Інформаційне забезпечення розробки і прийняття управлінських рішень

Вступ.

1. Інформаційні технології підтримки прийняття рішень.

2. Прийняття управлінських рішень з використанням обчислювальної техніки.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Ринкові відносини характеризуються різноманіттям суб'єктів господарювання; складових інфраструктури; продуктів і технологічних процесів. Тому регулювання ринкових процесів активізує проблему інформаційного забезпечення управління як на макрорівні, так і на всіх рівнях ієрархії народного господарства. Виявлення і використання інформації про закономірності розвитку ринку, який функціонує на основі дії об'єктивних економічних законів, визначають ступінь свободи і відповідності їм дії усіх господарських суб'єктів, у тому числі й держави. Тому перехід до ринку можливий при забезпеченні всіх процесів перетворення необхідною інформацією. Реалізація такого підходу спрямована на створення і розвиток єдиного механізму, який містив би у собі елементи нових інформаційних технологій, інформаційних структур та інфраструктури, а також умов, які сприяли б виникненню, існуванню і взаємодії складових елементів ринкових перетворень як джерел і споживачів інформації.

Сутність інформаційного середовища як поняття визначається комплексом факторів, що впливають на інформаційні процеси і системи. До них віднесено сукупність знань і інформації, а також об'єкти інформаційної інфраструктури та організаційно-економічних умов їхнього створення і використання (апаратні засоби, програмне забезпечення, телекомунікації, рівень підготовки фахівців і користувачів, форми стимулювання, контролю, методи і форми керування, процедури, регламенти, юридичні норми).

Інформаційне середовище будь якої галузі чи підгалузі вкрай неоднорідне, воно має як регіональну, так і виробничу специфіку залежно від типу регіону, стану накопиченого науково-технічного потенціалу. Це визначає його кількісні та якісні характеристики, ступінь його впливу і участі у міжгалузевому обміні знаннями й інформацією, можливості реалізації інноваційних стратегій та інформаційного обслуговування потенційних інвесторів.

1. Інформаційні технології підтримки прийняття рішень

Системи підтримки прийняття рішень DSS (Decision Support System) являють собою тип інформаційних систем, у яких за допомогою досить складних запитів здійснюється добір і аналіз даних у різних розрізах і за різними показниками — часовими, географічними. Крім традиційних засобів доступу до баз даних, розвинені системи DSS містять:

• витяг даних з різних джерел, включаючи неструктуровану інформацію;

• багатомірний аналіз даних;

• обробку статистики;

• моделювання правил і стратегій діяльності;

• ділову графіку для унаочнення результатів аналізу;

• аналіз «що коли»;

• штучний інтелект.

Засоби штучного інтелекту складають експертну підсистему, що ґрунтується на правилах чи прецедентах з бази знань і відповідних механізмах висновку. У загальному випадку вимога оперативності не є обов'язковою для таких систем з урахуванням складності трансакцій і аналітичної обробки.

Важливу роль відіграє визначення послідовності етапів розробки та прийняття управлінського рішення. Розробка управлінського рішення є комплексом різних управлінських дій, де кожна наступна дія є логічним продовженням попередньої.

Після формулювання мети та вибору критерію оптимальності або доцільності здійснюється вибір конкретних факторів та умов, що від них залежатиме результат рішення. Обґрунтований відбір факторів є передумовою розробки науково обґрунтованого, а відтак і ефективного рішення. Модель аналізу системи- це, власне, і є схема розв'язання завдання, яке постало перед управлінням. Залежно від характеру завдання модель може бути простою або складною. Прості моделі часто бувають стандартними. Складні моделі рішення можуть (відповідно до ступеня формалізації) частково або повністю відповідати вимогам програмування.

Вибір моделі рішення та розробка програми розрахунків створюють основу для визначення складу необхідної інформації. Як модель рішення, так і інформація мають забезпечити можливість варіантних рішень.

Економічний аналіз у процесі прийняття управлінського рішення відіграє провідну роль. Отже, процес прийняття управлінського рішення має ітеративний характер, який дає змогу поліпшити модель або варіант рішення способом послідовних наближень. Так, після порівняння вибраної моделі з оригіналом системи може постати потреба у додатковій інформації, яка уможливить відповідне поліпшення моделі рішення. За негативного результату порівняння підготовленого варіанта рішення з іншими аспектами управління, із загальною метою та критеріями може постати потреба знову повернутися до аналізу варіантів розвитку системи[4, c. 85-87].

З метою підвищення відповідальності за прийняття та здійснення рішення, а також створення передумов для ефективного контролю за його виконанням, рішення має бути документованим. Документація рішення оформляється з урахуванням чинних законодавчих та інших правових актів. Форма документування рішення залежить від його призначення, а зміст повинен відповідати таким вимогам: у документованому рішенні відображують мету, визначають засоби досягнення цієї мети у вигляді конкретних заходів, визначають очікувані результати, встановлюють строки виконання кожного заходу та називають конкретних осіб, які відповідають за реалізацію рішення.

Системний підхід до вивчення проблем управління дає змогу з'ясувати рівень їхньої складності, багатоаспектності та інформаційної забезпеченості. За рівнем кількісного співвідношення всіх взаємозв'язаних факторів проблеми управління поділяються на три групи.

Перша група — добре структуровані проблеми управління, коли взаємозв'язки між різними чинниками чітко з'ясовано та кількісно визначено.

Друга група — неструктуровані проблеми, коли найважливіші ресурси, ознаки й характеристики описано тільки якісно без кількісного їх визначення.

Третя група — слабко структуровані або змішані проблеми, коли частину взаємозв'язків виражено кількісно, іншу частину — якісно, а тому розв'язання проблеми потребує різних підходів.

Першу групу проблем розв'язують кількісними методами оптимізації, другу — евристичними методами (гр. heurisko — знаходжу, відкриваю), а третю — методами системного аналізу.

Системний аналіз є сукупністю наукових методів і практичних прийомів дослідження великих і складних проблем управління, методичним засобом реалізації системного підходу до управління. Схема процесу системного аналізу значно складніша за схему процесу прийняття управлінських рішень. Ми розглянемо цей процес дещо спрощено, як сукупність тільки чотирьох стадій.

Перша стадія включає усвідомлення ситуації, виявлення головної проблеми, попереднє вивчення системи, формулювання цілей і визначення критеріїв.

Друга стадія — це структурний аналіз об'єкта та розробка концепції його розвитку, виявлення найчутливіших точок системи.

Третя стадія є основною — це розробка моделі та проведення аналізу.

На четвертій стадії здійснюється синтез системи на основі одержаних унаслідок аналізу даних.

Крім загальноекономічних методів у системному аналізі використовуються ще й такі: декомпозиція системи, діагностика системи, статистичне дослідження системи, метод "перехресних" порівнянь, експертні оцінки, імітаційне моделювання, аналіз чутливості рішень до різних факторів, агрегування змінних у комплексні фактори.

Системний підхід до вирішення управлінських проблем наочно виражено в розробці та реалізації цільових комплексних програм (ЦКП). ЦКП належить чільне місце в прийнятті довгострокових управлінських рішень на всіх рівнях управління. Не розглядаючи детально процесу програмування, назвемо три найважливіші характеристики ЦКП: наявність чіткої цільової установки; кількісне визначення ресурсів, необхідних для досягнення кожної цілі, з урахуванням обмеженості ресурсів; поділ генеральної програми на підпрограми.

Для глибшого підходу до масштабних рішень, які пов'язані з великими проектами, пропонується система "аналіз вигід і витрат". Канадські експерти секретаріату Ради скарбниці Канади підготували відповідний довідник. У ньому зазначається, що аналіз вигід і витрат є процедурою, за допомогою якої оцінюють доцільність програми чи проекту методом порівняння вигід і витрат. Довідник розкриває методи визначення пов'язаних з реалізацією проекту прямих і непрямих витрат і вигід, критерії їх порівнювання з урахуванням усіх чинників, що його ускладнюють[2, c. 132-133].

Слід звернути увагу на пошуки нових технологій прийняття управлінських рішень. Розроблено методику рейтингового управління, яка, за визначенням авторів[6], є концепцією "прийняття рішень потенційними користувачами на основі використання рейтингів у процесі реалізації функцій управління". В основу цієї концепції покладено обчислення узагальненого рейтингу економічної системи за сукупністю показників її діяльності, а зміна рейтингу дає підстави для відповідних управлінських дій. Проте система рейтингового управління ще не мала практичного застосування, тому реально оцінити її перспективи поки що неможливо.

Вивчення різних способів прийняття управлінських рішень свідчить, що економічний аналіз займає суттєве місце в забезпеченні виконання чи не найважливішої вимоги до управлінських рішень — наукового обґрунтування варіантів таких рішень, досягнення максимальних економічних результатів за мінімальних витрат ресурсів.

У класі систем підтримки прийняття рішень виділяється окремий клас систем оперативної аналітичної обробки OLAP (OnLine Analysis Processing). Тут оперативність обробки досягається за рахунок застосування багатопроцесорної обчислювальної техніки, спеціальних OLAP-серверів, досконалих методів багатомірного аналізу і спеціальних сховищ даних (Data Warehouse), що накопичують інформацію з різних джерел за великий період часу і забезпечують до них оперативний доступ. Крім готових OLAP-систем для конкретних галузей, наприклад фінансової, існують інструментальні набори для розробки подібних додатків на базі СКБД чи OLAP-серверів і сховищ даних.

Ефективність і гнучкість інформаційної технології багато в чому залежать від характеристик інтерфейсу системи підтримки прийняття рішень. Інтерфейс визначають виходячи з мови користувача; мови повідомлень комп'ютера, що організує діалог на екрані; знань користувача.

Мова користувача — це ті дії, які виконує користувач стосовно системи шляхом використання можливостей клавіатури, джойстика, миші, голосових команд тощо. Найбільш простою формою мови користувача є створення форм вхідних і вихідних документів. Одержавши вхідну форму (документ), користувач заповнює її необхідними даними і вводить у комп'ютер. Система підтримки прийняття рішень здійснює необхідний аналіз і видає результати у вигляді вихідного документа заданої форми.

Мова повідомлень — це те, що користувач бачить на екрані дисплея (символи, графіка), друковані дані, звукові сигнали і т.ін. Важливим показником ефективності інтерфейсу, що використовується, є обрана форма діалогу між користувачем і системою. Тепер найбільш поширеними є такі форми діалогу: режим «питання — відповідь», командний режим, режим меню, режим заповнення пропусків у формах, запропонованих комп'ютером. Кожна форма залежно від типу завдання, індивідуальності користувача і рішення, що приймається, може мати свої переваги і недоліки. Тривалий час єдиною реалізацією мови повідомлень були надруковані чи виведені на екран звіт або повідомлення. Потім з'явилася нова можливість подання вихідних даних — тривимірна графіка, що надає можливість створювати на екрані й папері кольорові графічні зображення в тривимірному вигляді. її використання значно підвищує наочність і інтерпретацію даних, стає все більш популярною в інформаційній технології підтримки прийняття рішень.

Знання користувача — це обсяг відомостей і навичок, який повинен мати користувач, працюючи із системою. До них належать не тільки план дій, що знаходиться в голові у користувача, але й підручники, інструкції, довідкові дані, що видає комп'ютер[6, c. 91-93].

Інформаційне середовище є обов'язковим елементом міжгалузевого управління в сучасній ринковій економіці. Тільки з його використанням можна досить оперативно вирішувати питання підвищення ефективності науково-технічного потенціалу, забезпечення відтворювальних процесів. У зв'язку з цим потрібно здійснювати комплексний підхід до виділення функцій інформаційного середовища.

До останнього часу інформаційне середовище галузі не розглядалося як один з основних елементів відтворювального процесу. Процес його формування практично здійснювався без участі міністерства, суб'єктів господарювання і управління в ринковій економіці. Нами запропонований новий підхід до формування інформаційного середовища, який відбивав би роль суб'єктів — виробників і споживачів інформації, економічний механізм їхньої взаємодії, особливості створення нових організаційних структур для виробництва і тиражування інформації, рівень науково-технічного потенціалу.

Підвищення ефективності виробництва багато в чому залежить від якості побудови сучасної інформаційної технології як частини інформаційного середовища галузі.

Удосконалення інтерфейсу системи підтримки прийняття рішень визначається успіхами в розвитку кожного з трьох зазначених компонентів. Інтерфейс повинен мати такі можливості: маніпулювати різноманітними формами діалогу, змінюючи їх у процесі ухвалення рішення на вибір користувача; передавати дані до системи різноманітними засобами; одержувати дані від різноманітних пристроїв системи у різних форматах; гнучко підтримувати користувача (надавати допомогу за вимогою, підказувати).

Повністю автоматизувати процес прийняття рішень, а тому необхідно спроектувати систему підтримки прийняття рішень, що передбачає використання баз даних – інтегрованого сховища даних. Мета створення баз даних – підвищення ефективності управлінських рішень за рахунок раціональної систематизації інформації, правильного її розподілу.

Будь-яке управлінське рішення приймається не тільки на основі та залежно від характеру відповідної інформації про керовану систему, його вибір визначається також природою інформації, яка міститься у нормах, що регламентують діяльність органів внутрішніх справ. Рішення про методи, засоби дії на керуючу систему приймаються на основі інформації про неї і згідно з управлінською інформацією нормативного характеру. У цій взаємозалежності закладені передумови та гарантії прийняття оптимальних рішень у рамках вимог законності.

Застосування комп’ютерної та організаційної техніки в роботі з кадрами вимагає упорядкування потоків інформації та їхнього документального оформлення. У результаті такої роботи потрібно відмовитися від документів, що дублюють один одного; спростити форму бланків та скоротити кількість підписів; спростити маршрути руху документів; класифікувати документи за основними ознаками[9, c. 138-140].

2. Прийняття управлінських рішень з використанням обчислювальної техніки

У сучасних умовах інформаційне забезпечення, що складається із збирання і переробки інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, стало важливою галуззю. На основі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку здійснюється передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма підрозділами фірми.

Потребами управлінських ланок в управлінських рішеннях, що приймаються, визначається зміст кожної конкретної інформації.

До інформації ставляться певні вимоги щодо:

· достовірності й точності — правильний відбір первинних даних, безперервність їх збирання й обробки, оптимальність систематизації;

· цілеспрямованості — забезпечення потреб конкретних управлінців;

· об'єкта і якості — вчасність надходження, чіткість формулювань, стислість.

Значення внутрішньофірмової системи інформації

Застосування високоефективної внутрішньофірмової системи інформації, що ґрунтується на використанні найновіших технічних засобів автоматизованої обробки текстової і цифрової інформації, об'єднаної за допомогою системи зв'язку в єдину внутріпіньофірмову мережу, є дуже характерним для сучасних умов.

Сучасні тенденції розвитку суспільства спираються на принципово нові моделі та засоби проектування, організації й сумісного оперативного управління виробничими й бізнесовими процесами на базі створення і постійного удосконалення інформаційних комп’ютерних технологій. Перспективним напрямком розвитку інформаційних технологій вважається використання математичного моделювання й багатокритеріальної оптимізації організаційно-технологічних і виробничих процесів.

Важлива роль у підвищенні ефективності функціонування сучасного виробництва відводиться інформаційним аналітичним системам, до складу яких входить і система оперативного управління виробництвом, яка зорієнтована на вирішення задач планування, обліку й контролю, прогнозування й аналізу відхилень від запланованого перебігу виробництва, вироблення й прийняття управлінських рішень.

Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання достовірної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничo-господарської діяльності підприємства та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і поставлення її користувачам, повністю залежить якість і своєчасність керівництва виробничими процесами та господарською діяльністю підприємства.

Інформаційне забезпечення передбачає створення найбільш сприятливих умов для поширення інформації, тобто проведення адміністративно-організаційних, науково-дослідних і виробничих заходів, що забезпечують її ефективне поширення, а також надання користувачам інформації, необхідної для вирішення науково-виробничих завдань[5, c. 119-120].

Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ на етапі виникнення первинної інформації, можна значно удосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає у тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою умовно-постійною інформацією), та форм вхідних і вихідних документів, можна заповнювати форми первинних документів автоматично тією інформацією, яка є для цього документа постійною. Перемінну, тобто фактичну інформацію при цьому заповнюється ручним способом.

Такий підхід до організації збирання фактичної інформації, дозволяє здійснювати безпаперове (на екран і в пам’ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування достовірної первинної інформації та її попередню обробку у ритмі виробництва, а потім передавати цю інформацію у такому ж ритмі усім користувачам для використання.

Слід показати, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих та господарських процесів та явиш, її оперативна обробка визначається частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об’єкті, тобто у ритмі виробництва. Така інформація потрібна керівникові (чи менеджеру) для оперативного втручання в ці процеси з метою виправлення або попередження недоліків до їх закінчення. Зібрана таким чином оперативна інформація має бути не тільки єдиною для всіх користувачів, але і достовірною, а тому вона може використовуватись для господарського (бухгалтерського) обліку[1, c. 102-104].

Важливої уваги при цьому слід приділити технологічному процесу обробки економічної інформації – сукупності взаємопов’язаних операцій з обробки інформації, які виконуються у певній послідовності.

Оброблена і узагальнена або зведена по розроблених алгоритмах інформація на рівні підприємства використовується не тільки для вирішення загальновиробничих задач поточного управління, але і для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.

Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлуатаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обгрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково-технічного прогресу, можна серйозно удосконалити планування виробництва і підняти його на науковий рівень. Саме моделювання технологічних стадій виробництва, дозволяє вибрати оптимальний варіант з відповідною організаційною структурою управління підприємством; пробалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва; здійснювати взаємозв’язок прогнозування, перспективного, поточного та оперативного планування; широко використовувати нормативні методи на всіх рівнях планування та управління; удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів.

Формування інформаційних систем, заснованих на часі найбільш оптимально зможуть задовольнити виконання таких умов оперативного управління виробництвом[5, с. 158]:

− чіткий розподіл робіт на короткі періоди часу (декаду, тиждень, добу, зміну), строгу регламентацію технологічного процесу для цеху і ділянки в подетальному і вузловому розрізі, а для робочих місць – у подетально-поопераційному вигляді,

− чітку організацію складання, оброблення й аналізу інформації про хід виробництва,

− комплексне використання засобів обчислювальної техніки для підготовки варіантів управлінських рішень,

− повсякденний аналіз і керівництво ситуацією в кожній ланці підприємства,

− своєчасне прийняття рішень і організацію робoти з попередження порушень у ході виробництва чи швидкого його відновлення у випадку відхилень.

Нові вимоги до формування сучасних інформаційних систем і технологій ставить розвиток логістики. Будь-які інформаційні технології повинні забезпечувати точну, доступну, надійну, гнучку, інтегровану і своєчасну інформацію з метою ефективного прийняття управлінських рішень[2, c. 62-64].

Висновки

Отже, провівши дослідження теми можна зробити висновок, що в наш час роль інформації в системах господарювання є досить значною, оскільки від її вірного використання залежить добробут будь-якого підприємства.

Процес прийняття рішення проходить декілька етапів. Перший встановлення проблеми, другий — збір і обробка інформації.

Насамкінець варто назвати ті фактори, які впливають на процес прийняття управлінських рішень:

1. Особисті якості керівника.

2. Поведінка керівника.

3. Середовище прийняття рішень (визначеність та ризик).

4. Інформаційні обмеження (зростання витрат на отримання додаткової інформації).

5. Взаємозалежність рішень.

6. Готовність до можливих негативних наслідків.

7. Можливість застосування сучасних технічних засобів.

8. Наявність ефективних комунікацій.

9. Відповідність структури управління цілям та місії організації.

10. Процедури реалізації функцій управління.

Не завадить також нагадати, що розвиток у країні ринкових відносин веде до появи конкуренції та збільшення економічного ризику, тобто до таких явищ, яких ми не знали за колишньої адміністративно-командної системи. Через те було б непростимою помилкою, обґрунтовуючи варіанти управлінських рішень, обминати можливу дію цих нових для нас факторів.

Список використаної літератури

1. Автоматизовані системи обробки економічної інформації: Підручник /Г.В.Лавінськпй. Т.Є.Оболонська. Б.В.Мариниченко та ін.; За ред. Г.В.Лавінського. — К.: Вища школа. 1995. — 287 с.

2. Береза A.M. Основи створення інформаційних систем: Навч. посібник. — 2-ге видання, перероблене і доповнене. — К.: КНЕУ. 2001.-214 с.

3. Вовчак І. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті: Теоретичні положення, приклади використання, методичні рекомендації по впровадженню:Навч. посібник для інж.-екон. та екон. спец. ВНЗ / Тернопільський держ. технічний ун-т ім. Івана Пулюя. — Т. : Карт-бланш, 2001. — 286с.

4. Глівенко С. Інформаційні системи в менеджменті: Навч. посіб. для студ. екон. спец. вищих навч. закл.. — Суми : Університетська книга, 2003. — 351с.

5. Гордієнко І. Інформаційні системи і технології в менеджменті: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисципліни / Київський національний економічний ун-т — 2.вид., перероб. і доп. — К. : КНЕУ, 2003. — 259с.

6. Журко В.Ф.. Пантелеев В. Д. Анализ хозяйственной деятельности в условиях АСУП. — М.: Экономика. 1987. – 263 с.

7. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерського учёта, контроля, анализа и аудита. — К.: А.С.К.. 1998. — 768 с.

8. Інформаційні системи і технологи в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів. За ред. B.C. Пономаренка. — К.: Видавничий центр "Академія". 2002. – 544 с.

9. Новак В. Інформаційні системи в менеджменті: підручник для студ. вищих навч. закл.. — К. : Каравела, 2008. — 616с.