Особливості використання офіційно-ділового стилю при оформленні різного виду ділових документів
Категорія (предмет): Документознавство, діловодствоВступ.
Розділ 1. Теоретико-методологічні аспекти використання офіційно-ділового стилю.
1.1. Характеристика офіційно-ділового стилю та його підстилів.
1.2. Головне призначення та сфери використання офіційно-ділового стилю.
1.3. Особливості офіційно-ділового стилю мовлення.
Розділ 2. Офіційно-діловий стиль — мова ділових паперів.
2.1. Документ в офіційно-діловому стилі.
2.2. Специфічні мовні ознаки ОДС.
2.3. Критерії виділення та специфіка дипломатичного підстилю офіційно-ділового стилю.
Розділ 3. Проблеми офіційно-ділового тексту.
Висновки.
Список використаної літератури.
Вступ
Актуальність теми. Для офіційно-ділового стилю основною є функція повідомлення громадянам, установам і організаціям законів, постанов, розпоряджень, угод та іншої офіційної інформації, що виникає і вступає в дію чи виводиться з обігу на всіх рівнях державного, суспільного, громадського і виробничого життя. Одним з актуальних завдань сучасного вітчизняного мовознавства є дослідження особливостей формування, структури та функціонування офіційно-ділового стилю української мови з огляду на його важливість як у внутрішній (у законодавчій та адміністративно-канцелярській сферах), так і в зовнішній (у дипломатичній сфері, на міжнародній арені) діяльності держави.
Оскільки діловодство, законодавство, дипломатичне службове спілкування ведеться в писемному вигляді, цей різновид мовлення передбачає продумування, монологічний характер викладу, прагнення до логічної впорядкованості тексту, до точної відповідності між позначуваним і позначенням, а також передачі думок лише традиційними мовними засобами.
Положення, висловлене М. Брандес, про те, що в межах однієї предметної галузі функціональний стиль «уніфікує тип функціонування, тип поведінки кожного мовного жанру» [14, c. 81], найповніше підтверджується саме характером офіційно-ділового стилю:
«Офіційно-діловий стиль керує (управляє) вибором і комбінуванням мовних засобів для оформлення змісту (висловлення, спілкування) у сфері суто офіційних людських взаємовідношень, а саме у сфері правових відношень і управління» [14, c. 81].
Традиційно, як і інші дослідники, відзначаючи книжний характер і писемну форму офіційно-ділового стилю, М. Брандес логічно продовжує: «…він не є мовою регулярного масового спілкування. Крім того, він комунікативне односторонній: це мова повідомлення, а не спілкування, Його сприймають, але дуже рідко відтворюють, і ним не говорять» [14, c. 81]. На наш погляд, зауваження «ним не говорять» є дуже суттєвим для характеристики офіційно-ділового стилю: його використовують, він – засіб: системний, кодовий, схематичний.
Аналіз останніх досліджень та публіацій. Лексика офіційно-ділового стилю сучасної української літературної мови була об’єктом аналізу таких дослідників як М.А.Жовтобрюха, І.Г.Чередниченко, Ю.В.Шевельова, Г.П.Їжакевича, І.К.Білодіда, В.М.Русанівського, А.П.Коваль, А.Ф.Марахова та ін. Проте, це в основному, стислі огляди різних періодів її становлення й подальшого розвитку, а також посібники практичного спрямування, де наведено зразки ділових паперів та методичні вказівки до їхнього вивчення. Порівняно повніше висвітлено підстиль української дипломатичної лексики – насамперед у кандидатських дисертаціях О.М.Пазинич (мовні особливості сучасного дипломатичного листування), О.М.Мацько (мовні формули в дипломатичних текстах).
Метароботиполягає в тому, щоб визначити особливості використання офіційно-ділового стилю при оформленні різного виду ділових документів.
Поставлена мета передбачає розв’язання таких завдань:
–– дослідити специфіку офіційно-ділового стилю та його різновидів: законодавчого, дипломатичного й адміністративно-канцелярського;
– описати особливості,основні ознаки офіційно-ділового стилю;
– дати загальну характеристику критеріїв виділення офіційно-ділового стилю.
Об’єктомдослідженняє офіційно-діловий стиль української мови.
Предметомдослідженняє семантичні та функціональні особливості цього стилю, його критерії та особливості застосування.
Наукова новизнароботи полягає в тому, що в роботі простежено становлення офіційно-ділового стилю української мови та здійснено комплексний аналіз офіційно-ділового стилю.
Методи дослідження. Особливості предмета дослідження визначають його методику. Використано описову, порівняльно-зіставну методику дослідження мовних стилів.
Теоретичне значення праці полягає в залученні до наукового опису, систематизації й аналізу матеріалу, офіційно-ділового стилю у текстах службових документів зроблено нові, теоретично важливі узагальнення, що сприятимуть подальшому опрацюванню практичних та теоретичних проблем лінгвістики тексту, фразеології, стилістики.
Практичне значення полягає в тому, що воно сприяє підвищенню ефективності формування умінь і навичок професійно-орієнтованого написання текстів офіційно-ділового стилю у діловодстві.
Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та літератури (26 найменувань).
Базові поняття. Офіційно-діловий стиль (ОДС) — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою книжності.
Розділ 1.Теоретико-методологічні аспекти використання офіційно-ділового стилю
1.1. Характеристика офіційно-ділового стилю та його підстилів
Офіційно-діловий стиль — це сукупність мовних засобів, призначених для регулювання ділових стосунків, спілкування на державно-політичному, громадському, економічному рівні, у законодавстві, сфері управління адміністративно-господарською діяльністю (офіційно-ділова мовна сфера).
Офіційно-діловий стиль має власну фразеологію (взяти на себе обов’язок, висловити вотум недовір’я, відчуження нерухомого майна, вступати у відносини, диктувати своє право, доводова сила документів тощо). З погляду функціонально-стилістичного фразеологічні одиниці можна поділити на стилістично-нейтральні і стилістично-забарвлені [22, c. 6].
У текстах службових документів виділено дві групи фразеологічних одиниць: 1) власне ділові фоазеологізми; 2) фразеологізовані утворення суспільно-політичного дискурсу. За сферою свого вжитку фразеологічні одиниці першої групи є неоднорідними, що дозволяє поділити їх на термінологічні (вузького вжитку) й загальновживані (широкого вжитку).
Термінологічна фразеологія в офіційно-діловому стилі не є продуктивною й охоплює в основному сферу державно-ділового урядування. Українська ділова мова першої половини ХХ ст. послуговується переважно складеними термінами та найменуваннями на позначення органів державної влади, установ, політичних та громадських організацій, посадових осіб тощо.
Дослідженню ОДС присвячено не одна робота. Серед вчених, які досліджували ОДС, сформувалися чіткі погляди на призначення та ознаки цього стилю. Зокрема, Палеха Ю. у своїй роботі «Управлінське документування» [22, c. 6] виділяє такі основні ознаки офіційно-ділового мовного стилю:
1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу актів, документальність, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову.
2. Даний стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології (широке використання професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки тощо).
3. Діловий текст характеризується як зростаючою стандартизацією мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конструкцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий порядок слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; додаток — після керуючого слова; обставинні слова — якомога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо).
4. Високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту [18, c. 35].
Крім того, можна додати ще й наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення та способу оброблення. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання. Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах (ознаках), що притаманні лише йому, а саме:
— нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;
— точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;
— документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;
— наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;
— сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.
Ці основні риси є визначальними у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання в текстах ділових, (управлінських) документів [1, c. 37].
Найпершою традиційною ознакою досконалості для групи «нехудожніх» стилів, до яких належить й офіційно діловий, залишається стислість, а також такі вимоги:
— додержання основних загальномовних і функціонально-стилістичних мовних норм;
— слова й вирази, що безпосередньо пов'язані з думкою, повинні стояти в тексті якнайближче;
— дотримування максимально чіткого, послідовно-логічного і граматичного зв'язку між реченнями, що містять окремі судження;
— вставні речення, застереження, супровідні твердження, усякі відхилення від основної думки повинні значно поступатися своїм обсягом перед викладом основної думки.
У результаті багатовікового розвитку в ОДС сформувалися такі мовні засоби та способи викладу змісту, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію й відповідати всім вимогам, що до неї висуваються, а саме:
1) широке використовування суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології (функціонування закладу, узяти участь, регламентація дій);
2) наявна фразеологія повинна мати специфічний характер (ініціювати питання, висунути пропозицію, поставити до відома);
3) обов'язкова відсутність будь-якої авторської мовної індивідуальності та емоційно-експресивної лексики;
4) синонімія повинна бути зведена до мінімуму й не викликати двозначності сприймання;
5) наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням позачерговості, постійності дії;
6) чітко регламентоване розміщення та будова тексту; обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних стійких висловів, певних кліше (що дозволяє користуватися готовими бланками);
7) до мінімуму зведено використання складних речень із сурядним і підрядним зв'язком, натомість широко використовуються безсполучникові, прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо).
Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв’язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).
Офіційно-діловий стиль — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою книжності.
Основне призначення — регулювати ділові стосунки зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.
Під функціональним різновидом мови слід розуміти систему мовних одиниць, прийомів їх виокремлення та використання, обумовлених соціальними завданнями мовлення.
Мовленню у сфері управління притаманна низка специфічних особливостей. Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління — організації, заклади, підприємства, посадові особи, працівники. Характер і зміст інформаційних зв'язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежать від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Ці стосунки стабільні й регламентуються чинними правовими нормами[7, c. 34].
ОДС має такі функціональні підстилі:
Законодавчий — використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, указах, статутах, постановах та ін.
Дипломатичний — використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах і т. ін.
Юридичний – використовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:
— між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;
— між підприємствами, організаціями та установами;
— між державою та приватними особами;
— між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;
— між приватними особами.
Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях та ін. [11, c. 49].
Адміністративно-канцелярський – використовується у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві. Він обслуговує та регламентує:
— службові (офіційні) відносини між підприємствами одного й різного підпорядкування;
— службові відносини між структурними підрозділами одного підпорядкування;
— службові відносини між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки;
— приватні (неофіційні) відносини між окремими громадянами.
Реалізується в офіційній кореспонденції (листах), договорах, контрактах, заявах, автобіографіях, характеристиках, дорученнях, розписках та ін.
Сучасна людина так чи інакше долучена до наукової чи виробничої сфери. Це — одна з передумов злиття наукового й офіційно-ділового стилів у наслідок їхнього спільного функціонування в одному часі й просторі. Ці два стилі не лише функціонально близькі — вони є спорідненими з походження, що принципово уможливлює їхнє зближення в умовах історичної потреби. У період свого становлення ці два стилі «поряд із процесами дивергенції завжди показували багато пунктів конвергенції, у результаті чого утворився складний конгломерат схожих спільностей і пізніших сходжень і взаємопроникнень». Нині відбувається процес відродження — на якісно новому рівні — книжної мови (а українці, як відомо, мали високорозвинену книжну мову ще в ХІV-XVI ст.) [9, c. 56].
Організація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, управлінським персоналом організацій, установ та їх підрозділів пов’язані з виконанням основних (планування, організація, координація, контроль тощо) і спеціальних (постачання, облік, фінансування тощо) управлінських функцій. Управлінська діяльність неможлива без фіксації значної частини управлінської інформації у вигляді документів, які виступають матеріальними засобами її закріплення, та їх належної обробки, яка передбачає:
— документування інформації (регламентований процес її запису на матеріальному носії);
— обробку власне інформації, яка міститься в документах;
— організацію роботи з документами (створення умов для їх переміщення, пошуку, зберігання);
— створення інформаційно-пошукової системи (документи, довідковий апарат до них, методи й способи їх обробки та використання);
Діяльність з питань документування, обробки і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій називається діловодством [11, c. 61].
Отже, офіційно-діловий стиль — це сукупність мовних засобів, призначених для регулювання ділових стосунків, спілкування на державно-політичному, громадському, економічному рівні, у законодавстві, сфері управління адміністративно-господарською діяльністю (офіційно-ділова мовна сфера).
Він має сферу свого використання та лише йому притаманні ознаки.
1.2. Головне призначення та сфери використання офіційно-ділового стилю
Сфера використання офіційно-ділового стилю мови — це офіційне спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавство, адміністративно-господарська діяльність.
Головне призначення — регулювання ділових відносин мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадянських потреб людей у типових ситуаціях.
Головні ознаки офіційно-ділового стилю: регулювально-імперативний характер, документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), стабільність (тривалий час зберігає традиційні форми), стислість, чіткість, висока стандартизація значної частини висловів, сувора регламентація тексту.
Офіційно-діловий стиль має свою офіційно-ділову лексику, але вона не є особливо чисельною, такою, як терміни у науковому стилі. Колорит офіційності, діловитості формується не так лексикою, як стабільною композицією тексту, який складається загалом із загальновживаної лексики, і тільки окремі лексеми є стилістемами офіційно-ділового стилю.
Основні мовні засоби: на нейтральному тлі загальновживаних мовних елементів широке використання суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології (відрядження, протокол, наказ, вищезазначений, вищезгаданий, нижчепідписаний, пред'явник, пред'явлений, заява, заявник, сторони, показання, ухвала, угода, розпорядження, резолюція, інструкція, план, звіт, документ, декларація, кредит); специфічна термінологія на зразок порушити питання, подати пропозицію; відсутність емоційно-експресивної лексики і будь-якої мовної індивідуальності автора, обмежена синонімія. У синтаксисі офіційно-ділового стилю переважають: безособові і наказові форми дієслів; безособові, інфінітивні, неозначено-особові, узагальнено-особові речення; іменний присудок, складні синтаксичні конструкції, дієприкметникові і дієприслівникові звороти. Обов'язковим є чітко регламентоване розміщення і побудова тексту, обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних висловів (тому в діловому спілкуванні прийнято частіше користуватися готовими бланками).
Хоча офіційно-діловий стиль прийнято називати книжним, писемним, бо основними його текстами є офіційні папери, що мають статус документів, проте він має і усну форму вияву (переговори на різних рівнях державної і громадської влади, офіційні зустрічі, ділові розмови, прийоми громадян тощо) [9, c. 64].
До специфічних рис офіційно-ділового стилю відносять імперативність, розпорядність, регламентованість, непроникність. Це означає, що зміст документів є обов'язковим до виконання для тих, кому вони адресуються, у певних межах і регламентах; самі документи чітко відокремлені від інших текстів і непроникні для їх елементів.
Для офіційно-ділового стилю, як і наукового, характерні точність, однозначність, логічність викладу змісту. Однак у науковому стилі ці риси служать об'єктивності й доказовості змісту, а в офіційно-діловому вони мають забезпечувати дотримання адресатами правових норм, їх волевиявлення, містити в собі наказовість і розпорядність [4, c. 46].
Таким чином, з художнім стилем офіційно-діловий перебуває в повній опозицій і за сферою дії, і за призначенням та функціями (в офіційно-діловому стилі — повідомлення і волевиявлення, у художньому — образне відтворення дійсності та естетичний вплив), і за добором виражальних засобів (в офіційно-діловому стилі — однозначний термінологічний лексикон, стійкі словосполучення, у художньому — полісемія, синонімія, експресивний синтаксис).
Вплив художнього стилю на офіційно-діловий виявляється через норми літературної мови, які формуються у своїй основній масі переважно в художньому стилі і потім сприймаються всіма стилями, насамперед офіційно-діловим.
На початковому етапі формування ділового стилю помітний сильний вплив розмовної мови, тому що влада прагнула донести свої розпорядження до багатьох верств людності й широко використовувала елементи живого мовлення, чого не було, наприклад, у конфесійному стилі.
У часи, коли український народ був позбавлений державності і не мав своїх владних структур, ділове письменство зберігалося в історичних пам'ятках попередніх періодів, продовжувало виробляти свої засоби в надрах інших стилів, зокрема в художньому стилі, публіцистиці, епістоляріях української еліти.
З розвитком документалістики й законодавства документалізуються і мовні засоби, термінологізується лексика, усталюються словосполучення і закріплюються як маркери офіційно-ділового стилю [4, c. 48].
Таким чином, як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв’язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).
1.3. Особливості офіційно-ділового стилю мовлення
За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мовлення, основними ознаками якого є послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлювань, наявність усталених словесних формул (наприклад, з метою, у зв’язку, відповідно до, у порядку, згідно з та ін), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримування прямого порядку слів у реченні тощо.
Офіційно-діловий стиль за експресивним забарвленням називають холодним, нейтральним, оскільки він підкреслює ділові стосунки й не передає суб’єктивної оцінки того, що викладається [4, с. 27].
Для того, щоб офіційно-діловий стиль мовлення не перетворився на “канцелярит”, тобто на бюрократичний жаргон, необхідно дотримуватися певних вимог до мови документа, які випливають з норм літературної мови:
Вимога зрозумілості мови ділового документа передбачає вживання загально відомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційно усталених та загальноприйнятих термінів у тому значенні, яке закріплене за ними словником.
Вибір слова має бути вмотивованим: не слід сплутувати значення слів підписка — передплата, продовжувати — тривати, є – являється, іноземний – іншомовний – закордонний тощо. Наприклад: Підписка про невиїзд – передплата на газети; На прохання глядачів, демонстрація фільму в кінотеатрі продовжується ще на тиждень – На першому пероні триває посадка на потяг Харків–Київ; Головною умовою успішної праці є злагодженість у діях – Уві сні йому часто являється померла мати.
Уживання іншомовних слів повинно бути правильним і доречним, а також зрозумілим для користувачів. Щоб правильно вживати іншомовні слова, слід керуватися таким:
— не вживати в тексті іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові;
— уживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках;
— не рекомендується користуватися в одному й тому ж документі іншомовним словом та його українським відповідником (наприклад, апелювати — звертатися; анархія — безладдя; дефект — недолік, вада, ґандж; екстраординарний — особливий тощо) [5, c. 42].
Слід уникати вживання вузькоспеціальних термінів, термінів-новотворів (наприклад, замість позаштатний фонд іноді вживають безлюдний фонд), термінів-дублетів, термінів певної наукової школи.
У зовнішній діловій кореспонденції не бажаним є вживання професіоналізмів, які, хоч і зрозумілі, але не належать до літературної мови (наприклад, карданний пристрій — кардан, отоларинголог — вушник тощо).
Надмірне захоплення слово- чи основоскладанням псує вигляд ділового папера, справляючи враження штучності мови (наприклад, ветогляд, райзаготсировина, санепідстанція, молзавод тощо).
Уживання кальок з російської мови або перенесення російських слів в українську мову, коли в останній існують слова з цим значенням, є грубою помилкою в оформленні ділових паперів (наприклад, міроприємство — захід, умісний — доречний, появитися — з’явитися, слідуючий — наступний, сводка – зведення, співпадати – збігатися, останні – решта тощо).
При складанні ділових паперів слід уникати зайвих слів, які несуть надлишкову інформацію (наприклад, поспішаємо повідомити — повідомляємо, вважаємо за можливе просити — просимо), а також тавтологічних висловлювань (наприклад, моя автобіографія — автобіографія, у січні місяці — у січні, передовий авангард — авангард тощо).
У діловому мовленні має бути широко використана синонімія української мови (наприклад, помер — пішов від нас, залишив нас, пішов із життя; п’яний — у нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані сп’яніння тощо). Однак вибір описових синонімічних форм не повинен завуальовувати зміст документа[9, c. 26].
У мові ділових паперів є досить обмежений за своїм складом і обсягом набір усталених словосполучень, покликаних обслуговувати адміністративно-виробничі ситуації, де вони часто повторюються. Це словосполучення типу взяти до уваги, довести до відома, взяти за основу, залишити нерозв’язаним, взяти на себе зобов’язання та інші.
Серед цих стійких словосполучень є такі, що вживаються в схожих ситуаціях, але різняться своїм лексичним складом. Якщо зміст їх не конкретно-предметний, якщо словосполучення виконує роль своєрідної лексичної прокладки, містка для збереження цілісності змісту документа, то мимоволі виникає небезпека змішування близькозначних словосполучень, а це веде за собою зниження загального рівня документа. Так, наприклад, з двох близьких за значенням усталених словосполучень відігравати роль і мати значення складають одне неправильне відігравати (або грати) значення”. До того ж плутають грати роль — так можна сказати про гру актора й відігравати роль — брати участь у чомусь [7, c. 33].
Отже, офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу актів, документальність, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову.
Даний стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології (широке використання професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки тощо).
Діловий текст характеризується як зростаючою стандартизацією мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конструкцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий порядок слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; додаток — після керуючого слова; обставинні слова — якомога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо).
В офіційно-діловому мовному стилі виділяють такі підстилі:
1. Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.
2.Дипломатичний — використовується в сфері між державних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, заяв тощо.
3.Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, запитів, повідомлень тощо.
4.Адміністративно-канцелярський — використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, договорів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.
Розділ 2. Офіційно-діловий стиль — мова ділових паперів
2.1. Документ в офіційно-діловому стилі
Основним видом текстів у офіційно-діловому стилі є документи. Вони класифікуються за формою донесення до адресатів і за жанрами підстилів — законодавчого, дипломатичного й адміністративно-управлінського.
Слово документ (від лат. dokumentum — повчальний приклад, взірець, доказ) у сучасній мові має такі значення:
1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь [5, c. 18];
2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу [12, c. 9];
3) письмовий твір, грамота і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе [8, c. 24].
Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.
З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:
1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;
2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);
3) достовірне історичне письмове джерело;
4) матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка) [6, c. 36].
Отже, документ — це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою [3, c. 12].
Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.
Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій [5, c. 25].
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік — у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування — шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.
За видом інформації документи можна поділити на цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні) і текстові. Серед текстових можна назвати регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії, відозва).
До вже названих ознак офіційно-ділового стилю слід додати безособовий характер тексту, висловлювання йде від якоїсь узагальненої особи (держави, закону, порядку, права). І навіть у тих документах, де є конкретна особа (заява, доручення тощо), авторська індивідуальність приховується стандартом документа. Відсутність авторства зумовлює і відсутність емоційності, суб'єктивності [12, c. 24]. В офіційно-діловому стилі діє експресія не почуттів, а волевиявлення й логіки змісту (Висока сторона уповноважена заявити, вирок остаточний і оскарженню не підлягає).
Отже, офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю — інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне, функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відображеним у ньому різним сторонам людських стосунків — офіційно-ділового забарвлення.
2.2. Специфічні мовні ознаки ОДС
Специфічною мовною ознакою офіційно-ділового стилю є ділова лексика, що містить юридичну, дипломатичну, адміністративну термінологію (акт, акредитація, заява, інструкція, лота, контроль, кодекс, позов, уповноважені, компенсація), терміни з різних галузей науки, виробництва, громадського життя, оскільки офіційно-діловий стиль регулює не тільки дії владних структур, а й ділові стосунки груп і окремих людей між собою.
В офіційно-діловій лексиці основний масив складає міжстильова, загальновживана лексика з високою частотністю. Офіційно-діловий стиль має в чотири рази більше високочастотної лексики, ніж художній. Така частотність пояснюється потребою забезпечити адекватність і точність передачі інформації, швидку обробку документів, тому однотипні поняття позначаються однотипними лексемами, не замінюються синонімічними, щоб не «розмивався» зміст, не виникало різночитання.
На морфологічному рівні офіційно-ділового стилю помітна висока частотність іменників. У текстах багато назв, іменники і прикметники майже не замінюються займенниками, дії і процеси передаються опредмечено, через віддієслівні іменники (виконання, засідання, опис, розподіл).
До високочастотних мовних одиниць у офіційно-діловому стилі можна віднести відіменні похідні прийменники: відповідно до, у відповідь на, на виконання, у зв'язку з, на заміну, у разі [9, c. 37].
Імперативний, розпорядчий характер багатьох документів (наказ, постанова) зумовив високу частотність інфінітивів (заслухати, обговорити, підготувати, обґрунтувати, піднести), серед дієслівних форм виділяються частотністю використання форми теперішнього часу та дієприкметники і дієприслівники, що пояснюються потребою стисло викласти зміст.
Слід відзначити, що в текстах офіційно-ділового стилю мало прикметників, зокрема майже немає якісних, тому що переважає номінація фактів, явищ без якісної оцінки їх.
Ті прикметники, що вживаються в офіційно-діловому стилі, є відносними і майже всі входять у стійкі словосполучення: державна скарбниця, матеріальна допомога, соціальний захист, моральне відшкодування, нормативний акт, грошова одиниця, споживчий кошик. З цієї самої причини (відсутність якісних оцінок) у документах дуже мало прислівників, частково функція їх компенсується прийменниково-іменниковими конструкціями: до запитання, за власним бажанням, за наказом, у розвиток наказу, за фактами порушень [9, c. 39].
На синтаксичному рівні специфікою офіційно-ділового стилю є використання ускладнених довгих речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, однорідними членами, підрядними реченнями, але при цьому зміст речення не губиться завдяки членуванню його на окремі блоки, що створюють своєрідну синтаксичну комбінацію.
Синтаксичною ознакою офіційно-ділового стилю є широке використання односкладних речень, зокрема інфінітивних, безособових, що пояснюється імперативним характером документів, а також номінативних речень у заголовках різних документів: Заява про відкриття рахунка; Опис бланків суворої звітності.
Найсуттєвішою рисою офіційно-ділового стилю є стандартність мовного оформлення документів, яка відображає типові і часто повторювані ситуації і змісти у сфері ділових стосунків. Вона сприяє економії місця і часу під час оформлення, а також при обробці документів і адекватному сприйманню та розумінню їх, підвищує інформативність документів.
Стандартизація породжує усталені мовні формули і блоки текстів, які за синтаксичного будовою нагадують словосполучення чи моделі речень: вид па проживання, вірча грамота, грошова компенсація, запис актів громадянського стану, засоби до існування, одноразова допомога, особа без певного місця проживання, порядок денний, право на працю, рада засновників, строк чинності, бути на утриманні, вести облік, вступити в права, входити до компетенції, діяти на засадах, довести до відома, залишитись у силі, набрати чинності, падати послуги, накласти стягнення, оскаржити стягнення, поновити на посаді, притягти до відповідальності, с обов'язковим для виконання, па виконання розпорядження, па вимогу керівництва, незалежно від форм власності, у відповідь на ваш лист, договірні сторони погоджуються з тим, що передбачено нижче; з правилами ознайомлений і зобов'язуюсь викопувати, визнати такими, що втратили чинність.
Особливістю цих стійких словосполучень (мовних формул) є те, що вони нерозчленовано виражають поняття і водночас мають виразну норму синтаксичного словосполучення, ніби перебувають на межі між фразеологією і синтаксисом. За граматичними ознаками вони — словосполучення, за вживаністю — фраземи, які не можна модифікувати (особа похилого віку; контроль за виконанням даного рішення; покласти на…; табель про ранги, притягнення до відповідальності) [13, c. 24].
2.3. Критерії виділення та специфіка дипломатичного підстилю офіційно-ділового стилю
Критерії виділення офіційно-ділового стилю, зокрема дипломатичного підстилю, можна поділити на паралінгвістичні (суто комунікативні) і лінгвістичні (мовно-комунікативні).
До стилетворчих комунікативних (паралінгвістичних) чинників офіційно-ділового стилю відносяться:
— комунікативна сфера суспільної діяльності;
— соціально-культурні типи мовців;
— ситуативна специфіка мовної комунікації.
Вона складається з кількох компонентів:
— типової цільової настанови мовного спілкування;
— типових обставин та умов;
— предмета мовлення і предметного оточення;
— кількості учасників мовного спілкування;
— їх соціально-рольових характеристик;
— міжособистісних аспектів спілкування (знайомство, контакт, передбачуваність, непередбачуваність, приязнь, агресивність тощо).
До основних мовно-комунікативних стилетворчих чинників офіційно-ділового стилю можна віднести:
— форму мовного спілкування (усна, писемна), жанри цих форм (доповідь, звіт, участь в обговоренні, пропозиція, зауваження, бесіда, експертиза, документи, листи);
— загальні ознаки функціонального стилю;
— основний функціональний тип мовлення і композиційно-мовні форми (монолог, діалог, полілог, розповідь, міркування, опис, переключення тощо);
— принципи композиційної побудови тексту: інвенція, диспозиція (виклад, тези, логічні й аналогійні аргументи, факти, спростування, висновки);
— специфічне (спеціалізоване) використання мовних засобів різних рівнів у межах дії названих комунікативних стилетворчих чинників офіційно-ділового стилю (елокуція), його підстилів та жанрів [5, c. 53].
Специфіка дипломатичного підстилю полягає насамперед в поширених і непоширених мовних формулах номінацій, сформованих на безпосередній дипломатичній термінології, в етикетних формулах, які є невід'ємною особливістю своєрідного дипломатичного жанрового блоку — дипломатичного листування, і підносять дипломатичні тексти на рівень надввічливості, фіксуючи їх як своєрідність підстилю. Предикативні функціональні формули наявні як у текстах дипломатичного підстилю, так і загалом в інших офіційно-ділових текстах, проте особливість їх уживання, підтекстова семантика, непрямі форми вираження та частовживані мовні елементи суб'єктивної модальності роблять їх своєрідною ознакою дипломатичного підстилю. Як ще одну особливість дипломатичного підстилю (жанрового блоку дипломатичного листування) можна виділити своєрідність мовного формулювання і комбінування тексту та етикетну обов'язковість, особливе комунікативне навантаження композиційних формул — початкових і заключних. Все перераховане вище є, по суті, маркерами дипломатичного підстилю, що виокремлюють його на фоні офіційно-ділового стилю.
Дипломатичний підстиль як складова частина офіційно-ділового стилю функціонує в єдності із законодавчим та адміністративно-управлінським підстилями, про що свідчить активне використання жанрів, які прийнято співвідносити із законодавчим (декларація) та адміністративно-управлінським (договір, угода) під стилями [2, c. 12].
До стильових рис офіційно-ділового стилю належать: офіційність, об'єктивність, точність, логічність, консервативність, або традиційність, чіткість, ясність, стислість, стриманість, ввічливість. Вони досягаються у мовному вираженні офіційно-ділового стилю типовими для певних жанрів мовними одиницями лексичного, граматичного і текстового рівнів.
На лексичному рівні такими типовими (стандартними) мовними засобами досягається офіційно-ділова конотація — окремими словами і мовними формулами термінологічного значення; на синтаксичному рівні — «правильною» однотипною будовою розгорнених речень з однорідними конструкціями і нанизуванням зворотів, на текстовому рівні — суворою архітектонічною будовою тексту, певними композиційно-мовними формами і заданим порядком їх використання.
На цьому загальностильовому фоні офіційної діловитості дипломатичний підстиль виділяється блоком своїх традиційних жанрів та мовно-композиційними структурами — мовними формулами з цільовими настановами дипломатичної сфери: надввічливості, встановлення і підтримання контакту, досягнення мети, пошуку шляхів виходу з ситуації тощо [10, c. 51].
Отже, офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок, тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах ХІV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т.ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси.
· Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
· Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.
· Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.
· Лексика здебільшого нейтральна.
· Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
· Найхарактерніші речення – прості поширені.
Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.
Розділ 3. Проблеми офіційно-ділового тексту
Важливі комунікативні якості писемного ділового мовлення зосереджені в головному елементі документа, тобто одиниці писемного мовлення — тексті. Мовознавці називають його основою будь-якого документа.
На думку Г.Антипова, О.Донських, Ю.Сорокіна визначальна функція тексту — бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалу залежить культура писемного ділового мовлення [21, c. 65].
Саме текст і фактична реалізація його — це та проблема вироблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічної й лексичної сполучуваності слів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.
Текст як основний елемент писемного мовлення має такі комунікативні якості: стислість, послідовність викладу матеріалу, лаконічність, смислова точність, логічність, об'єктивність, простота, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звітах, ділових листах, актах, договорах, наказах), у логічних елементах (вступі, доказах, висновках).
Проте є чинники, ігнорування яких утруднює досягнення позитивного результату: надто велика кількість комунікативних якостей текстів, які взаємно доповнюють одна одну, їх важко відмежувати, нелегко провести чіткі грані між ними. З огляду на це методисти порушують питання про необхідність звести перелік комунікативних якостей мовлення до прийнятного з дидактичного погляду мінімуму, виокремити серед них найпотрібніші, найзручніші для аналізу й оцінки.
Основне призначення офіційно-ділового стилю – регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.
Офіційно-діловий стиль має такі підстилі:
— законодавчий
— дипломатичний
— юридичний
— адміністративно-канцелярський.
Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах:
1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.
2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.
3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки.
4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.
5. Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає.
7. Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо) [11, c. 46].
Особливості офіційно-ділового стиля:
— кожний документ має усталений зразок;
— слова вживаються виключно в прямому значенні;
— переважають слова-терміни, пов'язані з діловодством;
— відсутні художні засоби, пестливі та згрубілі слова, питальні,
неповні і незакінчені речення.
На думку багатьох учених (А.Коваль, Н.Бабич, Л.Паламар, В.Мельничайко, М.Пентилюк, А.Марахова, Л.Савенкова, Г.Сагач), проблеми відтворення специфіки ділового текстотвору безпосередньо пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови — ділової, термінологічної лексики, словотвірних засобів, синтаксичних структур та ін.
Основна функція офіційно-ділового стилю – повідомлення. Більшість жанрів ділового мовлення відображають позаіндивідуальне спілкування. Власне, функція офіційно ділового стилю виражається в тому, що він, вимагаючи певної форми при письмовому викладі змісту, надає висловлюванню характер документа і тим самим надає відображеним у цьому документі різним сторонам людських стосунків офіційно-ділового забарвлення.
Офіційно-діловий стиль обслуговує адміністративно-господарську діяльність, законодавство та інші діляники життя, пов`язані з діловодством, звітністю та документацією. Він потрібний для зв`язку державних і громадських установ як між собою, так і з населенням, для оформлення різних постанов, обліку фактів, подій. Цей стиль визначається безосособовістю, стереотипністю, відсутністю емоційного забарвлення, що наближає його до наукового. Йому властиві конкретність змісту і абстрактність засобів вираження.
Найголовніша ознака цього стилю – офіційність. Слово офіційний має значення урядовий, службовий. Тому в його текстах використовуються слова і словосполучення – назви документів і ділових, службових відносин: акт, заява, протокол, заактувати, вищесказане, згідно з розпорядженням, на підставі наказу, до заяви додаю тощо [4, c. 36].
Культура ділового мовлення вимагає від учня уміти писати заяву, протокол, акт, розпизку, доручення тощо. Але кожна людина повинна ще й уміти читати та розуміти ділові папери.
В офіційно-діловому стилі вживаються пасивні конструкції: визначаються завдання, доводиться до відома, обговорюється план, встановлюються строки виконання, задовольняються вимоги. У цьому стилі часто використовуються сталі конструкції (штампи): зважаючи на викладене вище; у зв`язку з тим, що; відповідно до; з огляду на те, що; прошу дозволити; взяти до уваги; взяти за основу; ми, що нище підписались, тощо. В офіційно-ділових текстах переважають віддієслівні іменники: встановлення, одержання, подолання, виконання, повідомлення, забезпечення, укладання, утворення, інфінітивні форми: затвердити, зобов’язати, вказати, попередити, організувати. Специфічні в офіційно-діловому стилі вставні слова таким чином, отже, по-перше, одне слово. Тексти офіційно-ділового стилю будуються у вигляді рубрик, переліків які виділяються відповідними розділовими знаками [4, c. 38].
Поняття високої культури діловодства, культури мови ділових паперів реалізуються в культурі ділового мовлення, у вимогах до складання текстів документів з урахуванням комунікативних якостей, які виявляють себе в конкретних текстах залежно від рівня їх стандартизації (високого і низького).
Офіційно-ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:
— тексти документів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя; оцінку ділових і моральних якостей фахівців різних галузей народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;
— тексти документів уможливлюють спостереження вербальних і невербальних засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури мовлення з урахуванням його комунікативних якостей; виявлення функцій мовлення (денотативної, комунікативної, сигніфікативної, дейктичної, волюнтативної), створюючи на їхній основі лексико-тематичні групи;
— тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил складання його; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фаху, яких набуває студент у вузі;
— тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок оформлення матеріалу текстів; на компонування його логічних частин; на вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері виробничої діяльності [5, c. 54].
У практиці сучасного діловодства вироблено загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей офіційно-ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних, стилістичних норм.
Однак тексти документів, пов'язані з бухгалтерською, аудиторською, економічною діяльністю, мають свої аспекти дослідження, аналізу, які висвітлюють проблеми неточності у вживанні бухгалтерських, економічних термінів, доводячи потребу уніфікації їх. Вживання таких термінів, як "первісна вартість" (замість "первинна", "початкова" вартість); "обліковий регістр" (замість "обліковий реєстр"), "оборотні кошти" (замість "обігові кошти") і т.д., свідчить про неунормованість мови документів, про негативний вплив російської мови, що призводить до неточного, ненормативного вживання відповідних термінолексем.
Порушення законів логічної й лексичної сполучуваності, нерозрізнення омонімів (Франко — Франко, мета-мета, курс—курс, проспект—проспект, купюра — купюра), паронімів (девіз — девіза, сальдо — сальто, акцент — акцент), вживання неправильних засобів для формулювання думки в межах фрази та й у ширшому контексті, недоречне вживання типових мовних зворотів, фразеологічних сполук, іншомовних слів — усе це має стати об'єктом дослідження мови текстів ділової документації.
У грецькій культурі усталилося як мінімум три погляди на слово, на основі кожного з яких побудовано свій об'єкт аналізу — мова, текст, логіка. Першою передумовою усвідомлення тексту (зокрема й тексту документа) стають словесні формули, які виконують різні функції:
· денотативну (називають предмети, явища, ознаки);
· дейктичну (вказують на причини, результати, наслідки);
· волюнтативну (спонукають до виконання певних дій};
· сигніфікативну {узагальнюють процеси, роблять висновки).
Вдалий добір таких словесних формул дає змогу реалізувати названі вище функції в кожному конкретному тексті документа, використовуючи його дидактичні можливості.
Недостатня увага до реалізації дидактичних можливостей текстів документів, нерозробленість системи вправ і завдань, які б формували практичні вміння й навички роботи з такими текстами, його логічними частинами, спричинили появу на сторінках деяких посібників з ділового мовлення текстів, які не можуть бути взірцями для використання їх майбутніми фахівцями в практичній роботі. Бракує вдало дібраного дидактичного матеріалу, потрібного для вивчення лексики, фразеології, синтаксису ділового мовлення тощо. Текст документа є основою використання дидактичного матеріалу для різних навчальних робіт, особливо тих, які "зарекомендували" себе як ефективні, результативні й перспективні.
Різнопланова робота з текстами документів охоплює:
— введення в текст стандартних конструкцій;
— перестановку частий тексту;
— продовження тексту за поданим початком;
— висловлення свого ставлення до проблем, порушених у ділових текстах;
— написання переказів тексту (стислого й докладного);
— редагування тексту;
— переклад окремих частин текстів документів з російської мови на українську;
— підготовку запитань до тексту документа і відповідей на запитання;
— роботу над визначенням лексичного значення слова, його ролі й місця в тексті тощо [6, c. 43].
Пропонується методичний апарат для роботи з текстами документів, що містить фонетико-орфографічні, граматико-орфографічні, граматико-пунктуаційні, лексико-граматичні питання й завдання до текстів.
Важливою умовою грамотного оформлення тексту документа є чітко окреслене завдання.
Якщо потрібно перевірити, наскільки учень, студент орієнтується в конкретній ситуації, уміє її описати, висловити своє ставлення до неї, пропонуємо завдання на доповнення, продовження думки. Наприклад: у тексті характеристики:
Пані Косенко І.С. працює …
До службових обов'язків ставиться … Дбає про (за) … Постійно підвищує … У спілкуванні … Має …
у тексті звіту:
Я проходив (-ла) навчально-виробничу практику в … Під час практики вивчав (-ла) … Керівництво господарства створило всі … Я ознайомився (-лася) з …
Такі початки фраз орієнтують студента на додержання основних вимог до складання ділового тексту, а саме: послідовності викладу думки, конкретності, об'єктивності тощо.
Коли потрібно перевірити знання текстів документів, які починаються з однакових фраз, формулюємо завдання так:
• Тексти яких документів починаються з фрази "Я, Пономаренко Ігор Олександрович, …"? Продовжте фразу й запишіть назви документів.
Багатими на синтаксичні моделі-конструкції є тексти службових листів. Завдання на доповнення, продовження тексту допоможуть перевірити знання функціональних ознак листів-запрошень, листів-прохань, листів-нагадувань тощо. Наприклад:
Висловлюємо впевненість у тому …
Нагадуємо Вам …
Доводимо до Вашого відома …
Ми впевнені у тому, що …
На жаль, ми не змогли …
Сподіваємося, що
Запрошуємо Вас …
Важливою формою навчальної роботи з формування комунікативних умінь і навичок є редагування текстів документів. Воно реалізується в різноманітних видах вправ, для виконання яких можна застосувати низку методичних прийомів: спостереження над авторським текстом, над власною мовою, мовою своїх колег, однокурсників; редагування текстів через синонімічні, паронімічні заміни; застосування вставок, скорочень тощо.
Таким чином, в ХXІ ст. виразно окреслюються особливості мови, що обслуговує офіційну сферу спілкування громадянства (достатньо широку в Зах. Україні і дуже обмежену в Сх. Україні) [6, c. 44].
Узагальнюючи ці особливості, можна виділити три ознаки:
1) сформованість спеціалізованих засобів (ядерних маркованих компонентів — стилем та гіперстилем);
2) стандартність у вживанні мовних засобів;
3) регламентація у їх доборі стильовою нормою.
Названі ознаки за своєю суттю є диференційними ознаками такого функціонального різновиду літературної мови, як офіційно-діловий стиль, причому залишаються релевантними для цього стилю і на початок XXI ст. У досліджуваний період ці ознаки мають особливості у конкретній реалізації, зумовлені, по-перше, часовим фактором, по-друге, початковим етапом функціонування стилю.
Висновки
Офіційно-діловий стиль – це стиль ділової мови, яким користуються для написання різноманітних ділових документів, зокрема законів, указів, постанов, договорів, заяв, актів, протоколів, анкет, розписок тощо. Він характеризується використанням канцелярської термінології та деяких застарілих слів (вельмишановний, вищезгаданий), наявністю стандартних схем висловлення, мовних кліше та сталих синтаксичних конструкцій. В офіційно-діловому стилі може використовуватися лексика з інших шарів, зокрема науково-термінологічна, виробничо-професійна, суспільно-політична, що залежить від того, яку галузь суспільного життя він обслуговує. Загалом для цього стилю властиве суворе дотримання зразків оформлення ділових паперів, мова яких має бути ясною, чіткою, лаконічною.
Основне призначення — регулювати ділові стосунки мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.
Основні ознаки офіційно-ділового стилю: документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), стабільність (довго зберігає традиційні форми), стислість, чіткість, висока стандартизація.
До специфічних рис офіційно-ділового стилю належать: офіційність, об’єктивність, точність, логічність, традиційність, чіткість, ясність, стислість, стриманість. Вони досягаються типовими для відповідних жанрів наборами мовних одиниць лексичного, граматичного і текстового рівнів та їх організацією. Передумовами для становлення та розвитку офіційно-ділового стилю української мови в досліджуваний період було розширення сфер функціонування української мови разом з подальшим збагаченням її лексичної системи, унормуванням та упорядкуванням термінології і жанровим розширенням.
Залежно від тематично-ситуаційної сфери функціонування в офіційно-діловій мові виділяють три жанрові різновиди: законодавчий, дипломатичний і адміністративно-канцелярський.
У складі лексики офіційно-ділової мови за функціональними ознаками виділено такі досить виразні ряди: 1) загальномовна, або міжстильова, лексика та фразеологія; 2) напівтерміни і терміни різних галузей науки і виробництва; 3)власне ділову – стилістично марковану – лексику та фразеологію. В офіційно-ділових паперах не всі названі вище групи представлені однаково.
Список використаної літератури
1. Алкаді М. Дипломатичний підстиль у структурі офіційно-ділового стилю мови: Автореф. дис… канд. філол. наук: 10.02.02 / Дніпропетровський держ. ун-т. — Дніпропетровськ, 1998. — 19 с.
2. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. — К. : Університет "Україна", 2005. — 418с.
3. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
4. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
5. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
6. Ботвина Наталія Володимирівна. Офіційно- діловий та науковий стилі української мови: Навч. посіб.. — К. : АртЕк, 1999. — 263с.
7. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
8. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
9. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
10. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.
11. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
12. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ Т. В. Кузнецова и др. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
13. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів. — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
14. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.
15. Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.
16. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник. — К., 1997. — 67с.
17. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. — К. : Університет "Україна", 2006. — 444с.
18. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
19. Світлична Є. Практикум зі стилістики української мови: науковий і офіційно-діловий стилі: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. — Х. : НФАУ, 2002. — 255с.
20. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
21. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
22. Сушко О. Фразеологія офіційно-ділового стилю української мови (на матеріалі документів першої половини ХХ століття): Автореф. дис… канд. філол. наук: 10.02.01 / Київський національний ун-т ім. Тараса Шевченка. — К., 2007. — 19с.
23. Тітенко Л. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни. — К. : КНЕУ, 2006. — 192с.
24. Фразеологія офіційно-ділового стилю як інструмент реалізації мовної компетенції особистості // Громадянське виховання молоді засобами мови та літератури: Матеріали Всеукраїнської науково-практичної конференції (4-5 лютого 2003 р.). – Полтава, 2003. – С. 318-323
25. Фразеологізми офіційно-ділового стилю у службових документах // Мова та історія: Періодичний збірник наукових праць. – Київ, 2004. – Вип. 67. – С. 46-49.
26. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.