Організація сучасного діловодства

1. Призначення та особливості структури текстів протоколів.

2. Основні правила групування документів у справи

Список використаної літератури.

1. Призначення та особливості структури текстів протоколів

Протокол — це один із наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень тощо. У протоколах відображаються усі виступи з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення (ця група протоколів не включає специфічних протоколів судово-слідчих органів і дипломатичної служби).

Крім того, протокол — це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців із записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

На важливих нарадах до роботи секретаря висуваються особливі вимоги, адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена, компетентна в тих питаннях, які обговорюються.

У найближчі 2—3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій — усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення. Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або наради. [3, c. 118-119]

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної. У першій частині вказується прізвища та ініціали голови й секретаря зборів, а також усіх присутніх членів колегіального органу й запрошених. У списку присутніх спочатку перераховуються члени колегіального органу, а потім запрошені з називанням посад, які вони займають, і організацій, які вони представляють (прізвища записуються в алфавітному порядку). При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо у вигляді додатка, а в протоколі вказується лише загальна кількість присутніх. Ця частина протоколу містить також порядок денний засідання з перерахуванням питань, розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: слухали — виступили — ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами; після нього ставиться двокрапка. В наступному рядку з абзацу вказується ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді (повідомлення).

Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що такт її додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПАЛИ.

Розділ УХВАЛИЛИ (Постановили) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. У ньому повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: констатуючої й революційної.

У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення й недоліки, а в резолюцій-ній — заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Якщо в рішенні є різні за характером питання, то воно поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Одні рішення вступають у законну силу відразу після того, як вони були прийняті на загальних зборах, інші — після затвердження відповідними органами управління або службовими особами.

Існує ще коротка форма протоколу: це перелік питань, що розглядалися, прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень.

Текст повного протоколу починають з порядкового номера питання порядку денного; тут же пишуть слово слухали і ставлять двокрапку, а потім з нового рядка — ініціали та прізвище, іноді в діжках вказується посада або місце роботи. Далі коротко викладається суть виступу. Цей виклад може мати форму прямої мови (від першої особи). Це може бути й непряма мова (від третьої особи), і безособова форма.

Питання, які ставляться на зборах до виступаючих, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: «Затвердити ту чи іншу доповідь», «схвалити ті або інші заходи», «прийняти до відома» тощо. [2, c. 134-135]

2. Основні правила групування документів у справи

Формування справ — це групування завершених у діловодстві документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Існують такі вимоги до групування документів:

• у справи вміщують тільки оригінали документів або, якщо немає оригіналів, — засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів і стандартів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

• документи групують у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи працівника на підприємстві;

• документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду України і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формують у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, що стосуються одного питання, можуть групуватися впродовж року в одну справу. Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи лише постійного зберігання, а до іншої — тимчасового;

• до справи вміщують документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;

• документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групують у справи разом з документа ми, надрукованими на конторській друкарській машинці та рукописними документами на загальних підставах.

Якщо деякі документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то для них слід створити нову справу, назву якої та строк зберігання обов'язково внести до чинної у поточному році номенклатури справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо) вміщують у справи разом із тими розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), якими вони затверджені.

Накази (розпорядження) групують у різні справи залежно від строку їх зберігання:

• з основної діяльності підприємства (мають постійний строк зберігання);

• про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, про надання їм матеріальної допомоги (строк зберігання — 75 років);

• про надання відпусток працівникам (строк зберігання — 5 років);

• про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань (строк зберігання — 3 роки).

Документи засідань колегіальних органів (дирекції, правління, колегії тощо) підприємства групують у дві справи:

• протоколи і документи до них — доповіді, довідки, проекти рішень тощо (на підприємствах, документи яких надходять до державних архівів, зберігаються постійно; на всіх інших підприємствах — 5 років);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів — порядки денні, списки запрошених, макети розсадження, переліки осіб, що виступають, тощо (строк зберігання — 1 рік).

Протоколи засідань колегіальних органів групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизують за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документів їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизують за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

В особових справах працівників документи групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

• внутрішній опис документів справи;

• заява про прийняття на роботу (контракт);

• направлення або подання;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв тощо);

• витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включають. Ці відомості вносять до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників підприємства, відомості про нарахування заробітної плати та інші фінансові документи систематизують у межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісяця.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ підприємства здійснює служба діловодства або посадова особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві.

Завершені у діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу мають обов'язково передаватися до архівного підрозділу (архіву) підприємства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть також передаватися до архіву підприємства за рішенням його керівника.

Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів підприємства, здійснюється безпосередньо працівниками цих підрозділів за методичною допомогою працівників архівного підрозділу підприємства. Так, наприклад, оформлення справ з особового складу покладається на працівників кадрової служби.

Оформлення справи передбачає:

• нумерування аркушів у справі;

• складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

• складання засвідчувального напису справи;

• оправлення або прошивання справи;

• оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи. [1, c. 72-74]

Список використаної літератури

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. -К.: КНТ, 2006. -277 с.

2. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,. -К.: ЕксОб, 2003. -269 с.

3. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. -217 с.

4. Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.

5. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.