Контрольна з управління

1. Характеристика школи адміністративного управління

2. Етапи процесу контролювання. Зворотній зв'язок при контролі.

Список використаної літератури

1. Характеристика школи адміністративного управління

Засновником школи адміністративного управління (або друга назва — класичної школи управління) вважається Фредерик Уінслоу Тейлор. До Тейлора двигуном підвищення продуктивності праці був принцип «пряника» — скільки зробиш, стільки й отримаєш. Однак даний підхід до кінця 19 – початку 20 століття вичерпав себе.

Наукове управління найбільш тісне зв'язано з роботами Ф.У. Тейлора, Френка і Лілії Гілбрет і Генрі Ганта. Ці творці школи наукового управління думали, що, використовуючи спостереження, виміри, логіку й аналіз можна удосконалити багато операцій ручної праці, домагаючись їх більш ефективного виконання. Першою фазою методології наукового управління був аналіз змісту роботи і визначення її основних компонентів. Тейлор, наприклад, скрупульозно замірив кількість залізної руди і вугілля, що людина може підняти на лопатах різного розміру. Гілбрети винайшли прилад і назвали його мікрохронометром. Вони використовували його в сполученні з кінокамерою для того, щоб точно визначити, які рухи виконуються при визначених операціях і скільки часу займає кожне з них. Ґрунтуючись на отриманій інформації, вони змінювали робочі операції, щоб установити зайві, непродуктивні рухи і прагнули підвищити ефективність роботи.

Наукове управління не зневажало людським фактором. Важливим внеском цієї школи було систематичне використання стимулювання з метою зацікавити працівників у збільшенні продуктивності й обсягу виробництва. Передбачалася також можливість невеликого відпочинку і неминучих перерв у виробництві. Так що кількість часу, виділювана на виконання певних завдань, була справедливо встановлена. Це давало керівництву можливість установити норми виробництва, що були виконані, і платити додатково тим, хто перевищував установлений мінімум. Ключовим елементом у даному підході було те, що люди, які робили більше, винагороджувалися більше. Автори робіт з наукового управління також визнавали важливість добору людей, що фізично й інтелектуально відповідали виконуваній ними роботі, вони також підкреслювали велике значення навчання.

Наукове управління також виступало в захист відділення управлінських функцій обмірковування і планування від фактичного виконання роботи. Тейлор і його сучасники фактично визнавали, що робота з управління – це визначена спеціальність, і що організація в цілому виграє, якщо кожна група працівників зосередиться на тому, що вона робить краще за все. Цей підхід різко контрастував зі старою системою, при якій робочі самі планували свою роботу.

Концепція наукового управління стала серйозним переломним етапом, завдяки якому, управління стало широко визнаватися як самостійна галузь наукових досліджень.

З розвитком промисловості управління не могло базуватися на такій примітивній основі. Тейлор прийшов до думки організувати працю, що «припускає вироблення численних правил, законів і формул, що замінять собою особисті судження індивідуального працівника і які можуть бути з користю застосовувані тільки після того, як буде зроблений статистичний облік, вимір і так далі, їхньої дії». На думку Тейлора виконавець був не в змозі охопити виробничий процес у цілому, тим більше, що це постійно мінливе дійство. Таким чином, на початку століття роль керівника у вирішенні того, що робити виконавцю, як робити, у якому обсязі, виростала незмірно і регламентація роботи виконавця приймала крайні форми.

Тейлор розчленував усю роботу виконавця на складові частини. Окремі рухи були ним прохронометровані, а робочий день розписаний по секундах. Однак не варто думати, начебто хронометраж приводив лише до більш точного визначення можливості усього в результаті раціоналізації самої роботи і, зокрема, запровадження доцільних режимів змін праці і відпочинку.

Наприклад, висококваліфікований вантажник, що переносить протягом робочого дня 12,5 тонни вантажу, використовуючи методику, запропоновану Ф. Тейлором, переносив вантаж загальною вагою 47 тонн. Причому, як показав хронометраж, робітник працював лише 26 хвилин кожної години робочого часу, а відпочивав 34 хвилини, тобто більше половини робочого часу, що дозволяло йому менше утомлюватися.

Таким чином, Тейлор на практиці в ряді випадків відшукав той обсяг роботи, відповідним чином виконуючи який робітник найбільше раціонально може віддавати свою робочу силу протягом тривалого часу.

Теоретичні роботи Тейлора були обґрунтовані німецьким соціологом Максом Вебером, що і висунув передумови, що твердий порядок, підкріплений відповідними (розробленими Тейлором) правилами, є найбільш ефективним методом роботи.

Розчленовування виконуваної роботи на окремі складові елементи – рухи повинні бути, відповідно до теорії Тейлора-Вебера, піддані твердій регламентації і контролю.

Типовим для класичної школи є приклад досліджень Френка і Ліліан Гілберт, які, за допомогою спеціальних годинників — мікрохронометрів і кінокамери виявили й описали 17 основних елементарних рухів кисті руки, рекомендувавши їх у подальшому для раціональної організації праці.

Вебер думав, що функціонуючу організацію можна «розкласти» на складові частини і «пронормувати» роботу кожної з них. Такий поділ праці спеціалізує персонал і відповідно будує організацію по лінійній ознаці (тобто кожний відповідає за свої дії лише перед вищестоящим начальником). Крім того, Вебером були запропоновані й обґрунтовані інші думки по побудові бюрократичної системи. Зокрема він думав, що можна регламентувати і функції, і кількість керівників.

Організація розглядалася як замкнута система у відмінності від концепції наукового управління. Усередині цієї концепції зародилися ряд моделей управління. Одним із прикладів такої моделі може служити, так називана, ідеальна бюрократична модель Вебера. Основні характеристики моделі:

1. Уся діяльність по управлінню розчленовується на елементарні найпростіші операції, що припускає строге регламентування функцій, прав і обов'язків кожної з ланок управління. Це створює умови для використання фахівців, професіоналів.

2. Виробничо-технічна система будується на принципах ієрархії.

3. Діяльність виробничо-господарських систем регулюється системою абстрактних правил, чіткими стандартами, інструкціями, що визначають відповідальність кожного управлінського працівника і створюють передумови для єдиного підходу при вирішенні виробничої ситуації.

4. Усунення особистих егоїстичних відносин у службових справах.

5. Робота ґрунтується на відповідності працівника займаної посади.

Вебер навряд чи підозрював, якої страшної сили бомба була закладена у фундаменті всієї цієї побудови. Бюрократична система, як з'ясувалося, має примітну особливість – «кількість службовців і обсяг роботи цілком не зв'язані між собою».

Роботи, проведені по перевірці даного висновку, цілком підтвердили цей блискучий постулат, названий по імені автора законом Паркінсона. Статичні дані, отримані Паркінсоном, просто неймовірні.

Проаналізувавши зв'язок кількості службовців і обсягу робіт Британського адміралтейства, Паркінсон прийшов до висновку, що «у 1967 р., коли від колишньої моці англійського флоту не залишилося і сліду, 33000 державних службовців ледь впорюються з флотом, якого практично немає.

Автори, що писали про наукове управління, в основному присвячували свої дослідження тому, що називається управлінням виробництвом. Вони займалися підвищенням ефективності на рівні нижче управлінського. У відмінності від них, автори, що вважаються творцями школи адміністративного управління, більш відомої як класична школа, мали безпосередній досвід роботи як керівників вищої ланки управління у великому бізнесі.

Анрі Файоль засновник і "батько менеджменту". Ціллю класичної школи було створення універсальних принципів управління. Вони вважали, що випливаючи цим принципам підприємство досягне найвищих результатів. Заслуга Файоля полягає в тому, що він розглянув управління як універсальний процес, що складається з декількох функцій. Інший напрямок цієї школи стосувалося структури організації. При цьому організація розглядалася як замкнута система у відмінності від концепції наукового управління.

Бурхливий розвиток промисловості визначило подальшу еволюцію наукових поглядів класичної школи. Розвиток ідей Тейлора було продовжено видатним французьким інженером Анрі Файолем, що розвив теорію на більш високому рівні управління.

Виникнення адміністративної школи зв'язано головним чином з ім'ям Анри Файоля (1825—1925). На думку американських істориків менеджменту, Файоль є найбільш значною фігурою в науці управління першої половини XX в.

Протягом 30 років він був керівником великої французької гірничодобувної і металургійної компанії «Комамбо», яка у момент його призначення на посаду генерального керуючого (1888 р.) знаходилася на грані банкрутства, а до часу його відставки (1918 р.) стала однією із самих могутніх, що славляться своїми адміністративними, технічними і науковими кадрами французьких концернів. Узагальнюючи свої багаторічні спостереження, Файоль створив «теорію адміністрації». Його перша стаття, присвячена цій теорії, вийшла у 1900 р., а книга «Загальне і промислове управління» — у 1916 р.

Важливу роль у розвитку ідеї цієї школи зіграли Л. Урвік, Д. Муні й ін., що розглядають діяльність організацій з погляду широкої перспективи і які намагаються визначити загальні характеристики і закономірності організацій у цілому.

На відміну від творців школи наукового управління Тейлора і Гілбрета, що починали свою кар'єру простими робітниками, що, безсумнівно, уплинуло на їхні уявлення про управління організацією, автори адміністративної школи мали безпосередній досвід роботи як керівників вищої ланки управління у великому бізнесі: Файоль, як уже відзначалося, керував великою французькою компанією, Урвік був консультантом по питанням управління в Англії, Муні працював у компанії «Дженерал Моторс». У зв'язку з цим їхньою головною турботою була ефективність управління в більш широкому значенні слова — стосовно до роботи всієї організації.

У роботі «Загальне і промислове управління» Файоль окреслив сферу діяльності адміністрації, яку можна представити у вигляді шести напрямків:

1. технічна (технологічна) діяльність;

2. комерційна діяльність (закупівля, продаж, обмін);

3. фінансова діяльність (пошуки капіталу й ефективне його використання);

4. захисна діяльність (захист власності й особистості);

5. бухгалтерська діяльність (інвентаризація, балансові відомості, витрати, статистика);

6. адміністрування (впливає тільки на особовий склад, не надаючи безпосереднього впливу ні на матеріали, ні на механізми).

Основною функцією управління, її найбільш важливою частиною Файоль приймав адміністрування.

Ціллю адміністративної школи було створення універсальних принципів управління, випливаючи яким, по переконанням творців школи, організація, безсумнівно, досягне успіху.

Принципи управління — це основні правила, що визначають побудову і функціонування системи управління; найважливіші вимоги, дотримання яких забезпечує ефективність управління. За твердженням Файоля, принципи — це маяк, що допомагає орієнтуватися.

Розглядаючи організацію як специфічний вид діяльності і як настільки ж своєрідну адміністративну систему і погоджуючи свої ідеї з принципами Тейлора щодо стимулювання кожного працівника, Файоль сформулював наступні 14 принципів управління стосовно до діяльності вищої ланки управління:

1. Поділ праці, тобто спеціалізація, необхідна для ефективного використання робочої сили, стосовно до усіх видів праці, як управлінської, так і виконавської.

2. Влада і відповідальність. На думку Файоля, влада і відповідальність зв'язані між собою, причому остання є наслідком першої. Він вважав, що влада сполучить офіційний (заснований на займаній посаді) і особистий (що укладається в собі сплав розумового розвитку, досвіду, морального рівня, навичок по роду колишньої служби й ін.) фактори.

3. Дисципліна. Розуміючи дисципліну як повагу домовленості, розрахованих на те, щоб забезпечити покору, старанність, енергійність і зовнішній прояв поваги, Файоль підкреслює, що для підтримки дисципліни необхідна наявність гарних керівників на всіх рівнях.

З усіх засобів впливу па підлеглих з метою зміцнення дисципліни одним з найдійовіших Файоль вважав особистий приклад начальника. За його переконанням, якщо начальник подає приклад акуратності, ніхто не насмілюється являтися з запізненням. Якщо він діяльний, мужній, відданий, — йому наслідують, і якщо він уміє вести справу, йому вдасться змусити співробітників полюбити роботу.

Але і поганий приклад також заразливий і, виходячи з верхів, він дає іноді самі згубні наслідки для усіх.

4. Єдиноначальність. Єдиноначальність, на думку Файоля, має в порівнянні з колегіальністю ту перевагу, що воно забезпечує єдність точки зору, єдність дії і єдність розпорядительства. Тому воно має тенденцію до переваги.

5. Єдність керівництва. Види діяльності, що переслідують ту саму ціль, повинні мати одного керівника і керуватися єдиним планом. Подвійне керівництво може виникнути, на думку Файоля, лише внаслідок невиправданого змішання функцій і недосконалого розмежування їх між підрозділами, що не тільки зайво, але і вкрай шкідливо. У жодному з випадків, на його думку — не буває пристосування соціального організму до дуалізму розпорядительства;

6. Підпорядкування приватних інтересів загальним. Інтереси службовця чи групи службовців не повинні ставитися вище інтересів підприємства; інтереси держави повинні бути вище інтересів громадянина чи групи громадян… Здавалося б, подібне правило не має потребу в нагадуваннях. Але неуцтво, честолюбство, егоїзм, лінощі і всякі людські слабості і пристрасті штовхають людей до зневаги загальними інтересами в домовленість приватних.

7. Винагорода. Методи стимулювання праці повинні бути справедливими і доставляти максимально можливе задоволення співробітникам і роботодавцям.

8. Централізація. Не прибігаючи до терміна «централізація влади», Файоль говорить про ступінь концентрації чи розосередження влади. Конкретні обставини будуть визначати, який варіант «дасть кращий загальний результат».

9. Скалярний ланцюг, тобто, по визначенню Файоля, «ланцюг начальників» від самого вищого до самого нижчого рангу, від якого не потрібно відмовлятися, але якого варто скоротити, якщо занадто ретельне проходження його може нанести шкоду.

10. Порядок, тобто «усьому (кожному) своє місце, і всі (кожний) на своєму (його чи її) місці».

11. Справедливість. Лояльність і відданість персоналу повинні забезпечуватися поважним і справедливим ставленням адміністрації до підлеглих.

12. Стабільність робочого місця для персоналу. Файоль рахував, що зайва плинність кадрів є одночасно і причиною, і наслідком поганого управління, і вказував на пов'язані з цим небезпеки і витрати.

13. Ініціатива, тобто, по визначенню Файоля, обмірковування і виконання плану. Оскільки це «доставляє велике задоволення всякій мислячій людині», Файоль призиває адміністраторів «поступитися особистим марнославством», для того щоб підлеглі одержали можливість виявити особисту ініціативу.

14. Корпоративний дух, тобто принцип «у єднанні — сила». Наводячи перелік цих принципів, Файоль указував, що він не прагнув дати вичерпний їхній виклад, а спробував описати лише ті з них, що йому приходилося найчастіше застосовувати, оскільки навіть незначна кодификація принципів є необхідною у всякій справі.

Система з 14 положень є не просто гнучкою, але й такою, що припускала можливість уведення нових положень. Так у сучасній літературі до функцій управління найчастіше відносять планування, організацію, керівництво, облік, контроль і аналіз. Змінювався підхід до розуміння тієї чи іншої функції, однак у цілому, їх склад, визначений ще представниками класичної школи, залишався майже незмінним.

Таким чином, після довгих трансформацій уявлення про управління стало приймати сучасні форми, до управління почали підходити як до цілісного поняття.

Вважаючи запропоновані ним принципи універсальними, Файоль, проте, указував, що їхнє застосування повинне носити гнучкий характер і враховувати ситуацію, у якій здійснюється управління. Він відзначав, що система принципів ніколи не може бути довершена, навпроти, вона завжди залишається відкритою для доповнень, змін, перетворень, заснованих на новому досвіді, його аналізі, осмисленні, узагальненні. Тому число принципів управління необмежено.

Відзначимо, що деякі приведені принципи звернені до людського фактора. Файоль показав, що менеджмент, призначений головним чином для інтенсифікації виробничих процесів, заснований на знанні психології і що облік людського фактора в управлінні украй важливий.

Багато принципів управління дотепер мають практичну цінність. Наприклад, японська компанія «Міцусіта електрик» керується наступними сімома принципами управління: об'єктивність, справедливість, згуртованість, благоустрій, скромність, гармонія, оцінка, — які перегукуються з принципами, розробленими Файолем.

Надалі багато дослідників займалися вивченнням і теоретичним описом принципів управлінської діяльності, однак усі вони були тільки послідовниками Файоля, що розвивали, які доповнювали і конкретизували його навчання.

Адміністративна школа менеджменту сформувала основу для дещо ширшого вивчення можливостей підвищення ефективності управління організаціями, які крилися у сфері людських стосунків. Перші кроки у цьому напрямку зробила М.П. Фоллет, яка застосувала у своїх дослідженнях рекомендації соціальної психології. Саме М.П. Фоллет належить вислів: «Менеджмент – це забезпечення виконання роботи за допомогою інших осіб». Вона запропонувала свою концепцію лідерства, яка започаткувала новий напрямок у менеджменті – гуманістичний.

Прихильники цього напрямку приділяли основну увагу аналізові поведінки людей у процесі виконання роботи, їхній соціальній взаємодії. У межах цього напрямку сформувалися три школи: школа людських стосунків, поведінкова школа і концепція людських ресурсів.

2. Етапи процесу контролювання. Зворотній зв'язок при контролі

Ефективний контроль на підприємстві не є стихійним явищем. Як і будь-яку діяльність, процес контролювання необхідно розробляти й організовувати. Проектування процесу контролю ведеться разом з розробкою організаційної структури управління (як її складова частина). Якщо ж підприємство має можливість створити автоматизовану компьютерно-інформаційну мережу, то процес контролювання повинен вписуватися в неї. Крім того, керівник з метою контролю широко використовує неформальні джерела інформації. Тому при розробці схеми контролю необхідно, по можливості, враховувати потоки інформації, що проходять крізь неформальну структуру.

Розробка процесу контролю

Очевидно, що інформаційна система, яка забезпечує комунікації, система прийняття рішень і система контролю пов'язані між собою і лише умовно виділяються як частини організаційної структури управління. Ці три частини не слід розглядати, і тим більше проектувати, окремо. На жаль, на практиці робиться навпаки. У результаті вони не узгоджуються між собою, а це призводить до погіршення якості системи управління.

У процедурі проектування контролю визначають такі етапи:

• вибір контрольованої підсистеми;
• визначення параметрів підсистеми, які підлягають контролю;
• установлення джерел інформації, необхідної для контролю;
• установлення споживачів (контролерів) контрольованої інформації.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. На рис. 1 представлена схема розробки процесу контролю.

Вибір підсистеми

Оскільки організація використовує вибірковий контроль (інакше він буде економічно невиправданий), то перший етап полягає у визначенні об'єктів або процесів, які необхідно контролювати.

У кожному випадку підсистеми являють собою ключові напрями діяльності (конкретні функції) організації. Виділенню підлягають ті підсистеми, за якими при плануванні визначені стандарти і конкретні критерії. Без цього контроль здійснити практично неможливо. Контролю також підлягають усі рішення, незалежно від того, були вони прийняті при плануванні чи під час роботи менеджера (поточні).

Об'єктом контролю в організації обов'язково є:

• вхідні активи: сировина, матеріали, вузли, деталі, фінансові операції та ін.;
• виробничий процес виготовлення продукції або надання послуг;
• вихідні результати: якість готової продукції, терміни відвантаження продукції споживачеві, продажу;
• установлені нормативи: техніка безпеки, норми часу, санітарні норми, пожежні норми, екологічні норми і т. ін.;
• правила, вимоги, обмеження на виконання певних видів робіт;
• результати роботи виконавців управлінських рішень;
• зворотний зв'язок у процесі комунікацій.

Кожний з об'єктів повинен, по можливості, описуватися з позицій конкретних задач управління. Останніх два види об'єктів важко піддаються опису. Це не стосується запрограмованих управлінських рішень, а лише тих рішень, що приймає керівник щодо поточних ситуацій.

Контролювання — це діяльність управлінських працівників (найчастіше керівників), з встановлення відповідності отриманого результату (факту його появи) плановим стандартам і критеріям або оцінка ступеня відхилення результату від стандарту (критерію).

Для ефективного контролю необхідно дотримуватися принципів результативності, адресності, сприйняття, своєчасності, гнучкості й економічності.

Контроль має складну систему цілей. Вони залежать від виду контрольованих параметрів діяльності організації.

У залежності від цілі контролю в практиці менеджменту виділяються наступні його види: експедиторський, диспетчерський, вхідний, фінішний, нормоконтроль, маркетинговий, управлінський, комунікативний.

Існують різні погляди на процес і місце контролю в менеджменті. За призначенням контроль буває лінійний, функціональний, операційний. За часом здійснення контроль поділяють на попередній, поточний і заключний.

Організація процесу контролювання залежить від виду технології виробництва: безперервного (контроль продукції), масового (дискретного) (контроль процесу виробництва), індивідуального (контроль фіксованих умов).

Функція контролю забезпечує порівняння даних обліку і надання інформації про величину відхилення облікових даних від планових норм для регулювання контрольованих процесів.

Список використаної літератури

1. Анонін А.А. Маркетинг. Курс лекцій. — Київ: МАУП, 1996.

2. Ансофф И. Стратегическое управление.- М.: Экономика, 1998.

3. Ассэль Г. Маркетинг: принципы и стратегия.- М., 1999.

4. Багиев Г.Л. Маркетинг. — М.: Экономика, 1999.

5. Гаркавенко С.С. Маркетинг. — Київ, 1998.

6. Менеджмент. П. А. Кохно. – М.:Финансы и статистика, 1993 г.

7. Профессионалы в управлении. Мартынов С. Д. – Л.:Лениздат, 1991 г.

8. Менеджмент – путь к успеху. Любимова Н.Г. – М.: Агропромиздат, 1992 г.

9. Герчикова «Менеджмент». М; «Юнити» 1995 г.

10. О.С. Виханский, А.И. Наумов «Менеджмент». М; «Гардарика» 1996 г.

11. Основополагающие идеи в менеджменте». М; «Дело» 1996 г.

12. Веснин В.Н. «Основы менеджмента».Москва.1992г.

13. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. «Основы менеджмента». «Дело». Москва. 1993г.

14. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. — «Эконопресс». Москва. 1997 г.

15. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. М.: Высш. школа , 2000.