Бесіда за круглим столом у розв’язанні ділових проблем

Вступ.

1. Поняття «кругового столу».

2. Проведення ділових зустрічей за круглим столом.

3. Організація дипломатичних прийомів за круглим столом.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Одним з найважливіших правил комунікації є вимога враховувати особливості партнера зі спілкування (його культурно-освітні, національні, вікові, психологічні та професійні якості) та проявляти повагу до нього, шо дасть змогу в процесі обміну інформацією оцінити рівень професіоналізму співрозмовника, загальний рівень інтелекту, обсяг його інформаційного фонду. Водночас ця вимога передбачає ставлення до партнера як до цінності, що може проявлятися в підкресленні його значущості. Приміром, вербальний прояв цієї вимоги може виглядати таким чином: «Ми звернулися саме до вас за порадою, адже ваш професіоналізм…». Особливо в цьому контексті варто виокремити вимогу, яка стосується професійних особливостей співрозмовника, передусім ідеться про те, що говорити необхідно мовою партнера, тобто апелювати до наукової термінології, форми викладу матеріалу, які є прийнятними для учасника спілкування. Іншими словами, з професіоналом потрібно говорити мовою професіонала, а з непрофесіоналом — доступною для нього мовою, враховуючи його словниковий запас, загальний рівень інтелекту й рівень інформаційного фонду. Якщо спілкуються представники різних національностей, то ефект від розмови стає набагато кращим, коли іноетнічні співрозмовники знають мову один одного.

Важлива вимога ефективної комунікації — уміння того, хто вступає в розмову, об'єктивно оцінювати свої особистісно-ділові якості, наукову компетенцію в тих проблемах, що винесені для обговорення. Тут варто не переоцінювати й не знижувати своєї науково-теоретичної, практичної й психологічної підготовки. Залежно від характеру розмови слід вибирати й тон комунікативного спілкування. Потрібно при цьому також знати власні примхи і слідкувати, щоб вони не вплинули на об'єктивність оцінки того, що ви почуєте у відповідь.

1. Поняття «кругового столу»

Круглий стіл — конференція або збори в рамках більшого заходу (з'їзду, симпозіуму, конференції). Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою. Саме спілкування у діловій практиці, як правило, підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін і організується зустріч.

У сучасному значенні вираження круглий стіл уживається з XX століття як назва одного зі способів організації обговорення деякого питання; цей спосіб характеризується тим, що:

· ціль обговорення — узагальнити ідеї й думки щодо обговорюваної проблеми;

· всі учасники круглого стола виступають у ролі опонентів (повинні виражати думку із приводу обговорюваного питання, а не із приводу думок інших учасників); відсутність набору декількох ролей характерно не для всіх круглих столів;

· всі учасники обговорення рівноправні; ніхто не має права диктувати свою волю й рішення.

Дана модель обговорення, ґрунтуючись на угодах, як підсумки дає результати, які, у свою чергу, є новими угодами. У процесі круглих столів оригінальні рішення й ідеї народжуються досить рідко. Більше того, найчастіше круглий стіл грає скоріше інформаційно-пропагандистську роль, а не служить інструментом вироблення конкретних рішень[3, c. 56].

"Круглі столи" належать до найбільш активних форм організації семінарського заняття — колективних. Приклад такого семінарського заняття — проведення "Прес-конференції представників найбільших країн світу" на підсумковому занятті з теми "Найбільші країни світу — середина 80-х — 90-ті рр.". На конференції присутні "керівники урядів" і "міністри закордонних справ" США, Великобританії, Франції, Німеччини, Японії, Італії, Китаю. На столах — прапорці держав і таблички з назвами країн, які вони представляють. Навпроти них розмістилися кореспонденти найбільш відомих країн світу. Кожен глава уряду коротко характеризує внутрішню політику своєї країни, міністр закордонних справ — зовнішню політику.

Особливе значення має положення письмового столу. Здавна вважалося, що стіл повинен бути орієнтований на одну зі сторін світла. Древні вірили, що, всідаючись особою до півночі, ви набудовуєтеся на успіх у справах. Сидячи особою на південь, ви почуваєте себе вільно і схильні до ризику.

Якщо ж стіл розташований так, що ви звернені особою на схід, це гарний провісник того, що ви будете динамічні і винахідливі. Ну а розташування столу в західному напрямку переповнить вас новими творчими ідеями.

Сидячий до дверей спиною почуває себе непевно, підсвідомо відчуваючи можливість «одержати удар у спину». Робоче місце не варто розташовувати біля вікна (упритул присувати стіл до підвіконня): так людина виявляється в несприятливих для зору умовах. Тому краще стіл розгорнути торцем до вікна так, щоб світло падало з лівої сторони[12, c. 94-95].

2. Проведення ділових зустрічей за круглим столом

Переговори краще вести за окремим столом. Вважається, що квадратний стіл не сприяє встановленню атмосфери довіри. Переговори за круглим столом передбачають вільний обмін думками, ведуться на рівних.

Ще більш неформальний характер мають переговори за журнальним столиком, особливо за чашкою кави або чаю; бізнесові питання вирішуються в загальному плані.

Отже, процес спілкування є надзвичайно складним явищем, який включає не тільки власне вербальний елемент, а й не менш важливе невербальне спілкування, яке досить часто несе в собі більш значуще змістовне навантаження та істотно впливає на весь процес спілкування.

Слід зазначити, що особливого значення знання невербальних аспектів спілкування набуває при діловому спілкуванні, коли від тих чи інших дій може залежати успішність проведених переговорів. Але при трактуванні різних проявів невербальної комунікації необхідно враховувати те, що існують істотні розбіжності в застосуванні тих чи інших символів у різних культурних традиціях.

Бесіда — одна з основних форм ділового спілкування. Вона може мати різне призначення: виявлення й погодження позицій, вияв незадоволення діями працівника, обговорення результатів контролю, переконання в чомусь тощо. Залежно від свого призначення, бесіда може мати різну будову та різні засоби для досягнення ефективності.

Слід визначити такі основні структурні елементи бесіди:

· Підготовка до бесіди.

· Початок бесіди.

· Повідомлення на початку наради.

· Активне слухання.

· Аргументування своєї позиції.

· Оформлення взаємних зобов'язань.

· Закінчення бесіди.

Бесіду необхідно планувати заздалегідь. Слід продумати:

· яка головна мета бесіди;

· яка ймовірність її успішного завершення;

· як сприйме бесіду співрозмовник;

· чи готовий він до обговорення проблем;

· який результат сприйме як сприятливий;

· які запитання він може поставити;

· які прийоми впливу необхідно застосувати в розмові;

· як необхідно поводитись, якщо співрозмовник одразу з усім погодиться, або, навпаки, все заперечить;

· як необхідно поводитись, якщо співрозмовник не відреагує на аргументацію, виявить недовіру або спробує приховати своє ставлення[2, c. 37-38].

Плануючи бесіду необхідно враховувати, що місце і час зустрічі значною мірою визначають загальний настрій і характер стосунків між її учасниками.

На початку бесіди слід зорієнтуватися в ситуації й спробувати встановити контакт з партнером. Метою цього етапу є створення сприятливої атмосфери для бесіди, залучення уваги та інтересу партнера до розмови. Ця фаза має вирішальне значення для забезпечення готовності й бажання співрозмовника брати участь у спілкуванні.

Існують різні прийоми початку бесіди, однак найраціональнішим є безпосередній перехід до предмета розмови без довгого вступу.

Передаючи повідомлення, слід викласти причину бесіди і висловити свою позицію так, щоб співрозмовник чітко зрозумів її. Йому легше буде усвідомити повідомлення, якщо воно буде викладене логічно, послідовно, стисло і простою мовою. Важливу роль у передачі повідомлення відіграють інтонація, тембр голосу, темп розмови, вираз обличчя, міміка і жести. Після викладу початкового повідомлення ініціативу в бесіді необхідно віддати партнеру.

Під час бесіди потрібно не тільки передати повідомлення, а й активно слухати. Активне слухання передбачає не тільки розуміння змісту висловлювань, а й відображення стану партнера, його інтересів, стимулювання висловлювань співрозмовника, демонстрування уваги до нього. Визначають три основні форми слухання: підтримка висловлювання, уточнення, коментування.

Підтримуючи висловлювання, необхідно дати співрозмовнику можливість висловити свою позицію. Уточнюючи — переконатися в адекватному розумінні співрозмовника. Коментуючи — висловити свою думку.

Фаза аргументування спрямована на логічне пов'язування ідей, вплив на позицію співрозмовника, чітке визначення розбіжностей. Аргументи мають бути простими, точними, зрозумілими та переконливими. Спосіб переконання необхідно будувати, враховуючи особливості темпераменту партнера. Докази слід подавати в коректній формі. Необхідно використовувати принцип наочності.

Етап оформлення взаємних зобов'язань передбачає підбиття підсумків і фіксування домовленостей, визначення конкретних дій для виконання й контролю. Нотатки в блокноті, зроблені в присутності співрозмовника, підкреслюють серйозне ставлення до прийнятих рішень.

Вихід із контакту, так само як і початок бесіди, передбачає звернути увагу на партнера, показати свою зацікавленість у збереженні домовленостей, змалювати перспективи співпраці, подякувати за участь. Форма, в якій відбувається закінчення бесіди, має сприяти створенню атмосфери взаємоповаги. У разі, якщо розмова затягується, її необхідно підвести до поточних справ, які необхідно закінчувати. Так можна дати зрозуміти співрозмовникові, що необхідно завершувати бесіду, не створюючи відчуття незручності[8, c. 39-40].

3. Організація дипломатичних прийомів за круглим столом

На прийомах, у яких беруть участь чоловіки й жінки, треба уникати розміщення жінки біля жінки, краще чергування: жінка — чоловік. Поруч або через стіл напроти один одного не садять подружжя. Жінку не садять у кінці столу (з краю повинен сидіти чоловік). Поруч не садять іноземців з однієї країни. При розсадці на прийомі з нагоди візиту закордонної делегації необхідно враховувати знання іноземної мови особами, які сидітимуть поряд із гостями. Перекладачі зазвичай також сидять за столом, але можуть знаходитися й позаду крісел господаря й головного гостя.

Якщо на прийомі присутні лише дипломати, то розсадка не створює проблем для його організаторів, оскільки індивідуальне старшинство серед дипломатів визначити неважко. Орієнтиром у цьому питанні є дипломатичні ранги. Старшинство дипломатів одного рангу визначається часом перебування в країні. Складніше визначити старшинство серед політичних і громадських діячів, представників ділових кіл, преси, які беруть участь у змішаних прийняттях, оскільки може виникнути протиріччя між визначенням старшинства за правом (ранг, посада) і старшинством з міркувань ввічливості. При визначенні порядку розсадки за столом враховується старшинство осіб, які займають офіційні посади, старшинство з міркувань ввічливості осіб, які мають великий вплив на суспільне життя, займають високе становище в суспільстві. Перевага надається державним діячам вищого рангу, вищим дипломатичним чинам та працівникам МЗС, у той час як серед інших запрошених перевага надається старшим за соціальним статусом та віком. Якщо виникають сумніви з розсадкою, можна проконсультуватися з місцевим протокольним відділом.

Якщо характер зустрічі виключає можливість надати почесне місце з міркувань ввічливості, краще утриматися від запрошення таких осіб. Можна розмістити гостей за двома або більше столами, створивши додаткову кількість почесних місць. Сучасна протокольна практика свідчить, що дедалі частіше на прийняттях з великою кількістю запрошених, серед яких багато високоповажних осіб, перевага надається розміщенню за кількома круглими або овальними столами на 6 або більше персон, чим полегшується визначення порядку розсадки запрошених[1, c. 92-93].

Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осіб — діаметром 4,50 м; для тридцяти осіб — діаметром 6,50 м. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.

За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб — зі стороною 6,30 м.

За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При "французькому" розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при "англійському" — за торцями. При "французькому" розміщенні за кожною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись непарна кількість осіб. Для 10-12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п'ять осіб, у другому — по п'ять осіб за довгими сторонами і по одній -за короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для ЗО осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.

При "англійському" розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфігурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при "французькому" розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбувається в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки дозволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу надане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 — 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.

Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе використання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або овального столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами[6, c. 51-52].

Висновки

В низці експериментальних досліджень показано, яким може бути розташування учасників спілкування за стандартним прямокутним (круглим, квадратним) столом і яке з них с оптимальним за певних обставин. Учасники спілкування, сидячи один навпроти одного, підсвідомо ділять стіл на дві рівні території і при цьому кожен претендує на власну територію та захищатиме її в разі зазіхань. Якщо люди не бажають спілкуватися за столом один з одним, то вони дотримуються незалежної позиції. Таку ситуацію зазвичай розцінюють як вороже ставлення людини, чиї територіальні кордони було порушено, а також як відсутність зацікавленості. І саме такого розташування потрібно уникати в тому разі, коли необхідна відверта розмова між учасниками комунікації. Щодо офіційного (квадратного) столу, то він сприяє створенню стосунків суперництва рівних за статусом людей. Вважається, що такі столи с ефективними для проведення короткої, ділової бесіди або для підкреслення стосунків субординації. При цьому стосунки співпраці скоріше встановляться з тією людиною, яка сидить за столом поруч із вами. А від людини, яка сидить праворуч від вас, «виходитиме» більше розуміння, ніж від того, хто сидить ліворуч. Водночас найбільший опір чинитиме той, хто сидить прямо навпроти вас. Стосовно розміщення групи людей за офіційним прямокутним столом, то посідатиме провідну позицію і здійснюватиме максимум впливу той, хто не сидітиме спиною до дверей. Практикою давно доведено, що атмосферу неофіційності й невимушеності створює неофіційний (круглий) стіл, який є найкращим засобом проведення бесіди людей однакового соціального статусу, оскільки кожному за столом надається однаковий простір. Якщо за круглим столом відбувається обговорення проблеми двома дискусійними групами, то, з огляду на зручність і оптимальність розташування, члени команди мають сидіти праворуч від лідера.

Безперечно, що лише засобами проксеміки не можна забезпечити успіх чи неуспіх переговорів, дискусії і т. п. їхній зміст і проходження визначають й інші рівні людської діяльності (цілі, позиції, соціальна належність партнерів та ін.). Водночас і оптимальна організація простору, і часові характеристики спілкування в сукупності з іншими чинниками відіграють певну роль у кінцевому результаті спілкування, а отже, їх необхідно вивчати й досліджувати. Так, низка досліджень у цій галузі пов'язана саме з вивченням специфічних наборів просторових і часових констант комунікації, які називаються хронотопами. Специфіка їхня полягає в тому, що певна ситуація спілкування створює інколи несподівані ефекти впливу.

Список використаної літератури

1. Білик Е. Сучасна енциклопедія етикету: 1000 правил і корисних порад/ Елліна Білик,; Пер. з рос. Олени Росінської,. — Донецьк: БАО, 2005. — 382 с.

2. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб./ В.П. Галушко,. — Вінниця: Нова книга, 2002. — 222 с.

3. Гах Й. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Йосип Гах,; М-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 158 с.

4. Герет Т. Етика бізнесу: монографія/ Томас М.Герет, Річард Дж.Клоноскі,; Пер. з англ. Остап Ватаманюк,; Ред. Степан Панчишин, Роман Цяпало,. — 2-е вид.. — К.: Основи, 1999. — 214 с.

5. Етика ділового спілкування: Курс лекцій/ Міжрегіон. акад.управл. персоналом; Тамара Чмут, Галина Чайка, Микола Лукашевич, Ірина Осечинська. — К.: МАУП, 1999. — 203 с.

6. Діловий етикет і культура спілкування: навч.-тематичний план, програма, плани семінар. і практ. занять для студ. напряму підготовки 0502 "Менеджмент" професійного спрямування 6.050200 "Менеджмент організацій" (менеджмент туристичної індустрії) / Федерація профспілок України ; Інститут туризму / Н.В. Федоренко (упоряд.) — К., 2006. — 18 с.

7. Калашник Г. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 143с.

8. Кубрак О. Етика ділового та повсякденного спілкування: учбовий посібник/ Олег Кубрак,. — 3-тє вид., стереотип.. — Суми: Університетська книга; К.: ВД "Княгиня Ольга", 2005. — 221 с.

9. Культура ділового спілкування: Навч. посібник/ Укл. Людмила Зубенко, Віктор Нємцов,. — К.: ЕксОб, 2000. — 196 с.

10. Палеха Ю. Ділова етика: учбовий посібник/ Юрій Палеха,; Європейський ун-т фінансів, інформ. систем, менеджм. і бізнесу. — К.: Вид-во Європейського ун-ту фінанас., інформ. систем, менеджменту і бізнесу, 2000. — 179 с.

11. Резніченко В. Довідник-практикум офіційного, дипломатичного, ділового протоколу та етикету / Київська міська держ. адміністрація. — К. : УНВЦ "Рідна мова", 2003. — 480с.

12. Статінова Н. Етика бізнесу: Навчальний посібник/ Ніна Статінова, Світлана Радченко; М-во освіти і науки України, Київ. нац. торг.-екон. ун-т. — К., 2001. — 279 с.

13. Стоян Т. Діловий етикет: моральні цінності і культура поведінки бізнесмена: Навчальний посібник/ Тетяна Стоян,; М-во освіти і науки України, Київ. економ. ін-т менеджм.. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 231 с.

14. Тимошенко Н. Корпоративна культура: Діловий етикет: Навч. посібник. — К. : Знання, 2006. — 392с.

15. Чмут Т. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка,. — 2-е вид., пере-роб. і доп.. — К.: Вікар, 2002. — 223 с.