Теоретичні питання діловодства

1. Виникнення діловодства.

2. Діловодство в Україні

3. Культура праці діловодного персоналу.

Список використаної літератури.

1. Виникнення діловодства

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Документування управлінської діяльності — це створення документів або фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових чи магнітних носіях.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Організація роботи з документами — це створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їхнє складання, обробку й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належно оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Діловодство на підприємствах, в установах та організаціях ведеться відповідBDо до індивідуальної Інструкції з діловодства, яка створюється на підставі нормативних документів і державних стандартів.

Інструкція з діловодства визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою ПК.

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах застосовується повна або часткова централізація діловодства. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на відділи управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Сутність та значущість діловодства. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Нині у світі спостерігається всезбільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 "Інформація та документація. Керування документацією", відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним з найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

2. Діловодство в Україні

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні. На сьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодства здійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Питання організації діловодства, що потребують законодавчого регулювання. Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб'єктів її реалізації;

нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб всіх форм власності, а також підприємців — фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" призначена для державних установ;

в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов'язані зі службовими документами, однак у ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства;

на сьогодні законодавчо не унормовано право власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику;

відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство разом з архівною справою складають єдину сферу практичної діяльності. Однак, у цьому акті означені лише загальні напрями керування організацією діловодства в країні. Необхідною є конкретизація у спеціальному законі завдань щодо організації діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб'єкта діловодства;

в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України "Про стандартизацію" стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів;

в Україні поширюється впровадження електронного діловодства та систем електронного документообігу. Прийняті закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р. Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином законодавчо регульованою є лише один з напрямів у діловодстві — електронний, причому у частинах відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані;

питання мови діловодства на сьогодні вирішуються у межах Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР", а в регіонах — відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Це питання також потребує однозначного унормування в спеціальному законодавчому акті з діловодства.

3. Культура праці діловодного персоналу

Необхідність удосконалення всіх напрямів документаційного забезпечення управління (ДЗУ) в установах, організаціях, на підприємствах, незалежно від форм власності, обумовлена змінами в політичній, економічній і соціальній сферах життя України, прагненням до інтеграції в європейське співтовариство, впровадженням новітніх технологій. І тут на перший план виходить підвищення рівня культури створення й функціонування службових документів, що ототожнюється нині з культурою діловодства.

Структура кадрової служби залежить від організаційної структури підприємства, напрямків діяльності, а також чисельності працюючих.

Якщо підприємство є крупним, обов'язки по керівництву кадровою службою можуть бути покладені на директора з кадрових питань та побуту, якому безпосередньо підпорядковуються відділ кадрів, підрозділи адміністративно-господарських служб т.ін.

Якщо структура підприємства передбачає наявність відділу кадрів, начальник відділу кадрів безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства. В такому разі керівник підприємства координує кадрову роботу на підприємстві через начальника відділу кадрів.

На підприємствах із невеликою чисельністю працюючих за відсутності спеціальної кадрової служби штатним розписом може бути передбачена посада інспектора з кадрів, який веде на підприємстві кадрову роботу.

На таких підприємствах, де введення посади інспектора з кадрів недоцільно, керівник підприємства може відповідним наказом призначити особу, відповідальну за ведення кадрової документації. Ці обов'язки можуть бути покладені на секретаря керівника, діловода, одного з працівників бухгалтерії т.ін.

У сучасній інформаційній інфраструктурі України відбуваються суттєві зміни, зумовлені її інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій, що також впливає на процеси підготовки службових документів та організацію діловодства в цілому.

Список використаної літератури

1. Іванова Т. Муніципальне діловодство : Навчальний посібник/ Тамара Іванова, Лариса Піддубна,. -К.: Либідь, 2004. -310 с.

2. Гавриленко С. Документирование в организации : В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. -Минск: Амалфея, 2002. -125 с.

3. Діденко А. Сучасне діловодство : Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. -2-е вид., перероб. і доп.. -К.: Либідь, 2000. -383 с.

4. Кузнецов С.Л.. Компьютеризация делопроизводства/ С.Л.Кузнецов. -М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. -171 с.

5. Пашутинський, Євген Костянтинович Діловодство кадрової служби/ Євген Пашу-тинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.

6. Стенюков М.В.. Документы, делопроизводство : Практическое пособие по докумен-тационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. -3-е изд. прера-бот. и доп.. -М.: Приор, 1999. -143 с

7. Хоменко М. Посібник з діловодства/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. -2-е вид., випр. і доп.. -К.: Генеза, 2003. -103