Юридична служба та внутрішній аудит, як засоби організації безпеки бізнесу

Вступ.

1. Побудова та функції внутрішнього аудиту.

2. Основні завдання юридичної служби.

3. Напрями роботи юридичної служби підприємства.

4. Обов'язки працівників юридичної служби.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

При здійсненні підприємством своєї господарської діяльності завжди існує робота, яку має виконувати спеціальний структурний підрозділ – юридична служба підприємства. Незалежно від профілю діяльності підприємства функції юридичної служби різних підприємств мають багато спільного. Та в даній публікації автор зосередить свою увагу на особливостях роботи, притаманних юридичним службам малих підприємств – представників малого та середнього бізнесу. Зазвичай на невеликих за кількістю працівників та об’ємом господарської діяльності підприємствах юридична служба складається лише з одного спеціаліста-юрисконсульта підприємства. Як правило, при нормальному ході господарської діяльності одного спеціаліста-юрисконсульта для вирішення правових питань підприємства достатньо. Сам термін «юрисконсульт» походить від латинського «jurisconsultus», що в перекладі означає «правознавець», тобто постійний консультант на підприємстві з практичних питань права, захисник інтересів цього підприємства в судових та інших інстанціях. Той факт, що всією правовою роботою малого підприємства займається один юрисконсульт, накладає свій відбиток на всю його діяльність.

Важливим питанням правового становища юридичної служби (далі – ЮС) суб'єктів господарювання є питання про їхні обов'язки. Чинне законодавство не обмежується лише закріпленням функцій ЮС, але встановлює такі ж обов'язки для її працівників. Слід зазначити, що функції спеціалістів ЮС — це ті ж обов'язки, лише визначені особливим чином.

Загальним положенням про ЮС міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації і відомчими актами міністерств та інших центральних органів державної виконавчої влади про ЮС встановлюється не тільки те, що слід робити правовим працівникам, а й ті засоби, способи і форми, які вони повинні застосовувати у своїй діяльності.

1. Побудовата функції внутрішнього аудиту

Однією із ключових умов підтримки ефективності діяльності підприємства є наявність служби внутрішнього аудиту (СВА). Ефективна функція внутрішнього аудиту може стати одним з ключових управлінських інструментів для підтримки ефективності системи внутрішнього контролю. Внутрішній аудит – це діяльність з надання незалежних та об’єктивних гарантій та консультацій, спрямованих на вдосконалення діяльності організації. Внутрішній аудит допомагає організації досягти поставленої мети, використовуючи систематизований та послідовний підхід до оцінки і підвищення ефективності процесів управління ризиками, контролю та корпоративного управління. У межах робіт з побудови функції внутрішнього аудиту можна вирішити такі питання, як:

• розробка принципів та критеріїв оцінки
• діяльності ВА керівництвом;
• розробка нормативної бази ВА (положення про ВА, методологія ВА, формати основних робочих документів ВА);
• розробка кваліфікаційних вимог до працівників ВА й визначення рівнів відповідальності;
• розробка системи оцінки діяльності й мотиваційної політики працівників ВА;
• проведення тренінгів та атестацій для працівників ВА;
• порівняльний аналіз розповсюджених ІТ-Рішень
• та інструментів для забезпечення роботи функції ВА;
• здійснення інформаційних заходів з метою інформування працівників про місце і роль ВА в організації;
• виконання оцінки ризиків та підготовка Аудиторського Плану з урахуванням необхідних ресурсів.

Функції внутрішнього аудиту визначаються керівництвом або власником підприємства залежно від змісту і специфіки його діяльності, обсягів, показників, системи управління. Одначе можна виділити ряд типових функцій, притаманних внутрішньому аудиту і відмінних від зовнішнього аудиту, незалежно від особливостей діяльності підприємства, на якому він проводиться, зокрема:

— зменшення ризиків у проведенні операцій, пов'язаних з ефективним використанням ресурсів;

— вивчення стану бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, їх моніторинг та розроблення рекомендацій щодо удосконалення цих систем;

— дослідження бухгалтерської й оперативної інформації, включаючи експертизу засобів і способів, що використовуються для визначення, оцінки, класифікації такої інформації, і складання на її основі звітності, а також спеціальне вивчення окремих статей звітності;

— перевірку виконання законів та інших нормативних актів, а також вимог облікової політики, інструкцій, рішень і вказівок керівництва або власників;

— оцінку ефективності механізму внутрішнього контролю, вивчення й оцінку контрольних процедур у структурних підрозділах підприємства;

— перевірку наявності, стану і забезпечення збереження майна;

— роботу над спеціальними проектами і контроль за окремими елементами структури внутрішнього контролю;

— оцінку використовуваного підприємством програмного забезпечення;

— спеціальні службові розслідування окремих випадків, за завданням керівника;

— координація своєї діяльності з діями незалежних аудиторських фірм під час проведення зовнішнього аудиту;

— складання та надання висновків і звітів при проведенні перевірки;

— розроблення і подання пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і пропозицій з підвищення ефективності управління[8, c. 119-120].

Наповнення функцій внутрішнього аудиту конкретним змістом залежить від особливостей діяльності підприємства і має здійснюватися тим органом управління, якому підпорядковується служба внутрішнього аудиту.

Завдання конкретної служби можуть бути різними залежно від специфіки роботи підприємства, від особливостей його організаційної структури і від завдань, які ставить перед собою адміністрація в даний момент.

Принципи внутрішнього аудиту це — цілісність, об'єктивність, конфіденційність, майстерність і компетентність. Робота, яку виконують аудитори, документується і планується.

Усі ці роботи, звичайно, можуть бути виконані зовнішніми аудиторами, але за окремим договором і за окрему плату. Якщо взяти до уваги вартість аудиторських послуг, то оплата всього комплекту робіт з аудиту суттєво збільшить собівартість виконуваних підприємствами робіт чи послуг і відповідно знизить прибуток.

До того ж об'єктом зовнішньої аудиторської перевірки є бухгалтерський облік і звітність за відповідний період. Тобто, якщо перевірка звітності за 2001 р. здійснюється у травні 2002 р., аудитори не будуть перевіряти документи з січня по травень 2002 р. (до наступної аудиторської перевірки). А це означає, що помилки, зроблені в цей період, залишаються без виправлення.

Вирішити ці проблеми допомагає служба внутрішнього аудиту, оскільки вона може постійно контролювати правильність ведення бухгалтерського обліку, податкових та інших розрахунків.

Аудитори можуть виконувати й інші обов'язки (зокрема, щодо контролю правильності оцінки майна, мінімізації витрат на виробництво, аналізу фінансово-господарської діяльності, оптимізації оподаткування, автоматизації обліку і складання звітності тощо)[3, c. 152-153].

Отже, основною особливістю внутрішнього аудиту є те, що він виконується під час здійснення і документального оформлення господарських операцій, що дає змогу своєчасно виявити недоліки в роботі і вжити відповідних заходів щодо їх попередження.

Крім того, наявність служби внутрішнього аудиту підвищує довіру з боку зовнішніх аудиторів до звітності клієнта, оскільки вони вже заздалегідь передбачають наявність високоефективної системи бухгалтерського обліку і контролю, здатної перешкоджати виникненню порушень.

На основі міжнародних нормативів аудиту інститут внутрішніх аудиторів як міжнародна асоціація розробив для своїх членів стандарти професійної практики внутрішнього аудиту. У цих стандартах загальноприйняті вимоги до аудиторської діяльності скориговані з урахуванням специфіки внутрішнього аудиту. Стандарти професійної практики мають рекомендаційний характер, оскільки внутрішній аудит — це внутрішня справа підприємства, а в умовах ринкової економіки втручання у діяльність економічних суб'єктів обмежене. Увесь комплекс стандартів поділений на п'ять розділів, в яких визначені основні концепції внутрішнього аудиту. Необхідно зауважити, що вимоги стандартів періодично оновлюються у Положеннях про стандарти внутрішнього аудиту. Кожний із п'яти розділів містить один загальний стандарт, який конкретизований У спеціальних стандартах[7, c41].

2. Основні завдання юридичної служби

Постановою Кабміну №690 від 27 серпня 1995 р. було затверджене «Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації» (далі – Положення). Хоча цей документ є обов’язковим лише для державних підприємств, та ним можна (і потрібно) користуватися в роботі юридичної служби будь-якого підприємства. Цим Положенням визначено, що основним завданням юридичної служби будь-якого підприємства є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів підприємством, а також його керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків. Юридична служба підприємства підпорядковується безпосередньо керівнику цього підприємства. Як видно з визначення основного завдання юридичної служби, юрисконсульт малого підприємства має слідкувати за дотриманням законодавства на підприємстві при здійсненні ним своєї господарської діяльності. Тому йому слід, насамперед, добре знати всю законодавчу базу, що регулює той вид господарської діяльності, який здійснює підприємство.

Не завадило б юрисконсульту мати підшивку текстів всіх важливих нормативно-правових актів, які мають відношення до виду діяльності підприємства, на якому він працює (наприклад, завести папку «Законодавча база оптової торгівлі лікарськими засобами»). При цьому папку з текстами нормативних документів слід тримати у контрольному стані, тобто слідкувати за внесеними до них змінами, фіксувати дати, з яких документи втрачають чинність або вступають в законну силу. На початку папки слід мати перелік (зміст) наявних документів для їх оперативного пошуку. До речі, акти, які втратили чинність, рекомендуємо не вилучати з папки, а ще зберігати певний час. Це знадобиться при перевірках підприємства контролюючими органами, оскільки цими документами підприємство керувалося деякий період діяльності і може виникнути потреба посилатися на них. Просто зберігати такі тексти слід окремо від чинних нормативних актів. Така робота юрисконсульта підприємства повністю відповідає зазначеному Положенню, позаяк у п. 9 його визначено, що юридична служба підприємства забезпечує облік і зберігання текстів законодавчих та інших нормативних актів та підтримує їх у контрольному стані.

Взагалі, оскільки будь-який вид господарської діяльності підприємства є видом економічної діяльності і юрисконсульт підприємства – спеціаліст, передусім, у сфері господарського права, знання із сфери економіки юрисконсульту є просто необхідними. Деякі основи економічних знань він отримує ще при вивченні у навчальному закладі правових дисциплін. На це, до речі, наголошується і у зазначеній постанові Кабміну №690, у пункті третьому якої Міністерству освіти дано завдання, виходячи із сучасних умов господарювання, переглянути навчальні програми і плани з метою поглиблення знань студентів ВНЗ із господарсько-правових та економічних дисциплін[10, c. 128-129].

Але, як свідчить практика, інколи цих знань буває недостатньо. Тому зараз багато юристів-господарників отримують додаткову економічну освіту (від закінчення бухгалтерських курсів до отримання другої вищої економічної освіти) і це стосується, насамперед, тих юристів, які ведуть правову роботу на підприємствах самостійно (тобто на невеликих підприємствах). Це обумовлено певною універсальністю і широтою правових та інших знань, якими має володіти юрисконсульт малого підприємства. Економічні знання необхідні юрисконсульту ще й для участі у розробці стратегії діяльності підприємства разом із його керівником і головним бухгалтером, оскільки будь-яка значуща господарська операція має, так би мовити, три сторони: управлінську, правову та економічну (зокрема, податкову) і тому прийняття рішення з господарського питання не повинно нагадувати діяльність славнозвісних лебедя, рака і щуки.

Керівник, головний бухгалтер і юрисконсульт – одна команда. І якщо про головного бухгалтера говорять, що він права рука керівника, то юрисконсульт, поза сумнівом, – ліва. Це особливо гостро відчувається саме на невеликому підприємстві, де відсутні складні структурні схеми управління. А для того щоб знаходити з головним бухгалтером спільну мову, розуміти його погляди, юрисконсульту просто необхідний пласт економічних (бухгалтерських, податкових) знань. І тоді запропонована керівником господарська операція буде не тільки економічно обґрунтованою, а й бездоганно оформленою юридично.

До того ж знання бухобліку і податкового права юрисконсульту малого підприємства знадобиться ще й тоді, коли податкові органи здійснюють перевірку підприємства і за результатами перевірки складають акт. Під час перевірки виникає чимало запитань, на які відповідь дає не лише головний бухгалтер, а й юрисконсульт. І акт перевірки вони «вичитують» теж разом, тільки під різними поглядами. Чи треба говорити, що без спеціальних знань «вичитування» акта перевірки юрисконсультом не буде особливо ефективним[9, c. 136-137].

3. Напрями роботи юридичної служби підприємства

У своїй діяльності юридична служба підприємства керується всією законодавчою базою, що має відношення до сфери діяльності підприємства. Стосовно організації самої правової роботи на підприємстві та методики її ведення, то тут провідну роль відіграють рекомендації та роз’яснення Міністерства юстиції України. Наприклад, існують рекомендації Мін’юсту №2 від 15 січня 1996 р. «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації», де досить детально викладено цінну інформацію (особливо для початківців) щодо того, яким чином треба вести претензійно-позовну роботу. Цими рекомендаціями запропоновано також 4 форми реєстрів, пов’язаних із виставленням претензій та поданням позовів. Ураховуючи, що претензійно-позовна робота є чи не основною роботою юрисконсульта на багатьох підприємствах, зокрема малих, переоцінити такі рекомендації Мін’юсту важко.

Не стоять осторонь і підпорядковані Мін’юсту обласні управління юстиції. Їх відділи правової роботи в межах своїх повноважень надають юрисконсультам підприємств методичну та іншу допомогу в організації правової роботи на підприємстві. Щомісячно проводяться безкоштовні семінарські заняття за участю у них суддів господарського та апеляційного судів та інших спеціалістів з актуальних питань права. Щоправда, обласне управління юстиції більше уваги надає великим промисловим підприємствам та державним установам. Та ніхто не забороняє брати участь у таких навчальних семінарах юрисконсультам малих комерційних підприємств. Відвідування їх є справою добровільною, але дуже корисною.

Так, спеціалісти обласного управління юстиції здійснюють і перевірку стану правового забезпечення діяльності підприємств (знову ж таки, насамперед, державних та великих промислових). Метою таких перевірок є не накладення штрафних санкцій, а надання методичної допомоги юрисконсультам. Ось приблизний план таких перевірок:

Організація правового забезпечення діяльності (наявність юридичної служби, правовий акт, що регламентує її діяльність, планування роботи).

Стан обліку та систематизація чинного законодавства, кодифікація законодавства.

Локальні нормативні акти підприємства, що стосуються забезпечення дотримання законності в господарських відносинах.

Стан претензійно-позовної роботи.

Організація договірної роботи (облік, оформлення, візування, контроль виконання договорів).

Стан дотримання законодавства про працю. Ознайомлення з наказами щодо основної діяльності та особового складу.

Участь юридичної служби у правовому забезпеченні збереження власності, розробці заходів із боротьби з розкраданням і нестачами.

Стан дотримання законодавства про мови та про звернення громадян.

Правове виховання та юридичний всеобуч[3, c. 189-191].

Як видно, з-поміж блоків питань, що перевіряються працівниками управління юстиції, можна виділити питання, які стосуються видання локальних актів – наказів підприємства як з основної діяльності, так і з особового складу. Зазначене Положення передбачає роботу юридичної служби з перевірки відповідності законодавству проектів наказів, їх візування та участь у їх підготовці. Прийняття актів правового характеру, зокрема наказів, без попередньої перевірки юридичною службою не допускається. Щодо роботи юрисконсульта малого підприємства з цього приводу, то треба зазначити, що майже всі тексти наказів юрисконсульт не тільки перевіряє на відповідність законодавству, а й сам складає їх відповідно до законодавства. І тут знадобляться не тільки правові знання, а й знання українського діловодства і правил оформлення документів. Причому це стосується як наказів з основної діяльності, так і з особового складу. Щоправда, інколи кадрові накази може складати секретар, але він виконує суто роботу з кадрового діловодства. Юрисконсульт у зв’язку з відсутністю відділу кадрів займається кадровими питаннями, так би мовити, з правового погляду.

Загалом знання трудового права в юрисконсульта малого підприємства мають бути досить ґрунтовними, позаяк, як вже наголошувалося, кадрова служба зазвичай відсутня і весь тягар дотримання на підприємстві законодавства про працю лягає саме на юрисконсульта, починаючи з правильно оформленої трудової книжки до участі в судовому процесі щодо порушених трудових прав.

Зазначене Положення одним із напрямів діяльності юридичної служби визначає і роботу, пов’язану із підвищенням рівня правових знань працівників підприємства, інформуванням про законодавство, роз’ясненням існуючої практики його застосування. Особливу увагу тут слід надавати інформуванню про законодавство керівництва. Причому це стосується як інформування про законодавчу базу, що регулює галузь економіки, до якої відноситься підприємство, так і інформування про новини законодавства за певний період. Найоптимальніше – за тиждень. Інформувати про новини законодавства доцільніше у письмовому вигляді: наприклад, щоп’ятниці подавати керівництву письмовий звіт на 1-3 сторінки про прийняті за поточний тиждень нормативно-правові акти з короткою анотацією до кожного. Таку інформацію для звіту можна брати з періодики, яку виписує підприємство, а також з сервера Верховної Ради України (розділ «Законодавство»). Інформація з сервера вигідна тим, що вона щоденно обновлюється, і документи оперативно подаються вже у кодифікованому вигляді[5, c. 179-181].

Окремо слід сказати про роботу юрисконсульта на малих підприємствах, створених у формі акціонерних товариств, як правило, закритих. Всі акціонерні товариства, незалежно від кількості працівників, мають додатковий контролюючий орган – Державну комісію з цінних паперів і фондового ринку та додаткові нормативні акти, яких слід дотримуватись (закони України «Про господарські товариства» та «Про цінні папери і фондову біржу»). Всі акціонерні товариства проводять щорічні загальні збори акціонерів за регламентованою процедурою та подають до вказаної комісії щорічні звіти. Крім того, в акціонерних товариствах час від часу можуть виникати спори між акціонерами і самим товариством, які іноді доходять до суду. Всіма цими питаннями повинен хтось опікуватися на підприємстві. І якщо на великих підприємствах – акціонерних товариствах для цього створюється відповідний відділ корпоративного управління чи встановлюється посада корпоративного секретаря, то на малих підприємствах ці структури, як правило, відсутні. На них питаннями корпоративного права займаються юрисконсульти. А оскільки перевірки дотримання корпоративного законодавства комісією є регулярними, а їх штрафні санкції досить значними, то знання юрисконсультом корпоративного права має не менше значення, ніж знання податкового права. Це є ще однією особливістю роботи юрисконсультів частини малих підприємств, створених у формі акціонерних товариств[1, c. 123-125].

4. Обов'язки працівників юридичної служби

Конкретні обов'язки для ЮС усіх рангів виконавчої влади та суб'єктів господарювання визначені чинним законодавством України.

Якщо працівник ЮС виявив, що його зауваження при підготовці проекту наказу або іншого документа правового характеру не враховані, він повинен не візувати такі проекти і подати керівництву висновки з пропозиціями про законний порядок вирішення питання.

Загальним положенням про ЮС передбачено, що пропозиції ЮС щодо приведення відповідно до вимог законодавства проектів наказів, рішень та інших локальних актів, що суперечать законодавству, є обов'язковими для розгляду керівником міністерства, підприємства, установи, організації та їх структурних підрозділів.

Цим положенням також встановлено, що видання таких локальних актів всупереч вимогам законодавства без попереднього узгодження з юридичною службою не допускається.

Для забезпечення виконання працівниками юридичної служби своїх функціональних специфічних обов'язків законодавством надані певні права (п. 10 Загального положення про ЮС):

перевіряти додержання законності в міністерствах, відомствах, на підприємствах та в їх структурних підрозділах;

одержувати в установленому порядку від відповідних посадових осіб міністерства, підприємства, їх структурних підрозділів документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для забезпечення виконання покладених на них обов'язків;

залучати за згодою керівника іншого структурного підрозділу міністерства або підприємства, установи, організації відповідних спеціалістів для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розроблення і здійснення заходів, які проводяться ЮС відповідно до покладених на неї обов'язків;

інформувати керівника міністерства, іншого відомства, підприємства, установи чи організації у разі покладення на працівників юридичної служби виконання роботи, що не належить до її функції чи виходять за її межі, а також у випадках, коли відповідні підрозділи або особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань;

брати участь у засіданнях колегії, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться в міністерстві, на підприємстві, в установі чи організації при розгляді на них питань щодо практики застосування законодавства[6, c. 76-77].

Висновки

Підсумовуючи, зазначимо, що обсяг роботи юридичної служби будь-якого підприємства досить значний і різноплановий. Та малі підприємства є категорією підприємств, де значення юридичної служби (юрисконсульта) набуває особливого характеру, пов’язаному, по-перше, з тим, що всією правовою роботою відає одна людина, а по-друге, з певною універсальністю її роботи і відсутністю спеціалізації за окремими ділянками роботи. Це слід ураховувати як правнику, котрий починає працювати юрисконсультом малого підприємства, так і роботодавцю, який приймає на роботу цього правника.

Надання правової допомоги підприємству здійснюється на підставі договору, укладеного з юридичною чи фізичною особою — суб'єктом підприємницької діяльності, який має спеціальний дозвіл (ліцензію) на здійснення юридичної практики, або з адвокатом, адвокатським бюро, фірмою, конторою чи іншим адвокатським об'єднанням.

Основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів міністерством, підприємством, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

Список використаної літератури

1. Берлач А. Безпека бізнесу: навч. посіб. для вищ. навч. закл. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2007. — 280с.
2. Варналій З. Основи підприємництва: Навчальний посібник/ Захарій Варналій,. — 3-тє вид., виправл. і доп.. — К.: Знання-Прес, 2006. — 350 с.
3. Виноградська А. Основи підприємництва: Навч. посіб./ Алла Виноградська,. — 2-е вид., перероб. і доп.. — К.: Кондор, 2005. — 540 с.
4. Гетьман О. Економіка підприємства: Навчальний посібник/ Оксана Гетьман, Валентина Шаповал,; Мін-во освіти і науки України, Дніпропетровський ун-т економіки і права. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 487 с.
5. Донець Л. Основи підприємництва: Навч. посіб./ Любов Донець, Надія Романенко,; М-во освіти і науки України, ДонДУЕТ ім. М. Туган-Барановського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 315 с.
6. Економічна безпека: проблеми і стратегія забезпечення в Україні / Харківський ін-т бізнесу і менеджменту. — Х., 1998. — 143с.
7. Заплатинський В. Основи кримінологічної безпеки сучасного бізнесу: Навч. посіб. для студ. екон. спец. / Київський держ. торговельно- економічний ун-т. — К., 2000. — 142с.
8. Основи підприємницької діяльності: Навчальний посібник/ Борис Дратвер, Наталія Пасічник, Дмитро Закатнов та ін.; М-во освіти і науки України, АПН України, Ін-т проблем виховання. — Кіровоград, 2004. — 223 с.
9. Цигилик І. І. Основи підприємництва: Навч. посіб./ І. І. Цигилик, Т. М. Паневник, З. М. Криховецька; Мін-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 239 с.
10. Шваб Л. Основи підприємництва: Навч. посібник/ Людмила Іллівна Шваб,. — К.: Каравела, 2006. — 343 с.