Референтна справа

1. Характеристика основних посадових обов’язків референта.

2. Поняття реферування (види рефератів).

Список використаної літератури.

1. Характеристика основних посадових обов’язків референта

Референт — посадова особа якої-небудь установи, що готовить доповіді або консультує по певних питаннях.

Діяльність цих працівників відповідно до вітчизняних і міжнародних стандартів у сфері праці пов’язана із забезпеченням інформаційних зв’язків, веденням службової документації, внутрішнім і зовнішнім адміністративним координуванням з метою надання допомоги керівникові підприємства, установи або організації (будь-якої форми власності) тощо.

До основного кола обов’язків референтів (Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск 1, розділ 1) належать:

— впровадження системи взаємозв’язків, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником та керівниками структурних підрозділів й іншими працівниками підприємства, установи або організації, а також системи взаємовідносин керівника підприємства з представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами, клієнтами;

— організація робочого часу керівника підприємства, оперативне внесення змін та доповнень до програми і розкладу його роботи;

— складання замовлень на необхідне обладнання, матеріали та послуги;

— прийняття участі у розгляді управлінських і організаційних справ, підготовка політичних оглядів з актуальних соціальних, економічних і фінансових питань;

— здійснення відбору та опрацювання інформації для керівника, підготовка проектів розпорядчої документації, адміністративної, технічної та іншої кореспонденції тощо;

— реєстрація звернень і заяв працівників, організація їх прийому (зустрічей) з керівником, відстеження процесу одержання встановленої інформації та контроль повноти її надходження;

— регулювання протягом робочого дня поїздок керівника, надання керівникові допомоги у застосуванні відповідних норм ділового етикету і протоколу тощо[9, c. 63-64].

Варто визначити вимоги не тільки до професійної грамотності секретаря-референта, але й до його професійного вміння (наприклад, друкувати, оформляти документи, користуватися розмножувальною технікою, володіти комп'ютером і т.д.).

У розділі "Функції й завдання секретаря-референта" необхідно в загальному плані викласти головні напрямки діяльності секретаря-референта. Наприклад: прийом і реєстрація документів; попередній розгляд документів; контроль за виконанням документів; доставка документів; відправлення всіх видів службової кореспонденції; прийом і передача телетайпограмм; прийом і передача телефонограм; облік явки співробітників на роботу; виконання машинописних робіт; організація прийому відвідувачів; ведення протоколів (стенограм) нарад у керівника; оформлення аркушів тимчасової непрацездатності; оформлення й реєстрація посвідчень про відрядження; контроль за формуванням справ у підрозділах; контроль за станом робітника місця керівника; виконання доручень керівника й т.д.

З вичерпною повнотою повинні бути визначені обов'язки секретаря по кожній з виконуваних їм функцій (діловодство, машинопис, зв'язок, прийом відвідувачів, обслуговування керівника й т.д.). При перерахуванні обов'язків, які повинні викладатися ясно, чітко й недвозначно, доцільно вказувати дії, що випливають із тих або інших умов або результатів виконання встановлених обов'язків.

У розділі "Відповідальність секретаря-референта" варто вказати відповідальність, що несе секретар за неповне або неправильне виконання своїх обов'язків, за неправильне використання або невикористання своїх прав. При цьому варто мати на увазі, що в апарату керування не буває робіт, за виконання яких ніхто не несе відповідальність[10, c. 26-27].

При підготовці й проведенні наради функції референта можуть бути наступними:

• інформування запрошуваних про місце, час, повістку дня, доповідачах і т.д. (із цією метою використовуються телефон, радіо, особисті контакти, гучномовний зв'язок, оголошення, запрошення, аркуш оповіщення й т.п.);

• підготовка списку учасників і забезпечення запрошених необхідними матеріалами й письмовими приладдя;

• оформлення доповіді керівника, підготовка ілюстративних матеріалів;

• реєстрація учасників і доповідь керівникові про кількість учасників, що спізнилися, відсутніх, причинах неявки й т.п.;

• ведення протоколу або стенограми наради;

• підбор матеріалів для керівника;

• виконання оперативних доручень керівника, отриманих у ході наради;

• оформлення протоколу (стенограми), його розмноження й розсилання учасникам наради, контроль за виконанням ухвалених рішень[8, c. 17].

2. Поняття реферування (види рефератів)

Одним із засобів підвищення інтенсивності навчання у вищому навчальному закладі є реферування. Ми поставили перед собою завдання розглянути поняття «реферування», зробити огляд засобів реферування, розмежувати реферування як засіб навчання і засіб контролю відповідно до вікових груп студентів та визначити роль реферування у навчальному процесі у зв’язку із впровадженням в Україні інтегрованих форм навчання в системі вищої освіти.

Реферат є важливим документом з точки зору наукового знання. Історія реферування наводить приклади найрізноманітніших текстів, що орієнтовані на різні сфери читачів та можуть слугувати основою ефективного способу наукової комунікації.

Перш ніж класифікувати реферати, є сенс виявити їх специфіку в аспекті семантичної структури, стилістичних та лексико-граматичних особливостей тексту. З’ясування цих особливостей допоможе виокремити необхідну інформацію, що підлягає реферуванню.

У реферативних журналах уміщено реферати, які є аналітико-синтетичними переробками тексту, що несуть головну інформацію про об’єкт дослідження. Реферативний журнал найбільш популярний серед бібліографічних джерел. У його структурі виділяють такі складові:

· бібліографічний опис;

· реферативний текст;

· посилання, примітки.

Існують два способи передачі змісту оригіналу, що підлягає реферуванню:

· інтерпретація;

· цитата.

Нерідко використовують обидва способи при реферуванні джерела.

На заключному етапі реферування звертають увагу на стиль і мову написаного. Найважливіші думки мають бути висловлені на початку реферату не залежно від того, де вони були висловлені у першоджерелі.

Поняття «реферування» означає короткий виклад змісту якого-небудь питання з використанням одного чи декількох джерел інформації.

Уміння складати реферат дозволяє оволодівати навичками вільного орієнтування в тексті, виділення з нього необхідної інформації й викладення змісту прочитаного рідною й іноземною мовами. Це питання не нове в методиці. Його досліджували І.Бім, Е.Полат, І.Зимня, Г.Рогова, М.Нуждіна, Л.Комарова, С. Фоломкіна та ін. Але воно залишається досить актуальним.

Мистецтво реферування, або вибору найбільш важливих або характерних фрагментів з одного або багатьох джерел інформації, стало невід’ємною частиною повсякденного життя. Рефератом, наприклад, можна назвати новини, які щодня пропонує нам телебачення, короткі анонси фільмів, відеозаписи спортивних змагань, зведені дані біржових таблиць тощо. З’явилося навіть поняття «автоматичне реферування» (короткий виклад інформації великих масивів, здійснений на основі спеціально розроблених технологій, який пропонується користувачеві з метою ознайомити його з певними даними за менший відрізок часу). Але слід уміти не лише сприймати готовий реферат, а й розвивати навички самостійного реферування. Коли Кельвіна Куліджа одного разу запитали, що говорив священик на проповіді про гріх, він відповів: «Він розповів, чого слід утримуватися». Ця відповідь є прикладом можливостей інтуїтивного розуміння, яке покладено в основу викладу, — людині, яка зрозуміла основну думку інформації, легше виділити основне і викласти її зміст.

При проведенні наукових досліджень (особливо на початковій стадії роботи над проблемою) немале значення має формування навичок правильно реферувати та анотувати текст, що вивчається.

Це дозволяє глибше "зрозуміти" тему та задачу дослідження, конкретніше провести аналіз вже існуючого ("напрацьованого") фактичного матеріалу. Чітко і системно зібраний, у вигляді реферату, матеріал, дозволяє оперувати ним доволі тривалий час, що сприяє підвищенню продуктивності розумової праці науковця, аспіранта, студента та ін.

Слово "реферат" утворене від латинського "referre", що означає "передавати, доповідати".

Реферування — один з важливих прийомів науково-дослідної роботі. Реферат статті, монографії, доповіді не є просто урізаним варіантом першоджерела. Він має особливості стилю викладу, свій характерний план і свою мову.

Реферування тексту зводиться до пошуку в літературі необхідної інформації, виписуванню принципово важливих положень, тез, тверджень, зафіксованих у першоджерелі.

Зрозуміло що, у залежності від того, ким і з якою метою впроваджується реферування, тип, стиль та характер рефератів розрізняється. Один і той самий текст може піддаватися реферативній обробці в різноманітних випадках, і мати різний зміст.

Наприклад. У одному випадку автор наукової статті готує реферат своєї статті до інформаційного журналу, намагаючись відбити в стислій формі усі основні положення власної дослідницької роботи. У іншому — студент для виступу на семінарі реферує вищевказану статтю, вибираючи з неї саме те, що має безпосереднє відношення до теми його доповіді. У третьому — науковий співробітник робить виписки з цієї ж публікації за питаннями, що його інтересують. Очевидно, що мова, план і зміст реферату у всіх трьох випадках буде розрізнений.

У процесі підготовки рефератів наукових статей до спеціальних інформаційних журналів, а також авторефератів дисертацій необхідно обов'язково додержуватися встановлених правил реферування. На відміну від цього при індивідуальній роботі з текстом (наприклад, "для себе") припускається велика свобода викладу.

Які ж основні принципи є звичайними правилами реферування наукових публікацій?

По-перше, заголовок реферату повинен відповідати точній назві того матеріалу, що реферується. Проте, може бути і так, що ця назва недостатньо повно розкриває зміст роботи. Така "вільність" у виборі назви частіше зустрічається в деяких закордонних журнальних публікаціях. Тому рекомендується скласти нову ("робочу") назву, що розкриває досить повно тему першоджерела. Остаточний варіант назви реферату варто вибирати наприкінці роботи, тобто після ознайомлення зі змістом джерела.

По-друге, текст реферату. Перед тим, як приступити до реферування, варто старанно прочитати текст, виділити ключові положення і скласти план реферату. План включає наступні пункти: мета, задача роботи, методи дослідження, дані про об'єкт та предмет дослідження, отримані результати і висновки.

Якщо робота носить не експериментальний, а теоретичний (або навчальний) характер, план може бути трохи відмінним від запропонованого вище.

Обсяг реферату, як правило, складає 5-15% обсягу першоджерела.

Мова викладу тексту в рефераті повинна бути лаконічною та точною, без зайвих фраз. Наприклад, не варто використовувати обороти типу: "У результаті численних і тривалих експериментів автори встановили…". Всю цю довгу фразу можна замінити одним словом "Встановлено… ". Загальновідомі дані, історія розвитку питання про попередні роботи в рефераті, як правило, опускаються"! Текст реферату звичайно починається безпосередньо з суті роботи. По-третє, термінологія. У рефераті наукової публікації неприпустимим є спрощення її суті, тому що це веде до перекручування змісту або втрати важливої інформації. Виняток складають випадки, коли реферат спеціально готується для недостатньої, підготовленої аудиторії. У рефераті, як правило, використовуютщ ті ж самі терміни, що й у першоджерелі.

Слід враховувати, що в роботах іноземних авторів можуть зустрічатися наукові терміни, які мало вживають у вітчизняній літературі. У таких випадках цілком доречно їх заміняти поняттями, категоріями, термінами, що відбивають адекватно їх сенс. Заміна маловідомих, незрозумілих термінів не лише виправдана, але й бажана.

Терміни і стійкі словосполучення, що зустрічаються в рефераті більш ніж три рази, можна заміняти скороченнями або абревіатурою, використовуючи початкові літери словосполучень. Абревіатура наводиться в дужках відразу ж за терміном і далі в тексті уже вживається без дужок. Проте варто враховувати, що використання великої кількості абревіатур може істотно утрудняти розуміння тексту.

По-четверте, як провести подачу ілюстративного матеріалу? Включення до реферату схем, рисунків, графіків, таблиць, формул відбувається в тих випадках, коли вони відбивають суть роботи, або необхідні для наочної презентації висновків дослідження. Можливим є також такий варіант, коли основні результати роботи можуть бути зведені в підсумкову таблицю. Наприклад. У одному випадку автор наукової статті готує реферат своєї статті до інформаційного журналу, намагаючись відбити в стислій формі усі основні положення власної дослідницької роботи. У іншому — студент для виступу на семінарі реферує вищевказану статтю, вибираючи з неї саме те, що має безпосереднє відношення до теми його доповіді. У третьому — науковий співробітник робить виписки з цієї ж публікації за питаннями, що його інтересують. Очевидно, що мова, план і зміст реферату у всіх трьох випадках буде розрізнений.

Однією зі складних форм реферату є реферативний огляд. Як випливає з самої назви, він створюється в результаті вивчення і конспектування чисельних публікацій за певною, достатньо обширно, темою дослідження.

Існує низка особливостей у написанні реферативного огляду. Звичайно він має вступ, де в стислій формі висвітлюється історія розвитку питання та його значення. Подаючи огляд, бажано не проводити критичний аналіз суті та змісту першоджерел. Проте це не означає, що реферат являє собою конгломерат уривчастих відомостей. Факти, ідеї, результати досліджень повинні викладатися в суворій логічній послідовності. На закінчення відзначається сучасний стан, розглядаються тенденції подальшого розвитку даного питання. Закінчується реферативний огляд списком використаної літератури.

Своєрідною реферативною переробкою тексту є його анотація. Вона являє собою виклад змісту публікації, але, звичайно, у більш короткому обсязі, ніж сам реферат.

Головна різниця полягає в тому, що реферат — знеособлений, і в ньому викладаються лише факти, основні положення роботи на мові першоджерела. У анотації ж завжди виражене ставлення автора до аналізованої роботи з виділенням цілей, задач, практичної та теоретичної її цінності тощо.

Анотація, як правило, міститься на перших сторінках книги, монографії, навчальних посібників і складається не самим автором роботи, а будь-ким з крупних фахівців у даній галузі.

Наведемо кілька практичних порад з техніки реферування наукового тексту.

Бажано об'єднувати два, або більшу кількість положень, в одне і застосовувати узагальнені поняття та категорії, а також множину замість однини. Очевидно, що така заміна доречна лише в тому випадку, якщо вона не спотворює сенс тексту. Для логічного зв'язку окремих фраз варто використовувати слова загального значення типу: "установлено, вважається, розглядається" та ін. Варто виключати другорядні, малоістотні деталі. Дотримання останнього правила найчастіше викликає найбільші труднощі і вимагає відповідного досвіду роботи з літературою.

Існує декілька типів реферату:

− за характером вихідного матеріалу: реферати монографічні, реферати оглядові;

− за типом окремих операцій згортання вихідного тексту: реферати-цитати, реферати-витяги, реферати – узагальнення;

− за типом організації вихідного матеріалу: реферат-конспект, реферат-резюме [6, с. 10].

Реферат-конспект і реферат-резюме можна використовувати в навчальному процесі з метою контролю розуміння прочитаного. Реферат-конспект має більший обсяг і включає всі основні положення оригіналу.

Реферат — резюме являє собою коротке резюме (висновок) прочитаного.

Інші зазначені види реферату є ефективним способом отримання інформації з тексту.

Існує два варіанти скорочення тексту. Якщо він не перевищує 500 слів, допустимим вважається скорочення в 3-4 рази. Для текстів у 2-3 тисячі слів кількість речень у рефераті відповідає числу суб’єктів (абзаців чи зв’язці абзаців, які розвивають одну підтему).У цьому випадку обсяг навчального реферату складає 50 — 100 слів (приблизно 10-15речень).

Реферат такого обсягу є доцільним для текстів будь-якого обсягу [6, с. 14].

Специфікою вивчення іноземної мови в немовних вузах є те, що, крім художніх текстів, для яких притаманна емоційність, вивчаються також науково-технічні тексти, в яких переважає інтелектуальна інформація. Вони є засобом комунікації між спеціалістами. Їх особливістю є логічність, точність, безособовий характер викладу. Це зумовлює використання певних формул, термінології, кліше.

Методисти розробили алгоритм складання реферату, який передбачає таке:

1. Зазначення назви тексту, що реферується, українською, а також іноземною мовами, імені автора, вихідних даних джерела, сторінок оригіналу, кількості рисунків, креслень, схем.

2. Визначення мети оригіналу.

3. Розподіл тексту першоджерела на частини.

4. Визначення головної думки кожної частини у вигляді ключових фраз.

5. Створення вторинного тексту, тобто реферату на основі ключових фраз.

6. Редагування тексту реферату[6, с. 17].

Інші дослідники називають три етапи реферування:

− аналіз вихідного тексту;

− визначення його характерних фрагментів;

− формування відповідного висновку.

Реферати розрізняють за функцією й цільовими групами. Так, наприклад, реферат може бути розповідним, інформативним чи критичним. Розповідні реферати формуються за класичним принципом отримання інформації: вони надають достатній обсяг інформації, щоб створити у користувача(слухача чи читача) уявлення про відповідні джерела, для того щоб їх можна було відібрати для більш уважного читання. Інформативні реферати замінюють собою текст. Вони містять у собі основну або нову фактичну інформацію в скороченій формі.

Критичні реферати (чи огляди) повідомляють не лише зміст інформації, а й передбачають певну думку про неї. Критичні реферати мають додаткову цінність порівняно з оригіналом, оскільки передбачають висновки, яких немає в самому тексті [8, с. 15]. На нашу думку, кожен із цих видів реферату має свою цінність як засіб навчання та контролю навчання на заняттях іноземної мови. Так, наприклад, скласти розповідні чи інформативні реферати можна запропонувати студентам технічних чи економічних спеціальностей як один із видів самостійної роботи при підготовці до обговорення певної теми за профілем. Краще такий вид роботи проводити після опрацювання текстів за підручником та засвоєння лексики з даної теми. Дається домашнє завдання опрацювати додаткові джерела чи вивчити самостійно окремі проблеми, використовуючи однакові чи різні джерела інформації, і представити їх у вигляді реферату. Це сприятиме розвитку пошукових навичок студентів, розширення їх кругозору та збільшення зацікавлення предметом.

Критичні реферати передбачають критичне мислення, а отже, і творчий підхід до питання, тому радимо його застосовувати у групах студентів із вищим загальним і мовленнєвим рівнем підготовки. До нього можна вдаватися й на аудиторних заняттях, опрацьовуючи тексти за підручником, адже студентам цікаво буде послухати різні думки своїх товаришів з одного й того самого питання. Як показує досвід, ефективно можна застосовувати такий вид діяльності й на курсах поглибленого вивчення іноземної мови.

Так, завдяки активізації навичок читання на цих заняттях спостерігається покращення техніки читання, удосконалюється усне мовлення, реферування сприяє мотивованому й більш емоційному засвоєнню іншомовного матеріалу, а отже, зростає й зацікавленість до предмета.

Отже, реферування сприяє розвитку навичок читання, вдосконалення усного мовлення, усного непідготовленого мовлення зі спеціальності. Воно розвиває творче і логічне мислення студентів, здатність критично оцінювати інформацію, працювати з оригінальною літературою. Таким чином, реферування є ефективним засобом підвищення інтенсивності навчання не лише іноземної мови, а й інших предметів. І в той самий час воно є яскравим показником рівня володіння студента іноземною мовою і сприяє формуванню його як всебічно гармонійно розвиненої особистості.

Існують різні погляди щодо застосування реферування у вікових групах студентів. Одні методисти вважають, що починати навчати реферування текстів доцільно вже на молодших курсах на матеріалі загальноосвітніх текстів. Інші — що його слід проводити на старших курсах, коли студенти володіють певним мовним арсеналом і професійними знаннями, адже під час читання з установкою на реферування аналізується мовна форма й широко застосовуються знання зі спеціальності [6, с. 12]. На нашу думку, реферування можна використовувати як один із засобів навчання іноземній мові вже на молодших курсах, тому що завдання скласти реферат зобов’язує студента уважно вивчити текст, розібратися в лексико-граматичних труднощах, виділити найбільш важливі положення і в короткій формі письмово викласти суть питання, якому присвячений даний текст. І для розвитку цих навичок необов’язково брати текст спеціальної направленості. На старших же курсах реферування стає не лише ефективним засобом навчання, а й контролюючим засобом.

Розвитку навичок цілісного сприйняття тексту, виділення основної інформації й уміння передати її у стислій формі можуть сприяти, наприклад, такі вправи:

− виділити в тексті абзаци, в яких іде мова про ту чи іншу подію;

− сформулювати головну думку кожного абзацу українською (чи англійською) мовою;

− дати заголовок кожному абзацу, використовуючи словосполучення з тексту;

− скласти анотацію (коротку довідку про зміст тексту) українською мовою, використовуючи запропоновані запитання;

− скоротити речення за рахунок слів, які уточнюють і доповнюють основну інформацію;

− виділити речення, в яких повідомляється основна інформація, і речення з допоміжною чи уточнюючою інформацією;

− дати відповіді на питання;

− використовуючи матеріал попередніх завдань і спираючись на зміст тексту, написати англійською мовою реферат у межах 10-15 речень із урахуванням запропонованих запитань [2, с. 149].

Список використаної літератури

1. Базонова А.В. Реферирование текстов. — М.,1984.

2. Бим И.Л. Личностно ориентированный подход – основная стратегия обновления школы //Иностр. языки. – 2001. — №2.

3. Грибанова К.И. Реферирование и аннотирование как средства развития устной речи.- Пятигорск, 2005.

4. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: Підручник. — 4-те вид., перероб. і доп. — К.: Знання, 2006. — 334 с.

5. Полат Е.С. Новые педагогические технологии в системе образования.- М., 2001.

6. Шамрай Л.И., Гаркушева В.А., Пятницкая Л.В. Обучающий и контролирующий потенціал реферирования. – Макеевка: Донбасская национальная академия строительства и архитектуры.

7. Удо Хан, Индерджиет Манн. Системы автоматического реферирования / Открытые системы. — 2000. — №12

8. Настольная книга секретаря-референта / Составитель Самуэльян. – М.: Менеджер, 1998. – 240 с.

9. Настольная книга секретаря-референта: Контракты, деловая корреспонденция, документация на англ. и рус. языках / Н.А. Самуэльян (сост.). – М.: Менеджер, 1997. – 224 с.

10. Привалова М.Ю., Домникова М.А. Секретарь: успешная карьера. – М.: Современник-БИС, 1997. – 320 с.

11. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 304 с.

12. Секретарское дело / Авт.-сост. И.Н. Кузнєцов. – М.: АСТ Мн.: Харвест, 2005. – 480 с.