Архівознавство

Теорія.

1.Архівна справа в Галицько-Волинській державі.

2.Архівна справа в Україні у XVIII-XIX століттях.

Практика.

1. Які основні функції археографічного опису?.

2. Облік надходжень архівних документів.

Список використаної літератури.

Теорія

1.Архівна справа в Галицько-Волинській державі

Давньоруські літописи зафіксували важливі відомості про широкі стосунки київських князів з чужоземними країнами, тексти договорів з Візантією, волзькими болгарами. Угоди скріплювалися писемними документами. "Цей договір учинили ми (руси) і ви оба (цесарі), — зазначається в тексті договору між Греками і Руссю 912 p., — новим написанням на двох хартіях". Хрисовули, клятвені грамоти руських послів та інші важливі документи на пергаменті зберігалися в казні київських великих князів. Місцезнаходження князівських архівів разом з коштовностями свідчило про роль документів і ставлення до них великокнязівської влади.

Княжий двір як орган центрального управління Галицько-Волинської держави XIII -XIV ст. мав серед своїх державних функцій, що домінували над приватними князівськими, завдання збирати та зберігати важливі документи. Галицький літопис серед двірських урядників, які виконували державні функції, називає печатника (канцлера). Коло обов'язків цього урядника не обмежувалося проставлянням печаток на князівських грамотах, він виконував доручення князя, зокрема здійснював слідство над боярами. У княжому дворі зосереджувалися документи про адміністративні, військові, судові, фінансові, церковні й дипломатичні справи Галицько-Волинської держави. Так, писані грамоти (тестаменти) князя Володимир Волинського і Берестейського Володимира Васильковича засвідчували право успадкування його родичами земель, сіл з митом, стольного міста Володимира (на Волині). З княжої канцелярії в місті Володимирі походять відомі грамоти XIV ст. (про відновлення і підтвердження союзу з Пруссією, надання свободи купцям, привілеї містам) останніх галицько-волинських князів Андрія і Льва, Юрія (Болеслава).

Монастирі й церкви, засновані галицько-волинськими князями, крім маєтностей, грошових і речових пожертвувань, отримували богослужебні книги. Так, князь Володимир Василькович спорядив монастир Св. Апостолів, церкви та єпископії (перемиську, чернігівську) книгами. На книгах, які зберігалися в ризницях, нерідко робили записи про пожертвування храмам, нотатки господарського характеру. Монастирські зібрання книг і документів відігравали роль архівів-бібліотек. Хранителями книг і грамот були ризничі (завідувачі ризниці).

Отже, виникнення архівів в Україні безпосередньо пов'язане з утвердженням державності на її землях, насамперед Київської Русі. Розширення державних функцій княжого двору, економічне зміцнення церкви зумовлювали зростання великокнязівського і церковних архівів, які мали важливе політичне й культурне значення для внутрішнього життя держави та міждержавних відносин. Формувалися й особові архіви дружинників і бояр. Документи захищали приватну власність, закріплювали станові привілеї. Розпад Київської Русі, занепад Галицько-Волинської держави негативно позначилися на розвитку архівної справи, але закладені архівні традиції знайшли своє продовження в литовсько-польській добі української історії.

2.Архівна справа в Україні у XVIII-XIX століттях

Про ліквідацію автономності України та введенням загальноросійського адміністративного устрою розвиток українських архівів тісно пов'язувався з архівним будівництвом у Російській імперії. Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів.

Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.

1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора Я. Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті Чернігові "архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных местах без призрения оставленных… позначенню в Чернигове дома прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг". Для "розбирання всех дел, приведения их в порядок" намісник призначав чиновників. Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784) Катеринославського намісництва (1784-1796), другої Новоросійської губернії (1797-1802), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Св. Димитрія. На Правобережжі архіви губернських правлінь поповнювалися справами колишніх воєводських канцелярій, а казенні палати — вотчинними документами і грамотами монастирів. У 20-х роках XIX ст. в архіві старих справ Київської казенної палати в льохах та підвалах псувалися документи, які потрапили туди після ліквідації монастирських вотчин. Великий за обсягом архів утворився при Полтавській казенній палаті, де зберігалися справи про монастирське землеволодіння, матеріали Румянцевського опису, документи Гадяцької полкової канцелярії.

У 1831-1835 pp. у містах України було скасовано магдебурзьке право, зокрема давнє самоуправління Києва. Відповідно до "Городового положення" від 12 червня 1870 р. створювали нові органи самоуправління — Міські думи (розпорядчі органи) та Міські управи (виконавчі органи), функціонування яких призвело до створення архівів. В архівах міських дум і управ зберігалися документи про права і привілеї міст.

Внаслідок реформ 60-х років XIX ст. було ліквідовано багато установ — різні комітети і комісії, старі судові установи, "приказы общественного призрения". Діловодство ліквідованих установ стало заповнювати архіви губернських правлінь, казенних і судових палат, внаслідок чого кількість справ в архівах збільшувалася вдвічі або й втричі.

Документи місцевих дореформених установ в Україні, які перетворилися на історичні матеріали, почали передавати до історичних відомчих архівів у Росії. Після судової реформи 1864 р. справи ліквідованих повітових судів надходили до МАМЮ. Порядок передавання справ встановлювали "Правила о разборе архивов судебных мест". Деякі окружні суди намагалися спочатку розібрати справи з 1800 p., відібрати ті, які мали залишитися у них, а потім відправляти до Москви. Найбільше документів ліквідованих судів передано до МАМЮ з Чернігівської (понад ЗО тис), Полтавської (близько 18 тис.) та Харківської (близько 14 тис. справ) губерній.

Архіви губернських правлінь, казенних і судових палат зростали швидкими темпами не лише за рахунок документів ліквідованих установ, а й в результаті організації власного діловодства. Російські бюрократичні порядки, регламентація канцелярської служби сприяли зростанню документообігу. В XIX ст. поточне діловодство канцелярій було відокремлене від архівів. Канцелярії впорядковували документи, формували справи, надавали їм заголовки, наприклад: "Дело, состоящее из регистров бумагам, отправленным в Санкт-Петербург для доклада Г. генерал-губернатору. Начато 18 марта 1843 г."8 В кінці кожного року на закінчені справи складали описи, в яких зазначали порядкові номери, дати початку і закінчення справи, зміст та кількість аркушів у кожній справі. "Решенные дела", непотрібні для поточних справ, канцелярії передавали до архівів за описом. В архіві справи зберігали у в'язках, у шафах, на полицях. На обкладинці справи проставляли номери шафи, полиці, в'язки. Наприклад, "Дело об учреждении в Києве Временной комиссии для разбора Архива разных присутственных мест й монастырей тут и о мерах к открытию действий ея. Начато 30 апреля 1843 г. — кончилось 12 октября 1844 г. По судной части на 547 листах" зберігалося в архіві у в'язці 16, на 4 полиці, в 113 шафі.

В архівах, переповнених старими справами, документи зберігалися без належного порядку. "Сбитые в кучу дела,… истлевшие й подгнившие от сырости, ни в какую опись не занесенные", — з таким порядкуванням зіткнувся дослідник О. Андрієвський в архіві Київського губернського правління 1881 р.10 Обсяг матеріалів колишньої Малоросійської колегії, які зберігалися при Чернігівському губернському правлінні, був невідомий. Чернігівський губернатор у листі до ректора Харківського університету повідомляв лише приблизну вагу згаданих документів — 150 пудів.

Установи, яким належали архіви, нерідко позбавлялися непотрібних для довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого знищення.

Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які узгоджували питання з вищими установами. 1861 р. Проскурівський повітовий суд звертався до Подільського губернського правління з проханням розглянути питання про старі справи (з 1803 p.), які зберігалися "без всякой надобности… й увеличивали только архив". Подільське губернське правління порушувало перед київським, подільським і волинським генерал-губернатором питання про запровадження в Подільській губернії "особых" комісій для розбирання старих непотрібних архівних справ у повітових судах цієї губернії і визначення, які з них підлягають знищенню. У лютому 1861 р. комісія, створена для розбирання архіву Балтського земського суду, склала опис старих справ з 1795 до 1834 p., які підлягали знищенню. Відомі факти стихійного знищування документів. Так, у кінці XIX ст. у м. Черкасах Київської губернії на базарах продавався весь архів Кременчуцького нижнього земського суду зі справами останньої чверті XVIII — першої чверті XIX ст.

На розвиток архівів в Україні у XIX ст. суттєво впливала загальна постановка архівної справи в Російській імперії. Укази, розпорядження, накази і постанови різних відомств стосувалися усіх сторін архівної справи: концентрації архівного матеріалу, розбиранню і впорядкуванню архівних фондів, правил знищення старих архівних справ, зберігання архівних документів.

За указом 1798 р. всі закінчені в різних місцевих інстанціях судові справи в кожній губернії здавалися до архіву губернської судової палати. Указ 1800 р. вимагав "решенные дела" адміністративного характеру передавати до архіву губернського правління, а фінансово-економічні справи зосереджувати у казенній палаті.

Циркуляри та інструкції Міністерства внутрішніх справ передбачали впорядкування архівів судових місць, канцелярій прокурорів і стряпчих (1850 ), щорічний перегляд справ, яким минуло десять років, та перевірку архівів раз на рік (1852). Перегляд справ мала проводити комісія, утворена з дозволу вищої влади. З 1867 р. такі комісії встановлювалися губернською владою.

Циркуляром від 9 грудня 1852 р. Міністерство внутрішніх справ запровадило "Росписание тех родов архивных дел, которые не должны подлежать уничтожению по губернским правленням й уездным присутственным местам", яке передбачало 23 категорії таких справ. Встановлювалися відповідні категорії для міських дум та квартирних комісій.

Не залишилися поза увагою уряду архіви ліквідованих установ. Так, після ліквідації управління новоросійського і бессарабського генерал-губернатора (січень 1874 р.) вирішувалося питання про влаштування архіву цієї канцелярії і було асигновано суму понад 3 тис. карбованців на утримання цього архіву, виплату коштів службовцям архіву.

Військове міністерство розробило Правила передавання закінчених справ до архівів військових канцелярій. Всі справи і книги поточного діловодства було розділено на три категорії ("разряды"), відповідно до яких після закінчення справи документи призначалися для знищення або для зберігання в архівах13 . Справи, призначені для зберігання в архівах, поділилися на дві групи: справи, які зберігалися певний строк (1,3,5,10,35, 40 років) та справи, які необхідно "хранить всегда", "хранить вечно". До категорії "хранить всегда" належали "описи делам и книгам, хранящимся в архиве".

Упорядкуванням архівів духовного відомства з середини XVIII ст. опікувався Святійший Синод. 1865 р. було створено комісію для розбирання справ Синодального архіву. Крім справ власне цього архіву, комісія приділяла увагу архівам консисторським. У грудні 1868 р. комісія дійшла висновку, що архівні справи не можуть розглядатися як потрібні чи не потрібні, вказавши на їх цінність як писемних пам'яток, що дають багатий матеріал для статистики, історії, юридичної науки. Указом 1869 р. Святійший Синод заборонив єпархіальній владі знищувати старі архівні справи і передбачив заходи щодо упорядкування архівів духовного відомства.

У відповідності з указом Святійшого Синоду, Церковно-історичне і археологічне товариство при Київській духовній академії 1898 р. створило комісію для розбору і опису справ Київської духовної консисторії. Протягом року комісія ретельно переглянула архів, виділила всі справи XVIII ст. і перших трьох років XIX ст. (адміністративні й судові), а також книги указів, описи монастирів і церков, прибутково-видаткові книги, клірові, сповідні і метричні книги 1731 -1803 pp. Комісія відзначила відсутність у консисторському архіві загальних описів справ і книг за XVIII ст. Для успішного розбирання та впорядкування архівних документів комісія рекомендувала передати справи і книги старого консисторського архіву до 1803 р. включно "без отчуждения их от консистории".

1873 р. при Міністерстві народної освіти було створено "особливу" комісію з представників різних відомств під головуванням сенатора М. Калачова для обговорення питання про влаштування архівів і зберігання в них документів. З цією метою збиралися дані про стан архівів усіх відомств. Департамент загальних справ Міністерства внутрішніх справ розіслав "вопросные пункты", для з'ясування питання приміщень архівів, співробітників, кількості справ і хронології, способів зберігання, систематизації документів, наявності опису справ, існування фактів знищення і передання архівних матеріалів.

Наприкінці XIX — на початку XX ст. на пропозиції істориків та архівістів уряд визнав за необхідне провести реорганізацію архівної справи.

Особливості формування архівів адміністративних та судових установ у Правобережній Україні пов'язані з перебуванням її земель у складі Речі Посполитої. Всі акти, що торкалися українського Правобережжя, записувалися до Коронної метрики. У XVIII ст. співвідношення між архівами центральних і місцевих установ змінилося. Важливу роль в управлінні внутрішніми справами відігравала місцева влада, що позначилося на складі архівів гродських судів (органів судової і військово-адміністративної діяльності старост, яких призначав король), архівів шляхетських станових судів — земських і підкоморських, архівів міського самоуправління — магістратів і ратуш, а також приватних архівів великих землевласників.

В архівах місцевих судово-адміністративних установ відкладалися діловодні документи: протоколи (чорнові записи), індукти (чистописи), фасцикули, допоміжні реєстри та індекси справ, суммаріуші.

У XVIII ст. значно поповнилися архіви магістратів і ратуш. Найважливішу групу документів в архівах становили актові книги, до яких вносили ухвали з адміністративних питань, записи про процеси міського суду. Іншу цінну групу документів складали рахункові акти і книги, наприклад книги запису прибутків і видатків. У великих містах, зокрема Львові, Перемишлі, Самборі та ін. велися окремі книги ради (радецькі), куди записували ухвали ради як законодавчого і адміністративного органу в місті, акти про діяльність цехів та книги лавничі з матеріалами лавницького суду, який розглядав кримінальні й цивільні справи. У малих та приватних містечках Правобережжя, де міський уряд не ділився на раду й лаву, велися єдині міські книги.

Зміна адміністративного устрою у Правобережній Україні після її приєднання до Російської імперії внаслідок поділів Польщі в кінці XVIII ст. докорінно вплинула на архівну справу цього регіону. Становлення нового адміністративного правління за губернським положенням 1775 p., введення губернських та повітових судів супроводжувалося запровадженням російського діловодства, формуванням при нових канцеляріях архівів за російським взірцем. Старі архіви судово-адміністративних установ, міського самоврядування зазнали великої руйнації. Магдебурзькі книги і книги ратуш майже всі загинули, деякі ратушні книги потрапили до приватних зібрань. Актові книги передавалися до архівів нових державних установ.

Церковні архіви Правобережжя XVIII ст. (архіви церковної адміністрації, храмів та монастирів) відображали релігійну ситуацію в регіоні, церковну організацію, підпорядкування церков, адміністративне управління та ієрархію Римо-католицької, Греко-католицької та Православної церков. До архівів церковної адміністрації належать архіви Греко-католицької митрополії, Римо-католицьких єпископських кафедр, консисторій та архіви архієреїв, де зосереджувалася документація не лише про їх особисту діяльність, а й документи окремих єпархій.

На збереженість церковних архівів впливала соціально-політична ситуація на Правобережжі у XVIII ст. Так, через безперервні конфлікти, у т.ч. релігійні, католицькі ієрархи не мали постійної резиденції. Переїзд єпископських кафедр, заснування тимчасових резиденцій, відсутність постійних приміщень для архівів призводило до розпорошення архівних комплексів. Не мали постійної резиденції на Правобережжі у XVIII ст. і греко-католицькі митрополити. У другій половині XVIII ст. резиденція митрополита найдовше перебувала у Радомишлі. Слідом за митрополитами по їхніх резиденціях мігрував митрополичий архів у повному складі, або розрізнений на частини (згадуються "митрополитанські архіви" Варшавський, Львівський, Луцький та ін.).

Важливість на той час архівів церковної адміністрації підтверджують факти упорядкування Архіву митрополитів Української греко-католицької церкви. Опис (можливо, перший) цього архіву відомий з 1699 р. За наказом митрополита було систематизовано документи (з кожного предмета, наприклад про Брестський собор, про владу і права митрополита тощо, зібрані в одне місце), з'єднано у фасцикули. Опис документів складено за предметами, географічними і власними іменами. Розбирання й описування митрополичого архіву здійснювали і в другій половині XVIII ст. Митрополичий архівіст А. Война 1763 p. склав "Реєстр остатка найденных бумаг". Згрупованим документам надавали заголовки, наприклад "про унію", "про релігію", були заголовки за характером документів: папські булли, присяги митрополитів, королівські привілеї. Зберігалися фасцикули з різними змішаними документами. На групу документів, систематизованих за хронологією, складали описи. З часом, порядок у митрополичому архіві був порушений. Після смерті останнього митрополита і так званого акту з'єднання уніатів з православними (1839) частину архіву з Радомишля було передано до Білорусько-Литовської колегії, в тюках, на вагу, без описів і "без всякого порядка, с совершенно перемешанными документами". За постановою Святійшого Синоду 1843 р. архів колишніх уніатських митрополитів передано до Синодального архіву "для надлежащего хранения".

Православна церква в Правобережній Україні після переходу в унію Перемиської, Львівської і Луцької єпархій своїх єпархій до кінця XVIII ст. не мала. Для керівництва православними монастирями Правобережжя при Київській духовній консисторії було створено "окремий стіл" — "генеральне повиття". ПІСЛЯ включення Правобережної України до складу Російської імперії було проведено і церковно-адміністративну реформу, створювалися самостійні єпархії: Брацлавська (з 1796 р. — Подільська), Житомирська (з 1799 р. — Волинсько-Житомирська). Київська єпархія остаточно оформилася до 1797 р. З часу заснування православних єпархій на Правобережжі ведуть свою історію архіви духовних консисторій.

Архіви функціонували при Луцько-Житомирській та Кам'янецькій римо-католицьких духовних консисторіях (обидві засновані в 1798 p.).

З діяльністю найбільших землевласників Правобережної України — князів Любомирських, Сангушків, графів Потоцьких, Браницьких та ін. пов'язано формування магнатських архівів. Тут зосереджувалися королівські грамоти на володіння, приватні акти на право власності, тестаменти, купчі, орендні контракти, інвентарі та люстрації маєтків, родовідні книги, метрики про хрещення, свідоцтва про шлюб, виписки із метричних книг та ін. До приватних архівів різними шляхами потрапляли і документи з архівів окремих установ. Крім юридичних актів, у магнатських архівах зберігалося офіційне і приватне листування.

Як залишки магнатських архівів відомі архівні фонди Любомирських, Потоцьких, Сангушків в архівосховищах Києва та Львова, або компактні комплекси в складі наукових документальних колекцій.

На архівну справу Закарпаття значний вплив мало включення його до складу Угорщини і реформування місцевих органів управління. Адміністративно-територіальними одиницями на Закарпатті були комітати (жупанії), в результаті діяльності яких відкладалися різні документи, насамперед записи постанов жупних зборів. У 1733 р. угорська влада прийняла рішення про будівництво адміністративних будинків для жуп. У зв'язку з цим стало можливим заснування жупапістських архівів. В адміністративних будинках обов'язково передбачалося приміщення для комітатських архівів. Тут зберігалося поточне діловодство: протоколи зборів, листи громадян, скарги.

Хранителем і упорядником документів у комітатських архівах був старший нотар, він завідував і комітатською печаткою. Матеріали комітатських архівів використовували не лише для наведення довідок, а й у наукових цілях. Відомо, що документами Угочанської жупи користувалися у XVIII.ст. закарпатські дослідники, зокрема історик Антон Сірмай.

Територіальні зміни жуй негативно впливали на долю архівів: під час переміщень документи розпорошувалися, пошкоджувалися, частково втрачалися. Відомі на Закарпатті у XVIII ст. архіви привілейованих міст Берегова, Мукачева, Ужгорода, при-ватні графські архіви, архіви Мукачівської дієцезії (єпархії) та Мукачівського чернечого монастиря отців Василіан (останній зберігав документи про монастирські володіння, декрети про дарування монастиреві сіл).

Практика

1. Які основні функції археографічного опису?

Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування.

Послідовність робіт з описування можна простежити за наведеною схемою, яка окреслює місце архівного описування у системі архівних технологій.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст (див. схему). Відповідно визначається вид описування.

Основним видом є описування архівних документів на першому етапі, коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їх просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи — одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду — основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівних документів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.

Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації.

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх організації. До елементів заголовка справи належать:

• назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

• автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);

• адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи);

• питання або предмет, подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

• назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи;

• дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

Елементами описання справи є також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти ("розрізнені аркуші", "без початку" тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основної облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду Картка і аркуш фонду та справа є первинним джерелом для наступного опрацювання архівної інформації і базою для створення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату.

Другий обов'язковий для всіх документів архіву вид описування пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об'єктами описування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівний фонд отримує тільки йому належний номер — складову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання.

На цьому етапі описування складають архівний опис — головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиниця описування одержує архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.

Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на надання допомоги у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може здійснюватися через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовка, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним (презентаційним).

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає новий етап — роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

2. Облік надходжень архівних документів

Під обліком архівних документів розуміють комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм; у реєстрації в облікових документах фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.

До обліку архівних документів висуваються такі вимоги: По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру — архівних фондах і одиницях зберігання — фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.

По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого — справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім — у архіві. Дані архівів надходять до Держ-комархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів.

По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується через взаємодію співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Централізований державний облік НАФ на рівні усієї архівної системи контролює та здійснює Держкомархів через ведення Центрального фондового каталогу на підставі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібрань. Керівництво і контроль за станом державного обліку документів НАФ в межах певної адміністративно-територіальної одиниці за місцем державної реєстрації документів здійснюють відповідні державні архіви.

У державному архіві облік архівних документів, що зберігаються в ньому, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється централізовано окремим структурним підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по архіву в цілому облік документів ведеться також в кожному архівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами — у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах — через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю — архівний фонд, до якої прирівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є "аркуш", "документ", але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

Принцип динамічності забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

При фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіями обліковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи — за групами і комплексами.

У зарубіжній практиці в облікових документах забезпечується первинний облік об'єднаних за походженням великих комплексів документів, які зберігаються в державних архівах. У Франції одиницями обліку є серії, у Великобританії — архівні групи, у США — документальні групи. Хоча за назвами вони відрізняються, але за змістом становлять комплекси документів, прирівняні до архівного фонду, і є класифікаційними та обліковими одиницями. Поряд з ними одиницями обліку є і "метро-полиця" (довжина стелажних полиць), фізичний обсяг документів. Таким чином, за одиницю обліку архівних документів прийнято одиницю виміру кількості документів (аркуш, документ, справу, архівний фонд, проект, комплект кінофільму чи фонодокумента, погонний метр тощо).

Безпосередній державний облік документів НАФ здійснюють державні архіви, а також власники документів НАФ — юридичні чи фізичні особи — в основних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.

Таким чином, в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах — індивідуальний і сумарний (див. таблицю).

Загалом система облікових документів дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить до довідкового апарату державних архівів.

Список використаної літератури

1. Алексеева Е. Архивоведение: Учебник для учреждений нач. проф. образования:Учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по спец. 0611 — Делопроизводство и архивоведение / В.П. Козлов (ред.). — 3.изд., доп. — М. : Издательский центр "Академия", 2005. — 271с.

2. Архівознавство: підручник / Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш ; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. — 2-е вид., виправл. і доп. — К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2002. — 354 с.

3. Калакура Я. С., Боряк Г. С., Дубровіна Л. А., Климова К. І., Ляхоцький В. П. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вузів — К., 1998. — 314с.

4. Крайская З. Архивоведение: Учебник для сред. спец. учеб. заведений. — М. : Норма, 1996. — 224с.

5. Ляхоцький В. На рубежі тисячоліть:здобутки та перспективи українського архівознавства // Пам'ять століть. — 1998. — № 5. — С. 90-98

6. Олійник С. Архівознавство України: Метод. рек. для студ. іст. ф-ту / Кам'янець- Подільський держ. ун-т — Кам'янець-Подільський : РВВ Кам'янець-Подільського держ. ун-ту, 2006. — 34с.

7. Тельчаров А. Д. Архивоведение: Конспект лекций:Пособие для подгот. к экзаменам — М. : Приор-издат, 2004. — 156с.

8. Трач Ю. Архівознавство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун- т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 362с.

9. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 380с. — Ч. 1 — 380с.

10. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 264с. — Ч. 2 — 264с.

11. Хрестоматія з архівознавства: підручник / Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства ; Упор.: Г.В. Боряк, Ірина Матяш та ін. — К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2003. — 407 с.