Документознавство

1. Основні види аналітико-синтетичної переробки документної інформації

Для забезпечення різноманітних інформаційних запитів користувачів існують різні види наукової обробки документів. Найчастіше до них відносять: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування, хоча остаточно проблему видів цієї обробки досі не розв'язано. Багато фахівців зараховують до аналітико-синтетичної обробки також підготовку оглядових творів, науковий переклад, вилучення фактів та ін.

У процесі інформування про документи, користування ними доводиться їх називати, посилатися на них, складати списки, відрізняти один документ від інших. Здійснювати це можливо завдяки бібліографічним описам, які подають певний набір відомостей про документи, відомостей, що характеризують їхні найважливіші ознаки. Це ознаки, в основному, зовнішнього характеру, які стосуються не стільки змісту, скільки оформлення документа, хоча можуть наводитися і най більш загальні відомості про його зміст. Так, з бібліографічного опису можна дізнатися прізвище автора, якщо воно є в книзі, назву книги, час, місце, мову видання, обсяг книги тощо.

Розкрити зміст документа дає змогу індексування. Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи, класу відповідно до змісту. Кожен клас позначається певним кодом відповідної інформаційно-пошукової мови, тобто мови, що призначена для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку. Існують різні інформаційно-пошукові мови, перш за все, такі, де класи будуються за ознакою галузей знань і позначаються класифікаційними індексами. Наприклад, індекс 73 означає, що книга належить до класу "Інформатика", оскільки розглядає проблеми цієї науки. Визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту називається систематизацією.

2. Бібліографічний опис документів під іменем індивідуального автора

Для творів, які мають авторів, найважливішою ознакою виступає прізвище автора. Автор — це особа, яка відповідає за художній та смисловий зміст документа, тобто створила твір самостійно або з іншими особами. Так, автором є письменник, що написав художній твір; учений, який написав наукову працю за результатами своїх досліджень; публіцист, журналіст, політичний або громадський діяч, який висловив у своєму творі думку про сучасне політичне становище, громадське життя й т. ін.

У бібліографічних записах на більшість таких творів автора, як правило, зазначають у заголовку. Це дає змогу здійснювати пошук за авторською ознакою; сприяє тому, що праці одного автора збираються в одному місці в пошукових масивах і завдяки цьому створюються авторські комплекси документів.

Основну роль у створенні авторських комплексів відіграє забезпечення уніфікації, єдності формулювання заголовка. У ньому спочатку наводять прізвище в називному відмінку, потім ініціали або ім'я та по батькові повністю. Повністю ім'я та по батькові автора наводять на картках централізованої каталогізації, в описах для каталогів великих бібліотек і в деяких бібліографічних виданнях. Після прізвища ставлять кому. Як правило, прізвище автора беруть із титульного аркуша видання. Проте в різних виданнях творів одного й того самого автора прізвище його може наводитися в різних формах (псевдонім чи власне прізвище, різні транскрипції прізвищ іноземних авторів). Наприклад, Тобілевич І.К. і Карпенко-Карий 1.К.; Квітка-Основ'яненко Г.Ф. і Квітка Г.Ф.; Жорж Санд і Жорж Занд. У такому разі для заголовка обирають найбільш відому форму, незважаючи на те, чи це прізвище, чи псевдонім. Форму прізвища, наведену на титульному аркуші або на оправі, подають у відомостях про відповідальність:

Карпенко-Карий, І.К. Хазяїн[Текст]: комедіяна4 дії/ І.К. Тобілевич(Карпенко-Карий). —К.: Мистецтво, 1974. —107 с.

Інколи прізвище може доповнюватися відомостями, які мають ідентифікувати його, тобто відрізнити від інших авторів з таким самим прізвищем. Це можуть бути відомості про галузь діяльності (спеціальність) автора, дати життя, вказівки на родинні взаємини, титул тощо. Ці відомості наводять У дужках: ДюмаО. (батько); ДюмаО. (син); СоловйовА.І. (географія); СоловйовА.І. (мікробіологія); Олесь О.І. (1878— 1944).

Складаючи опис книги двох і трьох авторів, у заголовку вказують лише прізвище одного — найчастіше першого з наведених, іноді першого за алфавітом. Відомості про всіх авторів уміщують у відомостях про відповідальність.

3. Бібліографічний опис документів заголовком

Заголовок бібліографічного запису. Основна назва = Паралельна назва: підназва / Відомості про відповідальність. — Відомості про видання. — Місце видання: Видавництво, Дата видання. — Кількість сторінок: Ілюстрації; Розмір + Супровід-ний матеріал. — (Основна назва серії; Номер випуску серії). — Примітки. — ІSВN: Ціна, Наклад.

Приклад. Экология города [Текст]: учебник / под общ. ред. докт. техн. наук, проф. Ф.В. Стольберга. – К.: «Либра», 2000. – 464 с.

4. Характеристика об'єктів бібліографічного опису

Об’єктами опису є всі види опублікованих та неопублікованих документів на будь-яких носіях.

Автор – фізична особа, яка написала будь-яку працю, твір, лист і т. ін. або розробила якийсь план, проект і т. ін.

Укладач– той, хто що-небудь укладає, упорядкує, формує.

Об'єктами складання бібліографічних описів електронних документів є дискети, електронні оптичні диски (CD-ROM), електронні мікропроцесорні картриджі тощо.

У книгах часто подають анотацію, а також бібліографічний опис видання, його класифікаційний індекс, а в спеціальних журналах і збірниках наводить класифікаційні індекси окремих статей. Це вимога стандарту на видавничу продукцію. Отже, наукову обробку здійснюють і видавництва. Крім того, вони публікують інформаційні матеріали про твори, що готуються до друку.

Об’єкти опису можуть складатися з однієї частини (одночастинні об’єкти) або двох чи більше частин (багато частинні об’єкти). Залежно від структури опису відрізняють однорівневий і багаторівневий бібліографічний опис. Однорівневий містить один рівень. Його складають, як правило, на одночастинний документ. Багаторівневий опис містить два і більше рівнів. Його складають на багаточастинний документ або на окрему одиницю чи групу фізичних одиниць багаточастинного документа — один чи декілька томів (ви пусків, номерів, частин) багатотомного чи серіального документа.

5. Загальна характеристика нормативних документів та правил складання бібліографічного опису, що застосовуються в Україні

У сфері інформаційної діяльності уніфікація бібліографічного запису у відповідності до міжнародних рекомендацій та національних стандартів забезпечує сумісність бібліографічних даних як на вітчизняному, так і на міжнародному рівні, полегшує процеси розуміння та обміну інформацією і є необхідною умовою інтеграції до світового інформаційного товариства.

Для уніфікації складання бібліографічного опису на міжнародному рівні, забезпечення можливості обміну результатами каталогізації розроблено новий національний стандарт

ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 "Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання", який набуває чинності 1 липня 2007 року. Він є базовим для системи стандартів, правил, методичних посібників зі складання бібліографічного опису.

Новий стандарт вводиться на заміну п’яти стандартів — ГОСТ 7.1—84 СИБИД "Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления"; ГОСТ 7.16—79 "СИБИД. Библиографическое описание нотных изданий"; ГОСТ 7.18—79 "СИБИД. Библиографическое описание картографических изданий"; ГОСТ 7.34—81 "СИБИД. Библиографическое описание изоизданий"; ГОСТ 7.40—82 "СИБИД. Библиографическое описание аудиовизуальных материалов".

Новий стандарт вміщує тільки універсальні правила, спільні для всіх видів документів, але правила складання бібліографічного запису ілюструються фрагментами опису різних видів документів. Більшість нововведень пояснюється прагненням розробників максимально точно слідувати базовому принципу Міжнародного стандартного бібліографічного опису (ISBD) — подавати інформацію в бібліографічному описі в тому вигляді, в якому вона представлена в об’єкті опису.

6. Зони та елементи бібліографічного опису документів

Бібліографічний опис складається з бібліографічних елементів. Окремий бібліографічний елемент — це слово, словосполучення або група слів, що подають один елемент бібліографічної інформації. Елементи об'єднані у вісім функціональних зон (областей): зона назви і відомостей про відповідальність; зона видання; зона специфічних відомостей; зона вихідних даних; зона фізичної характеристики; зона серії; зона приміток; зона стандартного номера (або його альтернативи) і умов доступу.

Зона назви і відомостей про відповідальність містить такі бібліографічні елементи: основна назва; загальне позначення матеріалу; паралельна назва; підназва (відомості, що пояснюють назву); відомості про відповідальність. Основна назва — це головна назва документа. її вказують в описі у тому вигляді, в якому її подано у виданні. Надто довгі назви, які часто зустрічаються у старовинних книгах, дозволяється скорочувати. Наприклад, твір ПІ. де Костера "Легенда про героїчні, веселі і славетні пригоди Уленшпігеля і Ламме Гудзага у Фландрії та інших країнах" у бібліографічному описі звичайно має основну назву "Легенда про Уленшпігеля". В окремих випадках назви на титульному аркуші та на обкладинці документа формулюються по-різному. У такому разі як основну в описі подають назву з титульного аркуша, а назву з обкладинки наводять у зоні приміток. Основна назва може складатися як з одного, так і з кількох речень ("Бібліотечно-бібліографічна класифікація. Систематизація документів. Систематичний каталог"). Дати, що належать до основної назви, але граматично не пов'язані з нею, подають в описі через кому, якщо їх не вказано в документі у круглих дужках. Наприклад, Чернігівщина напередодні визвольної війни українського народу, 1648—1654. Але: Нарис історії Волинської землі (до 1914 року).

Загальне позначення матеріалу визначає клас матеріалу, до якого належить об'єкт опису. Це може бути відеозапис, звукозапис, електронний ресурс, карти, комплект, кінофільм, мікроформа, мультимедіа, ноти, образотворчий матеріал, предмет, рукопис, текст, шрифт Брайля. Загальне позначення матеріалу вказують з великої літери мовою бібліографуючої установи. Слова в цьому елементі не скорочуються.

У ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 розширився набір обов’язкових елементів бібліографічного опису. Перерахуємо елементи, що набули статусу обов’язкових:

· перші відомості про відповідальність в усіх областях (області назви та відомостей про відповідальність, області видання, області серії);

· додаткові відомості про видання;

· ім’я видавця, розповсюджувача тощо;

· основна назва серії та підсерії;

· Міжнародний стандартний номер серіального видання, що було надано серії чи підсерії (ISSN);

· номер випуску серії чи підсерії;

· окремі примітки в описі певних видів документів (в описі електронних ресурсів — примітки про джерело основної назви, примітки про системні вимоги).

Необхідність застосування та набір факультативних елементів визначається бібліографувальною установою.

В області назви та відомостей про відповідальність вперше введено новий елемент — загальне позначення матеріалу. Це факультативний елемент, який доцільно зазначати в описі для інформаційних масивів, що вміщують відомості про документи різних видів.

Особливу увагу необхідно приділити змінам, що стосуються відомостей про відповідальність. У відповідності до основних принципів ISBD, відомості у бібліографічному описі слід наводити в тому вигляді, в якому вони зазначені в документі. За старими нормами авторів твору, що зазначені у заголовку бібліографічного запису, не наводили у відомостях про відповідальність, тому в описі були відсутні перші відомості про відповідальність у тій формі та обсязі, як вони були зазначені в документі.

Якщо опис доповнюється заголовком бібліографічного запису, ім’я особи в заголовку наводять у формалізованому вигляді: спочатку прізвище, потім ім’я (можливо ім’я та по батькові) або псевдонім. Тільки у відомостях про відповідальність є можливість зазначити, в якому вигляді особа, що несе інтелектуальну чи іншу відповідальність за документ, представлена в документі. Заголовок запису — факультативний елемент, відомості про відповідальність — обов’язковий елемент опису, у відповідності до положень ISBD. У прийнятій системі координат логічно запропонована така модель запису, в якій відомості про відповідальність обов’язково зазначають, навіть якщо вони збігаються із заголовком, наприклад:

Мосіяшенко В. А. Українська етнопедагогіка [Текст] : навч. посіб. / В. А. Мосіяшенко. — Суми : Унів. кн., 2005. — 174 с. : табл. ; 20 см. — 1000 пр. — ISBN 966-680-198-1 (в опр.).

7. Бібліографічний опис документа під заголовком, що містить назву організації (ім'я колективного автора)

Заголовком, що містить назву організації, виступає назва установи чи організації, яка формулюється в називному відмінку, у повній формі. Виняток становлять установи або організації, добре відомі під абревіатурою (ООН), і проектні інститути. У заголовку не вміщують відомостей про нагороди. За структурою заголовок, що містить назву організації, може бути простим і складним. Простий містить назву одного колективу без його структурних підрозділів:

Канівський заповідник;

Незалежна профспілка військовослужбовців України.

До простих належить і заголовок, у якому перед назвою колективу подано назву країни, наприклад:

Україна. Верховна Рада.

Складний заголовок містить назву колективу з його структурним підрозділом:

Донецький держ. ун-т. Історичний факультет; Федерація профспілок України. ЦК.

Як ідентифікуючі ознаки в заголовку використовують географічні назви, дати, порядкові номери. їх наводять після назви колективу у круглих дужках. Дати і порядкові номери вказують арабськими цифрами без нарощування закінчення:

Національний пед. ун-т ім. М.П. Драгоманова (Київ). Всеукраїнські літні спортивні ігри '99 (1; 1999; Київ).

Якщо назва організації починається зі слів "обласний…", "міський…", у заголовку на перше місце ставлять відповідний географічний прикметник:

Харківський обл. ін-т підвищення кваліфікації лікарів.

Наводячи в заголовку характерні назви установ і організа-цій, що, як правило, пишуться в лапках, застосовують інверсію. На перше місце виносять індивідуальну назву, а після коми зазначають тип колективу і відомості, які його характеризують:

"Харківський політехнічний ін-т", нац. техн. ун-т України. "Молодість", київський міжнар. кінофестиваль (32; 2005).

Для деяких організацій встановлюють уніфіковані заголовки, тобто заголовки за єдиною формою. Такі заголовки уніфікуються не лише на рівні бібліографуючої установи, а й на національному і міжнародному рівнях. Цього потребують єдина система інформації країни, програми державної бібліографії, централізована каталогізація, міжнародний обмін бібліографічними даними.

8. Бібліографічний опис документів під назвою.

За старими нормами прізвища авторів творів, зазначених у заголовку бібліографічного запису, не наводили у відомостях про відповідальність, тому в описі були відсутні перші відомості про відповідальність у тій формі й обсязі, як вони були зазначені в документі.

Якщо опис доповнюється заголовком бібліографічного запису, ім’я особи в заголовку наводять у формалізованому вигляді; спочатку прізвище, потім ім’я (можливо ще по батькові) чи псевдонім. Тільки у відомостях про відповідальність є можливість зазначити, в якому виді особа, яка несе інтелектуальну чи іншу відповідальність за документ, представлена в самому документі. Заголовок запису — факультативний елемент, відомості про відповідальність — обов’язковий елемент опису, відповідно із положенням ISBD. У прийнятій системі координат логічно запропонувати таку модель запису, в якій відомості про відповідальність обов’язково зазначають, навіть якщо вони збігаються із заголовком.

9. Бібліографічний опис складової частини документа

До складових частин відносяться: самостійні твори; частина твору, що має самостійну назву; частина твору, що немає назви, але виділена для бібліографічної ідентифікації.

У ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 об’єкт аналітичного опису розширено за рахунок можливості складати опис на частину твору, яка не має самостійної назви. При описі фрагмента документа, який не має назви, основна назва цього фрагмента може бути сформована на основі аналізу документа й на ведена у квадратних дужках.

Документ, що уміщує складову частину, є ідентифікатором публікації й називається ідентифікаційним документом.

При складанні ідентифікаційного бібліографічного запису рішення про використання заголовка запису як для складової частини, так і для ідентифікаційного документа приймає бібліографуюча установа. Як правило, у записі ідентифікуючого документа заголовок не використовують.

Якщо відомості про відповідальність складової час тини документа збігаються із заголовком запису, їх можна не повторювати в області назви і відомостей про відповідальність. Це допускається лише для аналітичного бібліографічного запису.

Аналітичний бібліографічний опис складають за такою схемою:

Відомості про складову частину документа // Відомості про ідентифікуючий документ. — Відомості про місцезна ходження складової частини в документі. — Примітки.

В аналітичному бібліографічному описі допускається крапку і тире між областями бібліографічного опису замінювати крапкою.

Порядок наведення бібліографічних відомостей про складову частину документа та ідентифікуючий документ аналогічний нормам складання однорівневого бібліографічного опису.

Новий національний ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 покликаний забезпечити впровадження сучасних автоматизованих технологій опрацювання документів, ведення інформаційних баз даних; ефективність пошуку та використання документів усіх видів і типів; результативний обмін бібліографічною інформацією між інформаційними службами, бібліотеками, видавцями і книготорговельними організаціями як усередині України, так і за її межами. Дотримання нових норм при створенні бібліографічної інформації дасть змогу адекватно подати документ у бібліографічному записі й створити якісний інформаційний продукт.

10. Класифікація документів. Загальна характеристика

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

· За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.

· За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

· За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

· За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.

· За напрямом / вхідні та вихідні.

· За формою / стандартні та індивідуальні.

· За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.

· За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.

· За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.

· За складністю / прості та складні.

· За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.

· За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.

За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

11. Систематичні документні класифікації

Систематичні класифікації завжди будуються на основі класифікації наук. Класифікація наук визначає місце кожної науки в загальній системі наукових знань, зв'язок усіх наук. У документах відображають знання, тому класифікацію наук доцільно класти в основу документних класифікацій, що відображають систему знань. Особливе значення ця проблема має для бібліотечно-бібліографічних класифікацій.

Документні класифікації втілюються в різноманітних системах класифікації. Система класифікації — це впорядкований перелік класів, підкласів і більш дрібних ділень, в основі якого лежить певна класифікація наук. Виходячи з цього, визначається місце для кожної науки, теми, проблеми тощо.

Систематичні класифікації поділяються на ієрархічні та фасетні. В основу ієрархічних класифікацій покладено дві логічні операції: поділ обсягу понять і впорядкування понять, створених унаслідок поділу. Завдяки цим операціям між класами виникають відношення підпорядкування і співпідпо-рядкування. Уся сукупність знань поділяється на основні класи за галузями знань. Класи, у свою чергу, поділяються на відділи для окремих наук, дисциплін, відділи — на ще дрібніші ділення тощо. Для наочного уявлення про структуру такої класифікації прийнято використовувати геометричну фігуру "граф", яка складається з крапок і відрізків, що з'єднують їх.

Більшість сучасних документних класифікацій є комбінаційними. Вони компактніші за перелічувальні, дають широкі можливості для багатоаспектного відображення документів, забезпечують потрібну глибину індексації.

Фасетні класифікації — це класифікаційні системи, в яких комбінаційний принцип набуває найвищого розвитку. В цих системах діленнями виступають не можливі теми документів, а окремі поняття, терміни, які використовує певна наука, галузь практичної діяльності тощо.

12. Загальна методика систематизації та індексування документів

Систематизація документів — один з найдавніших і найпоширеніших методів їхньої аналітико-синтетичної обробки, оскільки вона відповідає потребам людей у поділі знань за галузевою ознакою, диференціації наукових знань. Під систематизацією розуміють визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту за таблицею певної системи класифікації. Таким чином, можна сказати, що при систематизації здійснюється переклад ознак змісту документів з природної мови на штучну мову класифікаційних індексів певної систематичної документної класифікації. Якість систематизації, точність визначених пошукових образів документів, а також якість інформаційно-пошукових систем, побудованих на основі систематичних класифікацій, залежить перш за все саме від якості й можливостей класифікації.

Система і сукупність позначень, прийнята для документно! класифікації, називається індексацією. Вона виконує кілька основних функцій: закріплює логічну структуру класифікації, виступає засобом зв'язку між діленнями таблиць, рубриками АПП, відділами на книжкових полицях при систематичній розстановці, засобом запису результатів систематизації в бібліографічних записах, у самих виданнях тощо. До індексації ставляться певні вимоги: відношення підпорядкування і співпідпорядкування між різними діленнями мають бути зрозумілими споживачам; індекси мають бути максимально короткими і легко запам'ятовуватися, зручними для написання і мовлення; індексація має забезпечувати введення понять у потрібному місці класифікації, тобто має бути гостинною.

Індексація розрізняється за індексаційною базою і за способом побудови. За індексаційною базою, тобто за сукупністю використаних знаків, індексація може бути однорідною (літерною або цифровою) і змішаною (одночасно використовуються літери і цифри). Змішана індексація вважається більш зручною, оскільки її індекси коротші і легше запам'ятовуються.

13. Таблиці документних систематичних класифікацій: їх призначення та структура

Системи класифікації для зручності в практичному використанні оформляють у вигляді таблиць класифікації. Таблиці класифікації — це практичний посібник для систематизаторів, у якому розкриваються принципи побудови та зміст певної класифікаційної системи. Вони призначені для визначення місця конкретного документа в процесі впорядкування документів у логічній послідовності, зв'язку і співпідпорядкування згідно з ознаками змісту, форми, читацького призначення.

Перелічувальні таблиці класифікації складаються з двох частин: сновної таблиці та абетково-предметного покажчика до неї. Комбінаційні класифікації складаються з трьох частин: основної таблиці, допоміжних таблиць (таблиць типових ділень), абетково-предметного покажчика до перших двох. Як правило, до таблиць входять правила користування. Основні таблиці — це систематичний перелік усіх класів, підкласів та більш дрібних ділень класифікації, які в таблицях називаються класифікаційними діленнями. Кожне класифікаційне ділення складається з класифікаційного індексу і словесного формулювання, в разі необхідності до нього можуть належати методичні вказівки, до яких входить і довідково-посилальний апарат. Класифікаційний індекс — це умовна позначка ділення класифікації. Саме індекси виступають лексичними одиницями інформаційно-пошукової мови документних систематичних класифікацій, за їхньою допомогою відображають пошукові образи документів. Словесне формулювання дає змогу перекладати відомості про документ з природної мови на мову індексів і навпаки. Методичні вказівки найчастіше розкривають зміст ділення, якщо зі словесного формулювання його не зовсім зрозуміло.

У допоміжних таблицях зібрані ділення, які відображають загальні ознаки тих предметів і явищ, що подані в основних таблицях. Існують ознаки, властиві документам з різних галузей знань, наприклад, вид документа (книга, періодичне видання, звукозапис); цільове призначення (підручник, довідник, словник); зміст твору (історія науки, організація наукових досліджень). Такі ознаки відображаються в типових діленнях, які називаються загальними. Вони згруповані в таблицях, що розташовуються поза основними таблицями і використовуються при потребі в будь-якому діленні класифікації.

14. Таблиці типових ділень у ББК

Ознаки, характерні тільки для однієї галузі знання, відображаються в спеціальних типових діленнях. Таблиці спеціальних типових ділень знаходяться безпосередньо в основній таблиці перед тими підрозділами, для деталізації яких вони призначені.

Для зовнішньої відмінності індексів типових ділень від індексів основних таблиць у різних класифікаціях використовують різні прийоми: відмінну індексацію, спеціальні розпізнавальні знаки (дужки, лапки, дефіс тощо). У різних класифікаціях типові ділення мають різні назви і різний склад. Наприклад, в УДК вони називаються визначниками, у ББК — типовими діленнями.

Головне призначення допоміжних таблиць типових ділень — деталізація основних таблиць. Використання їх надає класифікації багатоаспектності, гнучкості; забезпечує однаковість побудови споріднених розділів ІПС і таким чином підвищує пошукові можливості системи; зменшує обсяг таблиць класифікації.

15. Предметна рубрика, її функції та види

Предметна рубрика— це коротке формулювання теми документа. Крім теми, рубрика іноді містить відомості про форму і читацьке призначення документа. Суттю предметизації і є визначення предметної рубрики, що відповідає змісту, формі та призначенню документа.

Предметна рубрика виконує такі функції: інформаційну, евристичну, комплексоутворювальну, термінологічну. Сутність інформаційної функції в тому, що рубрика інформує про зміст документа, його форму та призначення. Не розглядаючи безпосередньо первинного документа, користувач має змогу одержати основну інформацію про нього. Виконуючи евристичну функцію, предметна рубрика сприяє пошуку документа, що відповідає інформаційній потребі. Комплексоутворювальна функція полягає в тому, що завдяки предметній рубриці можна створити комплекс, у якому зібрані документи про певний предмет або відомості про такі документи. Термінологічна функція реалізується шляхом використання у формулюваннях рубрик сучасної наукової термінології, що сприяє ознайомленню з нею користувачів і опануванню нею.

Виконання означених функцій предметною рубрикою можливе за умови володіння методикою формулювання різних видів рубрик. За структурою предметні рубрики бувають простими і складними. Прості рубрики складаються тільки з предметного заголовка. їх застосовують у предметизаціях документів, які розглядають предмет у цілому, з різних боків.

Складна предметна рубрика містить заголовок і підзаголовок. Підзаголовки конкретизують зміст документа, обмежують його, відтворюючи аспект розгляду предмета.

Підзаголовки можуть також уточнювати форму і призначення документів.

При формулюванні предметних рубрик використовують підзаголовки чотирьох видів: тематичні, географічні (регіональні), хронологічні та формальні (призначення і форми). Тематичні підзаголовки дають змогу відобразити такі аспекти предмета, як його властивості, стан, структуру, процеси, в яких він бере участь, тощо.

16. Призначення анотації та її функції. Види анотації

За формулюванням, наданим у ДСТУ 2394-94, анотація — це "стислий коментар чи пояснення щодо документа чи його змісту, а іноді навіть його короткий опис, що додається, як правило, у вигляді примітки після бібліографічного опису документа". Проте більш вдалим є визначення анотації з "Короткого термінологічного словника із бібліографознавства та соціальної інформатики", згідно з яким анотація — коротка характеристика документа з погляду його змісту, призначення, форми та інших особливостей. Анотація містить узагальнену характеристику первинного документа, вона не переказує його зміст, на відміну від реферата, а розкриває тематику твору, його читацьку адресу, інші ознаки, які можуть цікавити користувачів. Більшість анотацій дають оцінку первинному документу, вказують на його значення, місце серед інших.

Анотації є засобом повідомлення користувачів про існування документів певного змісту й характеру, вони сприяють орієнтації в документних потоках. Завдяки їм значно полегшується пошук потрібних документів, оскільки користувач заздалегідь одержує відомості про зміст, форму і призначення, особливості, наукову й художню цінність творів.

Функції анотацій остаточно не визначені й не сформульовані, але більшість фахівців вважають, що для них характерне виконання загальних функцій бібліографічної інформації, а саме: пошукової, комунікативної, оцінної. Пошукова функція здійснюється при визначенні місцезнаходження документа, певні ознаки якого відомі користувачеві. Суть комунікативної функції полягає в повідомленні користувача про існування невідомих йому документів, зміст яких відповідає його інформаційним потребам. Обидві зазначені функції реалізуються насамперед через наявність в анотованому бібліографічному записі бібліографічного опису, але наявність анотації суттєво підвищує пошукові та комунікативні властивості запису.

Оцінна функція властива саме анотації, вона проявляється в наявності позитивної чи негативної оцінки документа, рекомендації його певній категорії користувачів. В основі анотації, складеної на високому професійному рівні, завжди лежить оцінка твору. Об'єктивний аналіз первинного документа, що здійснюється в процесі анотування, вимагає від анотатора виявлення позитивних властивостей і недоліків цього документа. Оцінні елементи іноді є в тексті анотації, але не завжди. Часто оцінка проявляється вже у виборі документів для анотування. Наявність оцінної інформації в анотації сприяє прийняттю користувачем безпомильного рішення щодо необхідності звертання до первинного документа.

На сьогодні немає єдиної класифікації анотацій. Фахівці в галузі бібліографії, інформатики, лінгвістики, книгознавства пропонують різні підходи до визначення ознак такої класифікації. Найбільш розвинута класифікація анотацій у бібліографії. Більшість бібліографів згодні, що головною ознакою, за якою доцільно поділяти анотації, має бути функціональна. За цією ознакою анотації поділяються на довідкові та рекомендаційні.

За способом характеристики первинних документів розрізняють загальні та аналітичні анотації. Загальна анотація характеризує документ у цілому, аналітична — тільки його частину (розділ, главу, параграф й т. ін.) або весь документ у певному аспекті.

За глибиною розгортання інформації анотації поділяють на розширені та реферативні. Розширена анотація, крім власне характеристики твору, подає й інші відомості, наприклад, з історії його створення, з літературної критики, про його зарубіжні публікації, переклади, відгук серед читачів, історико-бібліографічні й текстологічні особливості.

Залежно від кількості документів, що анотуються, анотації поділяються на монографічні і зведені (або групові). Монографічна анотація характеризує один документ, а зведена чи групова — кілька документів. Групові анотації можуть характеризувати окремі самостійні документи одного автора або близькі за тематикою чи іншими ознаками документи; вони можуть характеризувати кілька творів, об'єднаних в одному виданні (тематичний збірник); можуть характеризувати певний твір і подавати відомості про інші твори, що пов'язані з анотованим тематикою, жанром, автором або іншими ознаками. Групова анотація дає змогу більш раціонально, без повторень показати спільні риси й особливості первинних документів.

За рівнем використання засобів автоматизації анотації поділяють на інтелектуальні, тобто складені людиною, і формалізовані — складені з використанням комп'ютерної техніки.

Крім того, анотації поділяють на авторські й неавторські. Перші складають автори первинних документів, другі — інші особи.

17. Національна бібліографія: визначене поняття, сутність, зміст, завдання, види

Національна бібліографія розглядається як специфічна форма відображення багатовікової пам'яті народу, засіб обміну й збагачення досягнень його культури, інформаційного забезпечення вирішення економічних і політичних проблем як на рівні держави, так і на рівні взаємодії з міжнародним співтовариством.

Виходячи з потреб національної бібліографії, зрозумілим є акцент на необхідність творчого пошуку логічних конструктивних пропозицій, спрямованих на найоб'єктивніше, реалістичне визначення поняття національна книга з огляду на всі особливості історичного розвитку українського народу. Саме в разі такого підходу визначення меж національної приналежності української книги спирається на певну сукупність ознак, серед яких — мовна, територіальна, авторська, змістовна, хронологічна. Причому жодна з них не може бути абсолютизованою.

Низку ґрунтовних українознавчих бібліографічних праць було видано в США, Канаді, Чехословаччині. Істотним доповненням до друкованих в Україні бібліографічних джерел стали пристатейні бібліографії у виданій за редакцією В. Кубійовича "Енциклопедії українознавства" та англомовних енциклопедіях. У цьому ряду важлива праця Є. Пеленського "Ucrainica в західноєвропейських мовах: вибрана бібліографія".

Провідне місце у формуванні цієї системи повинна зайняти національна бібліографія, у т. ч. і галузева, що передбачає ретроспективний та поточний облік усього документального масиву, який виходить у країні. Потребує перегляду і нових організаційно-методичних підходів і формування системи галузевих науково-допоміжних ретроспективних і поточних бібліографічних посібників сільськогосподарських бібліотек України.

18. Поточна державна бібліографія: визначення сутності, змісту і завдання

Розвиток національної науки неможливий без національної бібліографії, яка надає комплекс відомостей про досягнення країни, суспільства, нації, втілених у книгах (документах). Виділяють поточну і ретроспективну національну бібліографію. Завдання поточної національної бібліографії — відображення масиву документів, які вийшли друком у поточному році.

Провідне місце у формуванні цієї системи повинна зайняти національна бібліографія, у т. ч. і галузева, що передбачає ретроспективний та поточний облік усього документального масиву, який виходить у країні.

19. Ретроспективна бібліографія: визначення, зміст, завдання, функції

Ретроспективна національна бібліографія, основним завданням якої є максимально повний облік документів країни (нації), коли-небудь створених нею, дозволяє у вигляді бібліографічної інформації зберегти інтелектуальне надбання країни. Французькі дослідники називають ретроспективну національну бібліографію "свідченням історичної пам'яті нації".

Можлива підготовка ретроспективної бібліографічної інформації про наявність документів в фондах бібліотеки у вигляді бібліографічних списків, анотованих оглядів і дайджестів.

Обов’язковим елементом бібліографічного інформування є насамперед регулярне і повне відображення нових надходжень. Регулярність — від щотижневої до щорічної. Зміст бібліографічного інформування може адекватно відображати документи, які представлені на виставках нових надходжень або в рамках інших форм демонстрації новинок. Досить часто відомості про документи доповнюють аналітичним розписом збірників з анотаціями.

Бібліографічне інформування може випереджувати надходження документів в фонд бібліотеки. Воно напряму не залежить від наявності документів в фонді. Зведені форми бібліографічного інформування дозволяють інформувати про документи, що надходять в режимах поточного і ретроспективного комплектування.

20. Система ретроспективних бібліографічних посібників: ознаки диференціації посібників, формування системи

У розвитку інформаційної інфраструктури держави вагому роль відіграє ретроспективна національна бібліографія, що спрямована на забезпечення відображення історичного здобутку нації через систему інформаційно-бібліографічних видань.

Значення ретроспективної національної бібліографії не обмежується величезними пошуковими можливостями, які визначають її як універсальну основу функціонування та розвитку різноманітних ділянок бібліотечно-бібліографічної діяльності. Вона виконує важливу наукову й культурно-історичну функцію. Удосконалюючи інформаційно-бібліографічне забезпечення аграрної галузі України та розкриваючи документно-інформаційний потенціал, ДНСГБ УААН разом з провадженням нових інформаційних технологій зосередила свою увагу на створенні репертуару "Українська сільськогосподарська книга у фондах ДНСГБ УААН". Вже вийшло з друку 5 науково-бібліографічних покажчиків, що включають видання 1868-1935 рр.

Формулювання основних критеріїв поняття "українська книга" на сьогодні має найбільш розвинену історіографічну традицію в бібліографії.

21. Науково-допоміжна бібліографія: визначення поняття, призначення, установи, що створюють науково-допоміжні бібліографічні посібники

Функції науково-допоміжної бібліографії полягають у безпосереднім сприянні науково-дослідницької й професійно-виробничій роботі вчених і фахівців. Розвиток науково-допоміжної бібліографії нерозривно зв'язано з усіма галузями науки й техніки, із промисловим і сільськогосподарським виробництвом, культурою. Основне завдання науково-допоміжної бібліографії складається в сприянні науковому й технічному прогресу, своєчасному забезпеченні необхідною бібліографічною інформацією фахівців промислового й сільськогосподарського виробництва., будівництва, транспорту, сфери обслуговування.

Однією з умов, що сприяють розвитку науково-допоміжної бібліографії, є активізація досліджень в області її теорії, історії, методики й організації. Завдання найбільших центрів науково-допоміжної бібліографії — визначити її місце й роль у загальнодержавній системі науково й технічної інформації, вивчати потреби, запити науковців і фахівців, впроваджувати найбільш раціональні форми й методи підготовки бібліографічної інформації, вивчати ефективність використання читачами різноманітних науково-допоміжних посібників.

По суті, використання науково-допоміжних посібників повинне дозволити плановим і господарським органам, науково-дослідницьким і проектним інститутам прискорити впровадження в практику всього прогресивного (тільки не в нас у країні, або, принаймні , не в наш час), а вченим і фахівцям — уникнути невиправданого дублювання робіт і, отже, зайвих витрат часу й засобів.

Система бібліографічних посібників науково-допоміжної бібліографії включає добре розроблені рівні поточного інформування (сигнальний, реферативний, оглядовий), певні типи бібліографічних посібників за особливостями бібліографічного відбору (реєстраційні та вибіркові), а також добре розвинену систему галузевих бібліографічних посібників. Науково-допоміжні бібліографічні посібники — це, переважно, галузеві та багатогалузеві бібліографічні посібники.

Останнім часом серед основних видів бібліографічних посібників відокремлюють професійно-виробничі (за ГОСТами 7.0—84 та 7.0—99), які складали раніше частину науково-допоміжних та рекомендаційних бібліографічних посібників. Тому можна виділити також і окремий вид бібліографії, який призначений для задоволення професійно-виробничих потреб спеціалістів — професійно-виробничу або виробничо-допоміжну, або виробничу бібліографію. На такому виділенні наполягали А.Л. Барсук, Маргарита Георгійовна Вохришева. У принципі це можливо, але ані центри даного виду, ані система бібліографічних посібників поки ще не визначені достатньо чітко.

22. Рекомендаційна бібліографія: визначене поняття, суспільне призначення, завдання, види рекомендаційних бібліографічних посібників

Одне із головних завдань рекомендаційної бібліографії для широких кіл читачів – орієнтувати в сучасній літературі. Один із найнеобхідніших типів рекомендаційної бібліографії – бібліографія літературних новинок. Авторам найкращих книг присвоюють різноманітні літературні премії. Рекомендаційна література повинна пропагандувати ці твори. Існують особливі бібліографічні посібники, які присвячені творам, за яких їхні автори премійовані.

Читач, якому сподобався твір письменника, звичайно хоче не тільки познайомитись з іншими його творами , але й дізнатись, як зв’язана відтворене життя із життям письменника. Твори видатного письменника викликають інтерес до його біографії. Із сказаного ясно, що виникає необхідність у рекомендаційних вказівників, які присвячені творам конкретної тематики, конкретного жанру, конкретного автора.

Рекомендаційну бібліографію потребують не тільки широкі кола читачів, а й спеціалісти, професіонали даної галузі. Особливо виникає необхідність у бібліографії точних, природничих, технічних наук.

Читачі, на яких в першу чергу розрахована рекомендаційна бібліографія цього типу, — це всі ті , хто звертається до бібліографії з професійними цілями.

На відмінну від вказівників для широких кіл читачів, у рекомендаційних вказівниках для спеціалістів переважають не твори художньої літератури, а критичні і літературознавчі роботи.

23. Видавничо-книготорговельна бібліографія: визначене поняття, зміст, види, система посібників

В світі історично склалася досить розвинена система книготорговельного бібліографічного інформування, котра забезпечує потреби книжкового бізнесу. В Україні на сьогодні така система, яка б оперативно реагувала на всі зміни, що відбуваються на книжковому ринку, відсутня. Попередню інформаційну систему старого взірця, що базувалася на досить жорсткій централізації інформаційних потоків та зосередженні всієї книговидавничої та книготорговельної інформації в декількох державних та республіканських виданнях, практично зруйновано, а нової ефективної, на жаль, ще не створено.

Якісно нові ринкові умови розвитку та функціонування книговидавничої та книготорговельної галузі вимагають і якісно нової системи інформаційно-бібліографічного забезпечення книжкового бізнесу. За цих обставин книготорговельна бібліографія має повно й оперативно інформувати своїх користувачів (покупців) про видання, що знаходяться в продажу, та вмотивовано бути націленою на отримання прибутку, який у подальшому використовуватиметься для розвитку книжкової справи.

Основні відмінності книготорговельної бібліографії від державної. Призначенням державної бібліографії є реєстрація та облік всієї книжкової продукції країни, а книготорговельної – створення та доведення до користувача бібліографічної інформації про видання, які є у продажу, з метою отримання прибутку.

Традиційне поняття “видавничо-книготорговельна бібліографія” потребує уточнення, оскільки об’єднує два досить чітко виокремлені види бібліографії.

Видавнича бібліографія спрямована як на книготорговельного працівника, так і на покупця, в той час як книготорговельна бібліографія переважно зорієнтована на покупця. Видавнича бібліографія є важливим чинником для розвитку книжкової торгівлі. Без неї не можливий процес формування асортименту книжкового магазину. Однак саме через книжкову торгівлю безпосередньо здійснюється реалізація видавничої продукції та отримання прибутку як видавництвом, так і книжковим магазином. Таким чином, книготорговельна бібліографія використовується як економічний важіль з метою продажу видань і отримання комерційної вигоди.

Обидва види бібліографії формуються в різних суспільних інститутах: видавництвах та книготорговельних установах. Видавнича справа та книжкова торгівля – дві суміжні галузі книжкової справи, які мають свої специфічні системи бібліографічних посібників. Вони створюють ту інформаційну базу, яка сприяє функціонуванню системи книга (документ) – покупець (користувач) в суспільстві та розвитку і взаємодії цих двох галузей знання в сучасному ринковому середовищі.

Центри рекомендаційної бібліографії — це наукові універсальні та спеціальні бібліотеки. Координаційним центром рекомендаційної бібліографії в Україні є Національна парламентська бібліотека України. Крім неї, створенням рекомендаційних бібліографічних посібників (РБП) займаються: Державна бібліотека України для дітей, Державна бібліотека України для юнацтва, Харківська державна наукова бібліотека імені В. Г. Короленка, Одеська державна наукова бібліотека імені О.М. Горького, всі обласні універсальні наукові бібліотеки та інші.

24. Бібліографія бібліографії: визначене поняття, зміст , види, система посібників

Бібліографія (грец. βιβλιον — книжка і γραφω — пишу) — галузь знання про книгу,газету або інший бібліотечний документ, завданнями якої є:

· виявлення, облік, опис, систематизацію і якісний аналіз творів друку;

· складання різних бібліографічних посібників, які полегшують і сприяють кращому використанню друкованої продукції з науковою, практичною і виховною метою;

· розробка принципів і методів бібліографування друкованих творів і організації бібліографічної роботи.

Бібліографія бібліографії (іноді вживають термін "бібліографія другого ступеня") є специфічним видом бібліографії. Бібліографія бібліографії відбиває бібліографічні посібники. У свою чергу бібліографія бібліографії може бути універсальною, галузевою і тематичною.

25. Бібліографічні ресурси: визначене поняття, класифікація, загальна характеристика

Виходячи з реалій створення національної бібліографії, як джерела, що найповніше відображає інформаційні ресурси, поняття книга розглядається як засіб фіксування та передачі соціальної інформації у широкому розумінні бібліографічного документа будь-якої форми, включаючи всі види друку, найрізноманітніші види документів, а не лише поліграфічні видання (електронні видання, кіно- , фотодокументи тощо.)

Сьогодні провідні бібліотеки створюють каталоги книг українською мовою на базі власних фондів. Так, у 1996 р. Національна бібліотека ім. В.І. Вернадського видала перший випуск покажчика «Україномовна книга, 1798 — 1916» [40, с.3] . Покажчик містить книги українською мовою, а також книги писані «язичієм», без врахування територіальних обмежень.

Методика Ю.О. Меженка базується на використанні бібліографічних джерел, каталоги бібліотек він розглядав як допоміжне, а не основне джерело. Хоча, потрібно зауважити, що ідея створення зведеного каталогу наукових бібліотек належить Меженкові. На сучасному етапі вона реалізується на практиці. Програма універсальної доступності публікацій (UAP) передбачає відповідальність кожної країни не лише за повноту комплектування вітчизняними документами, а й за забезпечення доступу до них, основою якого нині повинен стати електронний каталог. Інститут бібліотекознавства НБУВ НАН України у створенні УБР виділяє дві стадії: підготовка зведеного каталогу української книги, що знаходиться у фондах бібліотек держави, та його поповнення за фондами національних бібліотек, українознавчих центрів світу, а також бібліографічними джерелами.

26. Особливості формування терміну «бібліографознавство»

Бібліографознавство – наук. дисципліна, об’єктом вивчення якої є діяльність, що забезпечує вир-во та функціонування бібліографічної інформації у сусп-ві. Предмет Б. – вивчення закономірностей виникнення, ста- новлення, функціонування й розвитку бібліографічної діяльності. У структурі Б. виділяють заг. та галузеву частини (перша вивчає універсальну бібліографічну діяльність, друга – галузеву), а також фундаментальний та функціонально-прикладний напрями. До фундаментального напряму належать методологія, теорія та історія бібліографічної діяльності. Серед стрижневих проблем цього напряму: розвиток категоріально-понятійного апарату, дослідження бібліографічної інформації, класифікація бібліографії, теоретико-методологічні засади розвитку нац. бібліографії. У межах функціонально-прикладного напряму досліджується комплекс проблем вир-ва і розповсюдження бібліографічної інформації, оптимізації довідково-бібліографічного апарату, інтенсифікації бібліографічної діяльності в умовах інформатизації сусп-ва.

Серед фундаторів укр. бібліографознавства – Д.Балика, Ю.Меженко (Іванов-Меженко), Ф.Максименко, М.Сагарда, М.Ясинський. За роки незалежності в Україні сформувалися власні наук. бібліографознавчі центри, серед яких чільне місце займає Бібліотека національна України імені В.Вернадського. Провідні вітчизн. фахівці найбільш плідно розвивають теоретико-методологічні засади бібліографознавства (Г.Швецова-Водка), історію укр. бібліографії (І.Корнейчик, Н.Королевич), нац. бібліографію України (Я.Дашкевич, Л.Дубровіна, В.Омельчук), інформатизацію бібліографічної діяльності (М.Сенченко, М.Слободяник, Л.Філіпова), галузеве Б. (Л.Гольденберг, О.Довгопола, Н.Колосова).

27. Бібліографічна інформація: визначене поняття, зовнішня структура, форми її існування, суспільні функції і внутрішня структура

Важливим елементом будь-якої наукової роботи є її бібліографічний апарат, бібліографічна інформація, які є своєрідним ключем до тих джерел, якими користувався автор при її написанні. Крім того, такий апарат певною мірою є виразом наукової етики та культури наукової праці.

Бібліографічна інформація — це сукупність даних про документ (переважно первинний). Ці дані можуть бути формалізованими і неформалізованими.

Формалізовані бібліографічні дані переважно відокремлені і з текстом не пов'язані. Такі дані про документ можуть бути представлені у формі бібліографічного посилання або його фрагменту, або у формі відсилань.

28. Бібліографічна діяльність: визначене поняття, основні процеси, їх сутність

З цілковитою впевненістю можна стверджувати, що в Україні відбувається процес становлення національної бібліографії, який опирається на нові технології, що передбачають повну автоматизацію бібліографічних процесів. В зв’язку з цим виникає цілий ряд питань, пов’язаних з створенням та функціонуванням у суспільстві бібліографічної інформації на цілком новому рівні. Бібліографічні посібники, допоміжні покажчики та інша бібліографічна продукція, можливо в іншій формі, і в майбутньому будуть відігравати значну роль в науково-дослідній, практичній, управлінській, навчальній діяльності. Тому особливо актуальним сьогодні постає питання вивчення багаторічного досвіду створення бібліографічної продукції, узагальнення змін, які відбувались в процесі еволюції бібліографічної діяльності.

Методика опису в органах державної бібліографії за період їх видання удосконалювалась і видозмінювалась. Зміни правил бібліографічного опису книг і брошур торкались повноти, порядку подання елементів записів, супроводження шифрами, предметними рубриками і визначниками виду друкованої продукції, засобу друку та ін. Знання особливостей бібліографічного опису, його еволюції за окремий проміжок часу дозволить з максимальною повнотою використовувати відомості, які в ньому містяться, в багатоаспектній бібліографічній роботі.

29. Класифікація бібліографії: основні ознаки, види бібліографії, їх характеристика

Класифікування бібліографії — це її поділ на види. Види бібліографії виділялися з давніх часів, але то не було наукове класифікування, що мало б відповідати певним вимогам.

Наукове класифікування бібліографії важко було зробити до тих пір, поки не було визначене саме поняття "бібліографії". Зовсім недавно, з історичної точки зору, почали розрізняти поняття "бібліографічний посібник" та "бібліографія". До того часу, а подекуди і дотепер, замість класифікування бібліографічної діяльності доволі часто говорили про класифікування бібліографічних посібників.

Це стало особливо помітно після прийняття державного стандарту 16448—70 "Бібліографія. Терміни та визначення", де вперше розрізнялися види бібліографічних посібників і види бібліографії.

Видами бібліографії почали називати підрозділи бібліографічної діяльності, що виділилися у процесі її диференціації завдяки спільності деяких рис, ознак.

Виділення видів бібліографії за ознакою її суспільного призначення залежить від того, як ми розуміємо, що таке суспільне призначення бібліографії. В історії бібліографознавства відомо чимало відповідей на це питання, а також багато схем класифікації бібліографії за цією ознакою.

Серед вчених, які обґрунтовували таке розуміння основних видів бібліографії, назвемо Абрама Ілліча Барсука, відомого представника книгознавчої концепції бібліографії. Але він був не першим і не останнім[2, c. 43].

Ця концепція знайшла відображення у державному стандарті 7.0—77 "Бібліографія. Терміни та визначення" та в багатьох підручниках і статтях, які були опубліковані після прийняття цього стандарту.

Згідно з цією концепцією за ознакою суспільного призначення було виділено спочатку чотири види бібліографії: державна, науково-допоміжна, рекомендаційна та видавничо-книготорговельна. Ці види бібліографії називалися основними.

Державна бібліографія — це бібліографія, призначенням якої є реєстрація всіх опублікований на території держави документів, насамперед — творів друку. У міжнародному вжитку за цим видом бібліографії утвердився термін "національна", хоча він не зовсім точно відповідає трактуванню державної бібліографії. Національна бібліографія включає такі напрями: 1) облік усіх документів, виданих на території країни; 2) облік документів, виданих за межами країни національною мовою; 3) облік документів, авторами яких є представники цієї нації, виданих за межами країни будь-якою мовою; 4) облік документів, присвячених за змістом даній країні, незалежно від місця опублікування. Отже, державна бібліографія збігається з першим напрямом національної бібліографії. Але в міжнародній практиці термін "національна бібліографія" вживається як синонім "державної бібліографії".

30. Класифікація бібліографічних посібників: загальне понятті та завдання класифікацій, види бібліографічних посібників за різними ознаками

Існують розроблені на міжнародному рівні вимоги до системи державних бібліографічних посібників, які в сукупності повинні охоплювати всі види документів, опублікованих у країні.

Науково-допоміжна бібліографія — бібліографія, призначенням якої є сприяння науковій та професійно-виробничій діяльності. Читацька адреса цього виду — спеціалісти тієї чи іншої галузі знань та практичної діяльності. Науково-допоміжна бібліографія задовольняє різні потреби спеціалістів, різні цілі звернення до бібліографічних посібників.

Система бібліографічних посібників науково-допоміжної бібліографії включає добре розроблені рівні поточного інформування (сигнальний, реферативний, оглядовий), певні типи бібліографічних посібників за особливостями бібліографічного відбору (реєстраційні та вибіркові), а також добре розвинену систему галузевих бібліографічних посібників. Науково-допоміжні бібліографічні посібники — це, переважно, галузеві та багатогалузеві бібліографічні посібники.

Рекомендаційна бібліографія — бібліографія, призначенням якої є сприяння освіті, самоосвіті, вихованню та пропаганді знань. Метою цієї діяльності є забезпечення можливостей постійного духовного самовдосконалення особистості, її виховання та самовиховання, підвищення рівня освіченності та кваліфікації людини. Читацька адреса — різні групи читачів, які займаються самоосвітою, освітою, вихованням та пропагандою знань[8, c. 115-116].

Розроблена складна, дуже розгалужена система рекомендаційних бібліографічних посібників, яка має певну змістову та жанрово-типологічну структуру.

Система бібліографічних посібників даного виду бібліографії включає два головні напрями: видавничі та книготорговельні бібліографічні посібники, які часто поєднуються. Вони інформують про продукцію видавництв та наявність книг у продажу, допомагають у комплектуванні бібліотек та у пошуку документів, які вийшли у видавництвах.

31. Довідково-бібліографічний апарат: загальне поняття, зміст, склад, структура

За призначенням бібліотечні каталоги бувають генеральними (службовими) або читацькими.

За способом угруповання бібліографічних записів каталоги діляться на алфавітні, систематичні, предметні, нумераційні, хронологічні, топографічні, словникові й ін. Серед них найпоширеніші перші три різновиди.

Бібліографічна картотека — це вид бібліографічного посібника, реалізованого в картковій формі. Однак таке формулювання не дозволяє побачити розходження між каталогами й картотеками. Картотеки відбивають документи незалежно від наявності їх у фонді даної бібліотеки. На практиці має місце ще одне, менш строге розходження: у картотеках, звичайно в значно більших масштабах, чим у каталогах, застосовується аналітичний опис матеріалів з різних видань (картотеки статей). Картотеки, як і каталоги, можуть бути службові й читацькі; універсальні, галузеві, тематичні; картотеки окремих видів документів. По способі угруповання матеріалів картотеки бувають систематичні, хронологічні, предметні й ін.

Бібліографічні картотеки, з одного боку, є самостійною частиною СБА, найбільш гнучкої й рухливий по тематиці, змісту й видам включених документів, цільовому й читацькому призначенню й іншим параметрам. З іншого боку, картотеки входять у єдину систему каталогів і картотек бібліотеки, створюються на додаток до каталогів, розширюють їхні пошукові можливості, розкривають фонд бібліотеки в різноманітних аспектах, дозволяють виділити літературу по найбільш актуальних темах, не відбитим, наприклад, у класифікаційній схемі систематичного каталогу.

32. Довідково-бібліографічний фонд: його призначення та структура

Важливою базою для інформаційної та довідково-бібліографічної роботи є довідково-бібліографічний фонд. Він складається з довідкової літератури, різної за тематикою і типами видань, у тому числі: загальні та спеціальні енциклопедії, найважливіші енциклопедичні, тлумачні, термінологічні, мовні словники, загальні та галузеві довідники, статистичні збірники, бібліографічні посібники.

33. Довідково-бібліографічне обслуговування: загальне поняття, головні складові, види бібліографічних довідок

Довідково-бібліографічне обслуговування полягає у виконанні різноманітних бібліографічних довідок за разовими запитами читачів. Запит приймається в усній або письмовій формі. Бібліографічна довідка містить дані про різні види друкованих документів.

Довідки поділяються на:

1. Тематичні — запити з конкретної теми. Для підготовки використовуються систематичний каталог, бібліографічні картотеки і видання, довідники, енциклопедії.

2. Фактографічні — конкретні відомості статистичного, хронологічного характеру. Фактографічні довідки виконуються з використанням енциклопедій, довідників, словників, картотек тощо.

3. Адресні — довідки про наявність в бібліотеці конкретного видання (книги, статті). Виконуються за допомогою каталогів (переважно алфавітного) та картотек.

4. Уточнювальні — довідки з уточнення відомостей про окремі відсутні або невірно зазначені елементи бібліографічного опису. Виконуються, як правило, за допомогою алфавітного каталогу, бібліографічних картотек, покажчиків.

Усі типи довідок підлягають обліку за єдиною формою.

Тематичні та фактографічні довідки можуть виконуватися письмово.

Бібліотекарі надають бібліографічну консультацію — відповідь на разовий запит, що допомагає читачеві здійснювати самостійний бібліографічний пошук.

Для оптимізації довідково-бібліографічної роботи в бібліотеці ведеться фонд виконаних довідок,

Фонд виконаних довідок — це та частина ДБА (довідково-бібліографічного апарату) бібліотеки, яка являє собою зібрання копій раніше виконаних письмових бібліографічних довідок.

У такому фонді зберігаються копії відповідей на складні запити читачів, що вимагали широкого бібліографічного пошуку, довідки з актуальних тем, а також довідки на запити, що постійно повторюються. Ці довідки можуть бути цікавими широкому загалу читачів.

34. Бібліографічне інформування: загальне поняття, зміст, види та їх сутність

Для бібліографічного інформування використовуються індивідуальні, групові та масові форми роботи.

Диференційоване індивідуальне бібліографічне інформування — це систематичне ознайомлення читачів з новими виданнями згідно з їхніми запитами та потребами.

Групове бібліографічне інформування — це обслуговування певної групи користувачів інформації, котрі мають близькі за змістом інформаційні потреби; органів самоврядування, представники окремих вікових груп.

Групове інформування відбувається шляхом складання тематичних і галузевих списків нових надходжень, тематичних виставок-переглядів, тематичних оглядів літератури, Днів фахівців.

Масова форма інформування — це інформування всіх читачів бібліотеки. Головна його мета — Інформування про нові надходження до бібліотеки, їх пропаганда, сприяння самоосвіті.

35. Інформаційна інфраструктура та її складові, загальна характеристика

Для України як країни з перехідною економікою надзвичайно важливим чинником завершення ринкових перетворень і забезпечення стійкого розвитку є зміцнення всіх типів інфраструктур суспільного виробництва. Особливе місце тут належить національній інформаційній інфраструктурі (НII), яка покликана забезпечити створення єдиного інформаційного простору України як цілісної держави, поглиблення процесів інтеграції країн СНД, послідовне входження України в європейську та глобальну інформаційну інфраструктуру.

Розвиток інформаційної інфраструктури України багато в чому визначається сучасним рівнем розвитку вітчизняної індустрії інформатизації. Головними завданнями державної політики в галузі індустрії інформатизації є:

· створення вітчизняних сучасних інформаційних технологій і розвиток виробництва засобів для їх реалізації;

· розвиток вітчизняного виробництва сучасних систем і засобів зв'язку, телекомунікаційних мереж;

· сприяння впровадженню інформаційних технологій, що використовуються в зарубіжних інформаційних системах національного і транснаціонального масштабу;

· підготовка кваліфікованих кадрів для роботи в сфері інформатизації.

36. Національні бібліографічні центри України: загальна характеристика

Центри рекомендаційної бібліографії — це наукові універсальні та спеціальні бібліотеки. Координаційним центром рекомендаційної бібліографії в Україні є Національна парламентська бібліотека України. Крім неї, створенням рекомендаційних бібліографічних посібників (РБП) займаються: Державна бібліотека України для дітей, Державна бібліотека України для юнацтва, Харківська державна наукова бібліотека імені В. Г. Королен-ка, Одеська державна наукова бібліотека імені О.М. Горького, всі обласні універсальні наукові бібліотеки та інші.

Основні організаційні центри науково-допоміжної бібліографії — наукові бібліотеки, центри Державної (чи Національної) системи науково-технічної інформації, науково-дослідні інститути та інші установи. В Україні центрами науково-допоміжної бібліографії є Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського Національної академії наук України (НБУВ), Національна парламентська бібліотека України (НПБУ), Державна науково-технічна бібліотека України (ДНТБ України), Український інститут науково-технічної та економічної інформації (УкрІНТЕІ), територіальні (обласні) міжгалузеві центри науково-технічної та економічної інформації (ЦНТЕІ) та інші установи.

37. Система архівних установ України

Систему архівних установ України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівній справі. Архівні установи можуть засновуватися органами влади, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Незалежність державного архіву до певного рівня системи архівних установ (районного, міського, обласного, республіканського. Загальнодержавного) визначає його ранг, що відповідає рівню державного органу чи органу місцевого самоврядування, який утворив цей архів, і складу документів, що у ньому зберігаються й підлягають зберігання. Діяльність архівних установ регулюється Законом України “ Про національний архівний фонд і архівні установи”, правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами.

Систему архівних установ України складають такі групи:

· спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства;

· науково-дослідні установи;

· центральні державні архіви України;

· галузеві державні архіви;

· державний архів в Автономній Республіці Крим;

· місцеві державні архівні установи;

· інші місцеві архівні установи;

· архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;

· архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ, організацій;

· архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівні установи, засновані фізичними особами;

· підприємства та організації у сфері архівної справи та діловодства.

38. Державний архів: визначення, основні завдання. Правова база діяльності архівів України

Державний комітет архівів України (Держкомархів України) — спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Утворений відповідно до Указу Президента України від 15 грудня 1999 р. № 1573 "Про зміни у структурі центральних органів виконавчої влади". Є правонаступником Головного архівного управління України.

Положення про Державний комітет архівів затверджено Указом Президента України від 22 березня 2000 р. № 486/2000.

Держкомархів України вносить до Кабінету Міністрів України пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи та діловодства і забезпечує її реалізацію; управляє архівною справою та діловодством; розробляє державні програми розвитку архівної справи та діловодства і забезпечує їх виконання; здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання, а також нормативно-методичне забезпечення архівної справи та діловодства і контроль за їх станом.

До пріоритетних завдань у діяльності Держкомархіву належать:

· реформування архівної справи на засадах законодавства про Національний архівний фонд;

· розроблення пропозицій щодо вдосконалення Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", інших законодавчих актів;

· формування Національного архівного фонду, зокрема поповнення його документами культурної спадщини України, що зберігаються за кордоном;

· забезпечення належних умов зберігання Національного архівного фонду;

· посилення впливу держави на недержавний сектор документотворення для забезпечення збереженості соціально значущих архівних документів;

· системна інформатизація архівної справи;

· організація широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних, культурних та інших потреб громадян, суспільства, держави;

· організація і координація наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства й археографії, вдосконалення нормативно-методичної бази діяльності архівних установ;

· забезпечення правового та соціального захисту працівників державних архівних установ;

· здійснення міжнародного співробітництва в галузі архівної справи.

39. Функції і напрями діяльності Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства

Інститут розпочав діяльність згідно з наказом начальника Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 1 листопада 1994 р. на підставі Постанови Верховної Ради України від 24 грудня 1993 р. № 3815-ХІІ "Про порядок введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Постанови Кабінету Міністрів України від 16 травня 1994 р. № 311 "Про створення в м. Києві Українського державного науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства".

Основні напрямки діяльності:

· інформаційне забезпечення Держкомархіву та архівних установ України з питань архівознавства, документознавства, спеціальних історичних дисциплін;

· аналітико-синтетичні дослідження інформації з питань комплектування, зберігання, використання Національного архівного фонду та діловодства в архівній системі України;

· створення системи комп'ютерних баз даних із науково-технічної, науково-довідкової та проблемно-пошукової інформації для основних напрямів діяльності архівної системи;

· участь у нормативному, організаційно-методичному та інформаційно-аналітичному забезпеченні інформатизації архівної справи та впровадження систем електронного діловодства;

· дополіграфічна підготовка видань із документознавства, архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін;

· інформаційне рекламування науково-дослідних, науково-методичних розробок УДНДІАСД та передового вітчизняного і світового досвіду в архівній справі та документознавстві;

· участь у формуванні змісту, експертизі навчання та підвищення кваліфікації архівістів у галузі інформатизації архівної справи.

40. Архівне описування: поняття та види

Архівне описування – процес відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описання для його адекватного відтворення в описовій статті (моделі) з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх.

Серед процесів архівної діяльності описуванню належать дуже важливі функції. Послідовність описувальних робіт можна простежити по наведеній схемі, яка окреслює місце архівного описування у системі архівних технологій.

Описування є важливою ланкою у технологічному циклі організації архівних документів для їхнього зберігання і користування ними. Описування завершує стадію систематизації документів, створює основу для їх науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання і починає новий етап – організації НДА архіву.

Таким чином, описування є серцевиною архівної роботи, в якій сфокусовано закріплення організованих систем документів та їх ідентифікація; проведення облікових робіт і забезпечення контрольно-охоронних завдань (функцій); створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них. Описування архівних документів – не технічна робота, якою вона може здаватися на перший погляд. Це важлива наукова робота, від якості якої залежить і надійність охорони документів, і ефективність використання їхньої інформації.

Описування документів є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія виробляє правила описування для друкованих видань, археографія – для публікації писемних пам'яток, кодикографія – для рукописної книги, а архівознавство розробляє теорію та методику описування документальних матеріалів, відкладених внаслідок діяльності організацій, установ або окремих осіб і призначених для архівного зберігання. Результатом описування різних видів документів відповідно стають бібліографічне, археографічне, кодикографічне та архівне описання.

Архівне описування є процесом відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описування для його адекватного відтворення в описовій статті (моделі) з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх.

Для характеристики архівного описування можна виділити такі головні аспекти, що визначають суть цього процесу, а саме:

1) метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їхній зміст і визначити місцезнаходження;

2) для ідентифікації об'єкта описування необхідно відібрати найголовніші його характеристики, щоб з їх допомогою розкрити зміст документів;

3) характеристики документів мають бути викладеними в описовій статті, яка і буде представляти (презентувати) документну інформацію.

41. Архівна україніка: визначення та загальна характеристика

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, співставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної галузі, тобто суспільної сфери, безпосередньо пов'язаної із зберіганням історичної пам'яті народу, збиранням, зберіганням і використанням документально-інформаційних ресурсів країни. Діяльність цієї, як і інших, сфери суспільного життя регулюється законодавством і має правовий характер.

Магістральним напрямом післярадянського архівного будівництва є демократизація національних архівних систем у рамках державотворчих процесів та інтеграції їх у світове архівне поле. Аналіз змін, яких зазнала архівна система України за період після проголошення державної незалежності, дає підстави зробити висновок, що її реформування відбувається в руслі зазначених загальних тенденцій. Протягом 1991-1992 рр. було здійснено організаційні заходи щодо уточнення профілю архівів та їх перейменування. Колишній Центральний державний архів Жовтневої революції, вищих органів державної влади і органів державного управління УРСР було перейменовано на Центральний державний архів вищих органів влади і управління України, Державний архів Кримської області дістав назву Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим. Якщо ці заходи мали здебільшого механічний характер зміни вивісок і уточнення назв структурних підрозділів, то значно складнішим було реформування колишніх партійних архівів. Партійний архів Інституту історії партії при ЦК компартії України було реформовано в Центральний державний архів громадських об'єднань України, що призвело не лише до розширення його профілю, але й помітного збільшення кількості потенційних фондоутворювачів. Партійні архіви обкомів партії було організаційно ліквідовано, а їхні фонди передано до державних архівів відповідних областей, що викликало необхідність великих робіт щодо уніфікації описів і нової рубрикації документів згідно зі стандартами державної архівістики.

Важливим у реформуванні архівної системи України стало прийняття Верховною Радою України в грудні 1993 р. Закону “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, що є першим в історії національного архівного будівництва законодавчим актом. Поставивши в центр архівного будівництва НАФ, закон надав йому статусу об'єднуючого чинника національної архівної системи, всієї мережі архівних установ, яка складає структурну основу архівної системи.

42. Склад і структура Національного архівного фонду

В структурі НАФ виділяються три основні групи документів: ті, що утворилися і зберігаються в Україні;

документи українських інституцій та громадян, котрі виникли за рубежем, але повернуті або підлягають поверненню в Україну;

документи іноземного походження, що опинилися на теренах України і увійшли до її історико-культурного надбання. Серед документів кожної з цих груп є такі, що мають особливе історико-культурне значення та унікальний характер. Ось чому чільне місце у складі НАФ України належить особливо цінним документам і унікальним документальним пам'яткам.

До особливо цінних (ОЦ) належать архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти і явища у житті суспільства, не втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя, міжнародних відносин, екології, державного управління, оборони і є неповторними з погляду їхнього юридичного значення і автографічності. До ОЦ можуть бути віднесені як окремі документи чи одиниці зберігання, так і групи одиниць зберігання і навіть окремі архівні фонди у повному обсязі. В державних архівах планомірне виявлення ОЦ документів і взяття їх на окремий облік здійснюється з початку 80-х років.

Класифікація документів НАФ ґрунтується на дещо інших критеріях, ніж класифікація документів ДАФ СРСР і Архівного фонду КПРС. З метою організації зберігання і пошуку їх групували за такими найсуттєвішими ознаками, як належність до певних історичних епох, до установ і організацій певного рівня підпорядкування, до певних адміністративно-територіальних одиниць, до певних галузей та сфер діяльності, бралися до уваги спосіб і техніка фіксації документної інформації. Групування архівних документів у межах усього СРСР з урахуванням цих ознак визначало організацію мережі державних і партійних архівів. Така класифікація документів вже не є вичерпною щодо НАФ України, хоча зберігає певне значення для організації сучасної мережі державних архівних установ. Так, за хронологічними межами до 1918 р., а для території Західної України – до 1939 р. зосереджені документи у центральних державних історичних архівах. Фонди вищих та центральних органів державної влади становлять основу Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України. Поєднання ознак належності документів до установ певного рівня підпорядкування та відповідних адміністративно-територіальних одиниць лягло в основу побудови мережі місцевих державних установ. За належністю документів до певних галузей і сфер діяльності залежно від способу і техніки фіксації інформації створено низку центральних державних архівів України, зокрема кінофотофоноархів, науково-технічний архів, архів-музей літератури і мистецтва, а також галузеві державні архіви.

43. Організація архівних документів на рівні архівного фонду

Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини – текстову і розрахункову.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб поточного діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Форма № 1 являє собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів.

У наступному розділі паспорта вміщено дані про кількість та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо). Останній розділ паспорта стосується кадрового складу (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Головархіву України до 1 лютого.

Форма № 2 – звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за формою № 3 про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

44. Інформатизація архівної справи: сутність і значення

Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій. Процес інформатизації складається з:

а) розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування та обліку, використання документної інформації;

б) формування різних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі;

в) створення мережі локальних та централізованих БД і єдиної міжвідомчої національної архівної інформаційної системи (НАІС).

Таким чином забезпечується перспектива створення взаємопов'язаної мережі БД та інформаційних систем архівної галузі.

Інформатизація архівної справи та актуалізація документальних ресурсів НАФ України є одним із факторів якісно нового науково-інформаційного забезпечення розвитку економіки, культури й науки, швидкого входження у міжнародний інформаційний простір України як самостійної держави. Процес інформатизації та комп'ютеризації архівної галузі в нашій державі перебуває на стадії розробки концепції та програми інформатизації, підготовки до її широкого впровадження в практику. Від нинішніх студентів, що розпочнуть свою практичну діяльність у різних архівних установах на початку 21 ст. чи вестимуть наукові дослідження, вимагається вже сьогодні обізнаність із вітчизняним і зарубіжним досвідом інформатизації архівної справи, його теоретичними засадами.

45. Архівна евристика: визначення та призначення

Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів – певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористовуваних або маловикористовуваних документів, залучення їх до наукового та практичного обігу – найважливіший засіб підвищення ефективності використання архівної інформації. Архівний пошук має супроводжуватися джерельним аналізом виявлених документів. Але слід визнати, що його масштаби не зовсім відповідають сучасним потребам як історичної, так і архівознавчої науки. У цьому зв'язку необхідним є піднесення ролі державних архівів та архівістів у роботі з історичними джерелами. Архівісти пов'язані з носіями унікальних знань про документи НАФ, і цей потенціал має використовуватися повною мірою. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів одночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства дозволяє повніше задовольнити духовні й наукові запити як споживачів документної інформації, так і самих архівістів.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша є малодослідженим творчим процесом, що має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв'язків між явищами (інформацією, документами, фактами і ін). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у т.ч. і робота з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів. Ідея так званого перехресного пошуку, вперше сформульована В.М.Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників – однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Дослідниками є самі архівісти, які здійснюють пошук документів.

Перехресний пошук включає одночасний пошук і за генетичною вертикаллю та логічною горизонталлю. Пошук за генетичною вертикаллю спирається на пофондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду, до яких належать описи, огляди, різні покажчики. Пошук за логічною горизонталлю будується на системі міжфондових архівних довідників, до яких належать різні каталоги, тематичні огляди, автоматизовані пошукові системи та інші довідники. Цей пошук дозволяє виходити безпосередньо на документи, що стосуються досліджувальної проблеми. Використовуючи обидва способи пошуку документів, користувач знаходить необхідну інформацію. Однак найчастіше він здійснює довготривалий пошук інформації за генетичною вертикаллю. Це викликано тим, що архівні довідники, побудовані відповідно до класифікації документів, займають провідне місце у системі довідкового апарату державних архівів.

46. Документи, які забезпечують легітимацію підприємницької діяльності

Легітимація суб'єктів підприємницької діяльності в Україні може включати: один елемент – державну реєстрацію (для зайняття тими видами діяльності, що не потребують ліцензування або патентування); два елементи: державну реєстрацію і ліцензування (для зайняття тими видами діяльності, що потребують ліцензування); три елементи – державну реєстрацію, ліцензування і патентування (для зайняття видами діяльності, що потребують ліцензування і патентування).

Таким чином, для зайняття легітимною підприємницькою діяльністю суб'єкт підприємництва має пройти державну реєстрацію, а для здійснення деяких, зазначених у законодавстві, видів діяльності – також ліцензування і патентування.

47. Бізнес-план. Характеристика і особливості складання

Зміст і структура бізнес-плану залежать передусім від тієї аудиторії, для якої його призначено. Вибір тієї чи тієї аудиторії, у свою чергу, залежить від цілей, які ставить перед собою підприємець, опрацьовуючи бізнес-план (залучення зовнішнього капіталу, комунікації з партнерами по бізнесу, моделювання системи управління майбутнім бізнесом, попереднє визначення перешкод та проблем, розвиток власних управлінських навичок).

Перше правило, якого має дотримуватися підприємець у процесі складання бізнес-плану, — це чітке визначення мети його розробки та конкретного адресата.

На зміст і структуру бізнес-плану суттєво впливають розміри бізнесу й обсяги фінансових потреб. Що масштабнішим є підприємницький проект, що більше інвестицій він потребує, то ширше коло питань має бути висвітлено в бізнес-плані, то детальнішими та обґрунтованішими мають бути відповідні розрахунки.

Зміст і структура бізнес-плану залежать також і від інших факторів, зокрема:

• конкретних характеристик майбутнього продукту бізнесу та стадії його життєвого циклу;

• рівня конкуренції в галузі;

• можливостей розширення бізнесу в майбутньому.

Рис. 1. Фактори, що впливають на зміст і структуру бізнес-плану

Наявність багатьох факторів, які впливають на зміст, структуру та обсяги бізнес-плану (рис. 1), свідчать, що не існує певної стандартної, універсальної, «найліпшої» форми бізнес-плану. Кожний підприємець чи компанія складають бізнес-план по-своєму. Підходи до його розробки змінюються згідно з характером бізнесу, особливостями його середовища, конкретними цілями бізнес-плану, індивідуальними запитами потенційних інвесторів. Але це зовсім не означає, що не існує загальних вимог до опрацювання бізнес-плану. Є низка ключових питань, які мають бути ретельно вивчені, оцінені та висвітлені в кожному бізнес-плані.

48. Зовнішньоекономічні контракти

Зовнішньоекономічний договір (контракт) — матеріально оформлена угода двох або більше суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності та їх іноземних контрагентів, спрямована на встановлення, зміну або припинення їх взаємних прав та обов'язків у зовнішньоекономічній діяльності. Суб'єкти зовнішньоекономічної діяльності мають право укладати будь-які види зовнішньоекономічних договорів (контрактів), крім тих, які прямо та у виключній формі заборонені законами України.

Суб'єкти, які є сторонами зовнішньоекономічного договору (контракту), мають бути здатними до укладання договору (контракту) відповідно до цього та інших законів України та/або закону місця укладання договору (контракту). Зовнішньоекономічний договір (контракт) складається відповідно до цього та інших законів України з урахуванням міжнародних договорів України. Суб'єкти зовнішньоекономічної діяльності при складанні тексту зовнішньоекономічного договору (контракту) мають право використовувати відомі міжнародні звичаї, рекомендації міжнародних органів та організацій, якщо це не заборонено прямо та у виключній формі цим та іншими законами України.

Зовнішньоекономічний договір (контракт) укладається суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності або його представником у простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. Повноваження представника на укладення зовнішньоекономічного договору (контракту) може випливати з доручення, статутних документів, договорів та інших підстав, які не суперечать цьому Закону. Дії, які здійснюються від імені іноземного суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності України, уповноваженим на це належним чином, вважаються діями цього іноземного суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності.

Для підписання зовнішньоекономічного договору (контракту) суб'єкту зовнішньоекономічної діяльності не потрібен дозвіл будь-якого органу державної влади, управління або вищестоящої організації, за винятком випадків, передбачених законами України. Зовнішньоекономічний договір (контракт) може бути визнано недійсним у судовому порядку, якщо він не відповідає вимогам законів України або міжнародних договорів України.

Слід відзначити, що в Україні діє Положення про типову форму зовнішньоекономічних договорів (контрактів), яким передбачається істотні умови таких договорів. Тобто при укладенні таких договорів можна орієнтуватись на вказане Положення.

49. Претензійна документація

Претензія — це вимога до контрагента про виконання певних зобов'язань: сплаті боргу, відшкодуванні збитків, сплаті штрафу, усуненні недоліків поставленої продукції, проданої речі або виконаної роботи.

Претензія може бути складена в довільній формі. На практиці застосовуються претензія передана прямо, претензійний лист і аркуш претензій.

Претензія (заява) повинна бути написана у двох екземплярах, один із яких передається в магазин, а на другому працівники магазина повинні поставити свій підпис. Цей екземпляр залишиться у Вас, як підтвердження того, що претензія отримана магазином.

Претензійні документи до винних юридичних або фізичних осіб дають можливість бухгалтерії, фінансовому, економічному або юридичному відділам контролювати виконання договірних зобов'язань, витрачання матеріалів, стягувати з конкретних посадових осіб завдані збитки.

50. Види договорів. Особливості складання

Договір – це угода двох або більше сторін про встановлення, зміну і припинення цивільних правовідносин. Умовами дійсності договору є: 1) законність дії; 2) волевиявлення, вільне та усвідомлене, сторін; 3) дотримання встановленої законом форми договору; 4) правоздатність і дієздатність сторін.

Договори поділяються на наступні види: 1) планові (державні замовлення) і регульовані (договірні); 2) односторонні (одна сторона має тільки права, інша – тільки обов‘язки, напр.: договір позики, дарування, схову) і двосторонні (обидві сторони мають права і обов‘язки: купівля-продаж – сторони одночасно виступають і кредитором і боржником в різних частинах) договори; 3) оплатні і безоплатні договори; 4) реальні і конценсуальні. Змістом будь-якого договору є права і обов‘язки сторін.

Розрізняють 1) істотні, 2) звичайні і 3) випадкові умови договору. Істотними умовами визнаються такі умови, без яких договір не може вважатися укладеним. Істотними умовами є предмет і ціна договору. До звичайних умов договору відносяться такі, які передбачаються в законодавстві і можуть не включатися до змісту договору. Напр.: місце виконання зобов‘язання, строк (час) виконання зобов‘язання. Це не означає, що сторони не можуть встановити свої вимоги до цих пунктів. Це ж саме стосується якості продукції. Випадкові умови договору, які звичайно в договорах конкретного виду не передбачаються, але можуть бути встановлені угодою сторін. Правила щодо форми договору – ті ж правила що і форми угоди, за певними виключеннями. Зобов‘язання за однією з класифікацій поділяються на: 1) зобов‘язання із множинністю сторін; 2) зобов‘язання із множинністю осіб. Із множинністю сторін – на боці кожної із сторін виступає одна особа. Із множинністю осіб – на боці однієї чи декількох сторін виступає декілька осіб. Тут має місце колективна вимога або колективне зобов‘язання. Колективна вимога – часткова або солідарна вимога кредиторів, співкредиторів, а колективна відповідальність – часткова, солідарна або субсидіарна відповідальність співборжників.

За договором купівлі-продажу продавець зобов‘язується передати майно у власність покупцеві, а покупець зобов‘язується прийняти майно і сплатити за нього певну грошову суму. Істотними умовами цього договору є майно (визначення товару) і ціна. Товаром може бути будь-яке майно, яке не вилучене з цивільного обігу. Ціна визначається угодою сторін з врахуванням обмежень, встановлених законодавством (індикативні ціни, середньозважені ціни). Форма договору визначається характером і вартістю товару, а також часом виконання договору. Напр.: покупки в магазині – усна форма, великі тривалі покупки – бажана письмова форма договору.

Сторони несуть взаємну відповідальність за невиконання, або неналежне виконання договору. Основні правила договору купівлі-продажу розповсюджуються на договори міни і дарування. За договорами міни провадиться обмін одного майна на інше, кожний з учасників міни вважається продавцем того майна, яке він дає в обмін, і покупцем майна, яке він одержує. За договором дарування одна сторона передає безоплатно іншій стороні майно у власність. Умови вищезазначених договорів регламентуються ЦК.

51. Податкова документація

Податкова звітність реалізується шляхом подання платником податку податкової документації, тобто документів, що містять відомості про обчислення і сплату податку. При цьому слід розрізняти податкову і фінансову звітність. Під фінансовою звітністю розуміють бухгалтерську звітність, що містить Інформацію про фінансово-господарський стан і результати діяльності господарюючого суб'єкта за звітний період. Фінансова звітність відповідно до законодавства має дві форми: баланс і звіт про фінансові результати. Здійснення фінансової звітності регулюється Законам України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 p., постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р., якою затверджений Порядок подання фінансової звітності й іншими нормативними актами. Податкова звітність — це вужче поняття, яке містить винятково питання з оподаткування. У податковій документації фіксується саме процес нарахування і сплати податків і зборів (обов'язкових платежів). Особливістю податкової документації є те, що в її складі немає спеціалізованих «податкових» первинних документів, оскільки підставою для ведення податкового обліку є, як правило, первинні бухгалтерсько-облікові документи, які фіксують факт здійснення господарської операції. Виходячи з цього, інші відомості не можуть бути предметом податкової документації і податкові органи не мають права вимагати від платника податків подання відомостей, не передбачених законодавством про оподаткування, або подання податкової документації до настання термінів звітності.

Податкову звітність подають до податкових органів за підсумками звітного періоду у встановлений законодавством строк. Терміни здійснення податкової звітності встановлюються по кожному податку окремо. Першим днем подання податкової звітності вважають день, що йде за днем закінчення звітного податкового періоду. Якщо останній день подання податкової звітності є вихідним або святковим, то днем подання звітності вважається наступний за вихідним або святковим операційний (банківський) день. Граничні терміни подання податкової звітності можуть бути продовжені за правилами і на підставах, передбачених податковим законодавством.

Реалізуючи обов'язок з податкової звітності, платник податків подає в податкові органи такі види податкових документів, в яких зафіксовано обчислення податку і визначено суму, що підлягає сплаті:

1. Розрахунково-звітну документацію — документи, в яких фіксуються податкові розрахунки і суми податків. По кожному податку існує єдиний податковий документ, в якому платник розраховує суму податку, що підлягає сплаті, і який подає платник податків до податкового органу у встановлений законодавством термін. Такі документи містять відомості про строки, базу оподаткування, податкові пільги, розміри податкового окладу, причому називатися вони можуть по-різному: декларація, розрахунок, звіт тощо. Прикладом розрахунково-звітної документації може бути (1) декларація про прибуток підприємства, обов'язок надання якої закріплений п. 16.4 ст. 16 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22 травня 1997 p., а форма і порядок її складання затверджені наказом податкової адміністрації від 29 березня 2003 р.; (2) розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, форма і порядок заповнення якої затверджені наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 18 грудня 2000 р.1; (3) розрахунок збору за забруднення навколишнього природного середовища, форма і порядок заповнення якого затверджені наказом Мінекобезпеки і Державної податкової адміністрації України від 19 липня 1999 р. і т. ін.

2.Супутню (чи довідкову) документацію — документи, які містять довідкову інформацію, що деталізує дані для обчислення податків і розшифровує чи обґрунтовує податкові розрахунки. Така документація поділяється на:

а) документи, необхідні для обчислення податків, наприклад, звіт про результати діяльності виконавця довгострокових договорів (контрактів), форма і порядок заповнення якого затверджені наказом Державної податкової адміністрації України від 29 березня 2003 р.;

б) документи довідкового характеру, які безпосередньо не впливають на обчислення сум податків, приміром, розрахунок—повідомлення розподілу консолідованого податку між юридичною особою та філіями, форма і порядок заповнення якого затверджені наказом податкової адміністрації від 10 квітня 1998 р.;

3. Облікову документацію — це документи, що являють собою зведені форми податкового обліку. Первинні документи бухгалтерського обліку, які накопичуються і систематизують ся в податковому обліку, підлягають узагальненню за певний податковий період. Після цього на підставі цих уже згрупованих документів визначається сума податків, що підлягає внесенню у відповідні фонди. Прикладом такого виду податкової документації є Книга обліку доходів і витрат суб'єкта малого підприємництва — юридичної особи, що застосовує спрощену систему оподаткування, обліку та звітності, порядок ведення якої затверджений наказом податкової адміністрації від 12 жовтня 1999 р.

4. Податкові повідомлення — документи, які направляють податкові органи платникам. Вони містять відомості про терміни та суми податку, що підлягає сплаті.

52. Документи з захисту інтелектуальної власності

Право на подання заявки на винахід або корисну модель передусім має автор. Він може (але не зобов'язаний) подавати заявки до патентного відомства України через представника у справах інтелектуальної власності (патентного повіреного) або іншу довірену особу. Іноземні громадяни і юридичні особи, що мають постійне місцеперебування за межами України, подають заявки тільки через представників у справах інтелектуальної власності.

Право на подання заявки має роботодавець, якщо винахід, корисна модель чи промисловий зразок створено у зв'язку з виконанням службового обов'язку чи за дорученням роботодавця.

Право на подання заявки мають також правонаступники як авторів, так і роботодавців.

Заявка складається українською мовою і має стосуватися лише одного результату технічної творчості. Об'єднання в одній заявці двох винаходів, корисних моделей чи промислових зразків не допускається.

Заявка має містити: заяву про видачу патенту України на винахід, корисну модель чи промисловий зразок відповідно, опис винаходу, корисної моделі; креслення (якщо на нього є посилання в описі); реферат; документ про сплату встановленого збору за подання заявки.

Будь-яка особа має право ознайомитися з матеріалами заявки після публікації відомостей про видачу патенту

Водночас з публікацією відомостей про видачу патенту на винахід, корисну модель чи промисловий зразок патентне відомство здійснює їх державну реєстрацію, для чого вносить до відповідного Державного реєстру патентів України відомості про патент. У місячний строк після державної реєстрації патенту його видають особі, яка має право на його одержання. Якщо право на одержання патенту мають кілька осіб (співавторів), їм видається один патент.

Строк дії патенту на винахід становить 20 років від дати подання заявки до патентного відомства. Строк дії патенту на корисну модель — 5 років від дати подання заявки до патентного відомства, і за клопотанням власника його чинність може бути подовжена, але не більш як на 3 роки. На промисловий зразок патент видається строком на 10 років від дати подання заявки до патентного відомства, його чинність може бути подовжена за клопотанням власника патенту, але не більше як на 5 років.

53. Конфіденційні документи: складання, виконання і зберігання

Основною формою обліку справ, що містять конфіденційні документи, є номенклатура справ поточного року, у відповідності з якою організуються формування, зберігання і перевірка наявності справ. Крім цього номенклатура входить складовою частішою в комплекс нормативних матеріалів, що забезпечують функціонування дозвільної системи доступу персоналу до конфіденційних документів.

Номенклатура справ, призначена для систематизації конфіденційних документів, може бути складовою частиною загальної номенклатури справ фірми або існувати в якості самостійного документа. По формі вона не відрізняється від номенклатури справ для відкритих документів. Однак додатково в ній вказуються: прізвище виконавця (виконавців), якому надано право користуватися справою, прізвище особи, відповідальної за формування та зберігання справи, інвентарний архівний номер справи, номер і дата акту про знищення, відмітка про зняття грифа конфіденційності і передачі справи на відкрите зберігання та інші відомості

Номенклатура справ враховується по картотеці підготовлених (виданих) конфіденційних документів. Після закінчення року вона підшивається у справу, що містить номенклатури за минулі роки. Справа знаходиться на інвентарному обліку.

Справи формуються централізовано у службі конфіденційної документації, яка здійснює їх поточне і архівне зберігання. Зберігання справ з конфіденційними документами на робочих місцях керівників і виконавців не дозволяється.

Отже, систематизація виконаних конфіденційних документів у справи призначена не тільки для вирішення завдань забезпечення пошуку і наступного використання архівних документів, але й завдати обмеження доступу персоналу до архівних документів фірми, контролю за збереженням і наявністю конфіденційних документів і справ.

Захист конфіденційної інформації під час проведення нарад чи переговорів Наради і переговори, у процесі проведення яких можуть згадуватися відомості, що складають таємницю фірми або її партнерів, мають назву конфіденційних. Дозвіл на проведення таких нарад та переговорів (далі по тексту — нарада) із запрошенням представників інших організацій і фірм дає виключно перший керівник фірми. Рішення першого керівника про конфіденційну нараду, яка має відбутися, доводиться до відома керівника служби конфіденційної документації та начальника служби безпеки. Інформація про це рішення фіксується спеціальним співробітником служби конфіденційної документації на картці обліку з метою подальшого контролю за підготовкою і проведенням такої наради.

Планові і непланові конфіденційні наради, що проходять без запрошення сторонніх осіб, проводяться першим керівником, його заступниками, відповідальними виконавцями (головними спеціалістами по напрямкам роботи) з обов'язковим попереднім інформуванням керівника служби конфіденційної документації.

54. Внутрішнє і зовнішнє дипломатичне листування

Дипломатичне листування є надзвичайно важливим аспектом багатогранної повсякденної дипломатичної практики. Як одна із складових дипломатичної роботи, що розкриває сутність останньої, воно вимагає від виконавця високої майстерності, фахового досвіду, бездоганного знання специфіки виконуваної справи.

При підготовці будь-якого дипломатичного документа необхідне добре знання питання, про яке йдеться в документі: його історії, стану проблеми на момент складання документа, юридичних, зовнішньополітичних аспектів проблеми.

Дипломатичне листування є досить консервативною сферою дипломатичної практики, тому, як правило, воно передбачає дотримання традиційних правил дипломатичного протоколу. Вироблені протягом тривалого історичного часу, ці правила є загальноприйнятими в міжнародній дипломатичній діяльності і їх слід розглядати як обов'язкові для використання. Порушення правил ведення дипломатичного листування може призвести до загострення стосунків між сторонами.

На думку відомого британського спеціаліста в галузі дипломатичного протоколу Рональда Барстона, існує чотири основних види документів для ведення дипломатичного листування. Це — ноти, листи, меморандуми та пам'ятні записки. Такий підхід фактично збігається з точкою зору не менш відомих російських знавців дипломатичного протоколу Ф. Ф. Молочкова та А. П. Борункова, праці яких є загальновизнаними і використовуються як посібники в дипломатичних навчальних закладах багатьох країн світу.

Надзвичайно суттєвим компонентом дипломатичного листування є мова, якою складаються дипломатичні документи. Формально міністерство закордонних справ та посольство мають право вести дипломатичне листування мовою своєї країни. Проте, це може спричинити труднощі для адресата з перекладом і, таким чином, загальмувати чи навіть зашкодити вирішенню порушуваного в дипломатичному документі питання. Щоб уникнути такої ситуації, можливе застосування двох загальновідомих варіантів: по-перше, за домовленістю із міністерством закордонних справ або посольством дипломатичне листування може вестися будь-якою третьою мовою, наприклад англійською чи французькою; по-друге, дипломатичне листування може здійснюватися мовою своєї країни, з додаванням до кожного документа його неофіційного перекладу. Ведення посольством дипломатичного листування мовою країни перебування, звичайно, не можна розглядати як помилку. Проте посольству необхідно виявляти обережність у тих випадках, коли в країні перебування існує не одна, а кілька офіційних мов (Канада, Бельгія, Швейцарія, Індія, Нігерія тощо). Ведення листування лише однією із цих мов може в певних політичних ситуаціях призвести до ускладнень у взаємовідносинах між країнами.

Дипломатична документація держав є досить різноманітною. Значну частину і становлять документи, що мають виключно відомчий характер. Окрему категорію становлять дипломатичні документи, за допомогою яких здійснюються офіційні зносини між державами і в яких викладається їхня позиція з тих чи інших питань міжнародного життя. Частина таких документів з тих чи інших причин має конфіденційний характер (у дипломатичній практиці зустрічаються навіть «усні послання» та «усні заяви», тексти яких зачитуються, але не передаються адресату).

Значна кількість дипломатичних документів не публікується взагалі з огляду на малозначущість питань, які в них порушуються.

Проте переважна більшість дипломатичних документів, особливо тих, що стосуються важливих питань міжнародного життя, обов'язково оприлюднюються в ЗМІ, і саме за ними можна оцінювати пріоритети і головні напрями зовнішньої політики тієї чи іншої країни.

55. Уніфікація та стандартизація службової документації. Вимоги до побудови документів із поздовжньою та кутовою розташованістю реквізитів

Стандартизація — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

— бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

— первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д.

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 — 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 — 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 — 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 — 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 — 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 — 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

56. Склад уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Регламентація процесів уніфікації, стандартизації управлінської документації в установах

Уніфікована система документації – система документації, створена на основі одноманітних правил, вимог, стандартів, яка містить інформацію, необхідну для управління у будь-якій галузі діяльності.

Уніфіковані системи документації необхідні для скорочення обсягів документообігу , зниження витрат на складання та обробку документів.

На сьогодні в Україні розроблено низку уніфікованих систем документацій:

1.Організаційно-розпорядча документація;

2.Первинно-облікова;

3.Банківська;

4.Фінансова;

5.Звітно-статистична;

6.Планова;

7.Ресурсна;

8.Торговельна;

9.Зовнішньоторговельна;

10.Цінова;

11.Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12.Документація з побутового обслуговування населення;

13.Бухгалтерсько-облікова;

14.Документація з пенсійного фонду;

15.Словниково-довідкова.

57. Нормативне та нормативно-методичне регулювання діловодства в Україні

Основним завданням сьогодні є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів. Окрім того, нормативно-правова база діловодства в Україні має теоретичні розробки щодо цього питання, але, нажаль, на сучасному етапі не впливає на практичне втілення цих засад. У науковому дослідженні було здійснено аналіз нормативно-методичного регулювання документаційного забезпечення управління та документообігу на прикладі Здолбунівської районної державної адміністрації. Дана державна установа працює за усіма правилами та принципами, що зазначені в нормативно-правових документах. Проблемою адміністрації є недосконала нормативно-правова база. Доказом цього є те, що на сьогодні не прийнято Закону України «Про діловодство» та ця установа користується застарілими держстандартами. Це означає, що інформація, яка циркулює в організації є застарілою та такою, що не відповідає світовим стандартам. Також до ряду проблем належить і технічне обладнання адміністрації, якого просто не існує. Це перешкоджає, в перу чергу, розвитку електронного документообігу. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції діловодної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: діловодний процес залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж в суспільстві.

58. Документування розпорядчої діяльності установ. Види та призначення розпорядчих документів

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління.

Наказ — правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління.

Накази розподіляються на:

1) по основній діяльності;

2) по особовому складу.

По основній діяльності — оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства.

Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними.

Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті.

Реквізити наказу:

• Герб, емблема, нагороди.

• Міністерство.

• Установа.

Дія наказі постійна (правові наслідки на протязі всього часу, поки не буде анульований компетентною особою).

Розпорядження — акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації.

Розпорядження поділяються на дві групи:

1. для загального тривалого користування;

2. для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.)

Якщо потребується фінансове забезпечення — проект документа погоджується з фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або гриф погодження проставляють на першому екземплярі проекту. У випадку непогодження — мотивований висновок.

Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються на засіданнях. Можуть вноситися доповнення та поправки.

Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти документів підготовлені представляються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник чи його заступник. Постанови та рішення: голова та секретар (керуючий справами) компетентного органу. Підписується 1-й екземпляр документу, що виготовлений на бланку.

Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підпису чи строк вступу до сили та строк дії акту управління вказують у документі.

59. Документ як матеріальний об'єкт. Поняття "управлінський документ", "організаційно-розпорядчий документ", "службовий документ"

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 — 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

— спосіб фіксації інформації;

— зміст;

— назва;

— вид;

— складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

фото — й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно — та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі;

• фінансово-розрахункові;

• постачально-збутові та інше.

60. Класифікація службових документів

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

• службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою— стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;

• дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

61. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.

Реквізити бувають обов’язковими і додатковими, постійними і змінними. Так, наприклад, обов’язковими для будь-якого виду наказу є реквізити, що надають йому юридичної сили, а саме – «Назва організації», «Назва виду документа», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Текст документа», «Підпис». Додатковими є такі, як «Гриф обмеження доступу до документа», «Відмітка про контроль», «Відмітка про наявність документа в електронній формі» тощо. Їх фіксують у наказі лише у разі потреби.

Постійними реквізитами вважаються такі, інформація яких є незмінною незалежно від змісту документа, у даному випадку – наказу, та часу його видання в межах однієї організації. Це, наприклад, «Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)», «Назва організації», «Назва виду документа», «Місце видання документа». А такі реквізити, як «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» та деякі інші називаються змінними, адже носять змінну інформацію.

Також слід зазначити, що не всі постійні реквізити є обов’язковими. Наприклад, зовсім не обов’язково відтворювати на наказі зображення емблеми організації.

Максимально можливий склад реквізитів, що їх використовують під час оформлення усіх організаційно-розпорядчих документів, та вимоги до змісту і розташування реквізитів встановлено ДСТУ 4163–20035.

Склад реквізитів наказу певною мірою залежить від того, на якому бланку – спеціальному чи загальному, оформлено цей документ. Адже кожний вид бланку також має свій певний стандартний набір реквізитів.

Накази переважним чином оформлюють на спеціальному бланку (так званий бланк наказу), на якому друкарським способом заздалегідь максимально можуть бути зафіксовані такі реквізити відповідно до ДСТУ 4163–2003:

01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 – зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

04 – ідентифікаційний код організації за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ);

05 – код форми документа за Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД)6;

06 – назва організації вищого рівня (для підвідомчих організацій);

07 – назва організації;

10 – назва виду документа (НАКАЗ);

14 – місце видання наказу.

А також обмежувальні позначки для таких реквізитів:

11 – дата видання наказу;

12 – реєстраційний індекс наказу;

19 – заголовок до тексту;

20 – відмітка про контроль.

Наказ, оформлений на загальному бланку організації, крім постійних реквізитів, зафіксованих у цьому бланку, максимально має такі реквізити:

10 – назва виду документа (НАКАЗ);

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа;

22 – відмітка про наявність додатків або підстав;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця і номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі (вказують у разі потреби);

32 – запис про державну реєстрацію.

62. Порядок групування різних видів документів у справи

Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи. В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.

Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.

Предметно-питальна ознака — це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад:

Судові справи, або документи про відшкодування s » моральних збитків.

Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).

Кореспондентська ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад:

Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.

Практика роботи суб'єктів показує, що буває зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад:

Листування з університетами м. Києва про проведення« олімпіад.

Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Наприклад:

Звіт про відвантаження товарів за березень.

Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів — експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.

63. Експертиза цінності службових документів

Експертиза цінності документів — це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов'язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

64. Документознавство як наукова та навчальна дисципліна

Безпосередньо документознавство пропонується поділяти на загальне (що стосується будь-яких документів) і спеціальне (що присвячується певним видам чи типам документів). У межах загального документознавства можна виділити такі часткові дисципліни: теорія документа (у тому числі його типологія та історія), теорія документних ресурсів, документна лінгвістика, документальні автоматизовані інформаційно-пошукові системи (у тому числі документографічні і повнотекстові), технологія збереження документів. У межах спеціального документознавства виділити: теорію документних потоків (що стосується опублікованих документів), управлінське документознавство, кінофотофонодокументознавство, електронне документознавство, картознавство, вчення про науково-технічну документацію, вчення про спецвиди документів. Цей перелік можуть доповнити музичне документознавство, образотворче документознавство, інші дисципліни, присвячені конкретним видам або типам документів. Важливо, що документ, як матеріальний об'єкт і носій інформації, безумовно, охоплюється загальним визначенням ресурсу. Крім того, документ, як ресурс, має конкретні якісні та кількісні характеристики.

Так, під час створення управлінського документа, якість якого б відповідала сучасній системі управління, враховують вимоги щодо повноти та достовірності інформації, можливості її своєчасного отримання у необхідній формі та узгодженості з чинним законодавством. Важливим висновком до якого приходимо, вивчаючи місце документознавства в системі наук і його особливості як науки, є те, що структура документознавства як науки не завжди рівнозначно відбивається в структурі комплексу навчальних дисциплін, які присвячені викладанню змісту документознавства. Деякі часткові наукові дисципліни (як загальні, так і спеціальні) вже сформувалися і визначилися як окремі навчальні дисципліни. Деякі існують як частини інших навчальних дисциплін або диференціюються на декілька навчальних дисциплін. Документознавство у представленому тут вигляді аж ніяк не зазіхає на поглинання ним сфери наукових досліджень і навчальних дисциплін, які належать до теорії журналістики, архівознавства та бібліології, хоча, безумовно, спирається на їх дослідження і акумулює те, що відноситься безпосередньо до документознавства.

У сфері навчальної діяльності, під час підготовки фахівців з архівознавства, бібліотекознавства, видавничої справи, книжкової торгівлі тощо зміст документознавчих навчальних дисциплін може і повинен спеціалізуватися.

Отже, навчальна дисципліна " Документознавство " (або комплекс навчальних дисциплін) повинна бути спеціалізованою відповідно до того, яким майбутнім спеціалістам вона викладається.

65. Концепції документознавства з точки зору С. Кулешова, Н. Кушнаренко

Структуру документознавства детально розглянув проф. С.Г.Кулешов. На його думку, документознавство поділяється на загальне і спеціальне. Загальне документознавство проф. С.Г.Кулешов визначає як «метанаукову надбудову для всіх наук документально-комунікаційного циклу, …воно складається не з наукових дисциплін, а з таких розділів, як «Концепції документа», «Функції документа», «Основні етапи розвитку документа», «Загальні проблеми створення, зберігання та функціонування документа».

За висловом С.Г. Кулешова, загальне документознавство можна називати документологією, галуззю науки, що розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису та еволюції документа, загальні для всіх наук проблеми теорії функціонування, практики створення і роботи з документами.

Теорія документа, уважає вчений, включає передусім напрями, що стосуються функціонального аналізу документів, вивчення їхньої характеристики як речових виробів та зафіксованої в них інформації, класифікації й типології документів.

Об'єктом дослідження, відповідних напрямів спеціального документознавства є специфічні функції окремих видів документів. Найбільш розвиненим, «єдиним на сьогодні конституйованим напрямком спеціального документознавства» проф. С.Г.Кулешов визнає управлінське документознавство, що сформувалося з теорії і практики справочинства.

Місце загального й спеціального документознавства серед інших наукових дисциплін характеризується проф. С.Г.Кулешовим як їх «зв'язки» з рядом наук. Для загального документознавства це науки документально-комунікаційного циклу; семіотика, інформологія, мовознавство, інформатика, філософія, культурологія, соціологія, загальна теорія комунікації, історичне джерелознавство, історія писемності, історія культури, загальна теорія класифікації, психологія.

Свій погляд на структуру документознавства висловила послідовник ідей Ю.М.Столярова проф. Н.М.Кушнаренко, поділяючи його на загальне та особливе документознавство.

Загальне, на її думку, складається з трьох розділів: теорії документа, історії документа та теорії документно-комунікаційної діяльності. До теорії документа вона подала синонімічну назву — «документологія».

Особливе документознавство, на думку дослідниці, ділиться на спеціальне та часткове документознавство. До спеціального вона віднесла дисципліни, що вивчають особливості документів і є об'єктами бібліотечної, архівної, музейної справи, а також фондознавство, каталогознавство, вчення про збереження документів, діловодство.

Предметом спеціального документознавства, зазначає автор, може бути вивчення специфіки різних процесів документально-комунікаційної діяльності (документування, справочинство, фондознавство тощо).

Предметом часткового документознавства є окремі види та різновиди документа. Звідси, на думку автора, документознавчими дисциплінами можуть бути представлені книгознавство, патентознавство, кінознавство, картознавство, галузеве документознавство тощо.

66. Документ як наукове поняття

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимі властивості наступні:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

67. Властивості, ознаки, функції документа як системного об'єкта

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимі властивості наступні:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Основні функції документу: інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації. Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу. Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами. Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством. Правова — за документом закріплена юридична сила. Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ — Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду Інформаційна функція — Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

ПІДФУНКЦІЇ:

· Закріплення (фіксація) інформації

· Зберігання інформації

· Трансляція інформації

Комунікативна функція — Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Одновекторна комунікація — Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх

Двовекторна комунікація — Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна функція — Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

Управлінська або регулятивна функція — Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)

Матеріалізація управлінської дії — Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

Організація інформації — Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема

Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція — Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Правова функція — Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Загально-культурна функція — Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо Меморіальна (пам’яткова) функція — Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

Гедонічна функція — Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо

Статистична функція — Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела — Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства

68. Методологічні, методичні засади документознавства

“Документознавство” є базовою, загальнопрофесійною дисципліною для підготовки фахівців зі спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність”. Вона закладає теоретичні основи для всіх спеціальних дисциплін документознавчого циклу.

Однією з найдискусійніших проблем сучасного документознавства є визначення структури цієї науки та її місця серед інших наукових і навчальних дисциплін.

Н. М. Кушнаренко стверджує, що документознавство — це "метанаука для всіх наук документно-комунікативного циклу". За її словами, "документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно пов'язане із справочинством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою тощо". Як саме пов'язане? В іншому параграфі виявляється, що всі зазначені дисципліни (замість "інформатики" — "інформацієзнавство") входять до складу "особливого документознавства2". Зауважено, що "за більш широкого підходу до складу документознавства входять історичне джерелознавство та музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія та інші науки3 ", але в "структурі документознавства" ці науки відсутні.

Н. М. Кушнаренко поділяє документознавство на загальне та особливе. Загальне "складається з трьох розділів": теорії документа, історії документа, історії та теорії документно-комунікаційної діяльності. До теорії документа подано синонімічну назву — "документологія". Разом з тим сам підручник, який, вочевидь, відображає зміст загального документознавства, має розділи: "Теоретичні основи документознавства", "Характеристика окремих видів і типів документів", "Документи на новітніх носіях інформації". Отже, реально загальне документознавство тут складається з теоретичних основ і характеристики видів і типів документів.

"Особливе документознавство", за словами Н. М. Кушнаренко, складається зі спеціального та часткового документознавства. До "спеціального" належать дисципліни, що вивчають "особливості документів, що є об'єктами бібліотечної, архівної, музейної справи", але в переліку цих дисциплін ("бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавство, музеєзнавство, інформацієзнавство") названо не конкретні дисципліни, що вивчають "особливості документів", а галузі знань, які мають значно ширші об'єкти вивчення.

Крім того, до дисциплін спеціального документознавства Н. М. Кушнаренко зарахувала такі, де предметом є "вивчення специфіки різних процесів документно-комунікаційної діяльності": документне фондознавство, каталогознавство, вчення про збереження документів, діловодство тощо. Не ставлячи питання, наскільки обґрунтовано виділення саме цих дисциплін, зазначимо, що відповідні розділи чи спеціальні наукові дисципліни існують у межах перелічених вище бібліотекознавства, бібліографознавства, архівознавства, музеєзнавства. Як вони можуть виокремлюватися не в межах, а поряд з такими дисциплінами?

Предметом часткового документознавства, за Н. М. Кушнаренко, є "окремі види та різновиди документа". До часткових документознавчих дисциплін віднесено книго-, патенто-, карто-, кінознавство, галузеве документознавство тощо. Однак у більшості перелічених дисциплін предметом вивчення є не тільки особливості відповідного виду документа. Зокрема, книгознавство — це комплексна наука (або комплекс наукових дисциплін, за іншими уявленнями), до якої належать окремі наукові дисципліни, що вивчають процеси створення та функціонування книги в суспільстві. Вона не може бути "частковою" порівняно з бібліотекознавством або бібліографознавством.

Зазначені невідповідності вже були помічені іншими авторами (С. Г. Кулешовим, М. С. Слободяником) і аргументовано критиковані5. Їх можна було б вже й не згадувати або вважати лише фактом історіографії питання, що розглядається, якби вищенаведена позиція не була викладена у підручнику, який до нашого часу активно використовується як студентами, так і викладачами документознавства, отже, його зміст є актуальним і сьогодні.

69. Структура та форма документа

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх.суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. — в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

70. Зміст та текст документа: паралелі співіснування

Текст — головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

71. Реквізити документа

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

72. Класифікація документів

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

• службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою— стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;

• дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

73. Видання як основний вид опублікованого, друкованого, поліграфічного документа

Публікації виконують кілька функцій:

· оприлюднюють результати наукової роботи;

· сприяють встановленню пріоритету автора;

· свідчать про особистий внесок дослідника в розробку наукової проблеми;

· слугують підтвердженню достовірності основних результатів і висновків, новизни і наукового рівня її (оскільки після виходу у світ публікація стає об'єктом вивчення й оцінки широкою науковою громадськістю);

· підтверджують факт апробації та впровадження результатів і висновків наукової роботи;

· відбивають основний зміст наукової роботи;

· фіксують завершення певного етапу дослідження або роботи в цілому;

· забезпечують первинною науковою інформацією суспільство, сповіщають наукове співтовариство про появу нового наукового знання, передають індивідуальний результат у загальне надбання та ін.

До внутрішніх структурних елементів книги, які доносять інформацію, що в ній міститься, належать: текст, ілюстрації, декоративно-композиційні прикраси.

Текст є головним елементом книги, за його допомогою передається смисл, зміст книги. Текст передає семіотичну інформацію, що закріплена на матеріальній основі за допомогою певної послідовності знаків, як правило, мовних, що сприймаються візуально, без допомоги яких-небудь технічних засобів, лише в документах для сліпих інформація через дотик (тактильний спосіб отримання інформації).

Текст може бути основним і додатковим. Основний – це текст документу, в якому викладено зміст публікуємого твору або декількох творів, тобто це є авторський текст. Основний текст займає більшу частину документа, саме для його розповсюдження і зберігання створюється книга.

Завданням додаткового тексту є полегшення сприйняття основного тексту. До нього належать: анотації, присвячення, передмова, післямова, примітки, додатки, епіграф. Довідково-допоміжні тексти створюють умови для орієнтування читачів в змісту книги.

74. Ознаки видання та його загальна характеристика

Видавнича продукція — це сукупність різноманітних за формою, змістом, зовнішнім виглядом, обсягом, характером інформації, структурою, періодичністю та призначенням видань, випущених видавцем або групою видавництв за певний часовий період. Видавнича продукція включає книги, журнали, газети, буклети, календарі тощо.

З урахуванням міжнародних, національних стандартів та видавничої практики можна виокремити деякі основні види видавничої продукції за рядом узагальнених ознак:

Періодичність випуску в світ тих чи інших видів видань. Одні з них виходять одноразово (книги, брошури), інші мають заздалегідь визначену кількість назв протягом певного проміжку часу – року, кварталу, місяця чи тижня (альманахи, журнали, газети).

Характер інформації. Йдеться про ряд ознак, за якими визначаються стильові й лексичні особливості творення текстів залежно від функціонального призначення – наукові, офіційні, виробничі, навчальні, довідкові, літературно-художні.

Форма знаків, якими фіксується та передається інформація. Це можуть бути текстові (буквені), нотні чи картографічні знаки.

Матеріальна конструкція, або зовнішня будова видань. Скажімо, книга, брошура, журнал, газета, незважаючи на свої, відмінні від інших, розміри, обсяги, мають немало спільних ознак у побудові: відповідно задруковані і скріплені або вставлені у певному порядку шпальти, які можна гортати, складати, певні захисні чи розпізнавальні елементи цих шпальт тощо. Зовсім інша конструкція в електронного видання, де інформація фіксується на електроних носіях.

Мовна ознака. Видання може бути оригінальним, випущеним державною або іншою мовою; у перекладі з будь-якої іноземної мови; з паралельним текстом двома або кількома мовами.

Повторність випуску. За цими ознаками можна визначити видання, які випускаються вперше, або різні варіанти перевидань (доповнених, виправлених і перероблених тощо).

Формат. Важливо розрізняти малоформатні, мініатюрні видання стандартних форматів. Кількість сторінок нерідко є принциповою у віднесенні того чи іншого видання до певного виду. Так, видання з чотирма сторінками – це листівка, з п’ятьма і більше (до 48) – брошура, а починаючи від 49 сторінок – книга.

75. Класифікаційні ознаки текстових видань

Ст.22 Закону "Про видавничу справу" (318/97-вр)(далі Закон)наводить примірний перелік об'єктів видавничої справи, які розрізняються за певними ознаками, — зокрема, офіційні, наукові, науково-виробничі, громадсько-політичні, рекламні, довідкові, художньо-літературні видання, бібліографічні, оглядові, образотворчі видання, текстові, нотні, карткові, листівки, періодичні (газети, журнали, збірники, бюлетені, дайджести, календарі) та неперіодичні видання (книжки, брошури) та ін. Згідно ч.2 ст.22 Закону об'єктом видавничої справи можуть бути й інші види видавничої продукції, визначені стандартами.

76. Патентний документ та патентна система в Україні

Патентна документація — це сукупність первинних і вторинних документів, складених у відповідності з патентним законодавством і встановлюючих офіціальне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей. Патентний документ підпорядковується юридичній охороні держави, підтверджується висновками державної експертизи і не може містити неперевірених даних.

Патентна документація представлена описами винаходів, документацією про промислові зразки, корисних моделей і товарних знаків.

Патентна документація являється об'єктом вивчення патентознавства.

Патентний документ містить інформацію про результати науково-технічної діяльності, заявлених чи признаних в якості об'єктів промислового майна, і про права власників на винахід.

Патент дає право винахіднику чи його спадкоємцю на розпорядження винаходом. Це означає, що власник патенту сам вирішує питання про те, як поводитися з винаходом: продати його чи видати ліцензію на його використання, або ж не робити ні того, ні іншого.

Патент видається державним патентним відомством, і його діяльність розповсюджується по території тієї держави, де виданий патент. Строк дії патенту встановлюється національним патентним законодавством (приблизно 15-20 років).

77. Нормативний документ: визначення та загальна характеристика

Нормативний документ встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів. До 1993р. застосовувались терміни «нормативно-технічний документ», «спеціальні види нормативно-технічних та технічних документів і літератури».

До нормативних документів по стандартизації відносяться:

· стандарти;

· технічні умови.

Стандарт — нормативний документ, розроблений, як правило, на основі відсутності протиріч по існуючим питанням більшості зацікавлених сторін та, затверджений компетентним органом. В стандарті встановлені для загального та багатократного використання правила, вимоги загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів і сприяють досягненню оптимальної степені упорядкування в окремій галузі. Це нормативне виробничо-практичне видання, що містить комплекс норм, правил, вимог до об’єкту стандартизації, які встановлюються на основі досягнень науки, техніки та передового досвіду і затверджуються у відповідності з діючим законодавством.

Розпізнають наступні види стандартів: міжнародний, міждержавний та національний.

Міжнародний — стандарт, що прийнятий міжнародною організацією по стандартизації (ISO або IEC).

Міждержавний — стандарт, що прийнятий державами, приєднаними до договору про проведення єдиної політики в області стандартизації, метрології та сертифікації. Приймається державами безпосередньо.

Національний — це стандарт, що прийнятий національним органом однієї країни по стандартизації.

По масштабу розповсюдження стандарти поділяються на наступні категорії: державний стандарт України (ДСТУ), галузевий стандарт (ГСТУ), стандарт підприємства. До державних стандартів прирівнюють державні будівельні норми та правила, державні класифікатори технічно-економічної та соціальної інформації.

78. Функціональна ознака як основа класифікації управлінської документації. Державний класифікатор управлінської документації

Класифікація документів здійснюється за окремими ознаками, що характеризують матеріальний носій документа та знакову систему запису інформації. Розуміючи під «матеріальним носієм документа» єдність матеріальної основи та конструкції, форми, способи запису й вилучення інформації, шляхи її сприйняття й споживання, а під «знаковими засобами фіксації та передачі інформації» – систему знаків як складову мовної, знакової системи загалом, було запропоновано відповідні ознаки класифікування документів і фасети, утворені внаслідок цієї процедури. У першому випадку ознаками класифікації слугують матеріал носія (паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий), форма запису (одномірний (лінійний), двомірний (площинний), тривимірний (об’ємний)), матеріальна конструкція (стрічковий, картковий, аркушевий, блочний, дисковий), способи запису (ручний (рукописний), механічний, автоматичний), декодування (призначений для читання, призначений для роздивляння, призначений для слухання, призначений для комплексного відтворення інформації) інформації, призначення для сприйняття (людиносприйманий (безпосередньо сприйманий, опосередковано сприйманий), машиносприйманий, людино-машиносприйманий), каналом сприйняття людиною (візуальний, аудіальний, відчутний на дотик, аудіовізуальний, комбінований, недоступний для сприйняття людиною), а в другому – характер знакових засобів передачі інформації (символічний, іконічний, записаний шляхом зміни структури носія), мовної системи, в якій утілено інформацію (вербальний (словесний) (вербально-писемний, літературний; вербально-усний, звуковідтворювальний), образотворчий (образотворчий статичний, образотворчий динамічний), музичний (музичний звуковідтворювальний, нотний), комплексний, матричний, іншомовний), належність знаків запису до певних знакових систем (писемний (текстовий, літературний), ізографічний, картографічний, нотний, технічно-кодований).

Зі здобуттям Україною незалежності, в умовах реорганізації системи державного управління, одним із першочергових питань раціонального документообігу стало формування систем документації, у тому числі – управлінської. Відтак, потребував заміни «Общесоюзный классификатор управленческой документации» (1980). 1997 р. Держстандарт України опублікував «Державний класифікатор управлінської документації» (ДК 010–96) (далі – ДКУД), розроблений госпрозрахунковим науково-дослідним центром «Економіст» та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки (ДНДІІМЕ) при Президентові України за участю відповідних міністерств і відомств України. Пізніше він зазнав доопрацювання ДКУД і перевидання його Держстандартом України вже у 1999 р. Цей захід було зумовлено істотними змінами у складі та змісті ряду класів управлінської документації, пов’язаних із суттєвими суспільно-політичними й економічними зрушеннями.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) із унікальним кодовим позначенням. Його використовують під час складання документів всі органи державного і господарського управління та підвідомчі підприємства й організації у процесі виконання управлінських функцій відповідно до чинного законодавства. Об’єктами класифікації у ньому слугують державні (міжвідомчі, міжгалузеві) УФД, що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами – розробниками уніфікованих систем управлінської документації.

Згідно з призначенням класифікатор сприяє однозначному визначенню назв УФД, їх реєстрації, обліку, систематизації, контролю складу, змісту у кожному класі документації, організації ведення її класів, забезпеченню автоматизованого пошуку документів. ДКУД орієнтовано на оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації. Класифікатор містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа, призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу. Відповідно до ДКУД, основними класами уніфікованої системи документації є: організаційно-розпорядча (кодове позначення – 02), первинно-облікова (03), банківська (04), фінансова (05), звітно-статистична (06), планова (07), ресурсна (08), торговельна (09), зовнішньоторговельна (10), цінова (13), бухгалтерсько-облікова (18), словниково-довідкова (21) документація та документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (15), побутового обслуговування населення (17), з Пенсійного фонду (20). Це зумовлено рівнем їх сформованості, усталеності уніфікованих форм документів.

79. Поняття „електронний документ", його основні ознаки та переваги. Реквізити електронного документа. Електронний цифровий підпис як обов'язковий реквізит електронного документа

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і переведений електронними засобами у візуальну форму.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, обробки, відправки, передачі, отримання, збереження, використання і знищення електронних документів, які відбуваються із застосуванням перевірки цілісності і, у разі необхідності, з підтвердженням факту здобуття таких документів.

У Законі вказується, що обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис, який використовується для ідентифікації автора і/або особи, яка підписала електронний документ іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладенням електронного підпису закінчується створення електронного документа.

При підписанні електронного документа його початковий зміст не змінюється, а додається блок даних, так званий Електронний цифровий підпис.

Отримання цього блоку можна розділити на два етапи:

На першому етапі за допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції обчислюється так званий "відбиток повідомлення" (message digest).

Цей відбиток має наступні особливості:

· фіксовану довжину, незалежно від довжини повідомлення;

· унікальність відбитку для кожного повідомлення;

· неможливість відновлення повідомлення по його відбитку.

Таким чином, якщо документ був модифікований, то зміниться і його відбиток, який відображуватиметься при перевірці Електронного цифрового підпису.

На другому етапі відбиток документа шифрується за допомогою програмного забезпечення і особистого ключа автора.

Таким чином, обчислення відбитку документа захищає його від модифікації сторонніми особами після підписання, а шифрування особистим ключем автора підтверджує авторство документа.

80. Загальна характеристика періодичного видання та видання, що продовжується

Друковані засоби масової інформації (преса) — це періодичні і тривалі видання, які виходять під постійною назвою, з періодичністю один і більше номерів (випусків) протягом року на підставі свідоцтва про державну реєстрацію.

Періодичне видання — серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.

81. Характеристика реферативних видань, їх інституалізація в Україні

Реферативні документи (дають характеристику первинного документу у вигляді реферату) поділяють на різновиди за такими ознаками:

¨ за цільовим призначенням— загальні і спеціалізовані;

¨ за належністю до певної галузі знання— реферати із суспільних, гуманітарних, природничих, точних, технічних і прикладних наук, з економіки; за способом характеристики первинного документа — реферати-конспекти, в яких послідовно викладають в узагальненому вигляді зміст усього первинного документа, а також проблемно-орієнтовані реферати, що акцентують увагу споживача на окремих темах або проблемах первинного документа;

¨ за обсягом та глибиною згортання— короткі, обсяг яких обмежений 850 друкованими знаками, і розширені, обсяг яких може становити 10—15 % обсягу первинного документа;

¨ за кількістю джерел реферування— монографічні, складені на один первинний документ, реферати-фрагменти, складені на окрему частину первинного документа, його розділ, підрозділ, параграф, оглядові або зведені, групові реферати;

¨ за формою викладу— текстові, анкетні (позиційні), табличні, телеграфного стилю, схематичні, ілюстровані, змішані;

¨ за методом викладу— реферати-екстракти, перефразовані, аспектні, які створюють на основі формалізованих методик;

¨ за способом підготовки— інтелектуальні, складені на основі інтуїтивних уявлень про значимість змісту первинного документа, а також автоматизовані;

¨ за авторським виконанням— авторські або автореферати і неавторські або ті, які склала інша особа (референт-аналітик).

82. Основні ознаки держави

I. Публічно-політична (державна) влада.

Державна влада — це влада одночасно публічна й політична. Публічної вона є тому, що офіційно управляє справами всього суспільства й виступає від імені всього суспільства в цілому при рішенні питань, що ставляться до її компетенції.

Політична природа державної влади визначається тим, що вона в особі державного апарата відділена від суспільства, відносно відособлена від нього Відносно самостійне існування, положення в суспільстві й тій чинності, який дана влада володіє, дозволяють їй дієво управляти соціально неоднорідним суспільством, тобто таким, де багато в чому відсутні єдність, збіг інтересів у різних верств, груп, общностей. Відносини між ними становлять сферу політики як такий. Пряме призначення державної влади укладається, по-перше, у регулюванні цих відносин, що й робить її як владу публічну владою політичної; по-друге, успіх у боротьбі не співпадаючих багато в чому інтересів різних соціальних верств, груп, общностей у соціально неоднорідному суспільстві завжди буде на боці того, хто має державну владу. Оволодіння цією владою дозволяє одній якій-небудь частині суспільства (більшим або меншої, або її представникам) не тільки управляти справами всього суспільства, забезпечувати його безпека, існування як єдиного цілого, але й керувати їм переважно у своїх інтересах. Останнє й надає публічній владі політичний характер. Тому вона й виступає завжди як влада публічно-політична.

Державну владу не можна ототожнювати із самою державою, тому що держава — це організація даної влади, тобто її устрій, механізм її здійснення в особі певних органів: парламенту, уряду, правосуддя, контрольно-наглядових, військових і т.д. Сама ж по собі державна влада — це спосіб керівництва суспільством, для якого характерна опора на спеціальний апарат примуса, тому що основою дієвості державної влади є авторитет чинності, а не чинність авторитету.

2. Суверенітет.

Держава — це організація влади, що є суверенної, тобто верховенствующей усередині країни, незалежної в зовнішньополітичних відносинах. Суверенітет припускає, що державна влада є самостійною й незалежною від якої-небудь влади як усередині держави, так і за його межами. Суверенітет можна розглядати як порівняльну властивість державної влади (і держави як його організації), що вказує на її положення серед тої влади, які мають місце в суспільстві,- церковної, батьківської, корпоративної й т.д. Державна влада існує обособленно від зазначеної влади й має верховенство стосовно них у сфері державних справ.

Крім того, будь-яка держава повинне визнавати такий порядок речей у системі властеотношеннй усередині держави й не втручатися в його внутрішні справи, а також зважати на нього як з рівноправним, самостійним, незалежним суб'єктом міждержавних відносин. Таким чином, можна говорити про те, що в цілому суверенітет має внутрішні й зовнішні виміри.

3. Всеосяжність.

Держава — це організація влади, що є всеосяжною. Тільки державна влада поширюється на всіх осіб (фізичних, юридичних), які перебувають на території держави. Якщо суверенітет є властивість державної влади, що вказує на її чинність, то всеосяжність — властивість державної влади, що вказує на масштаб її дії в суспільстві. Більше широке розуміння "всеосяжності" як ознаки держави припускає вказівка на те, що держава — це організація суспільства в єдине ціле через інститут "громадянства" (підданства), тобто держава — це всеосяжна організація суспільства.

4. Територія.

Держава — це організація влади, що панує на строго певній території, тобто обмеженої частини поверхні планети (суши, морячи, повітряного простору). Територія держави є матеріальною основою його існування.

5. Народонаселення.

Держава — це організація влади, суб'єктом і об'єктом якої є народ, що населяє територію держави. Держава поєднує людей у єдине ціле, а приналежність їх до даної держави відображається поняттям "громадянство" (підданство). Громадянство (підданство)- це стійкий правовий зв'язок особи з даною державою, що виражається в їхніх взаємних правах і обов'язках.

Державі властиве об'єднання людей по територіальній ознаці в один територіальний колектив (громадяни держави, населення країни) і одночасний поділ його з метою оптимізації керування на менші територіальні колективи (населення областей, районів і т.п.).

6. Апарат керування.

Держава — це організація влади, у складі якої завжди існує апарат керування, тобто особливий розряд осіб, професіоналів по керуванню. У державі завжди є керуючі й керовані. До органів керування ставляться уряд, різні міністерства, державні комітети й т.п.

7. Апарат примуса.

Держава — це організація влади, у складі якої завжди діє апарат примуса, тобто загони збройних, спеціально навчених людей, примусові установи. Вони є силовою основою дієвості державної влади. До числа так званих "силових" відомств держави в першу чергу ставляться збройні сили, органи охорони громадського порядку, органи державної безпеки, каральні (пенітенціарні) установи. Державі належить монопольне право застосовувати примус на своїй території.

8. Видання нормативно-правових актів. Тільки держава має право видавати нормативно-правові акти (закони, постанови, укази й т.д.), обов'язкові для загального виконання. Нормативно-правові акти закріплюють правові (юридичні) норми, у яких виражена загальнообов'язкова державна воля.

Юридичні норми розраховані на добровільне їхнє дотримання. При необхідності проведення їх у життя забезпечують спеціальні юридичні органи: податкові , органи прокуратури, міліції й ін.

9. Оподатковування.

Держава — це організація влади, фінансову основу діяльності якої утворять, у першу чергу ,податки. Оподатковування є монопольним правом держави. Інші надходження в бюджет (скарбницю держави) дають позики (зовнішні й внутрішні), доходи від діяльності державних підприємств, різні збори (судові, митні).

83. Сутність сучасної держави

Сутність держави — це внутрішній зміст її діяльності, який виражає єдність загальносоціальних і вузькокласових (групових) інтересів громадян. Будь-яка держава, разом із вирішенням суто класових завдань, виконує й загальносоціальні завдання («спільні справи»), без яких не може функціонувати жодне суспільство. Це — засоби транспорту і зв'язку, будівництво шляхів, іригаційних споруд, боротьба з епідеміями, злочинністю, заходи щодо забезпечення миру та інші.

Два аспекти сутності держави визначилися з моменту її виникнення:

• класовий аспект — захист інтересів економічно пануючого класу, здійснення організованого примусу;

• загальносоціальний аспект — захист інтересів усього суспільства, забезпечення громадського блага, підтримання порядку, виконання інших загальносоціальних справ. Загальносоціальний аспект сутності держави особливо яскраво проявляється в її зіставленні з громадянським суспільством.

Співвідношення вузькокласових (групових) інтересів пануючої верхівки (еліти) і інтересів усього суспільства за різних історичних часів не однаково. Як правило, посилення однієї з них призводить до послаблення іншої. До середини XIX ст. у більшості країн перевага була на боці організованого примусу, захисту інтересів економічно пануючого класу. Поступово у ряді цивілізованих держав Заходу в зв'язку із розвитком громадянського суспільства усе більшого значення набувають загальносоціальний аспект державної діяльності, завдання забезпечення суспільного блага. У наші дні цей аспект відіграє істотну роль у неокапіталістичних і неосоціалістичних державах, у тому числі в Україні.

84. Зміст понять "держава", "державне управління"

Зміст діяльності держави набув нових якостей:

— держава стала на шлях подолання суспільних суперечностей не шляхом насильства і придушення, а за допомогою досягнення громадського компромісу, толерантності, створення умов для розвитку громадянського суспільства;

— держава у своїй діяльності широко використовує такі загальнодемократичні ідеї та інститути, як поділ влади, плюралізм думок, висока роль суду, гласність та ін.;

— держава застосовує засоби захисту людини праці, соціальної захищеності всіх громадян;

— на міжнародній арені держава проводить політику, що потребує взаємних поступок, компромісів, домовленостей з іншими державами.

Державне управління — це процес реалізації державної влади, її зовнішнє, матеріалізоване вираження. Зміст влади виявляється у державному управлінні. Державне управління необхідно розглядати в широкому та вузькому розумінні. В широкому розумінні державне управління охоплює органи виконавчої влади, місцевого самоврядування, судової влади, прокуратури та інші органи державної влади. У вузькому розумінні — тільки органи виконавчої влади.

85. Види систем органів державної влади

Органи державної влади утворюють певну систему, яка характеризується функціональною та організаційною єдністю. Єдність системи органів державної влади обумовлена їхніми соціальним призначенням і метою діяльності. Органи державної влади відображають єдність інтересів і волі народу, яку вони покликані реалізувати. Функціональна єдність системи органів державної влади передбачає спільність їхніх завдань і функцій, у процесі їх реалізації вони діють спільно, тісно взаємодіють між собою. Організаційна єдність системи органів державної влади виявляється в тім, що одні органи обираються або призначаються іншими, одні керують діяльністю інших, одні підзвітні та підконтрольні іншим тощо.

Стаття 6 Конституції України, закріплюючи принцип поділу влади, згідно з яким державна влада в Україні здійснюється на засадах її поділу на законодавчу, виконавчу та судову, визначила також і відповідні види органів у системі органів державної влади України: органи законодавчої, виконавчої та судової влади. Кожний із цих видів (незважаючи на спільні риси: статутно-правовий характер, участь у реалізації завдань і функцій держави, державно-владний характер повноважень, загальні принципи організації та діяльності тощо, які обумовлюють єдність системи органів державної влади України), характеризується специфічними ознаками (об'ємом компетенції, порядком формування, організаційними і правовими формами діяльності тощо) і являє собою її відповідну підсистему (систему нижчого рівня). Своєю чергою, окремі підсистеми системи органів державної влади (зокрема органи виконавчої та судової влади) можуть мати окремі ланки, які визначаються за різними критеріями — функціями, характером компетенції, територією діяльності тощо.

Органи законодавчої влади в демократичних державах — це представницькі законодавчі органи — народні (національні) представництва або легіслатури, які утворюються шляхом вільних і загальних виборів. Вони виражають волю всього народу, і їхньою основною функцією згідно з принципом поділу влади є законотворчість. Згідно зі ст. 75 Конституції України єдиним органом законодавчої влади в Україні є парламент — Верховна Рада України. Конституювання Верховної Ради України як єдиного органу законодавчої влади не означає, що закони в Україні можуть прийматися лише цим органом. Законодавча влада може здійснюватися народом України не тільки через своїх представників у Верховній Раді, а й безпосередньо — всеукраїнським референдумом,- хоча практики проведення законодавчого референдуму в Україні ще немає.

Органи виконавчої влади відповідно до принципу поділу влади утворюються для здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності з керівництва господарською, соціально-культурною та адміністративно-політичною сферами життя суспільства. До системи органів виконавчої влади Конституція України відносить насамперед Кабінет Міністрів України — вищий орган у цій системі. Кабінет Міністрів України спрямовує і координує роботу інших органів виконавчої влади:

а) центральних — міністерства, державних комітетів (державних служб) і центральні органи виконавчої влади зі спеціальним статусом;

б) місцевих — місцевих державних адміністрацій, місцевих органів міністерств, державних комітетів та інших центральних органів виконавчої влади.

86. Сутність принципу управління в державі

Сукупність принципів державного управління складають гносеологічну систему, яка дозволяє зрозуміти науку державного управління. Звідси – основним завданням науки управління є дослідження, пізнання та практичне впровадження принципів. Що стосується державного управління економікою, то його основними завданнями є вивчення та практичне застосування принципів розвитку управлінських відносин між керівним та керуємим об’єктами, різноманітних форм їх проявлення при визначенні цілей, розробці стратегічних напрямків розвитку та відповідних тактичних планів, створенні необхідних умов для функціювання економіки.

Принципи державного управління об’єктивні, не залежать від волевиявлення та побажань окремих особистостей. Однак, їх неможливо вважати абсолютною істиною. Вони є інструментом впливу керівного суб’єкту на керуємий об’єкт. Принципи державного управління спираються на діалектичний закон розвитку. Із зміною форм державного устрою змінюються, трансформуються принципи, методи, форми управління.

Принципи державного управління універсальні, їх можливо застосовувати для впливу на будь-який об’єкт – певну сферу суспільних відносин: економічну, соціальну, гуманітарну, наукову, технічну. Згідно системного підходу кожну сферу можливо розглядати як систему з відповідними взаємозв’язками між певними підсистемами та елементами.

Принцип державного управління розглядають як закономірність, як відносини або взаємозв’язок суспільно-політичної природи та інших груп елементів державного управління, що виражено у вигляді певного наукового положення, закріпленого правом. Принцип застосовується у теоретичній та практичній діяльності людей по управлінню. З цього визначення можливо зробити висновок про існування таких ознак державного управління, незалежних одне від одного: закономірність, існування відносин та взаємозв’язок. Отже, державне управління можливо розглядати як закономірність. У той же час воно виступає як відносини або взаємозв’язки. Виникає питання щодо доцільності такого тримірного уявлення про державне управління, кожна сторона якої існує відокремлено одна від одної. З таким визначенням неможливо погодитись тому, що неврахованою залишається основа принципів – діалектичний закон розвитку.

87. Місцеве самоврядування та його законодавче забезпечення

Основний закон України визначає конституційний статус місцевого самоврядування, гарантує та унормовує найголовніші відносини у цій сфері. Водночас Конституцією України запроваджено централізовану систему управління, оскільки місцеве самоврядування визнається лише на низовому рівні – місто, село, селище (у зв’язку з цим на Конгресі місцевих та регіональних влад Європи українська делегація єдина проголосувала проти прийняття Хартії регіонального самоврядування). Норми щодо місцевого самоврядування містяться більш ніж у 20 статтях Конституції України.

Частина з цих положень є складовою конституційного ладу Української держави. Зокрема, в розділі “Загальні засади” статтею 7 Основного закону в Україні визнається і гарантується місцеве самоврядування. Відповідно до статті 5 Конституції України народ здійснює владу безпосередньо і через ОМС. Органи місцевого самоврядування не входять до системи органів державної влади, в межах, визначених Конституцією, здійснюють права власника від імені Українського народу (стаття 13), зобов’язані діяти лише на підставі, в межах та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України (стаття 19).

88. Сутність лідерства в системі державного управління

За умов інтенсивних демократичних, соціальних, державно-правових перетворень, що відбуваються сьогодні в Україні, істотно змінюється роль держави, її функції, і, відповідно, державно-управлінські відносини, що зумовлює необхідність одночасного вирішення двох взаємопов’язаних завдань: розбудови основ незалежної держави й кардинального реформування політичної сфери та соціально-економічних відносин. Це, у свою чергу, можливо за умови нарощування темпів упровадження адміністративної реформи, невід’ємною складовою якої є реформування системи державного управління. А саме: удосконалення кадрового потенціалу, оновлення потужного й дієздатного політичного лідерства в регіонах, його взаємозв’язку з державним управлінням.

Зростання потреби в лідерах, здатних прискорювати процеси побудови демократичного правового суспільства зумовлена тим, що міцність і стабільність країни значною мірою залежить від політичних лідерів на державній службі, оскільки жодна із систем сама по собі ще не може гарантувати зростання й життєдіяльність держави. Отже, домінуючою похідною постає проблема якісного реформування системи підготовки й перепідготовки управлінських кадрів, залучення потенційних лідерів до державного управління. Тим більше, що розпад жорстко централізованої системи “централізованого підбору та розстановки” кадрів призвів до втручання в процес відбору політичних лідерів багатьох громадсько-політичних інститутів, програми діяльності яких підчас суперечать одна одній.

Демократичне лідеротворення, яке для більшості країн Європи є нормою, в нашій державі лише утверджується та визначає подальшу перспективу організації політичної влади. Система формування політичного лідерства вбирає відповідно типові зразки цивілізаційного досвіду продукування лідерів та еліт й нові українські пріоритети кадрової політики. На механізм лідеротворення покладаються важливі функції, як-то стабілізація політичної системи, активізація впливу громадськості на прийняття політичних рішень, підтримка демократичних цінностей та інститутів. Тож від ефективності його діяльності залежить не лише якість політичної влади, а і в цілому суспільний прогрес.

89. Форми демократії в державному управлінні

Державне управління є одним із видів діяльності зі здійснення державної влади (поруч із законотворенням і правосуддям), яке полягає у практичній реалізації організаційних, виконавчо-розпорядчих функцій із втілення в життя вимог законодавства і здійснення на цій основі управлінського впливу щодо певних об'єктів. Є глибокий внутрішній зв'язок між моделлю організації державної влади і системою управління — вони мають відповідати одна одній. Ефективність функціонування державно-владного механізму прямо залежить від політичного режиму. Політичний режим є сукупністю способів, засобів і методів практичного здійснення правлячими колами, головним чином вищими посадовими особами, державної владної волі.

Демократія трактується багатогранно, і зокрема як:

• тип політичної системи і соціальної організації суспільства, форма укладу будь-якої організації, яка ґрунтується на рівноправності її членів, періодичній виборності та звітності органів управління, прийнятті рішення за принципом більшості (партійна, профспілкова, виробнича демократія);

• один із політичних режимів;

• форма організації держави, політичної системи і влади, коли всі громадяни беруть участь в управлінні.

Розрізняють дві основні форми демократії: пряму (або ідентитарну) і опосередковану (або репрезентарну, представницьку) демократію.

90. Принципи функціонування державної служби.

Принципи державної служби обумовлені конституційно визначеними принципами держави, державного устрою, державного управління, державного механізму та державного апарату.

Конституційне та законодавче встановлення принципів державної служби обумовлює функціонування органів державної влади, професійну діяльність державних службовців, сталість правового регулювання державно-службових правовідносин, а також обґрунтування тенденцій розвитку законодавства та нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України.

Принципи державної служби як наукова категорія визначають вихідні положення та теоретичні ідеї, що відбивають об’єктивні закономірності розвитку суспільства та держави, найбільш характерні риси організації та функціонування не тільки самої державної служби, а й усієї системи державного апарату, судочинства та прокуратури, визначають зміст складних взаємовідносин усередині всього механізму держави. Вони закладаються в основу формування та функціонування органів державної влади (законодавчої, виконавчої й судової гілок влади, прокуратури).

Принципи державної служби охоплюють усі правові, організаційні, функціональні та інші сторони, з яких складається зміст державної служби.

Узагальнюючи, можна сказати, що принципи державної служби — це такі основоположні ідеї, настанови, положення, що віддзеркалюють об’єктивні закономірності та обґрунтовані напрями реалізації цілей, завдань і функцій держави, органів усіх гілок влади, прокуратури, повноважень та обов’язків державних службовців.

Принципи державної служби об’єктивно:

визначають сутність державної служби, її найважливіші риси;

висвітлюють загальний характер управлінської, нормо-проектної, організаційно-розпорядчої, консультативно-дорадчої та інші сторони діяльності державних службовців;

встановлюють закономірності в системі організації та функціонування державної служби;

обумовлюють значущість, законність і соціальну цінність правовідносин, що виникають у системі державної служби;

віддзеркалюють об’єктивні зв’язки, що виникають у системі державно-службових правовідносин;

закріплюють згадане у нормах правового інституту державної служби.

91. Національні інтереси України у сфері міжнародних відносин

Сучасна ситуація у світі характеризується багатьма взаємопов’язаними процесами, що прямо або опосередковано впливають на стан Української держави та суспільства.

Серед них домінуючу роль відіграють процеси глобалізації.

Основним змістом цих процесів є формування глобальних світових ринків, посилення взаємодії та інтеграції національних економік, утворення нових центрів економічного тяжіння і політичного впливу. Це призводить до зростання конкуренції між країнами та регіональними угрупованнями, посилення впливу транснаціональних корпорацій на економічний та суспільно-політичний розвиток національних держав, у тому числі тих, що відіграють у світовій політиці роль лідерів.

За такої ситуації більшість держав пов’язує реалізацію національних інтересів з адаптацією до процесів глобалізації й активною участю в них. Такий підхід стає необхідною запорукою сталого економічного зростання, досягнення високого рівня добробуту громадян, соціальної та політичної стабільності.

Національні інтереси України у внутрішньополітичному вимірі та у системі міжнародних відносин становлять єдине ціле. У цілому вони ставлять за мету: забезпечення свободи, незалежності та державного суверенітету України, належного рівня безпеки Української держави і суспільства, створення умов для модернізації країни, її стійкого економічного зростання у поєднанні з надійним захистом прав і свобод українських громадян, розвиток української політичної нації як самобутнього культурно-історичного, політичного і соціально-економічного явища в загальному руслі розвитку європейської цивілізації.

Україна впевнено входить до кола держав, об’єднаних спільними демократичними цінностями. В українському суспільстві дедалі глибше утверджується думка, що свобода, людська гідність, справедливість і солідарність є не лише наріжним основою розвитку суспільства, а й важливими підвалинами формування зовнішньої політики.

Незмінні базові національні інтереси України визначають і незмінні пріоритети й стратегічні цілі зовнішньої політики нашої держави. Вони закріплені відповідними актами вищих органів державної влади – Постановою Верховної Ради України «Про основні напрями зовнішньої політики України» від 1993 р., Законом України «Про основи національної безпеки України» від 19 червня 2003 р. № 964-IV, Рішенням РНБО «Про Стратегію України щодо Організації Північноатлантичного договору (НАТО)» від 23 травня 2002 р. і відповідним Указом Президента від 8 липня 2002 р., та іншими нормативними документами і рішеннями.

92. Типи державного управління в зарубіжних країнах

Своєрідність конкретної форми держави, державного правління та державного устрою будь-якого історичного періоду визначається насамперед ступенем зрілості суспільства і державного життя, задачами й цілями, що ставить перед собою держава.

Будь-яка держава є єдина по суті, змісту й формі. Щоб вона активно функціонувала, щоб якісно й корисно діяв її механізм, потрібна чітко організована державна влада, яка, забезпечуючи цілісність і безпеку суспільства, здійснювала б керівництво суспільством в інтересах домінуючої частини населення, а також управління загально — суспільними справами. На думку відомого юриста й філософа І.А. Ільїна, форма держави не “політична схема”, байдужа до життя людей, а жива організація влади народу. “Потрібно, щоб народ розумів свій життєвий устрій, вмів організовуватися, щоб поважав закони цього устрою і вкладав свою волю в цю організованість”.

Типологія держав тісно пов'язана з поняттям форми держави. Особливості кожного конкретного типу держави встановлюються на основі аналізу її організаційного устрою, методів здійснення державної влади.

Чіткого співвідношення між типом і формою держави немає. З одного боку, в межах держави того ж самого типу можуть зустрічатися різні форми організації і діяльності державної влади, а з іншого, держави різного типу можуть набувати однакової форми. Своєрідність конкретної форми держави будь-якого історичного періоду визначається, насамперед , ступенем зрілості суспільства і державного життя, задачами і цілями, що ставить перед собою держава. Іншими словами, категорія форми держави безпосередньо залежить від його змісту і визначається ним.

Коли розкрита „сутність” держави — визначене її соціальне призначення, відмінність від додержавної організації суспільства, виділені головні ознаки і подані головні характеристики, виникає потреба розглянути, як влаштована держава, тобто в яких конкретних формах існує і функціонує ця особлива політична, структурна, територіальна організація суспільства.

Традиційно вітчизняна теорія держави і права завжди виділяла у формі держави три основних, взаємозалежних блоки: форму правління, форму національно-державного й адміністративно-територіального устрою, політичний режим.

І якщо форма правління відповідає на запитання про те, хто і як править, здійснює державну владу в державно-організованому суспільстві, як влаштовані, зорганізовані і діють у ньому державно-владні структури (органи держави), то форма національно-державного й адміністративно-територіального устрою розкриває способи об'єднання населення на визначеній території, зв'язок цього населення через різні територіальні і політичні утворення з державою в цілому. Політичний режим характеризує як, яким чином здійснюється державна влада в конкретному суспільстві, за допомогою яких прийомів і методів держава виконує своє соціальне призначення — забезпечує економічне життя, суспільний порядок, захист громадян, вирішує інші загальні соціальні, національні, класові задачі.

93. Сутність комунікації як об'єкта наукового вивчення

Комунікація в сучасному глобалізованому світі постає як одна з найважливіших його характеристик, як специфічна форма взаємодії людей у процесах їх пізнавально-трудової діяльності. У науці комунікація та її роль у процесах створення нового знання привернула до себе увагу з розвитком соціології знання, соціології науки і наукознавства.

Незважаючи на ґрунтовну проробку інформаційного значення наукової комунікації, методологічне і соціологічне її значення, роль у формуванні нового наукового знання ще потребують розробки і пояснення.

Комунікація в науці — це вид взаємин, спілкування вчених та інших агентів наукової діяльності. Оскільки основною метою науки є одержання наукового знання, комунікацію вчених можна розуміти як одну з умов створення нового знання. Однак, беручи до уваги те, що знання як об'єкт досліджень досить складно ідентифікувати, комунікацію доцільно розглядати в процесі руху інформації в науці. Операційним критерієм при виділенні комунікаційної підсистеми із цілісної науково-інформаційної системи є взаємодія вчених, яка набуває різноманітних форм: спілкування для одержання інформації, співробітництво в дослідженні, співавторство, взаємини науковців при передаванні інформації і таке інше.

Пізнавальний, інформаційний аспект наукової комунікації доповнюється її соціальними функціями. Науковці для досягнення своєї головної мети — одержання наукового знання — вимушені спілкуватись один з одним. У процесі такого спілкування відбувається не лише переміщення інформації, але й встановлюються певні соціальні взаємини — вирішується питання щодо пріоритету, наукового престижу, відбувається стратифікація наукового співтовариства. Слід зазначити, що форма та різноманітність соціальних відносин, що виникають, є специфічними для різних рівнів об'єднання вчених — починаючи з лабораторії та інституту і закінчуючи сукупністю вчених якоїсь дисципліни або науковим співтовариством в цілому.

94. Методологічні проблеми теорії комунікації

В загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії між людьми взагалі. Для характеристики процесів комунікації між двома та більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.

Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно. Вони не санкціоновані менеджментом, підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви у формальних комунікаціях і переслідують наступні цілі:

· задоволення потреб працівників організації у соціальній взаємодії;

· покращення результатів діяльності організації шляхом створення альтернативних, більш ефективних каналів обміну інформацією.

За характером спрямованості розрізняють 3 типи організаційних комунікацій:

· міжрівневі комунікації;

· горизонтальні або бокові комунікації;

· діагональні комунікації.

В межах міжрівневих комунікацій розрізняють: низхідні й висхідні.

95. Особливості дискурсу в комунікативному процесі

Дискурс є складним комунікативним явищем, складниками якого є текст і екстралінгвістичні чинники (фонові знання, погляди, настанови, цілі адресата). Ставши ключовим у багатьох наукових розвідках з різних галузей гуманітарного знання, термін “дискурс“, однак, усе ще залишається чітко невизначеним – дефініції, котра відобразила б усю багатогранність цього поняття у загально-наукових категоріях, задовільнивши таким чином термінологічні запити усієї гуманітарної науки наразі не існує. Лише частково порушуються у вітчизняній та зарубіжній лінгвістиці і загальнотеоретичні питання функціонування дискурсу, класифікації його різновидів.

Дискурс (discourse) – зв’язний текст в сукупності з екстралінгвістичними, прагматичними, соціокультурними, психологічними та іншими факторами; текст, взятий в аспекті подій; мовлення, що розглядається як ціленапралена соціальна дія, як компонент, присутній у взаємодії людей і механізмах їх свідомості.

Дискурс – це мовлення, що, образно кажучи, є зануреним у життя текстом. Дискурс включає паралінгвістичний супровід мовлення (міміку, жести), які виконують наступні функції структури дискурсу:

ритмічну;

референтну (пов’язує слова з предметною областю прикладання язика);

семантичну;

емоційно-оцінну;

впливу на співбесідника (іллокутивну силу).

Праці лінгвістів присвячені розглядові окремих різновидів дискурсу:

раціонального (В. Буряк);

публіцистичного (І. Соболєва);

газетного (С. Коновець);

рекламного (Н. Волкогон);

літературно-критичного (Р. Бубняк);

дискурсу національної ідентичності (О. Онуфрієнко) тощо.

Отже, поняття дискурсу дозволить розглядати матеріал значно ширше – як явище, що відображає творчість і як процес, і як результат (тобто як власне дискурс і його “матеріальний слід“ — текст).

96. Основні складові комунікативного процесу

Комунікативний процесє основою спілкування, організація якого залежить від розуміння системи й структури процесу, а також природи комунікативного акту.

Комунікація є важливим чинником існування суспільства. Суспільства без спілкування немає. Воно є тим процесом, який і забезпечує утворення суспільства (общение — общество; communication — community; спілкування — спільнота). Ми живемо в світі комунікації, пише Г. Г. Почепцов [1999, 7], 70% свого часу людина витрачає на спілкування. Без ефективної комунікації зупинилося б багато виробничих процесів. Тому питання організації процесу спілкування (комунікативного процесу) є важливим для творення суспільства. Але правильна організація будь-якого процесу неможлива без з’ясування його природи, побудови моделі процесу, що пов’язано з вивченням структури, факторів, які впливають на цей процес, системи актів, що становлять його основу.

Структура, характер, система комунікативного процесу так чи інакше витворюються на основі форми участі комуніканта у процесі спілкування та форми взаємодії з предметом спілкування. Форми комунікативного процесу відрізняються насамперед одно- чи багатовекторністю процесу спілкування і здатністю перерозподіляти роль комуніканта в середовищі комунікаторів.

97. Поняття комунікаційних бар'єрів та їх види

Навіть якщо одержувач одержує повідомлення і чесно намагається його декодувати, розуміння може бути обмежено цілим поруч перешкод або бар'єрів, що можуть виникати або у фізичному оточенні, або в сфері емоцій людини, що беруть участь у комунікативному процесі. Перешкоди можуть зробити неможливими комунікації: або через них "проривається" тільки частина інформації, або одержувачі неправильно інтерпретують значення повідомлення.

Серед соціально психологічних проблем необхідно виділити проблему виникнення бар'єрів, що виявляються в співробітників.

Виділяють три типи бар'єрів — особистісні, фізичні і семантичні.

Особистісні бар'єри — це комунікативні перешкоди, породжувані людськими емоціями, системами цінностей і невмінням слухати співрозмовника. Нерідко вони виникають у зв'язку з різницею в утворенні, расі, статті, соціально-економічному статусі учасників комунікацій. Особистісні бар'єри звичайно виникають на роботі; найбільш загальними прикладами є шкідливі вербальні звички. Ми усі на власному досвіді довідалися, що наші почуття найчастіше обмежують можливості спілкування з іншими людьми, а ситуації на роботі часто бувають точно такими ж, як в особистому житті.

До особистісних бар'єрів відноситься і так називана психологічна дистанція — почуття емоційної несумісності людей, аналогічне реальній фізичній відстані між сторонами.

Емоції діють як фільтри сприйняття майже при усіх видах наших комунікацій. Ми бачимо і чуємо, насамперед, то, на що ми емоційно "набудовані"; фактично нашими комунікаціями керують наші чекання. Більш того, ми живемо не стільки в реальній дійсності, скільки в нашої її інтерпретації. Хтось сказав: "Неважливо, що ви говорите про це, у дійсності усі обстоїть інакше", припускаючи, що послання відправника в будь-якому випадку є усього лише результат емоційної фільтрацій відчуттів. Ефективність комунікацій підвищується, якщо почуття відправника й одержувача у відношенні якоїсь проблеми досить близькі один одному.

Фізичні бар'єри являють собою комунікативні перешкоди, що виникають у матеріальному середовищі комунікацій. Фізичні бар'єри — це несподіваний відволікаючий шум, що тимчасово заглушає голос, що передає повідомлення, відстані між людьми, стіни або статичні перешкоди, що виникають під час прийому радіопередачі. Звичайно учасникам комунікацій стає відомо про виникнення такого роду бар'єрів, і вони прагнуть "перебороти" перешкоди.

Важливо не тільки знати і дотримувати загальноприйняті практичні методи, співвідносячи них з характером взаємозв'язків між двома сторонами, але й адаптувати них до культурних розходжень. Семантичні бар'єри виникають на базі обмежень використовуваних нами в комунікаціях символів. Символи звичайно багатозначні, але ми повинні вибрати одне, призначене саме нам значення, у противному випадку і виникає нерозуміння. Семантичний бар'єр може привести до виникнення емоційного бар'єра, і можливість продовження спілкування буде заблокована.

Особливо складні проблеми виникають при спробі здійснення комунікацій між представниками різних культур. Обидві сторони не тільки повинні знати буквальні значення слів використовуваної мови, але й інтерпретувати них у контексті використання (тон, голосність і супутні невербальні жести).

98. Поняття документних комунікацій: загальна характеристика

Документна комунікація виділяється "залежно від матеріально-технічного оснащення, тобто застосовуваних каналів" і визначається як така, "що застосовує штучно створені канали, насамперед – писемність і друк, а також образотворче мистецтво, для передачі смислів у часі й просторі" [18,с. 56]. Чи слід вважати писемність, друк й образотворче мистецтво особливими каналами, характерними тільки для документальної комунікації, і чи вичерпуються ними засоби передачі інформації в документній комунікації? Писемність (друк) і образотворче мистецтво застосовуються й в електронній комунікації, а документи створюються й засобами фото-, фоно-, кіно- і відеозапису. Крім того, поняття документ охоплює й інші форми фіксації інформації з метою її передачі в часі й просторі. Тоді, можливо, точніше визначити документальну комунікацію як таку, що використовує документ як канал комунікації й комуніката (повідомлення) одночасно? Документна комунікація – та, яка опосередкована документом; де документ використовується для передачі інформації (повідомлення) від комуніканта до реципієнта. Якщо використовувати загальну (елементарну) схему комунікації, то документ – це насамперед канал комунікації, у якому міститься комунікат – передане повідомлення – у закріпленому (фіксованому) виді. Документ використовується в соціальній комунікації як єдність каналу комунікації й переданої соціальної інформації. На наш погляд, комунікаційний підхід до документа – це такий же методологічний засіб, як і всі інші, які використовуються для пізнання сутності явищ, що становлять сферу соціальної інформаційної комунікації. Також можна затверджувати, що в наші дні жодна сфера суспільного виробництва, жодна область соціально-політичної діяльності, жодна галузь культури, жодна сторона повсякденного повсякденного існування не обходяться без звертання до документів, без різноманітного їхнього використання. Якби раптом, допустимо, зникли паперові носії текстів, людство негайно виявилося б у стані первісного варварства. Звідси – залежність сучасної цивілізації від документної комунікації.

99. Символічний характер комунікації

Символічні форми політичної комунікації, виступають в якості інструменту для безпосереднього втілення політичного змісту, що може вільно поширюватися у межах певного суспільно-політичного дискурсу. Типами символічних форм політичної комунікації на основі критерію складності є наочно-образний символ, метафора, ритуал, міф.

Загальні етапи застосування символічних форм легітимації політичних режимів як чиннику політичної трансформації є наступними: ідейно-концептуальний; руйнації простору символів режиму (зміна героїчного дискурсу та переведення його в повсякденно-анекдотичну площину), переоцінки базових елементів політичного міфу); зміни державної символіки; трансформації ритуалів влади. Виділено в якості чинників успішного протікання політичної трансформації як символічно-організованого процесу: наявність харизматичного лідера («Народного провідник» або «Совість нації»); зв’язок з традицією; єдиний комунікаційний простір; спільна національна ідентифікація; загальносуспільний національно-історичний міф.

100. Документні потоки та масиви в системі документальних комунікацій

Документні потоки та масиви – це складні явища і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу. На загальнотеоретичному рівні документні потоки та масиви – це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» – відносне, як і поняття «елемент». Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої макросистеми. Наприклад, документ як система – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Список використаної літератури

1. Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-26 травня 2004р. / М.С. Слободяник (голов.ред.). – К.: ДАКККіМ, 2004. – 212 с.

2. Зиновьева Н.Б. Документознавство: Учебно-методическая помощь. — М., 2003. с.208

3. Зиновьева Н.Б., Саяпина ИА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу Документоведение . – Краснодар, 1995. – 58 с.

4. Ильюшенко М. П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. – М.: МГИАИ, 1977. – 132 с.

5. Комова М.В. Документознавча термінологія. – Л.: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003. – 167 с.

6. Краткий словарь архивной терминологии. М.–Л., 1968.

7. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навч. посібник. — К.: ДАКККіМ, 2003. — 57 с.;

8. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: Підручник. — 4-те вид., перероб. і доп. — К.: Знання, 2006. — 334 с.

9. Науково-технічна термінологія: Навч.-метод. комплекс навч. дисципліни «Науково-технічна термінологія» для студ. спец. 6.020100 — Документознавство та інформаційна діяльність / А.В.Ліпінська (уклад.). – К.: ВМУРоЛ «Україна», 2003. – 158 с.

10. Столяров Ю. Документный ресурс: Учебное пособие для студентов высших учебных заведений.- М.: Изд-во "Либерея", 2001.- .- 149с.

11. Швецова-Водка Г. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Рівнен. держ. гуманітар. ун-т. — Рівне, 2001. — 438 с.

12. Швецова-Водка Г.М. Бібліографічні ресурси України: загальна характеристика: Навч. посібн.- Рівне: Рівнен. держ. гуманітар. ун-т, 2000.- 205с.