Організація особистої роботи менеджера

Вступ.

1. Планування особистої роботи менеджера.

2. Використання засобів організаційної техніки.

3. Встановлення оптимального режиму роботи менеджера.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Менеджер — це керівник, що наділений повноваженнями й відповідальністю, що відповідають його посади.

На якість діяльності менеджера впливають трудові відносини в колективі й відносини власності.

Керування трудовими відносинами ускладнюється:

• непостійним рівнем активності працівників;
• їхнім прагненням до самореалізації;
• сумісністю.

Ефективне співробітництво працівників у групі — це один з основних напрямків роботи менеджера. Складність роботи, що випливає з відносин власності, полягає в їхньому постійному розвитку. Обоє цих фактора впливають на зміну мотивації працівників і, як наслідок, трансформують методи впливу на них.

Розходження між підприємцем як власником і менеджером як найманим співробітником: підприємець у ході роботи ризикує всім своїм майном, а менеджер лише своїм заробітком. Поєднує їх те, що обоє вони керують колективом в умовах ринкової економіки. Роль менеджера полягає в забезпеченні процесу розвитку підприємства, що ґрунтується на аналізі можливих напрямків розвитку їхньому виявленні й дозволі протиріч, що виникають у процесі виробничої діяльності й у системі суспільних відносин. Умовами ефективного менеджменту є результативність і якість зовнішніх зв'язків, розвиненість комунікаційної системи, а також сприятливий соціально-психологічний клімат.

1. Планування особистої роботи менеджера

Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи. У особистому плані роботи менеджер визначає:

• завдання, що стоять перед організацією;

• питання, які потребують вирішення;

• посадові особи, які готують необхідні інформаційні мате-ріали;

• строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне полягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні зав-дань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв'язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи апарата управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постановкою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в колективі організації створюються нервові обставини, що призводять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи менеджера складається на різні строки:

• довгостроковий — рік, квартал;

• середньостроковий — місяць;

• короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що виконує менеджер, особисто поділяються на періодичні, що повторюються і раптово виникають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

• робота з документами;

• наради;

• приймання спеціалістів і працівників організації;

• приймання відвідувачів;

• робота у підрозділах.

Час виконання періодичних робіт повинен визначатись точно.

Роботи, що повторюються — це службові відрядження, навчання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити неможливо. Для цього необхідно проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апарату управління[5, c. 374-375].

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.

Після складання плану треба проявити уміння і наполегливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання плану особистої роботи і завдань виконавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисциплінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "насьогодні", "назавтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирішувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер розробляє графік робот. У ньому встановлюється чіткий розпорядок робочого часу (дня, тижня).

Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоординованими з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чергу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих[7, c. 96-97].

2. Використання засобів організаційної техніки

Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази.

Диктофонна техніка. Як уже зазначалось, предметом праці менеджера є інформація, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони використовуються для диктовки і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшою її обробкою (друкування, переписування та ін.). Ефективність використання диктофонної техніки досягається під впливом деяких об'єктивних причин. Процес мови у декілька разів швидше процесу ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази. На кожну сторінку тексту економиться не менше 5-8 хвилин робочого часу менеджера. Особливу економію часу дає диктування різних допоміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих записів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підвищується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах та ін. можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні доручених питань.

Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати свої думки. Це дається не відразу. Спочатку треба подолати труднощі психологічного характеру, які зникають через 10-15 диктовок.

Для оволодіння диктофонною технікою менеджеру необхідно:

• попередньо освоїти техніку управління диктофоном;

• спочатку диктувати тільки свої робочі матеріали, невеликі за обсягом і нескладні за змістом документи;

• попередньо підготовляти тезиси документів незалежно від їх обсягу;

• оптимальна швидкість диктування — 50 слів на хвилину. Після відпрацювання необхідних навичок можна складати матеріали будь-якого обсягу і змісту[8, c. 217-219].

Переговорні пристрої і засоби оперативного зв'язку.Переговорні пристрої забезпечують усний зв'язок між менеджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає застосування комутаторів прямого телефонного зв'язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв'язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв'язку забезпечують прямий двосторонній зв'язок виділеного абонента з багатьма іншими абонентами і паралельне включення всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні номеронабирачі, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі також дають змогу розширити можливості телефонного зв'язку.

Застосування автоматичних номеронабирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заздалегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономити значну кількість часу менеджерів, яким за характером своєї роботи доводиться багато разів з'єднуватися по телефону з певним колом працівників інших організацій.

Телефонний пристрій "Автонабір" дає змогу провадити автоматичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне набирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та номеронабирач, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону у відсутності абонента про його місцеперебування, час повернення та ін. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосування таких відповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні набирання номера телефону відсутнього абонента.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачено можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначеного для абонента. Крім того, в окремих моделях телефонних автовідповідачів (наприклад, телефонний відповідач фірми "Збд Атлас Верке") є можливість прослуховувати по телефону з іншого апарата всі записані повідомлення. Для цього після набирання номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних автовідповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку повинно вирішуватися з урахуванням необхідності у цих технічних засобах і ступеня їх завантаження.

Телефонні підсилювачі дають змогу провадити телефонну розмову не користуючись телефонною трубкою, причому в розмові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбирати потрібні документи під час телефонної розмови. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам'ятовувати повідомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне необхідність[3, c. 211-213].

Електронні обчислювальні машини є основними технічними засобами, що входять нарівні із засобами збору, фіксуванням, передаванням та зберіганням інформації до складу автоматизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних нині.

ЕОМ забезпечують можливість розв'язання широкого кола задач різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає змогу виконувати на ЕОМ операції, пов'язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, що при застосуванні іншої обчислювальної техніки таку роботу здійснити неможливо. Тому ефективність провадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й, насамперед, в оптимізації планування і вдосконаленні управління організацією.

Впровадження автоматизованої системи управління повинно здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої системи управління з метою запобігання будь-яким порушенням поточної роботи апарату управління організацій.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових документів необхідно впровадити комплекс розмножувальної техніки.

Для розмноження документації у великій кількості примірників рекомендується використовувати засоби оперативної поліграфії.

Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу "Ксерокс".

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині організації може певною мірою замінити звичайний кур'єрський зв'язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються за спеціальними трубами під дією стиснутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наряди та інші документи.

Застосування ПЕОМ для обробки економічної інформації та виконання розрахунків дає змогу у 1,5-2 рази знизити трудомісткість лічильних операцій порівняно з ручною працею.

У тих випадках, коли можливо централізувати лічильно-обчислювальні роботи, обсяг яких досить рівномірно розподіляється протягом місяця, доцільно створювати спеціалізоване бюро. Це значною мірою вивільняє від виконання технічної роботи спеціалістів, що виконують ці роботи.

Питання вибору типу електронно-обчислювальних машин та іншого устаткування для обчислювальних центрів організацій тут не розглядаються, оскільки вони розв'язуються спеціалізованими науково-дослідними і проектними організаціями, які розробляють автоматизовані системи управління.

Розрахунок потреби у технічних засобах для організацій можна здійснити двома методами: по-перше, за кількістю робочих місць, на яких використовуються дані технічні засоби; по-друге, виходячи із готового обсягу управлінських робіт за їх видами.

Правильний, економічно обґрунтований вибір технічних засобів значною мірою обумовлює їх раціональне і ефективне використання. Робота, пов'язана з вибором і визначенням необхідної кількості технічних засобів, повинна складатися з таких попередніх етапів, як збирання і аналіз даних про обсяг і характер робіт, під час виконання яких використовуються або можуть бути застосовані технічні засоби, про ступінь оснащеності цими засобами та їх використання, а також вивчення за літературними джерелами та іншими матеріалами основних відомостей про засоби техніки управління, що серійно випускаються.

Дані про річні обсяги робіт у натуральному виразі (наприклад, сумарний обсяг створюваних документів у друкарських бюро, потрібна кількість копій документів, приведених до повного формату та ін.) необхідні щодо тих робіт, які виконуються або можуть виконуватися централізовано.

Відносно інших видів робіт і операцій потрібні дані про кількість робочих місць, на яких доцільно використовувати ті чи інші технічні засоби, і про час їх вживання в середньому за рік, місяць або робочий день для розв'язання питання про оснащення складною і дорогою апаратурою (універсальними телефонними відповідачами, автоматичними номеронабирачами, диктофонами тощо).

При застосуванні нових видів технічних засобів слід враховувати економічний ефект від їх впровадження. З цією метою можна скористатися діючими методиками з визначення річного економічному ефекту від впровадження нової техніки[2, c. 341-342].

3. Встановлення оптимального режиму роботи менеджера

Використання робочого часу менеджера пов'язано з встановленим режимом роботи. Невпорядкованість режиму праці призводить до довготривалого робочого дня менеджера, який іноді триває до 10-15 годин. Недопустимість такого положення визначає наука управління, яка встановлює взаємозв'язок між тривалістю робочого дня і інтенсивністю праці. Збільшення тривалості робочого дня поєднується з пониженням рівня інтенсивності праці і навпаки.

Дослідження показують, що невпорядкований характер управлінської діяльності менеджера може завдати такі втрати процесу управління, які не компенсуються впровадженням найсучасніших технічних засобів.

Помилки у структурі робочого дня наочно видно із порівняння робочого часу менеджерів конкуруючих організацій. Менеджери організацій-лідерів на оперативне управління витрачають не більше 30% свого середньорічного робочого часу, а менеджери організацій аутсайдерів — 60%. У структурі робочого часу спеціалістів до 40% робочого часу займають не властиві їм роботи. Звідси необхідність оптимізації системи використання робочого часу менеджерів стає очевидним і необхідним.

Ефективне використання робочого часу менеджерів неможливо без використання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.

Науковці доказують, що працездатність людей на протязі робочого дня змінюється за стадіями. Початок робочого дня називається періодом впрацювання. Його період коливається від стану і підготовленості людини, а також від складності роботи, що виконується. Подальші 2-3 години характеризуються максимальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половина робочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності. Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньої перерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати у періоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести творчу роботу за перспективами розвитку організації, обговорення найбільше актуальних питань і прийняття рішень за ними.

Виконання цих робіт треба планувати на першу половину робочого дня, а до практичного виконання треба приступити не раніше, ніж через одну годину після початку робочого дня. У післяобідній період краще виконувати роботи, що вимагають меншої напруги. Детальний перелік робіт на протязі робочого дня повинен визначати сам менеджер, виходячи із конкретної виробничої ситуації в організації. Такими ж принципами треба керуватися й іншим працівникам апарату управління.

Таким чином, виконання будь-якої роботи пов'язано з втомленням, зниженням працездатності людини[6, c. 269-270].

Термін найбільшої працездатності залежить від таких факторів:

• складності і інтенсивності праці;

• здоров'я людини;

• умов праці;

• соціально-економічних умов;

• психологічного клімату у колективі;

• правильності перерв на протязі робочого дня та ін.

Із всіх названих факторів розглянемо значення перерв на відпочинок, як засобу збільшення терміну найбільшої працездатності. Як вже відзначалось, для менеджерів організації характерним є приймання, обробка інформації і на основі її аналізу та оцінки — прийняття управлінського рішення. При такій праці загальний час перерви на відпочинок повинні бути 11 — 17% від загального часу робочого дня. Це стосується особливо служб з одноманітною працею. Для них у першу половину робочого дня необхідно встановлювати одну — дві, а у другу половину — дві перерви по 5 -10 хвилин кожна.

Для тривалої підтримки у нормі функціонального стану організму і високого рівня працездатності надзвичайно важливе значення має тривалість позаробочого часу і його режим. Тривалість позаробочого часу повинна бути такою, щоб працівник управлінської праці мав можливість активно відпочивати не менше 1,5-2 години. Це заняття спортом, прогулянки, культурні заходи. У нього повинен бути час для сім'ї і читання книг. Сон повинен займати 7-8 годин, а у періоди підвищеної напруги нічний сон доповнюється однією годиною денного.

На рівень тривалості працездатності працівників апарату управління впливає річний режим праці та відпочинку. Він характеризується загальною кількістю робочих днів, співвідношенням робочих і вихідних днів, їх регулярністю, тривалістю відпустки[4, c. 154-155].

Висновки

З метою підвищення ефективності своєї праці будь-який менеджер повинен: уміти визначати важливість і черговість рішення виникаючих проблем; не доручати іншим рішення стратегічних проблем, але другорядні питання передавати заступникам; бути вимогливим до себе й іншим, не допускати безвідповідальності; у надзвичайних ситуаціях діяти швидко і рішуче, але уникати авантюрних рішень; з гідністю програвати; бути послідовним і справедливим у своїх діях, одержувати задоволення від роботи.

Планування особистої праці є невід'ємною рисою свідомої діяльності кожної людини. План особистої праці повинний складатися на тиждень, на місяць. Він повинний бути націлений на рішення головних завдань, на відшукання способів раціоналізації праці.

Роботи, що підлягають виконанню протягом дня, ранжуються за терміновістю і значимістю. На першої годинник роботи треба передбачати ознайомлення з поштою, прийом відвідувачів, тому що в цей період відбувається "впрацювання". Рішення найбільш важких питань треба проводити під час піка своєї працездатності, що кожною людиною виявляється індивідуально. На кінець робочого дня намічають легкі роботи (оформлювальні, складання зведень).

Кожному робочому дню варто додавати свій "профіль", тобто включати один з великих і важливих питань по капітальному будівництву, спеціальним питанням (матеріально-технічного постачання, фінансування й інші). Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.

У план особистої праці не слід включати щодня повторювані справи, для них просто треба зарезервувати 25 — 30% робочого часу. На непередбачені роботи необхідно відвести 10 — 15% часу.

Список використаної літератури

1. Гріфін Р. Основи менеджменту: Підручник для студ. екон. спец./ Рикі Гріфін, Володимир Яцура,. — Львів: БаК, 2001. — 605 с.

2. Кузьмін О. Основи менеджменту: Підручник/ Олег Кузьмін, Ольга Мельник,. — К.: Академвидав, 2003. — 414 с.

3. Мартиненко М. Основи менеджменту: Підручник/ Микола Мартиненко,. — К.: Каравела, 2005. — 494 с.

4. Мурашко М. Менеджмент персоналу: Навчально-практичний посібник/ Микола Мурашко,. — 2-ге вид., стереотип.. — К.: Знання, 2006. — 311 с.

5. Осовська Г. Основи менеджменту: Підручник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. — 3-е вид., перероб. и доп.. — К.: Кондор, 2006. — 661 с.

6. Робінс С. Основи менеджменту: учбовий посібник/ Стефан П. Робінс, Девід А. ДеЧенцо,; Пер. с англ. А. Олійник, М. Корчинська, Р. Ткачук,. — К.: Вид-во Соломії Павличко "Основи", 2002. — 671 с.

7. Стеценко І. Основи менеджменту. Хто такий менеджер: Навчальний посібник/ Іван Стеценко,. — К.: А.С.К., 2005. — 221 с.

8. Хміль Ф. Менеджмент: Підручник для студ. вуз./ Федір Хміль,. — К.: Академвидав, 2003. — 607 с.