Інформаційна система обліку

1. Функції, склад і класифікація задач автоматизованого обліку.

2. Способи формування вихідної інформації.

3. Редагування тексту в текстовому редакторі MS Word.

4. Використання формул в EXCEL.

5. Створення та використання запитів в СУБД Access.

Список використаної літератури.

1. Функції, склад і класифікація задач автоматизованого обліку

Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних.

Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Він дедалі більше стає складовою управлінської системи підприємства.

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної інформації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв’язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв’язків задач.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається перехід від організації окремих елементів до організації цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв’язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Комплексний підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульованих далі завдань.

Визначення ролі і місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством.

Класифікації типів комплексів завдань, а також завдань інформаційної системи обліку, контролю та аналізу.

Виокремлення ієрархічних рівнів, які вирішуються в інформаційній системі обліку, а також з’ясування характеру системотвірних зв’язків між ними, елементами, комплексами завдань і завданнями.

Установлення умов і меж чинності інформаційної системи обліку.

Контроль і аналіз.

Побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації.

Створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі.

Комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку.

Системне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.

Використання засобів моделювання облікового, контрольного і аналітичного процесів.

Організація автоматизованої системи дослідження; прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Розробка сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з інформаційною системою обліку, контролю і аналізу.

Створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

Розробка облікової інформації — не кінцева мета, а лише частина облікової функції системи. Важливим завданням є створення такого засобу передавання інформації конкретним користувачам, що дає змогу їм правильно сприйняти інформацію і зрозуміти її потенційну корисність. Це насущне завдання, оскільки в разі невдалого подання даних навіть дуже цінна інформація може втратити свою вагу. Тоді успіх у здійсненні облікової функції багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційних процесів.

В умовах автоматизованої обробки даних на організацію обліку істотно впливає теорія комунікації. Адже облік можна подати як інтегровану систему збирання, обробки, зберігання й передавання облікової інформації, а основні принципи теорії комунікації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни та напрями інформаційних потоків в обліку.

Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для користувачів блоків інформації, оскільки лише потреба в інформації є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як одиниця інформаційної системи обліковець виконує водночас і такі функції: джерела інформації, передавача, користувача блоків, які передають інформацію за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв’язку. Як комунікаційна одиниця користувач облікової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної системи.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами їх розв’язування. Це дає підстави розмежувати різні функції обліку, особливо коли організовано АРМ бухгалтера, щоб не дублювати розв’язування одних і тих самих задач. Правильне формування задач, їх взаємозв’язок дають можливість на основі автоматизації розв’язувати облікові, контрольні та аналітичні задачі в управлінні.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризуватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та іншими інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту. Кожна задача характеризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується; ресурсом, який вона відображає, та його станом; підрозділом, до якого належить ресурс; періодом часу, за який відображається рух ресурсу.

Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст задачі. Функціональні задачі взаємодіють на інформаційній основі. Обмін інформацією між задачами під час функціонування АРМБ можливий за наявності класифікаційного переліку задач. Класифікація задач допомагає вдосконалити методологію обліку, а це, у свою чергу, має позитивний вплив на технологію обробки даних за допомогою АРМБ. Розмежування за класифікаційними ознаками дає змогу локалізувати однорідні задачі, щоб типізувати їх обробку, вивчити та використати в управлінні їх особливості, встановити закономірності інформаційних зв’язків.

2. Способи формування вихідної інформації

Вихідна інформація, яка формується системою об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу за допомогою механізму інформування порядком, в основному повністю забезпечує менеджерів персоналу організацій та установ.

Контроль за виконавчою дисципліною менеджерів персоналу здійснюється в автоматизованому режимі таким чином.

Кожного дня реєстратор на ПЕОМ-реєстраторі відбирає з масиву контролюючої інформації KONTRI записи, що характеризують директивні строки виконання, що настають, наприклад, «завтра».

Відібрані таким чином у повному складі записи характеризують виконавців і документи, на які «завтра» повинні надійти варіанти відповіді на питання, поставлені в цих документах.

Сформований робочий масив використовується для складання оперативної вихідної відомості — нагадування виконавцям-менеджерам персоналу про необхідність надання варіантів відповідей такого-то числа на відповідні документи.

У складеній за довідковою структурою формі, яка надається на екран ПЕОМ виконавця, є такі графи, в яких зазначаються: елементи об’єкта інформації — код ПЕОМ, а інколи і структурний підрозділ, посада, прізвище та ініціали виконавця, а також дані про документ — тип документа, його вхідний номер, дата надходження і директивний строк виконання, а інколи і короткий зміст цього документа.

Зазначена форма використовується як реєстр розсилання по мережі на кожну ПЕОМ, код якої є в відомості, лише тієї інформації, що стосується даного виконавця. Ця інформація слугує лише оперативним нагадуванням про наближення строків надсилання варіантів відповіді на одержаний для виконання документ.

Крім того, велике значення мають відомості про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за певний період, що складаються за структурними підрозділами. В складанні цих відомостей використовується масив контролюючої інформації KONTRI.

Зведену відомість про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу, наприклад, по підприємству в цілому в певному періоді складають за формою з повною структурою, у графах якої зазначені: елементи об’єкта інформації — посада, прізвище та ініціали виконавця, структурний підрозділ, код ПЕОМ, а також дані про виконавчу дисципліну — тип документа, кількість документів даного типу, які передані на виконання в певний термін, дата надходження документа до виконання, директивний строк виконання, дата фактичного виконання, результат виконання — кількість документів, що виконані вчасно; кількість документів, що виконані з запізненням на 1, 2, 3 і т. д. днів; кількість документів, які не виконані зовсім.

Спочатку по кожному документу даного виконавця визначаються результати виконання (порівнянням дати фактичного виконання з датою — директивним строком виконання) в днях, які можуть бути: рівними нулю, коли виконано вчасно, з запізненням — мінус 1, 2, 3 і т. д. днів, або не виконано зовсім. Потім кількість відповідних документів підраховується за типом документа й зазначається в відповідних графах. Баланс кількості документів визначається таким чином: кількість переданих на виконання документів повинна відповідати такій самій кількості, яка одержана шляхом складання показників у таких графах: виконано вчасно, виконано з запізненням на 1, 2, 3 і т. д. днів, не виконано зовсім.

Використовуються зазначені дані при атестації менеджерів персоналу, формуванні якісного складу керівного персоналу й т. ін.

При необхідності (наприклад, при атестації) за даними цього ж масиву можна потім одержати аналітичну відомість-розшифровку по кожному виконавцю за певний період. Відомість складається за формою довідкової структури, графи якої мають ті самі назви, що і в журналі контролюючої інформації.

Крім зазначених, можна складати зведені відомості про кількість документів, які надійшли до установи, по їх типах за певний період, використовуючи масив журналу реєстрації вхідних документів і листів REGVHOD. У складеній формі за довідковою структурою в графах зазначаються: елементи об’єкта інформації — від кого надійшов і тип документа, а також кількість документів, що надійшли, по кожному типу і установі, яка направила документ.

Якщо додати до зазначеної форми інші показники (директивний строк виконання і дату відправлення відповіді на документ), то можна аналізувати виконавчу дисципліну протягом певного періоду по установі в цілому.

Складають і інші вихідні форми, за допомогою яких можна аналізувати виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за всіма ознаками.

Таким чином, викладена технологія повністю забезпечує надійний облік службових документів і контроль за їх виконанням менеджерами, яким доручено обробку, розгляд, реагування, виконання тощо цих документів за допомогою ПЕОМ.

Як приклад розглянемо складання вихідних документів з метою інформування менеджерів персоналу в комерційних, ощадних та інших банках.

Для складання зведеної відомості про штатну чисельність та наявний склад керівного персоналу по такому-то банку в цілому за станом на певну дату, включаючи його філіали, використовують такі дані:

блока 1 масиву штатного розкладу банку SHTAT, включаючи його філіали;

блока 1 масиву про наявний склад і прийнятих працівників банку KADR, включаючи його філіали (за станом на певне число);

спеціальних масивів регламентуючої інформації REGLAMI та бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.

Ця форма може складатись за повною (див. форму 1-п в п. 7.2) чи за короткою структурою (форма 8.3).

Як бачимо, ця зведена відомість компактна, має невеликий обсяг інформації, а результатна інформація приведена у вигляді відхилень фактичної чисельності від штатної, тобто вміщує елементи аналізу.

У цій відомості є підсумки результатної інформації (Кількість і %): по посаді (професії), категорії персоналу і банку в цілому.

Зазначимо, що ця зведена відомість може складатися таким чином, що показники елементів об’єкта інформації будуть згруповані в іншій послідовності.

Наприклад, на першому плані стоятимуть номери філіалів, а за кожним філіалом — дані про відхилення: за категоріями персоналу і посадою (професією). В іншому варіанті — дані про відхилення будуть згруповані за категоріями персоналу, а за кожною категорією дані щодо кожного філіалу в розрізі посад (професій).

Використовують ці зведені відомості для аналізу укомплектованості штату як банку в цілому, так і його філіалів (залежно від розміщення елементів об’єкта інформації).

Складають і інші відомості як за повною, так і за короткою та довідковою структурою, використовуючи дані відповідних масивів.

3. Редагування тексту в текстовому редакторі MS Word

Вводити і редагувати текст можна тільки активного вікна.

Введення символів. Перед введенням символів слід вибрати шрифт,його розмір, формат.

Символи клавіатури вводяться в позицію текстового курсора ( вертикальний штрих, що мерехтить). Пересунути текстовий курсор можна за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (показник миші перетягнути в потрібну позицію і натиснути ліву клавішу). Символи можуть вводитись у режимі заміни або вставки. В першому випадку введений символ заміщає той символ, на якому знаходиться курсор. В режимі вставки частина рядка, що розміщена праворуч від курсора, зсувається на одну позицію і символ вводиться на звільнене місце. Переключення між режимами здійснюється клавішею [Ins]. В режимі заміни індикатор ЗАМ рядку стану має чорний колір, а в режимі вставки – сірий. Після введення символа курсор переміщається на одну позицію праворуч. Для вилучення символа ліворуч від курсора слід натискувати клавішу [Backspace], а символа праворуч — [Del]. При цьому курсор переміщається на одну позицію ліворуч. Коли курсор доходить до кінця рядка, то перше слово, яке не вміщається в даному рядку, повністю переходить в наступний.

В редакторі Microsoft Word є можливість переносити слово командою меню Сервис/ Расстановка переносов. На екрані з’явиться вікно діалогу. В цьому вікні можна встановити такі опції:

· Автоматичне перенесення слів у документі;

· Перенести слова з великих букв.

Звичайно Microsoft Word розділяє для перенесення тільки слова з малих букв або слова, які починаються з великої букви. Встановлення останньої опції дає змогу переносити слова, написані великими буквами.

Якщо в будь-якій позиції рядка натиснути клавішу [Enter], то редактор переходить на наступний рядок з абзацу. Для переходу в наступний рядок без створення абзацу слід натиснути комбінацію клавіш [Shift- Enter].

Службові символи ( закінчення рядка, закінчення абзацу та ін.), як правило, на екрані не виводяться. Користувач може включити їх введення відповідною кнопкою панелі інструментів Стандартная.

Поруч з автоматичною версткою рядків існує і автоматична верстка сторінок. Як тільки рядки не поміщаються на одній сторінці, вони автоматично перемістяться на наступну. На екрані між сторінками буде видно розподільну лінію.

Автоматична верстка сторінок функціонує тільки тоді, коли у вікні діалогу Параметри, вкладка Общин, встановлений прапорець Фоновая розбивка на страницы.

Користувач може ввести роздільник сторінок. Для цього потрібно підвести курсор до рядка, з якого має починатись наступна сторінка і натиснути комбінацію клавіш [Ctrl-Enter]. На екрані з’явиться нова сторінка.

Переміщення за текстом. Переміщуватись за текстом можна за допомогою миші, використовуючи лінії прокрутки. Є можливість використовувати клавіші клавіатури ( ¬,,®,¯ ).

Виділення тексту. Виділення тексту є важливою операцією, оскільки редагування можна виконувати тільки з виділеним фрагментом тексту.

Для виділення тексту мишею слід встановити курсор миші на початок фрагменту, натиснути на ліву кнопку і , не відпускаючи її, перемістити курсор до кінця фрагменту. При цьому колір виділеного фрагменту буде інвертуватись. Подвійне натискання лівої кнопки миші виділяє слово, на яке наведено курсор миші. Натискування лівої кнопки миші, коли курсор знаходиться біля лівої межі рядка, виділяє рядок, а подвійне натискування – весь абзац. Весь текст можна виділити, виконавши команду Правка/ Выделить всё. Фрагмент залишається виділеним поки не буде виділено інший фрагмент. Для зняття виділення слід встановити курсор в будь-яке місце поза текстом і натиснути ліву кнопку.

Фрагмент можна виділити і за допомогою клавіш.

Редагування виділеного фрагменту. Виділений фрагмент можна вилучити, перемістити, скопіювати. За таких операцій часто використовується буфер обміну. Через буфер обміну Microsoft Word може обмінюватись інформацією з іншими програмами.

Вилучити виділений фрагмент можна за допомогою команди Правка/ Вырезатьабо кнопки Удалить панелі інструментів Стандартная. Фрагмент вилучається з тексту і поміщається в буфер обміну. Текст з буфера обміну можна багаторазово читати. Цей текст зберігається в буфері обміну доти, поки в нього не буде занесено інший фрагмент. Вилучити фрагмент можна і за допомогою клавіші [Del], але при цьому він не поміщається в буфер обміну.

Вставка фрагменту з буферу обміну здійснюється командою Правка / Вставить або кнопкою Вставитьпанелі інструментів Стандартная. Фрагмент вставляється в позицію курсора.

Перенести фрагмент можна за допомогою послідовно виконаних двох команд: Правка/ Вырезать і Правка / Вставить. Досить просто можна перемістити фрагмент за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші на виділений фрагмент і , не відпускаючи натиснутої лівої кнопки, відбуксувати фрагмент на нове місце. Якщо тепер відпустити ліву кнопку миші, тол фрагмент буде переміщено.

Скопіювати фрагмент можна за допомогою послідовно виконаних двох команд: Правка / Копировать і Правка/ Вставить. При виконанні першої команди фрагмент переноситься в буфер обміну, але з тексту не вилучається. Копіювання за допомогою миші аналогічне переміщенню, але при цьому повинна бути додатково натиснута клавіша [ Ctrl].

Команди редагування діють і при роботі з документами в різних вікнах. Це дає змогу обмінюватись фрагментами тексту між різними документами.

4. Використання формул в EXCEL

Формули — це рівняння, які використовуються для обчислення значень на аркуші. Формула починається зі знака рівності (=). Наприклад, нижченаведена формула помножує 2 на 3 та додає 5 до результату.

=5+2*3

Формула також може містити такі елементи, як функції, посилання, оператори та константи.

Елементи формули

1. Функції: Функція PI() повертає число «пі»: 3,142…

2. Посилання: A2 повертає значення клітинки A2.

3. Константи: Числові або текстові значення, які вводяться безпосередньо у формулу, наприклад, 2.

4. Оператори: Оператор ^ (знак вставлення) підносить число до степеня, а оператор * (зірочка) виконує множення.

Для ефективного використання формул потрібно розуміти три важливі моменти:

Обчислення — це процес обчислення формул і відображення результатів у вигляді значень у клітинках, що містять формули. Для запобігання зайвим обчисленням Microsoft Office Excel автоматично переобчислює формулу тільки під час змінення клітинок, від яких ця формула залежить. Така дія відбувається за промовчанням під час першого відкривання і під час редагування робочої книги. Проте, можна контролювати, коли і як Excel проводить переобчислення.

Ітерація — це повторюване переобчислення формул на робочому аркуші, поки не буде дотримана конкретна числова умова. Excel не може автоматично обчислити формулу, яка посилається на клітинку — прямо чи непрямо — що містить формулу. Це називається циклічне посилання. Якщо формула посилається на одну з власних клітинок, потрібно визначити, скільки разів формула має переобчислюватися. Циклічні посилання можуть переобчислюватися нескінченно. Проте можна контролювати максимальне число ітерацій (повторів) та кількість прийнятних змін.

Точність — це міра, наскільки точним є обчислення. Excel зберігає й обчислює з точністю до 15 значущих цифр. Проте, можна змінити точність обчислень, щоб під час проведення переобчислень формул Excel використовував значення, які відображаються, замість значень, які зберігаються.

Excel містить потужні засоби обчислень по формулах. Формула дозволяє визначити значення в заданому вічку аркуша.

Як операнди можуть використовуватися постійні значення (числові або текстові константи), заслання на вічка або діапазони вічок, заголовки, імена, функції, логічні величини (наприклад, ІСТИНА або БРЕХНЯ) і масиви. Константою вважається число або текст, які безпосередньо вводяться у вічко, наприклад, текст «Московські вісті».

Формула також може включати вбудовані функції, які забезпечують виконання стандартних обчислювальних операцій. У Excel використовується більше 200 вбудованих функцій.

Для звернення до вічка введіть її адресу у формулі. Наприклад, якщо ввести в ячейкуА2 формулу =СЗ, то після перерахунку поточного аркуша Excel у вічку А2 покаже поточне значення СЗ.

Іноді порядок виконання обчислень може вплинути на результат формули, тому важливо розуміти, як визначається порядок і як його можна змінити для отримання потрібних результатів.

Порядок обчислення

Формули обчислюють значення в певному порядку. Формула в Excel завжди починається зі знака рівності (=). Знак рівності повідомляє Excel, що подальші символи складають формулу. Після знаку рівності йдуть елементи, які потрібно обчислити (операнди), розділені операторами обчислення. Excel обчислює формулу зліва направо, відповідно до конкретного порядку для кожного оператора формули.

Пріоритет операторів

Якщо поєднати кілька операторів у єдиній формулі, Excel виконає операції в порядку, показаному в наведеній нижче таблиці. Якщо формула містить оператори з однаковим пріоритетом — наприклад, якщо формула містить оператори як множення, так і ділення — то Excel оцінює оператори зліва направо.

Щоб змінити порядок виконання операторів, візьміть у дужки частину формули, яку потрібно обчислити першою. Наприклад, наведена формула дає в результаті 11, оскільки Excel обчислює множення перед додаванням. Формула помножує 2 на 3, а потім додає 5 до результату.

=5+2*3

На відміну від цього, якщо використати дужки для змінення синтаксису, Excel додасть 5 і 2, а потім помножить результат на 3 і видасть 21.

=(5+2)*3

У прикладі нижче дужки навколо першої частини формули змушують Excel обчислювати спочатку B4+25, а потім ділити результат на суму значень у клітинках D5, E5 і F5.

=(B4+25)/SUM(D5:F5)

Функції — це визначені заздалегідь формули, що виконують обчислення за допомогою спеціальних значень, які називаються аргументами, в особливому порядку. Функції можуть використовуватися для виконання простих або складних обчислень.

5. Створення та використання запитів в СУБД Access

Запит — це набір інструкцій, який можна використовувати для роботи з даними. Запит виконується для виконання цих інструкцій. Окрім повернення результатів, які можна сортувати, групувати або фільтрувати, за допомогою запиту також можна створювати, видаляти, копіювати або змінювати дані.

Запити на вибірку та перехресні запити використовуються для отримання й представлення даних, а також для забезпечення форм і звітів даними. Після виконання запиту на вибірку або перехресного запиту програма Microsoft Office Access 2007 — Українська версія відображає результати в поданні таблиці.

1. Виконання запиту

2. Знайдіть запит в області переходів.

3. Виконайте одну з таких дій:Двічі клацніть запит, який потрібно виконати.

4. Клацніть запит, який потрібно виконати, і натисніть клавішу ENTER.

Якщо запит, який потрібно виконати, наразі відкрито в режимі конструктора, його також можна виконати, вибравши елемент Виконати у групі Результати на вкладці Конструктор у стрічці — частині інтерфейсу Microsoft Office Fluent.

Виконання запиту на змінення

Є чотири типи запитів на змінення: на додавання, на видалення, на оновлення та запити на створення таблиць. Окрім запитів на створення таблиць (які створюють нові таблиці), запити на змінення вносять зміни до даних таблиць, на основі яких створено ці запити. Ці зміни не можна легко скасувати, наприклад натиснувши сполучення клавіш CTRL+Z. Якщо за допомогою запиту на змінення внести зміни, які потім необхідно буде скасувати, зазвичай доведеться відновлювати дані з резервної копії. Тому завжди слід мати свіжу резервну копію базових даних перед виконанням запиту на змінення.

Можна зменшити ризик, пов’язаний із виконанням запиту на змінення, попередньо переглянувши дані, на які він вплине. Є два способи це зробити:

Перегляд запиту на змінення в поданні таблиці перед його виконанням. Для цього відкрийте запит у режимі конструктора, виберіть пункт Вигляд у рядку стану програми Access і виберіть пункт Подання таблиці в контекстному меню. Щоб повернутися до режиму конструктора, знову натисніть Вигляд і виберіть Конструктор у контекстному меню.

Змінення запиту на запит на вибірку й виконання цього запиту.

Запам’ятайте, з якого типу запиту на змінення (додавання, оновлення, створення таблиці або видалення) ви починали, щоб можна було змінити запит на цей тип після попереднього перегляду даних за допомогою цього способу.

1. Виконання запиту на змінення як запиту на вибірку

2. Відкрийте запит на змінення в режимі конструктора.

3. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту клацніть елемент Вибір.

4. На вкладці Конструктор у групі Результати клацніть елемент Виконати.

Виконання запиту

Коли все буде готове для виконання запиту на змінення, двічі клацніть запит в області переходів або клацніть запит і натисніть клавішу ENTER.

Виконання параметризованого запиту

Параметризований запит вимагає значення під час запуску. Після надання значення параметризований запит застосовує його як критерій поля. Поле, до якого застосовується цей критерій, визначається в конструкторі запитів. Якщо не надати запитане значення, введення інтерпретується як пустий рядок.

Параметризований запит завжди є також іншим типом запиту. Більшість параметризованих запитів є запитами на вибірку або перехресними запитами, але запити на додавання, створення таблиці та оновлення можуть також бути параметризованими запитами.

Параметризований запит виконується відповідно до свого типу запиту, але в цілому використовується така процедура.

1. Виконання запиту

2. Знайдіть запит в області переходів.

3. Виконайте одну з таких дій:Двічі клацніть запит, який потрібно виконати.

4. Клацніть запит, який потрібно виконати, і натисніть клавішу ENTER.

Коли з’явиться запит на введення параметра, введіть значення, яке буде критерієм.

Є три основні типи SQL-запитів: запити на об’єднання, транзитні запити й запити на визначення даних.

Запити на об’єднання поєднують дані із двох або більше таблиць, але в інакший спосіб, ніж інші запити. У більшості запитів дані поєднуються за допомогою об’єднання рядків, проте в запитах на об’єднання дані поєднуються за допомогою додавання рядків. Запити на об’єднання відрізняються від запитів на додавання тим, що запити на об’єднання не змінюють базові таблиці. Запити на об’єднання додають до набору записів рядки, які не залишаються після закриття запиту.

Транзитні запити не обробляються ядром бази даних, яке постачається із програмою Access; натомість вони передаються безпосередньо на віддалений сервер бази даних, який обробляє та передає результати назад до програми Access.

Запити на визначення даних — це особливий тип запитів, за допомогою яких не обробляються дані, але можна створювати, видаляти й змінювати інші об’єкти бази даних.

SQL-запити не можна відкрити в поданні конструктора. Їх можна відкрити лише в режимі SQL або виконати. Окрім запитів на визначення даних, у разі виконання SQL-запиту він відкривається в поданні таблиці.

Виконання запиту

1. Знайдіть запит в області переходів.

2. Виконайте одну з таких дій:Двічі клацніть запит, який потрібно виконати.

3. Клацніть запит, який потрібно виконати, і натисніть клавішу ENTER.

Список використаної літератури

1.Глушаков С. Персональный компьютер : Учебный курс. -Харьков; М.: Фолио: АСТ, 2000. -501 с.

2. Мэлони Эрик Использование Microsoft Word 97. -К.; М.: Диалектика, 1997. -426 с.

3. Руденко В.Д. Курс информатики : Учеб.-метод. пособ./ В.Д. Руденко, А.М. Макарчук, М.А. Патланжоглу; Под ред. В,Н,Мадзигона; Академия пед. наук Украины, Ин-т педагогики. -К.: Феникс, 1998. -367 с.

4. Руденко В.Д. Практичний курс інформатики : Навчально-методічний посібник/ В.Д. Руденко, О.М. Макарчук, О.М. Патланжоглу; За ред. В.М. Мадзігона; Академія пед. наук, Ін-т педагогіки. -К.: Фенікс, 1997. -304 с.

5. Тхір І.Л Посібник користувача ПК : В 2 т./ І.Л Тхір, В.П. Калушка, А.В. Юзьков; І.Тхір, В.Калушка, А.Юзьков; М-во освіти України; Технічний коледж Тернопільського державного технічного ун-ту. -Тернопіль : Астон. -1998 Т.1. -1998. -316 с.

6. Фигурнов В. IBM PC для пользователя : Краткий курс.-7-е изд.. -М.: Инфра-М, 1998. -479 с.

7. Харвей Г. Windows 95 для "чайников" : Краткий справочник. -К.: Диалектика, 1996. -214 с.

8. Холодей К.М. Секреты ПК. -К.: Диалектика; М.: Информейшн Компьютер Энтерпрайз, 1996. -413 с.