Оперативне зберігання справ

Вступ.

1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання.

2. Експертиза наукової і практичної цінності документів.

3. Оформлення справ.

4. Складання описів справ структурних підрозділів.

5. Складання зведених описів справ.

6. Передавання справ до відомчого архіву.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Справи вважаються розпочатими з моменту занесення в них першого виконаного документа. Справи повинні зберігатись в закритих шафах і сейфах у вертикальному положенні, що забезпечує швидкий пошук необхідної справи. На корінцях кожна справа повинна мати індекс за номенклатурою, а на внутрішніх дверцятах шафи розміщується номенклатура справ. Послідовність розміщення справ на полиці повинна ^очно відповідати номенклатурі справ. При пошуку документа спочатку знаходять номер необхідної справи за номенклатурою, а потім за потрібним номером — папку з документами.

Для справ, що містять особливо важливі документи (протоколи, накази, особові справи та ін.), складається і систематично ведеться внутрішній опис, що розміщується на початку справи. До нього вписується кожний підшитий документ (індекс документа, його дата, короткий зміст і номер аркуша).

Якщо протягом року потрібен документ, який занесений в справу, він може бути вилучений тільки особою, відповідальною за формування і зберігання справ, а на його місце вкладається аркуш-замінник із зазначенням кому, коли і на який період виданий документ. У випадку видачі справи взагалі складається карта-замінник, в якій вказується індекс справи, дата та термін видачі, кому видана справа та підпис про одержання справи.

Бухгалтерські справи можуть бути видані тільки за розпорядженням головного бухгалтера. Видача справ за межі суб'єкта дозволяється його керівником.

1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства.

Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповненні Національного архівного фонду.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження документів

5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання — завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта[11, c. 137-139].

2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі та структурних підрозділах створюють постійну експертну комісію (ЕК), а у відповідному державному архіві — експертно-перевірну комісію (ЕПК) відповідно до "Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів Укараїни від 16 листопада 2002 р. № 1739, "Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 р. № 16, "Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.

Експертизу цінності документів провадять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадять після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядають на засіданні ЕК одночасно з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, після того, як експертно-перевірна комісія відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання.

В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів -визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві[13, c. 54-55].

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів, що складаються. Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб'єкта. Втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів в суб'єктах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), яка діє постійно. У великих суб'єктах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують та координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Порядок організації праці ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія формується наказом керівника із числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи та добре знають дану галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом та керівника бухгалтерії.

До складу ЦЕК входить представник суб'єкта державної архівної служби. Головою комісії призначається один з керуючих працівників суб'єкта. До основних завдань ЦЕК (ЕК) входить:

— розгляд проектів номенклатури справ суб'єктів та його структурних підрозділів;

— відбір документів на зберігання та знищення;

— розгляд описів справ постійного зберігання та описів справ тимчасового зберігання (більше 10 років), в тому числі і по особовому складу; .

— розгляд актів про визначення документів, призначених для знищення, та справ, термін зберігання яких закінчився;

— підготовка та внесення на розгляд експертно-перевірочних комісій пропозицій про встановлення та зміну термінів зберігання документів;

— участь в підготовці та розгляді проектів нормативно-методичних матеріалів з діловодства та архівної справи; типових та зразкових номенклатур справ; перелік документів із зазначенням термінів зберігання, інструкцій з діловодства та ін.;

— проведення інструктажу, консультацій, методичного керівництва та контролю за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих суб'єктів.

Експертні комісії є колегіальними органами, їх засідання протоколюються. Протоколи підписує голова та секретар комісії і затверджує керівник суб'єкта.

В ряді випадків, визначених в "Основних правилах роботи відомчих архівів", керівник суб'єкта затверджує протоколи ЦЕК (ЕК) тільки після їх розгляду та затвердження ЕПК відповідного суб'єкта державної архівної служби.

Експертиза наукової та практичної цінності документів повинна проводитись систематично. Протягом року члени експертної комісії повинні перевіряти правильність заведення справ відповідно до номенклатури. На початку року співробітники структурних підрозділів, відповідальні за формування та зберігання справ, проглядають та відбирають документи для подальшого зберігання, а за термінами зберігання, що закінчилися, — для знищення.

Члени експертних комісій перевіряють правильність проведення цієї роботи. При цьому вони повинні проглядати не тільки описи та акти про визначення справ до знищення, але й обов'язково посторінково перевіряти найбільш важливі справи й документи, термін зберігання яких викликає будь-які сумніви.

Правильне визначення цінності документів вимагає знань історії суб'єкта, його функцій, завдань, структури, інформаційних зв'язків з іншими організаціями, системи діловодства.

Експертиза цінності документів ґрунтується на відпрацьованих теорією та практикою архівної справи принципах історизму, комплексності та всебічності оцінки документів і критеріях створення, змісту та зовнішніх ознак документів.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу установи здають зазначені документи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини[6, c. 108-110].

3. Оформлення справ

Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогою спеціально розроблених та затверджених архівними суб'єктами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.

Документи установи групують у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

— справи підшивають в обкладинку з твердого картону;

— нумерують аркуші у справі;

— складають підсумковий напис;

— складають (у разі потреби) внутрішній опис документів;

— оформляють обкладинку справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, уточнення елементів обкладинки не провадять.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис у справі. Опис розміщують на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис: " Є документи за … роки ".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи ставлять номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначають нову назву установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю[3, c. 141-143].

Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові (1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років та ін.).

При проведенні експертизи разом з переліками можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них визначені терміни зберігання кожної справи і подані посилання на відповідні статті переліку.

Термін зберігання починається з 1 січня року наступного за роком закінчення справи[3, c. 145].

4. Складання описів справ структурних підрозділів

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу як установи загалом (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу окремо (для установ із складною структурою) складають за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі. Методичну допомогу в цьому надає архівний Підрозділ установи.

Опис справ структурного підрозділу складають з дотриманням таких правил:

1. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії, що входять до опису та двох останніх цифр року, в якому заведено справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, з особового складу структурного підрозділу № 4, що входять до номенклатури справ і заведені у 2004 році, будуть мати номери: 4П-04, 4Т-04, 4О/С-04.

2. Графи опису заповнюють відповідно до відомостей, вказаних на обкладинці справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком".

3. Графу опису "Примітка" використовують для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо.

4. Систематизація справ структурного підрозділу, що включені до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи загалом.

5. Кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожен том (частина) записують до опису під окремим номером.

6. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначають повністю лише заголовок першої справи. Під час запису інших справ заголовок не повторюють, але інші відомості про справи записують до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок повторюють повністю.

7. Справи з особового складу вносять до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису[2, c. 181-183].

У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що містить опис, перший і останній номери справ за описом, а також вказують особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносять також справи, не завершені протягом діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, роблять напис: "Документи з цього питання див. також у розділі за рік , № ".

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням його посади, погоджується з керівником канцелярії, затверджує керівник структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядає та ухвалює ЕК.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках, один з яких передають разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишають як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складають у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додають як підставу до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передають на зберігання до державних архівів[1, c. 251-253].

5. Складання зведених описів справ

Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.

Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.

Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки.

Перед підшиванням справи з неї вилучають металеві скріплення та в кінці справи вкладають чистий аркуш для засвідчуючого підпису. Після цього справу підшивають в тверду папку (обкладинку) чотирма проколами або переплітають.

Аркуші справи для зручності користування та забезпечення зберігання нумерують чорним графітним олівцем або нумератором в правому верхньому куті. В кінці справи на окремому аркуші-свідченні ставиться засвідчуючий підпис, в якому цифрами вказується кількість пронумерованих аркушів та обговорюються всі особливості нумерації (пропуски або помилки в нумерації).

Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Він підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.

До державного архіву надсилають всі чотири примірники описів для затвердження. Один з них після затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають до установи. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передати справи до державного архіву в установлені терміни.

Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають у двох примірниках і оформляють так, як і зведені описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державний архів не затверджує.

На оформлені і підготовлені для здачі у відомчий архів справи складаються описи. Опис — архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим та довідковим посібником в діловодстві та архівній справі.

На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років та справи по особовому складу описи складаються окремо.

Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку. Якщо справи готують за кілька років, то спочатку їх розкладають по роках, а в межах року — по структурних підрозділах. Така систематизація справ називається хронологічно-структурною[10, c. 135-137].

6. Передавання справ до відомчого архіву

Відомчий архів є в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи. Відомчий архів здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можна передавати в архів установи за погодженням з керівниками.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають в архівний підрозділ установи через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передають в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового терміну зберігання передають в архівний підрозділ на розсуд керівників установи.

Передавання справ в архівний підрозділ установи здійснюють за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівниками установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснюють працівник архівного підрозділу і працівник діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну зберігання передають в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи роблять помітку про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, всі інші залишають в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового терміну зберігання можна передавати в архівний підрозділ за номенклатурою справ.

Справи передають до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Збереження документів в установі забезпечує наявність архівного підрозділу установи згідно із законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"[7, c. 219-221].

Висновки

Оформлення справ починається з моменту їх заведення в діловодстві та закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року, в якому вони були заведені.

Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться заведення та оформлення справ.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скрепки та інші металеві предмети. По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.

В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.