що значно більша за оптимальну ступінь шкідливості, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 оптимальна швидкість руху повітря на постійних робочих місцях в холодну пору року не більша 0,1 м/с. (допустима становить не більше 0,2 м/с). Це сприяє незначному погіршенню умов праці.

В теплу пору року в приміщенні де працює секретар-референт швидкість руху повітря 1 м/с, що більша за оптимальну ступінь шкідливості, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 оптимальна швидкість руху повітря на постійних робочих місцях в теплу пору року 0,2 м/с (допустима 0,1-0,3 м/с). Це також спріяє незначному погіршенню умов праці.

Згідно з ДСТУ 12.1.005-88 гранично допустимі концентрації (ГДК) шкідливих речовин в повітрі робочої зони такі:

— ГДК формальдегўду = 0,5 мг/м3 Перевищення немає, ступінь Фактичне значення = 0,1 мг/м3 шкідливості допустима

— ГДК целюлози = 2 мг/м3

— Перевищення немає

— Фактичне значення = 0,5 мг/м3 1 ступінь шкідливості.

— ГДК рослинного та тваринного Перевищення немає,

— пилу з добавками

— діоксиду кремнія =4 мг/м3 2 ступінь

— Фактичне значення = 2 мг/м3 шкідливості

— ГДК летючих продуктів

— епоксідних смол = 0.5 мг/м3 Перевищення немає, ступінь

— Фактичне значення = 0.4 мг/м3 шкідливості допустима

На робочому місці на секретар-референта діє рівень шуму з силою 70 дБА ,що перевищує допустиму ступінь шкідливості, так як згідно з ДСТУ 17187-81 становить норма становўть 65 дБа. Це спріяє незначному погіршенню умов праці.

На робочому місці на секретар-референта діє рівень інфразвуку 50 дБ з частотою 4 Гц, що становить допустиму ступінь шкідливості, так як згідно з ГН 220-77-80 для частоти 4 Гц норма рівню інфразвуку становить 105 дБа.

На робочому місці, на секретар-референта діє електростатичне поле з силою 14 кВ/м, що становить допустиму ступінь шкідливості, так як згідно СН 1757-77 норма дії електростатичного поля становить 21.4 кВ/м.

На робочому місці, на секретар-референта діє електромагнітне випромінювання з напруженостю 20 В/м, що згідно з ДСТУ 12.1.006-84 становить 1 ступінь шкідливості (перевищує у 2 рази), так як ГДК електромагнітного поля для частоти 40 МГц рівна 10 В/м.

Це негативно впливає на роботу головного мозку, органів кишечного тракту та інші внутрішні органи.

На робочому місці, у секретар-референта є звичайне освітлення, фактичне значення якого рівне 19%, що згідно з СНіП 11-4-79 становить допустиму ступінь шкідливості, оскільки норма звичайного освітлення становить 1,44% (еІV=eІІІmc, де е-коефіцієнт звичайного освітлення, с-коефіцієнт сонячності клімату, m-коефіцієнт світового клімату; е=2*0,9*0,8=1,44%).

На робочому місці, у секретар-референта є штучне освітлення фактичне значення якого рівне 200Лк, що згідно з СНіП 11-4-79 що становить 1 ступінь шкідливості, оскільки норма штучного освітлення становить 300 Лк. Це негативно впливає на органи зору та на роботу головного мозку[6, c. 296-298].

На робочому місці, секретар-референт має допустиму фізичну навантаженість, так як він не робить тяжких фізичних навантажень, не проходить на протязі робочого дня великих відстаней і, взагалі, працює в переважній більшості з паперами, що не є сильним фізичним навантаженням.

Секретар-референт на робочому місці має вільну зручну позу (зміна пози "сидячи-стоячи" за бажанням робітника). Що становить оптимальну фізичну навантаженість.

Також він має оптимальну кількість нахилів корпусу за зміну — до 50 разів.

Протягом зміни секретр-референт має переміщення у просторі, обумовлені технологічним процесом до 4 км, що становить оптимальне переміщення робітника.

Робота секретар-референта це рішення простих альтернативних завдань згідно з інструкцією, а тому його робота відноситься до допустимого ступеня напруженісті праці.

Під час роботи секретар-референту доводиться сприймати інформацію з наступним співстановленням фактичних значень параметрів з їх номінальним значенням. Заключна оцінка фактичних значень параметрів секретар-референта- шкідливий клас умов праці 1 ступеня.

За характером виконуваної роботи, роботу секретар-референта можна віднести до праці за встановленим графіком з можливим його корегуванням по ходу діяльності. З цього можливо зробити висновок, що характер виконуваної роботи секретар-референта відноситься до допустимого класу умов праці.

За ступенем складності завдання роботу секретар-референта можна віднести до допустимого класу умов праці, тому, що вона включає в себе обробку, виконання завдання т його перевірку.

Сенсорне навантаження секретар-референта можна віднести до шкідливого класу умов праці 1 ступеня, так як тривалість зосередженого спостереження (в % від часу зміни) становить 21-75 %.

Щільність сигналів (світлових, звукових та інш.) та повідомлень в середньому за одну годину роботи секретар-рефернта знаходиться в діапазоні 175-300, що відносить цю роботу до 1 рівня шкідливості.

Кількість виробничих об'єктів, за якими приходиться одночасно спостерігати секретар-референту не білше 5, що відносить цю роботу до оптимального класу умов праці.

Майже завжди, під час роботи, секретар-референту доводиться мати справу зрозрізненням об'єктів розмірами <0,3 мм, більше 50% часу робочої зміни, що становить шкідливий клас умов праці 2 ступеня .

Роботасекретар-референта не вимагає роботи з оптичними приладами, тому це є оптимальним рівнем умов праці.

Також секретар-референту доводиться спостерігати за екраном комп'ютера більше 5 годину за зміну, тому це є шкідливим рівнем умов праці 2 ступеню.

Так як секретар-референту доводиться спілкуватися безпосередньо за роботою і по телефону, то розбірливість слів та сигналів буде від 90 до 70 %. Звідси, навантаження на слуховий аналізатор буде не дуже великим, тому його можна віднести до допустимого класу умов праці.

Дія іонізуючих випромінювань на секретар-референта становить 0,7 бер., тому вона відноситься до оптимального рівня іонізації, оскільки норма становить < 1,0 бер.

При роботі секретар-референт насамперед несе відповідальність за функціональну якість допоміжних робіт (завдань). Вимагає додаткових зусиль з боку керівництва. Це відносить роботу секретар-референта до допустимого класу умов праці.

Ступінь ризику для власного життя і безпеку інших осіб, при роботі секретар-референта виключений.

При роботі секретар-референтові доводиться для реалізації простого завдання або операцій, які багаторазово повторюються затрачати більше 10 операцій, тому це відноситься до оптимального рівня умов праці.

Продовжуваність виконання (секунди) простих завдань або операцій які повторюються при роботі секретар-референта більше 100, ось чому це відноситься до оптимального рівня умов праці.

Працювати секретар-референтові приходиться в 2 зміни, тому це — допустимий рівень умов праці[23, c. 563-565].

Висновки

Секретарю-референту припадає працювати далеко не в оптимальних умовах. Деякі фактори приймають припустиме значення, але з цього не виходить, що це сприятливо впливає на здоров'я людини.

Для поліпшення безпеки праці секретаря-референта необхідно:

При підвищеній вологості в теплий або холодний період року в закритому помешканні, у якому працює секретар-референт, необхідно набути кондиціонера, що стабілізує відносну вологість, температуру і швидкість прямування повітря.

Для регулювання концентрації шкідливих речовин у повітрі необхідно частіше провітрювати помешкання, у якому працює секретар-референт.

Для того, щоб уникнути негативного впливу электромагнітного випромінювання, а також звукового тиску необхідно знаходиться по можливості подалі від джерела цього впливу.

При недостатньому штучному освітленні бажано перемістити робоче місце поближче до джерела природного освітлення, щоб зменшити навантаження на очі.

Для того, щоб уникнути несприятливих факторів сенсорної напруги необхідно частіше розслаблюватися і робити необхідні фізичні вправи.

Так, як секретар-референт найчастіше працює на комп'ютері, для того щоб уникнути негативного впливу монітора комп'ютера на очі необхідно поставити захисний екран на комп'ютер або набути спеціальних очок.

Якщо людина не буде дотримуватися хоч половині цих правил, то це може призвести до множини фахових захворювань. Як, наприклад, при роботі потребуючої високої координації прямувань, виконуваних у швидкому темпі (оператор ЕОМ) розвивається такі захворювання як писальний спазм і інші види фахових дискитецій (коордінаторних неврозів).

Список використаної літератури

1. Беспянська Г. Методика розроблення номенклатури справ підприємства //Секретарь-референт. — 2007. — № 11. — C. 9-15

2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

3. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,- К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

4. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

5. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

6. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

7. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

8. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

9. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

10. Загорецька О. Номенклатура справ //Секретарь-референт. — 2005. — № 11. — C. 13-19

11. Загорецька О. Розроблення номенклатури справ //Справочник кадровика. — 2004. — № 11. — C. 56-65

12. Загорецька О. Складання номенклатур та формування справ //Секретарь-референт. — 2004. — № 7. — C. 9-14

13. Зберігання документів на підприємстві //Податки та бухгалтерський облік. — 2007. — № 9: Спецвипуск. — C. 2-111

14. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

15. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

16. Письменна Л. Робота з порядками, правилами та інструкціями на підприємстві //Секретарь-референт. — 2008. — № 4. — C. 38-40

17. Рожнов В. Номенклатура дел кадровой службы: Практические вопросы составления номенклатуры дел, их формирование и хранение //Справочник кадровика. — 2008. — № 2. — C. 63-69

18. Селютин В. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов //Секретарь-референт. — 2004. — № 5. — C. 15-17

19. Сельченкова С. Номенклатура справ для комерційних підприємств і організацій //Секретарь-референт. — 2003. — № 5. — C. 14-22

20. Сельченкова С. Оформлення справ //Секретарь-референт. — 2003. — № 5. — C. 9-13

21. Сельченкова С. Складання номенклатури справ //Секретарь-референт. — 2003. — № 2. — C. 9-16

22. Сельченкова С. Составление номенклатуры дел //Справочник кадровика. — 2003. — № 3. — C. 34-41

23. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

24. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.