Управлінський облік: перше знайомство

Останнім часом серед вищого управлінського персоналу багатьох підприємств дуже «модним» стає організація управлінського обліку. При цьому, відповідаючи на запитання, що конкретно вони розуміють під управлінським обліком, керівники відповідають по-різному: це й облік затрат і як наслідок — калькулювання собівартості, це й популярне бюджетування, це й контроль, а для декого просто поєднання офіційної бухгалтерії з «управлінською».

На жаль, поки що керівники компаній не до кінця уявляють собі реальні можливості, які відкриває перед ними управлінський облік, часто ототожнюючи його з фінансовим обліком, призначеним для задоволення інформаційних потреб податкової адміністрації, інвесторів або акціонерів. У той же час при хорошій постановці управлінський облік може надати величезні переваги перед конкурентами, які не приділяють йому належної уваги.

Що ж таке управлінський облік і для чого він потрібен?

Якщо ваш бізнес розвивається недостатньо успішно в порівнянні з конкурентами і ви зайняті пошуком причин та винуватців, то для початку поставте собі такі запитання:

• Який вид діяльності приносить вашій компанії найбільший дохід?
• Який продукт чи група продуктів є найбільш прибутковими і користуються підвищеним попитом?
• Чи є у вас у компанії розроблена система ціноутворення?
• Хто з ваших клієнтів і постачальників займає найбільший сегмент у реалізації та поставках вашої компанії і чому?
• Чи створена і наскільки ефективно працює у вас система оперативного та фінансового планування?
• Чи відстежуються відхилення від планів і чи аналізуються їх причини?

Якщо ви відповідаєте позитивно і для відповіді можете своєчасно отримати необхідну інформацію, отже, система управлінського обліку у вас на підприємствах створена й ефективно працює.

Якщо ж відповіді будуть-негативними, вам слід терміново зайнятися постановкою управлінського обліку.

Правильно поставлений управлінський облік дасть вам інформацію, необхідну для розставлення пріоритетів у діяльності вашої компанії та планування подальшої діяльності, дасть базу для оцінки перспективності можливостей, що відкриваються, і забезпечить методами контролю за виконанням прийнятих рішень.

Основною метою управлінського обліку є забезпечення керівництва компанії інформацією, необхідною для прийняття рішень та ефективного управління. При цьому управлінський облік вирішує такі завдання:

• забезпечує керівництво і власників компанії інформацією про те, які консолідовані результати бізнесу, що складається з великої кількості юридичних осіб і структурних підрозділів;
• показує результати роботи (дохідність) окремих сегментів (ними можуть бути види діяльності, групи товарів або інші елементи залежно від специфіки бізнесу) незалежно від того, як ці сегменти розподілені між юридичними особами, що входять у компанію;
• здійснює контроль над затратами шляхом їх обліку за видами і центрами відповідальності;
• дозволяє формувати беззбитковий портфель товарної продукції та послуг;
• здійснює моніторинг доходів і витрат підприємства в певному розрізі та виявляє загальні тенденції;
• здійснює планування та контролює виконання бюджету як окремими центрами відповідальності, так і компанією в цілому;
• залежно від системи збору даних дозволяє проводити оцінку діяльності компанії не тільки за фінансовими показниками, але й за якісними показниками, а також показниками оцінки привабливості компанії для покупців і показниками оцінки діяльності менеджерів.

Виходячи з кола завдань можна дати й визначення.

Управлінський облік — це система збирання, вимірювання, підготовки і передачі інформації з метою обліку, планування, контролю, аналізу та оцінки діяльності як усього підприємства, так і його окремих структурних підрозділів з метою прийняття оперативних (тактичних) та прогнозних (стратегічних) управлінських рішень.

Управлінський облік займає особливе місце у фінансовій системі компанії. Існує три основних види обліку, які так чи інакше присутні на всіх великих підприємствах: фінансовий, податковий та управлінський. Вони тісно пов'язані між собою, але кожний має свої особливості. І якщо фінансовий і податковий більш-менш однакові на всіх підприємствах, оскільки базуються на загальноприйнятих правилах, то управлінський облік індивідуальний.

Кожне підприємство має свої цілі, стратегії, пріоритети, інтереси, цінності, культуру, традиції, які відрізняються від того ж набору атрибутів на інших підприємствах. У кожного підприємства своя структура бізнес-процесів (якщо вона є), своя організаційна структура, свої особливості в управлінні бізнесом (менеджменті), своя система розподілу і передачі відповідальності. І тому важко розробити загальне правило, яке змогло б примусити всі (або багато які) підприємства підпорядкуватися будь-якому стандарту в управлінні бізнесом.

Які форми і методи застосовуються для організації управлінського обліку?

При організації управлінського обліку слід пам'ятати, що цей вид обліку не є обов'язковим для підприємства, методика його ведення не затверджена нормативними документами, а тому форми і методи його можуть бути найрізноманітніші:

• деякі елементи методу фінансового обліку (рахунки, подвійний запис, інвентаризація та документація, звітність);
• прийоми і методи, що застосовуються у статистиці та економічному аналізі (індексний метод, факторний аналіз і т. д.);
• математичні методи (кореляція, лінійне програмування, метод найменших квадратів і т. д.).

Управлінський облік можна подати у вигляді піраміди, зображеної на схемі.

Система управлінського обліку.

При організації управлінського обліку на підприємстві обов'язково повинні бути задіяні інформаційні джерела — основа, на яку спирається система управлінського обліку:

1. зовнішні стандарти (загальногромадянські, податкові, бухгалтерські та інші закони і нормативи);
2. внутрішні — корпоративні стандарти (облікова політика, інші внутрішні нормативні документи кожного підприємства);
3. стандарти на функціональність бізнес-процесів підприємства (стандарти на технології бізнес-процесів).

Управлінський облік розбивається на три підсистеми, дуже тісно взаємопов'язані:

• система обліку затрат — базується на всіх трьох джерелах управлінського обліку та є його основою;
• система показників діяльності, які розробляються на кожному підприємстві, — саме за ними відбуваються планування й оцінка результатів діяльності;
• система управлінських звітів ~ відображає прийняту практику управління компанією, спирається як на всі інші підсистеми, так і на всі джерела управлінського обліку. Форми управлінських звітів розробляються індивідуально не тільки для кожного підприємства, але й усередині нього для кожного окремого рівня управління; за ступенем деталізації показників, їх важливості та оперативності.

Що треба для успішної організації управлінського обліку?

Для ефективної організації управлінського обліку необхідні три основні складові:

• Кадри.
• Зацікавленість керівництва.
• Ресурси.

Кадрове питання може бути вирішене за допомогою залучення висококваліфікованих спеціалістів, які мають відповідний досвід і поєднують його зі знаннями фінансового аналізу, бухгалтерського обліку, системи оподаткування, міжнародних принципів фінансової звітності, інформатики. Такі спеціалісти можуть бути залучені зі сторони як консультанти або за договором аутсорсингу, але найкраще мати їх у штаті самої компанії, це і надійніше, і доступніше за вартістю. Спочатку роль управлінської бухгалтерії можуть виконувати працівники економічних служб, планових або фінансових відділів, залежно від того, які завдання ставляться керівництвом.

Необхідне глибоке залучення керівництва підприємства у процес постановки і ведення управлінського обліку, яке може виявлятися в забезпеченні взаємодії різних служб для надання відповідної інформації в центр управлінського обліку; забезпеченні спеціалістів усією необхідною інформацією, зокрема найбільш конфіденційною, оскільки при неповній інформації управлінський облік утрачає сенс.

Під ресурсами передусім розуміються грошові ресурси і ресурси часу, оскільки постановка управлінського обліку вимагатиме розробки специфічної для кожного підприємства методики, облікової політики, форматів звітності, процедур отримання інформації та наявності комп'ютерних програм, спеціально розроблених або адаптованих для цих цілей.

У якому порядку ставиться управлінський облік?

При постановці управлінського обліку на підприємстві звичайно доводиться пройти ряд взаємопов'язаних етапів:

1. Визначення мети. Спочатку визначаються фінансові і стратегічні цілі компанії та способи їх досягнення, відповідно до них формуються основні цілі управлінського обліку.
2. Вивчення існуючого стану. Аналізуються організаційна структура підприємства, система внутрішнього контролю і бухгалтерського обліку, схема документообігу, система калькулювання та ціноутворення, система планування.
3. Розробка системи управлінського обліку, спрямованої на досягнення цілей. Зі спиранням на визначені для конкретного підприємства базові інформаційні джерела управлінського обліку розробляються його складові частини (система обліку витрат, основні показники діяльності, форми звітності).
4. Постановка управлінського обліку. Безпосередньо етап впровадження, на якому можуть використовуватися різні управлінські та комп'ютерні технології.

На закінчення додам, що процес упровадження ефективної системи управлінського обліку є тривалим (кілька місяців), процес його ведення повинен бути безперервним, а параметри та методика повинні постійно коригуватися услід за змінами структури і характеру бізнесу компанії.