Принципи обробки інформаційних систем на сучасному етапі розвитку суспільства

Вступ.

1. Використання обробки інформаційних систем на підприємстві.

2. Технологічні процеси автоматизованої обробки економічної інформації.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Призначення інформаційних систем (ІС) в економіці – це автоматизація розрахунків, під якою розуміють людино-машинне розв'язування економічних задач. Для цього розробляються і впроваджуються такі види забезпечення: правове, інформаційне, програмне, математичне, методичне, організаційне, технічне, лінгвістичне та ергономічне.

Сучасний етап розробки ІС в економіці країни характеризується створенням ІС нового покоління, до яких належать експертні системи, системи підтримки прийняття рішень, інформаційно-пошукові системи, системи із штучним інтелектом. Основою створення таких систем є децентралізація структури ІАСУ та організація розподільної обробки інформації. Технічною передумовою створення таких систем є значне поширення ПЕОМ. Організаційною передумовою виникнення таких систем стали процеси децентралізації управління, що відбуваються в країні. Структурно вони реалізуються у вигляді мереж обчислювальних машин або мереж АРМ.

Крім того, ускладнення завдань, що виникають під час організації виробництва, процесів планування і аналізу, фінансової роботи, зв'язків з постачальниками та споживачами продукції й оперативного управління, в свою чергу вимагають використання інформаційних технологій, що забезпечують потреби в інформації управлінських, виробничих, торгових, збутових та інших функціональних підрозділів підприємств.

Таке ускладнення інформаційних процесів сучасного господарювання диктує необхідність визначення принципів та умов, виконання яких дозволило б проводити діяльність господарюючого суб'єкта більш раціонально, цілеспрямовано і економно, а отже, більш ефективно.

1. Використання обробки інформаційних систем на підприємстві

Весь комплекс інформаційно-аналітичного забезпечення підприємства розробляється для інформаційної підтримки рішень, які приймає керівництво. Найважливішою є якість інформації, що визначається тим, наскільки раціональні та обґрунтовані управлінські рішення, прийняті керівництвом підприємства на її основі. Лише за наявності якісної інформації з’являється можливість адекватної оцінки ситуації та ухвалення ефективних оперативних і стратегічних рішень. Зазвичай вважають, що інформація якісна, якщо вона відповідає таким вимогам [4]:

1. Достовірність. Недостовірна інформація призводить до викривлення інформаційної моделі підприємства, а рішення, що базуються на такій моделі, призводять до неправильних дій і прямих збитків.

2. Точність. На відміну від достовірності фіксує не факт події, а її характеристику: наприклад, для того щоб відвантажити товар клієнту, недостатньо достовірно знати, що від нього надійшла оплата, потрібно точно знати, яка саме сума надійшла.

3. Актуальність. Інформація має містити відомості, дійсні у момент її використання.

4. Доступність за запитом. Це одна з найважливіших властивостей якісної інформації. Якщо час очікування підготовки інформації (узагальнення і обробки даних) дуже великий, вона може втратити свою актуальність.

5. Зручна форма представлення. Недостатньо оброблена, погано структурована або представлена в незручному для сприйняття виді інформація може істотно уповільнити процес ухвалення рішень, а крім цього ще й залучити управлінський персонал в процес переробки інформації, що не є їхньою роботою і зазвичай виконується менш кваліфікованим персоналом.

Слід пам’ятати, що інформація – ресурс, у якого є своя вартість. Іноді для того щоб побудувати систему отримання і використання якісної інформації в діяльності підприємства, потрібно не менше витрат, ніж для побудови основного виробництва. Тому збір інформації відбуватиметься лише за умов, що очікувані прибутки будуть перевищувати витрати на її отримання.

Це обумовлюється закономірністю концентрації і дифузії інформації, згідно з якою близько однієї третини необхідної інформації концентрується в порівняно невеликій кількості джерел, решта ж розсіяна по значно більшій кількості. Тому вартість збору інформації різко підвищується у міру збільшення її повноти.

Але проблема вартості інформації – не єдиний чинник, що впливає на те, як збирати і використовувати інформацію. Спроби зібрати вичерпний обсяг інформації можуть призвести до критичної втрати часу, коли конкуренти ухвалять важливі рішення раніше, базуючись не на основі точної і всебічної інформації, а на основі ділової інтуїції. Для того щоб полегшити процес ухвалення рішень в умовах невизначеності, існують різні програмні продукти, що дозволяють моделювати рішення і оцінювати їх наслідки.

Очевидно, мета розробки будь-якої системи ІЗ – це підвищення якості управління організацією завдяки покращенню вищеназваних характеристик інформації, необхідної для ухвалення управлінських рішень. Таким чином, основним призначенням ІЗ є можливість забезпечувати таку організацію і представлення інформації, які відповідали б будь-яким вимогам користувачів, а також умовам автоматизованих технологій.

Таке призначення інформаційного забезпечення обумовлює вимоги, що пред'являються до нього [3]:

представляти повну, достовірну і своєчасну інформацію для здійснення всіх розрахунків і процесів ухвалення управлінських рішень з мінімумом витрат на її збір, зберігання, пошук, обробку і передачу;

забезпечувати взаємозв’язок завдань функціональних підсистем на основі однозначного формалізованого опису їхніх входів і виходів на рівні показників і документів;

передбачати ефективну організацію зберігання і пошуку даних, що дозволяє формувати дані в робочі масиви під регламентовані завдання і функціонувати в режимі інформаційно-довідкового обслуговування;

в процесі вирішення економічних завдань забезпечувати роботу управлінських працівників і комп'ютера в режимі діалогу.

Необхідно також зазначити, що економічна інформаційна система (ЕІС) є системою, функціонування якої в часі полягає в організації і представленні інформації про діяльність реального економічного об'єкта. Інформаційна система створюється для конкретного економічного об'єкта і мусить до певної міри копіювати взаємозв'язки елементів об'єкту.

Економічні інформаційні системи призначені для вирішення завдань обробки даних, автоматизації конторських робіт, виконання пошуку інформації і окремих завдань, заснованих на методах штучного інтелекту.

Однак, незалежно від цілей, в яких застосовуються ЕІС, всі вони мають такі принципи побудови і функціонування:

· відповідність: ЕІС має забезпечувати функціонування об'єкта із заданою ефективністю, критерій ефективності має бути кількісним;

· економічність: витрати на обробку інформації в ЕІС мають бути менше економічного виграшу на об'єкті при використанні цієї інформації;

· регламент: більша частина інформації в ЕІС надходить і обробляється за розкладом, із строгою періодичністю;

· самоконтроль: безперервна робота ЕІС з виявлення і виправлення помилок в даних і процесах їхньої обробки;

· інтегральність: однократне введення інформації в ЕІС і її багатократне, багатоцільове використання;

· адаптивність: здатність ЕІС змінювати свою структуру і закон поведінки для досягнення оптимального результату за зовнішніх умов, що змінюються.

Іншими особливостями ЕІС є обробка великих обсягів інформації за порівняно простими алгоритмами, висока питома вага логічної обробки даних (сортування, групування, пошук, корегування) і представлення переважної частини інформації у виді документів.

Для об'єктивної оцінки якості функціонування інформаційної системи, що є дуже важливим показником, використовують набір числових характеристик, так званих критеріїв ефективності. Величина, обрана у якості критерію, має задовольняти ряд вимог [6]:

· має прямо залежати від процесу проектування (функціонування) системи;

· давати наочне уявлення про одну з цілей системи;

· мати порівняно простий алгоритм розрахунку;

· допускати наближену оцінку за експериментальними даними.

· Оцінці підлягають:

· система в цілому;

· окремі складові етапу проектування системи;

· найважливіші компоненти етапу експлуатації системи.

Розкриваючи цілі функціонування ЕІС, можна зробити їхній типовий перелік та виділити критерії ефективності [6]:

1. Підвищення ефективності управління об'єктом (цілі С1-СЗ, критерії K1-K3):

С1 — максимальна повнота інформації для забезпечення рішень, що приймаються; К1 —

відношення обсягу інформації в базі даних до обсягу інформації на об'єкті управління;

С2 — представлення інформації з максимально можливою швидкістю; К2 — час обробки інформації в ЕІС;

СЗ — максимальна зручність взаємодії інформаційної системи із споживачами; К3 — час, який споживачі витрачають на запит необхідної інформації та її використання в управлінні.

2. Ефективне використання ресурсів ЕІС (цілі С4 — С6, критерії K4-K6):

С4 — скорочення витрат на створення, експлуатацію і розвиток ЕІС; К4 — сума капітальних вкладень і поточних витрат на створення, експлуатацію і розвиток ЕІС;

C5 – отримання максимального обсягу вихідної інформації з наявних даних; К5 — відношення обсягів вхідної і вихідної інформації;

С6 — скорочення надмірності в базі даних; К6 — частка надмірної інформації в загальному обсязі даних.

Одночасне досягнення вказаних цілей практично неможливе, бо підвищення ефективності ЕІС за деякими критеріями викликає збільшення інших, створює суперечки окремим цілям.

Серед ЕІС виділяють управляючі інформаційні системи (для управління технологічними процесами на підприємстві) і системи адміністративно-організаційного типу для обслуговування колективу фахівців, які здійснюють управління підприємством. З функціональної точки зору виділяють такі класи ЕІС, як системи обробки даних (СОД), автоматизовані системи управління (АСУ) та інформаційно-пошукові системи (ІПС).

Ці системи виконують комплекс завдань: від звичайної рутинної обробки і зберігання економічної інформації або інформаційного пошуку, до завдань ухвалення управлінських рішень за допомогою алгоритмів штучного інтелекту.

Слід, однак, пам’ятати, що розробка якісної ІС не позбавляє керівника підприємства необхідності підтримки такої системи на відповідному рівні. Так, Пітер Шульт виділив такі особливості та рекомендації щодо використання систем інформаційного забезпечення [7]:

· у об'ємних системах значна кількість деталей, що не утримаються у пам’яті людини;

· якісне ІЗ стикається із дефектними або вибірковими спогадами;

· використання електронної пошти як основного способу надходження інформації створює проблему належної організації даних;

· оновлення існуючих даних замість створення нових є більш ефективним;

· важливим є обмін даними і налагодження зворотного зв'язку;

· ведення архіву даних дає можливість звернення до них у разі потреби;

· кращий результат надає використання централізованої бази даних, наприклад, внутрішнього сайту з універсальним доступом.

Також важливим для управління процесом інформаційного забезпечення є залучення максимальних ресурсів.

2. Технологічні процеси автоматизованої обробки економічної інформації

Технологічний процес обробки інформації — це сукупність взаємопов’язаних операцій, які виконуються над інформацією у певній послідовності.

Технологічні операції у технологічному процесі можуть поєднуватися по-різному. Це визначає тип технологічного процесу: операційний, предметний, змішаний.

В операційному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна або кілька споріднених операцій (частіше одна) з обробки будь-яких видів інформації. Наприклад, за робітником закріплюється операція перенесення інформації на «вінчестер» ПЕОМ та операція контролю такого перенесення. Цей робітник вводитиме в ПЕОМ інформацію з усіх використовуваних документів.

У предметному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюється одна або кілька (частіше кілька) операцій з обробки інформації одного виду (або з одного документа). Наприклад, за робітником закріплюються операції щодо вводу в ПЕОМ, контролю вводу, обробки та видачі результату з обліку видачі матеріалів зі складу.

У разі змішаного типу побудови технологічного процесу частина операцій виконується за операційним типом, а частина — за предметним. Наприклад, на АРМ бухгалтера ввід інформації про рух матеріалів на складі виконує один працівник, про нарахування заробітної плати — другий, а обробку інформації і видачу результатів по всіх ділянках бухгалтерського обліку — третій.

Кожний з цих типів організації технологічного процесу має свої недоліки і свої переваги. Операційний тип дає змогу підвищити продуктивність праці, а предметний — достовірність даних. Змішаний технологічний процес має недоліки і переваги обох типів. Які з них будуть переважати, залежить від обсягів інформації, яка переробляється, кваліфікації працівників і т.ін.

Операції можуть виконуватися послідовно та паралельно. При послідовному виконанні кожна наступна операція на почнеться, поки не закінчиться попередня, при паралельному — кілька з них можуть виконуватись одночасно.

Звичайно в технологічному процесі вирізняють три етапи: первинний, підготовчий та основний. На первинному етапі виконується збір, реєстрація інформації та передача її на обробку. На підготовчому етапі відбувається перенесення інформації на машинні носії та контроль такого перенесення. На основному етапі з допомогою ЕОМ обробляється інформація і видаються результатні зведення. Статистика показує, що коли трудомісткість всього технологічного процесу взяти за 100 %, то на первинний етап припадає 50 %, на підготовчий — 35 %, а на основний — 15 %.

Реальні технологічні процеси можуть або не мати окремих етапів (первинного і підготовчого), або суміщати деякі етапи. Наприклад, за наявності на складі АРМ одночасно з виписуванням прибуткового ордера формується машинний носій інформації, тому в технології обробки інформації за зведеним обліком матеріалів відсутній підготовчий етап — він суміщається з первинним. При розгляді технології складання бухгалтерського балансу можна виявити відсутність первинного і підготовчого етапів технологічного процесу. Це пояснюється тим, що бухгалтерський баланс складається на підставі результатів обробки інформації на ЕОМ, які вже записані на машинні носії.

Операції кожного етапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічний процес. Традиційно розглядають два технологічні процеси — 1) збору, реєстрації та передачі даних на обробку; 2) обробки даних. Це пояснюється тим, що здебільшого інформація обробляється не в місцях її виникнення. Такі технологічні процеси розділені територіально і в часі.

Технологічний процес обробки інформації починається з її збору та реєстрації. Збір інформації — це підрахування, зважування, вимірювання або інші варіанти визначення обсягів тієї або іншої господарської операції. Реєстрація — це занесення зібраних відомостей на носій інформації. Практично завжди збір та реєстрація пов’язані одне з одним. Немає сенсу збирати інформацію та не реєструвати її.

Порядок передачі інформації на обробку залежить від типу носія інформації та наявності технічних пристроїв і якості носіїв інформації, які передаються.

Якщо інформація реєструється в документах, то передача їх на обробку виконується кур’єром вручну. Якщо документів багато, то вони обов’язково за ознаками споріднених господарських операцій комплектуються в пачки. Пачка документів здебільшого містить не більш як 150 документорядків. Пачки зшиваються або жорстко закріплюються, щоб запобігти втратам документів. На кожну пачку виписується супровідний ярлик, який містить дату складання пачки, кількість документів у ній, прізвище складальника пачки і т.ін. Коли пачки приймаються в місцях обробки інформації, вони реєструються в спеціальних журналах.

У місці обробки інформація приймається, реєструється і контролюється. Якщо будуть виявлені неточності, відсутність підписів, нечіткі записи, збої при читанні машинного носія, то інформація повертається туди, де вона формувалася. Якщо з інформацією все гаразд, то починається підготовка машинних носіїв для обробки.

При автоматичній передачі з прийнятих масивів знімаються страхові копії на знімні машинні носії, котрі можна використати, якщо пошкоджено основні масиви. Якщо інформація обробляється централізовано, то результати друкування обов’язково передаються в ті підрозділи організації, де вони використовуватимуться. Передаватися можуть документи та машинні носії. Інформація може передаватися окремими масивами по каналах зв’язку, якщо ЕОМ поєднані в мережу.

Висновки

Адекватне інформаційне забезпечення є критичним елементом успішного керівництва підприємством. Один з наслідків невідповідного інформаційного забезпечення – зростаюча вірогідність того, що керівник підприємства намагатиметься досягти успіху за несприятливих ринкових умов. Сучасні інформаційні системи — це складні і дорогі проекти, на їхнє створення витрачаються значні ресурси, саме тому дуже важливим є досягнення відповідності між результатами проектування або функціонування ІС та поставленими перед нею цілями. Така відповідність залежить великою мірою від того, чи враховані принципи побудови ІС під час розробки системи інформаційного забезпечення для конкретного підприємства.

Таким чином, розробка якісної системи інформаційного забезпечення для потреб конкретного підприємства вимагає залучення висококваліфікованих спеціалістів. Це завдання ускладнюється тим, що безпосередньо програмісти не є спеціалістами з організації та економіки конкретного підприємства. Саме тому дуже важливим завданням є забезпечення якісного зв'язку між спеціалістами щодо діяльності підприємства та програмістами. Вирішення цієї проблеми — важливе завдання керівника підприємства, для якого розробляється ІС.

Список використаної літератури

1. Ананьєв О. Інформаційні системи і технології в менеджменті: Текст лекцій / Укоопспілка; Львівська комерційна академія. — Л. : Видавництво Львівської комерційної академії, 2003. Ч. 1 : Основи мережних технологій. — Л. : Видавництво Львівської комерційної академії, 2003 — 52с.

2. Білоцерківський О. Інформаційні системи в менеджменті: навч.-метод. посібник / Національний технічний ун-т "Харківський політехнічний ін-т". — Х. : НТУ "ХПІ", 2008. — 84c.

3. Глівенко С. Інформаційні системи в менеджменті: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл.. — Суми : ТОВ "ВДТ "Університетська книга", 2005. — 408с.

4. Гордієнко І. Інформаційні системи і технології в менеджменті: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисципліни / Київський національний економічний ун-т — 2.вид., перероб. і доп. — К. : КНЕУ, 2003. — 259с.

5. Каранфілов М. Інформаційні системи в державному менеджменті: Навч. посіб. / Київський національний економічний ун-т. — К. : КНЕУ, 2005. — 455с.

6. Мінаєв Ю. Інформаційні системи в менеджменті: Навч. посіб. / Європейський ун-т. — К. : Видавництво Європейського університету, 2004. — 191с.

7. Новак В. Інформаційні системи в менеджменті: підручник для студ. вищих навч. закл.. — К. : Каравела, 2008. — 616с.