Прийняття документів, попередній розгляд та реєстрація документів

Вступ.

1. Поняття та етапи прийняття документів в організації.

2. Процес попереднього розгляду документів.

3. Основні вимоги до реєстрації документів.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність теми.У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів.

Реєстрація документів — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформаії, що міститься в документі.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Метою дослідженняє розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

· дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо організації прийому та реєстрації документів в нових умовах господарювання;

· обґрунтувати основні етапи прийому, розгляду та реєстрації документів;

· окремо дослідити етапи прийому, попереднього розгляду та реєстрації документів.

Предметом дослідженнябули принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об’єкт дослідження– порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

1. Поняття та етапи прийняття документів в організації

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до документів, що містяться в них. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення й дату одержання документів.

Прийом і первинна обробка документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства. При надходженні документів у неробочий час вони приймаються черговим співробітником. Конверти з документами, у тому числі рекомендовані, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки. Конверти від документів, що надходять, не знищуються, якщо тільки по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення й одержання документа, а також при надходженні особистих або доплатних документів. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом "Особисто" або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються і передаються за призначенням. Телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу приймання, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі й оперативно передається керівнику, якому вона адресована[2, c. 26-27].

Документи, що надходять з електронною копією, повинні надсилатися із супровідним листом до магнітного носія. Текст копії на магнітному носії має відповідати тексту документа. Електронні повідомлення, що надсилаються електронною поштою, через систему Інтернет, іншими телекомунікаціями, за відсутності електронного підпису юридичної чинності не мають.

Розрізняють три основних потоки документації: · документи, що надходять з інших організацій (вхідні); · документи, що відправляються в інші організації (вихідні); · документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні). Руху вхідних документів включає:

· первинну обробку;

· попередній розгляд;

· реєстрацію;

· розгляд посібником;

· передачу на виконання;

· виконання;

· контроль за виконанням;

· списання виконаного документа в справу[9, c. 38].

2. Процес попереднього розгляду документів

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництва, та такі, що направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям. Попередній розгляд здійснюється виходячи з оцінки їхнього змісту, на підставі встановленого в банку, розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресовані керівництву банку або без зазначення конкретної посадової особи і структурного підрозділу, попередньо розглядаються службою діловодства[7, c. 49-50].

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності банку і вимагають рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою діловодства направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до служби діловодства або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Документи, що виконуються кількома структурними підрозділами банку, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладного виконання документа допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом банку[12, c. 154-157].

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗК із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки: · організації, що направляються на розгляд керівнику; · направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям. Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання. На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад,: Необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію: 1. Лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації. 2. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією. 3. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію. Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи: 1. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт. 2. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації. 3. Лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році. і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДЗК, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі[13, c. 57].

3. Основні вимоги до реєстрації документів

Приймання кореспонденції, що надходить в установу, здійснюється централізовано в експедиції (один із підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти знищуються, крім тих випадків, коли тільки по конверту можна встановити адресу відправника. Вся документація, що надходить, сортується на таку, що реєструється, і таку, що не реєструється.

Реєстрація документа — це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індекса документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

До таких, що не реєструються службою діловодства, відносяться такі види документів:

1. Рекламні матеріали.

2. Повідомлення про наради, конференції та їх програми.

3. Прейскуранти.

4. Друковані видання (книги, журнали, газети).

5. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

6. Наукові звіти за темами.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Бухгалтерські документи (місячні, квартальні, піврічні, річні звіти).

9. Листи, надіслані в копії для відомості.

10. Планові документи.

11. Повідомлення про відправлення цінностей, бланків.

12. Статистична звітність (поштова і телеграфна).

Документи, які не реєструються, передаються в структурні підрозділи за приналежністю.

При реєстрації документів на підприємстві слід дотримуватися таких правил:

1) кожен документ реєструється тільки один раз;

2) всі документи реєструються тільки в одному місці;

3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою на підприємстві.

Реєстраційний номер документа, як правило, складається з таких елементів:

1) шифру організації в міністерстві або відомстві;

2) номера справи, у якій міститься документ або його копійний екземпляр;

3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі[15, c. 79-80].

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом про-ставлення в правому нижньому куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля із зазначенням на ньому дати й індексу документа.

Для вихідних документів дата й індекс проставляються в лівій частині аркуша під постійними реквізитами бланка на спеціально відведеному місці.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці[4, c. 35-37].

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними[2, c. 24-26].

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів.

Приклад реєстрації документів:

1.3 AT"Старт" 14 лютого 2004року направлено лист в організацію "Експо-Бізнес" із запитом на участь у виставці — це вихідний документ.

Шифр AT"Старт" 25, номер справи для службових листів 08 і порядковий номер документа в реєстраційному журналі 15 (у такому разі індекс документа має вигляд 25/08-15). У полі

На №__ запис відсутній, оскільки документ ініціативний і не є відповіддю на якийсь інший документ, тому немає і посилання на його індекс.

В AT"Старт" 1 березня 2004року отримана відповідь, зареєстрована в "Експо-Бізнес" під номером 63/17-07 25 лютого.

У полі На № в "Експо-Бізнес" внесли номер листа, на який підготовлена ця відповідь — 25/08-15.

Для AT"Старт" отриманий з "Експо-Бізнес" лист є вхідним документом. При його надходженні в AT"Старт" він одержав реєстраційний номер 25/18-42 (25 — шифр підприємства, 18 — номер справи, 42 — порядковий номер листа в реєстраційному журналі для вхідних документів). Для запису вхідного номера на самому листі в нижній його частині під підписом проставлений штамп, на якому і зазначений вхідний номер[3, c. 134-137].

Висновки

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Бутинець Т.А. Документування господарських фактів: теорія, методологія, комп’ютеризація. Наукове видання – Житомир: ЖІТІ, 1999. – 412 с.

5. Бутинець Т.А. Документи та їх роль в господарстві // Економіка: проблеми теорії та практики. Збірник наукових праць. Випуск 42. – Дніпропетровськ: ДНІ, 2000. – С. 52-55

6. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

7. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

8. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

10. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

11. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

12. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

13. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

14. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

15. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.