Вступ.

1. Культура організування роботи з документами. Дотримання основних принципів роботи.

2. Побудова електронної канцелярії.

3. Створення електронного архіву.

4. Структура інформаційних технологій.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність теми. Робота зі службовими документами як складова загального діловодства — це організація руху документів в установі від їхнього створення чи одержання до завершення виконання й передання в архів або надсилання одержувачу. В процесі роботи з документами необхідним є своєчасне отримання, контроль за їхнім виконанням, надійне зберігання і захист від несанкціонованого доступу.

Організування документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в організації системи управління і відображує його технологію. Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає Т. Кузнецова [8, с. 38], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій. Особливо це очевидне при автоматизації руху документів: передаванні їх від одного виконавця до іншого, погодженні, накладанні резолюцій, роботі з архівом тощо. Зазначене визначає певний рівень культури роботи з документами, які створила або отримала установа в процесі своєї діяльності.

Контроль за виконанням документів включає: постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

– обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

– систематизацію нагляду за виконанням документів;

– вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

– підвищення трудової дисципліни виконавців.

Мета роботиполягає в тому, щоб на основі доступної літератури проаналізувати та з’ясувати новітні технології у керуванні документації.

Для досягнення цієї мети у роботі вирішується ряд задач:

· визначити культуру організування роботи з документами та дотримання основних принципів роботи;

· охарактеризувати технологію організації побудови електронної канцелярії;

· дослідити створення електронного архіву;

· проаналізувати структуру інформаційних технологій у керуванні документацією.

Об’єктом дослідженняє загальне визначення керування документацією.

Предметом дослідженнявиступають новітні технології у керуванні документацією.

1. Культура організування роботи з документами. Дотримання основних принципів роботи

Культура організації роботи зі службовими документами — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних з обробкою і рухом готових документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні до системи, їх розподіл, реєстрацію і доставку виконавцям, переміщення всередині організації, захист від несанкціонованого доступу, зберігання та користування ними у поточній діяльності установи, передавання до архіву.

Завданням культури організування роботи зі службовими документами є:

• встановлення раціональної послідовності руху й опрацювання документованої інформації;

• досягнення максимальної оперативності, яка б забезпечувала швидке проходження документа від моменту складання чи одержання до виконання;

• розроблення схем проходження основних видів документації, включаючи отримання й розгляд вхідних документів, проходження внутрішніх документів у процесі їх обробки;

• забезпечення зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи виконавцями;

• врахування новітніх інформаційних технологій документаційного забезпечення управління (ДЗУ).

Забезпечення належного рівня культури організування роботи зі службовими документами насамперед має провадитись за рахунок:

• уніфікації документно-інформаційних комунікацій;

• чіткого дотримання основних принципів роботи з документами;

• побудови цілісної системи ДЗУ;

• комп'ютеризації за рахунок створення електронної канцелярії та архіву;

• забезпечення захисту документів від несанкціонованого доступу.

Впровадження комп'ютерних технологій у діловодні процеси вимагає від фахівця досконалих знань не тільки в галузі автоматизації, а й у теорії та практиці менеджменту. Чітко організовану технологію процесу управління, його культуру можна подати у вигляді набору послідовних управлінських процедур та методів їх вирішення. Так, процес підготовки управлінського рішення включає такі документовані процедури:

а) розробка можливих варіантів виконання;

б) оцінка альтернатив, вибір і підготовка найбільш оптимального проекту;

в) складання графіка поетапного виконання;

г) погодження з зацікавленими сторонами;

д) розробка проекту кінцевого розпорядчого документа;

є) визначення способу доведення завдання залежно від виду розпорядчого документа (підготовка наказу, розпорядження, доручення, рішення чи припису);

ж) визначення способу доставки документа до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою)[2, c. 63-64].

Процес організації виконання управлінського рішення складається з:

а) процедур розподілу завдань між працівниками (врахування їх реальних можливостей, рівня кваліфікації, компетентності, ступеня завантаженості кожного працівника), методу доведення (загальна постановка завдання, доведення орієнтовної схеми виконання, її жорстка регламентація);

б) визначення способу доведення (переконання, прохання, застосування тих чи інших стимулів, розширення кола інформації);

в) делегування повноважень (визначення обов'язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибір конкретного виконавця).

Які інші операції забезпечення управління, документування процесу контролю виконання рішень вимагає певної творчості. Основи ефективного контролю мають бути закладені вже на етапі розробки управлінських рішень, визначення виду того чи іншого організаційно-розпорядчого документа, підготовки реєстраційної контрольної картки.

Готуючи документи, що фіксують управлінські рішення (протоколи нарад, накази, розпорядження), необхідно звернути увагу на те, наскільки чітко визначено мету, на досягнення якої спрямоване рішення, чи є конкретні показники, за якими можна оцінити ступінь досягнення мети, чи досить зрозумілі вони та показники їх досягнення для виконавців.

Більшість зазначених управлінських процедур потребують відповідного їх оформлення, виконання необхідних діловодних операцій документаційного забезпечення менеджменту, тобто супроводження управлінських функцій певними видами документів та чіткої організації їх пересування. У більшості випадків, що особливо важливо для державних організацій, всі ділові процедури мають розроблятися з обов'язковим документаційним супроводом [5, c. 71].

Культура роботи зі службовими документами має будуватися на дотриманні певних принципів, а саме: ділової необхідності, однократної реєстрації і децентралізації відповідальності, а також принципу паралельності. Розглянемо їх докладніше.

Принцип ділової необхідності. Цей принцип ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний. Він потребує значної розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу — від стадії підготовки рішення і до його реалізації. Відсутність чіткої регламентації руху документів призводить до збоїв у документаційному забезпеченні управління, зниження рівня його культури.

Ефективним засобом зменшення кількості документів на підприємстві може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, введення накопичувальних відомостей замість оформлення одноразових накладних на прийом-здачу продукції. Значну економію дає також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу.

Для того щоб упорядкувати рух документації та визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу, з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передавання документів іншим виконавцям, прізвищ відповідальних осіб і термінів обробки документації в канцелярії та інших відділах підприємства.

Принцип однократної реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні функцій керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом [6, c. 39-40].

Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю.

Культура проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності. Технологічна схема проходження організаційно-розпорядчої документації (ОРД) на оперативному рівні управління зображена на рис. 1.

Підвищення рівня культури діловодства і поліпшення оперативності управління можна досягти шляхом вдосконалення організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними завдяки впровадженню комп'ютерного способу обліку і оперативного пошуку документної інформації.

Принцип паралельності. На підприємствах може використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми опрацювання документів. Суть паралельної системи полягає втому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям. У послідовній системі опрацьовується тільки один примірник документа і різні виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Щоб впоратись із швидко зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед технічну оснащеність управлінської праці через її комп'ютеризацію та впровадження передових засобів оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональних системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті, і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпорядження, інструкції, рекомендації тощо), доцільність роботи з основними групами і видами документів в установі треба регламентувати за допомогою конкретних схем їх обробки і руху.

Культура документообігу має передбачати забезпечення кожного підрозділу достовірною документною інформацією в заданий термін та її необхідне опрацювання, а досконала організація роботи з документацією — забезпечувати створення відповідних обґрунтованих схем документно-інформаційних зв'язків і усувати стихійне формування структури інформаційних потоків в установі [9, c. 81-82].

2. Побудова електронної канцелярії

Основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів у реальному масштабі часу. Технологічними інструментами роботи з електронними документами мають бути сучасні електронно-обчислювальні засоби, ПК, встановлені на робочих місцях і з'єднані в єдину мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплюватиме всі робочі місця персоналу, який працює з документами (як у канцелярії, так і в інших структурних підрозділах організації), з'являється можливість використовувати її для переміщення документів і централізовано через канцелярію відслідковувати весь хід процесу роботи з ними. Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління, включаючи створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передачу документної інформації каналами електрозв'язку як всередині організації, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслуговування персоналу, використання засобів програмної підтримки процесів підготовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх виконання й контролю [16, с 37].

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії характерна орієнтація на автоматизацію часто повторюваних операцій, що виконуються персоналом органу діловодства.

Характерним прикладом таких операцій є документування. Підвищенню рівня культури документування можуть сприяти як спеціальні пристрої обробки текстів та організаційні програми, що дають можливість швидко створювати, виправляти і редагувати різні документи з зазначенням виправленого, так і використання певних шаблонів при підготовці текстів документів. Для створення нового тексту виконавець повинен заповнити електронну картку проекту документа, визначити найбільш вдалий текстовий шаблон, ввести короткий зміст тексту (після чого й активізується текстовий редактор з обраним шаблоном). У процесі роздрукування тексту кожна сторінка документа маркується штрих-кодом, який містить інформацію про вихідний номер, час і дату створення документа та порядковий номер сторінки [1, c. 56-57].

У процесі редагування, погодження чи затвердження проекту документа може створюватись нова версія з відповідним штрих-кодом, що дасть можливість повернутись у разі потреби до попередніх версій. Після реєстрації документа необхідна інформація з електронної його копії переноситься на реєстраційну контрольну картку.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з'єднуються за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додаткових функцій: автоматичний зв'язок між робочими місцями, спільну роботу над проектом документа чи його виконанням, автоматизований контроль за його рухом тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов'язується зі створенням на основі комп'ютерної техніки автоматизованих робочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об'єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ресурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через канали зв'язку.

До основних компонентів програмного забезпечення електронної канцелярії відносяться текстові редактори (текстові процесори), що дозволяють розв'язати проблеми обробки тексту документа, та табличні процесори. Об'єднання систем локальної мережі та електронної пошти для обміну інформацією між користувачами ПК як всередині організації, так і в зовнішній мережі дає можливість реалізувати функцію інформаційного обміну, яка була властива лише системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Використання систем розробки баз даних (створення своєрідних електронних картотек обліку), а також застосування електронних таблиць дає змогу виконувати різноманітні, іноді дуже складні операції.

Таким чином, у роботі сучасної електронної канцелярії можна виділити такі основні види роботи з документами:

1. Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування тощо). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші документи.

2. Управління документами (document management). Передбачається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління мають забезпечувати їх ефективне зберігання і обробку.

3. Пересилання документів (e-mail). Пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп'ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи електронної пошти, так і розвинуті організаційні системи, які дають змогу, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.

4. Групова робота над документами (groupware). Група користувачів мережі може паралельно працювати над спільними документами, використовуючи певні системи, що забезпечують оперативне відслідковування всіх змін і версій.

5. Управління потоком робіт (workflow). Автоматизація складних багатокрокових алгоритмів роботи з документами в організації. Кожний тип документа при цьому може мати специфічні алгоритми обробки і маршрути руху.

Перелічені види робіт можуть здійснюватись за допомогою спеціалізованих пакетів. Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, а й інтегруються між собою, що дає змогу в межах вирішення ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа [14, c. 86-87].

Практичне впровадження електронної канцелярії має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури документообігу при виконанні операцій документаційного забезпечення управління та зростанню продуктивності управлінської праці.

Використання комп'ютерної техніки в електронній канцелярії не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розроблених на основі новітніх досягнень електроніки, таких як: сканувальні пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайди-принтери та ін. [2, c. 68]

3. Створення електронного архіву

Корпоративний електронний архів можна визначити як комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, що використовуються для створення архіву документів в електронній формі.

Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління відповідно до наданих прав. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: введення в ПК масиву наявних у архіві документів і забезпечення можливості в потрібний час та в зручній формі оперативного повнотекстового доступу до їх електронних копій.

Інформатизацію архівної справи треба робити, застосовуючи такі принципи:

• спадковість автоматизованих архівних технологій відносно традиційних;

• спадковість розвитку самих архівних технологій;

• системність і реалізація автоматизованих архівних технологій на рівні архіву;

• внутрішньогалузева уніфікація з метою інтеграції в єдину систему інформаційних ресурсів.

Зазначені принципи побудови архіву вимагають дотримання чинних міжнародних, національних і галузевих стандартів роботи з документами, уніфікації програмного забезпечення та форматів подання даних. Багатообіцяючим і цікавим сектором ринку промислових інформаційних систем в цьому плані може бути система PDM (Product Data Management) — система управління даними про виробничі процеси [7, с. 94].

Р DM-технологія призначена для управління всіма даними про виріб та інформаційними процесами життєвого циклу виробу, що створюють і використовують ці дані. Основною ідеєю PDM-технологій, як зазначає Г. Асєєв, є підвищення ефективності управління інформацією за рахунок підвищення доступності даних про виріб, які вимагаються для інформаційних процесів життєвого циклу [6, с. 33].

PDM-системи можуть виступати як засіб інтеграції всієї множини використовуваних прикладних комп'ютерних систем (САПР, АСУП та ін.) шляхом акумулювання даних, що надходять до них, у логічно єдину модель на основі стандартних інтерфейсів взаємодії. Користувачами PDM-системи можуть бути всі працівники установи, діяльність яких пов'язана з життєвим циклом того чи іншого виробу.

Основними функціями корпоративного електронного архіву мають стати:

• сканування; розпізнавання і коригування помилок;

• створення та міграція електронних документів та образів; індексування документів;

• оперативний пошук і відображення документів; аналіз їх руху;

• управління функціонуванням усієї системи і т. ін.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронному архіві потрібно створити відповідні підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науко-во-технічного супроводження.

Створення останнім часом архівів інформаційних матеріалів у цифровій формі призвело до появи ряду проблем, що вимагають свого вирішення найближчім часом, а саме: створення надійних носіїв зі стабільними характеристиками для довгострокового зберігання цифрової інформації, розроблення і впровадження спеціальних форматів для запису інформації, яка підлягає довготривалому зберіганню, розроблення спеціальних оптичних пристроїв зчитування інформації [7, c. 112-114].

Під час використання архівної інформації у цифровому вигляді виникає також необхідність розробляти і використовувати спеціальні засоби для унеможливлення змін записів інформації, зберігати не тільки носії, а й пристрій запису інформації на них, а також програмне забезпечення, що реалізує подання інформації у формі, прийнятній для сприйняття.

4. Структура інформаційних технологій

Сучасна інформаційна культура документаційного забезпечення управління має ґрунтуватися на умінні комплексно використовувати різні види інформаційних технологій. Головним у переході до інформаційної культури має бути не стільки придбання сучасних комп'ютерів, скільки впорядкування існуючих технологічних етапів документаційного забезпечення управлінських процесів, удосконалення управління документацією. Зазначене потребує:

1) розв'язання проблеми створення єдиних для всіх правил організації діловодства в установах;

2) опрацювання типових рекомендацій, відповідно до яких мають укладатися тексти, оформлюватися і погоджуватися службові документи;

3) створення певної системи контролю за виконанням службових документів.

Практика свідчить, що залишилося ще чимало керівників і спеціалістів, які на роботу з документами витрачають 60—80% робочого часу. Саме у цих службовців спостерігається низька оперативність у проходженні документації, надмірно велика кількість документів і зайвих показників у них, недостатній рівень раціоналізації та стандартизації в їх підготовці й опрацюванні.

Як уже зазначалося, інформаційні технології припускають наявність об'єкта впливу, тобто цілеспрямованої зміни якої-небудь властивості об'єкта і методів її перетворення. Конкретне втілення інформаційних технологій має виражатися насамперед у виборі і реалізації методів перетворення, тобто впровадженні певної системи засобів і способів їх використання. У цьому відношенні реалізація конкретної інформаційної технології в діловодстві має припускати наявність:

1) відповідних технічних засобів, що забезпечують процеси перетворення паперового документа в його електронну версію;

2) системи засобів управління технологічним комплексом (для обчислювальної техніки це наявність програмних засобів);

3) засобів організаційно-методичного забезпечення, що поєднують реалізацію всіх дій технічних засобів і персоналу в єдиний технологічний ланцюг відповідно до призначення конкретного інформаційного процесу в межах документаційного забезпечення визначеної функції управлінської діяльності.

З цією метою на базі галузевих автоматизованих комп'ютерно-інформатизаційних систем (АКІС) створені і функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призначення (АІСУП), що реалізують також і функції діловодства. Функції автоматизованого контролю виконання документів можуть бути покладені на автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКІД, АНІД, АСКОРД та ін.), а функції реєстрації, пошуку і зберігання документів — на АІПС [10, c. 143-144].

За ручного опрацювання співробітники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення документів, що призводить до порушення законності їх створення. Сучасна ж машинна обробка документів проводиться таким чином, щоб не було «порожньої» інформації. Зазначені автоматизовані системи не дають можливості неправильно оформленому документу пройти машинний контроль і в разі потреби машина інформує виконавця про недоліки у створенні документа. Таким чином, вже сама технологія електронного діловодства в змозі забезпечити новий, більш високий рівень культури діловодства.

До підсистем, що можуть бути використані в єдиній системі управління документами належать: системи обробки зображень документів, системи оптичного розпізнавання символів, системи управління документами та програмне забезпечення робочих груп [16, с. 37].

Так, системи обробки зображень документів призначені для введення, обробки, зберігання і пошуку графічних образів документів з паперовим носієм. Вони застосовуються в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення цих систем — це високошвидкісні сканери та документні контролери, які виконують швидку і високоефективну компресію і декомпресію документів, та бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичним поданням дисків. Комп'ютерні зразки документів, що знаходяться на сервері зображень, можна проглядати на робочих станціях-клієнтах.

Системи оптичного розпізнавання символів дають можливість отримувати електронні копії документів з друкованих аркушів чи з документів, надісланих факсом. Для підвищення точності розпізнання тексту системи мають провадити ряд перевірок підсумкового документа, наприклад здійснювати частотний аналіз і порівнювати частоту появи певного символу в тексті з частотою його появи мовою оригіналу, а також знаходити неправильне розташування символів, виходячи з правил орфографії.

Системи управління документами призначені для автоматизації пошуку і управління електронними документами різних форматів, у тому числі і зображеннями документів. Сучасні системи управління документами дають можливість:

• виконувати індексування документів;

• вести повнотекстовий пошук за ключовими словами;

• управляти конфігурацією документів з встановленням взаємозв'язків між окремими структурними компонентами;

• ансамблювати документ, тобто об'єднувати всі частини складного документа для подальшого відображення на екрані;

• організовувати доступ до документа незалежно від місця його зберігання;

• управляти документами за допомогою ключових компонентів (найменувань розділів), здійснювати багаторівневий захист даних, шо відкриває доступ до документа лише окремим користувачам або ж встановлює обмежений доступ, наприклад «лише для сканування»;

• проводити адміністрування обліку і архівування, організацію видачі та повернення документів, вести контроль за наявними версіями та їх розсиланням [12, c. 103-104].

Програмне забезпечення робочих груп призначене для організацій, працівникам яких за характером своєї діяльності необхідний постійний обмін документами з виконанням завдань збереження, перегляду і сумісного використання. Основними функціями програмного забезпечення таких груп можуть бути:

• електронна пошта;

• підтримка відеоконференцій (нарад);

• управління зображеннями документів;

• маршрутизація та календарне планування документних потоків.

Системи автоматизації діловодних процесів призначені для створення прикладних систем колективної обробки документів у процесі виконання конкретних бізнес-процесів. Документальні потоки в установі мають бути пристосовані до існуючих бізнес-процесів і регламенту їх взаємодії.

Стратегічним завданням для установи є проблема вибору такої комплексної автоматизованої системи управління документаційним забезпеченням, що здатна створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і розсилати документи. Проблема тут полягає в тому, що лише небагато програм даної категорії наближаються до того рівня, на якому всі перелічені функції забезпечуються одночасно.

АСУД може визнаватися повною, якщо вона спроможна виконувати ключові функції, найголовнішими з яких є:

• надання можливості індексування і пошуку документів;

• контроль стану роботи з документом, який може знаходитись у будь-якій частині мережі установи;

• швидке визначення місцезнаходження у разі потреби;

• можливість групувати документи (зводити в один файл тексти, графіки, таблиці), формуючи певний складний документ.

Програми управління складними документами мають бути з більшими можливостями, ніж системи підготовки звичайних документів. Користувачам потрібні такі засоби для створення різноманітних типів документів і відповідно така система управління документами, яка була б здатна працювати з різними типами файлів. До пакетів програмних продуктів, що застосовуються на практиці належать:

«Коробкові» — це програми, які є багатофункціональним продуктом з добре розробленою довідковою документацією, що підтримуються фірмою-розробником. Зазначені пакети розраховані, як правило, на «усередненого» користувача і не враховують специфіки конкретної установи.

Програмне забезпечення на замовлення — це складні, створювані на замовлення програми, що характеризуються довгим неритмічним циклом розробки і впровадження. Вони потребують значного фінансування, але разом з тим враховують специфіку конкретного підприємства.

Складні узагальнені продукти — це програмні продукти, що є масовими, але потребують установки, впровадження, супроводження і технічної підтримки. Такими є бухгалтерські програми та програми організації ведення і автоматизації спеціального діловодства [3, c. 95-96].

Ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути:

• простота використання й управління;

• вартість у розрахунку на одного користувача;

• технічна підтримка і навчання персоналу;

• підтримка кількох типів клієнтів;

• дотримання стандартів управління складними документами.

Структуру інформаційних технологій в діловодстві наведено в табл. 1. Нині існує певна кількість виробників програмних продуктів, які використовують весь комплекс сучасних технологій у діловодстві. У результаті користувачі отримують еклектичні рішення від різних постачальників, що істотно підвищує вартість програмного продукту, витрати з впровадження та експлуатації системи і знижує рівень технологічної культури [12, c. 136-137].

Висновки

Отже, сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність. Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття правильного управлінського рішення, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають нерентабельними. Так, за статистичними даними, 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Автоматизація документообігу дозволяє збільшити продуктивність праці співробітників на 25—50%, більш ніж на 75% зменшити час на обробку документів і на 80% знизити витрати на площі для зберігання документів.

Внаслідок якісних змін у культурі документування виникли терміни електронне документування та електронний документообіг. Ці терміни визначають процеси підготовки та руху електронного документа (ЕД) з використанням засобів комп'ютерної техніки. В Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено, що ЕД — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити. Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження концепції ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Так, деякі фахівці вважають, що ЕД може бути доказом дій або взаємодії та містити інформацію про їх зміст. Інші вважають, що він має бути відомий своїми метаданими та даними, пов'язаними з іншими даними, тобто з інформацією, яка визначає його соціальну визначеність та розуміння.

Список використаної літератури

1. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2007. — 418с.

2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

3. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

6. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.

7. Жуковська В. Діловодство. Практикум: Навч. посіб. / Київський національний торговельно- економічний ун-т. — К. : КНТЕУ, 2004. — 152с.

8. Козоріз В. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. — К. : МАУП, 2002. — 164с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

10. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.

11. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет "Україна", 2006. — 444с.

12. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

13. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.

14. Савчин Т. Мова і ділове спілкування: норми, етикет, діловодство: Навч.-метод. посібник для студ. вищ. навч. закл. / Тернопільський держ. технічний ун-т ім. І.Пулюя. — Т. : Видавництво ТДПУ, 2002. — 264с.

15. Сельченкова С. Засади ефективності службових нарад //Справочник кадровика. — 2003. — № 10. — C. 50-57

16. Слободянюк Н. Діловодство та управлінська документація: Навч. посіб. для студ. напряму підгот. 0502 — "Менеджмент" спец. 7.050201 — "Менеджмент організацій" / Вінницький національний технічний ун-т — Вінниця : ВНТУ, 2004. — 79с.

17. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

18. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

19. Хміль Ф. Ділове спілкування : Навчальний посібник / Федір Хміль,. — К. : Академвидав, 2004. — 278 с.

20. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.