Документування обліково-фінансових операцій

Категорія (предмет): Документознавство, діловодство

Arial

-A A A+

Актуальність теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійне ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп’ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов’язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми пише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Метою даної курсової роботи є аналіз такої важливої частини документообігу підприємства, організації, установи, як обліково-фінансові документи. Дана мета реалізується в рамках конкретних завдань:

визначення загальних понять сучасної системи документаційного забезпечення управлінського процесу, а саме обліково-фінансових документів;
вивчення систем ведення обліково-фінансової документації;
визначення переліку документів, що є обліково-фінансовими;
аналіз різних аспектів ведення обліково-фінансової документації;
вивчення правил архівного збереження обліково-фінансових документів;
класифікація обліково-фінансових документів.

Об’єктом даної курсової роботи є обліково-фінансові документи підприємства, організації, установи.

Предмет дослідження — вивчення різних аспектів обліково-фінансового діловодства.

Розділ 1. Обліково-фінансова операція: специфіка і призначення

1.1. Класифікація обліково-фінансових документів

До фінансово-облікових документів належать:

— акти (обстеження, ревізії, інвентаризації);

— платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи, договори;

— заяви про закриття-відкриття рахунку в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні, доручення;

— трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.

Акт — це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють.

Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

— вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання);

— констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки). Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної, ваги певного акта. Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Виконавець ПП „Діпро” с.Пряда, Явор. р-ну, Львівської обл. ЗКПО 3107184 р/р 260983062901 в ЛФ Б.Р.Р. м. Львів МФО 329224 Свідоцтво платника ПДВ189536 Інд. под. № 310917813230 Замовник СП ТзОВ”Чудо” м.Львів, вул.Городоцька,293 __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ Акт Здачі приймання виконаних робіт

Складено 30.10.2003 Надання рекламних послуг в Світовому Бізнес Довіднику. bpapers.iatp.org.ua Згідно замовлення №09/5-Р від 29.09.2003року.

Ми, що нижче підписались, представник Виконавця в особі Калиновича Р.Я. з однієї сторони, і представник Замовника, в особі ___________________________________ з другої сторони, склали даний Акт про те, що виконана робота відповідає умовам замовлення. Ціна по замовленню складає: 216 грн., в т.ч.: ПДВ 35,85грн. та ПНР 0,89грн. Від Виконавця

______________________

М.П. Від Замовника

______________________

М.П.

Реквізити:

назва установи;
гриф затвердження;
назва виду документа;
номер та дата складання;
місце складання;
заголовок;
текст;
підписи.

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності. Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні. Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

В офіційному дорученні обов’язково зазначаються:

назва організації, яка видає доручення;
номер доручення й дата видання;
посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видано доручення;
назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності;
перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму;
строк дії доручення;
зразок підпису особи, якій видано доручення;
назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення);
підписи службових осіб, які видали доручення;
печатка організації, що видала доручення.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної платні, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні — на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).

Загальні — на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім’я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім’я якої написано доручення. Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою.

Телеграма-доручення складається з тексту доручення, який може бути відповідно скорочений, та посвідчувального напису з підписом нотаріуса й печаткою нотаріальної контори. Підпис нотаріуса засвідчується органом зв’язку, через який передається телеграма-доручення. Таке доручення має силу оригіналу.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Король Петро Пилипович, доручаю Слободі Оксані Володимирівні отримати належну студентам 12-ї групи музично-педагогічного факультету стипендію за вересень 2003 р. Доручення дійсне до 12 жовтня 2003 р 20 вересня 2003 р. (підпис) П. П. Король Підпис студента Короля П. П. Засвідчую: Декан музично-педагогічного факультету (підпис) С. І. Бондаренко 20 вересня 2003 р.

Розписка — це письмове підтвердження певної дії, що відбулась — передачі й отримання документів, товарів, грошей від підприємства або приватної особи.

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа — представник установи — отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

Реквізити:

назва виду документа;
текст:
прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;
прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;
точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість — словами і цифрами;
відомості про документ (паспорт, посвідчення), засвідчує особу, яка отримує цінності;
підстава передачі й отримання цінностей.
дата;
підпис особи, яка отримала цінності;
завірення підпису (у приватній розписці).

Розписка

Я, студент фізико-математичного факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова Маковецький М. Й., отримав від завідувача бібліотеки К.П. Шустрого для тимчасового користування на час канікул 1 (один) підручник з фізики, 1 (один) підручник з математики, 1 (один) підручник з філософії. 08.06.03 Підпис студента Маковецького М. Й. Підпис засвідчую

Декан фізико-математичного факультету (підпис) О. В. Марусяк

Список — це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

Реквізити:

штамп установи;
номер;
назва виду документа;
заголовок;
текст;
підпис;
дата;
печатка.

Таблиця — це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей розташованих у певному порядку й за графами. Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Реквізити:

номер;

тематичний заголовок;
заголовна частина, яка розміщується вгорі розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
основна частина, що містить графи і рядки;
примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Накладна — це обліковий документ, який дає право на отримамання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

Реквізити:

назва — угорі посередині великими літерами: НАКЛАДНА № __________ від________(дата);
підстава, на основі якої видано накладну;
кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи);
від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);
позначення кожної графи:

— назва предметів;

— сорт;

— розмір;

— одиниця виміру;

— номенклатурний номер;

— кількість (за вимогою, видано);

— вартість;

— сума вартості.

підпис керівника установи й бухгалтера;
дата;
хто видав;
хто одержав;
печатка або штамп установи.

1.2. Призначення обліково-фінансових документів

Фінансово-розрахункові операції проводять при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

— повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

— точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

— своєчасне відображення виробничих операцій;

— запобігання фінансових порушень і зловживань;

— можливість документального обґрунтування відповідальності службових або посадових осіб;

— складання бухгалтерської та іншої звітності;

— право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової і статистичної звітності на кожному підприємстві здійснюється на підставі нормативно-правових документів, що розробляються органами, на які покладено обов’язки регулювання у країні питань обліку і звітності. Це дає змогу вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність за єдиними принципами й формою і таким чином забезпечувати порівнянність облікової інформації. Однак це не означає, що підприємство, виходячи з конкретних умов господарювання, не може вибирати найбільш прийнятні для нього форми ведення обліку.

Термін «облікова політика», визначений Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», означає сукупність принципів, методів і процедур, що використовується підприємством для складання та подання фінансової звітності. Однак облікова політика визначає також способи організації та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, з урахуванням конкретних умов його діяльності.

Облікову політику можна розглядати, з одного боку, як сукупність прийомів і методів, за допомогою яких здійснюється керівництво бухгалтерським обліком в Україні в особі уповноважених на те законодавчих та виконавчих органів влади, з іншого — як сукупність конкретних методів і способів організації та форм бухгалтерського обліку, прийнятих підприємством на підставі загальних правил і особливостей господарської діяльності.

Облікова політика на рівні країни має враховувати такі обставини: рівень розвитку ринкової економіки та ступінь демократизації суспільства, поширення процесу інтеграції економіки країни у світовий економічний простір та вимоги міжнародних інституцій щодо стандартизації та гармонізації обліку. З цією метою держава розробляє й приймає законодавчі акти та інші нормативні документи, що регулюють питання бухгалтерського та статистичного обліку і звітності. Прикладом може бути чинний Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Облікова політика підприємства має враховувати такі важливі фактори: форму власності та організаційно-правову структуру підприємства; вид економічної діяльності, що зумовлює особливості та умови облікової роботи; параметри підприємства за обсягами діяльності, номенклатури продукції, чисельності працюючих тощо; відносини з податкового системою, наявність пільг та умови їх отримання; умови забезпечення підприємства ресурсами та умови реалізації готової продукції; матеріально-технічне забезпечення обліково-аналітичної роботи підприємства та рівень забезпеченості кваліфікованими обліковими працівниками; умови організації та стимулювання праці, відповідальності тощо.

Облікову політику підприємство визначає самостійно в особі його керівника та головного бухгалтера відповідним наказом чи розпорядженням з обов’язковим розкриттям в окремих розділах методичних принципів побудови бухгалтерського обліку, техніки його ведення та складання фінансової і статистичної звітності, організації роботи бухгалтерської служби. Чинне законодавство надає широкі права стосовно формування облікової політики.

Підприємство самостійно визначає параметри та напрями облікової політики; обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних методологічних засад та з урахуванням особливостей господарської діяльності й наявної технології обробки облікових даних; розробляє систему і форми управлінського обліку, звітності й контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів; затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку; може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

У формуванні облікової політики визначальна роль належить керівнику і головному бухгалтеру. Від їх компетенції та взаємостосунків залежить успішне здійснення (провадження) облікової політики підприємства. Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, має певні обов’язки, зокрема забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені терміни фінансової і статистичної звітності; організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства; забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

У свою чергу керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Формуючи облікову політику, необхідно керуватися основними принципами бухгалтерського обліку та фінансової звітності: обачності, повного висвітлення, автономності, послідовності, безперервності, нарахування та відповідності доходів і витрат, превалювання сутності над формою, історичної (фактичної) собівартості, єдиного грошового вимірника та періодичності. Принцип послідовності безпосередньо стосується облікової політики підприємства. Обрана облікова політика застосовується підприємством із року в рік. У будь-якому разі вона має залишатися незмінною принаймні протягом календарного року (з 1 січня по 31 грудня).

Зміна облікової політики можлива у випадках, передбачених національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, у зв’язку зі змінами в законодавстві, розробкою та застосуванням нових методів ведення обліку або суттєвими змінами в умовах роботи чи у структурі підприємства. Якщо такі зміни відбулися, то про це ґрунтовно повідомляється у пояснювальній записці до річної звітності.

Розробка та прийняття облікової політики кожним підприємством сприяє поліпшенню бухгалтерського обліку і звітності, що в кінцевому підсумку забезпечить ефективність прийнятих рішень і діяльності підприємства.

Розділ 2. Обліково-фінансова операція установи

2.1. Види обліково-фінансових операцій підприємства та вимоги до їх оформлення

Документом, в якому фіксуються положення облікової політики, є наказ або розпорядження керівника підприємства, який складається на кожний наступний звітний рік. Складання наказу, що затверджує на поточний рік прийняту методологію бухгалтерського обліку та його організацію вимагається Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Наказ про облікову політику — це документ внутрішнього користування, який підписують особи, що мають право першого та другого підпису (традиційно — керівник та головний бухгалтер або бухгалтер). При складанні наказу, крім факторів нормативно-правового характеру, необхідно також враховувати: юридичний статус підприємства (форма власності та організаційно-правова форма), галузеву специфіку підприємства, наявність кваліфікованих бухгалтерських кадрів та ін. Сам наказ має повно відображати особливості організації та ведення бухгалтерського обліку і складання звітності на підприємстві. Форма та зміст наказу на сьогодні не регламентуються.

Внесення змін до наказу про облікову політику протягом поточного року не допускається. Цю принципову норму регламентує чинний Закон. Будь-яка зміна положень облікової політики має бути обґрунтована і відображена у пояснювальній записці до річного звіту підприємства.

Наказ може містити такі розділи:

Нормативи та методичні принципи бухгалтерського обліку.
Техніка бухгалтерського обліку.
Організація бухгалтерського обліку.

У першому розділі наказу (розпорядження) відображаються: нормативна база, що регулює методологію, техніку та організацію ведення бухгалтерського обліку та складання звітності (вказують перелік основних документів, якими необхідно керуватися); зміни облікової політики, межі істотності та операційного циклу, порядок оцінки необоротних активів, терміну функцінування, нарахування і відображення амортизації; порядок обліку та методи оцінки запасів і транспортно-заготівельних витрат; види створюваних резервів; визнання доходів і витрат, фінансових результатів та порядок розподілу прибутку.

У другому розділі наказу (розпорядження) затверджують робочий план рахунків, форми обліку на підприємстві, графік (план) документообороту, порядок ведення аналітичного обліку, форми бухгалтерських документів (якщо немає стандартних), організацію та порядок проведення інвентаризації, організацію управлінського обліку і контролю (внутрішнього аудиту), перелік та порядок складання і подання оперативної, бухгалтерської (фінансової) та статистичної звітності, стан та розвиток комп’ютеризації облікових робіт.

У третьому розділі, пов’язаному з організацією бухгалтерського обліку, визначають організаційну структуру бухгалтерської служби (апарату бухгалтерії); встановлюють відповідальність за організацію обліку на підприємстві, порядок призначення та звільнення головного бухгалтера, працівників апарату бухгалтерії; взаємовідносини центральної бухгалтерії з обліковим апаратом структурних підрозділів; визначають напрями соціального розвитку апарату бухгалтерії.

Формуючи облікову політику підприємства, вибирають, як правило, тільки один варіант із кількох, передбачених відповідними нормативними документами. Якщо чинним положенням не регламентується порядок ведення обліку стосовно якогось конкретного об’єкта, то підприємство самостійно встановлює його, виходячи з принципу доцільності, не порушуючи чинних положень бухгалтерського обліку.

Отже, облікова політика є важливим інструментом організації бухгалтерського обліку і фінансової звітності. Вдало, попередньо глибоко проаналізована комбінація можливих варіантів облікової політики дає змогу підприємству ефективно здійснювати господарську діяльність.

2.2. Здійснення фінансово-розрахункових операцій підприємства

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

— повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

— точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

— своєчасне відображення виробничих операцій;

— запобігання фінансових порушень і зловживань;

— можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

— складання бухгалтерської та іншої звітності;

— право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації.

Система бухгалтерського обліку — це своєрідний механізм підготовки та відображення інформації про майнове та фінансове становище підприємства. Завдяки цій інформації внутрішні та зовнішні її користувачі мають уявлення про реальний стан справ на підприємстві.

Методична база ведення бухгалтерського обліку, як відомо, складається з використання первинних облікових документів, інвентаризації, оцінки, калькулювання, організації обліку (бухгалтерського та податкового), виконання розрахунків та проведень, контролю, підготовки звітності. Створення цілісної системи обліку передбачає активне застосування специфічного елемента регулювання бухгалтерського обліку та звітності — облікової політики підприємства.

Під час розробки облікової політики слід враховувати вимоги до якісних характеристик бухгалтерського обліку та фінансової звітності, викладені в пунктах 14—17 П(С)БО 1 [6], методи та процедури, передбачені іншими П(С)БО, норми й нормативи, встановлені законодавчими актами України.

Пункт 5 статті 8 Закону про бухоблік право встановлення облікової політики підприємства цілком і повністю залишає на розсуд суб’єкта господарювання. При цьому підприємство самостійно:

обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та із урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних;
розробляє систему і норми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю за господарськими операціями, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;
затверджує правила документообігу й технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;
може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, із подальшим включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

Необхідно також мати на увазі, що облікова політика є складовою частиною фінансової звітності підприємства та повинна відображатися у примітках до фінансових звітів. Отже, саме вона дозволяє поєднати ведення бухгалтерських операцій та складання фінансової звітності. Без такого регламентуючого розпорядчого документа та його додержання бухгалтерський облік не відповідатиме принципу послідовності, а фінансова звітність не буде зрозуміла користувачам.

Поєднання загальних та специфічних принципів та методів організації обліку реалізується на практиці у формі наказу про облікову політику, який є основним внутрішньогосподарським нормативно — правовим актом підприємства у сфері методики та організації бухгалтерського обліку.

Наказ про облікову політику має містити лише перелік обраних підприємством методів оцінки, процедур обліку, щодо яких нормативна база бухгалтерського обліку передбачає не один варіант.

Визначивши підходи до обліку активів чи зобов’язань, підприємство в праві їх змінити. Таку можливість передбачено в п. 9 П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» [7]. Трансформувати облікову політику дозволено, коли:

1) змінюються статутні вимоги підприємства;

2) змінюються вимоги органу, який затверджує положення бухгалтерського обліку (тобто Мінфіну);

3) зміни забезпечать достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності підприємства.

Можна щороку не перезатверджувати наказу про облікову політику, а вносити зміни в діючий (базовий) [8].

Не будь-яка зміна в наказі про облікову політику потрапляє під визначення змін в обліковій політиці. Наприклад — зміна методу амортизації. Її хоч і прописують у наказі про облікову політику, але це не що інакше, як зміна облікової оцінки [9, с. 20]. Тому необхідно чітко розмежувати зміни в обліковій політиці від змін в облікових оцінках.

У зв’язку з прийняттям ПКУ потрібно брати до уваги варіанти облікової політики, що позначаться на податковому обліку.

Так, строк корисного використання (експлуатації) основних засобів фіксують у наказі про облікову політику підприємства для кожної з груп основних засобів або ж визначають для кожного об’єкта за рішеннями спеціально створеної для цих цілей комісії. Для цілей податкового обліку з 1 квітня 2011 року доречним буде другий спосіб. Адже в пп. 145.1.2 ПКУ зазначено, що строк корисного використання об’єкта основних засобів установлюють наказом по підприємству при визнанні цього об’єкта активом (при зарахуванні на баланс). А заразом передбачено, що такий строк не може бути меншим від мінімального, який визначено в п. 145.1 ПКУ (фактично — мінімальний строк їх амортизації).

Незважаючи на те, що мінімальні строки термінів експлуатації жорстко зафіксовано, ПКУ, як і п. 23 П(С)БО 7, визначає, які критерії враховувати при їх установленні (пп. 145.1.3 ПКУ) [10]:

— очікуване використання об’єкта підприємством з урахуванням його потужності або продуктивності;

— фізичний та моральний знос, що передбачається;

— правові або інші обмеження щодо строків використання об’єкта та інші чинники.

Тому ми вважаємо об’єктивно необхідним переглянути строки експлуатації основних засобів, для того щоб поєднати процес нарахування амортизації в бухгалтерському і податковому обліку. Це призведе до того, що після зміни строку корисного використання до витрат періоду потраплятиме сума амортизації, розрахована з огляду на новий строк.

З 1 квітня 2011 року ПКУ пропонує на вибір прямолінійний, виробничий, кумулятивний методи, метод зменшення та прискореного зменшення залишкової вартості (пп. пп. 145.1.5 та 145.1.9 ПКУ).

Обраний метод нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних матеріальних активів необхідно внести до наказу про облікову політику для цілей бухгалтерського та податкового обліку.

За пп. 145.1.9 ПКУ в наказі про облікову політику необхідно зафіксувати те, за яким із методів підприємство нараховуватиме податкову амортизацію.

У наказ про облікову політику заносять дані лише щодо переоцінки основних засобів у бухгалтерському обліку. Переоцінку основних засобів можна проводити, якщо на дату балансу залишкова вартість основного засобу суттєво відрізняється від його справедливої вартості (п. 16 П(С)БО 7).

Бухгалтерська переоцінка основних засобів не має нічого спільного з податковою і її результати не враховують для цілей оподаткування. Переоцінка основних засобів, передбачена п. 146.21 ПКУ, має характер індексації. І прописувати таку переоцінку в наказі про облікову політику немає сенсу.

Особливості оцінки інвестиційної нерухомості визначають лише для бухгалтерського обліку (п. 16 П(С)БО 32 «Інвестиційна нерухомість»):

— за справедливою вартістю;

— за первісною вартістю, зменшеною на суму нарахованої амортизації з урахуванням втрат від зменшення корисності.

Для податкового обліку об’єкти інвестиційної нерухомості — це звичайні основні засоби відповідної групи без особливих правил обліку.

В умовах крупних підприємств доцільно створити спеціальний відділ з формування облікової політики, який буде підпорядкований керівнику фінансової служби підприємства, для проведення організаційної роботи з формування облікової політики більш продуктивно і постійно.

Часи, коли визначення облікової політики на підприємстві обмежувалось комплексом основних (стандартних) параметрів обліку і звітності, механічно переписаних із законодавчих циркулярів (таких, як порядок нарахування зносу за основними засобами і МШП, порядок звітності підзвітних осіб тощо), минули назавжди. Ринкові методи господарювання вимагають досконалих, конкретних і незмінних правил ведення бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві. А встановлення таких правил, в свою чергу, потребує наукового аналітичного підходу, глибоких маркетингових досліджень, зваженої і далекоглядної кадрової політики, поєднання інтелекту та досвіду працівників підприємства.

2.3. Строки збереження обліково-фінансових операцій підприємства

На кожному підприємстві, в кожній установі, організації існує велика кількість обліково-фінансових документів.

Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності підприємства формуються на основі даних бухгалтерського обліку.

Згідно з п. 1 ст. 9 Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Тобто первинні документи відіграють важливу роль у веденні як бухгалтерського, так і податкового обліку, тому дуже важливо забезпечити належне зберігання цих документів, дотримуючись установлених строків. Зазначене визначено у п. 7 ст. 9 Закону № 996-XIV, згідно з яким підприємство повинно забезпечити належне зберігання первинних документів протягом установлених строків.

При цьому відповідальність за забезпечення збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 3 ст. 8 Закону № 996-XIV). Розглянемо порядок зберігання первинних документів та строки, протягом яких мають зберігатися ті чи інші документи.

Порядок зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами незалежно від форм власності (крім банків) визначено Положенням № 88, у п. 6.1 якого зазначено, що первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковому переданню до архіву.

В бухгалтерії первинні документи мають зберігатися у спеціальних приміщеннях або шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88). При цьому бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Відповідно до роз’яснень, наданих у листі № 053-3996, під спеціальним приміщенням розуміють приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів і записів у них, та приміщення, що виключає можливість користування або виносу документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву (п. 6.5 Положення № 88). Порядок підготовки та передання документів до архіву визначено Правилами № 16.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передання їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи (п. 6.7 Положення № 88).

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера (п. 6.8 Положення № 88).

Порядок зберігання електронних документів визначено ст. 13 Закону № 851-IV, відповідно до якої електронні документи мають зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менший від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, підприємства повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи мають зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні документів на електронних носіях обов’язково потрібно додержуватися таких вимог:

інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
у разі наявності має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Підприємства можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи.

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком № 41. Обчислення строків зберігання документів відповідно до вимог п. 2.9 цього Переліку проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2008 p., починається з 1 січня 2009 р.

Згідно з п 2.11 Переліку № 41 строки зберігання документів, визначені в ньому, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання, що створюються в результаті управлінської діяльності підприємства, зокрема, пов’язаних з:

організацією системи управління; прогнозуванням, плануванням, ціноутворенням;
фінансуванням, кредитуванням, податковою політикою;
обліком та звітністю;
організацією використання трудових ресурсів;
роботою з кадрами.

Висновки

Отже, в Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов’язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.).

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядкові складання і способові охоплення операцій.

По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових регістрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.

Термін збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Установлено наступний обов’язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

автор (кореспондент);
назва документа;
дата документа;
індекс документа;
дата надходження документа (для вхідних документів);
індекс надходження документа (для вхідних документів;
заголовок документа або його короткий зміст;
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання;
оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа — відповіді);
номер справи.

У разі потреби склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений наступними:

виконавці;
розписка виконавця в одержанні документа;
хід виконання;
додатки й ін.

Список використаної літератури

Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»: Наказ Мінфіну України від 31.03.99 р. № 87 // Все про бухгалтерський облік. — № 10 від 28.10.2011 р. С. 9-12.
Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»: Наказ Мінфіну України від 31.03.99 р. № 87 // Все про бухгалтерський облік. — № 10 від 28.10.2011 р. — С. 36-37.
Про облікову політику: Лист Мінфіну України від 21.12.05 р. № 31-34000-10-5/27793 // Все про бухгалтерський облік. — № 88 від 24.09.2010 р. — С. 6-7.
Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби»: Наказ Мінфіну України від 27.04.2000 р. № 92 // Все про бухгалтерський облік. — № 10 від 28.10.2011 р. — С. 38-43.
Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку 32 «Інвестиційна нерухомість»: Наказ Мінфіну України від 02.07.07 р. № 779 // Все про бухгалтерський облік. — № 12 від 04.02.2011 р. — С. 41-45.
Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
Ігнатенко С. Правові та облікові особливості окремих різновидів факторингових операцій // Вісник Національного банку України. — 2007. — № 7. — С. 34-39
Камінська Т. Г. Первинна облікова документація та її інформативні властивості // Економіка АПК. — 2008. — № 12.- С.112-117
Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів:У 2 ч. / Європейський ун-т. — 2-ге вид. —Ч. 1 : Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). — К. : Видавництво Європейського ун-ту, 2003 — 327с.
Половинчак Л. А. Облікова політика відображення операцій з векселями на підприємствах // Актуальні проблеми економіки. — 2008. — № 3. — С. 200 – 205
Рожелюк В.М. Організаційні основи документування операцій та діловодства в підприємствах // Економіка АПК. — 2005. — № 9.- С.87-93
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.
Шершун І. Облікова політика підприємства — Наказ № 1 / І. Шершун // Все про бухгалтерський облік. — № 6 від 19.01.2011 р. — С. 19-24.