Діловодство

1. Призначення інструкцій і вимоги до їх структури та розробки.

2. Підготуйте лист-запрошення на наукову конференцію “Відкриття виставки, Презентація книги”.

3. Підготуйте довідку, що підтверджує факт вашого навчання.

4. Зазначте порядок підписання, погодження та затвердження описів справ.

Список використаної літератури.

1. Призначення інструкцій і вимоги до їх структури та розробки

Інструкція — це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;

• посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, в якому визначаються основні функції, права та обов'язки співробітників організації, під час здійснення ними діяльності на визначеній посаді. Вони розробляються на основі положень про структурні підрозділи, враховуючи технічний та кваліфікаційний поділ праці. Посадова інструкція є, з одного боку, організаційно — розпорядчим документом, який визначає посадові обов'язки кожного працівника, його права та відповідальність за виконану роботу, з іншого боку — нормативною основою для оцінки діяльності робітника, встановлення відповідності зайнятої посади під час проведення атестації і прийому на роботу. Під час прийому на роботу претендент знайомиться з посадовою інструкцією, бо вона визначає коло його завдань і функцій. Інструкції складаються для всіх посад робітників, передбачених штатним розписом, крім керівників, бо їх права та обов'язки визначаються положенням про відповідні підрозділи. Директор підприємства керується в своїй діяльності статутом підприємства, в якому визначають його основні задачі, обов'язки та права. Для керівників виробничих підрозділів розробка посадових інструкцій, які регламентують їх функції та повноваження, доцільна. Це допоможе уникнути дублювання їх функцій.

Вимоги до оформлення та змісту посадових інструкцій:

1. Назва організації,

2. Гриф про затвердження,

3. Назва посади — вказується повна назва посади службовця і підрозділу, в якому дана посада передбачена,

4.Загальні положення (категорію посади; кваліфікаційні вимоги, порядок призначення та звільнення з посади; основоположні організаційно — правові документи, на основі яких працівник здійснює службову діяльність та реалізує свої повніваження; назва посадових осіб, яким підпорядковується співробітник тощо,

5. Посадові обов'язки — включає в себе повний перелік робіт, що виконуються працівником,

6. Права — наводиться перелік прав працівників, визначених законодавством та внутрішніми документами організації,

7. Відповідальність — тут вказуються міри відповідальності працівника за недотримання своїх посадових обов'язків, а також вимог законодавства,

8. Посилання на документ, у відповідності з яким розроблена посадова інструкція,

9. Підпис керівника структурного підрозділу.

2. Підготуйте лист-запрошення на наукову конференцію “Відкриття виставки, Презентація книги”

Запрошення давно вже стали невід'ємним атрибутом ділового етикету. Звикнувши до них, не завжди задумуємося над тим, що від цієї, здавалось би, формальності, також може залежати успіх справи – вони ж бо стануть першою ластівкою заходу, який ви організовуєте. А у великих справах, як відомо, дрібниць не буває…

Яким же повинно бути запрошення, щоб ним не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за Вами)? На що звернути увагу? Зовнішній вигляд і зміст! Не зайвим, мабуть, буде повторити дві аксіоми, дія яких поширюється на всі види ділової кореспонденції, бездоганна охайність і грамотність! Врахуйте, що запрошення – особливо „вимогливі” щодо цього: неохайне запрошення ні в кого не викличе палкого бажання відвідати рекламований захід, не кажучи вже про те, як неприємно вражає орфографічна чи граматична помилка!

Тепер зважимо, який характер матиме організовуваний захід. Для запрошення це дуже важливо, бо визначатиме не лише зміст і стиль, але й вирішить проблему, на чому буде розміщено текст. Суто ділові (на конференцію, форум, з'їзд, нараду, представлення, симпозіум. засідання тощо) пишуться на фірмових бланках, а для культурно-мистецьких заходів часто виготовляюсь спеціальні художньо оформлені запрошення.

Коли питання на чому вирішено, переходимо до того, що і як слід писати. Першоосновою змісту кожного запрошення є: хто. кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мусять бути викладені чітко й недвозначно, щоб у адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. А зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими літерами, іншим шрифтом, кольором).

Тепер щодо стилю і розміру запрошення. Вони також будуть залежати від характеру відповідного заходу, а ще – від Ваших стосунків з адресатом та Вашої зацікавленості у його присутності. Адже стандартне лаконічне запрошення не рівня такому ж, але з особистим підписом відправника; персональний лист-запрошення сприймається як визнання особливого авторитету адресата і підкреслює бажаність його присутності. Найщирішим виявом уваги є особисте запрошення, написане винуватцем урочистості від руки.

Існують письмові запрошення на різноманітні заходи – і лаконічно ділові, шаблонні, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, і персональні, розраховані на конкретного адресата.

Подібно формулюються також запрошення на урочистий обід. Однак надсилаючи їх, не забудьте врахувати один ввічливий відтінок. Якщо ви маєте намір запросити свого партнера (колегу по роботі, клієнта, підлеглого тощо) з дружиною чи чоловіком, то зазначте це у звертанні. З вашого боку доволі нетактовно буде запрошувати пана Коваленка з дружиною чи пані Гринчишин з чоловіком, адже й чоловік, і дружина – не абстрактні безіменні особи, „додатки” до людини, яка вас цікавить. Вам, мабуть, не завдасть багато клопоту згадати їхні імена у звертанні, а вони прийдуть на обід у значно кращому настрої, якщо запрошення буде адресоване їм особисто.

Лист — запрошення

Шановний п. Олексію Миколайовичу,

раді бачити Вас в Національній бібліотеці України ім. Вернадського на презентації книги дебютного роману молодого автора Романа Лябиги «Арабески білої хризантеми».

20.10.2009

Ваші місця в 2 ряді.

Запрошення дійсне на 2 особи.

3. Підготуйте довідку, що підтверджує факт вашого навчання

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті і службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідка містить такі обов’язкові реквізити:

1. назву організації, що видає довідку;

2. дату видачі й номер довідки;

3. прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка;

4. текст довідки;

5. призначення довідки (куди подається);

6. підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Довідка

Довідку видано Фроловій Інні Михайлівні у тому, що вона дійсно навчається на І курсі економічного факультету ХНАМГ.

Ця довідка видана їй для пред’явлення за місцем вимоги.

Ректор проф. Шутенко Л.М.

Підпис

4. Зазначте порядок підписання, погодження та затвердження описів справ

Оперативне зберігання документів з часу їх створення (надходження) і до передавання до архівного підрозділу забезпечується тим структурним підрозділом установи, у якому ці документи перебували на виконанні. У невеликих установах оперативне зберігання документів забезпечується службою діловодства.

Документи формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури справ установи. Групування документів у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для документів із паперовими носіями. Головними чинниками формування справи є строки зберігання і тематика інформації документів.

Справи мають включати документи, що містять первинну інформацію, та реквізити документів (у вигляді окремих файлів), де фіксуються всі службові позначки, що виникли в процесі виконання документа з певного питання (резолюції, візи, грифи погодження та затвердження, усі підписи, реєстраційно-контрольна картка тощо).

Для підписання, погодження та затвердження описів справ використовуються наступні облікові документи — акт і список.

Акт — це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій.

Текст акта має дві частини:

· вступну (вказується підстави для складання акта, перелічуються особи, що склали акт, а також присутні при його складанні);

· констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти висновки).

Післяслова

Підстава — вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова

Складено — перераховуються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища.

Список — це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

Реквізити:

· Штам установи

· Номер

· Назва виду документа

· Заголовок

· Текст

· Підпис

· Дата

· Печатка

Список складається за алфавітним або хронологічним принципом.

Справи оформлені у список (у вигляді таблиці) або акт, передаються на підписання, погодження, затвердження до посадової особи вищої за званням.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.