Проблеми класифікації документа

ВСТУП.

Розділ 1. Теоретико-методологічні аспекти розвитку класифікації документів.

1.1. Історія розвитку класифікації документів.

1.2. Поняття й принципи класифікації документів.

1.3. Ознаки загальної класифікації документів.

Розділ 2. Комплексна схема класифікації документів.

2.1. Основні ознаки класифікації.

2.2. Класифікація документів за змістом.

2.3. Класифікація документів за характером соціальної інформації.

2.4. Класифікація документів за матеріальною складовою документа.

2.5. Класифікація документів за способом документування.

2.6. Класифікація документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі.

2.7.Типологічна класифікація документів.

Висновки.

Список використаної літератури.

ВСТУП

Актуальність теми дослідження.Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями.

Низка розвідок присвячена історії діловодства в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов’язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної культури діловодства. Це, зокрема, публікації І.О.Ворончук, Ю.І.Палехи, Н.С.Костинської, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І.Є.Антоненко, Н.І.Гончарової, О.М.Загорецької, С.В.Сельченкової. Проблеми комп’ютеризації діловодства, електронного документування та електронного документообігу розглянуто в багатьох роботах, серед яких слід відзначити узагальнюючі праці А.О.Пєстрєцова, Г.Г.Асеєва, А.Л.Маньковського. Разом з тим, технологічна сторона культури діловодства та її інформатизаційний (інформаційно-технологічний) аспект не отримали належного відображення в цих публікаціях та роботах.

Теорію діловодства як певну сукупність наукових знань та складову дисциплін документологічного циклу розглядали у свої публікаціях О.М.Загорецька, С.Г.Кулешов, Н.М.Кушнаренко, М.С.Слободяник, Г.М.Швецова-Водка. Певною мірою проблеми формування таких знань під час вузівської підготовки в Україні документознавців, фахівців у межах спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність”, а також зарубіжний досвід навчання керуючих документацією розглядали Г.В.Власова, О.Б.Виноградова, Н.А.Гайсинюк,Н.І.Гончарова, С.Г.Кулешов, Н.М.Кушнаренко, І.С.Морозюк, І.П.Прокопенко, В.В.Терно, Л.Я.Філіппова.

Об’єкт дослідження— класифікація документів та її складові в сучасних установах України.

Предмет дослідження— проблеми класифікації документа та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових діловодства в установах.

Мета дослідження— аналіз сутності і складових класифікації документів та основних проблем класифікації.

Завдання дослідження:

· проаналізувати історію розвитку класифікації документів;

· дослідити поняття й принципи класифікації документів;

· розглянути ознаки загальної класифікації документів;

· дослідити комплексну схему класифікації документів.

Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу, класифікаційного та порівняльного.

Структура роботискладається зі вступу, двох розділів, висновків та списку літератури (24 найменування) та п’яти додатків.

Розділ 1.Теоретико-методологічні аспекти розвитку класифікації документів

1.1. Історія розвитку класифікації документів

Проблеми розроблення класифікації (від лат. classik — розряд, група) документів ще до кінця не вирішені. Об'єднання різних систем та підсистем документації нерідко обумовлювалося потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.

Першою спробою класифікації документів у логічній послідовності на групи, підгрупи й більш дрібні частини був розподіл, що ґрунтувався на ознаках змісту документа, його тематиці. Тематична ознака, що лягла в основу бібліотеко-бібліографічної класифікації, у подальшому призвела до розробки М. Дьюі варіантів Десяткової класифікації. Сьогодні цією класифікацією користуються більшість бібліотек світу.

Досить цікавою спробою в класифікуванні була «Предметна класифікація», розроблена англійським ученим Джеймсом Брауном (1862—1914). Автор спробував об'єднати в одній системі предметизацію та класифікацію; у результаті механічно й досить часто навіть формально були об'єднані різнорідні за змістом та побудовою документи. Дана класифікація застосовувалась лише в країні її винахідника[7, с. 25].

Наступний поділ документів за класами з метою відображення відношень між ними проводився з урахуванням інформаційної складової документа.

Інтегруючий підхід до класифікації документів, що враховував би особливості змісту й форми, було започатковано у XX ст. одночасно з уведенням у науковий обіг понять «документ» та «документація». Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його праці — «Трактат про документацію» (1934 р.). У трактаті були викладені основні класифікації, що враховують не тільки властивості тексту, але й характеристики форми документа, його матеріального носія[14, c. 18].

Відсутність теоретичної та методологічної бази, як вище зазначалося, не дозволило сформувати понятійний апарат і привело до кризи документації як науки. Ряд дослідників узагалі відмовилися вважати документацію наукою, розглядаючи її як метод раціоналізації наукової роботи й економії розумової праці.

Досить активно проблема класифікації документів почала розроблятися лише з кінця 1960-х — початку 1970-х років у межах інформатики, книго- та архівознавства, а у кінці 1980-х — бібліотеко- та бібліографознавства. Більшість цих підходів були обумовлені специфікою диференціації документів.

Приміром, головною ознакою ідентифікації й різниці між документами, на думку російського вченого проф. Ю.М. Столярова, є поділ документів за їх найменуванням. Без наявності найменування документи взагалі неможливо класифікувати, тобто хоча б якось в найзагальнішому вигляді впорядкувати знання про них [17, с. 96—97].

Назва — це словесне визначення предмета, явища, поняття тощо. Знання етимології (від грецького etumon — істина, основне значення, logos — слово), підкреслює вчений, дозволить установити ту первинну ознаку, яку людина хотіла виділити, надаючи документу ту чи іншу назву.

Знаходження цієї ознаки дає можливість відповісти на запитання: наскільки назва документа зв'язана з його властивостями[13, c. 54].

Отже, лише за останні роки, завдяки працям Ю.М Столярова, А.В.Соколова, Н.М. Кушнаренко, Г.М.Швецової-Водки, С.Г.Кулешова, Л.І.Драгомірової, Бездрабко В.В. з'явилася можливість створити багатоаспектну класифікацію документа з урахуванням його як інформаційної, так і матеріальної складової.

1.2. Поняття й принципи класифікації документів

Класифікування — це метод пізнання, у результаті якого створюється класифікація. Це розподіл будь-яких предметів, явищ, понять за якимись спільними ознаками з утворенням певної системи класів, підкласів (відділів, розрядів, груп тощо)[24, с. 26].

Класифікація — це система класів, певна наукова побудова, яка визначає місце того чи іншого об'єкта в системі, указує на його властивості та відмінності від інших об'єктів, установлює зв'язки між класами об'єктів[17, с. 96].

Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками — характеристиками інформації, носієм документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо і є процесом їх класифікування, тобто впорядкування документів.

Це, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, у них відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом — виокремлення груп документів.

Класифікування документів — означає проведення їх упорядкування, багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди.

Для побудови класифікаційних схем застосовуються два основних методи: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод дозволяє послідовно ділити певну множину об'єктів (документів) на півмножини — підпорядковані класифікаційні угрупування, в результаті чого класифікаційна схема отримує ієрархічну побудову.

Класифікаційні моделі ієрархічного типу можуть мати необмежену місткість. їх величина буде залежати від ступенів ділення і кількості об'єктів класифікування, які можна розмістити на кожному ступені. Класифікаційні схеми можуть мати 2—3 і більше ступенів ділення.

Фасетний метод полягає в паралельному розділі множини об'єктів на незалежні класифікаційні угрупування. Використання фасетного методу пов'язано з розробкою фасет (від фр. facette — грань, межа), тобто системи таблиць (блоків) ознак об'єктів класифікації.

Фасетна класифікація — перелік видів документів за найважливішою їх ознакою, що створюють певний блок. Це може бути ієрархічний ряд понять, об'єднаних змістовною єдністю [9, c. 146-148].

Фасетів також може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Залежно від ознак розподілу розрізняють два основні види класифікації: природні і штучні.

Природні класифікації беруть за основу поділу сталі ознаки, що розкривають сутність предметів, явищ та понять і не можуть бути змінені. Вони пояснюють їх як результат природного розвитку й природного взаємозв'язку.

У штучних класифікаціях у основу розподілу покладають несталі або умовно виділені ознаки, що розкривають певний аспект предметів, явищ та понять і можуть бути змінені[6, c. 24].

1.3. Ознаки загальної класифікації документів

Важливе теоретичне і практичне значення для вивчення сутності документів має їх загальна класифікація. У основу загальної класифікації документів покладено блоки ознак, що будуються за різними характеристиками документа.

Кожен з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду. Усередині ряду передбачається наявність однієї переважної ознаки, на основі якої відбувається поділ документів на підвиди та різновиди. Усі ці ряди створюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем. Між типами та видами документів існує тісний взаємозв'язок, тому в їх розмежуванні існують певні труднощі .

Однак лише цими ознаками класифікації не вичерпуються. У наш час нараховується близько 300 класифікацій.

Блоки ознак загальної класифікації документів, що будуються за різними характеристиками документа, показано на схемі 1[7, c. 63-64].

За останні десятиліття прогресивного розвитку документаційної науки все очевиднішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до документа як до складної інформаційної системи.

Отже, документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 — 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Розділ 2.Комплексна схема класифікації документів

2.1. Основні ознаки класифікації

Документи класифікуються за такими ознаками: — спосіб фіксації інформації; — зміст; — назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани.

Основні ознаки класифікації зведені в таблицю 2.1.

Розглянемо її більш детально:

Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації

Інформація, що міститься в документі, фіксується шляхом різноманітних знаків. Знаковість — обов'язкова властивість документа, тому що лише в закодованій знаками формі можливо передати інформацію від реципієнта до комуніканта.

За цією ознакою розрізняють текстові, іконічні, ідеографічні, звукові, матричні, цифрові та комплексні документи.

Класифікація документів за виміром запису інформації

За цією ознакою умовно розрізняють одно-, двох- і тривимірні документи (перфострічка, службовий лист, глобус).

Класифікація документів за призначеністю для сприйняття інформації

За цією ознакою розрізняють документи, що читаються людиною, й ті, що читаються за допомогою технічних засобів (за допомогою магнітофону, телевізора, електронно-обчислювальної техніки, стільникового телефону тощо).

Класифікація документів за каналом сприйняття інформації

Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття. За цією ознакою розрізняють такі види документів: візуальні, тактильні, аудіальні, аудіовізуальні.

Класифікація документів за ступенем розповсюдженості інформації

За ступенем розповсюдженості інформації документи діляться на опубліковані, неопубліковані, непублікованх та електронні.

Класифікація документів за рівнем обробки часом

У даній класифікації виділяють первинні й вторинні документи[14, c. 18-20].

Отже, класифікація може бути ієрархічною (коли результати першого поділу знову поділяються на види чи підрозділи тощо і кожний наступний поділ підпорядковується попередньому) та паралельною (коли здійснюється поділ за різними ознаками). Уяснивши собі ці загальні поняття та вимоги щодо класифікації, розглянемо класифікацію документів.

2.2. Класифікація документів за змістом

До змістової класифікації документів відносяться:

А. Десяткова класифікація Мелвіля Дьюі (ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC).

Універсальна класифікаційна система була розроблена в 1876 р. американським бібліотекарем М.Дьюі (1851—1931). Призначалася вона для систематичного розміщення книг у публічних бібліотеках США. У перших виданнях мала за мету лише перерахування документів, однак із самого початку містила елементи схованої типізації. Згодом типові розділи виділилися в самостійні допоміжні таблиці й система придбала комбінаційний характер.

Складається система з основних таблиць (Schedule) і допоміжних таблиць (Tables). Складовими частинами повного видання є також Relative Index (дослівно: «покажчик родинних відносин») — АПУ й Manual (Керівництво), у якому подано методичний коментар до таблиць.

ДКД — найпоширеніша у світі класифікаційна система, застосовується в 135 країнах світу, але найбільш розповсюдженою вона є в Америці, Азії, Африці. Переведена на 30 мов світу.

1-ше видання ДКД відбулось у 1876р. (44 с), 2-ге — 1885р. (314 с). За життя М.Дьюі було опубліковано 12 видань. У 1896 р. М.Дьюі утворив Forest Press Foundation, якому передав права видання й розвитку ДК у США (у Європі аналогічні права були передані Міжнародному бібліографічному інституту).

20-те видання, опубліковане в 1989р. в 4-х т. (3378 а), 21-ше — в 1996, переведене на російську мову.

У 1980 p. OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) придбав Forest Press й утворив видавництво OCLC Forest Press, що й випускає видання ДКД. У 1993 p. випущений у світ оптичний диск (CD-ROM) «Electronic Dewey DDC 20», у 1996 p. — оптичний диск Windows DC 21.

Усі передплатники видань ДКД безкоштовно одержують повний комплект доповнень, що випускаються, і виправлень до нього — «Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions» (DC&)[15, c. 21-23].

Б. Універсальна десяткова класифікація (УДК)

УДК є ієрархічною комбінованою системою на основі «Десяткової класифікації» й складається з трьох частин — основних таблиць, визначальних таблиць та абетково-предметного покажчика. Розроблена в 1895—1905 pp. в Міжнародному бібліографічному інституті в Брюсселі під керівництвом бельгійських учених П.Отле та А.Лафонтена.

У 1956 в СРСР було створено Всесоюзний інститут наукової й технічної інформації, який став членом Міжнародної федерації з документації й одержав еталон таблиць УДК. Фахівці познайомилися з таблицями УДК, у вдосконаленні яких, відповідно до Правил УДК, можуть брати участь країни — члени Міжнародної федерації. Якщо зауважень або заперечень не надходило протягом чотирьох місяців, проект автоматично приймався й входив у черговий випуск «Extensions and corrections to the UDC» Доповнення й виправлення до УДК, що публікуються з 1950 року.

На початку семидесятих у країні формується мережа органів науково-технічної інформації (НТІ). Відповідно до рекомендацій Всеросійської наради працівників НТІ, Рада Міністрів СРСР 14 травня 1962 видає Постанову (№ 445) «Про заходи щодо поліпшення організації науково-технічної інформації в країні», у п. 5 якої говориться: «Увести з 1963 року в науково-технічних видавництвах, редакціях науково-технічних журналів, у організаціях науково-технічної інформації, науково-технічних бібліотеках обов'язкову класифікацію всіх публікацій за універсальною десятковою системою». Кордони застосування УДК були розширені за рахунок медичних і сільськогосподарських бібліотек і всієї мережі органів інформації без обмежень по галузевій ознаці.

У 1963—1966 р. централізованими зусиллями бібліотек й органів НТІ здійснюється перше видання УДК російською мовою. Переклад виявляється в ряді місць невдалим, окремі випуски видані в різному поліграфічному виконанні із численними пропусками. Приймається рішення публікувати галузеві таблиці УДК (виходять у світ з 1964р.).

У 1966 р. Комітету стандартів, видавництву стандартів і знову організованому Всесоюзному інституту науково-технічної інформації, класифікації й кодуванню доручена підготовка другого видання таблиць УДК російською мовою. Це видання було випущено в 1969—1970 pp. з авторизованим номером Міжнародної федерації №447 в 6-ти томах, 9-ти книгах.

У 1982—1987 pp. публікується третє видання УДК російською мовою (№ 572) в 7-ми вип., 11-ти книгах. Одночасно виходять у світ продовжувані випуски «Нове в УДК», що містять сторінки з доповненнями й виправленнями. У 1969році випущено середнє видання УДК в одному томі.

З 1997р. НТЦ «Ректор», що одержав право перекладу, видання й поширення таблиць УДК у Росії й СНД, приступився до видання повного перекладу еталона УДК російською мовою. Нові таблиці публікуються за назвою «Універсальна десяткова класифікація. Четверте повне видання»[17, c. 96-98].

До кінця 2000 р. вийшло у світ 3 томи, усього передбачається 10 томів, у двох додаткових томах планується розмістити алфавітно-предметний покажчик.

В. Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

У основу ББК покладена ієрархічна комбінована система класифікації, що складається з основних таблиць, таблиць типових ділень та алфавітно-предметного покажчика ББК (загальні типові ділення, територіальні типові ділення в двох таблицях — для природничих наук і для соціально-економічних та гуманітарних наук; спеціальні типові ділення тощо).

Перше видання ББК на теренах СРСР для наукових бібліотек (1960-1968) в 25 випусках мало чітку структуру. Універсум знань був розділений на три комплекси: природничі науки — Б/Е (випуски 3-6), прикладні науки — Ж/Р (випуски 7-13), суспільні й гуманітарні науки — 3/Ю (випуски 14-23).

Перелік основних розподілів починався розділом А «Марксизм-ленінізм» (випуск 1), завершувався розділом Я «Література універсального змісту» (випуск 25). Таким чином, основні таблиці класифікації займали 23 випуски видання, що починався випуском 1 «Вступ» й закінчувався випуском 25 «Типові розподіли. Прикладні науки: Ж/Об Техніка. Технічні науки» (випуски 7-11), П. «Сільське й лісове господарство. Сільськогосподарські й лісогосподарські науки» (випуск 12) і Р «Охорона здоров'я. Медичні науки» (випуск 13).

Гуманітарні науки починалися з випуску 19 Ч «Культура. Наука. Освіта». Три випуски очолювали відповідні галузеві комплекси: випуск 3 Е. «Природничі науки в цілому», випуск 7, частина 1 Ж. «Техніка. Технічні науки в цілому» й випуск 14, частина 1 С. «Суспільні науки в цілому». Незважаючи на те, що загальний план системи припускав випуск 16 Ф. «Політика. Політичні партії», розбіжності в групі розроблювачів не дозволили випустити у світ таблиці з політичних наук у повному обсязі. Випуск 16 першого видання ББК був названий Ф5/6 «Політичні партії. Суспільно-політичні організації».

У науці в цілому не було у той час вирішене питання про правомірність соціології, генетики й багатьох інших наук. Творцям ББК вдалося залишити в структурі таблиць резервні індекси на своєму логічному місці (наприклад, для соціології — 35) для багатьох «невизнаних» або заборонених із тих або інших міркувань наук і дисциплін[19, c. 27-29].

Г. Єдина класифікація літератури

Складається з основних таблиць та алфавітно-предметного покажчика й призначена для систематизації творів друку у виданнях бібліографії та для комплектування каталожних картотек за підписними серіями. На її основі складаються спеціальні таблиці, що використовуються відділами статистики друку книжних палат при систематизації книжок за змістом.

Існують також класифікації для окремих видів документів, наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів тощо.

У будь-якому випадку в змістових класифікаціях поділ на види відбувається за семантичним показником, тобто за змістом (галузями знань, темами, предметом викладу, висвітленими проблемами, родами, жанрами творів тощо)[2, c. 104].

2.3. Класифікація документів за характером соціальної інформації

За характером соціальної інформації, що міститься в документі розрізняють такі їх види: масові, спеціальні та особисті.

При цьому одна частина документів відноситься до сфери регулювання життєдіяльності особистості, суспільства і держави (документація офіційного походження).

Друга — відображає духовне життя суспільства (документи, що виникають у особистому життя та творчості — літературні твори, мемуари, листи, щоденники, записні книжки тощо)[21, c. 57].

Розглянуті вище основні ознаки видів документів за їх інформаційною складовою для більшої наочності зведено в таблицю (див. додаток 1)[6, c. 25].

Зведена класифікація документів за інформаційною складовою подана на схемі в додатку 2[10, c. 96]. Так ми бачимо, що по рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.

Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру. Такий документ є результатом безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і т. п.). Його задача полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією.

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше — інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення — забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Таким чином ці два документа забезпечують суспільство інформацією.

2.4. Класифікація документів за матеріальною складовою документа

Основними ознаками даної класифікації є матеріал та форма носія.

Відповідно до цих ознак розрізняють такі види класифікацій:

А. Класифікація документів за матеріалом носія інформації Розрізняють групи документів на штучній та природній основі.

Серед найрозповсюдженіших різновидів сучасних документів на штучних носіях розрізняють паперові, полімерні (полімерно-плівкові, полімерно-платівкові), металеві та напівпровідникові документи.

До документів на природній основі відносяться первинні носії інформації: глина, дерево, очерет, шкіра, берести та інші носії створені природою.

Б. Класифікація за матеріальною конструкцією чи формою носія інформації

Кожен документ має відповідну зовнішню форму свого матеріального носія. Саме за формою (конструкцією) документа відрізняють книгу від газети, грамплатівку від дискети тощо.

Отже, за матеріальною конструкцією носія інформації розрізняють: аркушевий, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий, флеш-картковий та комбінований вид документа[24, c. 43-44].

Класифікаційний аналіз документів за матеріальною складовою відображено в Додатку 3[24, c. 45].

Зведена класифікація документів за матеріальною складовою наведена у схемі 2.1.

Розглянемо докладніше ті ознаки класифікування, що наведені в на схемі 2.1, та види документів, що виділяються за цими ознаками.

Матеріал носія інформації, на якому зафіксований запис, може бути різним. З історії відомо, що для записів використовували: кам'яні скелі; глиняні плитки; папірусні сувії; кору дерев (березовий луб); листи дерев (наприклад, пальмові); дерев'яні дошки, покриті шаром воску; спеціально оброблену шкіру тварин, наприклад пергамент, тощо. Після винайдення паперу як матеріалу для писання (у Европі — з XIII—XIV ст.) він стає головним матеріалом для створення документа, хоча поряд можуть використовуватися картон, тканина, полімерні матеріали.

Метою науки XX ст. є створення синтетичного полімерного матеріалу, здатного замінити папір. Вже є повідомлення, що підготовлені зразки такого матеріалу і на них навіть надруковані книжки (в Японії), але поки що вартість цього матеріалу настільки висока, що повністю замінити ним папір не можна.

Отже, головним матеріалом для виготовлення документів сьогодні залишається папір. Тому пропонується називати "паперовим" такий документ, що виготовлений як на папері, так і на сучасних його замінниках.

Інший матеріал — це прозора плівка, що дуже відрізняється від паперу.

Вона використовується при створенні документа шляхом фотографування, у тому числі — мікрофільмування. Фотоплівки, мікрофільми та мікрофіші, діапозитиви та діафільми, кінофільми та інші подібні Документи є прозоро-плівковими за матеріалом носія інформації.

Магнітострічковий документ — такий, де запис зроблений на непрозорій магнітній стрічці. До нього належать бобіни з магнітною стрічкою, аудіокасети, відеокасети, магнітострічкові записи для ЕОМ.

Пластинковим (рос: пластиночным) є документ з будь-якого матеріалу, що дозволяє провести запис інформації шляхом зміни його поверхні чи структури.

Наприклад: грамофонна платівка, магнітний диск із записом для ЕОМ, гнучкий магнітний диск (ГМД), компактний оптичний диск (КОД) або фотографічні позитиви тощо.

2.5. Класифікація документів за способом документування

Основною ознакою даної класифікації є спосіб створення документа.

За способом документування розрізняють такі види документів: рукописний, графічний, механічний друкований, електромагнітний, цифровий та хімічний.

Класифікаційний аналіз документів за способом документування відображено в додатку 4[24, c. 43].

Зведена класифікація документів за способом документування наведена в додатку 5[10, c. 97].

Форма запису інформації (одномірна чи двомірна) тут не враховується. Стрічковий документ може існувати у вигляді магнітної плівки чи мікрофільму, у бобіні, касеті чи рулоні тощо. Картковий — це документ на окремих картках, зручних за розміром для зберігання у вигляді картотеки чи для оперативного використання.

Аркушевий — документ у вигляді окремих аркушів будь-якого матеріалу, переважно — паперу. Блочний — документ, що складається з аркушів, які скріплюються з одного боку. Дисковий — документ у вигляді диска, де запис здійснений по колу.

За способом запису (створення документа) звичайно розрізняють документи рукописні та друковані. Перші можна назвати також "ручні", щоб показати, що вони створюються "ручним способом", але не завжди способом письма (наприклад, малюнки, креслення, схеми). До ручних (чи рукописних) умовно відносять також машинописні документи, видруковані на друкарській машинці. За сучасних умов такими слід вважати і документи, отримані із застосуванням комп'ютерного принтера (можлива назва: принтерні).

Механічні документи — це друковані документи, які створюються шляхом механічного тиражування. Автоматичні документи — це ті, що продукуються за допомогою технічного пристрою (фотоапарату, магнітофону) як результат автоматичного відтворення дійсності (фотографії, звукозаписи) або виконання певної програми (машинограма, що створюється комп'ютером)[24, c. 43-44].

2.6. Класифікація документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі

Основними ознаками даної класифікації є:

— регулярність видання;

— час виходу у світ;

— місце виникнення документа в навколишньому середовищі тощо.

A. Класифікація документів за регулярністю видання.

Розрізняють за даною класифікацією такі види документів: періодичні та неперіодичні.

Б. Класифікація документів за часом виходу у світ. За часом появи документа у світ розрізняють оригінал та копію.

B. Класифікація документів за місцем виникнення.

За місцем виникнення розрізняють місцевий, регіональний, національний (загальнодержавний), закордонний (іноземний) та міжнародний документ.

Класифікаційний аналіз відповідних видів документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі наведено в таблиці 2.2[1, c. 43-44].

Зведена класифікація документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі подана на схемі 2.3.

Наведена схема класифікації документів враховує ознаки, що характеризують матеріальну форму документа, тобто особливості носія інформації. Ця класифікація є теоретичним засобом пізнання документа як явища.

Для практичних цілей, можливо, така класифікація не потрібна. Достатньо обмежитися відокремленням деяких емпірично визначених видів документів, не враховуючи те, що відрізняються вони за різними ознаками.

Наприклад, усі охарактеризовані вище види документів легко укладаються у такий перелік:

1. Рукописні документи (разом з машинописними та принтерними).

2. Друковані документи.

3. Відеокінофотофонодокументи (ВКФФД).

4. Машинозчитувальні документи (МЧД).

Незважаючи на те, що виділяють ці види документів за різними ознаками, можна домовитися про те, які саме документи належать до тієї чи іншої групи. Для організації збирання та збереження документів цього було б достатньо.

А теоретична класифікація потрібна для того, щоб зрозуміти, чим відрізняються один від одного різні види документів.

2.7.Типологічна класифікація документів

Типологія документа — це віднесення його до відповідного типу за сукупністю ознак. Критерії поділу документів на види в типологічній класифікації та їх характеристика показані на схемі 2.3 та в таблиці 2.3[24, c. 43-45].

Отже, проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К. Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів.

Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А. М. Соковою[15]. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С. Г. Кулешов[8, c. 14], лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації.

Отже, класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Висновки

1. Динаміка теоретичних пошуків розвивається в напрямі розуміння науки про документ як комплексу наукових дисциплін документально-комунікаційного циклу, пізніше – як комплексної наукової дисципліни, нарешті – як інтегрованої науки. Ці підходи свідчать про розуміння об'єктивності інтеграційних процесів у розвитку наукових напрямів, що досліджують документ. На початку 1990-х рр. більшість учених погодилася з пропозицією російського вченого, професора Ю.М. Столярова, назвати інтегровану науку про документ документознавством. Саме завдяки його численним працям формується нове розуміння змісту та структури наукової і навчальної дисципліни «Документознавство», яке ґрунтується на ширшому тлумаченні змісту поняття «документ» порівняно з традиційним – діловодним, управлінським.

Отже, поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

2. Класифікація є одним із засобів теоретичного пізнання будь-якого об'єкта. Для пізнання документа теж потрібно його класифікувати, тобто визначити види документів, визначити ознаки, за якими вони розрізняються.

Крім наукового значення, класифікації документів мають і практичне спрямування: вони допомагають у практичній діяльності з виявлення, добору, організації збереження та використання документів. Слід сказати, що практичні (емпіричні) класифікації документів враховують, як правило, тільки найважливіші для тої чи іншої діяльності ознаки. Вони не призначені для всеосяжного аналізу документів як об'єктів пізнання.

3. Існують різноманітні класифікації документів, за різними ознаками.

Найвідомішими є семантичні класифікації, тобто за змістом документів, залежно від того, про що в них йдеться: УДК, ББК тощо. Але кожна з таких класифікацій призначається для документів певних видів (друкованих, рукописних тощо). Визначення видів документів — важливе завдання науки і практики. Його можна виконати за допомогою типологічної класифікації. Типологія — це "наука про типи", точніше, це розділ наукового знання, який визначає типи, види та інші типологічні підрозділи чи різновиди документів і який не стосується семантики (тобто змісту) документа.

4. Типологія документа ще недостатньо розвинута, вона знаходиться у стані становлення. Типологічні класифікації охоплюють, як правило, не весь клас документів, а певні підкласи, з обумовленими межами. У багатьох випадках в існуючих типологічних класифікаціях документа не витримується вимога єдності підстави поділу.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.

За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.

За напрямом / вхідні та вихідні.

За формою / стандартні та індивідуальні.

За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.

За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.

За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.

За складністю / прості та складні.

За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.

За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.

За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

Питання щодо необхідності формування узагальнюючої науки про документ у всіх його проявах першим із сучасних фахівців порушив російський учений-енциклопедист Ю.М. Столяров. По суті, вчений став фундатором сучасного документознавства як узагальнюючої науки, що синтезує теоретичні надбання всіх дисциплін документально-комунікаційного циклу — інформатики, документалістики, книгознавства, соціальних комунікацій тощо. Слід віддати також належне представникам вітчизняної бібліотечної науки, які у своїй більшості зрозуміли об'єктивну необхідність широкого розуміння поняття «документ» і розвитку документознавства як інтегрованої наукової і навчальної дисципліни.

Поглибленій розробці наукових основ документознавства сприяли також монографічні дослідження С.Г. Кулешова і Г.М. Швецової-Водки. Зокрема, заслуга С.Г. Кулешова полягає в теоретичному обґрунтуванні процесів диференціації документознавства на загальне і спеціальне, специфіки управлінського документознавства як одного з основних видів документознавства загалом.

Список використаної літератури

1. АвтократовВ.Н., БанасюкевичВ.Д., Сокова А.Н. Основные направления развития документоведения // Теоретические проблемы документоведения: Тез.докл. и сообщений к теор. семинару (март 1975г.) / ВНИИДАД. — М., 1975. — С.35-56.

2. Беловицкая А.А. Общее книговедение: Учеб. пособие. — М.: Книга, 1987. — 256 с.

3. Бібліотекознавство: Теорія, історія, організація діяльності бібліотек: Підруч. для бібл. ф-тів ін-тів культури та училищ культури / За ред. М.С.Слободяника, В.О.Ільганаєвої. — X.: Основа, 1993. —176 с.

4. ДубровінаЛ. Кодикологія та кодикографія української рукописної книги. — К.: «Знання», 1992. — 262 с.

5. Илюшенко М.П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) // Сов.архивы. — 1986. — №1. — С.26-31.

6. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 10. —С. 24—27.

7. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації: Поняття, типологія, історія типологічної схеми. —К.: Укр. ІНТЕІ, 1995. — 191 с

8. Кулешов С. Документознавство: Історія. Теоретичні основи. / УДНДІАСД, ДАККГМ. — К.: Укр. ІНТЕІ, 2000. — 162 с

9. Кулешов С. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві // Cтудії з архівної справи та документознавства —К.,2004. Т.12. — 278с.

10. Кулешов С. Українське документознавство: сучасний стан та перспективи розвитку // Студії з арх. справи та документознавства. —К., 1999. — Т. 4. — С. 95-99.

11. Маршакова Н.В. Классификация документов на основе лексики (по ключевым словам документа) // НТИ. Сер. 2. — 1974. — №5. — С. 3-10.

12. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55.

13. Рудельсон К.И. Современные документные классификации. —М.: Наука, 1973. — 267с.

14. Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 4. — С. 18-21.

15. Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Документоведение – 2004. – №4. – С. 29 – 35.

16. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С.5-30.

17. Столяров Ю. Від діловодства – до документознавства, від документознавства – до документології // Вісн. Харк. держ. акад. культури. – 2004. – Вип. 14. – С. 96 – 104.

18. Столяров Ю. О новой научной дисциплине — документологии — и ее предмете // Інформаційна та культурологічна освіта на зламі тисячоліть: Матеріали міжнар. конф. до 70-річчя ХДАК / Харк. держ. акад. культури. — Х., 1999. — Ч. 2. — С. 66-71.

19. Столяров Ю.Н. Классификация документа: Решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. — 1995. — Сб. 70. — С. 24-40.

20. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 3. — С. 22-23;

21. Швецова-Водка Г. Структура документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін // Cтудії з архівної справи та документознавства — К.,2004. Т.12.

22. Швецова-Водка Г.Н. Функциональная сущность и свойства книги // Книга: Исслед. и материалы / Рос. кн.палата. — М.: Терра, 1995. — Сб.71. — С.69-96.

23. Швецова-Водка Г.М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій. — Рівне, 2001. — 438 с

24. Швецова-ВодкаГ.М. Типологія документа: Навч.посібник для студентів ін-тів культури / Рівн.держ. ін-т культури. — К.: Кн.палата України, 1998. — 80с.