Теоретичні засади керування документацією

Вступ.

1. Понятійний апарат керування документацією.

2. Процес управління документацією в організації.

3. Призначення окремих груп та класів документів.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

У сучасній українській літературній мові історичному слову «дЪло» відповідає слово «справа», яке, окрім двох зазначених вище, має ще кілька тлумачень:

— одиниця зберігання в архіві;

— різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа).

Зауважимо, що у Законі України «Про Національний архівний Фонд та архівні установи» діловодство визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами (ДСТУ 2732-2004). Сьогодні в Україні діловодство ще перебуває на стадії становлення, його терміносистема не досить чітко визначена. Поряд із традиційним терміном «діловодство» широкого вжитку набули синонімічні терміни — «справочинство», «документаційне забезпечення управління».

Термін «справочинство» походить від словосполучення «справу чинити», що більш точно відповідає українській лексиці. Цим умотивовується прагнення деяких фахівців витіснити з ужитку термін «діловодство». Термін «справочинство» є паралельним, зафіксованим національним стандартом терміном. Більш уживаним є законодавчо визначений термін діловодство, який у подальшому ми будемо вживати як синонімічний до терміна «справочинство».

Поява терміна «документаційне забезпечення управління» пов'язана зі змінами організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його здійснення, які стали можливими завдяки впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, оброблення, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації в управлінні.

1. Понятійний апарат керування документацією

Термін «документаційне забезпечення управління» наголошує на інформаційно-технічній складовій сучасної організації діловодства. Оскільки беззаперечним є те, що остання складова є невід'ємним атрибутом сучасного діловодства, російськими стандартами ці терміни визнано синонімічними.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін «керування документацією», який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів (ДСТУ 2732-2004).

Керування документацією доктор історичних наук, професор, директор ВНІІДАД М. В. Ларін визначає як «універсальний термін, що має міжнародне визнання і поширення. Він позначає управління створенням, користуванням і зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу на принципах економічності і ефективності з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент відносно документації як повноцінного ресурсу управління».

У світі діє Міжнародна федерація з керування документацією, підґрунтям для створення якої було вирішення завдань у сфері уніфікації документів та розуміння змісту діяльності в системі управління документацією. Проте предмет розгляду такого управління передбачає організацію роботи з усією документацією установ, діловодство ж передусім забезпечує документування організаційної та розпорядчої функцій управління та організацію роботи зі службовими документами, а отже, є складовою системи керування документацією.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

— формування нормативно-правової бази;

— становлення термінології;

— розвиток принципів керування управлінською документацією;

— класифікація, уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої Документації;

— напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.

Основу будь-якої дисципліни становлять поняття, що позначають об'єкти, процеси та явища, які вивчає ця дисципліна. Поняття виражаються словами чи словосполученнями, які називаються термінами.

Як і кожна дисципліна, діловодство оперує комплексом понять, що становлять його терміносистему. Як уже зазначалося, діловодство зосереджує свою увагу на процесах створення та функціонування документів, що містять управлінську інформацію. Отже, документування управлінської інформації (в установі) — це створювання документів, змістом яких є управлінська інформація. Відповідно документ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її у часі та просторі (ДСТУ 2732-2004).

Зрозуміла річ, що у результаті діяльності установи в ній нагро-маджується певна сукупність службових документів. А службовим документом, як правило, називають документ, який створила або отримала в процесі своєї діяльності установа (чи інший суб'єкт господарювання) (ДСТУ 2732-2004). Однак серед отриманих документів службовими слід вважати тільки ті, які підлягають реєстрації й були зареєстровані в установі. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу, називається документацією (ДСТУ 2732-2004).

Утім, документація установи — це загальна назва сукупності всіх її службових документів. У результаті упорядкування та групування службових документів у справи в підрозділах установи організується її документаційний фонд. Цей термін можна визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад та процес формування якого визначають нормативні документи (інструкція з діловодства, номенклатура справ і перелік документів зі строками зберігання). Більшу частину або навіть увесь документаційний фонд установи становить її управлінська Документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління. У системі управлінської документації виокремлюють підсистеми організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської, фінансової, звітно-статистичної, планової, зовнішньоторговельної та інших видів документацїї. Діловодство ж особливу увагу приділяє саме організаційно-розпорядчій документації — підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Крім того, діловодство урегульовує організацію роботи зі службовими документами (в установі), а саме: організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи. До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, опрацювання та надсилання вихідних документів, контроль виконання документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до зберігання та користування. Технологічні процеси організації діловодства, як уже зазначалося, є предметом розгляду окремої навчальної дисципліни «Організація роботи з документами», питання ж документування організаційної та розпорядчої функцій управління будуть розглянуті у наступних модулях. Зв'язок діловодства з іншими галузями знань

Діловодство, як і інші види інформаційної діяльності (зокрема, архівна та бібліотечна), має свою технологію, яка спирається не тільки на емпіричні прийоми, а й на спеціально розроблені наукові засади. У СРСР наукової дисципліною, що розробляє такі наукові засади і зорієнтована на впровадження їх у практику, вважалося так зване традиційне документознавство, яке у сучасний період в Україні здебільшого називають управлінським документознавством.

Цікавим є той факт, що документознавство як наукова дисципліна започатковано у 40-х pp. XX ст. у межах радянського архівознавства саме з теорії діловодства. Адже у 1940-х pp. у Московському історико-архівному інституті викладався навчальний курс «Теорія і практика архівної справи», розділом якого було «Загальне документознавство». Проблемна орієнтація цього розділу визначалася як вивчення історії документальних матеріалів й норм, що належать до них, а у змісті розділу подавалася історія діловодства та характеристика видів документації різних історичних періодів. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою «документознавство». І вже сьогодні визначається як наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й побудови систем документації.

Проте неодмінним залишається зв'язок управлінського документознавства та архівознавства, який, передусім, вбачається у спільності об'єкта дослідження, причому в тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства — архівна справа. Ці практичні сфери, у свою чергу, є взаємозумовленими на підставі наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві. Насамперед, це пов’язано з тим, що база поповнення Національного архівного фонду України формується саме на стадії діловодства. Від організації і стану діловодства в установах у подальшому залежить стан архівних документів: якщо справи у поточному діловодстві формуються правильно, згідно зі структурою установи і тими завданнями, які вона вирішує, а документи групуються у справи відповідно до встановлених строків зберігання і правильно систематизуються, то передавання їх до архіву не викликає ніяких ускладнень і такими документами зручно користуватися в архіві. Отже, одним із важливих завдань архівних установ є організаційно-методичне керівництво організацією діловодства в установах. У зв'язку з цим у змінах до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» позначено посилення впливу державних архівних установ на сферу діловодства.

Оскільки пріоритетними процесами, що вивчаються в управлінському документознавстві, є процеси створення та обігу управлінської документації, то діловодство — головна сфера застосування результатів науково-практичних розробок документознавства. Проте не всі наукові засади технології діловодства обґрунтовуються документознавством, а розробляються іншими науковими дисциплінами.

Сьогодні все більшого поширення набуває так зване електронне (комп'ютерне) діловодство, яке певним чином пов'язане з такою сферою діяльності, як електронне документування та електронний документообіг, тобто є відгалуженням інформатики.

Спільним об'єктом дослідження діловодства та документної лінгвістики обумовлюється прагнення дослідників до оптимального конструювання тексту, уніфікації мовних зворотів для забезпечення реалізації основної соціальної функції управлінської документації.

Пріоритетність у сучасному розумінні документа його «інформаційної складової та її правового забезпечення» продукує зв'язки діловодства з теорією і практикою менеджменту, зокрема інформаційного менеджменту, забезпечуючи поступове трансформування діловодства в керування документацією.

Функціонування документа як «правового акта чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів» обумовлює зв’язок діловодства з правознавством.

2. Процес управління документацією в організації

Результатом документування управлінської інформації є документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого — зберігати та передавати її у часі і просторі. Поширеною серед науковців є версія походження слова «документ» (documentum — зразок, доказ, свідчення) від латинського дієслова «docere» — учити, навчати. У значенні письмового свідчення слово «документ» уживалося від середньовіччя до XIX ст., згодом із латинської мови запозичено в усі європейські мови.

Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення тощо групуватися на підсистеми і т. д. Поділ системи документів як сукупності на класи, підкласи і є класифікацією документів.

Питання класифікації документів, як і їх пізнання, має давнє походження. У наукових колах вченими зініційовано не одну дискусію з питань тлумачень терміна «документ», його пояснень (дефініцій), групування. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, визначення терміна «документ» й донині зазначають серед перспективних питань, що потребують нагального розв’язання загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

Сучасний тлумачний словник української мови дає двояке визначення терміна «класифікація». У першому випадку — класифікування, у другому — система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями. У такий спосіб упорядники словника ставлять знак рівності між поняттями «класифікувати» і «групувати».

Усе ж деякі вчені розмежовують ці терміни, визначаючи типологізацію як процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями, систематизацією зведених груп, типів, групування — за їх зовнішніми ознаками та класифікування — як процес поділу документів, що розкриває змістові властивості та якості документів.

С. Г. Кулешов визначає: «Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками — характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо — є процесом класифікування документів»5. Учений наголошує, що більшість чинних нині класифікацій документів базується на їх тематичних, предметних чи поглиблених семантичних (значеннєвих) характеристиках, а отже, на думку дослідника, йдеться не про «документну класифікацію», а про «класифікацію документної інформації».

Класифікація документної інформації дозволяє встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу і виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою й іншими властивостями.

Як було з'ясовано раніше, діловодство, будучи сферою практичного застосування документознавства, послуговується його теоретичною базою. Не є винятком і питання класифікації документів. Саме тому, опановуючи теорію діловодства, за мету поставлено розглянути лише окремі аспекти систематизації документів.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

Основним документом, який визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються У певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98). Саме цей нормативно-правовий документ представляє уніфіковану систему документації як систему документації, в якій усі документи створено за однаковими правилами.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) вийшов на заміну «Общесоюзного классификатора управленческой документации» (ОКУД) у першій редакції ДК 010-96, згодом, У 1999 році, у зв'язку зі змінами та змістом ряду класів документації, був доопрацьований і виданий повторно як ДК 010-98.

ДКУД є складовою частиною державної системи класифікацій і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розроблення спричинено змінами у складі та змісті організаційно, розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД)6 з унікальними кодовими позначеннями.

Його використовують під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями у,процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСДГ.

Об'єктом класифікації є безпосередньо. УФД, використовувані під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. УФД розглядаються у складі управлінської документації — сукупності взаємопов'язаних документів, що застосовуються для розв'язання завдань управління у певній сфері діяльності і мають нормативно-правову силу. Юридична сила (службового документа) трактується як властивість службового документа, надана чинним законодавством, що є підставою для вирішення правових питань, здійснення правового регулювання і (або) управлінських функцій.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Державний класифікатор містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа (УФД), призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

УФД — сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню у певній сфері діяльності, і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

УСД — система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Розробниками представлено такі класи уніфікованих систем документації:

1) організаційно-розпорядча (код 02);

2) первинно-облікова (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10); 10) цінова документація (код 13);

11) з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається із семи цифрових десяткових знаків, зазначених у класифікаторі і в установленій. стандартом спеціальній зоні документа, розподіляючись таким чином:

У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) — належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) — належність ДКУД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки — реєстраційний номер УФД підкласу.

Клас «Організаційно-розпорядча документація» (ОРД) містить підкласи:

201 — «Документація з організації систем управління»;

202 — «Документація з організації процесів управління»;

203 — «Документація з управління кадрами»;

204 — «Документування з оцінки трудової діяльності».

Підклас «Документація з організації систем управління» (код 0201) містить 16 УФД, у складі яких визначено, наприклад, наказ про створення промислового об'єднання (код 0201003), наказ про створення підприємства (код 0201005), наказ про реорганізацію підприємства (код 0201010), акт про ліквідацію промислового об'єднання (код 0201013), акт про ліквідацію підприємства (код 0201015) тощо.

Найбільшим за обсягом є підклас «Документація з організації процесів управління» (код 0202), що акумулював 54 уніфіковані форми документів, серед яких: наказ про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства (код 0202012), статут підприємства (код 0202015), структура і штатна чисельність управління підприємства (код 0202019), штатний розклад апарату управління промислового об'єднання (код 0202021), наказ про внесення змін до Статуту підприємства (код 0202036) тощо.

До підкласу «Документації з управління кадрами» (код 0203) розробники включили такі УФД: наказ про приймання на роботу (код 0203003), заява про переведення на іншу роботу (код 0203004), подання про переведення на іншу роботу (код 0203005), наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006), заява про звільнення (код 0203007), наказ про звільнення (код 0203008), графік відпусток (код 0203009), заява про надання відпустки (код 0203010), наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011).

Подання про заохочення (код 0204001), подання про заохочення (зведене) (код 0204002), доповідна записка (код 0204003), пояснювальна записка (код 0204004), наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005), наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006) розробниками віднесено до підкласу «Документування з оцінки трудової діяльності» (код 0204).

Розглядаючи, наприклад, наказ про створення підприємства, що має код 0201005, з'ясовуємо, що документ входить до класу організаційно-розпорядчої документації під кодом 02, підкласу 01 — документація з організації систем управління (код підкласу 0201), код уніфікованої форми документа (наказу про створення підприємства) — 0201005. Наказ про приймання на роботу як вид номіналу документа (код 0203003) перебуває у складі уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (код 02) підкласу документації з управління кадрами (код 0203).

Як бачимо, трирівнева класифікація (клас, підклас, УФД) максимально може мати семизначний код: два знаки — клас, два знаки — підклас, три знаки — форма документа. Уніфіковані системи документації напрацьовані шляхом дослідження офіційно зареєстрованих міністерствами, держкомітетами, відомствами УФД8, а тому охоплюють не всі номінали управлінських документів. На доповнення ДКУД можуть створюватися галузеві класифікатори документації.

3. Призначення окремих груп та класів документів

Види номіналів документів, які створюються всіма органами державного і господарчого управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій, згідно з чинним законодавством мають відповідати зазначеним ДКУД уніфікованим формам документів.

Іншим нормативним актом, що закріплює класифікаційні схеми документів, є «Перелік типових документів, що утворюються діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (К., 1997).

Як уже зазначалося в основу Переліку покладено функціональний принцип обігу документів, що відображає основні напрями діяльності незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній . послідовності. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа.

Розділи поділяються на підрозділи з вужчим колом питань. Документи, що створюються в управлінській діяльності (частина 1 Переліку), згруповано за напрямами: 1) організація системи управління; 2) прогнозування, планування, ціноутворення; З) фінансування, кредитування, податкова політика; 4) облік та звітність; 5) організація використання трудових ресурсів; 6) робота з кадрами; 7) соціально-культурний розвиток населення; 8) науково-інформаційна діяльність; 9) економічне, науково-технічне і культурне співробітництво із зарубіжними країнами; 10) матеріально-технічне постачання; 11) адміністративно-господарське обслуговування; 12) діяльність громадських організацій.

При докладнішому розгляді з'ясовуємо, що він охоплює такі функції:

1.1. Розпорядча діяльність ~ зафіксована у законах, постановах та інших актах Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постановах, рішеннях, інших актах комітетів і комісій Верховної Ради України, депутатських запитах, декретах, указах, розпорядженнях Президента України;

декретах, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України; протоколах, рішеннях органів місцевого самоврядування; наказах, розпорядженнях міністерств, відомств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій з основної діяльності; наказах (розпорядженнях) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, матеріальну допомогу; правила, положення, інструкції, мето-дичні вказівки до рекомендацій, документи (довідки, висновки, доповідні записки з їх розробки) тощо.

1.2. Контроль — задокументовано в актах, доповідях, довідках, оглядах про перевірку виконання Конституції і законів України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, програмах, доповідних записках, довідках, актах, висновках, звітах про перевірку виконання рішень колегій, наказах центральних і місцевих органів управління, листуваннях про перевірку виконання розпорядчих документів різного рівня, зверненнях, пропозиціях, скаргах громадян, документах (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян тощо.

1.3. Організаційні основи управління набувають таких документних форм: статути; положення про підприємства, структурні підрозділи; структури й організаційно-адміністративні схеми побудови центральних і місцевих органів галузі; схеми організації управління та пояснювальні записки до них; листування про розробку структур; списки (мережа) організацій системи; переліки питань, що розглядалися на засіданні колегій міністерств; плани роботи та порядок денний засідань колегіальних органів; документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності; штатні розклади; проекти штатних розкладів (довідки, висновки, відгуки) з їх розробки; посадові інструкції працівників; листування з вищими органами галузі про структуру, штати, створення та ліквідацію організацій; документи з ліцензування, акредитації видів діяльності; установчі документи (статут, установчий договір, зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників, списки засновників (учасників); акти приймання-передавання з усіма додатками, складені у разі зміни керівників організацій, відповідальних працівників; документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації, листування) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків організацій; документи (програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти) про відрядження; документи про проведення творчих, наукових та інших конкурсів, професійних свят тощо.

1.4. Правове забезпечення управління містить у своєму складі листування з питань дотримання трудового законодавства; право-питань; судово-арбітражні справи; листування претензійне; про постачання, підряди та послуги; документи на право власності на землю, споруди, майно (свідоцтва, акти, договори); внесення вкладів, паїв; журнали, книги обліку видачі свідоцтв із названих вище питань тощо.

1.5. Організація документаційного забезпечення управління відомчого зберігання документів передбачає документування цільових програм інформатизації документаційного забезпечення організацій, та документи з їх розробки, документів 9правил, інструкцій, довідок, програм, актів, листування) про вдосконалення документаційного забезпечення управління, застосування інформаційних технологій із захисту інформації, актів про знищення зіпсованих фірмових бланків цінних паперів» документів суворого обліку та поштових марок, паспортів архівів установ.

Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, У якому в алфавітному порядку перелічено види документів і їх зміст із посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

Як бачимо, в основу поділу документів на класи в Переліку покладено інші принципи, ніж у ДКУД, зумовлені переважним чином практичною діяльністю та усталеними класифікаційними схемами.

Варто зазначити також Те, що за Переліком вид номіналу акта приймання-передавання, скажімо, потрапляє водночас аж до 19 статей Переліку, замовлення — до 22, заяви про приймання на роботу, до навчальних закладів, громадських організацій — 8, пояснювальні записки — до 13 статей.

Усе ж класифікуючи управлінську інформацію, слід оперувати класами, підкласами документів, нормативним переліком назв уніфікованих форм документів, визначених ДКУД 010-98. Перелік є основним нормативним актом у визначенні строків зберігання документів, формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання.

Для розуміння технологічного процесу обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їх групування. Як уже зазначалося, групування документів починається із виявлення їх зовнішньої подібності, тобто з'ясування належності об’єкта як цілісності до тієї чи іншої якісної визначеності.

До питання групування документів залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.

В основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість порушуваних питань. За цією ознакою документи виокремлюють:

— односкладні, що містять інформацію щодо одного певного питання

— складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. Залежно від особливостей організації процесу обігу розрізняють такі документи:

— внутрішні, що стосуються внутрішніх питань установи і не виходять за її межі;

— вхідні (ті, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації);

— вихідні.

За строками виконання документи групують на:

— термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

— дуже термінові;

— безстрокові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За рівнем доступу в установі виокремлюють:

— загальнодоступні;

— для службового користування (ДСК), документи, що містять конфіденційну інформацію;

— секретні (документи, що містять таємну інформацію).

За юридичною силою визначають документи ті, що:

— мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

— не мають юридичної сили (ще не набрали, не можуть набрати, втратили юридичну чинність).

За послідовністю створення розрізняють:

— оригінал — примірник службового документа, що перший або єдиний набирає чинності;

— копію — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;

— витяг (зі службового документа) — засвідчена копія частини тексту службового документа;

— дублікат оригіналу (службового документа) — повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку ж юридичну силу.

За строками зберігання виокремлюють документи:

— постійного зберігання;

— тимчасового (понад 10 та до 10 років) зберігання.

За надходженням документи поділяють на:

офіційні — створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виокремленні особові, що посвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні й (або) інші відомості про неї;

— документи особового походження; особові документи (Нд);

— особистий документ (Нд) — документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні.

— залежно від призначення розрізняють:

— індивідуальні — створюють у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

— типові — відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Як уже зазначалося, процес диференціації документів, що циркулюють в установі, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Утім, ще раз зауважуємо, що у цьому навчальному елементі диференційовано лише окремі аспекти класифікування документів, які мають практичне спрямування в організації поточного діловодства установи.

Висновки

Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.

Служба діловодства — це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, необхідно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

· оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

· вибір раціональної форми діловодства;

· чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

· правильне визначення кількісного складу працівників;

· нормування праці кожного;

· упровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів;

· застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

· раціональну організацію робочих місць та умов праці;

· нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.