Принципи системного підходу в управлінні організацією

1. Принципи системного підходу в управлінні організацією

2. Функція планування на туристичному агентстві «КРОЛ»

Список використаної літератури

1. Принципи системного підходу в управлінні організацією

У основі функціонування будь-якої системи, у тому числі і виробничої, лежать об'єктивні загальні закони, такі як закон збереження і закон безперервного розвитку, які пояснюють суть і природу прагнення системи до рівноваги, і її стійкість. Така рівновага носить динамічний характер, оскільки досягається в результаті зміни стану рівноваги через подолання не рівноважних станів, що і означає розвиток системи. Розвиток є необоротною, закономірною зміною, в результаті якої виникає новий стан складу або структури системи, а також кількісні (у вигляді зростання) і якісні перетворення на основі використання потенційних можливостей з метою вдосконалення.

В сучасних умовах, коли постійно змінюється зовнішнє середовище, ускладнюються технології і стають більш різноманітними цілі підприємства, великомасштабне виробництво негативно позначається на загальному становищі підприємства. Відсталі підрозділи тягнуть наниз здорові, робітники відокремлені від результатів своєї праці, діяльність величезного числа управлінців середньої ланки неефективна, є велика кількість слабо контрольованих витрат – усе це ознаки діяльності великих підприємств і причини падіння виробництва в цілому. Тому структурна перебудова виробництва і, перш за все, системи управління ним стає все більш невідкладним завданням.

В цих умовах доцільно застосування системних принципів сучасного менеджменту для створення організаційно-економічної моделі управління виробничим підприємством та адаптації її на практиці. Ці принципи такі:

• децентралізація вертикальних структур і посилення горизонтальних зв’язків,
• які забезпечували б цілеспрямовану активізацію діяльності людей;
• орієнтація менеджменту не на процеси діяльності, а на кінцеві результати;
• поєднання за допомогою синтезу в часі і просторі методів і процесів управління діяльністю і організації, управління персоналом та управління зв’язками за межами організації для оновлення виробництва;
• ефективне поєднання п’яти чинників виробництва: капіталу, матеріалів, інформації, людей і організації, головним з яких є людина;
• організація систематичного контролю за станом усіх елементів менеджменту на базі зворотного зв’язку між об’єктом і суб’єктом управління;
• якісне поєднання саморозвитку, групової діяльності, ділової активності, масового новаторства, які б забезпечували якість роботи, продукції і, взагалі, ефективність підприємства;
• швидке реагування на відхилення як задовільні, так і незадовільні та оцінка при цьому комерційних і функціональних результатів роботи підприємства;
• активізація інноваційної роботи з метою оволодіння новими нішами ринку на основі економічної мотивації праці.

Слід відмітити, що системний підхід до створення сучасної організації за принципами менеджменту на вітчизняних виробничих підприємствах застосовується дуже повільними темпами, а в деяких випадках ігнорується зовсім (через незнання та відсутність методології впровадження).

Сучасні зміни в системі менеджменту пов’язані з глибокими кризовими явищами в сфері управління. І, перш за все, ефективно працювати заважає відсутність нового мислення керівників усіх ланок виробництва. Та жорстка система “раціонального управління”, яка мала на меті гранично упорядкувати та регламентувати організацію і ті процеси, що в ній відбуваються, стала заважати досягненню стабільності та стійкості діяльності виробничих одиниць.

На сьогодні завдання менеджменту полягає в створенні адаптивних, швидкореагуючих управлінських механізмів, а менеджера – в реалізації комплексних і системних підходів.

При управлінні розвитком підприємства необхідно використовувати системний підхід. Системний підхід до управління – це логічно обґрунтований підхід до дослідження об'єктів як складних систем, які складаються з окремих елементів з численними внутрішніми і зовнішніми зв'язками. Системний підхід до управління дозволить глибше вивчити об'єкт управління, отримати повніше уявлення про нього, виявити причинно-наслідкові зв'язки між окремими частинами об'єкту. Системний підхід є необхідною умовою використання математичних методів, проте його значення виходить за ці рамки. Він припускає усесторонній облік специфічних характеристик відповідного об'єкту, що визначають його структуру, а, отже, і організацію. Системним аналізом називають аналіз на основі усестороннього вивчення із застосуванням наукових підходів слабких і сильних сторін системи для виявлення її властивостей, можливостей і погроз, формування стратегії функціонування і розвитку.

Системний аналіз дозволяє виявити доцільність створення або вдосконалення організації, визначити, до якого класу складності вона відноситься, виявити найбільш ефективні методи наукової організації праці, які застосовувалися раніше. Кінцевою метою такого дослідження є розробка і впровадження вибраної моделі системи управління розвитком .

Дослідження починається з уточнення або формулювання цілей конкретної системи управління розвитком і пошуку критерію ефективності, який повинен бути виражений у вигляді конкретного показника. Як правило, більшість організацій є багатоцільовими. Безліч цілей витікає з особливостей розвитку підприємства і його фактичного стану в даний період часу, а також стану навколишнього середовища (геополітичні, економічні, соціальні чинники).

Чітко і грамотно сформульовані цілі розвитку підприємства є основою для системного аналізу і розробки програми досліджень. Програма системного аналізу в свою чергу включає перелік питань, що підлягають дослідженню і їх пріоритетність. Наприклад, програма системного аналізу може включати наступні розділи:

• аналіз підприємства в цілому;

• аналіз типу виробництва і його техніко-економічна характеристика;

• аналіз підрозділів підприємства, що випускають продукцію (послуги) — основні підрозділи;

• аналіз допоміжних і обслуговуючих підрозділів;

• аналіз системи управління підприємством;

• аналіз форм зв'язків документів, що діють на підприємстві, маршрути їх руху і технологія обробки.

Основою системного підходу до управління розвитком є дотримання принципів системності. До системних принципів відносяться принцип кінцевої мети, принцип вимірювання, принцип еквіфінальності, принцип єдності, принцип зв'язності, принцип модульної побудови, принцип ієрархії, принцип функціональності, принцип розвитку, принцип децентралізації, принцип невизначеності. Я вважаю за доцільне використання цих принципів в системному підході до управління розвитком підприємства.

При системному підході на основі маркетингових досліджень спочатку досліджуються параметри «виходу», тобто товари або послуги, а саме що проводити, з якими показниками якості, з якими витратами, для кого, в які терміни продавати і за якою ціною. Відповіді на ці питання повинні бути чіткими і своєчасними. На «виході» у результаті повинні бути конкурентноздатна продукція або послуги.

Потім визначають параметри входу, тобто досліджується потреба в ресурсах (матеріальних фінансових, трудових і інформаційних), яка визначається після детального вивчення організаційно-технічного рівня даної системи (рівня техніки, технології, особливості організації виробництва, праці і управління) і параметрів зовнішнього середовища (економічної, геополітичної, соціальної, екологічної і ін.). І нарешті, не менш важливого значення набуває дослідження параметрів процесу, що перетворює ресурси в готову продукцію. На цьому етапі, залежно від об'єкту дослідження, розглядається виробнича технологія, або технологія управління, а також чинники і шляхи її вдосконалення.

Системний підхід дозволяє комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність і діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу. Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес ухвалення рішень на всіх рівнях в системі управління. Системний аналіз з часом став узагальнювальною методологією дослідження складних технічних і соціальних систем. Він також є найбільш надійною концептуальною основою сучасного менеджменту і інструментарієм для дослідження проблем.

2. Функція планування на туристичному агентстві «КРОЛ»

Функції менеджменту – це основні види діяльності управлінського персоналу: планування, організація, керівництво і контроль.

Туристичне агентство "KROL" знаходиться у м. Львові по вул. І. Франка, 7.

Планування у туристичному агентстві «КРОЛ» являє собою процес визначення цілей, розробки стратегії, складання планів координації різних видів діяльності.

Туристське планування ставить своєю метою сформулювати задачі розвитку туризму, а також визначити засоби їхнього досягнення, прагнучи до одержання максимальних надходжень від розвитку туризму з економічних, соціальних, культурної точок зору, а також з урахуванням необхідності забезпечення динамічної рівноваги між туристською пропозицією та попитом.

Історичний аналіз свідчить про те, що в 50-90 р. туристське планування в усім світі розвивалося швидкими темпами, хоча і носило іноді безсистемний і безладний характер. І проте, починаючи з перших досліджень, присвячених винятково розвиткові місцевої інфраструктури і використанню визначних пам'яток у туристських цілях, простежується чітка тенденція, що видна в планах розвитку окремих туристських секторів аж до комплексного туристського планування, що представлено в загальних планах туристського розвитку цілого ряду країн.

За останню чверть століття методи планування перетерпіли серйозні зміни. Одночасно в зв'язку з бурхливим розвитком теорії інформації виникає безліч математичних моделей, а також система диференційованих моделей. Міняється також і сам підхід до планування. Найбільш кращим в області туристського планування є системний підхід. Він бере до уваги всю сферу туристської діяльності (компоненти туристського ринку, їхня взаємозалежність), а також політичні, економічні, соціальні аспекти і їхній взаємовплив.

Цей підхід ґрунтується на концепції туристського продукту (повний комплекс туристського сервісу, що включає розміщення, обслуговування, розваги, транспорт і т.д.). У плані туристського планування концепція туристського продукту дуже зручна, тому що процес його створення є позитивним моментом по двох причинах: по-перше, для того, щоб бути привабливим і конкурентноздатним, туристський продукт повинний забезпечувати оптимальне використання існуючих ресурсів, по-друге, умовою виробництва туристського продукту є співробітництво всіх зацікавлених у розвитку туризму сторін (органів управління, керівників готелів, турагентств і туроператорів, транспортних компаній, банків і т.д.).

Суть планування у туристичному агентстві «КРОЛ» проявляється в конкретизації цілей розвитку всієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів та послідовності реалізації; виявлення матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, які необхідні для вирішення поставлених завдань.

Таким чином, призначення планування як функції управління у туристичному агентстві «КРОЛ» полягає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємств. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою. Тому планування повинно забезпечити взаємозв’язку між окремими структурними підрозділами фірми, які включають всю технологічну ланку: наукові дослідження і розробки, виробництво та збут. Ця діяльність опирається на виявлення та прогнозування споживчого попиту, аналіз й оцінку наявних ресурсів та перспектив розвитку господарської кон'юнктури. Звідси випливає необхідність зв'язку планування з маркетингом та контролем з метою постійного коригування показників виробництва і збут слідом за змінами попиту на ринку.

Планування у туристичному агентстві «КРОЛ» містить у собі визначення:

— кінцевої та проміжної мети;

— завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

— засобів та способів їх вирішення;

— необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу.

Нині значна увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвитку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпечують досягнення поставленої мети. Перспективне планування у туристичному агентстві «КРОЛ»допомагає приймати рішення з комплексних проблем діяльності фірми в міжнародному масштабі:

— визначення напрямів і розмірів капіталовкладень та джерел їх фінансування;

— впровадження технічних новинок і прогресивної технології;

— диверсифікація виробництва й оновлення продукції;

— форми здійснення закордонних інвестицій в умовах придбання нових підприємств;

— удосконалення організації управління в окремих підрозділах і кадровій політиці.

В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

В системі довгострокового планування у туристичному агентстві «КРОЛ» використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що майбутнє буде краще, ніж минуле.

Системи довгострокового планування у туристичному агентстві «КРОЛ» застосовують в 70-80 відсотків найбільших японських корпорацій, які організують планування таким чином:

— вибираються 5-10 ключових стратегій і навколо них формують політику довгострокового розвитку;

— одночасно приймаються середньострокові плани для об'єднання стратегій в єдине ціле і ув'язки з розподілом ресурсів;

— вище керівництво визначає мету кожному підрозділу, а підрозділ розробляє кількісні плани досягнення цієї мети "знизу—доверху".

Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове обґрунтування проблем, з якими може зіткнутися фірма в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку фірми на плановий період.

За основу при розробці стратегічного плану у туристичному агентстві «КРОЛ» беруть:

— аналіз перспектив розвитку фірми, завданням якого є виявлення тенденцій і факторів, що впливають на розвиток відповідних тенденцій;

— аналіз позицій у конкурентній боротьбі, завдання якого полягає у визначенні, наскільки конкурентоспроможна продукція фірми на різних ринках і що фірма може зробити для поліпшення результатів роботи в конкретних напрямах;

— вибір стратегії на основі аналізу перспектив розвитку фірми в різних видах діяльності та визначення пріоритетів з конкретних видів діяльності з точки зору її ефективності й забезпечення ресурсами;

— аналіз напрямів диверсифікації видів діяльності, пошук нових, більш ефективних її видів і визначення результатів, що очікуються.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк, оскільки він найбільш точно відповідає періоду оновлення виробничого апарату та асортименту продукції. В цих планах формуються основні завдання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми в цілому і кожного підрозділу (реконструкція та розширення виробничих потужностей, освоєння нової продукції і розширення асортименту); стратегія збуту; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачання з урахуванням внутріфірмової спеціалізації та кооперування виробництва. Середньострокові плани у туристичному агентстві «КРОЛ» передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної довгостроковою програмою розвитку.

Список використаної літератури

1. Афанасьєв М. Основи менеджменту: Навч.- метод. посіб. / Харківський держ. економічний ун- т. — Х. : ВД "ІНЖЕК", 2003. — 481с.

2. Баєва О. В. Основи менеджменту: Практикум/ О. В. Баєва, Н. І. Новальська, Л. О. Згалат-Лозинська. — К.: Центр учбової літератури, 2007. — 522 с.

3. Белінський П. І., Лук'янова Л. М., Маниліч М. І. Основи теорії менеджменту організацій: Навч.-метод. посібник / П.І. Белінський (заг.ред.). — Чернівці, 1999. — 188с.

4. Вершигора Е. Менеджмент: Учебное пособие/ Евгений Вершигора,. — М.: Инфра-М, 2004. — 256 с.

5. Виханский О. Менеджмент: [Учебник]/ О. С. Виханский, А. И. Наумов. — [2-е изд.]. — М.: Фирма "Гардарика", 2003. — 415 с.

6. Галицкий В.П Забезпечення ефективної діяльності організації.К., 2002.