Функції і структура АРМ менеджера

Вступ

1. Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця

2. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Робоче місце керівника — кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру: раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції; ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками; підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам: площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам; меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються; меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи.

1. Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Праця менеджера — це не лише суто розумова діяльність. У процесі виконання своєї роботи керівник працює на комп’ютері, користується телефоном, факсом, модемом, технікою для множення документів. Його праця — це безліч різних рухів, простих та складних, таких, які виконуються лише один раз, та таких, які повторюються багато разів, які потребують уваги або виконуються автоматично.

Досить часто роботу керівника вважають легшою порівняно з іншими видами праці тільки тому, що робота керівника дуже часто виконується сидячи. В більшості випадків робота керівника проходить за розрахунками та роботою на комп’ютері. Але сидяча робота сама по собі є стомлюючою через те, що пов’язана з постійною статичною напругою м’язів та багатьма іншими шкідливими для організму явищами, які виникають через відносно нерухливе положення тіла. Ось чому праця керівника потребує раціональної організації робочого місця.

Розглядаючи загальні питання організації праці керівника необхідно передусім звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно устатковане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним працівника. Саме відповідність меблів антропометричним розмірам працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Робоче місце керівника — кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

• раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;
• ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;
• підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам:

• площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;
• меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;
• меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

• упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;
• вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;
• розміщення предметів праці на робочому місці у певному по рядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом працівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Для фарбування стін кабінету використовують кольори, які сприятливо впливають на нервову систему і поліпшують освітлення — слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце керівника може бути у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції робочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.

2. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. На робочому місці менеджера повинні бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіо та візуальної інформації, засоби обчислювальної техніки.

Засоби для складанняі копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

Диктофонице прилади для магнітофонного записування усної мови і її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон має ряд важливих переваг – портативність,швидкий пошук на плівці необхідного запису,дистанційне управління,можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно з швидкістю,з якою був зроблений запис.

Засоби для використаннякреслярських робіт. У кабінетах деяких керівників (головних інженерів,конструкторів та ін.) використовується прилади для креслення,верстати,інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошукудокументів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів.

До засобів зберіганнядокументів належать бокси для документів,обладнання для підвісного зберігання їх,папки-реєстратори тощо.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені,в основному,для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративногозв’язку і сигналізації. Найважливіший елемент обладнання робочого місця менеджера – комплекс технічних пристроїв,які забезпечують зв’язок менеджера з абонентом як у межах підприємства,так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику,а також телефонна апаратура.

З появою персональних ЕОМ стало можливим установити їх прямо на робоче місце й оснастити новими інструментальними засобами, орієнтованими на користувача-непрограміста. Під АРМ менеджера варто розуміти його робоче місце, оснащене персональним комп'ютером і представляючий собою самостійний програмно-технічний комплекс індивідуального або колективного користування, що дозволяє в діалозі або пакетному режимі вести обробку інформації й одержувати всі необхідні вихідні дані у вигляді екранних або друкованих форм.

На номенклатуру АРМ і сукупність інформаційних технологій, що включаються в них, впливають структура керування, що зложилася в установі, технології предметних областей, схема розподілу обов'язків і цілей між співробітниками. Таким чином, номенклатура АРМ залежить від управлінської структури, а зміст — від цілей, реалізованих ЛПР.

АРМ складається із трьох основних компонентів; навчальної системи, комплексу програмних продуктів по обробці інформації й сервісних засобів.

Навчальна система містить у собі: інтегрований рядок підказок, систему закладок, покажчиків і довідок, убудована система прикладів, гіпертекстова система документації, що включає посібник користувача й керівництво програміста, система контролю й виявлення помилок.

Комплекс програмних продуктів для обробки інформації містить у собі:

для пакетного режиму: уведення інформації з дискет, сканера, по каналах зв'язку (комп'ютерний зв'язок, модемний зв'язок), автоматизовані розрахунки, обробку даних, висновок даних на печатку, формування архівів за звітний період.

для діалогового режиму: уведення із клавіатури, обробку інформації в реальному часі, виписку документів із завантаженням бази, висновок даних по запиті на принтер, екран, у файл, роботу з архівами.

Сервісні засоби для настроювання АРМ включають:

настроювання значності реквізитів, ергономічне забезпечення екранних форм, настроювання кольору й звуку, візитну картку підприємства, установку системи доступу до даних, настроювання алгоритмів розрахунків, настроювання таблиць входимості, настроювання пристроїв (принтер, модем, сканер), календар підготовки й здачі звітності.

Сервісні засоби для експлуатації АРМ включають: ведення класифікаторів, генератор звітних форм, адміністратора баз даних мережного доступу, інструментарій для усунення наслідків аварій, для прийому й передачі даних по каналах зв'язку, для копіювання й схоронності інформації, моніторингу, а також годинники, таймер, калькулятор.

Інформаційна система, що здійснює процес підтримки ухвалення рішення менеджерами, повинна забезпечити реалізацію цілей їхньої діяльності. Однієї з найпоширеніших форм реалізації є система взаємозалежних і взаємодіючих АРМ, у тому числі керівника й виконавця. Керівникові потрібна узагальнена, достовірна й повна інформація, що дозволяє приймати правильні рішення, а також засобу аналізу й планування різних сфер діяльності господарського суб'єкта. До цих засобів ставляться методи: журливі, моделювання, аналізу різних сфер діяльності, статистичні, прогнозування, а також, що забезпечують технології, — табличні, графічні й текстові процесори, електронна пошта, СУБД.

Фахівцеві-виконавцеві необхідний зручний інструментарій для забезпечення професійної діяльності в конкретній області, що визначається застосовуваними в даній сфері предметними технологіями й поділом обов'язків між управлінськими працівниками. АРМ даного рівня характеризується твердим включенням у програмний продукт функціональних і технологій, що забезпечують, що дозволяє використовувати фахівця невисокої кваліфікації, оскільки його дії носять декларативний, а не процедурний характер і глибокі знання предметної технології від нього не потрібно, тому що вони закладені в АРМ розроблювачами програмного забезпечення.

Аналіз усього спектру виконуваних менеджером робіт показав, що існує певна послідовність робіт циклічного характеру, які належать до економічного рівня та характеризуються насамперед часом. При вирішенні систем планування робіт по управлінню такого виду найчастіше звертаються до засобів сіткового планування. Менеджер, знаючи специфіку своєї праці, складає послідовність робіт економічного рівня і вказує час, необхідний для їх виконання. Використання засобів сіткового планування дозволяє будувати проблемно-орієнтований граф і визначати критичний шлях, що і буде містити роботи з сумарним максимальним часом виконання. Використання запропонованого засобу дозволить визначити роботи, насамперед ті, що підлягають автоматизації.

Перед побудовою свого робочого місця менеджер має визначитися з типом структури: розподілена або локалізована, після цього формулюється завдання на побудову інформаційної структури свого підприємства з відповідними вимогами до робочих місць співробітників. Далі пропонується набір загальних вимог до робочого місця менеджера, зорієнтований на сучасне програмне забезпечення та основні функціональні елементи інформаційно-обчислювальної системи робочого місця менеджера (рис.1). При побудові робочого місця менеджера доцільно застосовувати фреймову структуру організації даних, що базується, як правило, на діалозі, який може бути представлений у вигляді п'яти основних типів: 1) текстового меню; 2) графічного меню; 3) запитання; 4) заповнення розробленої форми; 5) покрокового ведення робіт у системі.

Пропонується ще один вид діалогу — покрокове ведення робіт у системі, що дозволить менеджеру здійснювати подачу інформації за наперед розробленою схемою, де для привертання його уваги може бути використане звукове оформлення і анімаційні ефекти.

В умовах самостійності підприємств, удосконалення економічних засобів управління, а також з появою такого нового виду зв'язку, як INTERNET, виникає необхідність в економічному аналізі інформації як на горизонтальному, так і на вертикальному рівнях. Аналіз інформаційно-обчислювальних функцій основних підрозділів підприємства дозволив зробити висновок про необхідність уведення нового функціонального елемента інформаційно-обчислювальної системи – накопичення управлінського досвіду, каталога моделей та морфологічних рішень, файлової системи управлінських сценаріїв. На основі існуючого досвіду праці пропонуються наступні рекомендації щодо проектування інформаційно-обчислювальних моделей робочих місць менеджерів: по-перше, в процесі проектування передбачити розширення можливостей системи, виражене, наприклад, в підключенні до INTERNET, організації локального зв'язку і впровадженні нових програмних розробок. По-друге, формулювання мети і задач з наступним корегуванням інформаційно-обчислювальної системи та кожного робочого місця. По-третє, основним аспектом проектування інформаційно-обчислювальної моделі робочого місця менеджера повинна бути “адаптаційна стратегія”, що дозволить зробити систему привабливою для менеджера, здатною втілювати власні вміння у розв¢язанні задач.

Аналіз сучасних робочих місць менеджерів показує, що більшість з них йде шляхом — від редактора текстів до спеціалізованих прикладних пакетів. У зв'язку з цим зроблено аналіз робіт економічного рівня і одержано висновок про те, що автоматизацію управлінської діяльності краще розпочинати з планування автоматизації робіт, користуючись при цьому засобом сіткового планування.

Висновки

Організація робочого місця менеджера передбачає: упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться; вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці; розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов’язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон: робочої зони, зони нарад, зони відпочинку. Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця. Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. На робочому місці можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця.

Список використаної літератури

1. Єсінова Н. Економіка праці та соціально-трудові відносини: Навчальний посібник/ Ніна Єсінова,. — К.: Кондор, 2004. — 429 с.

2. Виноградський М. Організація праці менеджера: Навчальний посібник/ Микола Виноградський, Алла Ви-ноградська, Олена Шканова,; Київ. економ. ін-т менеджм.. — К.: Кондор, 2002. — 516 с.

3. Грішнова О. Економіка праці та соціально-трудові відносини: Підручник/ Олена Грішнова,. — К.: Знання, 2004. — 535 с.

4. Економіка праці і соціально-трудові відносини: Навчальний посібник/ В. М. Ковальов, В. С. Рижиков, О. Л. Єськов та ін; Мін-во освіти і науки України, Донбаська державна машинобудівна академія. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 255 с.

5. Економіка праці та соціально-трудові відносини: Навчальний посібник/ А. В. Мерзляк, Є. П. Михайлов , М. Х. Корецький та ін.; М-во освіти і науки України, ГУ "ЗІДМУ". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 235 с.

6. Завіновська Г. Економіка праці: Навчальний посібник/ Галина Завіновська,; М-во освіти України. КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2003. — 298 с.

7. Калина А. Економіка праці: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів/ Алла Калина,; МАУП. — Київ, 2004. — 268 с.

8. Махсма М. Економіка праці та соціально-трудові відносини: Навчальний посібник/ М.Б. Махсма,. — К.: Атіка, 2005. — 303 с.

9. Чайка Г. Організація праці менеджера : навчальний посібник / Галина Чайка. — К. : Знання, 2007. – 420 с.