Управлінське рішення як технологія керування

Вступ.

1. Місце управлінських рішень у процесі управління.

2. Типи управлінських рішень та вимоги до їх прийняття.

3. Технологія прийняття ефективних управлінських рішень.

Висновки.

Список використаної літератури.

Кожна організація для здійснення ефективної діяльності визначає цілі, досягнення яких можливе лише внаслідок дій, які виконуються в певній послідовності і є способом вирішення окремих, часткових завдань. Так, плануючи майбутню діяльність організації, менеджери визначають її цілі, способи їх реалізації та ресурси, необхідні для їх досягнення. У процесі організації діяльності приймаються рішення щодо організаційної структури, організації виробничого процесу, розподілу робіт та забезпечення їх необхідними засобами тощо. Контроль передбачає прийняття рішень щодо вибору системи контролю (масштабів, періодичності, форм контролю), аналізу отриманої інформації та здійснення коригуючих дій. Від того, наскільки обґрунтованими будуть ці рішення, залежатимуть успіх чи невдача організації, її процвітання чи занепад.

1. Місце управлінських рішень у процесі управління

Управлінські рішення є основою процесу управління.

Управлінське рішення — результат вибору суб'єктом управління способу дій, спрямованих на вирішення поставленого завдання в існуючій чи спроектованій ситуації.

Управлінські рішення спрямовані на розв'язання конкретних управлінських завдань, які характеризуються:

· невизначеністю, а в деяких випадках і суперечливістю умов;

· недостатністю інформації про можливі способи їх вирішення та чітких алгоритмів вирішення;

· необхідністю вирішення в обмежений час.

· Виділяють три основні типи управлінських завдань:

· концептуальні (стратегічні завдання, пов'язані з довгостроковим плануванням, прогнозуванням);

· пов'язані з техніко-технологічним аспектом функціонування виробництва (створення і впровадження нової техніки, технології тощо);

· які виникають унаслідок дії людського фактора (кадрові питання, соціально-психологічний клімат у колективах тощо).

Наведена керуюча підсистема сформована для виробничої системи; її керівні дії відбуваються через систему зворотного зв'язку, який забезпечує самоорганізацію виробничої системи завдяки власним ресурсам. При цьому узгоджуються вхід і вихід системи шляхом прийняття відповідних управлінських рішень. Особи, які приймають рішення, працюють за стратегічним планом, програмами й алгоритмами, визначеними вищим органом управління, і з урахуванням інформації, яка надходить від нього, із зовнішнього середовища та виробничого процесу.

Найважливішими складовими процесу управління є проблема, прийняття рішення та люди, які беруть участь у процесі на всіх його етапах.

Проблема — невідповідність бажаного стану (насамперед цілей) об'єкта управління його фактичному стану.

Отже, проблеми виникають, коли в організації складається ситуація, яка відрізняється від запланованої. Кожна проблемна ситуація зумовлена внутрішніми і зовнішніми чинниками.

Внутрішні чинники. До них належать цілі та стратегія організації, технологія та ресурси, структура виробництва, управління тощо. Вони формують організацію як систему, тому зміна одного з них зумовлює необхідність прийняття заходів, які б зберегли організацію як цілісну систему. Внутрішніми чинниками, що можуть породжувати проблеми, є і відхилення у запланованих темпах та обсягах робіт; вони виникають внаслідок неправильних дій персоналу, відсутності у працівників виконавської дисципліни або нечіткого розмежування між ними повноважень. Ці проблеми зумовлені недоліками самої системи управління. їх необхідно своєчасно виявляти, усувати й унеможливлювати їх появу в майбутньому.

Зовнішні чинники. Це складові середовища, в якому працює організація. Вони можуть бути прямими і опосередкованими, загрозливими для неї і такими, що відкривають нові можливості. Наприклад, зміна смаків та пріоритетів споживачів створює суттєві проблеми зі збутом. Організація може вирішувати їх не шляхом відмови від випуску звичної для себе продукції, а через її модифікацію або перехід на інші ринки тощо. Часто нові проблеми криються у зміні чинного законодавства, податкової системи та ін. Виявлення існуючих проблем забезпечує можливість прогнозувати їх у майбутньому, а отже, запобігати їх появі і збільшувати час для підготовки відповідних управлінських рішень.

Прийняття рішення — творчий процес вибору однієї або декількох альтернатив із множинності можливих варіантів (планів) дій, спрямованих на досягнення поставлених цілей.

Управлінські рішення спрямовані на організацію колективної праці і приймаються людиною, яка має відповідні владні повноваження.

За допомогою управлінських рішень:

· встановлюють цілі діяльності;

· закріплюють людей за посадами і робочими місцями;

· визначають функції, права і відповідальність працівників;

· встановлюють правила поведінки на роботі;

· розробляють систему заходів щодо заохочення і адміністративного покарання працівників;

· розподіляють ресурси — матеріальні, трудові, фінансові та ін.;

· оцінюють якість продукції тощо.

Особи, які приймають рішення, є суб'єктами управлінського рішення. Це менеджери і групи працівників, що мають відповідні повноваження для прийняття рішень.

Розрізняють індивідуальні та групові рішення. Індивідуальним рішенням притаманний вищий рівень творчості; їх приймають швидше, оскільки вони не потребують узгоджень. Але вони частіше виявляються помилковими, більш ризикованими, що пов'язано зі складністю та непередбачуваністю зовнішнього середовища. Саме тому нині віддають перевагу груповим рішенням. У групи залучають фахівців у тих сферах, які стосуються проблеми, що виникла в організації. Групова робота забезпечує різностороннє дослідження проблеми, підвищує мотивацію та відповідальність кожного, знижує процент помилок, забезпечує багатоваріантність розробок. Результати групової роботи зазвичай краще сприймаються працівниками, ніж індивідуальні рішення, оскільки відображають думку колективу. Водночас групові рішення мають і недоліки — більші витрати часу через необхідність узгодження різних точок зору на проблему та відсутність чіткої відповідальності за прийняття остаточного рішення.

Управлінське рішення має комплексний характер. У правовому аспекті — це владний акт суб'єкта керування, в якому він виражає свою волю, реалізує надані йому владні повноваження і несе відповідальність за його наслідки. З іншого боку, управлінське рішення є актом соціальним, оскільки приймається людьми і стосується людей. Воно є й психологічним актом, тому що являє собою результат розумової діяльності людини і її вольового зусилля. З інформаційної точки зору рішення є результатом опрацювання інформації, у процесі якого здійснюється вибір варіанта, найближчого до оптимального, тобто найкращого.

2. Типи управлінських рішень та вимоги до їх прийняття

Необхідність прийняття управлінського рішення зумовлена або зовнішніми обставинами (припис вищої організації, регулювання відносин з підприємствами та організаціями), або внутрішніми (стратегічні цілі організації, відхилення від заданих параметрів виробництва, виникнення вузьких місць, виявлення резервів, порушення трудової дисципліни, заохочення працівників тощо). У кожній організації приймається велика кількість найрізноманітніших рішень, які в менеджменті класифікують за різними ознаками (табл. 1).

1. За функціональним призначенням:

· планові — стосуються планування діяльності організації та її підрозділів;

· організаційні — структурують відносини в організації; визначають повноваження та відповідальність працівників, коло їх обов'язків; використовують для розподілу виробничих завдань;

· регулюючі — регулюють перебіг процесів в організації, усувають відхилення від запланованого;

· активізуючі — спрямовані на активацію певних дій персоналу, заохочують до кращого виконання роботи;

· контрольні — стосуються вибору засобів і методів контролю за перебігом процесів.

2. За змістом:

· економічні — спрямовані на вибір ефективних методів управління економічними процесами в організації (встановлення ціни, визначення форм і систем оплати праці, використання прибутку тощо);

· соціальні — зорієнтовані на вибір ефективних методів управління соціальними процесами (управління конфліктами, розвиток персоналу, поліпшення умов праці тощо);

· технічні — пов'язані з функціонуванням технічної складової (вибір технологій, налагодження, регулювання, вдосконалення техпроцесів тощо);

· наукові — стосуються вибору напряму науково-дослідних робіт, впровадження інновацій тощо.

3. За характером дій:

· директивні — потребують обов'язкового виконання;

· нормативні — служать орієнтиром, стандартом при прийнятті інших рішень у даній сфері;

· методичні — у них дається детальний опис дій, які необхідно виконати у певній ситуації;

· рекомендаційні — рекомендують, як краще вчинити в певній ситуації, але залишають право вибору іншого рішення;

· дозвільні — дозволяють певні дії.

4. Запасом дії:

· стратегічні — спрямовані на визначення стратегічних цілей та завдань, розрахованих на тривалу перспективу (5—15 років чи більше);

· тактичні — стосуються вибору способів і методів реалізації стратегії, розраховані на 1—2 роки;

· оперативні — визначають конкретні заходи (розраховані на реалізацію протягом 1 року), за якими здійснюється організація і регулювання виробничих процесів.

5. За напрямом впливу:

· внутрішнього спрямування — спрямовані всередину організації для впливу на стан чи функціонування її внутрішніх складових;

· зовнішнього спрямування — визначають способи й методи взаємодії організації із зовнішнім середовищем.

6. За способом прийняття:

· індивідуальні — приймаються одноосібно людиною, що має на це повноваження;

· колегіальні — приймаються після досягнення консенсусу групою фахівців;

· колективні — приймаються всім колективом, якого стосується проблема.

7. За рівнем прийняття рішень:

· організація в цілому — приймаються вищим рівнем менеджменту;

· структурні підрозділи — приймаються лінійними керівниками середніх та низових рівнів;

· функціональні служби — приймаються функціональними менеджерами;

· окремі працівники — приймаються індивідами (наприклад, вибір способу виконання дорученого завдання).

8. За ступенем ефективності:

· оптимальні — ставлять за мету вибір найкращого рішення;

· раціональні — передбачають вибір рішення, яке дасть змогу ліквідувати проблему, але не є найкращим;

· приймаються за умов обмеженості ресурсів.

9. За методами підготовки:

· креативні — використовують творчий підхід для генерування ідей щодо знаходження способів розв'язання проблеми;

· евристичні — прийняття рішення через «осяяння»;

· репродуктивні — використовують відомі й раніше вживані способи розв'язання проблеми (відтворюються раніше прийняті рішення).

10. За ступенем структурованості:

· структуровані;

· слабоструктуровані;

· неструктуровані.

Для рішень різного ступеня структурованості розробляється своя система інформації, свій алгоритм прийняття, що орієнтує керівників у підготовці рішень, виборі найкращого варіанта і його реалізації. Так, виділення структурованих (запрограмованих) рішень дає змогу розробляти стандартні процедури і програмувати рішення під ситуації, які регулярно повторюються. Зазвичай такі рішення приймають менеджери середніх та нижчих рівнів. Слабоструктуровані і неструктуровані рішення приймають за умов неповноти інформації, новизни і складності ситуації. Головну роль тут відіграють не математичні моделі, а людина, її здатність розробити нові процедури, що дадуть змогу вирішити завдання. Такі рішення зазвичай стосуються стратегії розвитку організації, тому приймаються на найвищому рівні управління. Нині кількість таких рішень збільшується, оскільки середовище господарювання надзвичайно складне, мінливе та непередбачуване. Водночас сучасні інформаційні технології сприяють структуруванню нових завдань, пропонують ефективні моделі їх розв'язання, що дає змогу переводити їх із розряду неструктурованих до частково структурованих.

З переходом на нижчі рівні управління завдання стають структурованішими. Середня ланка менеджерів працює із завданнями обох типів, при цьому частка запрограмованих завдань збільшується при використанні засобів автоматизації праці. На нижньому рівні управління переважають завдання, прийняття яких здійснює процедурами.

3. Технологія прийняття ефективних управлінських рішень

В сучасному бізнесі, як ніколи раніше, для прийняття стратегічних управлінських рішень необхідною є релевантна й адекватна інформація. Для того, щоб бути корисною для процесу прийняття стратегічних управлінських рішень, інформація має фокусуватися на тих аспектах, що найбільше впливають на діяльність підприємства. Одночасно, враховуючи інформатизацію суспільства та суцільну комп’ютеризацію процесів, слід зосереджувати увагу саме на інформаційних технологіях [5, с. 69].

Будь-яку проблему в процесі фінансово-господарської діяльності підприємства легше попередити ніж вирішувати її після виникнення. Для цього керівник підприємства має чітко розуміти й усвідомлювати три основні аспекти діяльності: в чому сила та слабкість підприємства; який рівень професіоналізму та відданості справі працівників, від яких залежить прийняття управлінських рішень; уявляти обсяги та реальність зовнішніх і внутрішніх загроз.

У діяльності підприємства особливе місце займає управлінська складова, яка включає комплекс різноманітних умінь, навиків, необхідних менеджерам для реалізації функцій управління не лише системи інформаційної безпеки, а й системи прийняття управлінських рішень та підприємства загалом.

Тому зупинимось на сутності поняття «система», яке в перекладі з грецької мови означає «ціле, складене з частин», інше значення – це порядок, визначений правильним розміщенням частин та їх взаємозв’язками [10, с.3].

Системний підхід змістовно відображає групу методів, за допомогою яких реальний об’єкт описується як сукупність взаємозв’язаних чи взаємодіючих компонентів. Ці методи розвиваються в межах окремих наукових дисциплін і загальнонаукових концепцій та є результатом їх міждисциплінарного синтезу. Тому, завдячуючи системному підходу – ефективному способу розумової діяльності і мислення, можлива творча самореалізація менеджера-управлінця, його професійна діяльність за наявності повної та достовірної інформації.

Існують дві основні групи умінь і навиків, якими мають досконало володіти фахівці сфери управління: 1) уміння реалізувати управлінський цикл, направлений на успішне вирішення проблеми, уміння визначати перспективні цілі, раціонально планувати свою роботу і роботу підлеглих, чітко доводити завдання до виконавців, дотримувати режим, не піддаватися буденній рутині; 2) уміння пов'язані з комунікативною функцією: уміння менеджера спілкуватися з людьми, налагоджувати контакти із співробітниками, партнерами, представниками зовнішніх організацій і державних структур; уміння слухати співбесідника, входити в його положення, володіти письмовою і усною мовою, контролювати власні емоції [6, с. 47].

Системний підхід до створення інформаційної системи – це комплексне вивчення економічного об’єкта як одного цілого з представленням складових частин його як цілеспрямованих підсистем та вивчення цих підсистем і взаємовідносин між ними. За системного підходу економічний об’єкт розглядається як сукупність взаємопов`язаних елементів однієї складної динамічної системи, яка перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх факторів, пов’язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси. Тобто, економічний об’єкт функціонує – він здатний сам діяти і одночасно піддаватися зовнішнім впливам.

Системний підхід до управлінського процесу будь-якого підприємства базується на таких принципах: 1) кінцевої мети – абсолютний пріоритет кінцевої мети; 2) єдності – система розглядається як єдине цiле, так i за сукупністю елементів; 3) зв’язності – кожен окремий елемент системи (служба безпеки фірми, маркетинговий відділ, відділ кадрів тощо) вивчається зі зв'язками з навколишнім середовищем; 4) модульної побудови – в системі виділяються модулі та розглядаються як їх сукупність; 5) ієрархії – вводять iєрархiю елементів i здійснюють їх ранжування; 6) функцiональностi – спільний розгляд структури i функцій з пріоритетом функцій над структурою; 7) розвитку – враховують зміни системи, її здатність до розвитку, розширення, заміни частин, нагромадження iнформацiї; 8) децентралiзацiї — поєднують рішення, які приймаються, та керують централiзацiєю i децентралiзацiєю; 9) невизначеність – враховують невизначеності та випадковості у системі для подальшого прийняття управлінських рішень.

Характерними ознаками системного підходу є: одночасне охоплення проектуванням великої кiлькостi завдань; максимальна типiзацiя та стандартизація рішень; багатоаспектне уявлення про структуру iнформацiйної системи як про систему, що складається з кількох класів компонентів, та відносне автономне їх розроблення; ключова роль баз даних; локальне впровадження та збільшення функціональних завдань.

Завданням системного підходу до створення iнформацiйної системи є розроблення всієї сукупності методологічних i соціально-наукових засобів обстеження (опис, аналіз, синтез, реалiзацiя ) систем різного типу.

Інформаційні системи тісно пов’язані з конкурентоспроможністю продукції, а значить з системою менеджменту якості структурного підрозділу, тому що для виходу на певний сегмент ринку продукція має відповідати встановленим вимогам, задовольняти всі потреби споживача та бути самоокупною.

Для ефективного і результативного функціонування підприємство має визначити взаємопов’язані види діяльності і організувати управління ними як системою.

Проблема відповідальності за управління якістю зачіпає цікаві питання і змушує замислитися над ефективністю чи якістю самої системи управління підприємством. Тобто, відсутність відповідальності працівника за якість кінцевої продукції говорить про те, що зацікавленість окремих виконавців в результатах своєї праці залишається низькою. Проблема ІТ-забезпеченості для виробничих підприємств має бути принциповою, не зважаючи на слабку забезпеченість інформаційно-обчислювальною технікою. Адже від своєчасності та повноти отриманої інформації прямопропорційно залежить прийняття управлінських рішень, рівень професійного управління і забезпечення фінансовими ресурсами [6, c. 46].

Обмеженість ресурсів насправді є серйозною проблемою, оскільки, як показують результати дослідження, на всіх етапах впровадження системи менеджменту якості (СМЯ) підприємству доводиться робити суттєві витрати: фінансування спеціальних підрозділів, витрати на консультування, тренінги, впровадження ІТ-систем управління і контролю. Крім цього неправильне управління може призвести до додаткових негативних наслідків – наприклад, неправильна діагностика головної функціональної проблеми продукції, втрата ринкової частки і погіршення фінансових результатів.

Аналіз вітчизняної та зарубіжної літератури показує, що поряд з обмеженістю у фінансових ресурсах, важливими перешкодами на шляху до розвитку систем управління якістю, які потребують якнайшвидшого подолання, є підвищення кваліфікації персоналу, зміна стилю управління і прискорення впровадження ІТ-технологій, без яких відслідковувати ефективність управління буде складно.

Стратегії якості має бути грамотно розробленою і базуватися на таких принципах: сильні лідери (цілеспрямовані, активні, здатні сприймати і розвивати нові ідеї) та працездатна команда; добре налагоджена робота з навчання персоналу, мотивація високоякісної роботи. Працівники підприємства мають постійно підвищувати свій професійний рівень, проходячи спеціальну підготовку. Систематичне вивчення ринку і встановлення сталих зв’язків із споживачами, розвиток фірмової торгівлі, систематичні опитування організацій-споживачів спричинять на підприємстві підвищення конкурентоспроможності продукції підприємства. Тому, існує велика потреба у пошуку, збиранні, систематизації та аналізі такої інформації для значного покращання роботи відділу збуту та підприємства загалом. Якщо підійти до процесу прийняття рішень як до психологічного процесу, то зрозуміємо, що використовувані при цьому способи можуть варіювати від спонтанних до високо логічних. Можна виділити такі категорії прийняття рішень: інтуїтивні; рішення, засновані на судженнях; раціональні рішення [9, с. 201].

Типовими методами прийняття рішення в комплексі за допомогою всіх вищезазначених категорій будуть якісні методи прогнозування стану підприємства в поєднанні з системним аналізом управлінської діяльності. До найбільш розповсюджених якісних методів можна віднести: «думка жюрі» — середня величина думок експертів; «мозковий штурм» — генерація великої кількості ідей та їх оцінка; прогнозування майбутнього попиту на продукцію; модель опитування споживача; метод експертних оцінок [9, с. 201].

Аналіз виробничого сектора вітчизняної економіки показує, що на рішення гуртових покупців про купівлю товарів впливають наступні чинники (по порядку їхньої важливості, перший — найважливіший): співвідношення "ціна-якість"; прозорість роботи і розрахунків, відсутність тіньових схем, бартеру, хабарів для проштовхування експорту (причому для деяких, "тіньових" покупців це негативний, а не позитивний чинник); відсутність тиску на покупців ("диктат виробника"); вигідне географічне розташування заводу: на перетині важливих європейських шляхів, в безпосередній близькості до європейських кордонів; широкий асортимент та перспективи його значного розширення; гнучкий підхід до цін і умов поставок; швидке виконання замовлень, відсутність затримок, суттєвих помилок при укладанні договорів на експорт продукції, що могло б призвести до втрат з обох сторін.

Процес прийняття рішення – це основна ланка в управлінській діяльності, яка є складною та багато етапною: 1) збирання та опрацювання інформації, необхідної для прийняття рішення; 2) розроблення варіантів управлінських рішень; 3) перевірка прийнятого управлінського рішення, тобто це функціонуюча система управління.

Висновки

Отже, вибір остаточного рішення здійснюється на основі зважування важливості цілей, врахування умов і наслідків реалізації рішення.

Управлінські рішення, як правило, приймаються за умов високої невизначеності, дефіциту інформації, тому суб'єкт управління не завжди може об'єктивно встановити критерії оцінювання та пріоритети їх важливості. З огляду на це на практиці часто використовують моделі, які дають змогу приймати не оптимальні, а задовільні рішення. Така спрощена модель описує найважливіші характеристики проблеми, використовуючи обмежену кількість критеріїв. Перевага зазвичай надається тому рішенню, яке вже суб'єктам управління відоме і дало прийнятні результати.

Під час вибору остаточного рішення слід обов'язково враховувати не тільки позитивні, а й негативні наслідки його реалізації, що можуть стосуватися різних сторін діяльності фірми.

Вагоме значення в реалізації управлінського рішення має застосування методів контролю. З їх допомогою можна своєчасно виявити відхилення від наміченого плану дій або недоліки самого рішення і внести необхідні корективи. Залежно від змісту рішення доцільними є методи фінансового контролю, оперативного контролю за виробництвом, контролю якості тощо.

Отже, менеджери повинні добре знати переваги та недоліки різних методів прийняття рішень, вміти комбінувати їх, виділяти типові управлінські завдання і застосовувати при їх вирішенні структуровані методи прийняття рішень, а також збагачувати арсенал методів власними розробками.

Список використаної літератури

1. Иванова Н.Ю. Менеджмент : Учеб пособие/ Н.Иванова, Б.м., 1994. -127 с.

2. Кузьмін О. Основи менеджменту : Підручник/ Олег Кузьмін, Ольга Мельник,. -К.: Академвидав, 2003. -414 с.

3. Малиновський В. Функція прийняття управлінських рішень//Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. — 2004. — № 3. — C. 42-45

4. Марченко В. Сучасні інформаційні технології прийняття раціональних управлінських рішень //Техніка АПК. — 2007. — № 3. — C. 9-11.

5. Менеджмент: теоретичні основи і практикум : Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти/ Олег Гірняк, Петро Лазановський,. -К.: Магнолія плюс; Львів: Новий Світ-2000, 2003. -334 с.

6. Олексів І. Б. Метод прийняття управлінських рішень на засадах компромісного розв’язання//Актуальні проблеми економіки. — 2004. — № 12. — C. 142 — 149.

7. Осовська Г. Основи менеджменту : Навч. посібн./ Галина Осовська,. -К.: Кондор, 2003. -552 с.

8. Тарнавська Н. Менеджмент: теорія та практика : Підруч. для вузів/ Наталія Тарнавська, Роман Пушкар. -Тернопіль: ВКФ "Карт-бланш", 2007. -457 с.

9. Хміль Ф. Менеджмент : Підручник для студ. вуз./ Федір Хміль,. -К.: Академвидав, 2003. -607 с.

10. Чемерис А. Системний підхід до прийняття управлінських рішень//Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. — 2006. — № 4. — C. 224-233.

11. Шегда А. Менеджмент : Навчальний посібник/ Анатолій Шегда, Ред. В. П. Розумний. -К.: Знання , 2005. -583 с.