Бухгалтерська обробка документів. Методичні прийоми перевірки бухгалтерських документів

Вступ.

1. Порядок прийняття, перевірки та обробки документів.

2. Методичні прийоми перевірки бухгалтерських документів.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Більшість документів, на підставі яких здійснюють бухгалтерський облік, формуються за межами бухгалтерії (у цехах, бригадах, на фермах тощо).

Отже, перша операція з документами — це прийняття їх від І сторонніх (щодо бухгалтерії) структурних підрозділів і підприємств.

Численні бухгалтерські документи формуються за межами підприємства (платіжні вимоги, банківські виписки розрахункових рахунків, виконавчі листи тощо), причому вони також, передусім, мають бути прийняті.

Чимало документів складають самі працівники бухгалтерії.

Прийняті зі сторони і складені в бухгалтерії документи обробляють. Мета обробки — підготувати документи до подальших бухгалтерських робіт: записів на рахунках, систематизації, групування і т. ін. Бухгалтерська обробка документів полягає у виконанні перевірки, розцінювання, групування і контирування.

До бухгалтерії документи здають разом з реєстром, який складають у двох примірниках. На одному працівники бухгалтерії ставлять підпис, що підтверджує отримання документів, і повертають його здавальнику, для якого цей примірник є розпискою в тому, і що документи повернуто до бухгалтерії.

Перевірити документ — означає з'ясувати його по суті, юридично та арифметично.

Перевірка документа по суті полягає в з'ясуванні достовірності здійснених операцій та відповідності їх сум, зафіксованих у ньому. Ця операція має засвідчити, що документ не фіктивний.

1. Порядок прийняття, перевірки та обробки документів

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов’язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Прийняті документи підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.

Після перевірки документи підлягають подальшому опрацюванню, тобто вони повинні пройти всі стадії обробки (рис. 1).

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку за кожною групою.

Таксування документів являє собою математичні дії — множення ціни на кількість, тобто отримання суми або оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків на первинних документах, тобто у проставлені на них бухгалтерської проводки. Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відображення господарських операцій в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

При юридичній перевірці встановлюють повноту і правильність заповнення реквізитів, справжність підписів службових осіб, які несуть відповідальність за операцію та оформлення документа.

Арифметична перевірка полягає в перевірці всіх арифметичних дій, які зроблені в документі перед поданням його до бухгалтерії. З цією метою документ таксують, перевіряють підсумки, обчислюють знижки чи надбавки, роблять усі розрахунки.

Перевірені, прийняті та протаксовані бухгалтерією документи І групують. Сутність цієї операції полягає в об'єднанні їх у групи за такими ознаками: однорідність за змістом та іншими характеристиками бухгалтерських записів (матеріально відповідальна особа, постачальник, покупець, вид витрат тощо). Потреба в групуванні документів зумовлена тим, що протягом певного часу — декади, тижня, місяця, а іноді й дня — до бухгалтерії надходить чимало документів, однорідних за певними ознаками. Щоб зменшити технічну роботу бухгалтерів при відображенні господарських операцій у системі рахунків, оформлених цими документами, їх групують.

При ручній обробці згруповані документи заносять у нагромаджувальні або групувальні відомості. їх форма може бути різною, залежно від змісту документів, що реєструються в них.

Особливе значення має групування документів при їх опрацюванні на ЕОМ.

Головна ознака групування документів у бухгалтерії — бухгалтерське проведення.

Основна мета групування — майбутнє нагромадження даних, які є в документах. Групуючи документи, їх готують таким чином для бухгалтерських записів. Первинна обробка документів завершується визначенням рахунків, які взаємопов'язані змістом господарського факту, явища або процесу, зафіксованого в документі. Такий зв'язок називається кореспонденцією рахунків. Рахунки, пов'язані між собою певною господарською операцією, називаються кореспондуючими. Для одержання зведених підсумкових показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

За характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізняються від двох попередніх етапів — первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення тощо. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.

2. Методичні прийоми перевірки бухгалтерських документів

Усі бухгалтерські документи до передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання за такими етапами: оформлення первинних документів; підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії; приймання звітів; перевірка звітів за формою і по суті; арифметична перевірка; підготовка документів для синтетичних і аналітичних записів; рознесення сум господарських операцій в регістрах синтетичного й аналітичного обліку; узагальнення даних поточного синтетичного й аналітичного обліку; записи в Головну книгу; складання оборотного балансу; складання сальдового балансу та інших форм бухгалтерської звітності.

На етапі фіксації господарських операцій причетні до цього особи повинні дотримуватись засадних вимог до первинних документів: відповідність документа стандарту; правильність його заповнення; юридична обов'язковість, що забезпечується наявністю необхідних підписів.

Кожний із названих етапів передбачає відповідні дії фахівців з обліку. Суть оформлення первинних документів полягає у фіксації фактів господарських операцій через складання документів на приймання — видачу нематеріальних активів, основних засобів, виробничих запасів, грошей. Особливість цього етапу полягає в тому, що тут активну участь беруть матеріально відповідальні особи, одна з яких (з відома керівника та головного бухгалтера підприємства) відпускає, а друга приймає відповідні товарно-матеріальні цінності або кошти. Результатом господарської операції є первинний документ (накладна, вимога, лімітно-забірна карта, акт приймання-передачі основних засобів, акт ліквідації основних засобів, акт на заміну матеріалів, акт на браковану продукцію, касові ордери, наряди на виконані роботи тощо).

Оформлені первинні документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам.

Операції поточного обліку умовно можна розподілити на чотири види: просування (прийом, передавання) первинних документів, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки тощо), групування, перегрупування.

Кожний вид, у свою чергу, складається з кількох елементарних робіт. Кількість та різноманітність цих робіт залежать від наявності або відсутності ПК, їх типу, виду, системи. Ці особливості слід враховувати при організації руху документів і формуванні документопотоків.

Організація документообороту і документопотоків на етапі поточного обліку пов’язана з великими масивами документів. Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефективного їх переміщення.

Прийняті документи бухгалтерією перевіряються вже по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки — доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.

Арифметична перевірка — це перевірка правильності визначення суми господарської операції, а тому всі арифметичні підрахунки, що містяться у документі, працівники бухгалтерії перевіряють суцільним способом.

Частість передавання документів до облікових дільниць залежить від важливості інформації, яку вони містять для управління, кількості документів, віддаленості господарських підрозділів від управлінської служби, бухгалтерії, обчислювального центру тощо. Чим частіше здають документи до бухгалтерії, тим ретельнішим може бути бухгалтерський контроль за господарською діяльністю.

Приймання бухгалтерських документів бухгалтерією та обчислювальним центром від матеріально відповідальних осіб підтверджується підписом про приймання у супровідному документі — ярлику або записом у спеціальних книгах. Організація приймання документів на бухгалтерську обробку залежить від форми обліку і розподілу праці, ступеня автоматизації тощо. При оперативно-виробничому поділі праці в бухгалтерії приймання документів здійснює відповідний сектор: обліку матеріалів, обліку основних засобів та ін. У разі функціонального поділу праці всі документи надходять у спеціальний функціональний сектор — приймання документів на обробку. У цьому секторі документи перевіряють за всіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення тощо. Далі документи передають за графіком на обробку.

Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа у системі рахунків.

Це практично визначає весь рух документа.

У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах. Це значною мірою визначається тією системою і формою обліку, яка застосовується у господарстві (журнально-ордерна, меморіально-ордерна, автоматизована). Крім того, великий вплив на цю послідовність мають типи ПК, функціонування АРМ бухгалтера тощо.

Раціональна організація руху документів потребує встановлення мінімальних відрізків часу на обробку та переміщення документів. Час на обробку документів залежить від трудомісткості окремих операцій. Строки обробки документів мають забезпечити одержання даних і показників для прийняття відповідних управлінських рішень.

В умовах обробки документів на машинолічильних установках в обчислювальних центрах документи спочатку надходять до бухгалтерії, де їх відповідно перевіряють. Потім їх реєструють і передають на машинолічильну установку. Після обробки документи повертають разом з відповідними машинограмами до бухгалтерії.

Рух документів у процесі поточного обліку організовують в основному за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характеристики, які зумовлюють плановість у роботі облікового апарату з документами. Такий графік являє собою таблицю, у підметі якої зазначено назву всіх (або більшості) первинних документів, а у присудку — служби, структурні підрозділи та осіб, які мають працювати з документами, строки обробки, передавання, вид обробки тощо.

Форма графіка документообороту, порядок його складання та обсяг показників не регламентуються. Усі ці питання розв’язують залежно від конкретних умов відповідного господарства та вимог головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку.

Перевірені та прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінюванню, групуванню та контируванню. Необхідність розцінювання пояснюється тим, що в окремих документах матеріально відповідальні особи проставляють тільки кількість відпущених товарно-матеріальних цінностей, а тому в накладних, вимогах, лімітно-забірних картах фахівці з обліку вже самі проставляють ціну і визначають суму господарської операції.

Групування документів — це підготовча робота для їх контирування, тобто складання бухгалтерських проведень. Суть групування полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і визначенні загального підсумку.

Котирування — це процес знаходження кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа, що становить суть бухгалтерського проведення. Бухгалтерське проведення роблять, як правило, від руки на вільному місці первинного документа. Потім бухгалтерські проведення узагальнюють за кожною однорідною групою або на першому документі, або складанням меморіального ордера.

Рознесення сум господарських операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку розносять рахунки синтетичного, а потім — аналітичного обліку. Про тотожність сум синтетичного й аналітичного обліку свідчать результати узагальнення даних поточного обліку. Перевірені підсумкові дані поточного обліку потім використовують для наступних записів в узагальнюючі регістри та складання бухгалтерської звітності.

Отже, з початку оформлення бухгалтерські документи проходять досить складний і тривалий шлях. І що скоріше бухгалтерські документи потраплятимуть на етап узагальнення та складання звітності, то ліпше використовуватиметься інформація, а відтак зростатиме дійовість і оперативність бухгалтерського обліку.

Складання бухгалтерської звітності є завершальним етапом використання первинних документів: це процес узагальнення даних поточного обліку і надання користувачам інформації для прийняття рішень. Після цього бухгалтерські документи передаються в архів підприємства. Строки зберігання документів встановлено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Документи в архіві мають зберігатись у закритих шафах так, щоб забезпечити їх належне утримання та швидке знаходження. Вилучення документів можливе тільки на вимогу правоохоронних або інших контролюючих органів. Як зазначено в Законі «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути вилучені в підприємства «тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право … зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством» (стаття 9.9).

На кожному підприємстві треба проводити належну роботу з упорядкування потоку документів, прискорення їхнього руху від моменту складання до передачі в архів. А тому підприємства мають скласти графік документообороту і стежити за раціональним проходженням бухгалтерського документа, мінімальним строком перебування його на кожному робочому місці.

Документооборот — це рух бухгалтерських документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів. Протягом цього часу бухгалтерські документи використовуються не тільки для перевірки й опрацювання, а й для оперативного управління. Графік документообороту встановлюється головним бухгалтером і відіграє суттєву роль у забезпеченні послідовності проходження документів, стабільної роботи кожної ланки, підвищення відповідальності конкретних виконавців за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Висновки

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.