Специфічні та базові умови закупівлі

Вступ.

1. Маркетингове управління закупівельною діяльністю у торговельних підприємствах.

2. Умови договору про закупівлю.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Для забезпечення безперебійного та якісного обслуговування покупців слід здійснювати закупівлю товарів у визначеному обсязі, асортименті та якості. Завдяки цьому формується необхідний торговельний асортимент товарів, доводяться до товаровиробників вимоги споживачів щодо поліпшення якості й асортименту продукції.

Організація закупівельної діяльності, що виступає наступним етапом її управління, повинна передбачати наступні дії: організація ефективних зв’язків між службами та спеціалістами, які приймають участь в управлінні закупівельною діяльністю (менеджер по закупках товарів, бренд – менеджер (менеджер по марках), менеджер по товарах (товарних групах), маркетологи, юристи, робітники складів, транспортна служба або підрозділ), а саме, інтерактивність зв’язків, раціональний розподіл функцій, обов’язків, відповідальності; укладення договорів, торговельних угод із постачальниками на поставку товарів з визначеними характеристиками, у визначеному обсязі, через визначений інтервал; приймання товарів; оплата за товари, що надходили, у відповідності до вимог договорів та торговельних угод.

Основною задачею управління закупівельною діяльністю виявляється здійснення закупки конкурентоспроможних товарів у відповідності до вимог та запитів потенційних споживачів і до договірних зобов’язань з привабливими, надійними постачальниками.

1. Маркетингове управління закупівельною діяльністю у торговельних підприємствах

Маркетинг закупівлі – це маркетинг відносин, який поєднує в єдину систему конкретних виробників, оптову і роздрібну торгівлю з конкретними споживачами, де найбільш активну роль грає підприємство, яке здійснює закупівлю. Такий зв’язок являє собою новий тип взаємовідносин в каналі збуту, ініціюється підприємством, що здійснює закупівлю товарів, та втілюється в додаткових видах його діяльності, які забезпечують вивчення та активне формування попиту і пропозиції, приведення їх у відповідність один з одним.

У загальному виді концепція маркетингу закупівлі подана на рисунку 1.

Для забезпечення ефективності управління закупівлями товарів в умовах маркетингової орієнтації в підприємстві повинно базуватися на наступних принципах: ретельний облік потреб реальних і потенційних споживачів при прийнятті управлінських рішень в області закупівельної діяльності; створення умов для максимального пристосування товарної, цінової політики, розподіли і політики просування до потреб покупців; забезпечення прибутковості закупівельної діяльності.

Торговельним підприємствам слід управляти закупівельною діяльністю в процесі управління товарним портфелем по наступних етапах: планування закупівельної діяльності, її організація, контроль та регулювання.

Планування закупівельної діяльності в торговельних підприємствах слід здійснювати по наступних напрямках: оптимізація товарного портфеля; аналіз потенційних та постійних постачальників по таких критеріях як конкурентоспроможність їх товарного портфеля, імідж постачальників, якість співробітництва з ними; вибір постачальників на основі результатів проведеного аналізу; складання переддоговірних вимог до постачальників (на основі життєвого циклу товарів, їх споживчих характеристик, цін та конкурентоспроможності з урахуванням вимог потенційних споживачів), рішень щодо процесу співробітництва (транспортування товарів, забезпечення їх сервісною підтримкою, відповідальності за можливі збитки, характеру розрахунків); вибір методу закупівлі товарів[1, c. 69-71].

В процесі планування закупівельної діяльності дуже важливо визначити її стратегію. Залежно від типів постачальників виділяються чотири сучасні стратегії в маркетингу закупівель: вибір глобальних постачальників; вибір одиничних постачальників;модульні поставки, закупівля модулів; комплексний функціонально-вартісний аналіз.

Стратегія вибору глобальних постачальників припускає організацію закупівель на міжнародних ринках. Асортиментні можливості закупівель при цьому, природно, досить розширюються, гарантованість постачання підвищується, зростає конкуренція постачальників, а при нормальних умовах імпорту розширюються й можливості цінової економії.

Стратегія одиничних постачальників означає свідому відмову від одночасного співробітництва з багатьма (декількома) постачальниками: поставка певних товарів тривалий час здійснюється силами єдиного постачальника. Скорочення числа постачальників звичайно здійснюється з метою зниження витрат по закупівлі й логістиці. Вибираються звичайно тільки великі, найбільш конкурентоспроможні й спеціалізовані постачальники.

Стратегія "закупівлі модулів" являє собою ще один різновид стратегії з орієнтацією на скорочення числа постачальників й/або обмеження числа закуповуваних товарів та стосується не окремі види товарів, а цілі комплекси – модулі поставок.

Стратегія комплексного функціонально-вартісного аналізу розширено реалізує відомий метод планомірного й систематичного дослідження функцій даного товару й визначення умов, що забезпечують роботу необхідних функцій при одночасній мінімізації витрат[3, c. 49-50].

Стратегія закупівель звичайно вибирається адекватно стратегії розподілу, яку обирає підприємство. Розрізняють три види стратегій розподілу: інтенсивний, ексклюзивний і селективний розподіл.

Конкурентна стратегія закупівель найбільш адекватна інтенсивному розподілу з боку постачальника. Такий може бути вибір закупника, що вибрав для себе великого постачальника, реально оцінив обмеженість своїх можливостей і своє явно нелідерське місце серед інших закупників, обмежив свої претензії. Він закуповує найбільш популярні види й модифікації товарів, працює на рівні конкурентних цін, використовуючи недорогий транспорт, звичайні умови оплати. Будь-яка спроба атакувати конкурентів рискована, тому що при значній моці постачальника й великій кількості закупників грозить викликати ще більш активні реакції конкурентів.

Ексклюзивна стратегія закупівель явно претендує на особливі відносини з постачальниками. Закупник може досягти цього за рахунок більших обсягів постійних закупівель у конкретного постачальника. Безумовно, це повинен бути обсяг на рівні самого великого закупника; у найкращому варіанті – не менш 20 % від загального обсягу виробництва постачальника. У такому випадку постачальник стає в істотно залежне положення від закупника, переходячи у взаєминах з ним на стратегію симбіозу.

Селективна стратегія закупівель, як і розподілу, є проміжною між двома іншими стратегіями закупника – інтенсивною й ексклюзивною. Селективність може виражатися у виборі відособлених асортиментів закуповуваних товарів, у специфіці вимог до їхньої якості, у географічній прив'язці до окремих точок поставок й ін. Арсенал мотивації постачальника може бути той же, що й при ексклюзивній стратегії, але інструментарій використається не настільки активно й не повністю[2, c. 101-103].

2. Умови договору про закупівлю

Проект договору, як складова тендерної документації, повинен містити комерційну основу, на якій мають ґрунтуватись цінові пропозиції.

Якщо комерційні умови не визначені, то можуть виникнути проблеми у процедурі оцінки пропозиції.

Типові умови можуть використовуватись для забезпечення наступного:

· Використання типових контрактів/загальних умов дозволяє замовнику визначитись з однаковими умовами для застосування їх у різних ситуаціях.

· Постачальники, які регулярно працюють із замовником, на протязі тривалого строк;;/ навчаються вірно розуміти і інтерпретувати умови.

· Типові, контракти/загальні умови слугують як контрольний перелік умов, і таким чином: важливі пункти комерційної угоди не випускаються.

· Організація — замовник може використовувати співробітників з обмеженим обсягом знань щодо законодавства для роботи з контрактами.

· Оцінка цінових пропозицій спрощується і стає більш об'єктивною.

Загальні умови, які є нейтральними, тобто, не спрямованими на забезпечення переваг ні замовника, ні постачальника, можуть викликати більш позитивну реакцію під час укладання договору. Комерційні умови також мають чітко визначати вимоги, які є абсолютно необхідними і для яких неприйнятні будь-які відхилення або зміни. При підготовці проекту договору треба уважно керуватися новим Цивільним кодексом України.

Визначення ціни і платежів

Відповідно до договору про закупівлю постачальник здійснює певні, поставки товарів. Ці поставки повинні відповідати умовам договору, прийнятим сторонами. Основним обов'язком замовника є оплата рахунка-фактури постачальника після прийняття поставки згідно з умовами укладеного договору. В деяких випадках, якщо строк поставки довгий, може бути необхідним передбачення шляхів надання компенсації замовнику і постачальнику у разі виникнення ситуацій, які є поза їх контролем.

З цієї причини важливо, щоб умови стосовно ціни та платежів були ясними і точними. Для забезпечення чітких узгоджень щодо визначення ціни та платежів необхідно, щоб замовник заздалегідь вказав умови платежів.

Одним з методів розрахунку цін і, отже, уникнення цінових проблем є використання умов щодо цін. Використовуючи умови щодо коригування ціни, зміни ціни здійснюються способом, який можуть контролювати обидві сторони. Умови коригування цін повинні компенсувати коливання, які знаходяться за межами контролю сторін за договором (тобто носять об'єктивний характер) і забезпечувати відновлення цінової ситуації, що існувала на початку строку дії договору.

У використанні умов коригування цін несприятливим для замовника є те, що в багатьох випадках під час підписання договору він не знає, якою буде остаточна вартість всього обсягу закупівлі. З іншого боку, якщо витрати скорочуються, то замовник отримує певну вигоду у разі відповідного коригування цін.

Складно надати точну рекомендацію щодо того, у яких ситуаціях слід використовувати: коригування ціни.

Ситуації, у яких можна розглянути можливість використання: поправки щодо цін, можуть бути, наприклад, наступні:

Ситуація на певному ринку товарів дуже не стабільна, наприклад, у секторі паливно-мастильних матеріалів, продуктів харчування і т.п.

Коли: товари і послуги залежать від імпортних матеріалів.

Коли прогнозовані коливання цін можуть бути вигідними для замовника[4, c. 131-133].

Фактор зміни цін досить суттєво впливає як при виконання довгострокових проектів (зокрема, будівельних робіт), так і для договорів з річним терміном. В цьому випадку є такі варіанти:

фіксується ціна, яка враховує сезонні зміни цін і не змінюється, за винятком змін індексу інфляції при перебільшенні ним: певного порогу (практикується 10%);

ціна, яка може змінюватись, в тому числі в сторону зменшення. В цьому випадку індикатором зміни є ринкова ціна. При перевищенні певного порогу, наприклад, в 5% (за статистичними даними), різниці між домовленою при укладенні контракту ціною та ринковою, замовник може вимагати зміни ціни під загрозою розриву угоди.

Перший варіант доцільно застосовувати для закупівель продуктів харчування, та інших товарів, номенклатура яких невисока та якісні показники не змінюються надто часто.

Другий варіант зручний при закупівлі товарів дуже широкої номенклатури та тих, технічні показники яких міняються досить інтенсивно. Це стосується канцелярських товарів та комп'ютерів. Цей варіант дозволяє також оперативно здійснювати закупівлі в кінці року при появі додаткових коштів від перевиконання бюджету.

Якщо умови коригування ціни не визначені у тендерній документації, то замовник повинен оцінити кожну пропозицію з урахуванням можливості підвищення або зниження витрат для вибору найбільш вигідної цінової пропозиції, ціна якої буде зафіксована у договорі.

Слід відмітити, що коригування цілинне передбачається у разі закупівлі вже виготовлених товарів.

Зміст умов щодо коливання цін.

Якщо замовник має намір включити в контракт умови щодо коливання цін, то ці умови мають бути вказані у тендерній документації. Якщо ці умови не є чітко визначеними, то у процесі оцінки виникнуть проблеми. Деякі фактори, що витікають з аналізу динаміки ціни на даний предмет закупівлі, які мають бути визначеними у тендерній документації, наступні:

· Базове значення ціни;

· Підстави коригування ціни;

· Період між коливаннями цін (терміни, коли може ініціюватися питання щодо коригування ціни);

· Граничні межі коригування ціни;

· Оформлення коригування ціни.

Ціна, яку повинен заплатити покупець (замовник), розраховується з урахуванням постійних витрат та змінних витрат, які пов'язані з виконанням певного контракту. Загальна ідея полягає у забезпеченні залежності умови щодо коливань ціни від змінних витрат, а бази постійних витрат — від постійних витрат.

Звичайно умови щодо коригування ціни використовуються для дотримання початкового рівня цін за договором. Зовнішні фактори, такі як коливання курсу валюти, ціни на сировину, втрати, пов'язані з інфляцією, і т.д. можуть компенсуватись, оскільки вони виникають за межами контролю сторонами. Звичайно процедура оформлення таких змін повинна бути узгоджена у контракті і контролюватись у разі посилання на неї.

Інтервали перегляду цін теж мають бути узгодженими у договорі. Крім того, зміни цін не повинні виникати автоматично, а мають бути результатом додаткового узгодження між сторонами.

Під час узгодження договору поставки товару між замовником і постачальником ціна в основному визначається фіксованою. Замовник зобов'язаний заплатити узгоджену суму після приймання поставки, а постачальник зобов'язаний здійснити поставку за фіксовану ціну[6, c. 76-78].

Строк платежів.

Дуже важливо, щоб організація визначила реальний строк платежу. Відповідно до Бюджетного кодексу оплата здійснюється після отримання та прийняття товару, якщо іншого не передбачено нормативно-правовими актами.

Слід визначити умови стосовно стягнення пені за невиконання зобов'язань сторін (розмір встановлюється згідно облікової ставки НБУ).

Умови поставки — умови транспортування.

При здійсненні кожної внутрішньої або міжнародної торговельної операції необхідно відповісти на кілька питань:

Хто організує і заплатить за транспортування з одного пункту у інший ?

Хто візьме на себе ризик, якщо ці операції не можна здійснити ?

Хто візьме на себе ризик втрати або пошкодження товарів під час транспортування?

Усі ці питання фактично стосуються передачі товарів від постачальника замовнику. Можна передбачити багато способів розподілу витрат, ризиків і відповідальності за транспортування товарів. Саме це визначають умови транспортування.

Умови транспортування представляються скороченими виразами, які визначають права і обов'язки кожної сторони стосовно транспортування товарів.

Кожна умова означає різній розподіл витрат, ризиків і відповідальності між покупцем і продавцем. Вони змінюються від ситуації у якій за все; відповідає покупець до іншої крайньої точки — за все відповідає продавець.

Основна мета умов доставки або умов транспортування полягає у визначенні, у якій точці продавець виконав свої зобов'язання, таким чином, що можна сказати, що товари з юридичної точки зору були доставлені покупцеві[4, c. 56-58].

Висновки

Закупівлі організацій поділяють на такі: рутинна повторна, видозмінена повторна, нова.

Організація закупівель буває централізованою або децентралізованою. Централізований спосіб закупівель асоціюється з фахівцями, які стали експертами у закупівлі продукції певного виду. Вони чудово обізнані з ціновими, технологічними та функціональними властивостями продукції. А тому можуть домогтися значних цінових знижок і мають значний вплив на інженерно-технічний персонал.

Успіх організації запланованої закупівельної діяльності в підприємствах залежить від наявності її контролю та регулювання, які є заключним етапом підсистеми управління закупівельною діяльністю.

Доцільно рекомендувати проведення контролю закупівельної діяльності по наступних напрямках: аналіз якості співробітництва підприємства з постачальниками; аналіз конкурентоспроможності товарного портфеля постачальників; контроль виконання плану постачання товарів; аналіз відповідності кількості та якості товарів, що надходять; контроль за своєчасністю надходження коштів на сплату штрафів; контроль виконання плану закупівлі товарів.

Регулювання закупівельною діяльністю рекомендуємо проводити по наступних напрямках: правове регулювання та внутрішньо фірмове регулювання. Правове регулювання повинне здійснюватися за допомогою законів та інших правових актів, а саме, договорами на поставку товарів с постачальниками. Внутрішньо фірмове регулювання включає: раціональний розподіл прав та обов’язків по закупівлі товарів між працівниками підприємства; закріплення вищевказаного в Посадових інструкціях і Положеннях про функціональні підрозділи; погоджена робота всіх ланок, що беруть участь у закупівельної діяльності; усунення відхилень від плану закупівлі товарів від норми; своєчасне поповнення товарного портфеля підприємства необхідними товарами; маневрування фінансовими, трудовими та матеріальними ресурсами.

Список використаної літератури

1. Балабанова Л.В., Бриндіна О.А. Маркетингова товарна політика в системі менеджменту підприємств: Навч. посіб.-К: Професіонал, 2006.-336с.

2. Державні закупівлі: нормативно-правова база, методика проведення: [Посіб.] / Чернівецька обласна держ. адміністрація; Р.В. Розводовська (уклад.), А.В. Грищенко (уклад.). — Чернівці : Прут, 2004. — 248с.

3. Ілляшенко С. Маркетингова товарна політика: Підручник для студ. вищ. навч. закл.. — Суми : Університетська книга, 2005. — 232с.

4. Кардаш В. Маркетингова товарна політика: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана — 3. вид., доп. та перероб. — К. : КНЕУ, 2006. — 248с.

5. Максименко З. Державні закупівлі в Україні: економічні аспекти та збірка нормативних актів: Навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. / Київський національний торговельно-економічний ун-т. — К. : Книга, 2004. — 303с.

6. Чеботар С. І., Боняр С. М., Буряк Р. І., Ларіна Я. С., Левшукова Т. М. Маркетингова товарна політика: підруч.. — К. : Преса України, 2007. — 263с.