Документація та архіви

1. Оптимальні умови зберігання документів.

2. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України.

3. Характеристика роботи.

Список використаної літератури.

1. Оптимальні умови зберігання документів

Забезпечення збереженості документів НАФ потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втрат, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду й фонду користування, відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів.

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель і сховищ засобами пожежегасіння, охоронної та пожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного та світлового режимів, здійсненням санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів.

Архівні документи розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальні або — частіше — типові проекти. Вони передбачають ряд обов'язкових приміщень, необхідних для нормальної роботи з документами. Основну площу архівної будівлі займають сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу, адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення співробітників архіву, приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів; для реставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; для відтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання облікових документів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій), об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами й пилом (підприємств зі шкідливими технологіями, ТЕЦ), що підпадають під загрозу затоплення та проникнення ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів (елеватори, ринки). У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м3): сірководню — 0,008, сірчистого ангідриду — 0,5; окислів азоту — 0,06; хлору — 0,03; неорганічного пилу, що містить двоокис кремнію, — 0,05. Будівлі архівів оснащують пожежною та охоронною сигналізацією, засобами пожежегасіння[10, c. 56-57].

Розташування та обладнання приміщень основного призначення мають забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки, виробничої санітарії. Важливе значення для створення належних умов зберігання документів має обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу, підтримання оптимального температурно-вологісного режиму.

Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими стелажами або дерев'яними, обробленими вогнезахисним розчином. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно стінам із вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюють з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення. Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на них вологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому упакуванні з метою запобігання проникнення в них пилу, що згубно діє на матеріальну основу документів. Розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах не припустиме.

Електрична проводка у приміщеннях сховищ повинна бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) — герметичними або напівгерметичними, шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію.

Категорично забороняється в сховищі курити, застосовувати електронагрівальні прилади, зберігати вибухонебезпечні, легкозаймисті речовини та продукти харчування.

Важливе значення для забезпечення збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах в порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання у межах груп чи окремих фондів і описів, відповідає обліковій документації, вимогам оперативного розшуку й потребам евакуації документів за екстремальних умов. Відокремленому зберіганню підлягають секретні документи; унікальні документи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності; документи з різними видами носіїв; документи, вражені біологічними шкідниками; документи, що прийняті до архіву на тимчасове зберігання; документи, не внесені до облікової документації архіву[9, c. 56-57].

Документи видаються зі сховищ для використання дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на один місяць); співробітникам архіву до службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів); установам і організаціям у тимчасове користування (на три місяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страхового фонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (по мірі необхідності, але не більше, ніж на один рік ). Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін до шести місяців із можливим продовженням до одного року.

Видавання документів користувачам здійснюють відповідно до "Основних правил роботи державних архівів". Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів і дотримання правил роботи з ними.

З метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, зазначеній у описах справ (книгах обліку), а також виявлення документів, які потребують наукового, реставраційного, консерваційно-профілактичного та технічного оброблення, проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів. Перевіряння наявності і стану документів є постійною плановою роботою кожного державного архіву і проводиться для фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи — один раз на 10 років; для унікальних документів — не менш як один раз на п'ять років; для фондів другої категорії — один раз на 15 років; фондів третьої категорії — один раз на 20 років; секретних документів — відповідно до вимог спеціальних нормативних документів. Періодичність контролю наявності та технічного стану кіновідеофото-фонодокументів становить один раз на 5 років.

Позачергові одноразові перевіряння наявності й стану документів усіх або частини фондів архіву проводяться у разі стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, в результаті яких виникала можливість втрати або пошкодження документів.

Важливою умовою забезпечення збереженості документів є дотримання режимів їх зберігання, тобто сукупності температурно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів.

Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється регулярним вимірюванням параметрів повітря з допомогою контрольно-вимірювальних приладів: термометрів, гігрометрів, психроматерів, електронних термогігрометрів.

Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. В сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, виключено освітлення прямими сонячними променями. З метою запобігання руйнівній дії світла на документи вікна в таких приміщеннях щільно завішують світлонепроникною тканиною, обладнують світлорозсіювачами.

Для штучного освітлення сховищ застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах із рівною зовнішньою поверхнею або люмінесцентні лампи зі скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги — 20-30 лк, на робочому місці — 100 лк, не більше 50 лк — для міжстелажних проходів.

Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання біодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами щодо накопиченню пилу, появи плісняви, комах та гризунів у приміщеннях архіву є утримуватися їх у зразковому порядку та чистоті.

Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ. Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (в тому числі читальний зал, лабораторія мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності, копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони[3, c. 138-140].

2. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України

Початок українського Державного архіву (термін "державний архів України" запровадив відомий український історик І. Крип'якевич) пов'язують з зародженням козацтва, формуванням Запорозької Січі виникненням козацького управління. Історичні джерела XVI ст. засвідчують існування військового архіву у Трахтемирові Київського воєводства. Реєстрове козацтво зберігало у цьому місті свій арсенал, казну, королівські корогви, переховувало важливі документи — козацькі привілеї. З утворенням козацько-гетьманської держави Богдана Хмельницького архів став державним. При гетьмані існувала Генеральна військова канцелярія, до якої надходили численні акти про внутрішнє врядування, дипломатичні стосунки з сусідніми країнами. Необхідність наведення різних довідок для гетьманського правління зумовила утворення архіву при Генеральній військовій канцелярії. Очолював архів і опікувався веденням діловодства генеральний військовий писар. Державний архів за Б. Хмельницького розташовувався у гетьманській резиденції в Чигирині під наглядом генерального писаря І. Виговського.

Під час військових походів деякі документи перебували в похідному архіві в гетьманському таборі. Уявлення про склад похідного архіву гетьмана дають повідомлення про захоплення поляками під Берестечком 1651 р. козацьких привілеїв від польських королів, оригінального тексту Зборівські угоди (1649), листів від турецького цісаря, кримського хана та московського царя.

В архіві при Генеральній військовій канцелярії відкладалися документи про стосунки гетьмана з місцевою адміністрацією — полковими і сотенними канцеляріями, привілеї, угоди, листування. Є свідчення про те, що канцелярія зберігала копії дипломатичних актів, надісланих до інших держав.

Реляції російських послів початку 50-х років XVII ст. повідомляли про передання до Москви оригінальних документів з гетьманського архіву. Це стало початком руйнування українського архіву. За умовами Березневих статей українсько-московської угоди 1654 р. гетьман був зобов'язаний надсилати найважливіші дипломатичні акти російському цареві. Оригінальні грамоти і листування гетьмана із сусідніми державами зосереджувалися відтоді в московських приказах. Поділ України на Лівобережну та Правобережну, політичні й воєнні події після Андрусівського перемир'я 1667 р. мали катастрофічні наслідки Для українських архівів — вели до розпорошування державного архіву і значних втрат документів.

Відомо, що за гетьманування І. Виговського важливі документи (королівські грамоти) було вивезено з Чигирина, їх переховували в Межигірському монастирі. Правобережний гетьман П. Тетеря, залишаючи Україну 1665 p., забрав до Польщі привілеї Запорозького війська. З утворенням у Лівобережній Україні окремого гетьманства при гетьмані виникла генеральна канцелярія з архівом у гетьманській столиці. Столичним містом лівобережних гетьманів був Переяслав, згодом Гадяч і Батурин, Де формувався архів. При гетьмані Іванові Самойловичу чигиринський гетьманський архів перевезли до Батурина. Внаслідок погрому Батурина московськими військами 1708 р. було зруйновано архів, ймовірно, він згорів разом з гетьманськими будинками. Уціліла лише невелика кількість документів, які вивіз гетьман І. Мазепа. Гетьман І. Скоропадський гетьманську столицю переніс до Глухова, куди було переміщено й архів[11, c. 95-97].

У XVIII ст., крім канцелярії гетьманського уряду, існували інші вищі урядові інституції Гетьманщини — Генеральна скарбова канцелярія (генеральний підскарбій відав і архівом), генеральний суд, при якому було своє діловодство та архів. При канцелярії генерального обозного, який відав артилерією, також формувався архів (частина документального зібрання канцелярії генеральної артилерії зберігається в ЦДІАК України, ф. 1641). 1722 р. наказом Петра І було запроваджено правління Малоросійської колегії, яка перебувала в Глухові й підпорядковувалася Сенатові. В результаті діяльності цих центральних установ відклалися величезні архівні фонди. У фонді канцелярії гетьмана Кирила Розумовського (ЦДІАК України, ф. 269) є документ 1763 року, який повідомляє про порядкування в архіві Генеральної канцелярії, зокрема про правила зберігання документів, їх обліку, створення довідкового апарату. В документі є перше свідчення про затвердження генерального архіваріуса. Генеральна канцелярія призначила на цю посаду українського письменника Семена Дівовича. Враховуючи те, що "дела в архиве не в надлежащем порядке содержатся", ставилося перед архіваріусом головне завдання — "принятые в архиву указы, грамоты, книги й дела… содержать в найприлежнейшем бере-жений и сохранности".

Друга Малоросійська колегія, відновлена указом Катерини II 1764 p., стала найвищим урядом Гетьманщини. Генеральну військову канцелярію було скасовано, а її архів перевезено до будинку Малоросійської колегії. Таким чином, до складу архіву Малоросійської колегії входили справи Генеральної військової канцелярії, яка функціонувала при українських гетьманах з середини XVII ст., і справи власне Малоросійської колегії, яка існувала в 1722-1727 pp. та в 1764-1786 pp. Архіви центральних установ Гетьманщини, з'єднані в "Генеральную Малороссийскую архиву", президент Малоросійської колегії граф П. Рум'янцев упорядкував і організував охорону архівного майна. Важливим моментом в архівній справі було утворення окремої структури у складі Малоросійської колегії, яка відала архівним матеріалом, — "Генеральной Малороссийской архивы".

1764 року було скасовано гетьманське правління, а з поширенням на Україну "Учреждения о губерниях" (1781) і введенням намісницького правління ліквідовувались усі установи Гетьманщини. У 1782 р. було ліквідовано і Малоросійську колегію. Матеріали "Генеральной Малороссийской архивы", які стосувалися територій Київського, Чернігівського і Новгород-Сіверського новостворених намісництв передавалися до казенних палат трьох намісництв. Усі справи загального характеру з архіву Гетьманщини ("почитались генеральними") і за указом Сенату 1781 р. перевозилися до Чернігова. З архівом Малоросійської колегії мав їхати архіваріус Адамович. Пожежа 1784 р. в Глухові знищила значну частину архіву. Документи, які залишилися, 1786 р. частково було перевезено до Чернігова і розміщено в архіві намісництва (згодом — в архіві губернського правління). Багато справ відправили також до Києва та Новгород-Сіверська. Деякі акти з архіву Гетьманщини потрапили до петербурзького архіву Військово-топографічного депо. 1880 р. його частину було передано до Харківського історичного архіву. Архівні документи Старої Гетьманщини поповнили приватні колекції відомих зби-рачів старожитностей М. Маркевича, М. Судієнка, О. Лазаревського, О. Кістяківського. Такою складністю і драматизмом позначена "одіссея" Генеральної малоросійської архіви[12, c. 65-67].

В Україні-Гетьманщині архіви формувалися і при місцевих органах влади — полкових і сотенних канцеляріях, органах міського самоврядування. Полкове діловодство зосереджувалося в полкових канцеляріях. Відав канцелярією полковий писар, який мав окремий штат службовців. У канцелярії було кілька відділень (повиттів), які у XVIII ст. називали "столами", і полковий архів, де зберігалися оригінали документів. "Полкова архіва", як правило, зберігалася на горищі або в підвалі будинку полкової канцелярії. Справи з полкових канцелярій і архівів нерідко потрапляли до архіву Малоросійської колегії в Глухові.

Серед церковних архівів XVII-XVIII ст. найціннішими були монастирські фонди. Монастирі — важливі церковно-політичні та соціально-економічні інституції — мали багаті бібліотеки, друкарні, скрипторії (майстерні, де переписували книги). У монастирях документи (універсали гетьманів, жалувані грамоти російських царів, дарчі, купчі на землі і маєтки) ретельно зберігали як вагомі юридичні свідчення про надані права і привілеї. Великі за обсягом архівні фонди зосередилися у Києво-Печерській лаврі, Михайлівському Золотоверхому і Михайлівському Видубицькому. Не змінилися особливості монастирських архівів як мішаних сховищ вотчинної і церковно-адміністративної документації. Поряд з практичним використанням монастирських архівних документів зростала їх роль як історичних джерел. Мо-настирі були місцем, де складалися хроніки та літописи.

Монастирські архіви у XVIII ст. зазнали значних втрат внаслідок цілеспрямованого вилучення документів. 1720 р. Петро І наказав архієреям усіх єпархій оглянути в монастирях стародавні жалувані грамоти і "другие курьезные письма оригинальные, также книги исторические, рукописные й печатные". 1781 р. Святійший Синод звелів Києво-Печерській лаврі відібрати і надіслати документи для складання історичних описів монастирів Російської імперії. Після секуляризації монастирських земель 1786 р. багато документів українських монастирів було передано до Київської казенної палати.

Піднесення політичного і культурного життя в Україні — Гетьманщині у другій половині XVH-XVIII ст., прагнення козацько-старшинської верхівки закріпити за собою привілеї, права власності сприяли формуванню родинних (фамільних) архівів. Архівні зібрання найвпливовіших у Гетьманщині родин — Забіл, Кочубеїв, Маркевичів, Милорадовичів, Новицьких, Полуботків, Стороженків, Сулим охоплювали численні матеріали офіційних установ, документи на право власності та володіння, надання привілеїв (універсали, купчі, дарчі, духовні грамоти), офіційне і приватне листування, родовідні документи тощо. Дбайливе ставлення власників до цих паперів було характерною рисою українського дворянства — еліти суспільства Лівобережної України. Відтак у фамільних архівах було зосереджено унікальні пам'ятки історії та культури.

Фамільні архіви Гетьманщини розпорошувалися при неодноразових поділах майна між спадкоємцями, поповнювали приватні зібрання колекціонерів, псувалися від несприятливих умов зберігання. Деякі залишки фамільних архівів відклалися в архівах, бібліотеках, музеях України та Росії.

Отже, функціонування козацько-гетьманської держави сприяло розвиткові архівної справи в Україні. Найважливішим моментом цього періоду було формування українського державного архіву. Поступова ліквідація автономії України, створення імперських інституцій для управління Україною впливали на формування і склад архівів адміністративних установ, вели до централізації архівної справи. Поряд з архівами центральних і місцевих адміністрацій існували монастирські архіви, формувалися фамільні архіви старшинсько-дворянських родів.

Унікальним документальним комплексом XVIII ст. був архів Коша Нової Запорозької Січі, матеріали якого охоплювали 1713-1776 pp. Архів Січі існував ще з XVII ст. Відомо, що Січова школа на Запорожжі готувала канцеляристів, до обов'язків яких входило також зберігання документів. Під час руйнування Січі 1709 р. зазнав розгрому і архів. Архів Нової Запорозької Січі сформувався в результаті діяльності військової канцелярії Коша, де було зосереджено його діловодство. Широкі взаємини Запорозької Січі з Росією, Кримом, Правобережною Україною, Гетьманщиною позначилися на особливостях архіву Коша. Велику частину архівних матеріалів становило зовнішнє листування з кримським ханом, султанами ногайських орд, польськими старостами, з гетьманами та Генеральною військовою канцелярією, з російською владою. В канцелярії Коша протягом року зосереджувалося від 10 до 12 тис. документів6.

Діловодство військової канцелярії Запорозької Січі зазнало російського впливу, документація приводилась у відповідність з вимогами російських канцелярій. Документи в канцелярії систематизували, справам надавали діловодні заголовки, наприклад "Разные дела прежних годов". Наприкінці року складали описи справ, які передавали до архіву. Щороку архів поповнювався майже 400 справами. За час існування канцелярії та архіву в ньому зосереджувалося до 15 тис. справ. Архів Коша було упорядковано, більшу частину справ зшито, складено опис (про існування опису свідчать номери на справах). Опис архіву, складений у XVIII ст., не зберігся.

Архів Коша з часом був розпорошений.

Після захоплення Січі 1775 р. Г. Потьомкін вилучив з кошового архіву унікальні документи: універсал Б. Хмельницького 15 січня 1655 р. на підтвердження грамоти 1575 р. польського короля Стефана Баторія війську запорозькому, яка визначала кордони його володінь, приватні листи Потьомкіна до кошового П. Калнишевського, журнали вихідних документів канцелярії Потьомкіна та ін. Опис Лефортівського архіву, куди згодом потрапили папери Г. Потьомкіна, містить "Документи, найденные при уничтожении Сечи Запорожской й Кошевой церкви"7.

Основний масив документів архіву після 1775 р. опинився у розпорядженні коменданта Новосіченського ретраншементу, а після його скасуванням потрапив до Катеринославського повітового суду. За наказом новоросійського і бессарабського генерал-губернатора М. Воронцова повітовий суд у 1839-1845 pp. надіслав запорозький архів до Одеси. Документи Січового архіву надійшли у розпорядження А. Скальковського, який майже 60 років зберігав документи вдома і вивчав їх. Після смерті А. Скальковського із запорозького архіву документи вилучалися і потрапляли до приватних зібрань, наукових архівів історичних товариств. Збірку запорозьких матеріалів, які були частиною фонду Коша, син А. Скальковського передав до Російської академії наук.

До Єдиного державного архівного фонду архів Коша приєднано 1926 р., в Одеському губархіві його упорядкували і склали опис. У 1931 р. Одеський крайовий історичний архів передав фонд Коша до Всеукраїнського архіву давніх актів у м. Харкові, де він зберігався до 1941 р. У роки Другої світової війни фонд було евакуйовано на схід, а під час реевакуації архівних документів фонд Коша Нової Запорозької Січі привезли до Києва в ЦДІАК України (ф. 229)[7, c. 26-28].

3. Характеристика роботи

Державний архів — це створена державою установа, призначена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему — організаційно упорядковану сукупність архівних документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації.

Пріоритетними завданнями державних архівів є реалізація державної політики в галузі архівної справи, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та археографії.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, удоступнення їх для користувачів державні архіви ведуть комплектування, здійснюють заходи щодо забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і вдосконалюють довідковий апарат, забезпечують умови для користування документами, задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних осіб і конституційні права громадян, а також здійснюють самостійне використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною Національного архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися також документи Національного архівного фонду, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи Національного архівного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання[6, c. 90-91].

Правовою базою діяльності державних архівів є Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Основи законодавства України про культуру", закони "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про авторське право та суміжні права", "Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про охорону та використання пам'яток історії та культури", постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна.

Основні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи". Він встановлює поняття Національного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду.

Діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до законодавства. Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура й штатний розпис, коштори доходів і видатків, посадові інструкції працівників.

Статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядкування визначаються спеціальним нормативним документом — положенням. У положенні зафіксовані й права архіву. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень державний архів може давати підприємствам, установам та організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов використання інформації, що міститься в них.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву з допомогою органіцізаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву Призначає і звільняє Держкомархів, директорів державних архівів областей — голови облдержадміністрацій за погодженням з Держкомархівом, галузевих державних архівів — керівники Міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує виробничі Плани і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву[4, c. 228-229].

Список використаної літератури

1. Алексеева Е. Архивоведение: Учебник для учреждений нач. проф. образования:Учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по спец. 0611 — Делопроизводство и архивоведение / В.П. Козлов (ред.). — 3.изд., доп. — М. : Издательский центр "Академия", 2005. — 271с.

2. Архівознавство: Метод. рекомендації / Чернівецький держ. ун-т ім. Ю.Федьковича / Наталія Юріївна Ротар (уклад.). — Чернівці, 1998. — 32с

3. Архівознавство: підручник / Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш ; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. — 2-е вид., виправл. і доп. — К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2002. — 354 с.

4. Калакура Я. С., Боряк Г. С., Дубровіна Л. А., Климова К. І., Ляхоцький В. П. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вузів — К., 1998. — 314с.

5. Крайская З. Архивоведение: Учебник для сред. спец. учеб. заведений. — М. : Норма, 1996. — 224с.

6. Ляхоцький В. На рубежі тисячоліть:здобутки та перспективи українського архівознавства // Пам'ять століть. — 1998. — № 5. — С. 90-98

7. Олійник С. Архівознавство України: Метод. рек. для студ. іст. ф-ту / Кам'янець- Подільський держ. ун-т — Кам'янець-Подільський : РВВ Кам'янець-Подільського держ. ун-ту, 2006. — 134с.

8. Тельчаров А. Д. Архивоведение: Конспект лекций:Пособие для подгот. к экзаменам — М. : Приор-издат, 2004. — 156с.

9. Трач Ю. Архівознавство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун- т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 362с.

10. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 380с. — Ч. 1 — 380с.

11. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 264с. — Ч. 2 — 264с.

12. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Програма наук. конф. / Український держ. НДІ архівної справи та документознавства; Київський ун-т ім. Тараса Шевченка. — К., 1996. — 119с.

13. Хрестоматія з архівознавства: підручник / Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства ; Упор.: Г.В. Боряк, Ірина Матяш та ін. — К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2003. — 407 с.