1. Загальна характеристика системи ЗЗГ.

2. Системи масових комунікацій та її функції.

3. Планування, організація та здійснення зв'язків з громадськістю.

4. Механізм взаємодії із засобами масової інформації.

5. Зв'язки з громадськістю в промисловості та комерційній діяльності тощо.

Список використаної літератури.

1. Загальна характеристика системи ЗЗГ

Система (від грец. systema — ціле, складене із частин і об’єднане) — це безліч або певна кількість елементів, взаємопов’язаних та взаємодіючих один з одним, які створюють цілісність, єдність. Існує кілька типів системи:

1) система неорганічної природи;

2) біологічні — системи певних організмів;

3) соціальні (прості й складні);

4) абстрактні (поняття, теорії, гіпотези, наукові знанняі т. ін.);

5) лінгвістичні (мовні) тощо.

Система зв’язків з громадськістю — це підсистема загальної соціальної системи, яка обслуговує економічну, політичну, соціально-культурну системи — підсистеми загальної соціальної системи, їхню інформацію та зв’язки з громадськістю, управління громадською думкою.

Система ЗЗГ складається з таких основних елементів:

· організація (керівник, фірма, заклад), яка зацікавлена у зв’язках з громадськістю;

· громадськість — це певна група (групи) людей, які виражають свою думку з тієї чи іншої проблеми, а також реагують на події, заходи та поведінку своєї організації та ситуацію, що виникла (відкрита і закрита групи);

· громадська думка — рівень і стан масової свідомості громадськості;

· інформація — первинні дані про конкретний предмет, явище, процес, їхні кількісні та якісні характеристики, які отримуються і передаються людьми усним та письмовим способами або за допомогою технічних прийомів;

· канали збору, переробки інформації — безпосереднє спілкування, телефон, радіо, преса, телебачення тощо, а також зворотний зв’язок;

· бар’єри, що обмежують, перешкоджають обміну інформацією;

· дослідні організації і агенції зі зв’язків з громадськістюта ін. (схема 1).

Усі названі елементи системи ЗЗГ безперервно взаємодіють і пов’язані між собою. Якщо не існує певної організації (фірми, закладу, керівника), то ЗЗГ нікому здійснювати, і навпаки, не існує такої організації (не може бути), яка не мала б свою громадськість, зацікавлену у зв’язках зі своєю організацією (керівником, фірмою, закладом), тобто будь-яка система ЗЗГ є об’єктивно необхідною.

а також у здійсненні зворотного зв’язку;

· по-третє, агенція, що отримує замовлення, збирає, обробляє, аналізує і систематизує необхідну інформацію для здійсненняЗЗГ;

· по-четверте, кожне звернення ЗЗГ має три основні частини: 1)заголовок (назву), в якому стисло викладено ідею всього тексту звернення і який зазвичай складається із 6—10 слів; 2) основний текст, що має бути представлений у стислій письмовій формі, написаний грамотно, зрозумілою мовою, з чітким визначенням мети, принципових способів і методів виконання поставленого завдання (що? де? коли? яким чином?); 3)фірмовий знак, реквізити, що характеризуються чітко визначеною докладною адресою, номерами банківського рахунка, телефону, факсу, телексу, торгової марки;

· по-п’яте, канали передачі інформації містять велику кількість форм просування інформації, зокрема:

o усні мовні звернення (ораторські виступи, відкриття ярмарків, аукціонів, дикторський текст по каналах радіо та телебачення);

o візуальні форми (реклама фільмів, відеоролики і кліпи з виділенням фірмового кольору, товарного знака, фірмового стилю, традицій);

o засоби масової інформації (ЗМІ) — преса, радіо, телебачення;

· по-шосте, цільова аудиторія являє собою певну частину співтовариства (суспільства), конкретну групу реальних та потенційних споживачів з виокремленням їхніх специфічних ознак (психологічних, соціальних з урахуванням їхнього ставлення до реальних економічних, соціальних, політичних та духовно-культурних процесів, до своєї організації);

· по-сьоме, зворотний зв’язок, який відіграє велику роль в ефективному функціонуванні всієї системи зв’язків з громадськістю, забезпечує організацію інформацією про стан громадськості та її реакцію на діяльність керівництва своєї організації (фірми). Крім того, соціальне середовище, всередині якого функціонує система ЗЗГ, як правило, має різні перешкоди для її функціонування у вигляді інформаційних бар’єрів, що заважають нормальному проходженню інформації. Для подолання цих бар’єрів спеціалісти ЗЗГ мають володіти комплексом знань і професіоналізмом у таких галузях, як соціологія, психологія, юриспруденція, журналістика, менеджмент і маркетинг.

2. Системи масових комунікацій та її функції

Система засобів масової комунікації — це сукупність взаємодіючих комунікативних каналів, засобів, форм і методів підготовки, збирання, перерозподілу і передачі інформації, а також встановлення та здійснення контактів між суб’єктами економічних, соціальних, політичних, духовно-культурних відносин.

Система масової комунікації (СМК) складається з таких елементів:

— керівний орган СМК;

— трудовий колектив СМК;

— відповідальні виконавці за ЗЗГ;

— технічні засоби СМК;

— апарат підготовки, збору, збереження, порівняльного аналізу та оцінки інформації;

— текстовий потік інформації, тобто вказівок, інструкцій, розпоряджень;

— зворотний зв’язок з виконавцями і громадськістю.

Керівний орган СМК, який очолює перший (вищий) керівник організації, зазвичай включає керівника і провідних спеціалістів служби зв’язків з громадськістю. Його головним завданням є розробка структури і стратегії системи масових комунікацій, регулювання, контроль та управління діяльністю всіх структурних елементів системи і трудового колективу.

До трудового колективу системи масових комунікацій входять фахівці транспортних, телефонних, телеграфних, радіо- і телевізійних мереж, спеціалісти з підготовки звернень і повідомлень, рекламних матеріалів, забезпечення зворотного зв’язку. При цьому в трудовому колективі також є відповідальні виконавці з різних аспектів і проблем зв’язків з громадськістю. Наприклад, за розробку рекламних матеріалів, їхній зміст, дизайн і розміщення, просування до цільової аудиторії відповідає спеціально призначений спеціаліст високої кваліфікації. За роботу транспорту, телефонних і телевізійних кабельних мереж, радіозв’язку і сотових телефонів відповідають інші спеціалісти.

Матеріально-технічну базу СМК становлять технічні засоби, до яких належать: телефонні лінії, телеграфний зв’язок, факс, сотовий телефон, радіозв’язок, преса, телебачення, всі види транспорту та ін. Конкретні засоби матеріально-технічної бази системи масових комунікацій тієї чи іншої організації (фірми, корпорації) визначає керівний орган СМК відповідно до реальних власних потреб і фінансових можливостей.

Важливу роль у системі масових комунікацій виконує апарат підготовки, збору, збереження, порівняльного аналізу та оцінки інформації, без якої навіть найдосконаліші технічні засоби СМК не здатні нічого зробити. Тому у складі апарату з підготовки і просування інформації мають бути спеціалісти високого класу, які добре знають усі галузі суспільного життя, економіки, політики, виробництва, торгівлі, ринку, засобів масової інформації, соціальної сфери та культури.

Текстовий потік інформації, тобто просування звернень, повідомлень, вказівок, інструкцій, розпоряджень і т. ін., цілковито залежить від якості роботи апарату з підготовки інформації і всіх елементів системи масової комунікації.

Зворотний зв’язок у системі масових комунікацій має бути безперервним і надійним, його організують і здійснюють або спеціальні агенти зі служби зв’язків з громадськістю, які працюють безпосередньо в цільових аудиторіях, або довірені (підготовлені й перевірені) представники певної цільової аудиторії.

Слід зазначити, що в будь-якій цільовій аудиторії, на яку спрямований потік інформації, зазвичай є молодше і старше покоління, а вони по-різному реагують на інформаційні звернення, спілкуються між собою, впливають один на одного. Ці стосунки також включаються до системи масових комунікацій. Систему відносин засобів масової комунікації можна уявити як глобальну систему, що складається з певних підсистем (окремих взаємопов’язаних систем нижчого рівня) (схема 2).

Створення та ефективне функціонування системи масових комунікацій потребують правильного розуміння і дотримання таких принципів:

Посилення аудиторних можливостей СМК за рахунок роботи з персоналом, постійного підвищення кваліфікації членів трудового колективу та поліпшення їхніх морально-психологічних якостей, зацікавленості своєю працею.

Контроль за нормами поведінки всіх елементів СМК, зокрема персоналу, на всіх етапах формування системних відносин засобів масової комунікації.

Цільова орієнтація на конкретних партнерів, клієнтів, споживачів товарів і послуг, пропонованих фірмою.

Розвиток корпоративного духу, кооперативних взаємозв’язків суб’єктів господарювання, створення сучасного фірмового стилю і високого іміджу.

Грамотна робота з персоналом, створення сучасної системи мотивації праці членів трудового колективу відповідно до основних цілей організації.

Посилення уваги до створення повного обсягу необхідного інформаційного масиву для прийняття стратегічних і оперативних рішень з функціонування та розвитку фірми (організації).

Здатність до швидкого реагування та дій, діловитість і наявність сильних особистісних якостей у керівника та спеціалістів служби зв’язків з громадськістю.

Існують і використовуються й інші принципи, однак лише дотримання вищеназваних принципів у їх взаємозв’язку забезпечує ефективне функціонування системи масових комунікацій.

Ключову роль у вдалій реалізації багатогранної і дуже складної СМК відіграють засоби зв’язку в суспільстві, наявність інфраструктури технічних засобів, сучасного стану засобів автоматизації і комп’ютеризації.

3. Планування, організація та здійснення зв'язків з громадськістю

На відміну від планування в тоталітарній системі, де плани були наказами, що неодмінно мають виконуватися, планування в умовах ринкових відносин характеризується як процес прийняття та оцінки взаємопов’язаної сукупності рішень у ситуаціях, коли припускається, що бажане, можливо, не здійсниться, якщо не прийняти низку конструктивних заходів щодо його досягнення.

Саме такі конструктивні заходи містять план і програма зв’язків з громадськістю у взаємозв’язку з іншими підрозділами органу управління самоорганізованої, самокерованої компанії, корпорації, фірми.

Бажаним у функціонуванні й розвитку будь-якої організації є досягнення довгострокової мети і певних цілей шляхом:

· ефективної взаємодії з цільовими аудиторіями, тобто безперервного вдосконалення зв’язків з громадськістю;

· розвитку та вдосконалення системи комунікацій (внутрішніх і зовнішніх);

· організації і здійснення партнерських відносин зі ЗМІ;

· удосконалення відносин з клієнтами-споживачами;

· встановлення довірливих відносин з державними структурами.

Планування зв’язків з громадськістю є двох основних видів:

1) довгостроковий план, який зазвичай охоплює період понад п’ять років і містить: основні цілі фірми на перспективу; конкретні завдання, засоби і методи їх виконання; строки виконання і ресурси, а також загальну стратегію досягнення чітко визначених і поставлених цілей.

2) оперативний план зв’язків з громадськістю, що охоплює річний або коротший період і є сукупністю форм і методів впливу на громадську думку та суспільні відносини з метою переконати і налаштувати цільові аудиторії на позитивне ставлення до діяльності фірми, її цілей, що сприятиме досягненню комерційного (господарчого, виробничого) успіху.

Основними складовими планування є такі: визначення цілей компанії, планування обсягу реалізації товарів і послуг, маркетингові дослідження, планування процесу ЗЗГ та їх програми, план маркетингу та фінансовий план.

Кампанія зі ЗЗГ відрізняється від рекламної кампанії тим, що забезпечує майбутній ринок, створює передумови для прийняття споживачем позитивного рішення на користь ідеї, товарів та послуг тієї чи іншої компанії, фірми, корпорації. На відміну від товарної реклами, спрямованої на формування попиту на ринку, основна мета кампанії зі ЗЗГ — створити позитивну громадську думку, керувати нею.

Основними етапами планування, підготовки і проведення кампаній із ЗЗГ, а також їх складовими є такі:

1) аналіз вихідної (реальної) ситуації, вивчення її особливостей, характерних рис, тенденцій;

2) вивчення громадської думки шляхом використання опитувальних листів, анкет, усного опитування для виявлення лідера цільової аудиторії.

3) з’ясування реакції цільової аудиторії на цілі, форми і методи проведення кампанії зі ЗЗГ.

Загальна система заходів з установлення тісної взаємодії зі ЗМІ, використання можливостей ЗМІ для впливу на цільові аудиторії в інтересах фірми і споживача та вдосконалення її послуг;

4) вивчення й аналіз цільових аудиторій за професійними інтересами, а також їх чисельності і представництва;

5) аналіз результатів досліджень порівняно з минулими та поточними даними (показниками) з використанням оцінок динаміки результатів;

6) визначення наявного і перспективного діапазонів цільових аудиторій, на які розраховані кампанії зі зв’язків із громадськістю.

У кампаніях із ЗЗГ важливу роль відіграє реклама, але вона буде ефективною лише тоді, коли в процесі її підготовки і використання виконуються такі правила:

1. Максимально використовуйте можливості реклами.

2. Картинка (плакат) має говорити сама за себе.

3. Демонструйте свій товар чи послуги в дії.

4. Використовуйте в рекламі легко впізнавані типажі.

5. Не згадуйте в рекламі своїх конкурентів.

6. Тривалість відеоролика має становити не менше ніж 30 секунд і не більш як 1 хвилину.

7. Реклама повинна мати зав’язку, кульмінацію і розв’язку.

Усі ці правила потрібно знати, щоразу добре обміркувати та дотримувати їх. Лише тоді глядачі матимуть можливість пов’язати воєдино всю інформацію, що міститься у рекламі (плакаті, ролику), зрозуміти її сутність та вигоду у використанні вашого товару чи послуги.

4. Механізм взаємодії із засобами масової інформації

Мас-медіа є одним з найпотужніших комунікативних засобів суспільства. Саме ЗМІ втілюють і репрезентують громадянську думку, здійснюють функції спостерігача та контролера законодавчої, виконавчої й судової влади. Засоби масової інформації відіграють важливу роль у громадянському суспільстві, створюючи символічну публічну сферу – уявну загальногромадську трибуну, яка може слугувати для висловлення та лобіювання суспільних і місцевих інтересів. Громадяни повинні відчувати себе частиною тієї спільноти, в якій вони живуть. Таким чином, ЗМІ є фактично сполучною ланкою, передавачем інформації від держави до суспільства і, навпаки, від суспільства до держави.

Вибір засобів і носіїв реклами тісно пов’язаний з вирішення таких питань: визначення категорію людей, які контактуватимуть з цім носієм; визначення того, наскільки співпадає ця аудиторія з цільовою; розробка бюджету рекламної кампанії. Оптимізація вибору способів поширення реклами залежить від таких факторів: вартість послуг ЗМІ та бюджет рекламодавця для проведення рекламної кампанії; авторитетність у споживачів; охоплення; частота контакту; приступність; інформаційний обсяг; часовий фактор; вплив на цільову групу; запам’ятаємість.

Зв’язки і співпраця зі ЗМІ є єднальною ланкою для всіх сфер економічної, політичної, соціальної та духовно-культурної діяльності, між керівництвом і об’єктами управління, між фірмами, корпораціями, компаніями та споживачами й партнерами. Така співпраця, безумовно, передбачає зворотний зв’язок. При цьому дуже важливо своєчасно встановлювати наявність як позитивного, так і негативного зворотного зв’язку.

Важливо зрозуміти, що за негативного зворотного зв’язку сигнал, який спрямовується від керованої системи (у нашому випадку від громадськості), реагує нормально, процес відбувається без збоїв, система стабілізується, новий товар користується попитом, має постійний і стабільний збут, його виробництво доцільно збільшувати.

За позитивного зворотного зв’язку сигнал від керованої системи підтверджує помилковість обраної стратегії суб’єктом управління (ринок, фірма). Позитивний зворотний зв’язок відображає невирішене коло проблем в економіці, що пов’язано з неплатежами, нездатністю реалізувати продукцію, спадом виробництва, безперервними соціальними конфліктами тощо.

У зв’язку з цим механізм взаємодії, тобто передача повідомлень службою ЗЗГ засобам масової інформації, має бути досконалим,.

У представленому механізмі дуже важливу роль відіграють повідомлення, тому вони завжди мають відповідати наступним вимогам:

· повинні бути точними і зрозумілими, не суперечити прийнятим нормам;

· складатися об’єктивно, без будь-яких перебільшень або, навпаки, применшень;

· інформація має передаватися заздалегідь;

· відділ (служба) ЗЗГ має бути завжди відкритим і доступним для встановлення зв’язків із засобами масової інформації.

5. Зв'язки з громадськістю в промисловості та комерційній діяльності тощо

Зв’язки з громадкістю в промисловості — це одна з важливих функцій управління процесом організації і здійснення виробництва споживчих вартостей та їх реалізації на ринку. Ця функція дуже складна тому, що її реалізація пов’язана з людиною, її свідомістю, світоглядом, потребами та інтересами. Зв’язки з громадськістю в промисловості — це система впливу на цільові аудиторії з метою формування їхньої думки та управління нею в інтересах конкретного промислового підприємства (корпорації, компанії, фірми), а також в інтересах цільової аудиторії та суспільства загалом. Від того, якою за своєю сутністю і змістом є сформована на даний час громадська думка цільових аудиторій тієї чи іншої компанії, залежать ефективність її виробничої діяльності та успіх в управлінні всіма справами як усередині компанії, так і в її відносинах з партнерами, клієнтами, споживачами.

Дуже важливо, щоб служба зв’язків з громадськістю була укомплектована фахівцями високої кваліфікації і посідала гідне місце в організаційній структурі промислового підприємства, виконувала свої специфічні завдання із забезпечення керівництва необхідною аналітичною інформацією, оперативними достовірними даними про стан і перспективи розвитку виробництва, збуту, відносин з партнерами, споживачами, конкурентами й активно впливала на формування громадської думки в інтересах своєї компанії (підприємства) та її цільових аудиторій. Існує ціла низка організаційних схем розташування підрозділу паблік рилейшнз у вертикальній ієрархії керівних органів промислових підприємств (корпорацій, компаній).

В сучасних умовах зв’язки з громадськістю в комерційній діяльності використовується переважно як процес діалогу й досягнення компромісу між компанією (фірмою) та її цільовими аудиторіями на користь усіх учасників процесу. Практично це новий підхід до налагодження і здійснення плідних відносин зі стратегічно важливими групами населення.

На жаль, не всі розуміють, що успіху в будь-якій справі можна досягнути лише у взаємодії з усіма учасниками процесу виробництва, обміну, розподілу і споживання, чому сприяєправильне розуміння інтересів усіх сторін та взаємодопомога в їх реалізації.

У комерційній діяльності служба зв’язків з громадськістю виконує цілу низку специфічних функцій. Передусім фахівці з паблік рилейшнз розробляють і пропонують керівництву фірми (корпорації) науково обґрунтовану концепцію політики у сфері зв’язків з громадськістю, враховують пропозиції, приймаючи рішення не лише з проблем паблік рилейшнз, а й з інших напрямів функціонування фірми. Дуже важливою функцією служби ЗЗГ є підготовка звернень, повідомлень, заяв, відповідей, що стосуються інтересів фірми в усіх напрямах її діяльності. Формування пабліситі (популярності) фірми загалом і видів її продукції зокрема також є однією з важливих функцій ЗЗГ у комерційній діяльності.

Список використаної літератури

1. Балабанова Л. Зв'язки з громадськістю в системі маркетингового менеджменту підприємств / Донецький держ. ун-т економіки і торгівлі ім. М.Туган- Барановського. — Донецьк : ДонДУЕТ ім. М.Туган-Барановського, 2005. — 273с.

2. Білоус В. Зв'язки з громадськістю (паблік рилейшнз) в економічній діяльності: Навч. посібник / Київський національний економічний ун-т. — К. : КНЕУ, 2005. — 276с.

3. Кияк Б. PR — стосунки з громадськістю: навч. посібник для вищих навч. закл. / Академія праці і соціальних відносин Федерації професійних спілок України. — К., 2009. — 288с.

4. Колосок С. Зв'язки з громадськістю у формуванні іміджу органів державного управління: Дис… канд. наук з держ. управління: 25.00.01 / Національна академія держ. управління при Президентові України; Одеський регіональний ін-т держ. управління. — О., 2003. — 204 арк.

5. Руіс Мендісабаль. Зв'язки з громадськістю як комунікативний аспект державного управління: Дис… канд. наук з держ. управління: 25.00.01 / Українська академія держ. управління при Президентові України. — К., 2001. — 189 арк.

6. Савельєва К. Зв'язки з громадськістю в системі маркетингового управління підприємствами/ Донецький держ. ун-т економіки і торгівлі ім. М.Туган-Барановського. — Донецьк, 2004. — 373 арк.