Основи ділового протоколу та етикету

1. Історія формування ділового одягу.

2. Основні види заходів неформального характеру.

3. Запис ділової бесіди.

Список використаної літератури.

1. Історія формування ділового одягу

Слід завжди пам'ятати, що одяг – свого роду візитівка не лише певної особи, а й установи, яку вона представляє. У офіційно-ділових відносинах дуже важливо відповідати загальноприйнятому іміджу дипломата, політика, бізнесмена тощо. А цей імідж потребує ретельного дотримання класичного стилю.

Одяг для офіційно-ділового спілкування повинен бути якісний і вирізнятися розумною консервативністю (відсутністю яскравих кольорів, екстравагантного крою), що, однак, не означає нехтування модою. Не варто поєднувати в гардеробі речі, які різко відрізняються за ціною. Для людей представницьких професій є важливе правило, що рекомендує не з'являтися на роботу в одному й тому само одязі два дні поспіль. Фахівці з дрес-етикету рекомендують діловій людині мати не менш як п'ять комплектів.

Основними кольорами для чоловічих костюмів вважаються сірий, темно-сірий, темно-синій, чорний. Їх визначають як сильні кольори влади. Чорний костюм призначений для найурочистіших подій. Пізньої осені, взимку, ранньою весною, у вечірній час перевага надається темному, в денний час і влітку – світлому. Оптимальна кольорова формула чоловічого костюма: однотонність – малюнок – однотонність. Наприклад, якщо одягають однотонний костюм і сорочку, то краватка повинна бути з малюнком. Якщо костюм має малюнок (у смужку, клітинку), то краватка й сорочка – однотонні. Водночас із костюмом, пошитим із тканини без чіткого малюнка, наприклад, у розмиту смужку, гармонує краватка з домінуючими за інтенсивністю смугами, з костюмом у неяскраву велику клітину з тонких ліній – краватка з негустим орнаментом (у цяточку).

Піджак краще одягнути класичний «англійський» (із двома шліцами позаду). На відміну від європейського (без шліців) та американського (з одним шліцом) він своєму власникові дає змогу не лише елегантно стояти, а й сидіти. Жилет додає костюмові більшої офіційності й свідчить про його вищу ціну. Костюм повинен бути з вовни або мати вигляд, ніби пошитий з цієї тканини. Відповідно підбираються й інші компоненти: сорочка, краватка, черевики, аксесуари. Звісно, все має бути досконально свіжим.

Сорочки. Перевага надається однокольоровим бавовняним, хоча тонка смужка або клітина допустимі. Діловий етикет не рекомендує одягати сорочку з коротким рукавом під піджак. На думку західних фахівців з дрес-коду, короткий рукав – символ нижчої соціальної верстви середнього класу й тому не може суто психологічно викликати почуття поваги або влади. Манжети сорочки повинні виглядати з-під піджака на 1–1,5 см. Що темніший костюм, то світлішою має бути сорочка.

Краватки. Без них не носять ділового костюма. Відсутність краватки свідчить про вільний стиль життя і поводження, притаманні акторам, художникам, письменникам тощо. Запрошуючи гостей «без краватки», підкреслюють неформальний характер зустрічі, що налаштовує на вільний обмін думками, допустимий у дружньому колі. Під час вибору краватки основна увага приділяється якості. Цінуються, зокрема, італійські шовкові (або вони мають так виглядати). Популярні в «американському» стилі – з діагональною синьо-червоною смужкою. Смугаста краватка вважається класичним атрибутом успішного бізнесмена. У списку краваток, які рекомендують фахівці з дрес-коду, є однокольорова. За нею – у цяточку, далі – фулярові (з маленькими геометричними фігурами, розміщеними малюнком, який повторюється), «клубні» (з малюнком із зображеннями тварин, емблем і значків, які повторюються). Ширина краватки має відповідати ширині лацканів піджака. Важливо також пам'ятати, що вона повинна співвідноситися з габаритами чоловіка, який її одягає: чим більший розмір людини, тим ширшою має бути краватка. В офіційному одязі практично скрізь є таке правило: краватка темних тонів у сполученні зі світлою сорочкою. Стандартна краватка повинна зав'язуватися так, щоб кінець був на рівні середини паска.

Взуття. Правила етикету не допускають замшевого з офіційним костюмом. Кращими вважаються черевики на шнурівці, зі шкіри. Чорні черевики пасують до костюма будь-якого кольору (темно-синього, сірого, чорного), темно-коричневе взуття негарно поєднується з темним костюмом, але пасує до одягу бежевого відтінку. Черевики кольору світлого загару, бежеві, сірі та білі в діловому стилі неприпустимі, їх носять зі світлими літніми костюмами. У моделях черевиків для представників бізнесу небажані декоративні елементи: пряжки, візерунки тощо. Найкращі – гладкі черевики оксфордського типу.

Аксесуари для чоловіків – це функціональні речі: шпилька для краватки, запонки, ремінь, гаманець, блокнот, ручка, футляр для візитівок, футляр (брелок) для ключів. Вироби повинні бути високоякісні, бажано витримані в одному стилі. Годинник – обов'язковий атрибут ділової людини, відсутність котрого може бути розцінена як недостатня увага й повага до часу.

В офіційній обстановці піджак ділової людини має бути завжди застебнутий. Так входять до приміщення, зокрема, до кабінету на нараду, до глядацької зали, ресторану, виступають із промовою, сидять у президії. Танцюють теж лише в застебнутому піджакові. Особа, яка виголошує тост, повинна встати, застебнувши піджак. Розстебнути піджак можна за столом під час прийому, коли сидять, а також сідаючи у крісло, наприклад, у театрі. Двобортні піджаки не розстібають. Поли такого піджака викроюють із великим запасом, і в розстебнутому вигляді він втрачає форму.

Жіночий одяг. Дрес-етикет надає йому більше можливостей у виборі, ніж чоловікам. Це дає змогу дамам добирати колір тканини, фасон, які найкраще відповідають їхнім уподобанням, особливостям фігури. Однак треба враховувати деякі загальноприйняті правила. Передусім завдяки більшій варіативності жіночого одягу слід особливо прискіпливо стежити за його відповідністю часу й обставинам. На думку іноземних колег, наших співвітчизниць впізнають за кордоном, окрім іншого, й по тому, що вони дуже часто «мають удень вигляд такий, як увечері» (тобто надмірно нарядний).

Жінка повинна одягатися професійно, по-діловому й охайно, а не яскраво, пишно. Для офіційно-ділової обстановки не підходять ні глибоке декольте, ні міні-спідниця. Діловій жінці краще підбирати спідницю італійської довжини: до середини коліна. Рекомендований стандарт для ділового гардероба – костюм із спідницею або плаття-костюм. Якщо піджак однобортний, його можна не застібати. Двобортний піджак повинен бути завжди застебнутим.

Є різні точки зору щодо брюк і брючних костюмів у гардеробі ділової жінки. Так, деякі фахівці з дрес-коду вважають: у брючному костюмі жінка має недостатньо авторитетний вигляд. Плаття не створює такий сильний професійний імідж, як брючний костюм. Водночас плаття, пошите у стилі пальта (ґудзики попереду розташовані згори донизу), має більш діловий вигляд, ніж плаття стилю блузки (ґудзики спереду розташовані лише до лінії пояса).

Костюм повинен бути з вовни або з тканини, схожої на неї. Для денного одягу не використовують оксамит, тафту, прозорі капрон, шифон, мереживо, блискучий шовк, вишивку перлами й бісером. Традиційними для ділового одягу жінки вважаються сірий, темно-синій, маслиновий, бордовий кольори. Для весняних і літніх костюмів – кольору слонової кістки, какао, беж. В ансамблі одягу краще мати не більш як три кольори, до того ж вони добираються так, щоб підкреслити основний, домінуючий, або створити з ним контраст.

Вважається, що колір костюма може збільшувати або зменшувати ауру влади й привабливості людини. Щоб мати більш владний вигляд, варто носити однотонні сині та темно-сірі, темно-сині в смужку й темно-сірі в смужку костюми. Також рекомендують середньої насиченості синій однотонний, смугасті сірий, синій костюми. Для створення іміджу не дуже владної людини можна носити середньої насиченості сірий однотонний костюм. Для демонстрації мінімуму владності одягають світло-сірі або світло-сині однотонні костюми. Червоний – це колір для багатолюдних заходів, свят, він допоможе виділитися в натовпі. Для виступу з промовою жінці можна одягнути темно-червоний костюм. Діловій жінці слід обережно ставитися до в'язаних речей. Основна вимога до них – висока якість дизайну й виконання, авторська оригінальність.

В офіційній або урочистій обстановці колготи або панчохи завжди обов'язкові. Діловий дрес-код передбачає туфлі-човники із закритими п'яткою й носком. Колір взуття повинен відповідати або бути на тон темніший від кольору найнижчої деталі одягу (подолу спідниці).

Аксесуари ділової жінки мають бути високого ґатунку. Слід віддавати перевагу сумкам та портфелям зі шкіри. Відтак варто уникати ярликів дизайнерів на сумках.

Деякі фахівці з етикету вважають, що одягати коштовності до 18-ї години недоречно. Можна погодитись і не з такою категоричною рекомендацією: у денний час достатньо одягнути одну-дві золоті або срібні прикраси. Носити водночас золоті й срібні прикраси не рекомендують.

Макіяж на роботі допускається мінімальний, волосся має бути до плечей або коротше. Діловій жінці не можна зловживати парфумами.

Відома народна мудрість «по одежі стрічають, а по уму випроводжають» підтверджує, що зовнішній вигляд не є самодостатнім у формуванні належного іміджу людини. Він не може компенсувати духовну та інтелектуальну бідність, вади в освіті, відсутність гарних манер. Однак відповідність зовнішнього вигляду офіційному статусу особи – один із важливих, хай і не основних, показників його культури.

2. Основні види заходів неформального характеру

За нормами етикету розрізняються так звані "формальні" і "неформальні" прийоми та інші заходи.

Відомо, що зміцненню командного духу сприяють неформальні заходи — спортивні змагання, боулінг, пікніки на природі, святкування днів народження й т.д. , — які в неспокійні для компанії часи поєднують співробітників і розряджають напружену обстановку. Однак в умовах змін особливо важливі саме формальні збори й робочі планерки, на яких керівники можуть детально обговорити всі події, що відбуваються. Якщо звичайно наради з директорами проводяться раз у тиждень, то в період змін вони потрібні значно частіше, можливо щодня . Генеральному директорові це дозволяє здійснювати так званий "контроль на стиках", тобто перевірку відповідності розвитку подій виробленому плану. Керівники ж одержують можливість обговорити з колегами всі неясні моменти, описати своє бачення подальших дій. Відкритий діалог — оптимальний формат для таких зборів. Багаторазово збільшене в порівнянні з колишніми часами професійне спілкування в цьому випадку сприяє формуванню команди набагато більше, ніж неформальні заходи.

У молодіжній компанії необхідно виділяти спеціальний час для неформальних заходів — виїздів на природу або туристичні поїздки. Було б непогано ввести кофе-брейк, щоб співробітники могли поспілкуватися протягом 10-15 хвилин до обіду й такий же час після.

Для групи зрілих з мотивуючим фактором буде організація корпоративних свят або виїздів на природу разом зі членами родин.

Першими корпоративними заходами можна назвати ритуальні танці первісних людей у багаття із приводу вдалого полювання. У радянський час були популярні партійні збори, нагородження "передовиків виробництва" і суботники — всі ці заходи були покликані кріпити корпоративну культуру… Незалежно від приводу для його організації корпоративний захід — завжди значна подія в житті компанії.

Дружня атмосфера свят не тільки приносить співробітникам позитивні емоції, але й дає відчути себе частиною команди, створює можливість емоційного зімкнення колективу. Звичайно компанії при організації заходів звертаються в спеціальні агентства, які не тільки нададуть готовий сценарій свята, але й допоможуть із підбором приміщення, організують фуршет або банкет, запросять провідного, артистів, ді-джеїв. По якому приводі гуляємо. Корпоративні заходи діляться на формальні й неформальні. До першого ставляться конференції й презентації, на яких крім співробітників компанії можуть бути присутнім клієнти й партнери фірми. Неформальні заходи спрямовані на спільний відпочинок керівництва й персоналу. Вони діляться на корпоративні свята, вечірки й спеціальні командоутворюючі тренінги. Новий рік, день народження компанії — все це приводи для проведення корпоративного свята. Такі заходи допомагають налагодити спілкування персоналу різних відділів, зрозуміти цінності компанії, відчути причетність до досягнення загальної мети.

Керівник повинен не тільки добре відкрити вечір, але й вчасно з нього піти, щоб не тримати тих, що зібралися в постійній напрузі. За правилами ділового етикету, з неформальних заходів ніхто не може піти, поки там є присутнім шеф. Коли йти — питання риторичний, і, по великому рахунку, цей момент повинен відчути сам керівник. Після нього із заходу прийнято йти й іншим топ-менеджерам — у порядку субординації. Рядові з можуть залишатися до з.

3. Запис ділової бесіди

Після закінчення зустрічі роблять письмовий запис, що фіксує мету, задачі, позиції сторін, досягнуті домовленості, питання. Указують також дату і місце проведення, тривалість, прізвища, імена і по батькові, посади присутніх.

Запис бесіди повинен бути викладений ясно, чітко без двозначностей, перекручень і натяків, особливо коли це стосується суті отриманої інформації.

У супровідному (до запису бесіди) листі чи службовій записці робляться висновки та вносяться пропозиції щодо результатів розмови.

Якщо бесіда відбулася за межами України, то порушені на ній важливі і термінові питання за наявності відповідних технічних можливостей передають в Центр шифрованою телеграмою. Більш докладна інформація, яка не має термінового характеру, пересилається дипломатичною поштою.

Запис бесіди проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно:

а) вказати країну, місце, дату і тривалість бесіди, за чиєю ініціативою вона відбулася;

б) перерахувати кожного з учасників бесіди із зазначенням їх посад.

Доречно вказати, проводилася ця бесіда безпосередньо чи через перекладача; чи вручалися (передавалися) при цьому якісь документи, їх копії, інші матеріали.

Згідно з давніми традиціями запис бесіди оформляється як такий, що-зроблений «з щоденника» дипломата. Свого часу від дипломатів вимагалося постійне ведення щоденника, в який заздалегідь записувався зміст бесіди, який згодом оформлювався для ознайомлення керівництва, інших дипломатичних установ. Всі записи бесід мають гриф «зі щоденника (прізвище дипломата)», який пишеться в верхньому лівому куті аркуша. Крім традицій, він свідчить також про те, що зміст документа не є в цілому терміновий, не призначений для негайного ознайомлення, хоч окремі його частини можуть розсилатися терміново. Як правило, бесіда записується від третьої або від першої особи.

Залежно від посадового рівня осіб, які вели бесіду, змісту і кола порушених питань, обсяг документа, який готується за її підсумками, може коливатися у межах від 1 до 5 сторінок. Чим нижчий посадовий рівень співрозмовників, тим коротшим має бути відповідний документ. У ньому має йтися лише про ті питання, які керівник доручав дипломату порушити під час бесіди.

Запис телефонної розмови, як і усної бесіди, повинен бути викладений ясно, чітко, без двозначностей, особливо щодо суті викладеного співрозмовником. Цьому мають сприяти нотатки, які робляться під час розмови, зокрема коли йдеться про конкретні дати, прізвища, цифри тощо. Він також супроводжується службовою запискою чи листом, що містять висновки та конкретні пропозиції щодо ефективного використання отриманої інформації в оперативній роботі.

Запис телефонної розмови проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно вказати:

— посаду, прізвище, ім'я, по батькові співрозмовника;

— країну, місце, дату, тривалість розмови, за чиєї ініціативи вона відбулася.

Бесіди дипломатів були і залишаються важливим інструментом дипломатичної практики, тому що мета дипломатії — усунення розбіжностей, протиріч і сприяння розвитку дружнього співробітництва між державами. За словами англійського дипломата Е. Сатоу— «це застосування розуму і такту до ведення офіційних відносин між урядами незалежних держав».

Список використаної літератури

1. Білик Е. Сучасна енциклопедія етикету: 1000 правил і корисних порад/ Елліна Білик,; Пер. з рос. Олени Росінської,. — Донецьк: БАО, 2005. — 382 с.

2. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб./ В.П. Галушко,. — Вінниця: Нова книга, 2002. — 222 с.

3. Гах Й. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Йосип Гах,; М-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 158 с.

4. Герет Т. Етика бізнесу: монографія/ Томас М.Герет, Річард Дж.Клоноскі,; Пер. з англ. Остап Ватаманюк,; Ред. Степан Панчишин, Роман Цяпало,. — 2-е вид.. — К.: Основи, 1999. — 214 с.

5. Етика ділового спілкування: Курс лекцій/ Міжрегіон. акад.управл. персоналом; Тамара Чмут, Галина Чайка, Микола Лукашевич, Ірина Осечинська. — К.: МАУП, 1999. — 203 с.

6. Діловий етикет і культура спілкування: навч.-тематичний план, програма, плани семінар. і практ. занять для студ. напряму підготовки 0502 "Менеджмент" професійного спрямування 6.050200 "Менеджмент організацій" (менеджмент туристичної індустрії) / Федерація профспілок України ; Інститут туризму / Н.В. Федоренко (упоряд.) — К., 2006. — 18 с.

7. Калашник Г. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 143с.

8. Кубрак О. Етика ділового та повсякденного спілкування: учбовий посібник/ Олег Кубрак,. — 3-тє вид., стереотип.. — Суми: Університетська книга; К.: ВД "Княгиня Ольга", 2005. — 221 с.

9. Культура ділового спілкування: Навч. посібник/ Укл. Людмила Зубенко, Віктор Нємцов,. — К.: ЕксОб, 2000. — 196 с.

10. Палеха Ю. Ділова етика: учбовий посібник/ Юрій Палеха,; Європейський ун-т фінансів, інформ. систем, менеджм. і бізнесу. — К.: Вид-во Європейського ун-ту фінанас., інформ. систем, менеджменту і бізнесу, 2000. — 179 с.

11. Резніченко В. Довідник-практикум офіційного, дипломатичного, ділового протоколу та етикету / Київська міська держ. адміністрація. — К. : УНВЦ "Рідна мова", 2003. — 480с.

12. Статінова Н. Етика бізнесу: Навчальний посібник/ Ніна Статінова, Світлана Радченко; М-во освіти і науки України, Київ. нац. торг.-екон. ун-т. — К., 2001. — 279 с.

13. Стоян Т. Діловий етикет: моральні цінності і культура поведінки бізнесмена: Навчальний посібник/ Тетяна Стоян,; М-во освіти і науки України, Київ. економ. ін-т менеджм.. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 231 с.

14. Тимошенко Н. Корпоративна культура: Діловий етикет: Навч. посібник. — К. : Знання, 2006. — 392с.

15. Чмут Т. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка,. — 2-е вид., пере-роб. і доп.. — К.: Вікар, 2002. — 223 с.