Основи менеджменту

1. Методи розробки та прийняття управлінських рішень.

2. Контроль як функція менеджменту.

3. Практичне завдання.

Список використаної літератури.

1. Методи розробки та прийняття управлінських рішень

Ухвалення рішень — це основа діяльності організації. Від якості розробки, прийняття та впровадження управлінських рішень залежить ефективність використання людських, матеріальних, фінансових, енергетичних та інформаційних ресурсів конкретної організації. За результатами рішень відбуваються процеси порівняння, аналізу та оцінки.

Ухвалення та виконання управлінських рішень — найголовніший оціночний критерій керівних здібностей. Адже від оцінки рішень та процесу їх ухвалення, форм впровадження, виконання залежать продуктивність праці, раціональне використання спожитих ресурсів, мотивація персоналу, структура інформаційної системи та багато інших аспектів керівництва.

Ухвалення управлінського рішення — це вибір однієї з кількох можливих альтернатив. Тобто, це модель, у якій фігурує певне число варіантів та можливість обрати кращий з них. Відсутність вибору ускладнює процес ухвалення рішення. Ця ситуація передбачає, що рішення вже ухвалив хтось інший або втрутилися непідвладні сили.

Результатом обраного рішення повинна бути якась дія. Можна дійти висновку, що "прийняття рішень означає процес, завдяки якому обирається лінія поведінки, як вирішення певної проблеми". Тут ключовими словами є процес, лінія поведінки, вибір, вирішення і проблема. Звідси, дві умови ухвалення рішення — визначення проблеми і вибір рішення.

На рис. 1.1 подано спрощену схему ухвалення управлінського рішення. Прийняття рішень — це реакція на зміни, які відбуваються у зовнішньому середовищі. Та обставина, що рішення приймається окремою особистістю, свідчить про суб'єктивний характер цього процесу. На формування рішення сильний вплив здійснює упередженість, вибіркове сприйняття, суб'єктивна оцінка, бачення ситуації з точки зору окремої особистості.

Найповніше визначення процесу прийняття рішень в організаціях звучить так: "Ухвалення рішень в організаціях охоплює створення вибору для зміни певного існуючого стану, вибір однієї лінії поведінки з кількох можливих, мобілізацію певних організаційних та індивідуальних ресурсів на виконання рішення і діяльність, спрямовану на досягнення бажаного результату"2.

Ухвалення рішень потребує витрат ресурсів. Це — виконавча фаза ухвалення рішення. Процес ухвалення рішень передбачає якусь визначену ціль чи мету діяльності — розв'язання проблеми, створення нового рівня виконання чи запобігання певній ситуації (рис. 1.2).

Управлінські рішення можна класифікувати насамперед за такою ознакою: одне й те саме рішення ухвалюється за схожих обставин або ж різка зміна останніх змушує ухвалювати нове рішення. Тобто на цій основі розрізняють програмовані та непрограмовані рішення.

Програмовані рішення базуються на звичці, заведеному порядку або процедурній політиці і ухвалюються за типових обставин. Програмовані рішення найкраще впроваджуються у бюрократичних організаціях, зважаючи на раціональність та ефективність їхньої діяльності (рис. 1.3).

Програмовані рішення — це результат послідовних кроків (заходів чи дій), що сприяють вирішенню проблеми. Як правило, у цих випадках число альтернатив обмежене і вибір повинен бути зроблений в межах напрямів, що визначені динамікою розвитку організації.

Коли виникають проблеми або ситуації, для яких програмоване рішення непридатне або невідоме, то керівники або особи, від яких залежить ухвалення рішення повинні звернутися до непрограмованого. Характеристики непрограмованих рішень передбачають слабку структуру, що зумовлена браком інформації, незатверджену процедуру та відсутність цілей або завдань. Непрограмовані рішення приймаються у ситуаціях, які внутрішньо не структуровані, відносно нові або ж зустрічаються вперше. Такі ситуації залежать від невизначених обставин, від неконтрольованих сил, від впливу непередбачених чинників.

Інколи, у складних ситуаціях, практикують компроміси — нейтральне чи тимчасове вирішення проблеми, що умовно задовольняє на даному етапі всі сторони, які беруть участь у конфлікті.

2. Контроль як функція менеджменту

Розглянемо зміст терміну "контроль в управлінні" відносно сфери управління виробництвом.

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.

Термін "контроль", як і термін "влада", викликає, перш за все, негативні емоції у виконавців. Для них контроль пов'язаний з певними обмеженнями, відсутністю самостійності та виявів ініціативи у прийнятті рішень, примусовим виконанням визначених дій, застосуванням штрафних санкцій за порушення встановлених правил і процедур.

Контроль — це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу.

Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє порівнювати досягнуті результати із запланованими.

Дуже поширеним є погляд на контроль лише як на засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визначення призводить до того, що процедура контролю на практиці зводиться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо).

Інколи контроль розглядається як забезпечення виконання прийнятих рішень: "Контроль — це спостереження за процесом функціонування об'єкта й перевірка його відповідності щодо ухвалених управлінських рішень, законів, планів, норм, стандартів, правил, наказів та ін.; виявлення результатів впливу суб'єкта на об'єкт, допущених відхилень від вимог управлінських рішень, від встановлених принципів функціонування організації та регулювання. Виявляючи відхилення та їх причини, працівники контролю визначають можливості цілеспрямованого коригування поведінки об'єкта управління, способи впливу на об'єкт з метою усунення відхилень, ліквідації перешкод на шляху оптимального функціонування системи".

До основних економічних категорій, що стосуються контролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо.

Контроль — це одна з функцій управління виробництвом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються із заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі .

Тлумачення терміна "контроль" залежить від об'єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому, і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття "контроль в управлінні" необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

• як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;
• як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;
• як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення.

Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з визначення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсутність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльності структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями її діяльності, розподіляють зусилля та впливають на виконання робіт.

Будь-який контроль має багато ознак і характеристик: завдання, об'єкт і суб'єкт, типи та загальні види.

Основна мета контролю полягає у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, попередженні можливих помилок.

У будь-якій діяльності мета контролю полягає у перевірці Т0Г0) чи все відбувається згідно з ухваленим планом, діючими інструкціями та встановленими принципами.

Завдання контролю є загальними та конкретними.

Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні — всебічна діяльність об'єктів, що контролюються.

Основними завданнями контролю є:

• визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний момент часу;
• прогнозування стану і поведінки об'єкта чи його частини на визначений майбутній період часу;
• зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини таким чином, щоби при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхідні й оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини;
• завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);
• збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;
• забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.

Об'єкт контролю — це те, що (хто) контролюється. В менеджменті об'єктами контролю є світове господарство, господарство окремих країн і регіонів, окремі галузі, сектори й промисловості, об'єднання фірм та окремі підприємства. Всередині підприємства об'єктами контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Контролюються технологічні процеси, якість продукції, що виготовляється, витрати сировини та матеріалів, інструменти, використання основних виробничих фондів, дані про продуктивність праці та заробітну плату, випуск і збут продукції, роботу обладнання, постачання сировини і матеріалів.

До числа об'єктів контролю належать такі технологічні системи, як наприклад, машина, агрегат, поточна лінія; технологічний ланцюжок: потік — лінія — цех — завод — об'єднання.

Предметом управління є отримання запланованого результату об'єктом управління.

Предмет контролю — це стан і поведінка об'єкта управління. Предметом контролю таких об'єктів, як холдинг, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до діючих законів, норм, правил, рішень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату.

Стан об'єкта контролю описується якісними, кількісними, структурними характеристиками, а також часовими і просторовими.

Характеристики відносно часу зумовлюють наявність попереднього, поточного та заключного (підсумкового) контролю. Попередній контроль здійснюється з метою передбачення стану об'єкта або його окремих вузлів у майбутньому. Поточний — визначає стан об'єкта в процесі виконання операції, заключний — після її завершення.

Характеристики, пов'язані з простором, засновані на наявності летучого та стаціонарного контролю. Летучий контроль передбачає необхідність виїзду суб'єкта контролю на територіально віддалений об'єкт. При стаціонарному — суб'єкт та об'єкт територіально розміщені разом.

Залежно від якісних характеристик розрізняють одиничний, множинний, одно- та багатофункціональний контроль. Контроль, пов'язаний з однією контрольованою величиною, називають одиничним, з багатьма — множинним або багатомірним.

Залежно від обсягу операцій, контроль поділяється на одно- та багатофункціональний.

Суб'єктом контролю може бути група людей або організація, яка наділена відповідними повноваженнями. Характером стосунків суб’єкта та об’єкта контролю, тобто між тими, хто контролює і кого контролюють, розрізняють контроль внутрішній і зовнішній. При внутрішньому — суб'єкт та об'єкт контролю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому — суб'єкт відокремлений, діє автономно, незалежно від об'єкта.

Незалежно від завдання доцільно розрізняти лінійний, функціональний та операційний типи контролю. При застосуванні лінійного типу контролюється об'єкт в цілому (наприклад, контроль з боку директора підприємства); при функціональному — лише його частина (контроль з боку головного бухгалтера, технолога тощо). Контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, співвідношення рівня продуктивності праці й заробітної плати) є різновидом операційного типу контролю.

Види контролю. Серед загальних видів контролю, відносно стадії виконання господарської операції, можна виділити попередній, направляючий, фільтруючий та заключний контроль.

Спрямовуючий та фільтруючий — це дві складові поточного контролю.

За допомогою попереднього контролю визначаються необхідність і можливість досягнення бажаної мети шляхом виконання запланованої операції, а також якісні, кількісні та структурні характеристики оптимального варіанту операцій, які плануються, через їх моделювання у часі та просторі. Під час попереднього контролю перевіряється правильність поставлених цілей, достовірність і точність прогнозів, можливість забезпечення запланованої операції ресурсами та доцільність здійснення самої операції.

Систему процесів управління операцією можна зобразити так: бажана загальна мета =р стратегія досягнення =ї планування досягнення мети =$ організація досягнення. Завданням попереднього контролю є визначення правильності сформульованої мети, визначення передумов і стратегії. Прикладами попереднього контролю є: розрахунок потенційної потреби у новій продукції (роботах, послугах), можливості забезпечення виробництва інвестиціями, сировиною або іншими ресурсами тощо.

Спрямовуючий (направляючий) контроль застосовується від початку здійснення господарської операції і до моменту досягнення необхідного результату. Під час такого контролю відбувається вимірювання, порівняння та оцінка стану й поведінки контрольованого об'єкта, а також розробляються та застосовуються коригуючі дії, що дозволяють у визначений строк і якісно досягти намічених результатів. При здійсненні спрямовуючого контролю перевіряється правильність застосування таких видів управлінської діяльності, як організація та мотивація. Визначальна риса такого контролю — безперервне стеження за станом і поведінкою контрольованого об'єкта.

Фільтруючий контроль також застосовується при перевірці здійснення господарської операції. Якщо хід операції не відповідає очікуваним характеристикам чи встановленим нормам, то виконання операції зупиняють до того часу, поки вона не буде відповідати вимогам.

За допомогою фільтруючого контролю відокремлюють доброякісну продукцію від бракованої. Якщо виріб не відповідає встановленим вимогам, то його бракують і повертають на виправлення. Якщо виріб відповідає усім технічним характеристикам, то він надходить на дільницю складання, де з окремих деталей роблять вузли. Фільтруючий контроль застосовується лише кілька разів протягом виконання господарської операції, а не безперервно, на відміну від спрямовуючого. Як практичну ілюстрацію розглянемо процедуру візування наказу в установі. Зміст та форма наказу коригується до того часу, поки він не буде задовольняти вимоги усіх працівників, що мають відношення до його розробки та виконання.

Заключний (остаточний) контроль, чи контроль за результатами, проводиться після закінчення операції. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів та рентабельності роботи підприємства за минулий місяць, квартал, рік.

Всі чотири види контролю необхідні для того, щоб контролювати роботу підприємства в цілому чи якусь одну важливу операцію. Найбільші можливості для ефективного управління виробництвом маємо при використанні направляючого контролю, оскільки є можливість наперед скоригувати ті чи інші дії і тим самим успішніше реалізувати визначену мету.

3. Практичне завдання

Використовуючи основні елементи комунікативного процесу розпишіть комунікативні зв'язки на прикладі виробничого підприємства:

• між керівником підприємства і його заступниками;

• між працівниками і керівником підприємства;

• між керівником підприємства і керівниками структурних підрозділів;

• між керівниками структурних підрозділів і їх працівниками

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома і більше особами. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем інформації, яка є предметом обміну.

У сучасній теорії менеджменту виділяють такі елементи процесу обміну інформацією:

1. Відправник (особа, яка генерує ідею або збирає, опрацьовує інформацію та передає її).

2. Повідомлення (інформація, закодована певним чином за допомогою символів).

3. Канал (засіб передачі інформації).

4. Отримувач (адресат, особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її).

5. Зворотний зв'язок (реакція). Цей елемент часто залишається поза увагою, а одностороннє спілкування є, як правило, малоефективним, хоча загальновизнано, що будь-яка система функціонує ефективно за умови існування налагодженого зворотного зв'язку.

Делегування повноважень конкретним посадовим особам адаптує оргструктуру управління до структури апарату управління. Це викликано впливом перших трьох зазначених чинників.

Зв'язки у структурі апарату управління складніші, ніж в організаційних комунікаціях. У процесі розподілу і делегування повноважень існують усі види зв'язків: усні, письмові, візуальні, тести, манери поведінки, а також усілякі їхні комбінації. Цю концепцію подано на рис. 3.1.

У структурі апарату управління існують як формальні, так і неформальні комунікації. Вони можуть здійснюватися за різними лініями зв'язку: лінійними, функціональними і змішаними. Оскільки всі зв'язки людей на підприємстві організувати неможливо, та, власне кажучи, у цьому і немає потреби, то варто обмежити їхній склад тільки діловим спілкуванням. При створенні такої системи комунікацій необхідно відповісти на такі питання:

1. Кому необхідна інформація?

2. Яка необхідна інформація, чому?

3. Яке джерело може забезпечити необхідну інформацію?

Кому необхідна інформація?

Працівники апарату управління вирішують задачі, результати яких спрямовані на розв'язання різних проблем або ситуацій, що виникають у діяльності підприємства. Для цього їм потрібна певна інформація. Склад споживачів і, відповідно, джерел інформації різноманітний. До них можна віднести:

• менеджерів, що приймають рішення;
• менеджерів, що готують варіанти рішень і реалізують їх;
• менеджерів, що контролюють, інформують і інструктують підлеглих;
• інших працівників підприємства;
• зовнішніх користувачів інформації, які за своїм статусом прямо чи побічно зацікавлені в одержанні інформації про діяльність підприємства.

Одні використовують вхідну і видають вихідну інформацію. Інші використовують вихідну, зовнішню інформацію, і водночас є джерелами вхідної інформації для апарату управління підприємством.

Групування користувачів інформації може бути проведене на основі даних про аналіз ключових видів діяльності, ключових результатів, внеску в досягнення цілей, рішень, прийнятих менеджерами підприємства. Такий аналіз дає змогу поділити весь апарат управління за потребами в інформації.

Список використаної літератури

1. Вершигора Е. Менеджмент : Учебное пособие/ Евгений Верши-гора,. -М.: Инфра-М, 1999. -256 с.

2. Дойль П. Менеджмент : Стратегия и тактика/ Питер Дойль,; Пер. с англ. Т.Карасевич и др.; Под общ. ред. Ю.Н.Каптуревского. -СПб.; М.; Харьков; Минск: Питер, 1999. -559 с.

3. Иванова Н.Ю. Менеджмент : Учеб пособие/ Н.Иванова, Б.м., 1994. -127 с.

4. Кузьмін О. Основи менеджменту : Підручник/ Олег Кузьмін, Ольга Мельник,. -К.: Академвидав, 2003. -414 с.

5. Менеджмент: теоретичні основи і практикум : Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти/ Олег Гірняк, Петро Лазановський,. -К.: Магнолія плюс; Львів: Новий Світ-2000, 2003. -334 с.

6. Осовська Г. Основи менеджменту : Навч. посібн./ Галина Осовська,. -К.: Кондор, 2003. -552 с.

7. Робінс Стефан П. Основи менеджменту/ Стефан П. Робінс, Девід А. ДеЧенцо,; Пер. с англ. А. Олійник, М. Корчинська, Р. Ткачук,. -К.: Вид-во Соломії Павличко "Осно-ви", 2002. -671 с.

8. Тарнавська Н. Менеджмент: теорія та практика : Підруч. для вузів/ Наталія Тарнавська, Роман Пушкар. -Тернопіль: ВКФ "Карт-бланш", 1997. -457 с.

9. Хміль Ф. Менеджмент : Підручник для студ. вуз./ Федір Хміль,. -К.: Академвидав, 2003. -607 с.

10. Шегда А. Менеджмент : Навчальний посібник/ Анатолій Шегда, Ред. В. П. Розумний. -К.: Знання , 2002. -583 с.