Економічна інформація як інструмент управління

Вступ.

1. Структуризація економічної інформації.

2. Економічна інформація її види та властивості.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Термін «інформація» поширений не лише в усіх галузях науки, а й у повсякденному житті людей. Інформація супроводжує людину на кожному її кроці. Розглядаючи інформацію як подані певним способом повідомлення, що виникають під час здійснення певного виду людської діяльності, можна говорити про наукову, технічну, економічну, соціальну, політичну, військову та інші види інформації. Найбільший обсяг припадає на технічну та економічну (техніко-економічну) інформацію.

Економічна інформація — ЕКІ — відбиває, очевидно, явища економічного життя суспільства.

Отже, ЕКІ — це сукупність повідомлень економічного характеру, які можуть бути зафіксовані, передані, перетворені, збережені й використані для управління економічним об’єктом — ЕКО — та економікою в цілому. Виникають такі повідомлення під час підготовки до вироблення послуг чи їх надання, а також безпосередньо в кожному з цих процесів.

Тут ідеться, по суті, про обробку, фіксування, передавання й зберігання повідомлень і нічого не говориться про їх новизну, тобто ЕКІ розглядається як сукупність економічних даних, що можуть бути оброблені з допомогою ЕОМ чи інших технічних засобів (ТЗ). З огляду на це словосполучення «обробка інформації» і «обробка даних» тлумачаться як синоніми.

1. Структуризація економічної інформації

Поняття інформація походить від латинського слова «informatio», що означає викладення, повідомлення, пояснення факту, явища, події. У процесі вивчення інформації враховуються закономірності її створення, перероблення й використання в різних сферах діяльності.

Інформацію як продукт виробництва та використання відрізняє передусім предметна сфера. Вона дуже різноманітна та поділяється за видами діяльності: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо.

Кожний вид інформації має свої технології оброблення, змістову цінність, форми представлення й відображення, вимоги до достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

Структуру ЕКІ утворюють конкретні інформаційні сукупності, які мають певний зміст і охоплюють не економічну інформацію взагалі, а її певні структурні одиниці.

ЕКІ можуть бути різними за структурою, але пріоритет надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей.

Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об’єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), його інформаційну базу (ІБ). Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, і так триває доти, доки не буде досягнено неподільних (атомарних) одиниць. Такими в ЕКІ є реквізити. Отже, саме вони являють собою мінімальні (елементарні) структурні утворення ЕКІ, які мають зміст. Спинимося на цьому докладніше.

Усякий об’єкт (явище, процес і т.ін.) має певні особливості й характеристики, що притаманні лише йому і вирізняють його серед інших. Скажімо, такими властивостями виробу є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо. Характеристиками банківської установи можуть бути її статутний фонд, кількість клієнтів, надавані послуги і т. ін.

Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин, про які щойно йшлося, — так званих реквізитів, або елементарних структурних одиниць ЕКІ.

За формою реквізит являє собою сукупність символів — знаків чи цифр, яка відбиває цілком певні властивості об’єкта. Реквізит є логічно неподільним елементом будь-якої іншої складнішої інформаційної сукупності — подальший його поділ на менші складові порушує зв’язок реквізиту з певною властивістю об’єкта — тією, яку він відбиває[4, c. 152-153].

Під час автоматизованої обробки даних часто вживають синоніми поняття «реквізит»: «елемент даних», «поле», «терм», «ознака», «атрибут», «змінна» і т. ін. Далі здебільшого користуватимемося такими з них, як «атрибут» та «змінна».

Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.

Ім’я реквізиту застосовується для його однозначного визначення. Під час автоматизованої обробки використовується й скорочене ім’я реквізиту — ідентифікатор. Він також однозначно визначає реквізит і, як правило, являє собою набір знаків і символів, котрий має обмеження (за алфавітом, довжиною і т. ін.), що їх накладають застосовувані технічні та програмні засоби.

Окрім того, щоб формули й алгоритми обробки інформації можна було задавати чи публікувати, для реквізитів запроваджують буквено-цифрові позначення заздалегідь визначеними для цього мовами.

Значення реквізиту застосовують, щоб задати відповідну конкретну властивість об’єкта. Структура реквізиту — це спосіб задання його значень, котрий визначається довжиною, типом і форматом подання значень.

Довжина реквізиту являє собою число знаків, якими подається його значення. Вона може бути сталою або змінною.

Тип реквізиту визначається тим, які властивості об’єкта він може відбивати. Розглядають числові, текстові та логічні типи.

Реквізити числового типу характеризують кількісні властивості об’єкта, що їх дістають у результаті обчислень або вимірювань, тобто значення таких реквізитів можна задати в числовій формі.

Реквізити числового типу називають ще реквізитами-основами, або кількісними атрибутами.

Реквізити текстового типу виражають, як правило, якісні властивості й характеризують обставини, за яких відбувався той чи інший процес або було здобуто ті чи інші значення кількісних атрибутів. Їх називають ще реквізитами-ознаками, або якісними атрибутами.

Реквізити логічного типу, або бульові, набувають лише двох значень: «істина» чи «хибність». Вони відбивають такі властивості об’єкта, які по суті можна поділити на дві протилежні групи.

Між структурними одиницями найвищого і найнижчого рангів існують й інші структурні елементи. Розглянемо деякі з них.

Складну структурну одиницю ЕКІ, утворювану з кількох реквізитів, котрі дають кількісну і якісну або саму лише якісну характеристику об’єкта чи процесу, називають повідомленням. Воно може набирати різних форм, зокрема подаватися у вигляді показника і документа.

Складна структурна одиниця ЕКІ, утворена з одного реквізита-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов’язаних із ним логічно, являтиме собою показник. Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником.

Показник, який охоплює реквізит-основу і реквізити-ознаки, дає змогу характеризувати економічне явище як з кількісного, так і з якісного боку. В економіці роль показників надзвичайно велика, і їх можна вважати головними структурними одиницями ЕКІ.

Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об’єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив.

Основні елементи інформаційного масиву — це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами масиву, з якими, здебільшого, оперує користувач під час роботи з ним. Множина однорідних показників являє собою відповідний інформаційний масив.

Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Довжина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів.

Інформаційний масив як сукупність записів характеризується також ідентифікатором. Останній присвоюється масиву під час його створення і використовується для його відшукання та роботи з ним.

Записи в масиві можуть упорядковуватися за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або «ключами впорядкування» масиву. Кожний запис у масиві визначається своїм місцем у ньому або значеннями відповідних атрибутів.

Отже, задаючи ідентифікатор масиву, структуру його запису та ключові атрибути, повністю визначаємо його як інформаційну одиницю[2, c. 52-55].

Зауважимо, що фіксування ЕКІ в документах, на магнітних дисках, стрічках чи інших носіях також супроводжується її структуризацією. Залежно від використовуваних засобів чи принципів автоматизованої обробки інформації, навіть від мов програмування, можуть бути створені та виокремлені певні структурні елементи інформації, а саме: бази даних, інформаційний фонд, каталоги та словники даних, файли даних (інформаційні, програмні, текстові), матриці, таблиці тощо.

У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

З упровадженням діалогового режиму спілкування людини та комп’ютера пов’язане виникнення таких структур інформації, як меню-стовпчики, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручній обробці інформації.

Отже, залежно від мети та методів організації даних до структуризації ЕКІ можливі різні підходи. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез економічної інформації взаємозв’язані і базуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлене[1, c. 41].

2. Економічна інформація їївиди та властивості

Економічна інформація налічує багато різновидів. Відповідно до виконуваних функцій управління виокремлюють такі види інформації:

прогнозна — пов’язана з функцією прогнозування, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів. Наприклад, прогнозований розмір прибутку;

планово-договірна — пов’язана з функцією планування та описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому часовому періоді. Наприклад, обсяг випуску конкретного найменування продукції, кількість матеріалів конкретного найменування за договором.

облікова — пов’язана з функціями оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку та відбиває господарські процеси, які вже здійснилися, а також фактичний стан.

нормативна — пов’язана з функцією підготовки виробництва. Вона регламентує витрати матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів і заділів. Наприклад, норми витрати матеріалу на виріб.

цінова — охоплює ціни, тарифи, розцінки (ціни можуть бути планові, фактичні, договірні, прейскурантні, відпускні, оптові, роздрібні).

довідкова — призначена для деталізації процесів, розшифрування та доповнення різними відомостями. Наприклад, найменування та адреса підприємства.

таблична — містить коефіцієнтні величини. Наприклад, розмір податку з оподаткованої суми заробітку.

Економічна інформація є предметом автоматизованого оброблення.

За технологією оброблення економічну інформацію поділяють на види:

первинна — інформація, що надходить до об’єкта. Первинна інформація — інформація, що виникає на початковій стадії процесу управління. Це сукупність початкових даних, потрібних для розв’язання задач;

внутрішня — інформація, що виникає у процесі господарської діяльності об’єкта;

зовнішня — інформація, що виникає за межами об’єкта;

змінна — інформація, що характеризується зміною своїх значень під час кожної її реєстрації. Використовується в одному циклі оброблення.

умовно-стала — інформація, що зберігає свої значення протягом тривалого часу;

необроблена — інформація, що в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну.

вхідна — інформація, що вводиться до оброблення;

похідна — інформація заново створена;

проміжна — інформація, що надходить для чергового оброблення. Проміжна інформація характеризується тим, що містить результати розрахунків, що використовуються для наступних розрахунків;

вихідна — видається наприкінці оброблення як кінцевий результат. Вихідна інформація утворюється як результат розв’язання задач і використовується для управління об’єктом і прийняття ефективних управлінських рішень[5, c. 32-34].

Для правильного визначення цілей та ефективних методів діяльності необхідно мати відомості, з одного боку, про зовнішнє середовище (зовнішня інформація), а з другого — про внутрішній стан та функціонування системи (внутрішня інформація).

Для вивчення, ідентифікації та аналізу зовнішнього і внутрішнього середовища застосовують вхідну інформацію, а вихідна інформація є засобом впливу на це середовище або пристосування до нього ЕС. Діяльність ЕС, її реакція на зміну зовнішніх і внутрішніх обставин ґрунтується на аналізі, обробці та синтезі інформації про зміни зовнішніх і внутрішніх умов. Зовнішню інформацію можна класифікувати так:

Чинне законодавство, урядові заходи, накази, розпорядження і інструкції вищих органів управління. Ця інформація має особливо важливе значення під час розробки стратегічних і тактичних планів розвитку і функціонування об’єкта управління.

Демографічні і соціальні тенденції розвитку суспільства. Ця інформація важлива для планування обсягів виробництва. Види товарів та послуг значною мірою залежать від загальної чисельності, структури, розміщення та купівельної спроможності населення.

Економічні тенденції розвитку, до яких належать обсяг та тенденції зміни ВВП, грошової маси, рівень безробіття, валютний курс, рівень цін, продуктивність праці за галузями та багато інших, що можуть виявитися корисними під час прийняття планових рішень стосовно роботи конкретного об’єкта.

Рівень та тенденції розвитку технологій за галузями. Ця інформація може вплинути на планування виробництва нових видів продукції, розробку нових технологічних процесів.

Чинники виробництва. Ця інформація характеризує джерела, витрати, розміщення, наявність, доступність і продуктивність основних елементів виробництва (трудові ресурси, виробничі матеріали, обладнання тощо).

Інформація про попит, якість, надійність та інші характеристики продукції, що випускається.

Інформація про стан справ у постачальників, споживачів та конкурентів.

Повне, вичерпне задоволення потреб в інформації про зовнішнє середовище, мабуть, неможливе. Проте ці потреби потрібно враховувати, незважаючи на незначні можливості окремих систем щодо контролю за зовнішнім середовищем, а також на практичну відсутність можливості побудувати таку автоматизовану інформаційну систему, яка подавала б цю інформацію. Проблема пошуку інформації про навколишнє середовище дуже складна, зокрема тому, що часто дуже важко на етапі пошуку визначити, стосується вона задачі, що розв’язується, чи ні, а також чи буде її використано[3, c. 49-52].

Можна виокремити кілька способів пошуку інформації. Насамперед, це пасивне спостереження. Фахівці, що вивчають навколишнє середовище, не ставлять перед собою конкретних цілей пошуку, вони лише збирають дані про загальні тенденції, які можуть бути корисними тепер або в майбутньому. У такій діяльності вони вдаються до аналізу електронних та друкованих засобів масової інформації, користуються послугами мережі Інтернет, опрацьовують спеціалізовані журнали та монографії, проводять бесіди, беруть участь у конференціях, симпозіумах, нарадах тощо.

Ще одним методом пошуку інформації про навколишнє середовище є цільове спостереження (моніторинг) — увага звертається на певну сферу діяльності.

Інформація, що характеризує внутрішній стан системи, має важливе значення для планування та оперативного управління. У цьому разі внутрішня інформація виявляється важливішою, ніж інформація про навколишнє середовище. Внутрішня інформація призначена для ліквідації відхилень між реальною ситуацією та плановими показниками, а також для виявлення сильних і слабких сторін системи.

Внутрішню інформацію можна поділити на виробничу, фінансово-економічну, на інформацію про діяльність різних підсистем у системі, інформацію про використання матеріальних, енергетичних та кадрових ресурсів у системі, інформацію про систему управління тощо.

Економічну інформацію класифікують як первинну та похідну. Природно, що для кожної економічної системи будуть свої власні межі між первинною і похідною інформацією. У кожному випадку первинною інформацією буде та, що надійшла до системи зовні, а похідною — перероблена всередині системи[1, c. 56-57].

Висновки

Як правило, економічною інформацією вважають фінансово-господарську документацію та показники, що містяться в ній. Але економічна інформація може бути усвідомлена, проаналізована та раціонально використана тільки під час вивчення економічних систем, процесів управління в них та конкретних задач, що розв’язуються в системах управління. Тому в загальному випадку під економічною інформацією можна розуміти інформацію, що виникає у процесі підготовки й здійснення виробничо-господарської діяльності та використовується для управління цією діяльністю.

Отже, економічна інформація — це сукупність повідомлень, зміст яких необхідний на різних рівнях планування та управління економічними об’єктами. Із цього погляду під економічною інформацією розуміють:

· знання спостерігача про економічний об’єкт;

· якісні та кількісні характеристики компонентів економічної системи (ЕС);

· сукупність взаємозв’язків між компонентами ЕС;

· відомості, що зменшують невизначеність ситуації в ЕС для спостерігача з погляду розв’язання певної задачі управління;

· нематеріальні складові системи — знання, навички, методи, точніше інформаційні схеми (або інформаційні підсистеми) економічної системи;

· повідомлення, що циркулюють в економічній системі, якими вона обмінюється із середовищем та з іншими економічними системами;

· деякі загальновизнані знання, відомості, правила та звичаї, якими керуються люди й колективи у своїй виробничо-економічній діяльності. Вони існують у вигляді актів державно-економічного законодавства, правових норм господарської діяльності, «контрольних цифр» і показників планування тощо.

Прикладом економічної інформації на рівні підприємств можуть бути, зокрема, технічні характеристики засобів виробництва; опис технологій та умов виробництва; відомості про кадровий склад; відомості про наявні та потрібні ресурси; нормативи, планові завдання; показники, що характеризують ефективність економічної діяльності; відомості стосовно ринкової кон’юнктури тощо.

Список використаної літератури

1. Івахненков С. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навчальний посібник/ Сергій Івахненков,. — К.: Знання-Прес, 2003. — 349 с.

2. Інформаційні технології: Нормативна база/ Упор. Є. К. Пашутинський. — К.: КНТ, 2005. — 500 с.

3. Клименко О. Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник/ Олександр Клименко; М-во освіти і науки України, Полтавський ун-т споживчої кооперації України. — К.: Центр учбової літератури, 2008. — 319 с.

4. Маркетинг для магістрів / Національна академія управління ; ред. М. М. Єрмошенко, С. А. Єрохіна. — К.: Національна академія управління. – 2007 — Т. 2. — 2007. — 540 с.

5. Шквір В. Інформаційні системи і технології в обліку: Практикум/ Володимир Шквір, Анатолій Загородній, Олег Височан,. — К.: Знання , 2006. — 429 с.