Менеджмент у державних організаціях

Вступ.

1. Організація, її основи та функції адміністративного апарату.

2. Державний орган як системоутворюючий елемент організаційної структури державного управління.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Організаційний механізм господарювання містить:

• правила, організаційно-правові нормативи і стандарти, що визначають та регулюють структуру управління, обов'язки, права та відповідальність органів управління й управлінських працівників,організацію процесу їхньої діяльності;

•розподіл робіт між різними виконавцями;

•оснащення управлінської праці засобами оргтехніки, чисельність працівників в управлінні, матеріальне і моральне стимулювання їхньої праці. Отже, організаційний механізм охоплює організацію структури управляючої системи (статики) і організацію процесу функціонування системи, якою управляють (динаміки).

В економічній літературі сформульовано емпіричні правила організації управління: єдність мети; розумна ієрархія; стійкість; безперервне вдосконалення; пряме підпорядкування; обсяг контролю; порівнянність, відповідність даним повноваженням; виключення, пріоритет завдань; комбінування.

Ці правила мають неоднакову актуальність для різних трудових колективів, і їх слід застосовувати в різному поєднанні.

Центральним елементом організаційного механізму є структура управління, за допомогою якої поєднуються різні сторони діяльності підприємства (технічна, економічна, виробнича, соціальна), регламентуються внутрішні виробничі зв'язки і досягається стійка система службових взаємовідносин між структурними підприємствами і працівниками апарату управління. Отже, від структури управління значною мірою залежить дієвість усього господарського механізму.

1. Організація, її основи та функції адміністративного апарату

Передумовою здійснення менеджменту є наявність організації, в межах якої відбувається цей процес. Менеджмент виникає там, де потрібно узгоджувати дії декількох осіб. Тобто спочатку треба мати організацію, а потім потрібно створювати механізм керівництва людьми, з яких складається організація. Поняття організації вживається в двох аспектах:

· інституціональному, коли організація означає певну групу людей, що спільно досягають загальних цілей;

· процесному, коли організація означає взаємодію людей між собою.

В обох випадках щодо організації треба мати відповіді на три ключові запитання:

— Як згруповані працівники?

— Хто для кого є начальником?

— Хто які завдання виконує?

Теорія організації налічує декілька концепцій. Класичні організаційні теорії, обґрунтовані Ф. Тейлором та А. Файолем. Вони визначають такі основні риси організацій: загальна ціль чи місія; розподіл праці; координація зусиль; ієрархія повноважень і влади. Для забезпечення ефективної діяльності організацій пропонувалось використання влади як головного координаційного і мотиваційного інструменту.

Честер Бернард запропонував ряд нових ідей щодо функціонування організацій: делегування влади знизу нагору; теорію сприйняття повноважень; ключове значення інформації в керівництві організаціями; готовність кожного члена організації бути корисним для інших членів. Особливий підхід полягає в тому, що розпорядження менеджера мають узгоджуватися з особливими потребами і можливостями підлеглих.

Складовими концепції М. Вебера є: розподіл праці; ієрархія влади; мережа (системи) правил; безособовість управління, наголос на посаду. Основою для прийняття рішень мають служити правила, інструкції та процедури [7, c. 55-56].

Сучасні організаційні теорії ґрунтуються на залежності організації від навколишнього середовища і враховують синергію як результат діяльності.

«Організація — це дещо більше ніж просто група людей, зазначають дослідники зі США, — це група індивідів, які об’єднані організаційними принципами, інтересами, процедурами, особистими цінностями, а також формами повноважень і відповідальності. Організацію можна охарактеризувати таким чином:це формальне явище, яке створене шляхом виділення з якого-небудь цілого його певної частки в цілях покладання на неї (частку) адекватних їй функцій цілого;

це взаємодія елементів частки як усередині її, так і поза нею в цілях реалізації покладених на неї функцій цілого;

це стійка (в часі і просторі) взаємодія елементів, яка надає частці визначені контури та зміцнює її силу з допомогою спеціалізації і кооперації можливостей цих елементів.

Спільними рисами щодо будь-якого визначення організації є: множина осіб або суборганізацій; загальна мета, яка відома членам організації; загальні прагнення, спрямовані на досягнення встановлених цілей; ієрархія; формальна структура, усвідомлена координація дій; вертикальний і горизонтальний поділ праці».

Отже, організація — це соціальне утворення, в якому загальними прагненнями об’єднано багато людей для досягнення спільної мети. Головне в організації складається не в наборі, кількості та якості елементів, які її складають, а в їх взаємозв’язках, взаємодіях. Французький дослідник В.-А. Грайкунас ще в 1936 році запропонував формулу для виявлення числа всіх можливих взаємозв’язків в організації, які потребують уваги менеджера:

К = n (2 n – 1 + n – 1),

де К — керівник, n — кількість підлеглих.

Наприклад, коли організація складається з 4 осіб (керівник плюс три підлеглих), то в ній з’являється (в потенціалі) 18 взаємозв’язків, при 6 особах (1 + 5) – 100, при 8 (1 + 7) — 490, при 10 (1 + 9) – 2376 і так по наростаючій — практично за принципом геометричної прогресії.

Тривалість одного контакту, якщо у керівника, наприклад, п’ять підлеглих, можна визначити, поділивши загальну тривалість робочого дня на кількість взаємозв’язків: 480 хв : 100 = 4,8 хв.

На практиці здійснюються управлінські заходи, які зменшують кількість і частку посадових зв’язків і тим самим надають можливість скоротити витрати від малоефективної праці надмірної кількості підрозділів (підлеглих) [4, c. 69-70].

В організаційних структурах, у тому числі і державного управління, використовують кілька організаційних основ, які формують відповідні типи структур.

Лінійна основа створює структуру, при якій відбувається переважно вертикальна, однонаправлена підлеглість державних органів, яка створює в завершеному вигляді ієрархічну піраміду. Тут найбільше проявляється одноосібне керівництво, коли одна особа на кожному рівні вертикалі зосереджує у своїх руках ведення управлінських процесів у державному органі, який він очолює.

Основна ознака лінійного управління полягає в тому, що на чолі кожного колективу стоїть керівник (орган, управління), кожен член колективу і організація в цілому підпорядковуються тільки цьому керівнику (органу). Лінійний тип структури жорстко формалізований і надає їй стійкості і надійності, послідовності. Він сприятливий для використання, чіткого проведення в життя власних вимог, але в ньому недостатньо проявляються зворотні зв’язки, обмежено представлена багатогранність життя, що знижує його універсальність та ефективність.

Функціональна основа веде до формування державних органів, які спеціально пристосовані до ведення конкретних функцій управління. Це дозволяє під кожну з реалізованих функцій управління підібрати професіональних спеціалістів, у той же час виникає проблема міжфункціональної координації, порушується єдність розпорядництва і знижується відповідальність за роботу.

Лінійно-функціональна основа забезпечує поєднання переваг лінійних та функціональних основ та дозволяє створювати структури, в яких одні органи приймають управлінські рішення і власне проводять їх у життя, а другі забезпечують їх інформацією статистичного, планового, координаційного та іншого характеру, що дозволяє підвищувати рівень державного управління.

Програмно-цільова основа закладає в організаційну структуру ціль (або цілі) чи комплексну програму, і їм підпорядковуються відповідні елементи і їхні взаємозв’язки. Це допомагає інтеграції інтелектуальних, природних, виробничих та інших ресурсів для вирішення актуальних проблем управління.

Матрична основа суміщує лінійне та програмно-цільове управління. Цей тип структури зв’язаний, як правило, з територіальним управлінням. Він забезпечує комплексний підхід до управлінських процесів на визначеній території.

Основна ідея такої структури — організація повинна сприяти горизонтальним та поперечним комунікаціям усередині організації і гарантувати сувору відповідальність за хід робіт.

Сучасний адміністративний апарат організацій виконує багато функцій. За функціональною ознакою його підрозділяють на консультативний, обслуговуючий і особистий.

Лінійний керівник за необхідності в спеціальних знаннях звертається в підрозділ до спеціалістів потрібного профілю за консультацією[7, c. 65-66].

Планування, фінансування, поставка, збут та ряд інших функцій виконують спеціалісти обслуговуючого апарату. Спеціальні функціональні підрозділи підготовляють лінійним керівникам необхідну інформацію для прийняття рішень.

В особистий апарат входять секретарі та помічники керівників. Вони в організації ніяких повноважень не мають і виконують роботу, яку їм доручає керівник. Не маючи формальних повноважень, особистий апарат може впливати на особисті контакти керівника з підлеглими, іншими керівниками, зовнішнім середовищем.

Кожний тип адміністративного апарату має широкий діапазон повноважень: рекомендаційні, які підлягають обов’язковому погодженню, паралельні, функціональні та лінійні внутрішні самого апарату.

При рекомендаційних повноваженнях консультативний орган повинен переконати керівника в цінності своїх послуг.

Погодженню підлягають деякі питання, які керівництво організації виділяє для цього. Ці питання в обов’язковому порядку повинні обговорюватися між лінійним керівником і штабним апаратом.

Для запобігання значних помилок при прийнятті рішень керівництво організації наділяє апарат повноваженнями скасовувати рішення лінійних керівників або схвалювати їх, тобто діяти паралельно.

При прийнятті функціональних рішень пріоритет зберігається за функціональним органом.

При великому адміністративному апараті він має створювати ієрархічну структуру (сектори, групи), свої рівні управління.

В цих випадках адміністративний апарат має свою лінійну організацію.

Повноваження в організації не розподіляються автоматично. Для ефективного делегування повноважень необхідно розрізняти лінійну і функціонально-штабну діяльність та організовувати взаємовідносини між лінійними і штабними повноваженнями.

До лінійної діяльності традиційно належить виробнича, фінансова та збутова діяльність. Функціонально-штабна діяльність виступає помічником при виконанні основних функцій [5, c. 73-75].

2. Державний орган як системоутворюючий елемент організаційної структури державного управління

Суб’єктом державного управління виступає держава в цілому. Але це не означає, що всі її органи, підприємства, організації і установи беруть участь в управлінні.

Держава виконує багатогранні функції і має різнобічні зв’язки із суспільством. Це визначає різнонаправленість і різнохарактерність діяльності різних державних органів, їх підрозділів і службовців, різну міру і різні способи їх участі у формуванні та реалізації державно-управлінського впливу.

Організаційна структура державного управління — це особливе державно-правове явище, яке обумовлене суспільно-політичною природою, соціально-функціональною роллю, цілями та змістом державного управління в суспільстві. Вона включає визначений склад, організацію та взаємозв’язок людських ресурсів, технічних та інших засобів, які виділяються та витрачаються суспільством на формування та реалізацію державно-управлінського впливу і підтримку життєздатності самого суб’єкта управління. Звідси відокремлення організаційної структури державного управління з багатогранних зв’язків держави та суспільства і її спе-ціальне розуміння.

Державний орган виступає як системоутворюючий елемент організаційної структури державного управління, який зв’язаний з формуванням і реалізацією державно-управлінського впливу, причому як у цілому, в єдності їх складових проявів, так і по окремих проявах: цілевизначення, організація та регулювання.

Виділяють різноманітні характеристики державного органу: функціональні, які розкривають його як структуру, яка виконує визначені функції держави; соціологічні, які розглядають його як колектив людей, виділених суспільством для виконання покладених на нього державних завдань у відповідній сфері державної діяльності; юридичні, які вказують на наділення визначеної структури (колективу людей) необхідною компетенцією (сукупністю функцій і повноважень) або державними повноваженнями; організаційні, які роблять акцент на належності даної структури до державного апарату, на її внутрішній побудові — організацію елементів та їхніх взаємозв’язків.

Таким чином, державний орган є одиничною структурою влади, формально створеною державою для здійснення закріплених за нею цілей і функцій. Слід відрізняти державний орган від державного підприємства, яке здійснює економічну діяльність на базі державної власності; від державної установи, яка пов’язана, як правило, з виконанням соціальних і духовних послуг; від державної організації, яка виконує звичайно організаційні функції в різних сферах соціального життя. В першому створюються і реалізуються управлінські рішення і дії, в останніх — матеріальні, соціальні та духовні продукти та послуги [2, c. 42-43].

Основу організаційної структури державного управління складають органи законодавчої влади. В сукупності вони являють собою найбільш масштабну і складну частину державного апарату, яка зосереджує в собі практично всю управлінську інформацію і найважливіші засоби державного примушення. Таке їхнє положення об’єктивно обумовлено тим, що вони покликані справляти безпосередній управлінський вплив на людей.

У зв’язку з цим виконавча влада повинна мати розгалужену і «пронизуючу» вертикаль, яка забезпечує проходження, диференціацію і конкретизацію управлінської інформації, особливо директивної, обов’язкової, починаючи з прийнятої на самому верху влади, по всій ієрархії виконавчих органів державної влади і місцевого самоуправління, доведення її до виконавця і підпорядкування його поведінки відповідним вимогам (нормам).

В організаційній структурі державного управління місцеве самоврядування виступає у вигляді особливої підсистеми зі своїми об’єктами управління, компетенцією, процедурами і формами організації, матеріально-фінансовим забезпеченням, технологією діяльності персоналу та іншими елементами. Але тільки ця підсистема, яка «знизу» зв’язана з населенням — носієм і джерелом влади, в тому числі і по відношенню до вищого рівня, а «зверху» — з органами державної влади суб’єктів держави. Завдяки цьому зберігається системність держави, системність суспільства та системність державного управління.

Різні підходи спостерігаються також щодо питання оцінки організаційних зв’язків між представницькими органами державної влади і місцевим самоврядуванням, і відповідними по горизонталі виконавчими органами. У демократичній правовій державі відсутні відносини організаційного підпорядкування між представницькими органами: все обмежено правовими відносинами, при яких нижчий орган зобов’язаний дотримуватись законного правового акта вищого. Розділена законодавча і виконавча влада, з яких кожна має свої механізми формування діяльності. З усього цього роблять висновок про те, що представницькі органи державної влади і місцевого самоврядування начебто не беруть участі в державному управлінні і навіть не впливають на органи виконавчої влади. З такою інтерпретацією названих організаційних зв’язків важко погодитись. По-перше, проявляється їх взаємозалежність через механізми стримувань і противаг, що особливо відчутно при вирішенні кадрових питань та прийнятті законів. По-друге, представницькі органи значно впливають на виконавчі органи з допомогою бюджету, а також фінансового, кредитного, податкового та іншого регулювання. По-третє, представницькі органи шляхом прийняття законів або інших нормативних правових актів формують правові засади суспільного життя і створюють нормативну базу для діяльності органів виконавчої влади. Ігнорувати подібні взаємозалежності, недооцінювати значення горизонтальних організаційних зв’язків — значить невиправдано звужувати та збіднювати державне управління як складне системне суспільне явище. До речі, цим і послаблюється державне управління, оскільки замість співробітництва, взаємопідтримки з’являються стосунки конкуренції і протистояння [1, c. 59-60].

Отже, коли розуміти під організаційною структурою державного управління не тільки сукупність виконавчої влади, яка традиційно займається виключно управлінням, але і систему організаційних зв’язків, які впливають на управління, то не можна не визнати, що ця структура підключає до управління (вводить в управлінські процеси) різні прояви, сторони, залежності практично всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, які в тій чи іншій мірі співдіють у формуванні і реалізації державно-управлінських впливів[6, c.41].

Висновки

Структура управління — це упорядкована сукупність взаємозв'язаних елементів системи, що визначає поділ праці та службових зв'язків між структурними підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень. Вона організаційно закріплює функції за структурними підрозділами й працівниками і регламентує потоки інформації у систему управлінської структури, виражається в схемі й параметрах структури управління, штатному розкладі, певному співвідношенні структурних підрозділів і працівників апарату управління, положеннях про відділи та служби, у системі підпорядкування і функціональних зв'язків між персоналом управління.

Структуру управління за горизонталлю поділяють на окремі ланки, а по вертикалі — на ступені управління.

Ланки управліннястановлять організаційно-відособлені структурні підрозділи (відділи, служби, групи), кожний з яких виконує визначену сукупність завдань згідно з вимогами функціонального поділу праці та її кооперації під час опрацювання, прийняття та реалізації рішень. Ланки управління взаємозв'язані прямими і зворотними зв'язками за горизонталлю і вертикаллю.

На структуру апарату управління впливають такі фактори:

— характер виробництва та його галузеві особливості: склад продукції, яка виробляється, технологія виготовлення, тип виробництва та рівень його технічної оснащеності;

— форми організації управління виробництвом (лінійна,лінійно-функціональна, матрична);

— ступінь підлеглості структури апарату управління ієрархічній структурі виробництва;

— співвідношення між централізованою і децентралізованою формами управління;

— співвідношення між галузевою і територіальною формами управління (за продуктом, за регіоном);

— рівень механізації та автоматизації управлінських робіт, кваліфікація працівників, ефективність їх праці.

Список використаної літератури

1. Баєва О. В. Основи менеджменту: Практикум/ О. В. Баєва, Н. І. Новальська, Л. О. Згалат-Лозинська. — К.: Центр учбової літератури, 2007. — 522 с.

2. Белінський П. І., Лук'янова Л. М., Маниліч М. І. Основи теорії менеджменту організацій: Навч.-метод. посібник / П.І. Белінський (заг.ред.). — Чернівці, 1999. — 188с.

3. Вершигора Е. Менеджмент: Учебное пособие/ Евгений Вершигора,. — М.: Инфра-М, 2004. — 256 с.

4. Галицкий В.П Забезпечення ефективної діяльності організації.К., 2002.

5. Мартиненко М. Основи менеджменту: Підручник/ Микола Мартиненко,. — К.: Каравела, 2005. — 494 с.

6. Осовська Г. Основи менеджменту: Підручник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. — 3-е вид., перероб. и доп.. — К.: Кондор, 2006. — 661 с.

7. Цуруль О. А. Менеджмент у державних організаціях: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 2002. — 142 с.