Планування як основа діяльності органів управління

Вступ.

1. Поняття планування та його основні форми.

2. Принципи та методи планування, типи внутрішньофірмового планування.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Кожна фірма, починаючи свою діяльність, зобов'язана чітко представляти потребу на перспективу у фінансових, трудових і інтелектуальних ресурсах, джерела їхнього одержання, а також уміти точно розраховувати ефективність використання наявних засобів у процесі роботи своєї фірми. У ринковій економіці підприємці не можуть домогтися стабільного успіху, якщо не будуть чітко й ефективно планувати свою діяльність, постійно збирати й акумулювати інформацію як про стан цільових ринків, положенні на них конкурентів, так і про власні перспективи і можливості.

При всьому різноманітті форм підприємництва існують ключові положення, які застосовуються практично в усіх сферах комерційної діяльності і для різних фірм, необхідні для того, щоб вчасно підготуватися, обійти потенційні труднощі і небезпеки, тим самим зменшити ризик у досягненні поставлених цілей. Розробка стратегії і тактики виробничо-господарської діяльності фірми є найважливішим завданням для будь-якого бізнесу.

Суть планування проявляється в конкретизації цілей розвитку всієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів та послідовності реалізації; виявлення матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, які необхідні для вирішення поставлених завдань.

1. Поняття планування та його основні форми

У залежності від змісту, мети і завдань виділяють такі форми планування та види планів:

1. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду:

— перспективне планування (прогнозування);

— середньострокове планування;

— поточне (бюджетне, оперативне) планування.

2. Види планів:

а) в залежності від змісту господарської діяльності — плани науково-дослідницьких та дослідницько-конструкторських робіт; виробництва і збуту; матеріально-технічного постачання; фінансовий план;

б) в залежності від організаційної структури підприємства (фірми) — плани виробничої дільниці; плани дочірньої компанії.

Планування — це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плануються.

Планування містить у собі визначення:

— кінцевої та проміжної мети;

— завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

— засобів та способів їх вирішення;

— необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу.

Нині значна увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвитку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпечують досягнення поставленої мети. Перспективне планування допомагає приймати рішення з комплексних проблем діяльності фірми в міжнародному масштабі:

— визначення напрямів і розмірів капіталовкладень та джерел їх фінансування;

— впровадження технічних новинок і прогресивної технології;

— диверсифікація виробництва й оновлення продукції;

— форми здійснення закордонних інвестицій в умовах придбання нових підприємств;

— удосконалення організації управління в окремих підрозділах і кадровій політиці.

В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що майбутнє буде краще, ніж минуле.

Системи довгострокового планування застосовують в 70-80 відсотків найбільших японських корпорацій, які організують планування таким чином:

— вибираються 5-10 ключових стратегій і навколо них формують політику довгострокового розвитку;

— одночасно приймаються середньострокові плани для об'єднання стратегій в єдине ціле і ув'язки з розподілом ресурсів;

— вище керівництво визначає мету кожному підрозділу, а підрозділ розробляє кількісні плани досягнення цієї мети "знизу—доверху"[4, c. 144-146].

Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове обґрунтування проблем, з якими може зіткнутися фірма в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку фірми на плановий період.

За основу при розробці стратегічного плану беруть:

— аналіз перспектив розвитку фірми, завданням якого є виявлення тенденцій і факторів, що впливають на розвиток відповідних тенденцій;

— аналіз позицій у конкурентній боротьбі, завдання якого полягає у визначенні, наскільки конкурентоспроможна продукція фірми на різних ринках і що фірма може зробити для поліпшення результатів роботи в конкретних напрямах;

— вибір стратегії на основі аналізу перспектив розвитку фірми в різних видах діяльності та визначення пріоритетів з конкретних видів діяльності з точки зору її ефективності й забезпечення ресурсами;

— аналіз напрямів диверсифікації видів діяльності, пошук нових, більш ефективних її видів і визначення результатів, що очікуються.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк, оскільки він найбільш точно відповідає періоду оновлення виробничого апарату та асортименту продукції. В цих планах формуються основні завдання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми в цілому і кожного підрозділу (реконструкція та розширення виробничих потужностей, освоєння нової продукції і розширення асортименту); стратегія збуту; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачання з урахуванням внутріфірмової спеціалізації та кооперування виробництва. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної довгостроковою програмою розвитку.

Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки оперативних планів для фірми в цілому та її окремих підрозділів. Наприклад, програми маркетингу, планів з наукових досліджень, планів з виробництва, матеріально-технічного забезпечення. Основними ланками поточного плану виробництва є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні). Це — детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами.

Реалізація оперативних планів здійснюється через систему бюджетів або фінансових планів, які складаються на рік або короткий строк по кожному підрозділу окремо. Бюджет формується на основі прогнозу збуту, що необхідно для досягнення визначених планом фінансових показників. При його складанні насамперед враховуються показники, що розроблені в перспективних або оперативних планах. Через бюджет здійснюється взаємозв'язок між перспективним, поточним та іншими видами планування. [6, c. 92-94]

2. Принципи та методи планування, типи внутрішньофірмового планування

Організація планування виробництва на підприємстві включає два основні етапи, це стратегічне планування( на 5 і більше років) і поточне планування (як правило на рік із розбивкою на менші періоди часу).

Принципи планування визначають характер та зміст планової діяльності економічної організації. Правильне дотримання принципів планування надає можливість ефективної роботи підприємства та зменшує можливість від’ємних результатів планування.

Можна виділити чотири основних принципи планування:

1. Принцип єдності.

2. Принцип безперервності.

3. Принцип гнучкості

4. Принцип точності

5. Принцип участі

(Принципи дані по А.Файолю).

Принцип єдності передбачає, що планування повинно мати системний характер. Поняття системи означає:

1. Існування сукупності елементі;

2. Взаємозв'язок між ними;

3. Наявність єдиного напрямку розвитку елементів системи.

Для кращого розуміння поняття системи необхідно використовувати категорії “координації” та “інтеграції.”

Координація планової діяльності окремих функціональних підрозділів виражається у тому, що:

Діяльність жодного підрозділу організації не можна планувати ефективно без урахування планів окремих підрозділів.

Всілякі зміни у планах одного з підрозділів повинні бути відображені у планах інших підрозділів. Таким чином взаємозв’язок та одночасність – головні риси координаціїї на підприємстві.

Інтенграція планової діяльності передбачає, що в організації існують різні підсистеми планування, але кожна з підсистем виходить із загальної стратегії підприємства. Отож, усі плани це — не просто сукупність, набір документів це – їх взаємопов’язана система.

Принцип участі означає, що кожний член підприємства стає активним учасником планової діяльності. Планування, що базується на принципі участі називається партисипативним.

Це важливо тому, що при особистій участі у плануванні кожного члена трудового колективу стають особистими плани всього підприємства. Крім того співробітник, що займається плануванням поширює свій світогляд, розвивається як особистість. Але необхідно зауважити, що залучити до планування максимум співробітників підприємства можна лише в невеликій за розмірами фірмі. А якщо мова піде, про велике державне підприємство, то можливості участі великої кількості членів колективу обмежені.

Принцип безперервності. Основа принципу:

1. процес планування на підприємстві повинен бути постійним процесом у межах встановленого циклу;

2. розроблені плани новинні безперервно приходити на місце іншим (другий – на зміну першому, третій на зміну другому і таке інше).

Друге з умов безперервноті планування — постійне слідування одних планів компанії іншим — копанії, як правило, дотримують. У той же набувають випадки перервання компаніями процесу планування. Підприємства розробляють план на протязі певної частини року, затверджують його та припиняють планування до початку наступного періоду. Процес планування повинен бути безперервним виходячи з наступних важливих моментів:

3. непевність зовнішнього середовища та наявність непередбачених змін роблять необхідною постійну корекцію очікувань підприємства відносно зовнішніх умов та відповідне виправлення та вдосконалення планів;

4. зміняються тільки фактичні намагання, але й поняття підприємства про свої внутрішні цінні речі та можливості. Якщо фірма не буде враховувати такі зміни, запланований та отриманий результат може стати нікому не потрібний.

Отже, безперервний процес планування дозволяє забезпечувати постійну присутність робітників підприємства у плановій діяльності[7, . 139-141].

Принцип гнучкості стоїть у тісному зв’язку з принципом безперервності і полягає у здатності змінювати свою направленість планів у зв’язку з виникненням непередбачених обставин.

Для здійснення принципу гнучкості плани повинні складатися так, щоб у них можна було вносити зміни, пов’язуючи їх з змінюючимися внутрішніми та зовнішніми умовами. Тому плани мають в собі так звані резерви, інакше кажучи “надбавки безпеки”, чи “подушки”.

Однак існують певні межі резервів планування:

5. резерви, закладені в покажчиках, не повинні бути набагато більшими, інакше плани стануть не дуже точними;

6. занадто низькі межі тягнуть за собою занадто часті зміни у планах, що розмиває цілі діяльності підприємства.

Принцип точності. Плани повинні бути конкретизовані та деталізовані у такій мірі, в якій дозволяють зовнішні та внутрішні умови діяльності підприємства.

Стратегічне, довгострокове планування повинно обмежуватися визначенням основних цілей та самих загальних направлень діяльності, тому що кількість імовірної інформації про майбутнє дуже невелика, а діапазон та швидкість змін ростуть.

У планах, розрахованих на короткі строки та для окремих підрозділів організації, конкретність деталей повинна стати обов’язковою рисою, оскільки такі плани є інструкціями, визначаючими дії людей та колективів, які реалізують ці плани.

Типи планування.

Планування в організації може бути певного типу в залежності від ознак по яким відбувається класифікація. Ознаками, що визначають тип планування можна назвати слідуючі:

1. ступінь невизначеності у плануванні;

2. часова орієнтація ідей планування;

3. горизонти планування;

Ступінь невизначеності у плануванні.

В залежності від обсягу та правдивості інформації, якою володіє фірма визначається ступінь визначеності планування на фірмі. Якщо підприємство володіє детальною інформацією, події у таких системах мають повну визначеність, а значить вони прогнозовані. Цей тип системи планування називається детермінованим[9, c. 201-203].

Системи планування,які не можуть повністю передбачити результат називаються імовірними.

Варіанти імовірних систем планування:

4. Планування засноване на системі жорстких зобов’язань

5. Планування засноване на особистій відповідальності

6. Планування пристосоване до випадкових обставин.

Часова орієнтація ідей планування.

Крім того типи планування різняться своїми ідеями.

7. Реактивне планування (націлене на минулий досвід)

8. Інактивне (пристосоване тільки до сьогодення).

9. Преактивне (націлене на майбутнє.)

10. Інтерактивне (оріентоване на взаємодію усьіх найкращих, ідей минулого).

У кожного типу планування є свої негативні та позитивні сторони.

Горизонт планування.

В залежності від того, який період часу сягають плани, складені організацією, планування розділяють на три типи:

11. довгострокове планування – звичайно охоплює довготривалі періоди часу – від 10 до 25 років;

12. середньострокове планування – конкретизує орієнтири, визначені довгостроковим планом. Буває розраховано на більш короткий період – до 5 років;

13. короткострокове планування – це розробка планів на 1-2 роки (нерідко це річні плани). Вони мають у своєму складі конкретні способи використання ресурсів організації, необхідних для досягнення цілей, визначених у більш тривалих планах. Зміст короткострочних планів деталізується по кварталах та місяцях.

Крім трьох вказаних способів розділення типів планування в залежності від того, яке значення має той чи інший тип у процесі планової діяльності.

Звідси планування розділяють на два основних типи: стратегічне та оперативне.

Для ефективного функціонування системи планування на підприємстві потрібно створити певні передумови: організаційні, інформаційні та кадрові. Організаційна структура підприємства має бути адекватною системі планування з тим, щоб органи управління й організаційні одиниці, які утворюють відповідно організаційну та планову піраміди, перекривали одна одну. Процедури планування мають бути сплановані з погляду організаційного забезпечення. Крім того, побудова системи планування на вітчизняних підприємствах відбувається за умов перехідного періоду, коли раніше діючі системи майже зруйновані, а нові вимагають становлення[1, c. 254-256].

До основних проблем побудови ефективної системи планування на підприємстві належать:

— орієнтація на короткострокові результати діяльності, нерозвиненість стратегічного управління, відсутність систематичного контролю за відповідністю результатів поточної діяльності підприємства його стратегічним цілям;

— фрагментарність та відсутність комплексності поточних планів, зниження рівня координації у системі;

— практично повна відсутність роботи на ринку, нерозробленість методично-аналітичної бази для аналізу ринку;

— нерозвиненість корпоративного управління, розбіжності інтересів власників, управлінського персоналу та колективу.

Процес планування повинен бути безперервним, виходячи з важливих передумов:

— невизначеності зовнішнього середовища та наявності непередбачених змін, що роблять необхідним постійне коригування планів підприємства відносно змін зовнішніх умов і відповідне їх виправлення та уточнення;

— змінюються не лише фактичні передумови, але й уявлення підприємства про свої внутрішні цінності та можливості. Якщо підприємство не буде враховувати такі зміни, запланований та отриманий результат може виявитися нікому не потрібним.

Принцип гнучкості взаємопов'язаний із принципом безперервності і полягає в тому, що план і процес планування може змінювати свою направленість у зв'язку з виникненням непередбачуваних ситуацій. Для здійснення принципу гнучкості плани повинні складатися так, щоб в них можна було вносити зміни, пов'язуючи їх із зміною внутрішніх та зовнішніх умов діяльності. Досягненню гнучкості планування сприяє розробка альтернативних планів. При формуванні системи планування варто досягати економічної ефективності і не допускати "надлишку планування", що сковує ініціативу персоналу, знижує мотивацію працівників, а надмірні витрати не компенсуються результатами Будь-який план повинен бути складений з високим рівнем точності, тобто плани повинні бути конкретизовані і деталізовані, враховувати зовнішні і внутрішні умови діяльності підприємства[5, c. 211-212].

Висновки

Таким чином, призначення планування як функції управління полягає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємств. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою.

Тому планування повинно забезпечити взаємозв’язку між окремими структурними підрозділами фірми, які включають всю технологічну ланку: наукові дослідження і розробки, виробництво та збут. Ця діяльність опирається на виявлення та прогнозування споживчого попиту, аналіз й оцінку наявних ресурсів та перспектив розвитку господарської кон'юнктури. Звідси випливає необхідність зв'язку планування з маркетингом та контролем з метою постійного коригування показників виробництва і збут слідом за змінами попиту на ринку.

Розглядаючи планування у вузькому розумінні, його можна визначити як систематизовану підготовку рішень. Планування, з цієї точки зору, означає системну підготовку до формування майбутнього стану підприємств. Головний сенс планування полягає у підвищенні ефективності діяльності підприємства шляхом цільової орієнтації та координації всіх процесів, виявлення ризиків і зниження їх рівня, підвищення гнучкості й адаптованості до змін. Основними загальними функціями управління підприємства є планування і прогнозування, організація, координація і регулювання, активізація і стимулювання, облік, аналіз і контроль. Планування у структурованій за різновидами управлінській діяльності є основою для прийняття управлінських рішень.

Список використаної літератури

1. Єрмошенко М. Менеджмент : Навчальний посібник/ Микола Єрмошенко, Сергій Єрохін, Олег Стороженко,; Національна академія управління. -К.: Національна академія управління, 2006. -655 с.

2. Любимова Н. Менеджмент — путь к успеху/ Наталия Любимова. -М.: Агропромиздат, 2002. -59 с.

3. Менеджмент: теоретичні основи і практикум : Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти/ Олег Гірняк, Петро Лазановський,. -К.: Магнолія плюс; Львів: Новий Світ-2000, 2003. -334 с.

4. Осовська Г. Менеджмент організацій : Навчальний посібник/ Галина Осовська, Олег Осовський,. -К.: Кондор, 2005. -853 с.

5. Пушкар Р. Менеджмент: теорія та практика : Підручник/ Роман Пушкар, Наталія Тарнавська,; М-во освіти і науки України, Терноп. акад. нар. госп.. -Тернопіль: Карт-бланш, 2003. -486 с.

6. Рудінська О. Менеджмент : Посібник/ Олена Рудінська, Світлана Яроміч, Ірина Молоткова, ; М-во освіти і науки України, Одеський нац. ун-т ім. І.І.Мечникова. Економіко-правовий фак-т, Регіональний ін-т держ. управління. -К.: Ельга Ніка-Центр, 2002. -334 с.

7. Стадник В. Менеджмент : Посібник/ Валентина Стадник, Микола Йохна. -К.: Академія, 2003. -463 с.

8. Хміль Ф. Менеджмент : Підручник для студ. вуз./ Федір Хміль,. -К.: Академвидав, 2003. -607 с.

9. Шегда А. Менеджмент : Учебник/ Анатолий Шегда,. -3-е изд., испр. и доп.. -К.: Знання , 2006. -645 с.

10. Яковенко В. Менеджмент і маркетинг : Навчальний посібник/ Валерій Яковенко,; Європ. ун-т. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2006. -143 с.