Зберігання документів. Складання номенклатури

1. Зберігання документів в структурних підрозділах установи.

2. Скласти номенклатуру справ канцелярії (служби документації).

Список використаної літератури.

1. Зберігання документів в структурних підрозділах установи

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства.

Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповненні Національного архівного фонду.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження документів

5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі та структурних підрозділах створюють постійну експертну комісію (ЕК), а у відповідному державному архіві — експертно-перевірну комісію (ЕПК) відповідно до "Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739, "Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 р. № 16, "Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.

Експертизу цінності документів провадять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадять після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядають на засіданні ЕК одночасно з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів Для знищення, що не підлягають зберіганню, після того, як експертно-перевірна комісія відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного! підрозділу установи здають зазначені документи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи групують у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

— справи підшивають в обкладинку з твердого картону;

— нумерують аркуші у справі;

— складають підсумковий напис;

— складають (у разі потреби) внутрішній опис документів;

— оформляють обкладинку справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, уточнення елементів обкладинки не провадять.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис у справі. Опис розміщують на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис: " Є документи за … роки ".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи ставлять номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначають нову назву установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу як установи загалом (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу окремо (для установ із складною структурою) складають за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі. Методичну допомогу в цьому надає архівний підрозділ установи.

Опис справ структурного підрозділу складають з дотриманням таких правил:

1. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії, що входять до опису та двох останніх цифр року, в якому заведено справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, з особового складу структурного підрозділу № 4, що входять до номенклатури справ і заведені у 2004 році, будуть мати номери: 4П-04, 4Т-04, 4О/С-04.

2. Графи опису заповнюють відповідно до відомостей, вказаних на обкладинці справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком".

3. Графу опису "Примітка" використовують для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо.

4. Систематизація справ структурного підрозділу, що включені до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи загалом.

5. Кожну справу вносять до опису під самостійним по-рядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожен том (частина) записують до опису під окремим номером.

6. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначають повністю лише заголовок першої справи. Під час запису інших справ заголовок не повторюють, але інші відомості про справи записують до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок повторюють повністю.

7. Справи з особового складу вносять до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що містить опис, перший і останній номери справ за описом, а також вказують особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносять також справи, не завершені протягом діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, роблять напис: "Документи з цього питання див. також у розділі за рік , № ".

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням його посади, погоджується з керівником канцелярії, затверджує керівник структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядає та ухвалює ЕК.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках, один з яких передають разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишають як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складають у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додають як підставу до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передають на зберігання до державних архівів.

Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Він підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.

До державного архіву надсилають всі чотири примірники описів для затвердження. Один з них після затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають до установи. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передати справи до державного архіву в установлені терміни.

Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають у двох примірниках і оформляють так, як і зведені описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державний архів не затверджує.

Відомчий архів є в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи. Відомчий архів здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можна передавати в архів установи за погодженням з керівниками.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають в архівний підрозділ установи через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передають в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового терміну зберігання передають в архівний підрозділ на розсуд керівників установи.

Передавання справ в архівний підрозділ установи здійснюють за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівниками установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснюють працівник архівного підрозділу і працівник діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну зберігання передають в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи роблять помітку про її нявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, всі інші залишають в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового терміну зберігання можна передавати в архівний підрозділ за номенклатурою справ.

Справи передають до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Збереження документів в установі забезпечує наявність архівного підрозділу установи згідно із законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

2. Скласти номенклатуру справ канцелярії (служби документації)

Роботу діловодної служби регламентують положення про неї, яке розробляють на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції з діловодства. Положення про роботу діловодної служби затверджує керівник установи Діяльність працівників діловодної служби регламентують посадові інструкції, які розробляє керівник діловодної служб на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників спеціалістів і службовців, а далі затверджує керівник установи.

Основними завданнями діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і робота з документами установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами.

Реалізуючи своє основне завдання, діловодна служб виконує такі функції:

— розробляє інструкції з діловодства та номенклатур справ;

— організовує підготування проектів документів за дорученням керівників установи і структурних підрозділів, забезпечує оформлення і випуск документів;

— організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи керівників установи;

— організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

— уніфікує системи документів з урахуванням можливості їх машинного опрацювання, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

— здійснює контроль за підготуванням та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження та виконання документів, узагальнює та аналізує відомості про хід і результати цієї роботи;

— приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування про документи і надає документи;

— забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що створюють під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передавання на державне збереження;

— удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з використанням організаційної техніки і ПК;

— здійснює організаційно-методичне керування роботою з документами в підрозділах установи;

— організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;

— впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

— завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

Основою побудови діловодної служби є прийнята в установі форма її організації. Застосовують централізовану, децентралізовану і змішану форму організації діловодства.

При централізованій формі організації діловодства всі операції опрацювання документів зосереджують в єдиному для всього закладу центрі — загальному відділі, канцелярії або в секретаря. Децентралізована форма передбачає розподіл діловодних операцій між структурними підрозділами установи, в яких виконують відносно однорідний набір діловодних операцій. При змішаній формі діловодні операції виконують централізовано (приймання, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів! формування справ). У більшості установ використовують змішану форму організації діловодства.

Діловодне обслуговування апарату управління можуть здійснювати різноманітні структурні підрозділи.

У центральному апараті вищих органів державної влади функціонують єдині структурні підрозділи — управління справами. До складу управління можуть входити канцелярія, секретаріат, інспекція з контролю та інші структурні підрозділи.

В інших апаратах управління основним діловодним підрозділом є загальний відділ або канцелярія, структуру яких визначають відповідно до типової структури апарату управління. Структура діловодної служби залежить від категорії установи (категорію визначають залежно від річного обсягу документообігу установи).

До основних функцій канцелярії належать:

— приймання, реєстрація, розподіл документів і подання їх виконавцям;

— оформлення і надсилання вихідних документів;

— стенографування і друк документів;

— контроль за термінами їх виконання;

— формування справ і передавання їх в архів;

— зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та архіві установи;

— підвищення кваліфікації діловодного персоналу;

— контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях.

У невеликих установах, де немає канцелярій, діловодне обслуговування здійснює секретар або спеціально призначений працівник. З метою регламентації діловодних процесів, прийомів і способів створення та опрацювання документів в установах розробляють інструкції з діловодства.

Список використаної літератури

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. -К.: КНТ, 2006. -277 с.

2. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,. -К.: ЕксОб, 2003. -269 с.

3. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. -217 с.

4. Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.

5. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.