Довідкова інформаційна система

1. Дослідити зв’язок бібліотечного фонду з інших системи бібліотеки.

2. Проаналізувати операції процесу організації бібліотечного фонду.

Список використаної літератури.

1. Дослідити зв’язок бібліотечного фонду з інших системи бібліотеки

Бібліотека — складне поняття. Виявити її сутність безпосередньо, тобто шляхом спостережень за різноманітними проявами в реальній практиці, надзвичайно важко, а без знання сутності неможливо правильно організовувати роботу, формувати бібліотечний фонд і керувати його розвитком. Ця задача звужується за допомогою системного підходу, що почав використовуватися у бібліотекознавстві на рубежі 1960-1970-х рр. (Г.В. Тараченко, Ленінград)[1]. Системний підхід дозволяє вичленувати найбільш загальні і стійкі моменти у формуванні бібліотечного фонду, і, завдяки цьому, науково обґрунтувати найважливіші етапи роботи бібліотеки.

Найраціональніший шлях вивчення складних явищ — послідовний поділ їх до такої межі, за яким вони утрачають свою якість. Такою граничною одиницею поділу є елемент. Вивчення системи полягає у виявленні її елементів, підсистем, зв'язків між елементами і підсистемами, тобто у виявленні її структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують систему. Визначаються функції, виконувані елементами (підсистемами) усередині цієї системи і поза нею (у зовнішнім середовищі), її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність даної системи.

Бібліотека як система є результатом нерозривного зв'язку утворюючих її елементів і виникаючих з їх безлічі підсистем, а також виконуваних ними функцій.

У систему “бібліотека” обов'язково входять наступні підсистеми: бібліотечний фонд (БФ), користувачі бібліотеки (контингент читачів) (КЧ), бібліотечний персонал (БП), матеріально-технічна база (МТБ). (Рис.1) Випадання хоча б однієї з них руйнує всю систему. Тому з погляду життєздатності бібліотеки ролі всіх її підсистем і їхніх функцій рівноправні і рівнозначні.

Бібліотечний фонд є основою роботи будь-якої бібліотеки і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю бібліотеки, її завдань, інтересів і запитів читачів, організоване певним чином, таке, що зберігається тривалий час для повного, якісного й оперативного використання. Своєю назвою бібліотека зобов'язана саме фонду (лат. biblion — книга, theke — сховище).[2]

До висновку, що БФ є частиною (підсистемою) більш загальної, чим він сам, системи — бібліотеки в цілому, бібліотекознавство прийшло не відразу. Протягом багатьох століть поняття “бібліотека” і “бібліотечний фонд” не розрізнялися. Під бібліотекою малося на увазі “більш-менш велике зібрання книг” (Л.Б.Хавкіна, 1904)[1]. Емпіричні погляди на бібліотеку як на зібрання книг у сполученні з головним, як тоді здавалося, її призначенням — зберігати ці книги — позитивно впливали на теорію і практику бібліотечної справи. Вони сприяли багатобічній розробці питань, пов'язаних з відбором і, особливо, схоронністю фондів. Значною мірою завдяки представленням про те, що покликання бібліотеки — дбайливо зберігати всі книги, які потрапляють до неї, наші сучасники стали власниками культурної спадщини минулого.

Однак, незважаючи на виняткову важливість фонду для функціонування буквально всіх частин будь-якої бібліотеки, ставити знак рівності між ним і бібліотекою в цілому неправомірно: це все-таки перебільшує його роль у системі “бібліотека” і, одночасно, звужує представлення про бібліотеку як соціальний інститут. Як відзначив Ю.М. Столяров, “збирання книг і їхнє збереження як самоціль бібліотечної діяльності привело до книгосховищної кризи в бібліотечній справі, до недооцінки бібліотеками головного змісту своєї діяльності — обслуговування своїх абонентів”[1].

Бібліотечний фонд — основа діяльності кожної бібліотеки. Тому значна увага приділяється формуванню документних ресурсів бібліотек, укомплектуванню їх матеріалами на різних носіях інформації.

Безперечно, головним складовим елементом у цій системі є бібліотечний фонд як культурне надбання будь-якої держави. В Україні загальний фонд бібліотек різних типів і форм власності налічує май же 550 млн. примірників різних документів. А загальний фонд бібліотек сфери впливу МКТ України на 01.01.07 становив по над 306 017 тис. примірників, з яких:

– фонд 6 державних наукових бібліотек дорівнював 17 806 тис. при м. (5,8%);

– фонд ОУНБ – 24 909 тис. при м. (8,1%);

– фонд обласних бібліотек для юнацтва – 2 782 тис. при м. (0,9%);

– фонд обласних бібліотек для дітей – 4 198 тис. при м. (1,4%);

– фонд публічних бібліотек – 256 322 тис. при м. (83,8%), у т. ч. – бібліотек у сільській місцевості – 144 133 тис. прим. (56,2%).

У 70-80-ті роки минулого століття найбільш характерною рисою фондів публічних бібліотек була їхня концентрація, тобто накопичення, зростання відповідно до функціональних завдань загальнодоступної бібліотеки. І сьогодні, з огляду на це, фонди публічних бібліотек у рамках окремо взятого регіону, у порівнянні з бібліотеками інших типів і форм власності, посідають виняткове місце як універсальні та найбільш доступні для різних верств населення.

Трансформація, що відбулася в теорії і практиці роботи з фондами, привела до термінологічних новацій. Так, терміносполучення «розвиток фондів» у професійній літературі замінюється терміном «управління фондами».

Управління фондами (або документними ресурсами) – це широкоаспектна довготривала діяльність, що передбачає розв’язання великого кола проблем і складається з трьох комплексних процесів:

1. Управління формуванням бібліотечного фонду.

2. Управління збереженням бібліотечного фонду.

3. Управління використанням бібліотечного фонду.

У даній статті ми розглянемо проблему управління формуванням бібліотечного фонду, до якого, перш за все, відноситься поточне комплектування.

Еволюція «інформаційного ландшафту» висуває нові, підвищені вимоги до комплектаторів: саме вони повинні орієнтуватися у змінах, що відбуваються у видавничій справі і книжковій торгівлі, в юридичних питаннях, пов’язаних із придбанням документів, а також мають вирішувати, яку версію документів їм придбати – друковану чи електронну.

Кожна з підсистем виконує в системі “бібліотека” власні, якісно відособлені і, разом з тим, загальносистемні функції. Завдяки цьому і забезпечується цілісність бібліотеки як системного утворення. Наявність КЧ додає зміст існуванню бібліотеки; МТБ виконує функцію місця дії, внутрішнього середовища, де здійснюється вся бібліотечна діяльність; функція БП полягає в керуванні цією діяльністю. Довідково-пошуковий апарат (ДПА) бібліотеки — це засіб зв'язку між документом (Д) і читачем (Ч). Крім обов'язкових підсистем у конкретно-історичних умовах виникають, існують, розвиваються, а нерідко і відмирають багато необов'язкових підсистем. З погляду формування БФ найбільше значення серед них має ДПА, чи модель бібліотечного фонду.

БФ займає в системі “бібліотека” відносно автономне місце, яке дозволяє не сплутати його з іншими підсистемами і бібліотекою в цілому і, тим самим, не поширювати на нього не властиві йому функції.

Бібліотечний фонд виконує в системі “бібліотека” зовнішньосистемні і внутрісистемні функції. Кумулятивна і меморіальна (тобто функція збереження документів) функції — це зовнішньосистемні функції бібліотечного фонду, що обумовлюють саме суспільну необхідність у його існуванні.

Крім загальної внутрисистемної функції, БФ виконує ряд елементарних функцій, тобто таких, що виявляються по відношенню до тих елементів, з якими він зв'язаний. Найбільш важливою з них, з погляду кінцевої мети бібліотечної діяльності, є функція використання фонду абонентами бібліотеки, чи утилітарна функція. Для того, щоб прояв названих функцій був можливим, фонд необхідно укомплектувати, обробити, розмістити і зберегти. Усі ці процеси реалізуються технологічною функцією, що має місце в зв'язку БФ — БП.

Усі функції спрямовані, в кінцевому рахунку, на забезпечення діалектичної відповідності між документом і читачем, тому кожна з них важлива в процесі формування бібліотечного фонду і не може недооцінюватися.

Реалізація кожної функції складає зміст процесів формування і використання БФ. Із системної точки зору технологію формування БФ (ФБФ) можна визначити як реалізацію речовинних зв'язків між елементами фонду. Власне кажучи, технологія ФБФ являє собою цикл, що складається з послідовних процесів, спрямованих на перетворення хаотичної безлічі документів в упорядковану сукупність (тобто бібліотечний фонд), а також збереження й експлуатацію цієї сукупності.

ФБФ правомірно розглядати як цикл тому, що всі процеси з його створення періодично повторюються. Для того, щоб сформувати БФ, необхідно здійснити 8 процесів:

· моделювання БФ;

· комплектування БФ;

· облік БФ;

· обробка БФ;

· розміщення документів БФ;

· забезпечення збереженості документів БФ;

· доставка документів БФ;

· аналіз інформації.

Процеси мають прямий і зворотній зв'язки, що дозволяє бібліотекарю керувати фондом. При його формуванні у більшості бібліотек використовуються традиційні методи, засновані на особистих якостях керівників і фахівців, на професійному досвіді, традиціях, емпіричних висновках і судженнях. В умовах постійного ускладнення внутрішньо- і зовнішньосистемних зв'язків бібліотеки, росту обсягу фондів, інформаційних потреб читачів та інших факторів такі методи усе більш зживають себе. На допомогу приходять автоматизовані системи.

На даний час поширена часткова автоматизація, тобто автоматизація окремих процесів ФБФ. Приміром, ряд наукових бібліотек багато років автоматизує облік літератури, у деяких бібліотеках автоматизований облік загальної кількості і різних параметрів задоволених і незадоволених вимог. Однак усі ці системи поки ще діють в окремо взятих, розрізнених установах і мережах, мають різне програмне забезпечення й обмежений набір можливостей. Тим часом автоматизація виправдовує себе тим більше, чим більшу кількість процесів вона охоплює.

Технологія ФБФ, будь то автоматизована чи мануальна, повинна бути побудована таким чином, щоб вчасно і повноцінно задовольняти інформаційні запити при найменшій витраті часу і сил бібліотекаря й абонента, а також забезпечувати схоронність документів, що містяться у фонді, протягом усього часу, поки вони представляють реальний чи потенційний інтерес для абонентів як даної, так і інших бібліотек.

Після того, як пройдено сім процесів технологічного циклу ФБФ, починається новий виток вивчення факторів, що впливають на політику і масштаби ФБФ. З'являється можливість доповнити це вивчення аналізом реально сформованого контингенту абонентів, їхніх інформаційних інтересів і запитів, а також сформованого і такого, що продовжує формуватися, фонду. Значення цього аналізу дуже велике, адже він дозволяє формувати БФ не умоглядно, а за допомогою конкретних фактичних даних.

Аналіз інформації про стан і функціонування БФ, про зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі, складає зміст восьмого, заключного процесу ФБФ, він же є початковим для повторення циклу.

2. Проаналізувати операції процесу організації бібліотечного фонду

Бібліотеки мають пріоритетне право на придбання книг, документів, інших носіїв інформації відповідно до профілю комплектування їх фондів. Це право забезпечується одержанням обов'язкових примірників книг, документів, інших носіїв інформації у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України, випуском літератури за державним контрактом, наявністю спеціалізованих торговельних організацій і підприємств (бібліотечних колекторів, магазинів тощо), пільговим оподаткуванням видавництв, поліграфічних та інших підприємств, які забезпечують бібліотеки документально-інформаційними ресурсами. Комплектування бібліотечних фондів здійснюється будь-яким шляхом, не забороненим законодавством.Видання та інші матеріали, що не входять до Національного архівного фонду України, можуть бути передані безкоштовно з фондів одних бібліотек до фондів інших бібліотек.[6, c.22]

Маловикористовувані, але цінні у науковому і художньому відношенні книги, документи та інші носії інформації можуть передаватися в бібліотеки-депозитарії.Порядок передачі зазначених видань в бібліотеки-депозитарії визначається Міністерством культури України.Комплектування бібліотечних фондів традиційним шляхом досить довготривалий та трудомісткий процес, який послідовно складається з багатьох етапів і по сукупності часових витрат може займати досить великі терміни. Але останнім часом ми маємо унікальну можливість використання ресурсів Інтернет у комплектуванні іноземних видань, на жаль поки що вітчизняні видавництва, передплатні агентства та книготоргівельні організації, що діють в Україні не мають таких ресурсів (засобів).[2, c.66]

У сучасному бібліотекознавстві існують декілька концепцій бібліотек. За однією з них бібліотека є чотириелементною системою, що складається з бібліотечного фонду, контингенту користувачів, бібліотечного персоналу, матеріально-технічної бази.

На політику формування фондів сьогодні серйозно впливають такі фактори, як: інфляція і пов'язане з нею зростання цін на твори друку; скорочення державних асигнувань бібліотекам; наявність Закону України „Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", який повністю перекреслює всім відомі принципи комплектування, а саме: якість: науковість фондів; оперативність отримання документів; повнота придбання нових видань з урахуванням тематико-типологічних профілів комплектування (ТТПК).

ТТПК — це робочий інструмент, який має бути в кожній бібліотеці і дозволяє здійснювати реалізацію стратегії її розвитку. Цей документ містить дві сутності: одна, назвемо її стратегічною складовою, досить консервативна. Дійсно, стратегічно глобальні зміни ТТПК можуть відбутися лише зі зміною функцій бібліотеки, її статусних характеристик. В умовах збереження бібліотекою її статусу не можна очікувати багатьох глобальних, принципових змін у Профілі комплектування. І тут можна перейти до іншої сутності, що характеризує цей робочий Інструмент, її, на відміну від першої — стратегічної і консервативної, назвемо тактичною і досить динамічною. Дійсно, змінюються соціальний, економічний фон, видавничий потік, а також традиційні джерела, з'являються нові види документів (наприклад, електронні), змінюється й удосконалюється законодавство. Тому ТТПК як робочий інструмент оновлюється у поточному режимі.

Крім названих вище принципів комплектування, існують ще:

Принцип історизму, коли політика формування фондів національних, державних, обласних, комунальних бібліотек орієнтується на накопичення різноманітних культурних цінностей, їхнє збереження.

Принцип інсформаційно-технологічної толерантності, коли фонди бібліотек мають поповнюватися літературою україномовною й іншими мовами (відповідно до запитів користувачів та профілю комплектування бібліотеки), виданнями на різних носіях інформації. До відома, щорічно у світі з'являються майже 1 млн. назв друкованих видань. В Україні у 2006 р. побачили світ 15,8 тис. назв друків накладом понад 54 млн. примірників.

Безумовно, задовольнити все більш зростаючі освітні, культурні, інформаційні потреби користувачів можна тільки дотримуючись перерахованих принципів. Але на заваді стає необхідність закуповувати літературу відповідно до Закону України „Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", за яким, якщо річна сума закупівлі конкретного предмета, визначеного за класифікатором, становить до 20 тис. грн., то можна здійснювати закупівлю без тендеру. Використовувати процедуру цінових пропозицій потрібно, якщо сума становить від 20 до 50 тис. грн., а процедуру відкритих торгів зі зменшенням ціни — якщо річна сума закупівель дорівнює або перевищує 50 тис. грн. Така норма, на жаль, розповсюджується і на книги як на товар.

Проблему вилучення з вищеназваного Закону тих недолугих норм, що стосуються закупівлі книг для бібліотечних фондів, намагалися вирішити неодноразово і Національна парламентська бібліотека України, і Українська бібліотечна асоціація, і МКТ України. Однак перебіг політичних подій та ситуація навколо виконавчої, законодавчої влади, окремих високих посадовців, від яких залежить ініціювання, лобіювання й внесення змін до цього «славетного» закону, унеможливлює якісне комплектування фондів.

У свій час поточному комплектуванню деякою мірою сприяла Програма поповнення бібліотечних фондів на період до 2005 року, якою було визначено річні нормативи поповнення фондів. В усіх регіонах було прийнято відповідні обласні програми, а у ряді областей — навіть до 2010 року. Серед ОУНБ лідерами щодо виконання державної та відповідних обласних програм були Дніпропетровська, Донецька, Запорізька ОУНБ, які отримували 150-200% від зазначених у програмі сум на комплектування. До них наблизилися Луганська, Миколаївська та Полтавська ОУНБ.

Але, на жаль, у цілому програму було профінансовано лише на 11 відсотків. Сьогодні існує нагальна необхідність прийняття Програми поповнення.

Одним із суттєвих джерел поповнення фондів бібліотек в останні роки стали також Програма випуску друкованої продукції «Українська книга», реалізацію якої здійснює Державний комітет телебачення та радіомовлення України, та Державна програма розвитку і функціонування української мови на 2004-2010 роки, котрою опікується МКТ України. Завдяки останній фонди публічних бібліотек для дорослих та для юнацтва з 2004 по 2007 рік поповнилися майже на 1,5 млн. документів (приблизно 300 названа суму 34 млн. грн.

Одним із стабільних джерел поповнення бібліотечних колекцій може бути використання обмінних і резервних фондів бібліотек. Так, протягом багатьох років Національна парламентська бібліотека України виконує функції головного методичного і координаційного центру з питань обміну та розповсюдження документів в Україні, перерозподіляючи їх серед публічних бібліотек та бібліотек різних типів і форм власності, аналізуючи стан діяльності обмінних і резервних фондів цих установ, а також надаючи їм методичну та практичну допомогу.

Ще одним джерелом поповнення фондів є обов'язковий примірник документів. Працівники бібліотек України покладали велику надію на те, що прийняття Закону України «Про обов'язковий примірник документів» (1999) буде сприяти повноті надходження документів до бібліотечних фондів. З метою з'ясування реального стану. НПБУ здійснила дослідження «Обов'язковий примірник документів України (державний, місцевий), повнота його надходження до бібліотек», яке засвідчило, що у більшості випадків вказаний Закон виконується не в повному обсязі, ряд його положень потребують уточнень, а здійснення контролю за виконанням — серйозного вдосконалення. В областях відсутня система інформування про обсяги друкованої продукції, немає повного видавничого репертуару, що не дозволяє, у свою чергу, проаналізувати повноту надходження до бібліотек обов'язкового безоплатного примірника документів.

Результати дослідження, здійсненого НПБУ, показали необхідність створення системи інформування про книги, що вийшли з друку, повного видавничого репертуару кожного регіону.

Також у Законі не визначено право бібліотек на відбір тих чи інших документів з комплекту обов'язкових примірників. Це спричинило документний обвал, перш за все, періодичних видань, а саме газет. Наприклад, до НПБУ надходять газети державного, регіонального, місцевого рівнів — обласні, районні, селищні, заводські, малотиражні, тобто всі, що випускаються на терені України. Але періодичність їхнього надходження нестабільна, через що утворюються лакуни, а також за браком часу, штатних одиниць, приміщень для їхнього зберігання ретельно опрацювати їх неможливо.

Таким чином, поточне комплектування у публічних бібліотеках здійснюється з різних джерел, і бібліотекарі докладають значних зусиль для того, щоб задовольнити потреби різних категорій користувачів.

Але існує загальнодержавна проблема, до розв'язання якої ми ще не приступили, — формування національного бібліотечного фонду України на основі:

— концепції розподіленого бібліотечного фонду;

— стратегічних планів формування фондів з урахуванням статусних характеристик конкретних бібліотек;

— організації системи зберігання маловживаних документів України.

Список використаної літератури

1. Столяров Ю. Н. Библиотечный фонд. М.: Книжная палата, 1991. — 270 с.

2. Терехин, В.И. Библиотечный фонд: Учеб. пособие для учащихся библ. отд-ний уч-щ (колледжей) культуры и искусств, библ. техникумов / Моск. гос. ун-т культуры и искусств. — М.: Изд-во МГУКИ: Профиздат, 2000. — 175 с.

3. Бібліотечна Україна в цифрах (2005-2006): Стат. зб. — К.: НПБУ. 2007. — С. 38.

4. Буряк С. Аналіз випуску друкованої продукції в 2006 році / С. Буряк. — Вісн. Книжк. палати. — 2007. -№4.-С. 9-15.

5. Руководство ИФЛА/ЮНЕСКО по развитию службы публичных библиотек. — СПб.: Изд-во Рос. нац. б-ки, 2002.- 112 с.

6. Тихонова Н. Оптимальный размер текущего комплектования: варианты расчетов / Н. Тихонова. -Библиотека. — 2002. — № 1. — С. 9-13.

7. Шилов В.В. Методологический и математический аспекты в измерении полноты библиотечного фонда / Шилов В.В. //Науч.-техн. б-ки. — 2001. -№.-С. 17-27.