Інформаційні технології документознавства

Вступ.

1. Інформаційні технології в документознавстві.

2. Функції та класифікація текстових редакторів.

3. Безпека інформації, її рівні.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Головними завданнями документознавства як наукової дисципліни є:

1) Визначення ролі документації в житті держави, суспільства, особи.

2) Формування державної політики у сфері створення, зберігання та функціонування документації та розроблення методик, спрямованих на оптимізацію цих процесів.

3) Вирішення проблем обігу та зберігання електронних службових документів в установі.

4) Уніфікація документознавчої термінології.

5) Розроблення досконалих типологічних схем документації.

6) Вивчення загальносвітових здобутків у дослідженні документації, гармонізація вітчизняних методик роботи з документацією з міжнародними стандартами зокрема, щодо керування документаційними процесами.

7) Дослідження історії документації, виявлення закономірностей у процесах її розвитку.

Загальне документознавство переважно має теоретичний характер і незначну кількість отриманих в його межах практичних результатів для застосування. Цінність і значущістьзагального документознавства полягає в можливостях порівняння шляхів вирішення певних концептуальних питань з теорії документа в різних наукових дисциплінах, які декларують, що їхнім об’єктом дослідження є документ або окремі його характеристики. Особливо це важливо тоді, коли зазначені узагальнення можуть стати основою для вироблення концептуальних методик у певних сферах практичної роботи з документами.

1. Інформаційні технології в документознавстві

Сучасні інформаційна технологія в документознавстві повинні відповідати таким вимогам:

· забезпечувати високий рівень розчленування всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

· включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

· мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами;

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Реалізація технологічного процесу для інформаційної технології в документознавстві повинно бути такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається опрацювання первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології.

Інструментарій інформаційної технології — один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких позволяє досягти поставленої користувачем мети.

У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення, експертні системи і т.д.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів [3, c. 53].

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в опрацювання інформації.

Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

Існує декілька особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

• виконання необхідних підприємству задач по опрацюванню даних. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

• вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

• виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

• виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

• використання деталізованих даних;

• вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів [1, c. 76-77].

2. Функції та класифікація текстових редакторів

Основними функціями текстових редакторів — Word, WordPro, Блокнот є введення та редагування текстових даних. Для операцій вводу, виводу та збереження даних текстові редактори використовують системне програмне забезпечення. З цього класу прикладних програм починають знайомство з програмним забезпеченням і на ньому набувають перші навички роботи з комп'ютером.

Текстові процесори дозволяють форматувати, тобто оформлювати текст. Основними засобами текстових процесорів є засоби забезпечення взаємодії тексту, графіки, таблиць та інших об'єктів, що складають готовий документ, а також засоби автоматизації процесів редагування та форматування. Сучасний стиль роботи з документами має два підходи: робота з паперовими документами та робота з електронними документами. Прийоми та методи форматування таких документів різняться між собою, але текстові процесори спроможні ефективно опрацьовувати обидва види документів.

Для роботи із документами, для їх створення, зберігання, редагування, форматування, перегляду та друкування на підприємстві використовується текстовий редактор Word, що є одним з найпоширеніших текстових редакторів. Завантажити його можна, натиснувши кнопку Пуск і обрати опцію менюПрограми – MicrosoftWord. Після чого на екрані появляється вікно редактора.

Створення документу.

Для створення нового документа слід виконати команду Файл/Создать або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. При цьому відкривається вікно діалогу Создаяие документа. Створюючи документ, у полі Новий документ слід встановити опцію Документ. Як правило, текстовий редактор використовують для підготовки типових документів.Wordпропонує користувачу стандартні форми таких документів і інструменти для їх використання. Основними інструментами є шаблони і майстри.

Переглянути шаблони, які приєднані до активного документу, можна за допомогою команди "Файл/Шаблоны".

Якщо користувача не задовольняють наявні шаблони і майстри, то він може створити власний шаблон або змінити один із існуючих.

Збереження документу.

Отже, після створення документу його можна зберегти.

Для збереження тексту документа в папці на диску слід виконати команду Файл/Сохранить або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. Якщо документ новий і ця команда виконується для нього вперше, то відкривається вікно діалогу Сохранение документа . В цьому вікні можна вказати диск, папку, ім’я і розширення файлу.

Якщо ж потрібно зберегти файл під новим іменем, в іншій папці або з іншим форматом, то потрібно виконати команду Файл/Сохранить как. При цьому відкривається вікно діалогу Сохранение документа, і всі дії користувача аналогічні діям при збереженні нового документа[4, c. 61-62].

Завантаження документу.

Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна завантажити для перегляду або редагування. Для цього слід подати команду Файл/Открнть — на екрані з'явиться вікно діалогу Открьітие документу, в якому можна вказати диск, папку, ім'я файла. Опція Тип файла дозволяє завантажувати документи в форматі відмінному від формату Word.

Введення і редагування тексту документа.

Вводити і редагувати можна тільки текст активного вікна.

Перед введенням символів слід вибрати шрифт, його розмір, формат. Основні можливості форматування будуть розглянуті далі.

Форматування документу.

Під форматуванням розуміють операції, які зв'язані з оформленням тексту і зміною його зовнішнього вигляду. Операції форматування дійсні тільки для виділених фрагментів.

Розрізняють три основні операції форматування: форматування символів; форматування абзаців; форматування сторінок.

При форматуванні символів можна змінити шрифти, його розмір. Форматування здійснюється командою Формат/Шрифт

Для форматування абзацу використовують команду Формат/Абзац, відкриває вікно діалогу Абзац

При введенні і друкуванні текстуWordвикористовує встановлені за замовчуванням розміри поля сторінки. Змінити ці параметри можна за допомогою команди Файл/Параметри страници.

Також такі процесори як Wordдають можливість розміщувати в документі малюнки (в Wordїх називають графікою).

Закриття документу.

Після завершення роботи над документом можна закрити файл командою Файл/Закрить. При виконанні цієї команди вікно документа очиститься. Якщо документ не був збережений, тоWordзапропонує його зберегти[5, c. 84-85].

3. Безпека інформації, її рівні

Поняття інформаційної безпеки, залежно від його використання, розглядається у декількох ракурсах.

У найзагальнішому випадку інформаційна безпека — це стан захищеності інформаційного середовища суспільства, який забезпечує його формування, використання і розвиток в інтересах громадян, організацій, держави.

Під інформаційним середовищем [information environment] розуміють сферу діяльності суб'єктів, пов'язану зі створенням, перетворенням і споживанням інформації. Інформаційне середовище умовно поділяється на три основні предметні частини:

· створення і розповсюдження вихідної та похідної інформації;

· формування інформаційних ресурсів, підготовки інформаційних продуктів, надання інформаційних послуг;

· споживання інформації;

та дві забезпечувальні предметні частини:

· створення і застосування інформаційних систем, інформаційних технологій і засобів їхнього забезпечення;

· створення і застосування засобів і механізмів інформаційної безпеки.

Більш розгорнуте формулювання інформаційної безпеки — це стан захищеності потреб в інформації особистості, суспільства і держави, при якому забезпечується їхнє існування і прогресивний розвиток незалежно від наявності внутрішніх і зовнішніх інформаційних загроз.

Слід відзначити, що задоволення в будь-якій мірі потреб в інформації призводить до оволодіння відомостями про навколишній світ та процеси, що протікають в ньому, тобто інформованості особистості, суспільства та держави. Стан інформованості визначає ступінь адекватності сприйняття суб'єктами навколишньої дійсності і як наслідок — обґрунтованість рішень та дій, що приймаються. [4, c. 46-48]

В залежності від виду загроз інформаційній безпеці інформаційну безпеку можна розглядати наступним чином (рис. 1):

· як забезпечення стану захищеності особистості, суспільства, держави від впливу неякісної інформації;

· інформації та інформаційних ресурсів від неправомірного впливу сторонніх осіб;

· інформаційних прав і свобод людини і громадянина.

В інформаційному праві інформаційна безпека — це одна із сторін розгляду інформаційних відносин у межах інформаційного законодавства з позицій захисту життєво важливих інтересів особистості, суспільства, держави та акцентування уваги на загрозах цим інтересам і на механізмах усунення або запобігання таким загрозам правовими методами. [1, c. 47-49]

Виходячи з наведеного, можна стверджувати, що замахом на інформаційну безпеку людини слід вважати насамперед порушення прав і свобод людини в сфері інформації, якими і визначається стан інформаційної безпеки людини. Замахом на інформаційну безпеку суспільства можна вважати такі порушення інформаційних прав і свобод людини, які носять масовий характер й негативно впливають на рівень інформаційної безпеки значної кількості членів цього суспільства.

Отже, оцінка рівня інформаційної безпеки пов’язується в першу чергу з інформаційною безпекою людини.

Такий комплексний характер оцінювання рівня інформаційної безпеки визначається цілою низкою елементів, базовими з яких є:

– права і свободи людини в сфері інформації;

– державні механізми забезпечення та реалізації інформаційних прав і свобод людини та права нації на самовизначення (політичне, культурне, економічне);

– демократичний механізм формування політичної влади в державі, який дає можливість окремій людині та суспільству в цілому через механізми народовладдя визначати основні параметри інформаційних процесів у державі.

В той же час на державу покладено обов’язки забезпечення відповідних прав людини і народу в цілому. Так, ч. 2 ст. 3 Конституції України визначає, що утвердження і забезпечення прав і свобод людини є головним обов’язком держави, а ст. 11 Конституції України визначає, що держава сприяє консолідації і розвиткові української нації, її історичної свідомості, традицій, культури, а також розвиткові етнічної, культурної, мовної та релігійної самобутності всіх корінних народів і національних меншин України, що, в свою чергу, доповнюється функцією держави щодо захисту інформаційної безпеки (ч. 1. ст. 17 Конституції України) [2, c. 94-95].

Таким чином, оцінювання рівня інформаційної безпеки включає аналіз конкретних дій держави щодо безпечних умов функціонування інформаційних процесів та забезпечення їх безпечного розвитку у майбутньому. Це охоплює регулювання питань захисту самої інформації, захисту інформаційної інфраструктури держави, захисту інформаційного ринку та створення безпечних умов розвитку інформаційних процесів.

У контексті зазначеного, проведення необхідної державної політики в сфері інформаційної безпеки та створенням необхідних правових й організаційних засад має ув’язуватися з існуючими загрозами в інформаційній сфері.

У Законі України “Про основи національної безпеки” (ст. 7), серед загроз національній безпеці України в інформаційній сфері називаються:

– прояви обмеження свободи слова та доступу громадян до інформації;

– поширення засобами масової інформації культу насильства, жорстокості, порнографії;

– комп’ютерна злочинність та комп’ютерний тероризм;

– розголошення інформації, яка становить державну та іншу, передбачену законом, таємницю, а також конфіденційної інформації, що є власністю держави або спрямована на забезпечення потреб та національних інтересів суспільства і держави;

– намагання маніпулювати суспільною свідомістю, зокрема, шляхом поширення недостовірної, неповної або упередженої інформації.

На нашу думку, наведений перелік загроз в інформаційній сфері слід доповнити. Так, у науковій доповіді Національного інституту стратегічних досліджень було визначено такі загрози інформаційній безпеці:

– слабка інтегрованість України у світове інформаційне поле, недостатня кваліфікація й активність її інформаційних служб;

– використання засобів інформації окремими політичними силами;

– негативні наслідки міжпартійних відносин;

– вплив міжконфесійних конфліктів;

– некомпетентність працівників державних органів і установ;

– недостатній професійний рівень працівників засобів масової інформації;

– вплив на засоби масової інформації організованої злочинності, мафіозних структур;

– недостатність технічного захисту інформаційного простору України [6, с. 124–125].

Отже, можна стверджувати, що проблема оцінювання стану інформаційної безпеки полягає в безпосередньому аналізі сучасного становища інформаційної сфери в Україні і на його базі створенні певного експертного передбачення всіх можливих загроз інформаційній безпеці. Виходячи з зазначеного та низки наукових напрацювань, сучасний рівень інформаційної безпеки може бути оцінений за декількома напрямами.

Перший – це захист персональних даних особистості.

Другий – це діяльність правоохоронних органів у контексті інформаційної безпеки.

Третій – це можливість доступу особи до правової інформації.

Четвертий – це можливість доступу до екологічної інформації.

П’ятий – це захист від негативного інформаційного впливу.

Шостий – забезпечення інформаційної безпеки громадян як суб’єктів політичного процесу [6, c. 41]

Висновки

Розвиток інформаційної діяльності, вихід до інформаційних мереж світової інформаційної інфраструктури, обмін інформацією, створення зведених електронних каталогів, корпоративних інформаційних мереж значно розширює спектр прикладного використання автоматизованих документно-інформаційних систем, робить їх застосування міждисциплінарним напрямом, необхідним для вивчення спеціалістами, які працюють з інформаційними ресурсами науки, культури, освіти, сфери підприємництва.

Технологія баз даних посідає особливе місце в теорії і практиці автоматизованих банків інформації, яка включає частину розділів і термінологію із суміжних галузей інформатики.

Таким чином, загрози інформаційній безпеці людини однаковою мірою можуть стосуватися і реалізації тих прав, що надають можливість людині бути повноправним суб’єктом інформаційних відносин, й тих, що захищають людину від неправомірного інформаційного втручання. Але механізми порушення цих прав мають істотні відмінності. Так, обмеження реалізації свободи слова означає вимогу до суб’єкта утриматися від певних дій, а обмеження реалізації права на конфіденційність приватного життя, навпаки, передбачає надання компетентним органам держави дозволу на здійснення певних дій.

Список використаної літератури

1. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: / Київський національний ун-т ім. Тараса Шевченка. — К. : Четверта хвиля, 2009. — 720с.

2. Документознавство та інформаційна діяльність: наука, освіта, практика: Матеріали наук. конф. 18 грудня 2002р. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв / Михайло Семенович Слободяник (голов.ред.). — К. : ДАКККіМ, 2003. — 100с.

3. Комова М. Документознавство / Національний ун-т "Львівська політехніка". — Л. : Тріада плюс, 2007. — 294с.

4. Лєсовець Н. Документознавство: Метод. рек. до викон. магістерських та курсових робіт для студ. спец. "Документознавство та інформаційна діяльність" / Луганський національний педагогічний ун-т ім. Тараса Шевченка. — Луганськ : Альма-матер, 2006. — 36с.

5. Матвієнко О. Менеджмент інформаційних офісних систем: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. і системи післядипломної освіти за спец. "Менеджмент організацій" і "Документознавство та інформаційна діяльність". — К., 2001. — 154с.

6. Швецова-Водка Г. Документознавство: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 398с.