Документи з особового складу

Вступ.

1. Види та форми документації особового складу.

2. Правила та вимоги оформлення документів особового складу.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Кадрове діловодство – це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

Основні напрями кадрового діловодства:

– облік особового складу установи;

– підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

– облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

– облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

– організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

– оформлення та ведення особових справ працівників.

Актуальність теми.Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою. Досить широке використання документації з особового складу та наявність помилок при оформленні документів даного виду визначає актуальність даної теми.

1. Види та форми документації особового складу

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність підприємства із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з особового складу в органах державної податкової служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма № П-2), характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

2. Правила та вимоги оформлення документів особового складу

При прийнятті на роботу особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма П-2ДС), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов’язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

– адресат;

– відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу – прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

– назва виду документа (заява);

– текст;

– перелік додатків (копії документів);

– підпис;

– дата.

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

Прийняті рішення керівників щодо прийняття на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені).

В індивідуальних наказах міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають.

Накази з особового складу мають аналогічні реквізити з наказами щодо основної діяльності, але при їх оформленні необхідно враховувати ряд особливостей.

Заголовок до тексту наказу формулюють так: “З особового складу” (у зведених наказах);”Про призначення”; “Про звільнення”; “Про переведення”; “Про відрядження” тощо.

Констатуюча частина у наказах з особового складу, як правило, відсутня (крім наказів про нагородження і стягнення).

У розпорядчій частині зведених наказів розділи розміщують у такій послідовності:

– призначення;

– переведення на іншу роботу;

– звільнення з посади.

Кожний розділ зведеного наказу розпочинається з дієслова, що означає дію: “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ”, а кожний пункт розподілу – з прізвищ, імен і по батькові працівників.

У тексті індивідуального наказу про призначення, переведення чи звільнення працівника доцільно спочатку зазначити його прізвище, ім’я, по батькові, посаду, назву структурного підрозділу, а потім – дію.

Наприкінці кожного пункту наказу про призначення, переведення, звільнення працівників зазначається підстава (заява, подання, контракт та ін.).

У наказах з особового складу дуже важливе значення має чіткість і правильність записів.

Проекти наказів обов’язково візуються автором проекту документа (як правило, відділ кадрів), керівниками зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників персонально під розписку із зазначенням дати.

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

– особова картка (форма П-2 ДС) із відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 6 сантиметрів;

– копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

– відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі – претендент), і членів його сім’ї;

– підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

– довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

– біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

– погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

– довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

– направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

– заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

– заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

– заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

Трудова книжка – це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред’являють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів:

1. Відомості про роботу.

2. Відомості про нагородження.

3. Відомості про заохочення.

4. Відомості про призначення пенсії.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається в трудову книжку. Він має ті ж розділи, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться штамп з написом “Виданий вкладиш”, зазначається його номер і серія.

Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації (секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.

Висновки

Документи з особового складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т. д. До таких документів належать:

· особові картки;

· заяви;

· накази по особовому складу;

· характеристики;

· автобіографії;

· анкети;

· доручення;

· розписки;

· особові справи;

· трудові книжки.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого Документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи. Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу)* і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.