Керування документаційними процесами і архіви

Вступ

Актуальність теми. Особливим етапом розвитку українського документознавства стали 1990-2000-і роки. Розпад Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти. У наукових виданнях, дисертаційних дослідженнях, залах конференцій відбувається обговорення об’єктно-предметної сфери, умовних меж проблемного поля документознавства, методики галузевих досліджень, певних зразків розв’язання дослідницьких завдань тощо.

З’ясування ґенези дисципліни дозволить розкриття її початковий зміст й закономірності еволюції. Лише останнім часом у вітчизняній науці з’явилися перші історіографічні праці (В. В. Бездрабко, О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, С. В. Сельченкова, Г. М. Швецова-Водка), які висвітлюють історію документознавства, залежності його розвитку від лона народження, зокрема діловодства [1-3, 5-10, 13-18]. Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери документознавства, виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки. Відтак метою даної розвідки є висвітлення змісту термінів «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «керування документаційними процесами» у другій половині ХХ ст. як віддзеркалення стану прикладного шляху накопичення знань про документ у документознавчому контексті.

Мета дослідження – визначення взаємозв’язку керування документаційними процесами і архіви.

Об’єкт дослідження – організація КД в Україні, її основні напрями.

Предмет дослідження – теоретичні основи й технологія взаємозв’язку керування документаційними процесами і архіви.

Завдання дослідження:

– проаналізувати склад і зміст основних понять сфери КД та становлення керування документаційними процесами і архівів, а також формування взаємозв’язку двох сфер діяльності;

– простежити роль архівів у нормативно-методичному забезпеченні керування документаційними процесами;

– охарактеризувати схему взаємозв’язку керування документаційними процесами і архівів;

– визначити розроблення архівознавством теоретичних засад керування документаційними процесами.

Методи дослідження. Під час дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, поняттєвий та системного аналізу.

Розділ І. Становлення керування документаційними процесами і архівів. Формування взаємозв’язку двох сфер діяльності

1.1. Вплив керування документаційними процесами на характер формування архівів

Початково термін «документаційне забезпечення» означав: «1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів» [15, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» і «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні і використанні.

Відсутні у вітчизняній практиці діловодства такі поняття, як “документаційна система” та “метадані”. За визначенням ISO 15489 “документаційна система” – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі.

Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя. Широко вживаний у міжнародній практиці термін “метадані” означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

Для сфери КД визначальним є поняття “підзвітності” або “відповідальності” (accountability). Це принцип, за яким окремі особи, установи та державні інституції відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення їхніх дій. Для КД це означає обов’язковість фіксації певних дій кожної установи відповідно до законодавства, що регламентує її діяльність. Дотримання цього принципу означає створення відповідних службових документів та зберігання їх протягом строку, що забезпечує відповідність регламентувальним вимогам.

Специфічним для сфери КД є поняття “передавання”, що застосовують у двох значеннях: а) передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності службових осіб стосовно дій з ними; б) передавання як фізичне переміщення службових документів з одного місця до іншого. Ці поняття доцільно унормувати у вітчизняній лексиці сфери створення та функціонування службових документів [27, c. 8].

Активізація досліджень у сфері документаційного забезпечення управління, формування ЄДСД сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства. Спроби по-новому витлумачити феномен документа на тлі автоматизації систем управління привернули увагу до інформації не лише в вузькому утилітарному значенні (як-от складання уніфікованих систем документації), але й загалом, тим самим опосередковано підтримавши розвій документологічних сюжетів. Характерно, що це безпосередньо й опосередковано вплинуло на розвиток книгознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства. Саме у цьому фаховому колі відбувається розширення аргументації на користь підміни поняття «книга» іншим — «документ». Ця пропозиція стала породженням не лише розширення змісту документаційних фондів бібліотечних, архівних установ чи інших суб’єктів інформаційної діяльності, але й відмовою від вузького значення документа, акцентуацією уваги на інформації як найширшого його тлумачення.

У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структуро-ваний процес, що полягає в «організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією». Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (1991) [12], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами» [12, с. 25], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [12, с. 26].

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну — records management (США), gestion des documents (Франція) чи SchriftgutverwaItung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення -комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функційного призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов’язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами [13, c. 348-349].

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. — на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, А. М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність «єдиного координаційного центра» управління документацією.

Процес установлення статусу службових документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення для знищення можна пов’язати із класифікуванням напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить такі етапи:

а) визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;

1. b) визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;
2. c) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

сі) документальне оформлення в документаційній системі строків зберігання та майбутні дії з передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

е) визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Дуже важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.

Вагомими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:

1. a) обсяг та рівень зростання кількості службових документів;
2. b) користування документами;
3. c) вимоги, пов’язані з убезпеченням та характером інформації службових документів;
4. d) фізичні характеристики;
5. e) вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами; і) відносна вартість варіантів зберігання службових документів;
6. g) потреби доступу.

Відповідно для належного зберігання та захисту службових документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.

Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням — це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

Що ж стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання прав контролю за службовими документами або власності на них [17, c. 140-141].

1.2. Роль архівів у нормативно-методичному забезпеченні керування документаційними процесами

У сучасних умовах суттєво зростає роль документаційно-інформаційного забезпечення управлінських процесів, документального підтвердження прав громадян на соціальний захист та забезпечення права фізичних і юридичних осіб на доступ до інформації.

Ринкові відносини створили масовий сектор недержавного документотворення і документообігу, який зачіпає інтереси мільйонів громадян. Є потреба в захисті інтересів держави щодо документів, створених державними суб’єктами господарювання. Перетворення архівних документів на товар вимагає встановлення дійового державного контролю за станом їх збереженості. Чималу низку проблем створює поширення електронного документотворення та документообігу.

Проте сучасний стан архівної справи викликає глибоке занепокоєння, є вагомою підставою для вжиття кардинальних заходів.

Так, матеріально-технічна база державних архівних установ морально і фізично застаріла, не відповідає сучасним стандартам і потребам. Лише половина державних архівних установ забезпечено приміщеннями й обладнанням, які відповідають нормативним вимогам щодо зберігання документів та роботи з ними. Ще гіршим є становище в архівних підрозділах та службах діловодства підприємств, установ і організацій. Значно знизився статус цих структур, погіршилось їх матеріальне і кадрове забезпечення.

Не впроваджуються новітні інформаційно-комунікаційні технології. Реальною є загроза безповоротної втрати значного сегмента цінної інформації – електронних документів та інших ресурсів в електронному вигляді. Не в повній мірі реалізуються положення Закону України „Про електронні документи та електронний документообіг». Відповідно до положень вказаного Закону суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Проте, нажаль, в Україні зберігання електронних документів здійснюється на неналежному рівні.

Потребують також державної підтримки підготовка архівних кадрів і проведення наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства та інформатизації [22, c. 45-46].

Фактично відсутні єдині нормативно-правові вимоги до створення управлінської документації. Припинено ведення Державного класифікатора управлінської документації, у ньому не відображено зміни в номенклатурі видів документів, що відбулися в результаті економічного розвитку країни. В Україні чинні національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак, відповідно до Закону України «Про стандартизацію» стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це спричинює не тільки різні підходи до створення управлінської документації, а й відсутність взаємозв’язку між уніфікованими формами документів, вимогами щодо їхнього застосування, які затверджуються різними центральними органами виконавчої влади. Тому, враховуючи міжнародний досвід провідних іноземних держав та практику його застосування Закон України „Про справочинство» має містити вимоги щодо дотримання норм державних стандартів на створення управлінської документації, ведення Державного класифікатора управлінської документації та врегулювання питання мови діловодства.

Розроблення національного аналога зробило можливим поширити досконалу методику, деталізувавши її згідно з вітчизняними традиціями організації діловодства. Свідомо дотримуючись положень норматив¬но-правових актів, що регулюють діловодство, а саме:

1) законів, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та справочинства;

2) документів міжвідомчого характеру і стандартів (ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок та ін.);

3) типових і примірних інструкцій із діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування;

4) нормативних документів, що упорядковують спеціальне діловодство, авторам модифікованої версії вдалося уникнути принципових відмінностей і суперечностей між ними й 180 15489-2001.

Творення національної версії 180 15489-2001 увиразнило поточні й перспективні проблеми керування документаційними процесами в Україні, зокрема, необхідність оновлення словника ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», значення термінів; зміцнення позицій систем управління якістю загалом і у частковому випадку — керуванні документацією; підвищення рівня професійної підготовки учасників КДП; серйозне наукове студіювання теорії управлінського документознавства, архівознавства, інших споріднених і суміжних дисциплін [25, c.96-97].

Діяльність групи розробників супроводжувалася багаторазовим обговоренням у фаховій періодиці основоположних принципів створення адаптаційного варіанту, консультативних нарад, зборів на рівні Держкомархіву України, різномасштабних наукових конференціях. Керування документацією чи документаційними процесами потрапляє до переліку дисертаційних тем, і 2005 р. уперше у вітчизняній історіографії з’явилося спеціальне таке дослідження на здобуття наукового ступеня кандидата наук у виконанні одного із активних розробників національної версії 180 15489-2001 — І.Є. Антоненко [2]. Актуалізація зарубіжного досвіду і вивчення проблеми можливого його застосування зміцнюється за рахунок новітніх студій, проваджених ширшим колом дослідників, яскравими представниками якого є Д.Ю. Мєшков, В.В. Рудюк та ін. Позитивним моментом стало входження спочатку теми КДП у навчальні посібники за напрямом підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність», а пізніше — введення спеціальних навчальних дисциплін із однойменною назвою у вищих навчальних закладах (наприклад, у Київському національному університеті культури і мистецтв, Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв).

Визнання керування документаційними процесами галуззю управління вказує на усталеність значення документа як дієвого й важливого засобу не тільки комунікації, але й здійснення управлінських функцій соціальними інститутами. Коментуючи згадане вище визначення поняття «керування документаційними процесами», відзначимо ще кілька суттєвих моментів. По-перше, чітко окреслюється прагнення визначити сферу керування документа цінними процесами якнайширше — від моменту створення документа, і упродовж реалізації ним функційного призначення. По-друге, сам набір термінів третього розділу стандартів — класифікування, конвертування, знищування, передавання, індексування, переміщування, забезпечення збереженості, реєстрування, контроль — чітко вказує на основні процеси, проваджені з документами, що й наповнюють зміст цієї управлінської сфери [6, c. 82-83].

Окремим розділом у ДСТУ 4423:2005 визначаються основні положення політики установи (організації) у сфері керування документаційними процесами, а також обов’язки їх учасників. Прогресивний стратегічний підхід до документування діяльності установ як специфічної політики диктував означення її мети. Згідно з ДСТУ 4423:2005 метою політики установи в сфері КДП є «створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно» . Визнання політики відносною і змінною категорією передбачає можливість її трансформації, залежно від вимог до ділової діяльності установи, економічних, суспільно-політичних обставин тощо.

Провадження політики є категорією, залежною від персональних якостей її виконавців, службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами, і тих, хто опосередковано впливає на їх протікання. Перелік обов’язків і повноважень, визначених ДСТУ 4423:2005, включає такі позиції:

1) керування всіма документаційними процесами, у т.ч. розробленням, реалізацією, веденням документаційних систем і їх операцій;

2) підтримування політики КДП в установі;

3) забезпечення доступу до достовірної, точної, чіткої інформації;

4) регулярна, повна звітність за документування діяльності установи;

5) постійне підвищення фахової кваліфікації.

Таким чином, особи, задіяні в реалізації політики КДП, виступають не лише її провідниками, зобов’язаними безперервно займатися підвищенням освітнього рівня, але й організаторами, гарантами достовірності, точності фіксації і розповсюдження документальної інформації.

Діагностований перелік обов’язків службовців КДП характеризується загальністю й достатньою для окреслення усіх напрямів керування документаційними процесами лаконічністю, яка породжує не невизначеність, а легкість сприйняття констатованих аналізованим документом норм.

Стандарт закріплює основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси. Системний підхід до службової документації виявився й у викладі розробляння і впровадження документаційних систем як ланки КДП, ставленні до них як органічного взаємозалежного поєднання окремих одиниць, що забезпечують діяльність установи [3, c. 61-62].

Чільне місце у ДСТУ 4423:2005 відводиться унормуванню документаційних процесів і їх контролюванню. Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документаційних систем, їх строків зберігання, власне, долучання службових документів до документаційних систем, реєстрування, класифікування, зберігання й обробляння, доступ, контролювання руху службових документів і користування ними, передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування називаються стандартом основними документаційними процесами, потребуючими чіткої регламентації.

Зміст, мета і цілі, принципи провадження кожного з них — такою є загальна схема представлення документаційних процесів, що дозволило стандартизувати основні положення їх реалізації, в чому й полягає призначення ДСТУ 4423:200543. Логічним завершенням унормування документаційних процесів є визначення процедури їх відстежування та здійснювання перевіряння їх відповідності політиці і вимогам установи, очікуваним результатам, рівня дієвості, ефективності, придатності систем документації, КДП, необхідності їх модифікації.

Основні положення ДСТУ 4423:2005 не обходять увагою й навчання службовців, до того ж різного рангу, задіяних у роботі зі службовими документами. У рамках розділу «Навчання» регламентується обов’язковість реалізації на рівні установи освітніх професійних програм, котрі відповідали б новітнім умовам побутування соціуму, належного задоволення його інформаційних потреб, розвитку відповідних соціальних інфраструктур.

Друга частина ДСТУ 4423:2005 містить, як і 180 15489:2001, настанови щодо провадження керування документаційними процесами та помірну й зручну для практичного застосування деталізацію основних положень стандарту. Не зупиняючись на їх розгляді, висловимо сумнів щодо необхідності їх докладнішої деталізації, за яку виступають окремі фахівці, пропонуючи розробити методичні рекомендації «грубих» обсягів. Очевидно, для цього існують інші нормативні документи, які регулюють питання КДП, а для практичного керівництва достатньо викладу основних засад їх реалізації.

Набуття чинності ДСТУ 4423:2005 стало прогресивним явищем упорядкування вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту 180 15489-2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.

Таким чином, низка проблем, що виникає на сьогодні у сфері діловодства мають бути вирішені шляхом відображення відповідних вимог у спеціальному законі [10, c. 84-85].

Розділ ІІ. Дослідження архівістикою теоретичних засад міждисциплінарних зв’язків керування документаційними процесами і архівів

2.1. Схема взаємозв’язку керування документаційними процесами і архівів: загальна характеристика

Відповідно до стандарту ISO 15489 метою політики КД є створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в установі так довго, наскільки це потрібно. Політика приймається вищим керівництвом установи і поширюється на всю установу. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала чинні вимоги до ділової діяльності. Норми, зафіксовані в політиці КД, обов’язково враховують під час впровадження програми КД в установі. З метою конкретизації персональної відповідальності за створення й включення службових документів до ДС установа визначає та фіксує у посадових інструкціях і подібних до них службових документах обов’язки й повноваження у сфері КД для всього персоналу установи, в тому числі службових осіб, що керують документацією, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівництва всіх рівнів, системних адміністраторів та всіх, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Специфічні обов’язки з керування та підготовки звітності за КД покладають на особу з відповідними повноваженнями в установі.

До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів у справи та відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазначаються цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами-здавальниками [10, c. 86].

Національний архівний фонд України (НАФ України) — це сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідно до експертизи і зареєстровані в передбаченому законом порядку.

Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення термінів їх зберігання в архіві організації згідно з графіком, затвердженим керівниками організації та відповідного державного архіву.

В організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах термінів скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз на 3 — 5 років або після закінчення термінів скликання [11, c. 64].

Документи організацій передаються на державне зберігання у впорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. Надходження документів оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного архіву, а другий залишається у справі фонду архіву організації.

Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ до державного архіву. Четвертий примірник опису разом з примірником акта залишається в архіві організації.

Випадки відсутності окремих справ застерігаються в акті приймання-передавання документів, а причини відсутності справ — у довідці, що додається до акта.

Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про організацію та її документи або доповнення до неї.

Державній реєстрації підлягають усі документи організації, віднесені експертизою цінності до складу Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду здійснюється відповідним державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву організації, де зберігаються ці документи.

Після затвердження рішення ЕПК про віднесення документів організації до складу Національного архівного фонду відповідний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво, яке видається організації-власнику документів разом із примірником затвердженого опису документів.

Питання видачі, переоформлення й анулювання реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року № 853 [23, c. 115-117].

2.2. Розроблення архівознавством теоретичних засад керування документаційними процесами

У сучасній інформаційній інфраструктурі України відбуваються суттєві зміни, зумовлені її інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій, що також впливає на процеси підготовки службових документів та організацію діловодства в цілому. На часі постає завдання застосування у вітчизняному діловодстві міжнародних правил і методик.

З 1998 р. в Україні діє затверджена Президентом Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії — забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямків інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС1. У межах цієї стратегії також відбувається поступове прийняття в Україні європейських та міжнародних стандартів. Зокрема, згідно з Планом державної стандартизації на 2004 р. здійснюється розроблення Національного стандарту України «Інформація та документація. Керування документацією», модифікованого зі стандартом ISO 15489-1 «Information and documentation — Records management».

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, співставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної галузі, тобто суспільної сфери, безпосередньо пов’язаної із зберіганням історичної пам’яті народу, збиранням, зберіганням і використанням документально-інформаційних ресурсів країни. Діяльність цієї, як і інших, сфери суспільного життя регулюється законодавством і має правовий характер [16, c. 81].

За характером побудови і принципами функціонування існуючі в минулому і сучасні архівні системи з певною мірою умовності ділять на дві основні групи: централізовані, де управління архівною справою здійснюється єдиним державним органом на єдиних засадах, і децентралізовані. Однак у чистому вигляді такі системи майже не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи з елементами централізму і децентралізму, міру співвідношення між якими визначають у кожному конкретному випадку.

Отже, провідною тенденцією розвитку сучасних архівних систем є їхня децентралізація, демократизація архівної справи, що відповідає процесам світової інтеграції, розвиткові комунікацій та міжконтинентальних інформаційних систем. Нині можна говорити про формування світової архівної системи, яка охоплює архівні системи різних країн світу, насамперед 190 країн – членів ООН. У 1948 р. з ініціативи ЮНЕСКО для встановлення і зміцнення зв’язків між архівістами всіх країн було створено Міжнародну Раду Архівів (МРА), а 1979 р. розроблено програму управління архівами і документами (КАМР). У світовій архівній системі окреслюються споріднені архівні системи регіонів, зокрема країн – членів ЄЕС, країн – членів Ради Європи, де налагоджується співробітництво архівістів, досягається певна уніфікація організації архівної справи. Зі вступом України до Ради Європи її архівна система інтегрується в європейську і світову системи. В цьому Україна керується досвідом своєї участі в МРА, у міжнародних конференціях архівістів.

Архівна система України, як і будь-якої іншої країни, складалася історично. Як зазначалося в попередньому розділі, архівна справа в Україні має давню традицію і своїми витоками пов’язана з княжою добою Київської Русі та Галицько-Волинської держави. Бережливе ставлення до документів знайшло дальше втілення в Метриках (архівах) Литовській та Коронній 15-16 ст.

Мережа архівних установ – це структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій та громадських об’єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів. До установ галузі належать і органи управління архівною справою, науково-дослідні інституції, спеціалізовані бібліотеки, професійно-освітні центри, видавництва тощо. Мережа архівних установ у їхніх вертикально-горизонтальних зв’язках разом з органами управління та іншими структурами галузі складають систему архівних установ. Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність. Перед тим, як дати їм стислу характеристику, необхідно підкреслити, що державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на: а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві); б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографо-геодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку.

Стаття 10 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” присвячена державним архівним установам Автономної Республіки Крим, які віднесено до місцевих державних архівів. Такий статус мають державні архіви областей та їхні філіали, міські державні архіви та архівні відділи районних державних адміністрацій. Головна функція їх полягає в зберіганні архівних документів місцевого походження та в наданні необхідної архівної інформації установам і громадянам.

Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін.

Найчисленнішою групою архівних установ є архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій. Їх особливість полягає в тому, що вони комплектують документи для тимчасового зберігання, які використовуються в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Після завершення термінів тимчасового зберігання документи, що за своєю цінністю входять до НАФ, передають на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівів, у т.ч. кінофотофонодокументи.

Систему архівних установ представляють також архіви та архівні підрозділи об’єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності. Чисельність архівних установ, заснованих на недержавних формах власності, неухильно зростає в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного підприємництва, утворення нових громадських об’єднань, політичних партій.

Важливою ланкою системи архівних установ є Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, на який покладено завдання розроблення теорії архівного будівництва, історії та практики архівної справи, узагальнення та поширення передового вітчизняного і зарубіжного досвіду, новітніх архівних технологій, документознавчих проблем [9, c. 120-122].

Висновки

Отже, термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації — галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу.

Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під «створенням документів» розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій.

Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один «життєвий» цикл документів, який так само є об’єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів — формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату.

Загалом нині КД стало складовою інформаційного менеджменту і означає підхід до організації роботи зі службовими документами як до найважливішої частини загального інформаційного ресурсу установи з використанням новітніх інформаційних технологій відповідно до вимог чинного законодавства.

Аналіз теоретичних засад організації КД в установі, розроблених зарубіжними архівознавцями та документознавцями, свідчить, що їх основу складають формальні управлінські моделі загального менеджменту, тобто обов’язковим є розроблення та впровадження політики та програми КД, регулярне навчання персоналу та контроль.

Вивчення форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та країнах, чий досвід було досліджено. Основна відмінність полягає у більшій регламентації цих процесів в Україні, що є позитивним в умовах забезпечених сучасними інформаційними технологіями змін процесів створення, отримання та використання документованої інформації. З іншого боку, архівістами та фахівцями у сфері інформації та документації США та Великої Британії напрацьовано значний досвід організації створення та функціонування службових документів у межах інформаційного менеджменту, використання документації як інформаційного ресурсу, досягнуто достатньо високий технологічний рівень роботи з електронними документами та нагромаджено досвід нормативно-методичного забезпечення їх функціонування.

Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн.

Список використаної літератури

1. Антоненко І.Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією // Наукові праці НБУВ. — Вип. 14. — К., 2005. — С. 537-547.
2. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство, теоретичні основи та технології : автореф. дис. … к.і.н. 07.00.10 / Держкомархів України. УНДІАСД. — К., 2005. — 20 с.
3. Антоненко І.Є. Стандартизація процесів управління документацією : досвід Австралії / І. Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-26 трав. 2004 р. — К., 2004. — С. 60-62.
4. Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / А.Н. Сокова // Отеч. архивы. — 1992. — №2. — С. 100-106.
5. Бездрабко В. В. Діловодство у переддень народження документознавства : особливості побутування та вплив на еволюцію науки про документ / В. В. Бездрабко // Наукові праці. Т. 88. Вип. 75. Історичні науки. — Миколаїв, 2008. — С. 156-165.
6. Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККІМ. — 2008. — № 1. С. 78-83.
7. Бездрабко В. В. К.Г. Мітяєв і становлення документознавства / В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2008. — № 1. — С. 8-22.
8. Бездрабко В. В. Традиційне документознавство і діловодство : компаративний аналіз визначення понять / В.В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни : питання теорії і методики. Збірка наук. праць. — К., 2007. -Ч. 14. — С. 190-206.
9. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство : навч. посіб. / В. В. Бездрабко. — К., 2006. — С. 119-136.
10. Бездрабко В. В. Формування Єдиної державної системи діловодства і розвиток управлінського документознавства : залежності й інвазії / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. — 2008. — № 2. — С. 80-86.
11. Берк Ф. Г. Национальный архив и управление документацией в США / Ф. Г. Берк // Сов. архивы. — 1988. — №3. — С. 92-101.
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. — М., 1991. — 99 с.
13. Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу «Архіви України» // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. праць. — К., 2002. -Вип. 5. — С. 348-355.
14. Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950-1980-х роках // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 2004. — Т. 11. — С. 177-182.
15. Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 1999. — Т. 5. — С. 113-115.
16. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 1998. — Т. 3. — С. 80-81.
17. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 2002. — Т. 8. — С. 139-141.
18. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації як об’єкт дослідження інформатики // Студії з архів. справи та документознавства. — 1996. — Т. 1. — С. 72-76.
19. Кулешов С. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна // Студії з архів. справи та документознавства. — 2006. — Т. 14. — С. 58-61.
20. Кулешов С. З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920-1930-х роках // Студії з архів. справи та документознавства. — 2004. — Т. 11. — С. 164-167.
21. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство : навч. посіб. / С. Г. Кулешов. — К. : ДАКККіМ, 2003. — 57 с.
22. Кулешов С.Г. Документознавство : історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. — К. : ДАКККіМ, 2000. — 167 с.
23. Кулешов С.Г. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві // Студії з архів. справи та документознавства. — 2004. — Т.12. — С. 115-119.
24. Кулешов С.Г. Про базові поняття документознавства (нотатки з приводу змісту розділу «Загальні поняття» ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення») // Студії з архів. справи та документознавства. — 1997. — Т. 2. — С. 72-75.
25. Кулешов С.Г. Українське документознавство : сучасний стан і перспективи розвитку / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. — 1999. — Т. 4. — С. 95-98.
26. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. — М. : Науч. книга, 1998. — 187 с.
27. Ларин М.В. Управление документацией : теория и практика (тезисы доклада) / М. В.Ларин // Делопроизводство. — 2001. — № 1. — С. 7-10.
28. Ларин М.В. Форум по электронным документам / М. В. Ларин // Отеч. архивы. — 1997. — №2. — С. 100-101.
29. Матяш І. Б. Галузева наукова установа : до підсумку 10 років діяльності УНДІАСД / І. Б. Матяш // Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. До 10-річчя заснування (1994-2004) : бібліогр. покажчик. — К., 2004. — С. 10-11. — (Архівні та бібліографічні джерела української історичної думки ; Вип. 10).
30. Митченко О. Ю., Рысков О. И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001 / О. Ю. Митченко, О. И. Рысков // Делопроизводство. — 2003. — № 3. — С. 62-66.