Документи та документознавство

1. Документ (розкрити такі поняття — джерелознавча база — підручники, посібники, видатні особи).

2. Характеристика професійних та людських якостей документознавця.

Список використаної літератури.

1. Документ (розкрити такі поняття — джерелознавча база — підручники, посібники, видатні особи)

Джерело наукової інформації — це документ, що містить у собі науковий факт. Документальні джерела містять основний обсяг, що використовується у науковій діяльності, та поділяється на первинні та вторинні.

У первинних документах, як правило, знаходиться наукова інформація, а у вторинних — результати аналітичної та логічної обробки.

Оцінка документальних джерел містить такі критерії аналізу, як повнота та достовірність поданої інформації, наявність теоретичних узагальнень та критичних перевірок. Оскільки джерела різноманітні як за структурою, так і за змістом, тому необхідно їх чітко розрізняти, вміти не лише користуватися, а й правильно та швидко знаходити необхідне.

В основі опрацювання інформації покладено принцип централізованої обробки наукових документів, результатом чого є інформаційні видання серед яких:

реферативні журнали (РЖ) — основні інформаційні видання, до яких входять анотації, бібліографічні описи літератури;

бюлетені сигнальної інформації (СІ) — включають бібліографічний опис літератури, що виходить за окремими галузями знання, основне завдання якої полягає в оперативному інформуванні про всі наукові та технічні новини;

експрес-інформація, що вміщує розширені реферати статей, опис винаходів та інших публікацій, які дозволяють отримати найповніше уявлення про першоджерело, не звертаючись до нього;

аналітичні огляди, що дають уявлення про тенденції розвитку певної галузі науки, техніки, мистецтва;

реферативні огляди, які в цілому передбачають ту ж саму мету, що й аналітичні, але на відміну від них носять описовий характер;

бібліографічні картки, що містять повний бібліографічний опис джерела інформації.

Реферат є важливим документом з точки зору наукового знання. Історія реферування наводить приклади найрізноманітніших текстів, що орієнтовані на різні сфери читачів та можуть слугувати основою ефективного способу наукової комунікації.

Перш ніж класифікувати реферати, є сенс виявити їх специфіку в аспекті семантичної структури, стилістичних та лексико-граматичних особливостей тексту. З’ясування цих особливостей допоможе виокремити необхідну інформацію, що підлягає реферуванню.

У реферативних журналах уміщено реферати, які є аналітико-синтетичними переробками тексту, що несуть головну інформацію про об’єкт дослідження. Реферативний журнал найбільш популярний серед бібліографічних джерел. У його структурі виділяють такі складові:

• бібліографічний опис;
• реферативний текст;
• посилання, примітки[3, c. 52-54].

Підручник — це навчальна книга, яка детально відображає зміст освіти, навчальну інформацію, що підлягає засвоєнню. Цю інформацію він передає не тільки у вигляді тексту, а й у фотографіях, малюнках, схемах.

Другою не менш важливою функцією підручника є функція управління пізнавальною діяльністю учнів. Апарат організації засвоєння навчального матеріалу складається з двох частин: допоміжних знань, які включені до основного навчального матеріалу, і завдань, вправ, питань та іншого, що повинно забезпечити процес засвоєння знань. Саме тому вчені трактують підручник як інформаційну модель навчання, як своєрідний сценарій навчального процесу, який відображає теорію і методику процесу навчання. Саме з цих позицій підручник повинен відображати зміст і цілі навчання, визначати систему пізнавальних дій з матеріалом, форми навчання і способи контролю.

Навчальний посібник – видання, яке частково доповнює або замінює підручник та офіційно затверджений як такий.

При створенні навчальної літератури необхідно виходити з того, що вона повинна бути пов’язана з практичними завданнями, в ній повинні чітко прослідковуватися тісні міжпредметні зв’язки і професійна орієнтація студентів.

Підручник (навчальний посібник) повинен включати:

— зміст (перелік розділів);

— вступ (передмова);

— основний текст;

— питання, тести для самоконтролю;

— обов’язкові та додаткові завдання, приклади їх вирішення;

— ілюстрації;

— бібліографічний опис, покажчики, терміни, додатки.

Зміст (перелік розділів) — це перелік приведених у навчальній літературі заголовків, рубрик. Заголовки змісту повинні точно повторювати заголовки у тексті. Скорочувати заголовки у змісті або давати їх в іншій редакції порівняно із заголовками у тексті не допускається.

До змісту необхідно включати всі заголовки рукопису, за винятком підзаголовків.

Позначення ступенів прийнятої рубрикації (“частина”, “розділ”, “параграф” та їхні порядкові номери) пишуться в один рядок з відповідними заголовками і відділяються від них крапкою.

Всі заголовки у змісті пишуться з великої літери без крапки на кінці. Останнє слово кожного заголовка з’єднують крапками з відповідним номером сторінки у правому стовпчику змісту.

Номери сторінок змісту рекомендується проставляти простим олівцем.

Вступ (передмова) у підручнику (посібнику) повинен відповідати таким основним вимогам: характеризувати роль та значення навчальної дисципліни і окремих її розділів у підготовці фахівця, показуючи місце конкретного курсу (його частини) серед інших дисциплін, містити формулювання мети та основних завдань, що стоять перед студентом при вивченні дисципліни. Обсяг передмови — 0,1…0,2 авторських аркуша[4, c. 71-72].

Основний текст підручника (навчального посібника) — це дидактично та методично оброблений і систематизований автором навчальний матеріал.

Викладення матеріалу у підручнику (посібнику) повинно бути об’єктивним, науковим, чітким і логічним з урахуванням міжпредметних зв'язків. Композиція підручника (посібника), терміни та прийоми введення до тексту нових понять, їх визначення, використання засобів наочності повинні бути спрямовані на те, щоб передати студентові повну інформацію, навчити його самостійно користуватися підручниками, викликати інтерес до навчальної дисципліни, що вивчається.

Питання, тести для самоконтролю, самоперевірки і контролю засвоєння знань дозволять забезпечити більш ефективне опрацювання студентом навчального матеріалу у процесі самостійної роботи. Такі контрольні питання та завдання, що розміщуються наприкінці кожної структурної частини підручника (розділу), мають сприяти засвоєнню практичних прийомів вирішення завдань і набуттю навичок логічного мислення студентів.

Обов'язкові та додаткові завдання, приклади їх вирішення. Методично вірна постановка завдань є запорукою того, що процес засвоєння знань у ході самостійної роботи з підручником приведе до їх практичного застосування. Тому у кожному підручнику чи посібнику після кожного розділу мають бути завдання та приклади їх вирішення.

При написанні підручників (навчальних посібників) головне завдання авторів полягає в тому, щоб зорієнтувати студента на вироблення умінь розв’язувати задачі, привчати його до самостійної творчої праці та активної пізнавальної діяльності.

Ілюстрації у навчальній літературі дозволяють авторам передати більш чітко, точно та образно програмні матеріали, що викладаються.

Вибір виду ілюстрацій залежить від мети, яку ставить перед собою автор.

Можна сформулювати такі загальні рекомендації щодо ілюстрування підручників (посібників):

— ілюстрації мають використовуватися тільки у тих випадках, коли вони розкривають, пояснюють або доповнюють інформацію, що міститься у підручнику;

— вигляд ілюстрацій має відповідати ступеню підготовленості студентів. Так, у підручниках для студентів молодших курсів ілюстрації мають відрізнятися більшою образністю, ніж ілюстрації для студентів старших курсів, які можуть вільно читати креслення та складні схеми;

— ілюстрації у вигляді схем не повинні повторювати матеріал основного тексту або містити зайву інформацію, що відволікає студента від засвоєння тексту;

— подані у підручниках та посібниках технічні креслення, що пояснюють будову та принцип роботи машин, їх механізмів та вузлів не повинні містити малозначущих подробиць;

— при поданні статистичних даних доцільно використовувати графіки та діаграми, які є ефективним засобом взаємозв'язку між величинами і явищами, що вивчаються;

— однотипні ілюстрації мають бути виконані однією технікою;

— доцільно використовувати кольорові ілюстрації, які не тільки збагачують інформацію, а й акцентують увагу читачів на основних ідеях ілюстрованого матеріалу;

— при підготовці ілюстрацій слід враховувати також можливість відтворення їх типографією та інші фактори, тобто автор повинен чітко уявляти, як буде виглядати майбутнє видання[7, c. 42-43].

2. Характеристика професійних та людських якостей документознавця

В умовах сучасного інформаційного суспільства стрімко збільшується потреба у спеціалістах, які б могли професійно збирати, обробляти, зберігати на надавати за першою вимогою керівника підприємства, установи або організації необхідну інформацію. Такими фахівцями покликані бути випускники спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність”, яких в наш час готують кілька вищих навчальних закладів України.

Завдання та обов'язки документознавця. Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах. Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Організовує впровадження, ведення (у тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків. Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз банків даних. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення. Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління[2, c. 36-38].

Повинен знати:постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління; порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління; методи розроблення їх оптимальних структур; методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації; порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів; організацію архівної справи; нормативні і методичні документи з проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління; основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних; основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства; документоутворення; організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності; вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.

Кваліфікаційні вимоги. Провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж роботи за професією документознавця I категорії — не менше 2 років. Документознавець I категорії: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра — без вимог до стажу роботи, спеціаліста — стаж роботи за професією документознавця II категорії — не менше 2 років. Документознавець II категорії: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст). Стаж роботи за професією документознавця — не менше 1 року. Документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи[6, c. 82-83].

Функціональні обов’язки документознавця:

1. Функціональні обов'язки документознавця визначені на основі й в обсязікваліфікаційної характеристики за посадою документознавця й можуть бути доповнені,уточнені при підготовці посадової інструкції виходячи з конкретних обставин.

2. Документознавець:

2.1. Розробляє й впроваджує технологічні процеси роботи з документами й документною інформацією на основі використання організаційної й обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота).

2.2. Бере участь у плануванні, організації й удосконалюванні діяльності служби документаційного забезпечення керування, здійснює контроль за станом діловодства.

2.3. Підготовляє пропозиції по забезпеченню ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення керування.

2.4. Розробляє уніфіковані системи документації й табелі документів різного призначення й рівня керування, класифікатори документної інформації.

2.5. Організує впровадження систем ведення документації.

2.6. Вживає заходів по впорядкуванню складу документів і інформаційних показників, скороченню їхньої кількості й оптимізації документопотоків.

2.7. Бере участь у відборі документів, переданих на державне зберігання, організації зберігання й експертизі цінності документів.

2.8. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації й удосконалюванні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем керування, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної й мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз і банків даних.

2.9. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і закордонний досвід в області документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення.

2.10. Бере участь у роботі з підбору, розміщенню й підвищенню кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Документознавець має право:

1. Вносити пропозиції по поліпшенню організації документообігу підприємства, його раціоналізації з дотриманням установлених стандартів.

2. Жадати від служб підприємства й працівників, що здійснюють підготовку документації, дотримання встановлених стандартів і вимог.

3. Розробляти й впроваджувати уніфіковані системи документації, табелі документів різного призначення й рівня керування, класифікатори документної інформації[5, c. 118-119].

Список використаної літератури

1. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

2. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

3. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

4. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

5. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

6. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 2002. — 143 с.

7. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.