Бази даних та фінансування
Категорія (предмет): Фінанси1. Поняття баз та банків даних.
2. Організація технології вирішення завдань фінансового обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: облік витрат на виробництво.
3. Достовірність первинної документації в умовах використання ЕОМ.
Список використаної літератури.
1. Поняття баз та банків даних
База даних являє собою файл спеціального формату, який містить інформацію, належним чином структуровану.
Більшість сучасних баз даних (БД) належить до реляційного типу. Реляційною називається база даних, у якій всі дані, що доступні користувачеві, організовані у вигляді таблиць, зв'язані між собою, а всі операції, що виконуються з даними, зводяться до дій із цими таблицями.
Таблиця складається з рядків і стовпців. Кожний стовпець містить дані одного типу. У базах даних рядки таблиці називають записами, а стовпці — полями (рис. 1.).
Незважаючи на «примітивність» таких текстових баз даних, потужні системи управління базами даних дозволяють імпортувати подібні файли й перетворювати їх в "дійсні" бази даних.
База даних — це інтегроване сховище взаємопов'язаних даних конкретної предметної області[2, c. 59-62].
Система управління базами даних (СУБД) — це комплекс програмних засобів, призначений для інтегрованого зберігання та обробки даних.
Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:
• визначення мети створення бази даних;
• визначення таблиць, які повинна містити база даних;
• визначення структури таблиць (полів та їх типів);
• призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;
• визначення зв'язків між таблицями;
• завантаження даних;
• створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;
• аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню СЕРВИОАНАЛИЗ>ТАБЛИЦА) та аналізатора швидкодії (меню СЕРВИОАНАЛИЗ>БЬІСТРОДЕЙСТВИЕ).
З поняттям бази даних тісно пов’язуються поняття банку даних та система керування базами даних. Банк даних — це побудована на технології баз даних система мовних, організаційних та програмних засобів, призначених для централізованого нагромадження і колективного використання даних. Банк даних охоплює спеціальні структури інформації, алгоритми, спеціальні мови, програмні та апаратні засоби, що забезпечує створення і експлуатацію системи нагромадження інформації, яка поступає від кількох джерел, її обновлення, корегування та багаторазове використання, а також прямий зв’язок з користувачем для отримання відповідей на будь-які, навіть не заплановані запитання.
В банку даних здійснюється збереження та пошук інформації, завантаження та обновлення даних, їх реорганізацію та відновлення. Основні вимоги до банку даних: інтеграція баз даних і цілісність кожної з них, незалежність, мінімальна надлишковість даних, що зберігаються, і здатність до їх розширення. Важливою умовою ефективного функціонування банку даних є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу або випадкового знищення даних, що зберігаються[1, c. 102-104].
2. Організація технології вирішення завдань фінансового обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: облік витрат на виробництво
У сучасних економічних умовах особливе значення має своєчасне, повне й достовірне визначення фактичних витрат на виробництво та збут продукції, а також контроль за використанням ресурсів і грошових засобів.
В обліку витрати на виробництво розрізняються:
· за місцем виникнення витрат;
· за видами продукції, робіт, послуг;
· за видами витрат;
· за способом перенесення вартості на продукцію;
· за ступенем впливу обсягу виробництва на рівень витрат;
· за календарними періодами.
Виокремлюють також:
· витрати виробництва, цеху, дільниці, служби;
· витрати на виріб, типові види виробів, групи однорідних виробів, разові замовлення; валову, товарну, реалізовану продукцію;
· витрати за економічними елементами, витрати за статтями калькуляції;
· витрати прямі, непрямі, умовно-змінні, умовно-постійні;
· витрати поточні, одноразові;
· витрати виробничі та невиробничі.
Усі витрати підприємства на виробництво й реалізацію продукції у грошовій формі утворюють собівартість продукції — основний показник виробничо-господарської діяльності підприємства. Собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг) складається з виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), яку було реалізовано протягом звітного періоду, нерозподілених постійних витрат і наднормативних виробничих витрат.
За Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Затрати» до складу виробничої собівартості продукції входять:
· прямі матеріальні витрати;
· прямі витрати на оплату праці;
· інші прямі витрати;
· загальновиробничі витрати.
Облік витрат на виробництво здійснюють за допомогою методів, які відповідають вимогам і специфіці окремих виробництв, забезпечують складання достовірних калькуляцій собівартості продукції та організацію дійового контролю за зниженням витрат на виробництво.
Основні методи обліку витрат такі:
стосовно технологічного процесу (нормативний, стандартний, позаказний, попередній);
за об’єктами калькуляції (облік за деталями, вузлами, виробами, процесами, переділами, виробництвами, замовленнями);
за способом збору інформації, який забезпечує контроль за витратами (метод попереднього контролю та нормативний метод).
Розрахунок собівартості одиниці окремих видів продукції або робіт і всієї товарної продукції називається калькуляцією. На практиці застосовують планову, кошторисну, нормативну та фактичну калькуляції[4, c. 75-77].
На підприємствах для обліку витрат на виробництво продукції використовують рахунок 23 «Виробництво». Він призначений для узагальнення інформації про витрати на виробництво продукції (робіт, послуг), а також для обліку на окремих субрахунках витрат.
За дебетом цього рахунка відображаються прямі матеріальні, трудові та інші прямі витрати, а також виробничі накладні витрати та витрати від браку продукції (робіт, послуг), за кредитом — суми фактичної виробничої собівартості завершеної виробництвом продукції, виконаних робіт і послуг.
Аналітичний облік за рахунком 23 «Виробництво» ведеться за видами виробництв, за статтями витрат і видами або групами продукції, що випускається. На великих підприємствах аналітичний облік витрат може вестися за підрозділами підприємства та центрами витрат і відповідальності.
У бухгалтерському обліку витрати групують за економічними елементами (рис. 4) та узагальнюють інформацію на відповідних рахунках.
Для узагальнення інформації про матеріальні витрати за звітний період використовують рахунок 80 «Матеріальні витрати» та відповідні субрахунки (табл.1). За дебетом рахунка 80 «Матеріальні витрати» відображаються суми визнаних матеріальних витрат, за кредитом — списання на рахунок 23 «Виробництво» прямих матеріальних витрат, що входять до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), до затрат допоміжних (підсобних) виробництв, на рахунки класу 9 матеріальних витрат, що належать до виробничих накладних витрат, адміністративних і збутових витрат, або на рахунок 79 «Фінансові результати», якщо підприємство не використовує рахунки класу 9.
Для узагальнення інформації про витрати на оплату праці за звітний період у бухгалтерському обліку введено рахунок 81 «Витрати на оплату праці» з відповідними субрахунками (табл. 2).
Рахунок 82 «Відрахування на соціальні заходи» призначено для узагальнення інформації про витрати та відрахування на соціальні заходи. В обліку використовують такі його субрахунки (табл. 3).
За дебетом рахунка 82 «Відрахування на соціальні заходи» відображається належна сума відрахувань на соціальні заходи, за кредитом — списання на рахунок 23 «Виробництво» суми відрахувань, які прямо входять до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), до затрат допоміжних (підсобних) виробництв, на рахунки класу 9 — суми відрахувань, що належать до виробничих накладних витрат, адміністративних і збутових витрат, або на рахунок 79 «Фінансові результати», якщо підприємство не користується рахунками класу 9.
Рахунок 82 «Відрахування на соціальні заходи» кореспондує:
Рахунок 83 «Амортизація» призначено для узагальнення інформації про суму нарахованої амортизації основних засобів, інших необоротних матеріальних активів та нематеріальних активів
За дебетом цього рахунка відображається сума нарахованих амортизаційних відрахувань, за кредитом — списання на рахунок 23 «Виробництво» суми амортизаційних відрахувань, які прямо входять до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), до затрат допоміжних (підсобних) виробництв, на рахунки класу 9 — суми амортизаційних відрахувань, що належать до виробничих накладних витрат, адміністративних і збутових витрат, або на рахунок 79 «Фінансові результати», якщо підприємство не застосовує рахунки класу 9.
Рахунок 84 «Інші операційні витрати» використовується для обліку операційних витрат, що не відображаються на інших рахунках класу 8. Ці витрати є витратами звітного періоду, якщо не входять до складу виробничої собівартості продукції (робіт, послуг). Зокрема до інших операційних витрат входять вартість робіт, послуг сторонніх підприємств, сума податків, зборів (обов’язкових платежів), крім податків на прибуток, утрати від курсових різниць, знецінення запасів, псування цінностей, списання та уцінення активів, сума фінансових санкцій тощо.
За дебетом рахунка 84 «Інші операційні витрати» відображається сума визнаних витрат, за кредитом — списання на рахунок 23 «Виробництво» витрат, які прямо входять до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), до затрат допоміжних (підсобних) виробництв, на рахунки класу 9 — виробничих накладних витрат, адміністративних і збутових витрат, або на рахунок 79 «Фінансові результати», якщо підприємство не користується рахунками класу 9.
Рахунок 85 «Інші затрати» забезпечує облік витрат на інвестиційну та фінансову діяльність підприємства, а також витрат від надзвичайних подій. На цьому рахунку також узагальнюється інформація про суму податків на прибуток.
За дебетом рахунка 85 «Інші затрати» відображається сума визнаних витрат, за кредитом — списання на рахунок 79 «Фінансові результати».
Собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг) утворюється з виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), реалізованої протягом звітного періоду, нерозподілених постійних витрат і наднормативних виробничих витрат. Для узагальнення інформації про собівартість реалізованої готової продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг використовують рахунок 90 «Собівартість реалізації» (табл. 5).
За дебетом цього рахунка відображається виробнича собівартість реалізованої готової продукції, робіт, послуг; фактична собівартість реалізованих товарів (без торгових націнок), за кредитом — списання в порядку закриття дебетових оборотів на рахунок 79 «Фінансові результати».
Адміністративні витрати, витрати на збут та інші операційні витрати не входять до складу виробничої собівартості готової та реалізованої продукції, а тому інформація про такі витрати узагальнюється на рахунках обліку витрат звітного періоду — 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності».
Рахунок 90 «Собівартість реалізації» кореспондує:
Для обліку загальновиробничих витрат використовується рахунок 91 «Загальновиробничі витрати». На ньому узагальнюється інформація про:
· виробничі накладні витрати на організацію виробництва та управління цехами, дільницями, відділеннями, бригадами та іншими підрозділами основного й допоміжного виробництва;
· витрати на утримання та експлуатацію машин і устаткування.
Цей рахунок не застосовується на підприємствах торгівлі.
За дебетом рахунка 91 «Загальновиробничі витрати» відображається сума визнаних витрат, за кредитом — щомісячне, за відповідним розподілом, списання на рахунки 23 «Виробництво» та 90 «Собівартість реалізації».
Аналітичний облік ведеться за місцями виникнення, центрами та статтями (видами) витрат. Кореспонденція цього рахунка така:
Адміністративні витрати складають витрати на управління підприємством і витрати невиробничого призначення. У собівартість внутрішньозаводських (міжцехових) замовлень, а також у собівартість забракованої продукції адміністративні витрати не входять.
За дебетом рахунка 92 «Адміністративні витрати» відображається сума визнаних адміністративних витрат, за кредитом — списання на рахунок 79 «Фінасові результати».
До загальногосподарських витрат, зокрема, належать витрати на утримання адміністративно-управлінського персоналу, витрати на їх службові відрядження, витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського призначення (оренда, амортизація, ремонт, комунальні послуги), охорона, юридичні, аудиторські, транспортні послуги, поштово-телеграфні, канцелярські витрати, сума податків, зборів (обов’язкових платежів).
Аналітичний облік ведеться за статтями витрат.
Для аналізу витрат на збут у бухгалтерському обліку використовується рахунок 93 «Витрати на збут». За дебетом цього рахунка відображаються суми визнаних витрат на збут, за кредитом — списання на рахунок 79 «Фінансові результати».
До витрат на збут, зокрема, належать витрати пакувальних матеріалів, транспортування продукції, товарів за умовами договору, витрати на маркетинг та рекламу, витрати на оплату праці й комісійні продавцям, торговим агентам, працівникам відділу збуту, амортизація, ремонт та утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів, що використовуються для забезпечення збуту продукції, товарів, робіт і послуг.
На рахунку 94 «Інші витрати операційної діяльності» ведеться облік витрат операційної діяльності підприємства, крім витрат, які відображаються на рахунку 90 «Собівартість реалізації», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати» та 93 «Витрати на збут».
За дебетом цього рахунка відображається сума визнаних витрат, за кредитом — списання на рахунок 79 «Фінансові результати».
Ведення на підприємстві рахунків класу 9 на рахунку 95 «Фінансові витрати» (табл. 6) передбачає облік витрат на фінансову діяльність підприємства. Така діяльність змінює розмір і склад власного та позикового капіталів. У процесі фінансової діяльності виникають:
витрати на відсотки (за користування кредитами отриманими, за облігаціями випущеними, за фінансову оренду тощо),
інші витрати підприємства, пов’язані з залученням позичкового капіталу.
За дебетом рахунка відображається сума визнаних витрат, за кредитом — списання на рахунок 79 «Фінансові результати». Рахунок 95 «Фінансові витрати» кореспондує:
У процесі фінансової діяльності підприємство може понести збитки від інвестицій в асоційовані, дочірні або сумісні підприємства. Облік таких втрат ведеться за методом участі в капіталі й узагальнюється на рахунку 96 «Втрати від участі в капіталі»
За дебетом рахунка відображається сума визнаних втрат, за кредитом — списання на рахунок 79 «Фінансові результати». Рахунок 96 кореспондує:
На рахунку 97 «Інші витрати» ведеться облік витрат, що виникають у процесі звичайної діяльності (крім фінансових витрат), але не пов’язані з виробництвом або реалізацією основної продукції (товарів) та послуг, а також витрати страхової діяльності.
На рахунку 98 «Податки на прибуток» ведеться облік належної за даними бухгалтерського обліку суми податку на прибуток від звичайної діяльності та надзвичайних подій.
На рахунку 99 «Надзвичайні витрати ведеться облік втрат і витрат, пов’язаних із подіями або операціями, які відрізняються від звичайної діяльності підприємства, та не очікується, що вони повторюватимуться періодично або в кожному звітному періоді.
До витрат від надзвичайних подій належать як прямі втрати за наслідками цих подій, так і витрати на здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням та ліквідацією наслідків (відшкодування, сплата стороннім організаціям, заробітна плата працівників, зайнятих на відновлювальних роботах, вартість використання сировини та матеріалів тощо).
Облік витрат допоміжного виробництва ведеться на рахунку 23 «Виробництво», на субрахунку» «Допоміжні виробництва». Аналітичний облік ведеться окремо по кожному допоміжному виробництву.
Витрати звітного періоду, що підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах (витрати на підготовку та освоєння нових видів продукції, на освоєння нових підприємств, виробництв, цехів тощо) обліковуються на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів». За дебетом цього рахунка відображаються нагромадження витрат майбутніх періодів, за кредитом — їх списання (розподіл) та внесення до складу витрат звітного періоду. Аналітичний облік витрат майбутніх періодів ведеться за їх видами.
Облік витрат на виправлення браку виконується на рахунку 24 «Брак у виробництві». Аналітичний облік втрат від браку ведеться за окремими структурними підрозділами, видами продукції, статтями витрат. Щомісяця втрати від браку списуються на витрати відповідного виду виробництва та вносяться до собівартості тих виробів або робіт, на яких виявлено брак.
Для узагальнення інформації про наявність і рух напівфабрикатів власного виробництва на підприємствах використовується рахунок 25 «Напівфабрикати». Цей рахунок застосовується для обліку руху напівфабрикатів усередині підприємств, які за умовами виробництва ведуть їх облік[5, c. 95-99].
Завершальний етап обліку витрат на виробництво — зведений облік або узагальнення витрат за статтями калькуляції, елементами, цехами та видами виробів (замовлень), видами послуг. Узагальнення витрат виконується в певній послідовності на основі зведених даних, отриманих у результаті оброблення первинних документів.
У результаті розв’язування задач з обліку витрат на виробництво використовуються такі дані:
нарахування амортизаційних відрахувань за кодами виробничих витрат (облік основних засобів);
витрати матеріальних цінностей на виробництво (облік виробничих запасів);
нарахування заробітної плати за кореспондуючими рахунками (облік праці та її оплати);
нарахування страхових внесків (облік праці та її оплати);
утримання із заробітної плати в частині віднесення на виробничі рахунки (облік праці та її оплати);
дані про витрати, віднесені на виробничі рахунки за розрахунковими операціями (облік фінансово-розрахункових операцій);
прибуткування готової продукції на складах за фактичною собівартістю (облік готової продукції, її відвантаження та реалізації);
розподіл позавиробничих витрат (облік готової продукції, її відвантаження та реалізація);
кількість виготовленої продукції за видами (облік готової продукції, її відвантаження та реалізація);
витрати на виробництво (зведений облік та складання звітності);
фактичні витрати на капітальний ремонт (зведений облік та складання звітності);
інформація про закриття виробничих рахунків (зведений облік та складання звітності).
Із управлінської інформаційної системи підприємства надходять:
планова собівартість окремих виробів (підсистема управління техніко-економічним плануванням);
ціни на готову продукцію (підсистема управління техніко-економічним плануванням);
нормативна калькуляція виробу (підсистема управління техніко-економічним плануванням);
інформація про незавершене виробництво (підсистема оперативного управління основним виробництвом);
кількість виготовлених виробів (підсистема оперативного управління основним виробництвом);
випуск однорідної продукції (підсистема управління допоміжним виробництвом);
пробіг транспортних засобів (підсистема управління допоміжним виробництвом);
інформація про брак (підсистема управління якістю продукції);
кошториси на різні витрати (підсистема управління фінансами);
фінансовий план (підсистема управління фінансами);
норми витрат (підсистема управління технічною підготовкою виробництва).
Організацію та методологію обліку витрат на виробництво регламентують відповідні нормативні документи, чинні в Україні: Закон України «Про внесення змін і доповнень в Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Затрати»; Типове положення з планування, обліку і калькулювання собівартості будівельно-монтажних робіт; Типове положення про склад витрат обігу і порядок їх планування та розподілу в торговельній діяльності; Типове положення з планування, обліку і калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості; Інструкція з планування, обліку і калькулювання собівартості робіт (послуг) на підприємствах і в організаціях житлово-комунального господарства та інші нормативні документи[2, c. 44-47].
3. Достовірність первинної документації в умовах використання ЕОМ
Обов'язковою передумовою при цьому є складання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту та обсягу. А тому документація в бухгалтерському обліку виступає як спосіб первинного спостереження за всією виробничою та фінансово-господарською діяльністю.
Документацію якнайтісніше пов'язано з рахунками. Тільки документи можуть бути підставою для записів на рахунках бухгалтерського обліку. Від якості документів значною мірою залежить якість бухгалтерського обліку.
Відомо, що кожна господарська операція — це відповідний обсяг економічної інформації. І щоб можна було цю інформацію контролювати, її треба не просто записати на рахунках бухгалтерського обліку, а спочатку оформити документально. Відтак первинний документ стає основним, найважливішим носієм інформації. З моменту оформлення первинного документа починається бухгалтерський облік.
Під час оформлення первинного документа аналізується сама господарська операція з погляду її законності та економічної доцільності, тобто відбувається поточний контроль, що перетворює документацію на засіб суцільного й безперервного спостереження за господарськими операціями, засіб обґрунтування облікових записів.
До первинних та зведених облікових документів ставляться певні вимоги щодо форми та змісту. Так, для кожного документа обов'язковими є такі реквізити:
· назва документа (форми);
· дата й місце складання;
· назва підприємства, від імені якого складено документ;
· короткий виклад змісту та обсягу господарської операції, зазначення одиниці вимірювання;
· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
· особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Оскільки існує величезна кількість господарських операцій, то й первинних документів, які групуються за певними ознаками і записуються на рахунках бухгалтерського обліку, також є безліч. Накопичення документів — це процес створення інформаційної бази, масивів первинних документів, які групують, обробляють, узагальнюють і використовують для внутрішніх і зовнішніх потреб[2, c. 103-105].
Список використаної літератури
1. Автоматизовані системи обробки економічної інформації: Підручник /Г.В.Лавінськпй. Т.Є.Оболонська. Б.В.Мариниченко та ін.; За ред. Г.В.Лавінського. — К.: Вища школа. 1995. — 287 с.
2. Береза A.M. Основи створення інформаційних систем: Навч. посібник. — 2-ге видання, перероблене і доповнене. — К.: КНЕУ. 2001.-214 с.
3. Журко В.Ф.. Пантелеев В. Д. Анализ хозяйственной деятельности в условиях АСУП. — М.: Экономика. 1987. – 263 с.
4. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерського учёта, контроля, анализа и аудита. — К.: А.С.К.. 1998. — 768 с.
5. Інформаційні системи і технологи в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів. За ред. B.C. Пономаренка. — К.: Видавничий центр "Академія". 2002. – 544 с.