Інформаційні системи інноваційного менеджменту
Категорія (предмет): Менеджмент організаціїВступ.
1. Інформаційні підсистеми управління підприємствами.
2. Характеристика інформаційних систем як об’єкту управління.
Висновки.
Список використаної літератури.
Вступ
Широка інформатизація всіх сфер діяльності нашого суспільства принципово зміцнює роль інформації та інформаційних технологій. Особливо актуальні ці питання для економічних об’єктів, управління якими – постійний процес переробки значних обсягів різнобічної інформації.
На підприємстві зазвичай інформаційна служба не виділяється у окремий підрозділ. Вона являє собою інтегровану частину процесу ведення господарської діяльності та управління нею і є такою ж необхідною, як основне виробництво, служби маркетингу чи фінансового обліку. Для поєднання окремих підрозділів підприємства в єдине ціле і забезпечення ефективної господарської діяльності на підприємстві створюється цілісна інформаційна система. Саме за її допомогою відбувається обмін інформацією на підприємстві: інформація про роботу кожного підрозділу та про зовнішні зміни фіксується, аналізується, узагальнюється і використовується в процесі прийняття рішень, які, в свою чергу, доводяться до осіб, на яких покладено їх виконання. Функції контролю за діяльністю та усунення несправностей в інформаційних системах на середніх підприємствах покладаються на системного адміністратора, а на малих підприємствах такі функції може виконувати фахівець ззовні або один із працівників за сумісництвом.
1. Інформаційні підсистеми управління підприємствами
Основним підходом до використання інформації, якою володіє підприємство, є створення та застосування інформаційних систем у менеджменті.
Інформаційна система – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз даних, методів та процедур обробки даних, персоналу управління, які реалізують функції збирання, передавання, обробки і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень [1, с. 65].
В інформаційній системі розв’язується комплекс задач, реалізація яких на базі використання сучасних методів управління, застосування економіко-математичних методів і моделей, комплексу технічних засобів та інформаційних технологій забезпечує автоматизацію виконання функцій і процедур управління.
З ростом масштабів діяльності та збільшенням штату співробітників менеджерам організацій часто доводиться замислюватися над автоматизацією документообігу. Це зумовлює необхідність детального аналізу вимог до інформаційної системи, проектування баз даних, вибору програмних та технічних засобів, створення та заповнення баз даних, розробки прикладних програм, а також модифікації та адаптації інформаційної системи [2, с. 43].
Сьогоднішня революція в інформаційних технологіях – глобальний процес, що створює нові можливості для підвищення ефективності управління. Потік різноманітних публікацій постійно нагадує менеджеру, що зміни, причому істотні, торкнуться всіх сторін підприємницької діяльності.
Інформація – найважливіший стратегічний ресурс підприємства. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. Бізнес на певному етапі свого розвитку стає не достатньо керованим. При нестачі необхідної інформації в зручні формі виявляється надлишок інформації, що надходить із різних підсистем і яку важко зіставляти. Крім того, нерідко відсутнє стратегічне планування з ефективним контролем.
Тому для успішного розвитку потрібна комплексна система управління, яка об’єднуватиме всі аспекти менеджменту, а не лише бухгалтерію. І це не лише технологічні завдання. Це, по-перше, проблеми постановки регулярного менеджменту і, по-друге, проблеми вибору та порядку введення інформаційної системи.
Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота та корисність інформації для прийняття рішень. Крім цього, для визначення ефективності внутрішньої системи управління в багатьох організаціях для обліку і звітності почав використовуватися новий показник, який показує відношення отриманого прибутку до затрат на технічні засоби і забезпечення функціонування внутрішньої системи інформації.
Інформаційна система підприємства повинна володіти наступними властивостями:
— збереження інвестицій – мінімізувати витрати на введення інформаційної системи.
— надійність – передбачає гарантування збереження і доступність даних при будь-яких технічних несправностях і забезпечення ефективного захисту даних від несанкціонованого доступу;
— можливість росту – масштабованість, можливість розширення;
— ступінь автоматизації різних видів діяльності – повнота автоматизації всіх видів діяльності, а не лише бухгалтерії;
— інтуїтивність інтерфейса – можливість користувача розібратися в інтерфейсі без опису;
— можливість інтеграції з електронним документообігом – реалізація функції документообігу в системі чи можливість інтеграції із зовнішньою системою документообігу;
— адаптованість до бізнесу клієнта – ступінь узгодженості властивостей системи з потребами клієнта;
— доступна ціна. [4, c. 136-137]
Існує три основні шляхи впровадження інформаційних систем:
— розробка системи власними силами;
— придбання універсальної системи чи пакету прикладних програм;
— аутсорсинг – делегування функцій та повноважень щодо ведення інформаційних технологій зовнішнім організаціям.
Основу інформаційних систем менеджменту становлять тематично орієнтовані розподілені бази даних, кожна з яких тісно пов’язана з відповідною функціональною підсистемою. Фізична організація зберігання інформації базується на концепції розподілених баз даних. Об’єднання таких баз даних створює первинне інформаційне середовище, яке забезпечує узгодженою інформацією систему управління на всіх рівнях. В свою чергу, тематичний розподіл баз даних дозволяє закріпити ведення заданих баз даних за певними функціональними відділами та підвищити відповідальність за внесення, збереження та обробку оригінальної інформації. В той же час, завдання правил користування через зовнішнього для кожної підсистеми адміністратора забезпечує використання бази даних в інтересах всього підприємства. Доступ до інформаційних баз даних відбувається через комп’ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації.
Ефективність інформаційних технологій безпосередньо пов’язана з організацією внутрішньої інформаційної бази. Підходи до організації машинної бази даних залежать від виду та розміру підприємства. Файлова організація даних характерна для автоматизованого розв’язання окремих задач на робочому місці спеціаліста, а також є початковим етапом при організації комп’ютерних систем. Сучасні інформаційні технології обробки економічної інформації, організація автоматизованого робочого місця та обчислювальних мереж орієнтовані на організацію баз і банків даних різного призначення, які працюють під управлінням СУБД (системи управління базами даних). На відміну від локально організованих файлів, база даних спеціально організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, призначене для багатоцільового використання та модифікації різними користувачами. [6, c. 85-86]
Використання одних лише баз даних не здатне забезпечити формування цілісної інформаційної системи, особливо коли фірма має територіально відособлені підрозділи. У таких випадках доцільно використовувати програмні продукти, які поєднують у собі функції зберігання, обробки, передачі даних та інші функції. Тут слід відзначити один з найбільш відомих програмних продуктів фірми Lotus Development Corp багатофункціональну інформаційну систему Domino/Notes, що інтегрує в собі наступні основні технології:
— документоорієнтовані бази даних;
— систему тиражування даних;
— засоби захисту даних;
— систему електронної пошти;
— засоби календарного планування;
— засоби розробки додатків;
— технології Інтернет/інтранет.
До числа основних характеристик системи Domino/Notes, що забезпечили їй лідируюче місце в сімействі продуктів свого класу, можна віднести наступні:
— Міжплатформеність. Domino/Notes існує для більшості поширених операційних систем.
— Відкритість. Використовуючи багаті комунікаційні можливості Domino, засновані на застосуванні відкритих стандартів Інтернет, можна забезпечити електронні комунікації для зв’язку з зовнішнім світом – діловими партнерами, комерційними структурами, навчальними закладами й ін.
— Наявність вбудованих багаторівневих засобів захисту, розмежування доступу і шифрування роблять електронну пошту надійним інструментом для обміну конфіденційними, у разі потреби, повідомленнями.
— Засоби з’єднання з факсовими і пейджинговими службами.
— Масштабування. Domino – це масштабуючий поштовий сервер, здатний обслуговувати більш 10000 одночасно працюючих користувачів, тому немає проблеми з розширенням комунікаційної інфраструктури.
— Засоби автоматизації процесів діловодства. Domino/Notes має могутні засоби організації роботи з базами даних найрізноманітнішого інформаційного наповнення.
— Інтеграція з Інтернет. Domino – це могутній Web-сервер, за допомогою якого можна легко забезпечити свою присутність в Інтернет. При роботі в системі Domino/Notes використовується механізм, що дозволяє автоматично транслювати документи з формату Notes у формат HTML і публікувати їх у Web-мережі, що робить необов’язковим знання користувачами мов Інтернет-програмування.
— Засоби розробки додатків. Наявність зручного інтегрованого середовища розробки додатків, що будуть доступні для користувачів робить Domino/Notes дуже перспективною платформою для створення інформаційних систем, що розвиваються, в області бізнесу, комерції, освіти, наукової і культурної діяльності. У п’яту версію Domino/Notes включений програмний комплекс Domino Designer, що дозволяє розробляти бази даних і необхідні для роботи з ними додатки. Domino Designer дозволяє створювати бази даних, використовуючи як готовий зразок з наявного набору шаблонів різного призначення, так і оригінальні додатки, починаючи з нуля. [8, c. 112-113]
Використання інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентоздатної за рахунок підвищення її керованості й адаптованості до змін ринкової кон’юнктури.
Важливо відзначити, що автоматизація – не самоціль, а цілеспрямована перманентна діяльність по раціоналізації й оптимізації організаційно-штатної структури підприємства і його бізнес-процесів.
Для ефективного функціонування підприємства необхідно створити інформаційну систему, яка б була здатна протягом тривалого часу задовольняти потреби підприємства. Лише великі підприємства можуть дозволити собі включати до штату фахівців, які будуть в змозі розробити та обслуговувати інформаційну систему, яка найповніше відповідатиме потребам підприємства. Тому для середніх та малих підприємств доцільніше створювати інформаційну систему на базі вже існуючих програм, різноманітність яких здатна задовольнити потреби таких підприємств [10, c. 75].
2. Характеристика інформаційних систем як об’єкту управління
Створення форм документів формування різних первинних, проміжних і підсумкових даних та показників, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців.
Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації як у просторі так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів та виконання різних робіт, у практиці називають документооборотом.
Для успішного функціонування керування документообігом і швидким витягом потрібної інформації для ухвалення рішення з потоку документації (поза залежністю від її характеристик: фінансова, технічна, нормативно-довідкова чи управлінська) необхідна особлива система керування документами. Ця система повинна вирішувати задачі швидкого і якісного обміну інформацією між відділами і підрозділами підприємства, забезпечувати швидкий доступ вищої управлінської ланки до фінансово-економічної інформації. Усе це збільшує швидкість і якість прийняття рішень у складних економічних ситуаціях. Так само в рамках цієї системи повинні використовуватися програмні продукти, що дозволяють здійснювати планування, аналіз і оптимізацію фінансово-економічної діяльності. Таким чином, підсистема керування інформацією повинна вирішувати наступні задачі:
— створення (введення інформації),
— твердження;
— розсилання;
— збереження;
— здійснення контролю за змінами,
— розподіл прав доступу окремих користувачів до конкретної інформації.
Між керівником і підсистемою планування, аналізу й оптимізації, необхідно установити постійний обмін інформацією, і для останньої підсистеми керівник повинний бути менеджером вичерпного структурованого сховища даних, необхідного для функціонування підсистеми. У підсистемі планування, аналізу й оптимізації роботи повинен бути реалізований вичерпний математичний опис функціонування підприємства з погляду фінансового аналізу, розрахунку прибутку, збитків, ефективності інвестування, що дозволило б використовувати існуюче програмне забезпечення для підвищення якості прийнятих рішень [7, c. 146-147].
Для задач управління підприємством в області стратегічного менеджменту і перспективного планування необхідні такі інформаційні засоби і технології, що дозволили б побудувати детальну фінансову модель підприємства, "віртуальну компанію". На основі цієї моделі вони повинні створювати документи, що відповідають вимогам Міжнародних стандартів фінансової звітності (International Accounting Standards, IAS). При цьому одним із ключових факторів виступають гнучкі параметри введення даних, що повинні забезпечувати повний облік специфіки української дійсності (податкове середовище, затримки платежів і т.п.). Такого роду інформаційна технологія обов'язково повинна відповідати вимогам логотипа "Designed for Windows 9x/NT", мати можливість групової роботи над проектами в мережі, достатні можливості по обміну даними, що дозволили б керівнику цілком зосередитися на аналізі результатів проекту і не витрачати час на розрахунки і підготовку звітності.
Фінансова модель не повинна обмежуватися описом зовнішніх фінансових потоків. Вона повинна дозволяти моделювати внутрішню структуру підприємства:
— розподіл витрат і виробленої продукції між підрозділами;
— звіт про прибутки і збитки для кожного підрозділу;
— звіт про прибутки і збитки для окремих видів діяльності.
Це дасть можливість використовувати отриману модель для проведення внутрішньовиробничого бюджетування в рамках реалізованих проектів.
Для моделювання роботи підприємства повинне використовуватися представлення його діяльності у виді набору взаємозалежних проектів, кожний з яких повинний описувати виробничу і фінансову діяльність, як підприємства в цілому, так і окремих структурних підрозділів, що входять у його склад і враховувати взаємні фінансові зобов'язання і грошові потоки. Окремим проектом повинна описуватися операційна діяльність апарата управління. Для реалізації оперативного аудита підприємства також повинні використовуватися відповідні інформаційні технології. Вони повинні дозволяти використовувати автоматичний опис стартового балансу підприємства і поточного фінансового положення. Таким чином, ця технологія повинна виступати одночасно і як самостійний засіб, і як аналітичний модуль, що перетворює інформаційну технологію стратегічного керування і планування в комплексну систему аналізу і планування діяльності підприємства.
Аудиторська підсистема даної технології повинна дозволяти аналізувати бухгалтерську звітність, що представляється, проводити попередню переоцінку балансу за даними детального опису структури активів і пасивів підприємства, що повинно підвищити вірогідність результатів. Також вона повинна працювати зі структурними підрозділами, забезпечуючи консолідацію фінансової звітності [5, c. 179-180].
Для прогнозування різних параметрів функціонування будь-якого підприємства необхідно використовувати могутні засоби прогнозування. Вони повинні бути достатні для рішення самих складних задач прогнозування. Застосування прогнозування при керуванні великими комерційними проектами повинні скоротити ризики необдуманих рішень і максимізувати прибуток. Застосування підсистеми прогнозування дозволить при прогнозуванні ряду відслідковувати співвідношення між одержуваним прогнозом одного ряду і розрахованим раніше прогнозом іншого ряду.
Для прогнозування ризикованих ситуацій необхідне використання засобів аналізу проектного ризику й анкетування, що повинні доповнити технологію до системи, що забезпечує повну організаційно-технологічну підтримку управлінського процесу. Спільне використання цих підсистем дозволить охопити майже всі ключові стадії процесу аналізу управлінського рішення. Серед основних можливостей конфігурації варто відзначити наступні:
— Конфігурація дозволяє зберігати необмежену кількість версій даних, що описують один і той же період діяльності підприємства. Це можуть бути, наприклад, різні варіанти планів (оптимістичний, песимістичний, середньозважений і т.д.), дані про фактичну діяльність фірми, дані по декількох незалежних підприємствах. Додавання нової версії не вимагає змін в програмі або структурі бази даних. Порівняння різних версій даних дозволяє вибрати з декількох варіантів розвитку ситуації найбільш відповідний для поточних цілей фірми, провести аналіз відхилення фактичних даних від запланованих, порівняти результати, досягнуті різними фірмами. Версії також можуть відрізнятися деталізацією інформації, що зберігається, по облікових періодах від дня до року.
— Бюджетування і аналіз інформації можливі в розрізі центрів фінансової відповідальності і напрямів діяльності фірми. При цьому підтримується консолідація даних до рівня всієї фірми в цілому, групи підрозділів або проектів.
— Конфігурація дозволяє проводити мультивалютну консолідацію даних. Інформація про різні фінансові потоки зберігається в тій валюті, в якій це зручно для кожної області діяльності фірми. При формуванні зведених звітів дані можуть бути приведені до будь-якої вибраної валюти. Це дозволяє, наприклад, понизити вплив інфляції при плануванні і аналізі фінансової інформації.
— У конфігурації підтримується можливість розрахованої на багато користувачів роботи. Всі дані зберігаються в єдиній базі, тому зміни, зроблені одним користувачем, зразу ж доступні для інших. При розрахованій на багато користувачів роботі всі учасники планово-облікового процесу оперують єдиною обліковою системою, напрямів діяльності, фінансових показників і бюджетної статті: таким чином, розв'язується проблема стиковки даних, підготовлених різними відділами.
Засоби розділення доступу до даних конфігурації "Фінансове планування" дозволяють для кожного користувача індивідуально встановити перелік об'єктів аналітичного обліку і інтервали часу, в рамках яких він може переглядати і змінювати дані.
Засоби конфігурації дозволяють імпортувати дані з інших облікових систем, підготовлені і згруповані по аналітичних розрізах управлінського обліку. У комплект поставки входять механізми, що дозволяють набудувати відбір і вивантаження даних з будь-яких (не обов'язково типових) конфігурацій, що використовують компоненти "Бухгалтерський облік" або "Оперативний облік" сімейства програм "1С:Предприятие 7.7". Засоби обміну даними підтримують як стандартний текстовий формат, так і сучасний формат ХМЬ. Таким чином, ці засоби можна використовувати як конвертер даних з бухгалтерської (торгової) системи в управлінську, для отримання звітності в будь-яких нестандартних угрупуваннях і аналітичних розрізах, використовуваних в управлінському обліку. Завантажені в базу "Фінансового планування" з інших облікових систем дані можна використовувати наступними способами:
— консолідувати дані по декількох підприємствах до одного бюджету;
— розглянути обороти в перерахунку по курсах різних валют;
— провести багатовимірний план — фактний аналіз виконання бюджетів;
— аналізувати прибутковість, ліквідність і платоспроможність за фактичними даними;
— провести статистичний аналіз даних;
— використовувати фактичні дані для автоматичного створення планів на майбутні періоди з можливістю відбору і індексації даних;
— використовувати для реалізації ковзаючого планування, замінюючи, у міру надходження фактичної інформації, частина планових даних на реальні, що дозволяє точніше оцінити вірогідність досягнення запланованих результатів і, при необхідності, скоректувати плани на періоди, що залишилися [3, c. 74-76].
Висновки
Впровадження автоматизованої системи управління підприємством вносить суттєві зміни в організацію і методику фінансово-господарського контролю. Автоматизований бухгалтерський облік являє собою не тільки інформаційну, але й контрольну підсистему. їх функція — забезпечити всі рівні управління інформацією для безперервного внутрішньогосподарського та внутрівідомчого контролю за різноманітними сторонами виробничої, господарської та фінансової діяльності керуючого об'єкту. Створення інформаційного банку планових, нормативних та фактичних даних дозволяє використовувати програмним шляхом в будь-який проміжок часу великі обсяги економічної інформації для контролю за виконанням плану та дотриманням нормативно-правової бази, а також за усуненням порушень та недоліків у витрачанні ресурсів.
Список використаної літератури
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Под. ред. Г.А.Титоренко. — М.: Компьютер ЮНИТИ, 1998, – 336 с.
2. Бебик В. Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка паблік рилейшнз: Монографія/ Валерій Бебик,; Міжрегіональна академія управління персоналом . — К., 2005. — 437с.
3. Вовчак І. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті. — Тернопіль: Карт-бланш, 2001. — 286 с.
4. Гаранин М.В., Журавлев С.В. Системы и сети передачи информации– М.: Экзамен, 2003. – 336 с.
5. Гордієнко І. Інформаційні системи і технології в менеджменті : Навч.-метод. посібник для самостійного вивчення дисципліни/ Ірина Гордієнко. — К.: КНЕУ, 2003. — 259 с.
6. Кунегин С.В. Информационные системы в экономике: Учебник. — М.: 1996.– 382 с.
7. Новак В. Інформаційне забезпечення менеджменту: Навч. посіб. Нац. авіаційний ун-т. — К.: Кондор, 2007. — 462 с.
8. Полковский Л.М., Зайдман С.А., Беркович М.Е. Автоматизация учета на базе персональных ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 192 с.
9. Сытник В.Ф., Срока Х., Еремина Н.В. Компьютеризация информационных процессов на промышленных предприятиях. – К.: Техника: Экономическая академия им. К. Адамецкого, 2001. – 215 c.
10. Твердохліб М. Інформаційне забезпечення менеджменту: Навч. посіб./ Микола Твердохліб. — К.: КНЕУ, 2000. – 207 с.
11. Тришанков Л.В. Записки руководителю, который думает компьютеризировать свой бизнес // Економика и прогнозирование. – 2005. – №5.